34
ANALISIS ARSITEKTUR YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Profil Perusahaan
PT. Sartonia Agung merupakan salah satu perusahaan konstruksi swasta nasional yang berdiri pada tanggal 29 Juni 1982 di Jakarta dengan akta pendirian No. 156 dihadapan Notaris Nyoya Sumardilah Oriana Roosdilan. Saat ini perusahaan berlokasi di Jln. Taman Jatibaru Timur (Komplek Rukan Graha Jatibaru) Blok A No.1, Jakarta Pusat 10150.
Perusahaan melaksanakan aktivitas utama dalam bidang usaha jasa pemborong (konstruksi) yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah maupun swasta. Untuk melaksanakan kegiatan usahanya, perusahaan telah memiliki beberapa izin usaha antara lain :
• GAPENSI (Gabungan Pelaksanaan Konstruksi Nasional Indonesia) • TDP (Tanda Daftar Perusahaan)
• Surat Izin Usaha Jasa Kontruksi Nasional • Surat Keterangan Domisili Perusahaan
• Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (PKP) • Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)
Dengan memiliki beberapa izin usaha tersebut PT. Sartonia Agung dapat dinilai sebagai perusahaan yang selalu memperhatikan legalitas perusahaan dimata pelanggan instansi pemerintah, BUMN, maupun swasta.
Selain itu PT. Sartonia Agung dalam meningkatkan mutu perusahaannya juga memperhatikan kualitas dari sumberdaya manusianya, yaitu dengan melakukan training sesuai kebutuhan didalam perusahaan dan sertifikasi sesuai bidang usaha yang dibutuhkan dalam kegiatan pengerjaan proyeknya. 3.1.1.1 Produk / Jasa
Sebagai perusahaan konstruksi PT. Sartonia Agung memiliki bidang usaha sebagai berikut :
Tabel 3.1 Produk / Jasa PT. Sartonia Agung No. Klasifikasi Bidang Sub Bidang
1. Arsitektural • Peumahan Tunggal dan koppel, termasuk perawatannya
• Perumahan multi hunian, termasuk perawatannya
• Bangunan pergudangan dan industri, termasuk perawatannya • Bangunan komersial, termasuk
perawatannya
• Bangunan-bangunan non
perumahan lainnya, termasuk perawatannya
gedung, fasilitas rekreasi, termasuk perawatannya
2. Sipil • Jalan raya, jalan lingkungan,
termasuk perawatannya
• Jembatan, termasuk perawatan • Pelabuhan atau dermaga, termasuk
perawatan
• Drainase kota, termasuk perawatan • Irigasi dan drainase, termasuk
perawatan
• Persungaian rawa dan pantai, termasuk perawatan
• Bendungan, termasuk perawatan • Pengerukan dan pengurugan,
termasuk perawatannya
• Pekerjaan penyiapan dan pengupasan lahan
• Pekerjaan pengalian dan pemindahan lahan
3. Mekanikal • Instalasi pemanasan, ventilasi udara dan AC dalam bangunan, termasuk perawatan
• Instalasi pipa gas dalam bangunan, termasuk perawatan
• Instalasi lift dan eskalator, termasuk perawatan
• Pertambangan dan manufaktur, termasuk perawatan
• Kontruksi alat angkut dan alat angkat, termasuk perawatan
4. Elektrikal • Instalasi kontrol dan instrumentasi, termasuk perawatan
3.1.1.2 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi pada PT. Sartonia Agung dibagi menjadi dua, yaitu struktur organisasi di dalam kantor dan struktur organisasi pada saat pengerjaan proyek. Berikut ini dapat dilihat struktur organisasi PT. Sartonia Agung.
