Modul Training Microsoft Excel

Modul Training Microsoft Excel

Modul Training Microsoft Excel

(Advance)

Spread Sheet: Microsoft Excel

Pada bab ini akan diperkenalkan mengenai aplikasi spreadsheet Microsoft Excel.

Pengolah kata ini biasa disebut MS-Excel dibuat oleh Microsoft Corp., dan untuk

menggunakannya harus membeli lisensi kepada pihak Microsoft. Mulai dipakai sejak

dikenalkannya Windows 3.1. sampai sekarang.

Pertama kali diperkenalkan, dalam satu paket Microsoft Office, menggunakan versi

angka namun sejak munculnya Windows 95, versi MS-Excel berubah menggunakan

angka tahun (97, 98, 2000, XP (2002), 2003). Kelengkapan (fitur) yang dimuat terjadi

perubahan yang cukup signifikan terutama perpindahan dari Excel 2000 ke

MS-Excel XP. Sedangkan pada versi 2003 tidak terlalu banyak berubah seperti ada

versi XP.

Tampilan MS-Excel

MS-Excel mempunyai tampilan standar seperti ditunjukkan pada Gambar 1, dengan

elemen-elemennya antara lain:

1. Column, merupakan kolom pada sebuah spreadsheet, dengan representasi

huruf, dimulai dari A sampai dengan IV

2. Row, merupakan baris pada sebuah spreadsheet, dengan representasi angka

dimulai dari 1 sampai dengan 65536

3. Cell, merupakan bagian terkecil, sebagai tempat penulisan baik teks,

angka,maupun symbol.

4. Name Box, merupakan kotak yang menujukkan letak cell yang sedang aktif

5. Formula Bar, merupakan kotak yang menggambarkan isi cell aktif, bisa isi

sebenarnya maupun berupa formula (operasi dan fungsi).

6. Sheet, bisa diartikan sama dengan page pada dokumen, namun secara default

MSWord akan menampilkan 3 (tiga) sheet.

Membuat dan Menyimpan Work-book

Cara melakukan penyimpanan file pada MS-Excel menggunakan cara yang sama

pada

MS-Word. Langkah-langkah untuk menyimpan dan memberi nama file:

1. Klik menu File, pilih Save As. Jika mouse tidak berfungsi gunakan Alt + F + A, atau

jika dokumen belum pernah disimpan sebelumnya gunakan saja Ctrl + S.

Sehingga muncul tampilan seperti Gambar 2.

Gambar 2 Kotak dialog penyimpanan

dokumen akan disimpan.

3. Tentukan nama file dengan memilih File name (Alt + n), dan isilah text field di

sebelah kanannya dengan nama file.

4. Tentukan tipe file yang disimpan, dengan mengisi text field di sebelah kanan

Save

as type (Alt + t), untuk MS-Excel menggunakan type Microsoft Excel Workbook

(*.xls). Untuk menemukan alternative tipe penyimpanan klik panah atau gunakan

panah ke bawah pada keyboard.

5. Jika langkah 1-4 sudah selesai dilakukan, klik Save (Alt + S) atau tekan Enter

pada keyboard.

6. Jika Workbook telah diisi, lakukan penyimpanan secara berkala klik File > Save

(Ctrl + S atau Alt + F + S). Sedangkan untuk menyimpan dengan nama lain

gunakan langkah-langkah seperti saat pemberian nama.

Menutup Work-book dan Aplikasi

Workbook yang sudah selesai dikerjakan, dan akan ditutup bisa ditutup dengan dua

cara:

1. Menggunakan menu File > Close (Alt + F + C).

2. Klik tanda silang pojok kanan atas bagian bawah.

Sedangkan untuk menutup aplikasi MS-Word bisa digunakan beberapa cara antara

lain

dengan menu File > Exit (Alt + F + X) atau Klik tanda silang pojok kanan atas atau

dengan Alt + F4.

Bentuk-bentuk Cursor

Berbeda dengan MS-Word, MS-Excel mempunyai keunikan karena lembar kerjanya

berupa tabel. Selain itu bentuk cursor merepresentasikan kerja yang berbeda-beda.

Pada

Gambar 3 Bentuk-bentuk cursor

Bentuk pertama, muncul jika mouse diarahkan ke toolbar atau menu bar.

Bentuk kedua,muncul jika mouse diarahkan pada sembarang cell di workbook,

Bentuk ketiga muncul jika mouse diarahkan ke pojok kanan bawah cell aktif. Bentuk kedua dan ketiga nanti akan sering digunakan pada operasi manipulasi cell.

Memindahkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)

Ada beberapa cara untuk memindahkan cell pointer. Untuk lengkapnya silahkan lihat

table dibawah.

Tabel 1 Beberapa Cara Memindahkan Cell Pointer

Memasukkan Data ke Lembar Kerja

Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti teks, nilai,

tanggal, jam dan lain sebagainya. Untuk memasukkan data ke dalam suatu sel,

dapat

mengikuti langkah berikut ini :

1. Pilih atau klik sel tempat anda akan memasukkan data

3. Tekan Enter atau tombol arah panah atau tombol PgUp dan PgDn

Memperbaiki Kesalahan Pengetikan

Bila ada kesalahan pengetikan data, anda dapat memperbaikinya dengan mengikuti

langkah-langkah berikut ini :

1. Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik tombol kiri maouse 2 kali pada sel yang datanya ingin diperbaiki.

2. Selanjutnya perbaiki data yang salah tersebut dan tekan tombol Enter bila

sudah selesai.

Mengatur Lebar Kolom

1. Mengatur Lebar Kolom Menggunakan Mouse

a) Arahkan pointer mouse pada batas kanan kolom yang akan diubah hingga

tanda plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah.

Catatan _{: Bila ingin mengubah lebar sederet kolom, terlebih dahulu bloklah}

kolom yang akan diubah lebarnya, kemudian tempatkan pointer mouse ke

batas kanan salah satu kolom tersebut.

b) Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse geser(drag)-lah

mouse hingga lebar kolom sesuai yang diinginkan.

2. Mengatur Lebar Kolom Sesuai Data Terpanjang

a) Arahkan pointer mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan diubah

lebarnya.

b) Klik dua kali pada batas kolom. Lebar kolom akan mengikuti data terpanjang

yang ada pada kolom.

Mengatur Tinggi Baris

1. Arahkan pointer mouse pada batas bawah baris yang akan diubah hingga

tanda

plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah.

Catatan : _{Bila ingin mengubah tinggi sederet baris, terlebih dahulu bloklah baris}

yang akan diubah tingginya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas bawah

2. Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse, geser(drag)-lah

mouse

hingga tinggi baris sesuai yang diinginkan.

Menghapus Data

Untuk menghapus data di suatu sel atau range tertentu, pindahkan sel ke, atau

buatlah range tempat yang ingin dihapus, lalu tekan tombol Delete. Dan bila ingin

menghapus format dit, Clear, Formats. tampilan data/sel dapat dilakukan dengan

memilih dan mengklik menu E

Cell dan Array

Cell ditunjukkan dengan kombinasi column (kolom) dan row (baris).

Contoh:

B11 (menunjukkan cell dengan kolom B dan baris ke-11)

C100 (menunjukkan cell dengan kolom C dan baris ke-100)

Array merupakan himpunan cell ditunjukkan dengan bentuk umum sebagai berikut:

Cell_{_awal :} Cell_{_akhir}

Contoh:

A1:A10 (menunjukkan array yang dimulai dari A1 diakhiri A10)

A1:B11 (menunjukkan array dimulai A1 sampai A11 dan B1 sampai B11)

Membuat Range/Blok Sel

Pada saat bekerja menggunakan Excel, kita tidak hanya bekerja dalam satu sel saja.

Terkadang, anda akan bekerja dalam grup/kumpulan sel. Misalnya saja bila anda

ingin merubah jenis huruf beberapa kolom dan (atau) baris, ingin merubah rumus

beberapa kolom dan (atau baris), copy- paste atau mendelete data beberapa kolom

dan(atau) baris, dll. Dalam kondisi2 seperti ini, anda dapat menggunakan range/blok

sel ini untuk memudahkan kerja anda. Range dinamakan menurut alamat sel di

ujung kiri atas sampai ujung kanan bawah. Sebagai contoh, range dari sel B2

Gambar 4 Tampilan Range B2:E7

Range/blok sel dapat dibuat dengan beberapa cara :

1. Membuat Range Menggunakan Tombol Shift

a) Tempatkan penunjuk sel awal range/bagian awal sel yang ingin diblok, yaitu

B2 (lihat Gambar 3).

b) Sambil menekan Shift, tekan tombol anak panah sampai sel tujuan, yaitu E7 2. Membuat Range Menggunakan Mouse**

a) Klik sel yang merupakan sel awal range, yaitu B2. Pointer/penunjuk mouse

harus barada dalam keadaan tanda plus warna putih (tunjuk ke dalam sel,

bukan tepi sel). (lihat Gambar 3).

b) Sambil tetap menekan klik kiri mouse, gerakkan mouse (drag) ke sel tujuan,

yaitu sel E7.

