SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL “SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF”
OLEH KELOMPOK 4
PUTU RISKA AMANDA DEWI 1707612008
I PUTU ARI DARMAWAN 1707612013
SANG AYU PUTU SYANINDITHA 1707612019
PENDIDIKAN PROFESI AKUNTANSI (PPAk) FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA 2018
a. Available Database.
EIS mengakses informasi dari semua basis data yang tersedia dalam perusahaan termasuk produksi, keuangan, konsumen dan pemasok, namun EIS juga dapat mengakses basis data eksternal yang memberikan informasi mengenai industri maupun berita-berita bisnis kepada eksekutif. EIS yang mengakses informasi dari luar perusahaan harus secara efektif menyaring data dengan jumlah yang besar agar EIS dapat efektif, beberapa alternatife dapat dijalankan oleh perusahaan untuk dapat menyaring data-data ini, antara perusahaan dapat saja memiliki satu bagian khusus yang tugasnya menyaring data-data dari eksternal sebelum data tersebut diintegrasikan kedalam EIS.
b. Multidimensional Database
Agar EIS dapat menjadi EIS yang efektif, EIS harus dapat mengakses basis data yang dapat diorganisasikan sedemikian rupa dan ditampilkan dalam bentuk multidimensional. Bentukan multi dimensi tersebut antara lain dengan menampilkan data-data mengenai penjualan yang dikelompokkan menurut produk, jenis konsumen ataupun lokasi penjualan. Namun perlu diperhatikan bahwa kemampuan EIS untuk dapat menampilkan pengelompokkan data atau dalam bentuk apapun sangat tergantung dari struktur basis data yang ada dalam perusahaan atau tergantung pada desain database yang menjadi landasan atau sumber data dari EIS. Sehingga sangat penting EIS memiliki kapasitas untuk dapat menggunakan sistem operasi yang beraneka ragam dan mampu untuk menggunakan data dari sistem basis data yang berbeda, sistem informasi saat ini sudah berubah dari sistem tertutup, berdasarkan vendor tertentu menjadi sistem yang memiliki standar terbuka, yang dapat disediakan oleh berbagai macam vendor.
c. Timeliness Of Data
Kadang proses batch yang dilakukan setiap malam sudah cukup dimutakhirkan setiap dua hari sekali atau sebulan sekali.
Namun pada tingkatan operasi manajer, informasi yang dibuttuhkan adalah informasi real time, sehingga EIS harus didesain untuk dapat memutakhirkan data secepat mungkin atau real time, sehingga manajer operasional dapat memanfaatkan data-data ataupun informasi dalam EIS untuk memperbaiki proses produksi, misalnya untuk menentukan mempercepat jadwal perawatan mesin, apabila ternyata informasi yang diberikan oleh EIS menunjukkan tren yang menurun dalam kualitas produksi.
d. Soft Information
Soft information adalah informasi-informasi yang bukan berasal dari kegiatan operasional normal perusahaan sehari-hari.Soft information dapat berupa informasi-informasi yang berisi perkiraan-perkiraan penjualan dimasa mendatang, harga yang ditetapkan dari competitor maupun informasi competitor. Soft information dapat ditampilkan langsung di layar ataupun disimpan dalam database yang terpisah.
1.2 Fitur Tampilan a. Grafis.
Salah satu faktor keberhasilan EIS generasi adalah penggunaan grafis dalam tampilan. Saat ini tampilan grafis bukanlah suatu hal yang baru, namun EIS tetap menggunakan tampilan grafis sebagai fitur utamanya, selain grafis EIS juga menggunakan warna sebagai pembeda atau untuk menunjukkan status tertentu pada layar, sebagai contoh warna merah digunakan untuk menunjukkan adanya penyimpangan atau peringatan, warna kuning digunakan untuk memberikan informasi kepada penggunanya bahwa sesuatu perlu diperbaiki. Pada dasarnya warna dapat mengarahkan pengguna untuk memperhatikan suatu informasi dengan lebih cepat.