Struktur Organisasi Proyek
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Proyek
3.1.1.3 Peran dan Tanggung Jawab
Deskripsi peran dan tanggung jawab setiap divisi perusahaan berdasarkan struktur organisasi PT. Sartonia Agung sebagai berikut :
I. Head Office • Direktur
Direktur utama merupakan jabatan tertinggi pada perusahaan. Direktur utama mempunyai tanggung jawab terhadap seluruh kegiatan dalam organisasi. Anatara lain, Memberikan arah perusahaan, Menetapkan organisasi perusahaan, Menetapkan kebijakan mutu, Menetapkan sasaran mutu perusahaan,
manajemen mutu, Memberikan komitmen dalam memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan perundangan terkait, mengambil keputusan dalam perusahaan, mengetahui pembuatan surat kontrak baik untuk proyek maupun untuk supplier, memeriksa laporan setiap proyek yang ditangani, laporan keuangan, pemasaran.
• Direktur Operasional
Bertanggung jawab penuh atas segala kegiatan operasional dan pengambilan keputusan khususnya untuk kondisi di lokasi proyek. • Direktur Marketing/GA/HRD
Secara umum bertugas dalam mengurus dan memanajemen segala kegiatan yang berkaitan dengan promosi untuk memajukan perusahaan dan mencapai tujuan perusahaan. Secara umum, kegiatannya meliputi formulasi, pengarahan serta koordinasi aktivitas-aktivitas dan kebijakan marketing untuk promosi perusahaan, mengawasi kegiatan marketing sehari-hari.
Selain itu manager marketing juga mengawasi proses untuk mendapatkan tender proyek baik pemerintah maupun swasta. Memeriksa laporan pemasaran secara berkala. Mengawasi proses perekrutan sumber daya manusia dan pelatihan. Direktur ini juga memberikan layanan ke organisasi dalam kaitannya dengan kewajiban organisasi dengan pihak regulator serta urusan internal
organisasi yang bukan merupakan tugas fungsional tetapi diperlukan untuk mendukung pelaksanaan tugas fungsional.
• Direktur Keuangan
Bertanggung jawab untuk mengarahkan penanggulangan berbagai jenis resiko keuangan (financial risk management) yang dihadapi perusahaan, mengkoordinasi aktifitas di perusahaan untuk mencapai hasil bisnis yang optimal dari pelaksanaan seluruh usaha perusahaan, dan memeriksa arus keuangan perusahaan.
• Bagian Teknik Kantor
Bidang Teknik mempunyai tanggung jawab untuk , Mempelajari persyaratan teknis (persyaratan tender / kontrak), Memberi pertimbangan teknis dalam proses tender, pelaksanaan proyek , Menyiapkan dan mengontrol dokumen teknis pelaksaan proyek, seperti gambar dan petunjuk pelaksanaan, Memberi pertimbangan teknis dalam pemilihan pemasok dan subkon, Melaksanakan pemeriksaan teknis pelaksanaan dan hasil-hasilnya.
• Bagian Pemasaran
Bidang pemasaran secara umum bertanggungjawab dalam proses pemasaran untuk mendapatkan proyek. Selain itu juga bidang pemasaran bertugas untuk mempersiapkan data-data profil perusahaan, Mencari informasi proyek-proyek yang akan ditenderkan, Mempersiapkan dan mengikuti prakualifikasi / tender , Mempelajari persyaratan proyek (persyaratan tender / kontrak),
yang diikuti, Menjalin hubungan dengan customer, membuat laporan pemasaran.
• Bagian GA dan HRD
Bidang personalia (HRD) bertanggungjawab dalam sumber daya manusia perusahaan. Seperti, Mendokumentasikan uraian pekerjaan dan syarat jabatan, Melaksanakan rekrutmen dan seleksi calon karyawan, Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan karyawan sesuai usulan tiap bidang, Merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi pelatihan, Mencatat dan menyimpan data pelatihan dan data kompetensi pegawai.
Bidang GA (General Affairs) bertanggung jawab dalam menyediakan seluruh perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan dalam kegiatan perkantoran. Bidangn ini juga bertanggung jawab dalam merawat dan memelihara seluruh fasilitas yang ada dalam kantor PT. Sartonia Agung.
• Bagian Accounting
Melaksanakan kegiatan administrasi keuangan perusahaan (jurnal entry sampai dengan arsip dokumen) untuk menjamin kelancaran, keakuratan dan ketertiban administrasi keuangan perusahaan. • Bagian Keuangan
Melaksanakan kegiatan keuangan perusahaan meliputi arus kas masuk dan kas keluar, pengendalian internal keuangan,
pengontrolan atas anggaran keuangan perusahaan, laporan keuangan.
