PEMAHAMAN. Audit internal?!!

… PEMAHAMAN

Sistem Penjaminan Mutu Internal

Tindakan Penjaminan Mutu Audit Pelaksanan Penjaminan Mutu Pelaksanaan Penjaminan Mutu

Garis Besar Proses Penyusunan SPMI

Dokumen/ Buku Kebijakan Mutu Dokumen/ Buku Manual Mutu Dokumen/ Buku Standar Mutu Kaizen Terhadap SPM-PT Dokumen/ Buku Formulir Mutu

Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT)

Sistem Penjaminan Mutu Eksternal

(SPME)

Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi

Sistem Penjaminan Mutu Internal

(SPMI)

Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi

SPM-PT

•

sesuai dengan

‘standar’

•

sesuai dengan harapan

‘pelanggan’

•

sesuai dengan harapan

‘pihak-pihak terkait’

•

sesuai dengan yang

‘dijanjikan’

•

semua karakteristik

produk & pelayanan

yang memenuhi persyaratan dan harapan

Karakteristik Mutu (berkaitan dengan):

a)

Fisik

b)

Fungsi

c)

Waktu/Umur

" The Auditor "

(Elbert Hubbard - The Buyer – 1922)

• The Typical Auditor Is A Man Past Middle Age, Spare and Wrinkled, Intellegent, Cold , Passive,

• Noncommittal, With Eyes Like Codfish, Polite In Contact, But At The Same Time Unresponsive,

• Calm and As Damnably Composed As A Concrete Post Or Plaster Of Paris Cast; A Human Petrification

• With Heart Of Feldspar And Without Charm, Minus Bowels , Passion Or Sense Of Humor. Happily,

"THE AUDITORS"

(William G Phillips-IIA - June 70)

• The Typical Auditor is a beautiful man, Intellegent, Warm and considerate with an ability to put himself in other man's

• shoes and understand his problem, Polite in contact and helpful. • But at the same time objective. Calm and as composed in crisis as

Stravinsky on opening night. A human person with a heart

• Of gold and with the charm of a friendly Poodle, plus brain, business foresight and a sense of humor.

• Happily they train others in their image and all of them finally go to heaven

How do you know that you are good?

Quality is on the eyes

of beholder

ARE WE GOING

WORLD CLASS?

Proses - Silabus/RPKPS - Mahasiswa - Pengajar - Piranti dan Peralatan - Lingkungan - Anggaran - Dokumen - Peraturan - dll.

Masukan Keluaran Terkait / PelangganOutCome (Stakeholders)

Unsur Mutu PT

- Proses instruksi, - Kegiatan pendukung: riset, administrasi akademik, - Layanan akademik, - dll. - Institusi Pendidikan Tinggi

- Pasar Tenaga Kerja - Orang Tua Mahasiswa - Pemerintah - Mahasiswa, - dll. - Lulusan - Pencapaian lain

Bisnis Proses Perguruan Tinggi

Mahasiswa Baru Proses Pembelajaran Sistem Evaluasi Program pendukung pembelajaran Tutorial dan latihan-latihan Hubungan Luas Mendunia Kerjasama

kepakaran yang luas

Laboratorium Interaksi di kelas Perpustakaan dan Informasi Praktikum dan Tugas Akhir Pembelajaran Berbasis ICT Lulusan Berkualitas Tinggi

Keterkaitan AUDIT INTERNAL/EVALUASI DIRI dengan SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL PT

Evaluasi-Diri/ Audit Internal Perbaikan Internal Perbaikan Internal dan Pembinaan Audit Eksternal/ Akreditasi/KAP/BPK Keputusan Akreditasi/

Opini Lap Keuangan/ Temuan Audit

Standar Dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi Contoh: • Kurikulum • Proses pembelajaran • Kompetensi lulusan

• Pendidik dan tenaga kependidikan (SDM) • Sarana dan prasarana

• Pengelolaan • Pembiayaan

• Penilaian Pendidikan • Penelitian dan publikasi

• Pengabdian kepada masyarakat

• Manajemen lembaga (institutional management) • Sistem informasi

• Kerjasama dalam dan luar negeri • dsb

• dsb

= SNP

15

Dasar Hukum SPM-PT

Tata Kelola Perguruan Tinggi Pasal 28

Organisasi PTN dan PTS paling sedikit terdiri atas unsur: a. penyusun kebijakan;

b. pelaksana akademik;

c. pengawas dan penjaminan mutu;

 ?

d. penunjang akademik atau sumber belajar; dan e. pelaksana administrasi atau tata usaha.