Fitur yang penting dari EIS adalah penggunaan natural language dalam antarmuka pengguna. Penggunaan natural language menghilangkan kebutuhan akan bahasa pemrograman komputer yang rumit, namun memungkinkan untuk menggunakan bahasa yang digunakan sehari-hari dalam memberikan perintah pencarian dalam EIS, sehingga EIS lebih mudah digunakan dan lebih mudah dipelajari.
c. Penggunaan Mouse, Layar Sentuh atau Alat Masukan Lainnya
Saat ini alat input untuk EIS sudah beragam, mulai dari penggunaan mouse, touchpad, trackball ataupun layar sentuh sehingga menggunakan EIS akan lebih mudah, dibandingkan dengan menggunakan keyboard. Bahkan saat ini sudah tersedia alat yang mampu mengenali gerakan tangan dan jari ataupun sensor yang melihat kea rah mata pengguna sebagai alat masukan dalam komputer.
d. Komunikasi
EIS memiliki fitur untuk mempermudah komunikasi dengan mengintegrasikan fitur-fitur komunikasi seperti email atapun sistem pesanan lainnya. Eksekutir akan mudah mempertukaran pesan-pesan tertulis dengan eksekutif yang lain dari layar EIS. EIS juga dibuat untuk dapat berkomunikasi dalam grup, saat ini fitur-fitur suara ataupun penggunaan video conference juga telah dikembangkan.
1.3 Kegiatan Pendukung Pengambilan Keputusan Lainnya a. Drill Drown
Analisi Drill Down adalah kemampuan untuk memulai analisis dari angkat agregat kemudian melanjtkan analisis ke angka-angka yang lebih detai (drill down to). Angka-angka yang lebih detail merupakan pembentuk angka agregat. Ketika pengguna melakukan analisis ke data-data yang lebih detail, pengguna dapat menemukan analisis yang lebih detail dari suatu penyimpangan tertentu.
EIS dapat diintegrasikan dengan spreadsheet untuk dapat menggunakan kemampuan penuh dari aplikasi spreadsheet dalam pengolah data.
c. Pendukung Pengambilan Keputusan
Dalam berbagai situasi EIS juga memberikan alat-alat analisis yang canggih dibandingkan dengan yang dimiliki oleh spreadsheet standar. d. Penemuan Pengetahuan (Knowledge Discovery)
Knowledge Discovery menggunakan komputer untuk memanipulasi data dalam upaya menemukan pengetahuan atau knowledge, misalnya menemukan tren ataupun perilaku-perilaku tertentu dari data.
1.4 Fitur Pengembangan Aplikasi
a. Fourth – Generation Programming Language
EIS seharusnya menggunakan bahasa tingkat tinggi yang berorientasi pada pemrograman untuk mengembangkan aplikasi. Perintah-perintah dalam program EIS seharusnya berisi perintah-perintah query untuk mengambil data, perintah-perintah statistik maupun perintah matematis.
b. Executive Information System Shells
Banyak aplikasi yang tersedia untuk pengembangan EIS salah satunya adalah pengembangan aplikasi berbasis grafis untuk pemrograman atapun untuk membuat perintah-perintah pencarian data. Selain itu tersedia juga bahasa pemrograman yang dapat mempermudah pengembangan untuk mengembangkan grafis antar muka dan desain menu maupun layar.
c. Rule – Based Logic
EIS pada umumnya memungkinkan pengembangan untuk memasukkan suatu kemampuan perhitungan logis kedalam sistem yang disebut rule-base-heuristic, untuk membantu pencarian data berdasarkan batasan tertentu misalnya jangka waktu tertentu ataupun batasan-batasan lainnya.