• Bagian Logistik Kantor
Logistik mempunyai tanggung jawab untuk, melaksanakan pemilihan pemasok barang dan membuat daftar pemasok terseleksi, melaksanakan pembelian barang atas permintaan proyek, mengontrol inventori peralatan dan melaksanakan pemeliharaan, dan menjaga barang dari kerusakan atau hilang, memastikan ketersediaan barang untuk kelancaran proyek.
• Kordinator Proyek
Kordinator proyek memiliki peran dalam mengkoordinasi proyek sebelum dan sesudah proyek diberikan kepada project manager. Yang mana setiap proyek dapat diberikan kepada project manager yang berbeda. Setelah proyek selesai project koordinator harus memeriksa apakah proyek sudah benar-benar selesai dan memeriksa laporan pengerjaan proyek yang dibuat oleh project manager sebelum diberikan kepada direktur operational.
• Manager Proyek
Manager Proyek berperan dalam menangani proyek secara penuh dari awal proyek diterima hingga akhir proyek selesai. Seperti, melaksanakan pemilihan subkon, memperlihatkan kepemimpinan yang baik dan memberikan motivasi bagi para staf dan jajaran nya, memantau pelaksanaan proyek dan hasil-hasilnya,
yang tepat jika pengerjaan proyek tidak sesuai target, melakukan komunikasi dan hubungan dengan customer, membuat laporan pekerjaan proyek untuk project coordinator dan owner, memastikan penerapan sistem manajemen mutu di proyek.
• Manager Lapangan
Manager lapangan sebagai asisten manager proyek yang mana memiliki tanggungjawab membantu tugas manager proyek. Tugas khusus site manager seperti, membuat rencana pelaksanaan di lapangan (rencana mingguan / harian), melaksanakan dan memantau pelaksanaan rencana yang dibuat, melaksanaan pemeriksaan sesuai rencana inspeksi dan pengujian, melaksanakan penanganan ketidaksesuaian yang ditemukan di lapangan, membantu project manager membuat laporan kemajuan pelaksanaan proyek, membina dan melatih keterampilan para staf, tukang, dan mandor, melakukan penilaian kemampuannya sesuai dengan standar yang ditetapkan, mengendalikan pemakaian barang dan peralatan dalam pengerjaan proyek.
• Pelaksana
Pelaksana merupakan orang yang dibawahi langsung oleh manager lapangan. Pelaksana bertanggung jawab di dalam mengawasi pekerjaan mandor dan buruh, sesuai gambar kerja (soft drawing) dan bill of quantity, dan melaporkannya ke manager
lapangan. Pelaksana memiliki tugas di dalam melaporkan kendala atau masalah teknis dilapangan kepada manajer lapangan. Pelaksana juga memiliki wewenang dalam mengajukan permintaan barang, peralatan, dan pekerja. Selain itu pelaksana juga memiliki wewenang dalam memberikan petunjuk pelaksanaan ke mandor.
• Mandor
Mandor adalah pihak atau orang yang bertugas mendatangkan sejumlah tenaga kerja sesuai dengan kualifikasi yang diperlukan seperti kelompok tukang kayu, besi, batu, dan memimpin serta mengawasi pekerjaan proyek, khususnya kinerja dari para pekerja nya.
• Logistik Proyek
Logistik lapangan atau logistik proyek bertanggung jawab dalam pengadaan bahan baku untuk pengerjaan proyek, mengecek barang yang dikirim oleh supplier, menginventarisasi peralatan, bertanggung jawab atas keamanan dan keutuhan alat-alat berat yang digunakan dalam pengerjaan proyek
Visi Perusahaan
PT. SARTONIA AGUNG memiliki Visi :
Menjadi perusahaan swasta nasional terdepan di bidang jasa konstruksi dengan selalu memberikan pelayanan yang prima, berkembang secara berkesinambungan, memberikan kesejahteraan kepada karyawan, pemegang saham, dan stakeholder lainnya melalui tata kelola perusahaan yang baik. Misi Perusahaan
PT. SARTONIA AGUNG memiliki Misi :
• Menghasilkan produk konstruksi yang memenuhi persyaratan mutu konstruksi.
