BAB 4
KONDISI UMUM PT SHEILS FLYNN ASIA
4.1 Profil Perusahaan
PT Sheils Flynn Asia merupakan suatu badan usaha yang bergerak dalam bidang konsultasi desain. Proyek-proyek PT Sheils Flynn Asia meliputi pekerjaan kebijakan dan konservasi, studi kelayakan, skema restorasi lanskap, serta desain dan implementasinya. PT Sheils Flynn Asia merupakan cabang dari konsultan lanskap asal Inggris, Sheils Flynn Landscape Architects LTD.
Sheils Flynn Landscape Architects LTD yang bertempat di London, UK tidak hanya menangani proyek-proyek yang berada di UK saja, tetapi juga proyek-proyek yang berada di kawasan Asia. Oleh karena itu Sheils Flynn Landscape Architectcs mendirikan kantor cabang yang bertempat di Asia, yaitu Indonesia.
PT Sheils Flynn Asia berdiri sejak tahun 2001, saat ini beralamat di Kebun Raya Bogor, Jl. Ir. H. Juanda No. 13 Kota Bogor. Perusahaan ini dipimpin oleh dua orang direktur, yaitu Iman Prastoto Septadarma dan Rahman Andra Wijaya. Dalam setiap pengambilan keputusan serta kebijakan PT Sheils Flynn Asia harus berdasarkan perundingan dan persetujuan dengan direktur utama Sheils Flynn Landscape Architects LTD, yaitu Eoghan Sheils, Stephen Flynn, dan Kate Collins.
Selain menangani proyek di kawasan Asia, PT Sheils Flynn Asia juga mendapatkan distribusi proyek yang berasal dari UK, sehingga komunikasi dan hubungan antara Sheils Flynn UK dan Asia menjadi hal yang sangat penting dalam keberlanjutan proyek dan perusahaan. Berikut profil singkat PT Sheils Flynn Asia:
Kantor Pusat : Sheils Flynn Landscape Architects LTD.
Alamat : London Studio
9 Leinster Avenue
London, United Kingdom SW14 7JW
Telp. : +44 (0)208 8765024 Fax. : +44 (0)208 8766627 Email : london@sheilsflynn.com Web : http://www.sheilsflynn.com Norfolk Studio
Bank House High Street Docking Norfolk PE 31 8 PN England Telp. : +44 1485 518304 Fax. : +44 1485 518303
Email : norfolk@sheilsflynn.com Web : http://www.sheilsflynn.com Direktur Utama : Eoghan Sheils BA (Hons) Dip LA
Kate Collins MA MLA MLAUD Stephen Flynn BLArch (Hons) Kantor Asia : PT Sheils Flynn Asia
Alamat : Kebun Raya Bogor
Jl. Ir. H. Juanda No. 13
Bogor 16122 Jawa Barat – Indonesia Telp. : +62 251 310945
Fax. : +62 251 306016 Email : asia@sheilsflynn.com
Web : http://www.sheilsflynnasia.com Direktur Desain : Iman Prastoto Septadarma
Direktur Proyek : Rahman Andra Wijaya
Selain kedua direktur tersebut, PT Sheils Flynn Asia memiliki struktur organisasi dan formasi yang lengkap dalam mendukung setiap pekerjaannya, seperti staf administrasi, marketing, dan keuangan, tim desain, tim pendukung, dan office boy.
Staf administrasi, marketing, dan keuangan bertugas dalam hal yang berhubungan dengan pengaturan jadwal meeting, kesekretariatan, dan pengaturan keuangan. Tim desain terdiri dari arsitek lanskap senior, arsitek lanskap junior, dan planting specialist, sebelumnya terdapat pula spesialisasi grafis dan 3
dimensi, akan tetapi saat ini belum terdapat staf yang mengisi posisi tersebut. Tim desain bertanggung jawab dalam pengerjaan desain suatu proyek.