3. Membuat Kolom atau Baris Suatu kolom atau baris dapat disorot dengan

mengklik huruf kolom atau nomor baris yang anda inginkan. Misalnya cukup klik

huruf kolom B bilai ingin menyorot seluruh kolom B.

4. Menyorot Sederetan Kolom atau Baris Untuk menyorot sederetan kolom

(misalnya B, C, D)

atau sederetan baris (misalnya 3, 4, 5) dapat dilakukan dengan mengikuti

langkah berikut ini :

a) Klik di huruf kolom atau di nomor baris awal (di contoh ini adalah B atau 3)

b) Sambil tetap menekan tombol mouse kiri, geserlah(drag) pointer(penunjuk)

Gambar 5. Menyorot Sederetan Kolom

Menggunakan Rumus

Anda dapat memasukkan rumus yang berupa instruksi matematika ke dalam

suatu sel pada lembar kerja. Operator hitung yang dapat digunakan diantaranya

adalah + (penjumlahan),

- (pengurangan), * (perkalian), dan ^ (perpangkatan).

Untuk mengenali cara penggunaannya, terlebih dahulu marilah membuat table

seperti gambar 6 dibawah ini:

Gambar 6. Tabel Aritmatika

Untuk mengisi rumus pada cell E3 yakni menjumlahkan nilai A dan nilai B, dapat

ditempuh dengan beberapa cara:

1. Menulis Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap

a) Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E3)

Catatan : Penulisan rumus selalu diawali dengan lambng sama dengan (=).

2. Menulis Rumus dengan Referensi Sel

a) Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E3)

b) Ketik rumus “=C3+D4” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.

Catatan : Dengan menggunakan cara ini, bila data di sel E3 &(atau) E4 diubah, maka hasil di sel E5 pun akan ikut berubah.

3. Menulis Rumus dengan Cara Menunjuk

Dengan menggunakan keyboard atau mouse :

a) Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E3)

b) Ketik “=” pada kolom baris rumus c) Pilih atau klik sel C3, lalu ketik “+” d) Pilih atau klik sel D4 lalu tekan Enter.

Fungsi String

= LEFT(karakter yang diambil, Jumlah yang diambil)

Mengambil karakter dari kiri sebanyak yang diinginkan

=RIGHT(karakter yang diambil, Jumlah yang diambil)

Mengambil karakter dari kanan sebanyak yang diinginkan

=MID(karakter yang diambil, Posisi awal pengambilan, jumlah yang diambil)

Mengambil karakter dari tengah sebanyak yang diinginkan dimulai pada posisi

tertentu

=LEN(karakter)

Menghitung jumlah karakter termasuk spasi

=LOWER(karakter)

Mengubah huruf besar ke huruf kecil

=UPPER(karakter)

Mengubah huruf kecil ke huruf besar

=PROPER(karakter)

Contoh, ketik table berikut ini sesuai pada gambar 7:

Gambar 7. Contoh Fungsi String

Fungsi Logika

=OR(kondisi1, Kondisi2, …)

Fungsi akan bernilai TRUE, bila salah satu atau semua dari kondisi yang ada

bernilai benar (TRUE). Dan akan menghasilkan nilai FALSE jika semua kondisi yang

ada bernilai salah.

=AND(kondisi1, Kondisi2, …)

Fungsi akan bernilai TRUE, bila semua dari kondisi yang ada bernilai benar (TRUE).

Dan akan menghasilkan nilai FALSE jika salah satu atau semua kondisi yang ada

bernilai salah.

=NOT(kondisi)

Fungsi ini akan bernilai kebalikan dari kondisi yang ada. Jika kondisi bernilai TRUE

maka hasilnya bernilai FALSE

Untuk contoh penggunaan fungsi logika ( OR, AND, NOT) ketik table berikut ini

sesuai pada gambar 8 dibawah ini:

=IF(Kondisi, Nilai benar, nilai salah)

Fungsi ini menyatakan bahwa jika kondisi terpenuhi maka hasil yang dieksekusi atau

tercetak adalah nilai benar, jika kondisi tidak terpenuhi maka yang dieksekusi atau

tercetak adalah nilai salah.