• Menyelesaikan pekerjaan konstruksi sesuai target yang ditetapkan. • Menerapkan ISO 9001:2008 secara konsisten dan melakukan perbaikan
secara berkelanjutan.
3.2 Enterprise Architecture Saat Ini 3.2.1 Tujuan dan Inisiatif
Pada tingkatan ini tujuan dan inisiatif PT. Sartonia Agung digambarkan dalam bentuk arah strategi, analisis, SWOT, CONOPS, strategi bersaing, tujuan strategis, strategi inisiatif, dan ukuran hasil seperti berikut ini.
3.2.1.1 Visi
Seperti terlihat pada profile perusahaan, Visi PT. Sartonia Agung adalah: Menjadi perusahaan swasta nasional terdepan di bidang jasa
konstruksi dengan selalu memberikan pelayanan yang prima, berkembang secara berkesinambungan, memberikan kesejahteraan kepada karyawan, pemegang saham, dan stakeholder lainnya melalui tata kelola perusahaan yang baik.
Visi tersebut menggambarkan bahwa dalam 3 tahun mendatang akan terwujud suatu perusahaan swasta nasional terdepan dibidang jasa konstruksi, sehingga semakin banyak instansi-instansi yang menggunakan jasa PT. Sartonia Agung.
3.2.1.2 Misi
Untuk mencapai visi perusahaan, maka PT. Sartonia Agung menetapkan misi sebagai berikut :
• Menghasilkan produk konstruksi yang memenuhi persyaratan mutu konstruksi.
• Menyelesaikan pekerjaan konstruksi sesuai target yang ditetapkan.
• Menerapkan ISO 9001:2008 secara konsisten dan melakukan perbaikan secara berkelanjutan.
Misi tersebut menggambarkan dukungan dalam mewujudkan visi yang ditetapkan perusahaan.
3.2.1.3 Arah Strategi
Arah strategis dapat didefinisikan sebagai suatu tindakan yang pada akhirnya mengarah pada pencapaian tujuan yang dinyatakan bisnis atau strategi organisasi. Arah strategis didirikan selama fase perencanaan strategi
rencana bisnis strategis dan menetapkan visi tertulis dan juga pernyataan misi. Berdasarkan hasil wawancara kami dengan pihak PT. Sartonia Agung, untuk masa mendatang perusahaan ini memiliki arah strategi sebagai berikut : • Menjadi perusahaan konstruksi pilihan utama yang handal dengan
kinerja kelas dunia.
• Peningkatan kualitas produk dan layanan.
• Mampu mengerjakan lebih dari 10 proyek dalam satu tahun.
• Menjadi perusahaan konstruksi yang menerapkan konsep green construction.
3.2.1.4 Analisa SWOT
Berkat kerjasama yang baik dari pimpinan dan staf perusahaan, saat ini perusahaan berjalan dengan baik walaupun masih terdapat beberapa kekurangan. Dengan analisis SWOT dapat digambarkan bahwa perusahaan memiliki :
Evaluasi Faktor Internal • Strength (Kekuatan)
1. Pengalaman yang sudah matang dibidang konstruksi.
PT. Sartonia Agung sudah 30 tahun bergelut dibidang jasa konstruksi. Sudah banyak proyek yang telah dikerjakan perusahaan ini, sehingga perusahaan ini tidak dapat dipandang sebelah mata untuk pengalamannya. Untuk klasifikasi perusahaan konstruksi, pada saat ini PT. Sartonia Agung telah
berada pada grade 5-7 untuk bidang usaha arsitektural, sipil, mekanikal, dan elektrikal. Penetapan grade tersebut ditentukan berdasarkan pengalaman kerja dan besarnya nilai proyek. 2. Memiliki tenaga ahli yang bersertifikasi.