Tim pendukung terdiri dari bagian technician dan konsultan Teknologi dan Informasi (IT). Technician bertugas membantu pekerjaan tim desain dalam pembutan berbagai gambar. Konsultan IT bertanggung jawab terhadap kinerja dan jalannya fasilitas studio, pengelolaan sistem server, software, dan hardware yang terdapat di PT Sheils Flynn Asia.
Secara umum, struktur organisasi perusahaan PT Sheils Flynn Asia telah cukup lengkap dalam menunjang pengerjaan proyek-proyek lanskap. Akan tetapi jumlah tenaga pendukung, yaitu technician yang bertugas dalam membantu pekerjaan tim desain kurang memadai. Dengan hanya terdapatnya satu staf technician, maka menyebabkan berkurangnya efektifitas pekerjaan tim desain, karena tidak semua anggota tim mendapatkan bantuan dari technician.
Selain itu penggabungan tugas administrasi, marketing, dan keuangan kepada satu orang staf dapat menurunkan kinerja staf tersebut. Konsentrasi pekerjaan dapat terpecah dan menyebabkan efektifitas pekerjaan pun menurun. Oleh karena itu perlu adanya pemisahan tugas antara bagian administrasi dan marketing dengan bagian keuangan. Struktur organisasi PT Sheils Flynn Asia lebih jelasnya pada Gambar 2.
PT Sheils Flynn Asia tidak hanya menangani proyek yang berada di Indonesia, tetapi juga di beberapa tempat di luar negeri. Beberapa contoh karya PT Sheils Flynn Asia yang terdapat di Indonesia antara lain, Vajra Villas Bali, Garuda Wisnu Kencana Bali, Kebun Raya Balikpapan, Lonsum Botanical Garden Sei Merah Medan, Sculpture Park Bandung, Sekolah Alam Cikeas, Resort Villa dan Spa Pradha Bali, Tiger Conservation Centre Taman Safari Indonesia, dan lain-lain. Beberapa karya PT Sheils Flynn Asia yang berlokasi di luar negeri antara lain, Riverside Regeneration di King’s Lynn, Market Town Centre Regeneration di Downham, Orchad Plain di Norwich, Landscape Assesment di Durham, Urban Design Scheme for Horncastle di Linclnshire, dan lain-lain. Contoh karya PT Sheils Flynn Asia dapat dilihat pada Gambar 3 – 6.
Gambar 2 Struktur Organisasi Perusahaan PT Sheils Flynn Asia (Periode 2012)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Direktur UK: 1. Eoghan Sheils 2. Kate Collins 3. Stephen Flynn Administrasi UK: 4. Nina Flynn Direktur Asia: Direktur Desain: 5. Iman Prastoto S. Direktur Proyek: 6. Rahman Andra W. Administrasi Asia: 7. Yasmin Indira Sari
Tim Desain:
Arsitek Lanskap Senior: 8. Dedy Guswandi Arsitek Lanskap Junior:
9. Yasmina Azriani 10. Yttria Ariwahjoedi 11. Roria Simongkir
12. Hersanti Eko Ratnaningrum 13. Astri Widoretno
Planting Specialist: 14. Ira Puspa Kencana
Tim Pendukung: Technician: 15. Deden Rhamdani Konsultan IT: 16. Nurraechman Mahasiswa Magang: 17. Rizki Ariesetya (IPB) 18. Shida Jalil (UPM)
Gambar 3 Downham Market Town Center (Sumber: PT Sheils Flynn Asia)
Gambar 4 Ipswich Shared Space (Sumber: PT Sheils Flynn Asia)
Gambar 5 Milton Creek, Seattingboard (Sumber: PT Sheils Flynn Asia)
Gambar 6 BSD City Park (Sumber: PT Sheils Flynn Asia)
Beberapa penghargaan juga pernah diraih oleh PT Sheils Flynn Asia atas karya desain yang telah dibuat, antara lain:
1. Civic Trust Awards 1999 untuk desain Wainfleet Market Place
2. Civic Trust Awards 2000 untuk desain Urban Design Scheme for Horncastle, Lincolnshire
3. Runner-up dalam International Design Competition for Garden of Hope, Love Peace and Harmony pada tahun 2000
4.2 Manajemen Studio 4.2.1 Fasilitas studio
PT Sheils Flynn Asia memiliki fasilitas studio yang lengkap dalam mengakomodir pekerjaan setiap stafnya. Terdapat 2 buah komputer server yang merupakan penyedia fasilitas bagi komputer-komputer lainnya, baik jaringan internet, data, maupun file-file lain. Fasilitas hardware yang dimiliki PT Sheils Flynn Asia terdapat pada Tabel 3 berikut.