1.5 Konfigurasi Umum Implementasi
Secara umum ada tuga konfigurasi yang dapat digunakan untuk menggunakan EIS baik perangkat keras maupun perangkat lunak, yaitu :
Konfigurasi EIS yang dipasang di sistem mainframe merupakan konfigurasi pada tahun 80-an. Data kemudian di download ke sistem yang lebih kecil yautu midrange, prosesnya membutuhkan waktu semalam dan dikerjakan oleh department TI perusahaan.
b. Aplikasi EIS yang menggunakan komputer midrange atau komputer PC dengan menggunakan LAN
Konfigurasi ini merupakan konfigurasi yang cepat berkembang karena kemudahannya untuk digunakan.
c. Aplikasi EIS yang menggunakan mainframe, midrange dan aplikasi spreadsheet dan grafis
Konfigurasi ini merupakan salah satu cara yang paling murah untuk menggunakan EIS dimana perusahaan dapat mengembangkan sendiri fitur-fitur EIS dengan menggunakan macro ataupun otomatis yang tersedia dalam aplikasi spreadsheet.
2. Keuntungan dan Keterbatasan Sistem Informasi Eksekutif
EIS dirancang untuk memberikan ringkasan tentang indikator utama bisnis dan mendukung pengambilan keputusan.Berbagai keuntungan dan keterbatasan pun kerap kali ditemukan dalam implementsi EIS, diantaranya:
2.1 Keuntungan Sistem informasi Eksekutif
Alasan utama untuk implementasi EIS adalah untuk mendukung proses pengambilan keputusan oleh eksekutif yang menggunakan fitur-fitur yang disediakan oleh EIS sebagai berikut :
a. Integrasi Informasi
internal dan eksternal, informasi eksternal misalnya statistik yang berasal dari pemerintah, basis data dan layanan berita online.
b. Tampilan yang Didesain Khusus (Specialized Display)
Laporan tercetak terkadang tidak memiliki tampilan informasi yang jelas atau mudah dibaca .EIS menggunakan tampilan berupa grafik atau gambar-gambar serta warna untuk memrepresentasikan informasi, sehingga sangat membantu senior eksekutif dalam membaca informasi yang ada, selain itu kemampuan untuk membaca informasi secara bertingkat (drill down) juga merupakan fitur yang sangat membantu. c. Pengembangan yang Cepat (Rapid Development)
Aplikasi EIS pada umumnya memiliki alat-alat bantu yang memungkinkan pengembangan aplikasi secara cepat, yang dapat digunakan oleh programmer maupun pengguna biasa untuk mengembangkan sistem, sehingga pemrograman untuk mengembangkan fitur-fitur yang baru dari EIS dapat dikembangkan dengan lebih cepat. d. Pelaporan Penyimpangan (Exception Reporting)
Salah satu kemampuan dari EIS adalah kemampuan untuk menyaring data rutin.Eksekutif menggunakan EIS untuk mendapatkan peringatan-peringatan pada saat terdapat indikator-indikator kunci yang berada di luar kondisi normal, pesan-pesan tersebut dapat diberikan dalam bentuk pesan, email, ataupun suara. mengumpulkan informasi-informasi strategis mengenai konsumen yang berasal dari berbagai sumber.
g. Keunggulan Bersaing
strategi-strategi yang sebelumnya tidak dapat dilakukan sehingga meningkatkan keunggulan bersaing perusahaan.
2.2 Keterbatasan Sistem Informasi Eksekutif
Beberapa keterbatasan dalam sistem informasi eksekutif antara lain : a. Masalah Keamanan
Masalah keamanan dapat terjadi apabila akses data lintas departemen tidak diatur secara baik, sehingga dapat menimbulkan masalah, seperti masalah password atau akses data
b. Keterkaitan Data Keuangan
Terkadang data keuangan atau akuntansi yang sebelumnya ada tidak dirancang sesuai dengan kebutuhan sistem informasi eksekutif, sehingga membuat data-data yang seharusnya ada untuk sistem EIS tidak dapat diperoleh dan untuk itu diperlukan perbaikan data
c. Informasi Eksekutif
Informasi yang ada dalam EIS didesain untuk kebutuhan senior eksekutif, sehingga ada beberapa bagian dari perusahaan yang tidak dapat menggunakan sistem informasi eksekutif. Namun EIS dapat memenuhi kebutuhan bagian seperti manajer operasional, tetapi akan mengakibatkan fokus EIS bergeser dari senior eksekutif menjadi pemenuhan kebutuhan semua orang.