PP.No.4 Tahun 2014 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan

16

Dasar Hukum SPM-PT

c. satuan pengawas internal yang dibentuk oleh Pemimpin Perguruan Tinggi sebagai unsur pengawas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 huruf c, yang menjalankan fungsi pengawasan nonakademik untuk dan atas nama Pemimpin Perguruan Tinggi; dan

Tata Kelola Perguruan Tinggi Pasal 29

a. senat Universitas/Institut/Sekolah Tinggi/ Politeknik/Akademi/Akademi Komunitas sebagai unsur penyusun kebijakan sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 28 huruf a, yang menjalankan fungsi

Higher Education Value Chain

PENDIDIKAN PENELITIAN

PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

Keuan gan SDM Sarana Pra Sarana Kemaha siswaan Organisasi

1. Reputasi

2. Keunggulan Tri Dharma AKADEMIK NON AKADEMIK

Kondisi Yang Direncanakan

Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) Penjaminan Mutu Eksternal (PME) Perguruan Tinggi Penjaminan Mutu Internal (PMI)

8 Jenis SNP + 2 (Standar Minimal) Standar Lain (Melampaui SNP) Wajib Internally driven Psl 2 ayat (1) PP No 19/2005 1. Standar Isi 2. Sandar Proses

3. Standar Kompetensi Lulusan

4. Stndr Pendidik dan Tenaga Kependidikan 5. Standar Sarana dan Prasarana

6. Standar Pengelolaan 7. Standar Pembiayaan

8. Standar Penilaian Pendidikan Ditetapkan sendiri oleh PT : a. Sistem informasi;

b. Kerjasama institusional dalam dan luar negeri;

c. Kemahasiswaan; d. Suasana akademik;

e. Sumber pendanaan (revenue

generating);

f. Bidang lain sesuai ciri khas

perguruan tinggi yang bersangkutan.

PP. No. 19 Thn 2005

UU. No. 12 Thn 2012

a. Penelitian

b. Pengabdian kepada masyarakat;

Standar Pengawal Mutu

Visi Misi + Renstra UI PP 19/2005 Standar Pendidikan Nasional UU No 12 thn 2012 Renstra Kemdikbud Stake Holders BAN PT Kompetitor Renstra Dikti

AUDIT MUTU INTERNAL

Perguruan Tinggi !

PERCEPTIONS

Auditee Auditor

PERCEPTIONS

 W a t c h d o g (1940s)

 C o n s u l t a n t (1970s)

 C a t a l y s t (1990s)

Masa lalu

Masa kini

 Fault finding

 Watchdog

 Arrogant

 Process

 Cost center

 Underqualified person

 Financial & operational

 Prevention

 Business Partner

 Humble

 Risk Based Audit

 Add Value



High Caliber Person

 Strategic

 Culture

Evolution & Roles

of IA

Dulu

Sekarang

• Konsentrasi Tugas Pengujian keakuratan

• Pengujian & penilaian efisiensi

dan efektivitas operasional

• Risk & control management

• Cakupan audit Keuangan & akuntansi

Seluruh aspek organisasi & manajemen (Proses Bisnis)

• Sikap terhadap

auditee

Berseberangan Sebagai mitra auditee

• Ukuran sukses Temuan audit • Improvements

• to assure accomplishment of the

entity’s goals and objectives

• Customer satisfaction

“We’re glad to see you” (auditee) “We’re here to help”

IA Evolution

??

Strategic

business partner

Business activity Internal control procedure Procedure compliance

PELAYANAN INTERNAL AUDIT

Penjaminan atas

penilaian yg obyektif dari auditor internal dengan bukti yg cukup untuk

memberikan pendapat yang independen atau

kesimpulan tentang suatu entitas, operasi, fungsi, proses, sistem, mutu, atau subjek lainnya. Pelayanan Konsultasi Secara umum memberikan arahan kepada semua pihak, dan bisa juga dilakukan atas permintaan tertentu dari unit atau pimpinan

Aktivitas audit internal…

Membantu organisasi dalam mencapai tujuannya

dengan cara mengevaluasi dan mendorong

adanya peningkatan melalui proses:

a. Pengkomunikasian atas tujuan dan nilai-nilai yang

telah ditetapkan

 termasuk standar 2

b. Pemantauan atas pencapaian tujuan,

 visi misi ?