Tabel 3 Fasilitas Hardware PT Sheils Flynn Asia
Fasilitas Jumlah Keterangan
PC Server 2 Penyedia data dan koneksi
PC 11 Perangkat kerja staf
Laptop 2 Perangkat kerja mobile
Printer 2 Pencetakan gambar ukuran kurang dari A3
Plotter 1 Pencetakan gambar ukuran lebih dari A2
Scanner 1 Pendigitalan data hardcopy (sketsa, buku, dan lain-lain)
Kamera Digital 1 Pengambilan gambar kondisi tapak
LCD Projector 1 Presentasi
Headset Microphone 11 Komunikasi Sheils Flynn UK - Asia
Semua data proyek disimpan dalam hardisk server yang berkapasitas total 3 TB (terabyte). Dengan demikian semua komputer staf dapat mengaksesnya tanpa memerlukan media penyimpanan data eksternal, seperti flashdisk. Selain itu akses terhadap server juga dapat dilakukan secara nirkabel melalui wi-fi dengan username dan password tertentu, sehingga staf yang menggunakan laptop untuk keperluan pekerjaan tertentu dapat tetap mengaksesnya.
Terdapat pula 2 buah printer ukuran maksimal A3 dan plotter untuk keperluan mencetak gambar ukuran A2 s.d A0. Scanner digunakan untuk memudahkan proses pengiriman revisi tertulis, scanning sketsa, serta untuk kebutuhan administrasi lainnya. Untuk keperluan survey lapang, PT Sheils Flynn Asia memiliki kamera digital untuk merekam gambar kondisi tapak. LCD
Projector digunakan untuk keperluan rapat dan presentasi dalam kantor. Sementara itu untuk memudahkan komunikasi dengan Sheils Flynn UK, terdapat headset microphone yang digunakan dalam komunikasi via Skype.
Selain fasilitas hardware seperti yang disebutkan di atas, terdapat pula bebagai fasilitas perangkat lunak (software) yang berlisensi. Software yang tersedia cukup lengkap untuk mendukung proses desain yang dikerjakan PT Sheils Flynn Asia. Program AutoCad merupakan aplikasi dasar yang harus ter-install pada tiap komputer staf. AutoCad sangat membantu dalam pembuatan berbagai gambar terutama untuk gambar detail, hal ini dikarenakan tingginya tingkat akurasi dan detail yang dimilikinya. Software lainnya yang tedapat di PT Sheils Flynn Asia diantaranya pada Tabel 4 berikut.
Tabel 4 Fasilitas Software PT Sheils Flynn Asia
Fasilitas Keterangan
AutoCad LT 2006 Pembuatan berbagai gambar kerja AutoCad Civil 3D 2007 Perhitungan grading
Adobe Photoshop CS2 Pembuatan grafis dan gambar ilustrasi Google SketchUp Pembuatan model 3 dimensi
3D Studio Max Pembuatan model 3 dimensi Adobe Acrobat Keperluan dokumen dan publikasi
Adobe InDesign Pembuatan layout presentasi, proposal, dan administrasi lainnya
Microsoft Office Pembuatan dokumen Microsoft Outlook Transfer data via e-mail
Google Earth Pemetaan dan identifikasi tapak
Skype Komunikasi internal dan eksternal (UK-Asia)
Untuk keperluan grafis terdapat program Adobe Photoshop, Google SketchUp, dan 3D Studio Max yang digunakan untuk membuat berbagai gambar illustrasi. Google Earh juga digunakan untuk mendukung gambar illustrasi, selain itu digunakan pula untuk pemetaan tapak dan identifikasi kondisi tapak.