PT. Sartonia Agung memiliki tenaga-tenaga ahli yang bersertifikasi dibidang konstruksi, dan perusahaan ini selalu mengikut sertakan karyawannya di dalam pelatihan-pelatihan. 3. Mempunyai alat berat milik pribadi.
PT. Sartonia Agung memiliki beberapa alat berat milik pribadi, sehingga dapat meminimalisir pengeluaran dalam penyewaan alat berat. Alat berat yang dimiliki PT.SA adalah Eksavator (3 buah) dan dump truk (4 buah).
4. Memiliki sertifikasi ISO 9001:2008.
ISO 9001:2008 adalah standar internasional yang diakui untuk sertifikasi Sistem Manajemen Mutu (SMM). Sistem manajemen mutu menyediakan kerangka kerja bagi perusahaan dan seperangkat prinsip-prinsip dasar dengan pendekatan manajemen secara nyata dalam aktivitas rutin perusahaan untuk terciptanya konsistensi mencapai kepuasan pelanggan.
5. Memiliki sertifikasi SMK3 (Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja).
Sertifikasi Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja merupakan standar bagi perkerja perusahaan didalam
sertifikasi SMK3 ini, pekerja dilapangan dibekali dengan pengetahuan yang mendalam mengenai pentingnya penggunaan perlengkapan kerja bagi keselamatan.
• Weakness (Kelemahan)
1. Kurangnya jumlah tenaga ahli teknik sipil.
Tenaga ahli teknik sipil merupakan pekerja yang memiliki ijazah lulusan teknik sipil minimal S1 ataupun D3. Pekerja-pekerja ini biasanya menjabat sebagai koordinator proyek, manager proyek, dan pelaksana. PT. Sartonia Agung dalam setahun dapat mengerjakan maksimal sepuluh proyek. Satu tenaga ahli hanya dapat mengerjakan satu sampai tiga proyek dalam setahun. Jika perusahaan mengerjakan lebih dari sepuluh proyek dalam setahun, maka akan ada proyek yang tidak terkendali dengan baik akibat kurangnya tenaga ahli ini.
2. Fasilitas pendukung yang kurang memadai di bidang SI/TI. Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya PT. Sartonia Agung kurang didukung oleh fasilitas SI/TI, seperti program aplikasi, database, jaringan komunikasi (email perusahaan). Hal ini dapat menghambat fungsi pengolahan data dan komunikasi baik di kantor maupun di lapangan.
3. Informasi yang dihasilkan perusahaan sering mengalami keterlambatan.
Masing-masing divisi pada PT. Sartonia Agung tidak saling terintegrasi satu sama lain, sehingga pengolahan informasi dan pendistribusian informasi tidak secara realtime dapat dikelola, hal ini membuat adanya keterlambatan dalam menghasilkan laporan baik dikantor maupun dilapangan. Selain itu hal ini dikarenakan perusahaan masih menggunakan sistem manual, sehingga menghasilkan laporan atau informasi yang kurang akurat.
4. Pendistribusian knowledge sering mengalami keterlambatan. Penyebaran berita-berita dan perkembangan terbaru yang berhubungan dengan perusahaan khususnya dalam kegiatan operasional sering mengalami keterlambatan. Hal ini dikarenakan tidak adanya fasilitas untuk mendistribusikan knowledge yang dimiliki perusahaan kepada setiap karyawan. Selama ini knowledge yang dimiliki oleh setiap divisi hanya disimpan untuk kepentingan pribadi tanpa dilakukan pendistribusian.
5. Kurangnya media pemasaran yang dimiliki perusahaan.
Saat ini teknik pemasaran yang dilakukan PT.Sartonia Agung hanya sebatas melalui viral marketing dan media cetak. Sehingga kesempatan untuk mendapatkan proyek khususnya dari pihak swasta menjadi terbatas, hal ini berpengaruh pada upaya meningkatkan keuntungan perusahaan yang selama ini hanya mengandalkan proyek pemerintah sebagai tulang punggung kegiatan bisnisnya. Untuk mensiasati hal tersebut, kedepannya perusahaan harus melakukan perluasan pemasaran sehingga
semakin besar. Salah satu cara yang bisa dilakukan untuk memperluas pemasaran adalah dengan membuat website perusahaan.