c. Mengukur akuntabilitas dari pelaksanaan,

d. Mengukur nilai nilai yang telah disepakati

 0, 1, 2,

Audit Internal

Proses yang

sistematis

,

mandiri

, dan

terdokumentasi

untuk memperoleh

bukti audit

dan

mengevaluasinya

secara objektif untuk menentukan sejauhmana

kriteria

audit

telah dipenuhi

IA adalah sebuah penilaian yang sistematis dan

objektif yang dilakukan auditor internal terhadap

operasi dan kontrol yang berbeda-beda dalam

organisasi

Tujuan Audit Internal

– Informasi keuangan dan operasi telah akurat dan dapat

diandalkan

– Resiko

yang dihadapi perguruan tinggi telah

diidentifikasi dan diminimalisasi

– Peraturan eksternal serta kebijakan dan prosedur

internal yang bisa diterima telah dipenuhi

– Kriteria operasi (kegiatan) yang memuaskan telah

dipenuhi

– Sumberdaya telah digunakan secara efisiendan

ekonomis

– Tujuan organisasi telah dicapai secara efektif --- semua

dilakukan dengan tujuan untuk dikonsultasikan dengan

manajemen dan membantu anggota organisasi dalam

menjalankan tanggungjawabnya secara efektif.

Menilai kesesuaian sistim manajemen mutu (SPMI) terhadap standar Mutu yang telah ditetapkan

Menilai kesesuaian terhadap persyaratan akademik/non akademik dan peraturan yang berlaku.

Menilai efektivitas penerapan, pemeliharaan dan penyempuranaan SPMI.

Menilai pencapaian sasaran-sasaran mutu. Masukan untuk penyempurnaan SPMI.

33

SASARAN AUDIT

Audit Keuangan

Audit Ketaatan

/Mutu

Audit Operasional

Audit Forensic

1. Kewajaran/Kepatuhan

2. Kesesuaian dengan Standar Akuntansi

1.Simpulan/Kepatuhan

2.Kesesuaian dengan peraturan/Standar 1. Efisien

2. Ekonomis 3. Efektif

4. Kepatuhan

Internal auditors are….

To helps an organization accomplish its objectives

by bringing a systematic, disciplined approach to

evaluate and improve the effectiveness of risk

management, control, and governance process.

 “Internal Audit" is an independent examination of a

quality system

 It measures the effectiveness of an organisation's quality management system.

 It is a documented and systematic tool

 It should be done periodically by independent and qualified people

 “Audit" itself is a checking system, NOT a quality assessment

 As a communication tool of management policies. All personnel have to understand and do their jobs well

MANFAAT AUDIT INTERNAL



Tells you the

health of a quality system



Identify the

root of a problem

and plan for

corrective and preventive actions with timeline



Achieve better allocation of resources



Able to avoid

potentially big problem



Learn what an auditors look for

Strategies in conducting audit:

• Ask with the basic audit questions about the quality system in place

• Start with

what, why, how, who, where, when

KEY PRINCIPLES OF Internal Audit

Approaches towards IA:

• Independent

• Evidence-based approach

All activities related to IA should:

• be reviewed by an independent party • be a self-appraisal system

• have a sampling plan and tracking system • be open, constructive and effective

AUDITOR SEBAGAI SUBJEK AUDIT

AUDITOR INDEPENDEN KOMPETEN • Keterampilan • Keahlian • Kewenangan • Kecermatan • Tidak memihak • Tidak merugikan pihak manapun

STANDAR AUDIT

STANDAR AUDIT

UMUM PELAKSANAAN PELAPORAN

Prosedur Audit Pemeriksa yang memenuhi syarat LHA PKA KKA
AHLI
INDEPENDEN
CERMAT
RAHASIA
TERENCANA
PAHAMI SPI
WASPADA
PEMBUKTIAN
DOKUMENTASI
TERTULIS
SESUAI TUGAS
SESUAI STANDAR
INFORMATIF
KONSTRUKTIF T L

Definisi & Istilah

KRITERIA AUDIT (AUDIT CRITERIA)

Kebijakan, prosedur, dan persyaratan yang dipakai sebagai rujukan (referensi).

BUKTI AUDIT (AUDIT EVIDENCE)

Rekaman (records), dan pernyataan fakta/informasi yang relevan dengan kriteria audit yang dapat diverifikasi.

Condition/Kondisi 

TEMUAN AUDIT (AUDIT FINDINGS)

Hasil evaluasi terhadap bukti audit yang diverifikasi terhadap kriteria audit.

Wewenang AI

AI mempunyai wewenang

PENUH, BEBAS

, dan

TIDAK TERBATAS

untuk melakukan akses terhadap

semua bentuk dokumen, personalia dari aparat atau

penyelenggara perguruan tinggi maupun objek

penyelenggaraan perguruan tinggi , dan fasilitas fisik

milik perguruan tinggi guna mendapatkan data dan

informasi yang diperlukan dan berkaitan dengan

pelaksanaan tugas auditnya.