File presentasi dibuat dengan menggunakan program Microsoft Power Point atau Adobe InDesign. Selain itu Adobe InDesign juga digunakan untuk keperluan layouting presentasi, handbook, proposal, dan lain-lain. Untuk memudahkan komunikasi antara Sheils Flynn Asia dengan Sheils Flynn UK, disediakan program Skype untuk komunikasi tertulis maupun audio atau audio-visual. Pengirimin berbagai file dilakukan dengan menggunakan program Microsoft Outlook.
Semua fasilitas studio baik hardware maupun software dikelola oleh seorang konsultan IT. Ia bertugas mengatur dan menjaga agar kinerja semua hardware dan software berjalan baik. Apabila terdapat gangguan atau kerusakan, maka staf dapat meminta bantuan konsultan IT untuk memperbaiki gangguan maupun kerusakan tersebut.
4.2.2 Sistem penyimpanan data
Sistem penyimpanan data di PT Sheils Flynn Asia telah teroganisir dengan baik. Semua data perusahaan disimpan dalam hardisk server yang berkapasitas besar, sehingga semua komputer staf dapat mengaksesnya. Selain itu terdapat pula pengklasifikasian lokasi penyimpanan data yang harus dipahami oleh seluruh staf. Hal tersebut dilakukan untuk memudahkan dalam pengaksesan data yang dibutuhkan oleh setiap staf.
Sistem penyimpanan data di PT Sheils Flynn Asia terdiri dari: 1. Financial
Folder ini menyimpan berbagai data yang berkaitan dengan administrasi keuangan PT Sheils Flynn Asia. Folder ini dibatasi hanya dapat dibuka oleh finance administrator, hal ini bertujuan untuk menjaga keamanan data-data yang ada.
2. Library
Folder library menyimpan data-data berbagai gambar material softscape, hardscape, standar konstruksi, dan lain-lain yang berformat dwg, psd, jpg, dan skp baik berupa gambar 2 dimensi maupun 3 dimensi. Hal ini sangat membantu bagi staf untuk kembali menggunakan elemen gambar yang pernah digunakan sebelumnya
untuk produk gambar proyek yang sedang dikerjakan. Dalam menjaga keamanan folder Library ini diberikan proteksi oleh konsultan IT, sehingga seluruh staf tidak dapat mengubah isi folder tersebut setiap saat.
3. Marketing
Folder ini menyimpan data-data pemasaran PT Sheils Flynn Asia. 4. Personal
Folder ini menyimpan data-data pribadi setiap staf, seperti data diri, file email, foto, musik, dan lain-lain.
5. Project
Folder ini merupakan salah satu folder yang sangat penting, didalamnya terdapat data-data proyek yang sedang dikerjakan dan proyek-proyek yang berpotensi untuk dikerjakan. Folder project terbagi menjadi 2 subfolder, yaitu Current Project dan Potential Project, di dalamnya berisi semua file kerja yang berkaitan dengan masing-masing proyek tersebut. Untuk setiap folder proyek, terdapat standar folder yang biasa terdapat di dalamnya, diantaranya:
a. Contract & Proposal
Berisi data kontrak dengan klien dan serta proposal yang diajukan.
b. Client
Berisi data hasil komunikasi PT Sheils Flynn Asia dengan klien baik secara langsung maupun melalui internet, yang di kelompokkan berdasarkan tanggal komunikasi.
c. SFL
Berisi data hasil komunikasi Sheils Flynn Asia dengan Sheils Flynn UK terkait dengan proyek yang sedang dikerjakan tersebut, dikelompokkan berdasarkan tanggal komunikasi. d. Background Info
Berisi data hasil survey tapak dan data-data lain yang berkaitan dengan kondisi awal tapak.
e. Architect
Berisi data-data yang berasal dari konsultan arsitektur yang penting kaitannya dengan proses pengerjaan desain tapak proyek tersebut.