6. Adanya duplikasi penugasan.
Di dalam menjalankan kegiatan bisnisnya, penugasan di setiap unit organisasi perusahaan masih mengalami penumpukan, seperti bagian GA, HRD, Marketing hanya dikepalai oleh satu direktur, sedangkan tugas dan tanggung jawab dari bagian-bagian tersebut berbeda. Hal ini mengakibatkan adanya penumpukan tugas. Selain itu terdapat duplikasi pekerjaan antara Logistik Kantor dan Logistik Proyek, dimana duplikasi pekerjaan tersebut terjadi jika ada permintaan pengadaan bahan material dan alat berat yang dibbutuhkan dalam pengerjaan proyek.
Evaluasi Faktor Eksternal • Opportunity (Peluang)
1. Banyaknya tawaran proyek dari pihak pemerintah, BUMN, dan swasta.
Indonesia sebagai negara yang sedang berkembang banyak melakukan pembangunan, baik pembangunan yang dilakukan pemerintah, BUMN, maupun swasta. Dalam menjalankan pembangunan tersebut dibutuhkan perusahaan konstruksi untuk
pengerjaannya. Hal ini lah yang membuka peluang bagi perusahaan konstruksi dalam mendapatkan proyek.
2. Banyaknya pilihan supplier bahan material.
Di dalam pembangunan atau pengerjaan proyek bahan material sangatlah dibutuhkan. Indonesia sebagai negara berkembang banyak melakukan pembangunan di berbagai bidang. Melihat hal tersebut menyebabkan banyak timbulnya produsen-produsen bahan material. Semakin banyaknya produsen bahan material ini juga menjadi peluang bagi perusahaan konstruksi di dalam menyeleksi harga dan kualitas bahan bangunan yang dibutuhkan. 3. Pekerjaan di bidang konstruksi saat ini sedang booming.
Hingga saat ini jasa konstruksi terus mengalami perkembangan. Hal ini dikarenakan banyaknya permintaan akan perbaikan dan pembangunan diberbagai bidang, seperti perumahaan, gedung, jalan, jembatan, saluran, dan lainnya. Sehingga banyak pihak-pihak yang melakukan investasi dibidang-bidang tersebut.
4. Banyaknya pengetahuan-pengetahuan dibidang konstruksi.
Terus berkembangnya jasa konstruksi menyebabkan banyak bermunculan pengetahuan-pengetahuan dibidang ini. Pengetahuan (knowledge) ini bisa berasal dari buku, internet, ataupun pengalaman perusahaan dalam melaksanankan proyek. Pengetahuan dalam bidang konstruksi ini cukup penting untuk disimpan oleh perusahaan lalu dibagikan kepada karyawannya,
teknik-teknik pelaksanaan pekerjaan konstruksi. • Threats (Ancaman)
1. Banyaknya kompetitor di bidang konstruksi.
Semakin berkembangnya pembangunan infrastruktur di indonesia semakin banyak juga perusahaan konstruksi yang menjadi pesaing, dapat dilihat banyaknya perusahaan konstruksi yang tergabung dalam GAPENSI dapat mencapai 20.000 perusahaan.
2. Persaingan harga tender.
Semakin banyak tawaran proyek yang ditawarkan, maka semakin banyak juga penawaran yang diberikan oleh perusahaan konstruksi, yang tentunya setiap penawaran yang diberikan mempunyai range harga yang bervariasi. Semakin rendah harga penawaran, maka semakin berpeluang mendapatkan proyek yang di tenderkan.
3. Teknologi informasi dan inovasi dibidang konstruksi yang terus berkembang.
Di era modern ini banyak bermunculan teknologi-teknologi baru yang dapat membantu memudahkan kehidupan manusia. Pada dunia bisnis juga terdapat teknologi-teknologi informasi baru khususnya dibidang konstruksi, baik teknologi informasi maupun teknologi lainnya yang berhubungan dengan jasa
konstruksi. Teknologi informasi yang baru ini dapat membantu perusahaan di dalam melakukan proses bisnisnya, namun dapat menjadi ancaman juga bagi perusahaan jika perusahaan ini tidak mengerti cara menggunakannya, sehingga perusahaan harus mengeluarkan biaya lebih untuk melakukan pelatihan kepada karyawan yang nantinya akan memakai teknologi informasi tersebut.