Kewenangan AI

1. Melakukan review dan evaluasi terhadap sistem pengendalian intern pada semua unit kegiatan di lingkungan perguruan tinggi

2. Menentukan strategi, ruang lingkup, metode, dan frekuensi audit intern secara independen;

3. Memperoleh informasi antara lain namun tidak terbatas pada laporan keuangan, laporan kegiatan operasional, rencana strategi bisnis dari semua unit dilingkungan perguruan tinggi

4. Memperoleh penjelasan dari semua level manajemen berkenaan dengan pelaksanaan tugas AI ;

5. Memperoleh ijin untuk mengakses seluruh informasi dan atau

melakukan peninjauan fisik atas seluruh aset milik perguruan tinggi ; 6. Menyampaikan laporan hasil audit, termasuk hambatan dan tindak

lanjut yang telah, sedang, dan atau belum dilakukan manajemen kepada Rektor perguruan tinggi

Jenis Audit

 audit internal  SPI, SPM,

 audit eksternal  KAP, BPKP, BPK

Sasaran/Tipe Audit Audit

 Kepatuhan  taat aturan, taat pada pernyataan mutu

 Investigasi  adanya kecurigaan  penyelidikan

 Kinerja  pencapaian tujuan

 Mutu  ISO, Akreditasi, SPMI

Jika terjadi penyidikan oleh pihak external, atau akreditasi tidak meningkat atau turun maka dapat dikatakan fungsi audit internal sebagai early warning system manajemen telah gagal bekerja  di IPB tanggung jawab KAI dan KMM

STANDAR PERILAKU

I

NTERNAL AUDITOR



Melakukan jasa-jasa sesuai kompetensi.



Memenuhi Standar Profesi Audit Internal.



Bersikap hati-hati & bijaksana.



Mengungkapkan semua fakta penting.



Meningkatkan kompetensi serta efektivitas dan

kualitas tugas.

Audit Process Model

• Phase I - Client Acceptance

• Phase II - Planning

• Phase III - Testing and Evidence

PROSES

AUDIT

Persiapan penugasan Survei Penda-huluan Deskripsi & evaluasi Dokumen Pengujian lapangan Pengembangan temuan Evaluasi Monitoring tindak lanjut Pelaporan hasil audit Seleksi auditan Risk Assessment

Audit Process

1 2 3 4 5 6 7 8 9

PRINSIP PENGUJIAN SUBSTANTIF

• PENGUJIAN SUBSTANTIF ADALAH PEMBUKTIAN ATAU PENGUJIAN TERHADAP TERJADI TIDAKNYA PERMASALAHAN

• SKEMA:

MASALAH

BUKTI

EFEKTIFITAS EFISIENSI KEHEMATAN

•Follow-up (corrective action)

•Implementasi rekomendasi

•Repeat order

INDIKATOR

Contoh Audit Terhadap SDM

Standar 4. SDM (Pendidik dan Tenaga Kependidikan) Kebutuhan Stakeholders Visi PT dan SNP Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan • Rekrutasi • Masa Observasi

• Pengangkatan Pegawai Tetap

• Penilaian Prestasi Kerja (BKD, kecocokan

GBPP/SAP dgn perkuliahan )

• Mutasi, Promosi, Demosi

• Waktu Kerja(kehadiran kuliah, praktikum)

• Kerja Lembur & Cuti

• Penghasilan & Penghargaan • Jaminan Sosial & Kesejahteraan • Pengembangan & Pembinaan • Keselamatan & Kesehatan Kerja • Disiplin

• Perjalanan Dinas

• Pengakhiran Hubungan Kerja

Jenis Dokumen Obyek Audit

Tingkat Dokumen

Perguruan Tinggi • Kebijakan Mutu PT/Kebijakan SPMI • Standar Mutu PT/ Standar SPMI

• Peraturan Akademik dan non Akademik • Manual /Prosedur Mutu/ Prosedur SPMI

Fakultas • Kebijakan Akademik /Kebijakan SPMI

• Standar Akademik/ Standar SPMI

• Peraturan Akademik

• Manual /Prosedur Mutu/ Prosedur SPMI

Jurusan/ Bagian/

Program Studi

• Spesifikasi Prodi

• Kompetensi Lulusan

• Program Pembelajaran (GBPP-SAP)

• Instruksi Kerja (praktikum, alat2 lab dsb)

Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian

Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu Mahasiswa dan lulusan

Sumber daya manusia

Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik

Pembiayaan, sarana dan srasarana, serta sistem informasi

Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama

Standar Akreditasi Prodi dan Institusi

(BAN PT)