f. Drawings
Di dalamnya terdapat semua file-file kerja proses perancangan tapak dengan berbagai format, yang dikelompokkan berdasarkan jenis format file tersebut. Diantaranya folder PSD (berisi data berformat psd), JPEG (berisi data berformat jpeg/jpg), PDF (berisi data berformat pdf), 3D (berisi file kerja pembuatan gambar 3 dimensi), dan Xrefs (berisi data berformat dwg/AutoCad).
g. Photography
Berisi data-data foto hasil kunjngan tapak, baik yang dilakukan oleh Sheils Flynn Asia maupun oleh Sheils Flynn UK.
6. Photography
Folder ini menyimpan data-data foto PT Sheils Flynn Asia, seperti foto kunjungan tapak, foto seluruh staf, dan foto-foto kegiatan lainnya yang diadakan oleh PT Sheils Flynn Asia.
7. References
Folder ini menyimpan arsip material-material, seperti hard material maupun soft material yang pernah digunakan dalam setiap proyek. 8. Sage
Folder sage menyimpan berbagai program yang berkaitan dengan program pengolahan data keuangan.
9. Archive
Folder ini sebagai backup data proyek-proyek yang telah dikerjakan oleh PT Sheils Flynn Asia.
10.Data
Folder ini berisi data administrasi yang dilakukan oleh staf administrasi.
11.Administration
Folder ini berisi data-data administrasi PT Sheils Flynn Asia, seperti data website, serta data-data kerja proyek yang dikirim maupun diterima melalui internet.
4.2.3 Sistem penamaan file
PT Sheils Flynn Asia menerapkan tata cara penamaan setiap file kerja sebuah proyek. Hal ini dimaksudkan untuk menyamakan persepsi setiap staf terhadap suatu file serta untuk kemudahan dalam mengakses data. Dengan adanya sistem penamaan tersebut maka file kerja proyek yang berjumlah cukup banyak menjadi lebih terstruktur rapi dan dipahami oleh seluruh staf.
Setiap proyek yang diterima oleh PT Sheils Flynn Asia diberi kode sesuai urutan diperolehnya proyek tersebut atau disebut juga nomor proyek (Project No). Contohnya 288-Kerrison Road, 288 menandakan proyek tersebut merupakan proyek Sheils Flynn UK yang ke-288 bernama proyek Kerrison Road. Sedangkan untuk proyek lokal, diberi kode huruf A yang berarti Asia sebelum kode urutan proyek, contohnya A125-Wisma Metropolitan. A menandakan proyek tersebut merupakan proyek lokal asia, 125 menandakan urutan proyek yang ditangani PT Sheils Flynn Asia, dan Wisma Metropolitan menandakan nama proyek yang dikerjakan.
Selain sistem penamaan folder proyek, PT Sheils Flynn Asia juga menerapkan sistem penamaan file kerja yang berformat dwg/Auto Cad dan pemberian nomor gambar untuk setiap gambar yang dihasilkan pada tiap fasenya. Seperti penamaan file kerja rencana tapak (siteplan) proyek Kerrison Road yang diberi nama 288-SP, juga untuk file kerja rencana tapak (siteplan) proyek Wiswa Metropolitan yang diberi nama A125-SP. Sistem penamaan file kerja lainnya diantaranya:
1. (Project No)-B
Merupakan informasi denah bangunan (building) yang terdapat di tapak, data building ini diperoleh dari konsultan arsitektur atau klien.
2. (Project No)-S
Berisi data-data hasil survey pada tapak dan sekelilingnya. Pada proyek luar negeri, data survey diperoleh dari surveyor di luar negeri yang dikirim ke PT Sheils Flynn Asia melalui jaringan internet.
3. (Project No)-OS
Berisi gambar denah area di sekitar tapak. File OS diperoleh dari peta yang dimiliki pemerintah setempat.