d. Drill Down dan Jenis Analisis Lainnya
Analisis drill down merupakan fitur yang sangat berguna dalam menganalisis data namun fokus terhadap data-data kuantitatif dapat menggeser fokus dari masalah yang mungkin lebih mengenai isu-isu kualitatif. Sehingga EIS harus dilihat sebagai salah satu alat yang tersedia bagi eksekutif dalam mendukung pengambilan keputusan.
e. Pandangan Terintegrasi yang Terbatas (Limited Integrated View)
Pandangan terintegrasi yang disedikan EIS hanya terbatas pada ketersediaan data yang mampu dikumpulkan oleh EIS, sehingga kemampuan EIS dalam memberikan pandangan terintegrasi akan terganggu apabila database yang digunakan dapat diakses oleh EIS terbatas pada sebagian kecil dari database yang ada dalam perusahaan. f. Keterlibatan Eksekutif
akan termasuk ke dalam EIS yang dibangun secara baik, namun perlibatan eksekutif dalam pengembangan sistem informasi eksekutif bukanlah suatu hal yang mudah
g. Dukungan Jaringan
Ketika EIS beroperasi dalam perusahaan yang menggunakan jaringan maka baik itu jaringan lokal atau jaringan yang menggabungkan perusahaan diseluruh dunia,perusahaan bisa saja dihadapkan pada aplikasi yang stabil yang dapat menghambat seluruh proses yang berjalan dalam perusahaan sehingga diperlukan dukungan tambahan untuk memastikan bahwa hal tersebut tidak akan terjadi.
h. Biaya
Biaya dibutuhkan dalam pengembangan EIS tidaklah sedikit, sehingga cost and benefit analysis perlu dikembangkan dan dijalankan dengan baik sebelum memutuskan untuk mengembanhka EIS.
3. Proses Bisnis yang Dipengaruhi Oleh Sistem Informasi Eksekutif
Implementasi suatu sistem informasi eksekutif dapat membawa perubahan dalam arus informasi serta proses bisnis perusahaan. Agar penerapan tersebut berhasil maka sistem informasi eksekutif harus dilihat sebagai bagian dari perubahan yang besar dalam proses bisnis. Ada beberapa kunci proses bisnis yang dipengaruhi oleh penerapan suatu sistem informasi eksekutif:
3.1 Organisasi Data dan Akses
Banyak informasi yang diringkas oleh Executive Information System (EIS) ditangkap oleh sistem informasi transaksi berbasis perusahaan. Jika informasi ini tidak mengetik dan diindeks untuk menunjukkan pandangan yang tepat dan tingkat rincian yang diperlukan oleh EIS, kemudian pengembang EIS harus membuat database tersebut.
3.2 Sistem Pelaporan Manajemen
mendorong gaya pengambilan keputusan di seluruh organisasi yang menghargai analisis dan pengetahuan.
3.3 Pengembangan Software Perusahaan
Pengembangan software perusahaan ini dapat mengembangkan sistem informasi eksekutif (EIS) ini denganberbasis rangka utama yang biasanya membutuhkan dukungan konsultasi tambahan dari vendor software EIS.
3.4 Software dan Hardware Pendukung 1. Software
Memilih software penting untuk mendesain satu EIS yang efektif. 2. Hardware Pendukung
Ketika membicarakan tentang hardware untuk satu lingkungan EIS, kita harus memfokuskan pada hardware yang dibutuhkan eksekutif. Eksekutif harus diletakkan pertama dan yang dibutuhkan eksekutif harus didefinisikan sebelum hardware terpilih.
3.5 Computer System Downsizing and Rightsizing
DAFTAR PUSTAKA
American Institute of Certified Public Accountants & Information Technology Division. 1994. Executive Information System. New York. AICPA
http://www.e-akuntansi.com/2015/10/proses-bisnis-yang-dipengaruhi-oleh.html. Diakses tanggal 12 Pebruari 2018