Contoh penggunaan fungsi IF:

Untuk status

Jika diketahui GOL = I, maka status Tetap

Jika diketahui GOL = II, maka status Honor

Untuk Gaji

Jika diketahui STATUS = Tetap, maka gaji 1000000

Jika diketahui STATUS = Honor, maka gaji 500000

Perhatikan Gambar 9 dalam peggunaan Fungsi IF:

Gambar 9. Contoh Fungsi String

Pada Cell D6 ketik rumus: =IF(C6="I","Tetap","Honor")

Fungsi Pembacaan Tabel

=VLOOKUP

Fungsi Ini digunakan untuk pembacaan table yang tersusun secara vertical, dengan

rumus sebagai berikut:

=VLOOKUP(cell kunci, nama table, indeks kolom)

=HLOOKUP

Fungsi Ini digunakan untuk pembacaan table yang tersusun secara horizontal,

dengan rumus sebagai berikut:

=HLOOKUP(cell kunci, nama table, indeks kolom)

Untuk contok penggunaan Fungsi Vlookup dan Hlookup, perhatikan gambar 10

berikut ini:

Rumus untuk mengisi:

Cell D11: =VLOOKUP(C11,$G$5:$H$7,2)

Cell E11: =HLOOKUP(C11,$C$4:$E$5,2)

Link Document / Mengambil Data Dari File Excel Lain

Bila kita bekerja dengan 2 file excel, file pertama dimaksudkan untuk tempat kita

bekerja mengolah data saja, sedangkan file kedua dimaksudkan tempat kita

menyimpan data awal atau data yang tidak boleh sembarangan diubah nilainya..

Sebagai contoh lakukan langkah – langkah berikut:

1. Buat Tabel di bawah ini dan simpan dengan nama lat1.xls

Gambar 11. Gambar tabel peminjaman buku

2. Buat tabel di bawah ini dan simpan dengan nama lat2.xls

Kemudian kita akan memanggil 2 tabel yang terdapat dalam file lat2.xls ke

dalam file lat1.xls

3. Untuk memanggil data dari file lain kita gunakan Rumus

=[Workbook.xls]Worksheet!Cells

4. Lalu pada lat1.xls pada cell H4 ketikan Rumus : =[lat2.xls]Sheet1!B2

Maksud dari rumus tersebut kita memanggil data dari cell B2 pada file lat2.xls

dan pada sheet1, hasil dari rumus tersebut adalah NIM, karena NIM adalah isi

cell B2 pada file lat2.xls

5. Dengan cara yang sama panggil tabel yang satu lagi dalam file lat2.xls ke

lat1.xls pada cell M4, jika berhasil maka tampilan file lat1.xls akan menjadi:

Gambar 13. Setelah data di panggil dari file lat2.xls

Coba perhatikan pada gambar diatas kursor terletak pada cell H5, pada formula

bar terlihat rumus bukan isi dari data pada H5, hal ini yang menyebabkan data

tersebut tidak bisa kita ubah, walaupun kita paksa ubah, akan segera ketahuan

bila kita cek jika yang tampil di formula bar bukan rumus pemanggil data maka

data yang bersangkutan palsu atau telah diubah

6. Setelah ini kita bisa selesaikan tabel peminjaman buku dengan fungsi

VLOOKUP

HIDE AND UNHIDE COLUMN / Menembunyikan kolom

Setelah tadi kita berhasil memanggil data dari file lain, untuk lebih amannya kita

sembunyikan data yang telah kita panggil dengan cara:

1. Blok kolom H,I,J

2. Kemudian klik kanan

3. Pilih HIDE

Gambar 14. Menyembunyikan kolom

Untuk menampilkan kembali, dengan cara klik kanan pilih UNHIDE

PROTEKSI FILE

Setelah kita sembunyikan data yang telah dipanggil, ada baiknya kita proteksi file

kedua yang menyimpan data tersebut. Proteksi ini berupa pemberian password

untuk membuka file, jadi hanya orang tertentu saja yang dapat membuka file

tersebut, untuk membuatnya Dengan langkah sebagai berikut:

1. Buka file lat2.xls

2. Lalu simpan ulang file tersebut dengan cara klik file  save as

3. Klik Tool yang berada pada kotak dialog save as

Gambar 15. Langkah proteksi File

5. Ketik / masukan password untuk membuka file

6. Ketik / masukan password untuk merubah file (Jika perlu, password ini berguna

untuk setelah kita berhasil membuka file, untuk merubah data pada file nya kita

membutuhkan password lagi.)

7. Setelah selesai klik OK

8. Perhatian: Jangan lupakan password yang saudara buat, jika lupa maka anda

tidak dapat membuka bahkan merubah data dalam file tersebut

Sekarang data kita telah aman, data yang dipanggil sudah dismbunyikan dan file

yang memuat data tersebut telah di kunci dengan password dan hanya orang yang