4. (Project No)-MOS
Modifikasi hasil penggabungan antara data hasil survey dengan data yang diperoleh dari peta yang dimiliki pemerintah (S dengan OS). 5. (Project No)-MOTHERS
Modifikasi ketidaklengkapan gambar survey (S) setelah dilakukan survey atau pengamatan kembali.
6. (Project No)-ARB
File yang berisi peta data-data tentang penyebaran vegetasi yang terdapat pada tapak. File ARB ini diperoleh dari arborist di lapangan. 7. (Project No)-SP
File SP merupakan file gambar kerja desain tapak yang berupa rencana tapak (siteplan).
8. (Project No)-TX
File tekstur (texture) ini berisikan pemberian warna atau tekstur yang berbeda pada setiap elemen hasil rancangan (siteplan), seperti pemberian tekstur aspal, rumput, vegetasi, dan lain-lain.
9. (Project No)-(Stage)-No (Scale)
File ini dipergunakan untuk memproduksi gambar kerja yang dihasilkan kepada pihak lain. Stage menunjukkan fase yang sedang dikerjakan, diantaranya:
a. RA : Fase riset dan analisis (Research and Analysis) b. CD : Fase desain konsep (Concept Design)
c. DD : Fase pengembangan desain (Design Development) d. PD : Fase pembuatan gambar kerja (Production
4.3 Manajemen Proyek
4.3.1 Sistem kerja dan penanganan proyek
PT Sheils Flynn Asia memiliki sistem kerja dan penanganan proyek yang telah terstuktur dengan baik. Proyek-proyek yang dikerjakan oleh PT Sheils Flynn Asia diperoleh diantaranya dari distribusi proyek Sheils Flynn UK, pengajuan proposal, tender, dan penunjukkan langsung dari klien.
Apabila telah terdapat persetujuan dan kata sepakat mengenai teknis, lingkup pekerjaan, biaya, dan hal lainnya yang disebutkan dalam proposal, maka dilakukanlah pertemuan untuk penandatanganan kontrak atau nota kesepahaman. Setelah itu PT Sheils Flynn Asia akan melakukan rapat internal untuk membahas pekerjaan proyek tersebut dan menentukan project leader (pl) serta team work yang bertanggung jawab dalam pengerjaan proyek tersebut atau disebut pula tim desain.
Penentuan project leader dan team work didasarkan pada skala proyek dan intensitas pekerjaan yang sedang dikerjakan oleh staf yang bersangkutan. Project leader bertugas dalam mengkoordinasikan pengerjaan proyek dalam suatu tim, mendistribusikan tugas kepada seluruh anggota tim, mengontrol perkembangan (progress) pekerjaan tiap harinya dan mendiskusikannya dengan direktur PT Sheils Flynn Asia dan Sheils Flynn UK. Semua itu dilakukan agar pengerjaan proyek tersebut dapat berjalan efektif, sesuai, dan tepat waktu.
Sebagai acuan pengerjaan suatu proyek, setiap project leader membuat drawing list proyek. Drawing list tersebut menjadi panduan tim dalam mengerjakan tugasnya masing-masing. Dalam drawing list tersebut dipaparkan tentang gambar apa saja yang harus diproduksi berikut keterangan format gambarnya serta deadline setiap gambar. Dengan begitu setiap anggota tim dapat bekerja secara lebih efektif untuk ketercapaian target masing-masing pekerjaan.
Lama waktu pengerjaan suatu proyek berbeda-beda sesuai dengan skala pekerjaan, tingkat kesulitan, serta kesepakatan dengan klien dan pihak lain yang terlibat. Setiap akhir fase atau tahap pekerjaan dilakukan pertemuan seluruh pihak yang terlibat dengan klien. Dalam pengerjaan setiap proyek, PT Sheils Flynn Asia biasa bekerja sama dengan tim lain, seperti arsitek, kontraktor, engineers, arborist, desainer interior, seniman atau artist, dan lain-lain.
Dalam pertemuan (meeting) pada tiap akhir tahapan dilakukan presentasi kemajuan pekerjaan masing-masing pihak yang terlibat untuk mendapatkan persetujuan dan masukan dari klien dan pihak lainnya.
Dengan manajemen studio dan manajemen proyek yang telah tersusun dengan baik, maka proyek yang diterima pun dapat lebih efektif dikerjakan. Standarisasi teknologi informasi terkait penamaan dan penyimpanan file dapat lebih memudahkan pekerjaan staf. Selain itu komunikasi yang intensif antara tim desain dengan Direktur Asia dan UK dapat memberikan banyak masukan, saran, dan kritikan yang meningkatkan kualitas desain dan grafis yang dihasilkan.
Pola komunikasi tersebut selain memberikan pengaruh yang baik dapat pula menghambat kinerja perusahaan. Hal tersebut dikarenakan pengambilan keputusan harus berdasarkan persetujuan Direktur UK maka dapat memperlambat kinerja jalannya proyek. Komunikasi antara Asia dan UK pun dapat terhambat dikarenakan masalah perbedaan jarak dan waktu antara kedua tempat. Oleh karena itu, PT Sheils Flynn Asia harus lebih dapat meningkatkan inisiatif dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan desain dan grafis, sehingga efektifitas kerja perusahaan dapat lebih meningkat.
4.3.2 Tahapan proses perancangan
PT Sheils Flynn Asia telah memiliki standar tersendiri dalam tahapan proses perancangan setiap proyek. Dimulai dari penyusunan proposal hingga implementasi. Tahapan proses tersebut, diantaranya:
1. Tahap Persiapan (Inception)
Tahap ini merupakan tahapan awal dalam pengerjaan suatu proyek. Sebelum diterimanya proyek, PT Sheils Flynn Asia membuat suatu proposal yang ditujukan kepada klien/calon klien. Proposal tersebut berisikan deskripsi perusahaan, tujuan, proyek terkait yang pernah ditangani PT Sheils Flynn Asia, penawaran konsep yang akan digunakan serta informasi biaya jasa konsultasi desain yang haruis dikeluarkan klien/calon klien.
2. Tahap Riset dan Analisa (Research and Analysis)
Setelah terjadi kesepakatan dan persetujuan kontrak, maka selanjutnya dilakukan riset dan analisis terhadap tapak. Pada tahap ini meliputi proses inventarisasi tapak, mengunjungi tapak untuk mengetahui kondisi tapak saat ini. Untuk proyek UK proses inventarisasi dilakukan oleh Sheils Flynn UK yang kemudian data-datanya dikirim ke PT Sheils Flynn Asia. Selanjutnya data hasil inventarisasi dianalisis untuk melihat potensi dan kendala pada tapak.
3. Tahap Desain Konsep (Concept Design)
Pada tahap ini dilakukan penentuan konsep desain yang akan diaplikasikan pada tapak berdasarkan hasil riset dan analisis sebelumnya. Konsep tersebut kemudian dituangkan dalam bentuk masterplan beserta gambar-gambar ilustrasi konsep pendukungnya.
4. Tahap Pengembangan Desain (Design Development)
Konsep desain yang telah disetujui oleh klien kemudian dilanjutkan untuk dibuat pengembangan desainnya. Masterplan yang telah dibuat pada fase sebelumnya dikembangkan lebih detail ke arah pemilihan materialnya serta pembuatan Planning Aplication pada zona tapak yang meliputi gambar ilustrasi, tampak, potongan, detail yang mendukung konsep tersebut.
5. Tahap pembuatan gambar kerja (Production Documentation)
Pada tahap ini dibuat gambar kerja detail yang meliputi detail zonasi, detail hardscape, detail softscape, detail konstruksi, dan informasi-informasi lainnya.
6. Pelaksanaan (Implementation)
Setelah seluruh desain disetujui oleh klien dan disepakati oleh pihak-pihak lain yang terlibat, maka dilanjutkan tahapan pelaksanaan atau pembangunan tapak sesuai dengan rancangan yang ada oleh kontraktor yang telah ditunjuk oleh klien.