Tabel 3.2 Matrix SWOT Faktor Internal
Faktor Eksternal
(S) Strength • S1: Pengalaman yang
sudah matang dibidang konstruksi.
• S2:Memiliki tenaga ahli yang bersertifikasi. • S3:Mempunyai alat-alat
proyek milik pribadi. • S4: Memiliki sertifikasi
ISO 9001:2008.
• S5: Memiliki sertifikasi SMK3 (Sistem
Manajemen Keselamatan dan kesehatan Kerja).
(W) Weakness • W1: Kurangnya tenaga
kerja dibidang teknik sipil. • W2 : Fasilitas pendukung
yang kurang memadai. • W3 : Informasi yang dihasilkan perusahaan sering mengalami keterlambatan. • W4 : Kurangnya pendistribusian knowledge di perusahaan • W5 : Kurangnya media pemasaran yang dimiliki perusahaan.
• W6 : Adanya duplikasi pekerjaan.
(O) Opportunity. • O1: Banyaknya tawaran proyek dari pihak pemerintah,
Strategi SO
• Mengikuti tender proyek pemerintah, BUMN, dan swasta yang sesuai
Strategi WO • Membuat Knowledge
Management Sistem berupa portal.
BUMN, dan swasta. • O2:Banyaknya pilihan supplier bahan material. • O3 : Pekerjaan di bidang konstruksi saat ini sedang booming. • O4 : Banyaknya pengetahuan-pengetahuan dibidang konstruksi. dengan klasifikasi perusahaan.
• Mencari supplier yang menawarkan harga rendah dan berkualitas • Mempertahankan SDM
yang berpengalaman dan mengikuti pelatihan-pelatihan dibidang konstruksi.
• Menambah jumlah pegawai dibidang teknik sipil.
• Penerapan sistem dan fasilitas pendukung yang efektif untuk menunjang operasional perusahaan. (T) Threats • T1:Banyaknya kompetitor bidang konstruksi. • T2:Persaingan harga tender. • T3: Teknologi informasi dan inovasi dibidang konstruksi yang terus berkembang. Strategi ST • Menawarkan harga
rendah untuk dapat memenangkan proyek namun tetap menjaga mutu sesuai dengan standar konstruksi. • Mempelajari dan mengikuti perkembangan teknologi dibidang IT maupun konstruksi. Strategi WT • Membuat website perusahan untuk memperluas pemasaran.
3.2.1.5 CONOPS Diagram and Scenario
Secara umum skenario proses bisnis pada PT. Sartonia Agung adalah perencanaan proyek, pengadaan pekerja, pengadaan bahan baku, pengadaan alat berat, pengerjaan, dan penagihan. Secara rinci terlihat pada gambar 3.3, gambar 3.4, gambar 3.5, gambar 3.6, gambar 3.7, gambar 3.8, yang menggambarkan bagaimana produk dan layanan dihasilkan oleh PT. Sartonia Agung.
CONOPS PERENCANAAN PROYEK & SCENARIO
Sceenario:
1. Setelah melakukan perjanjian kerja sama antara owner dan perusahaan, owner memberikan surat perintah kerja kepada bag.marketing.
2. Spk diserahkan kepada dirut untuk di evaluasi apakah sesuai dengan dengan perjanjian di surat kontrak.
3. Setelah sesuai dirut memberikan spk tersebut kepada bag. Operasional untuk dibuatkan perhitungan RAP, isi dari RAP yaitu detail mengenai biaya proyek, time schedule, bahan material & alat berat yang dibutuhkan, dan jumlah pekerja. 4. Setelah melakukan perhitungan RAP, kemudian RAP tersebut diserahkan
kepada dirut untuk disetujui & dievaluasi kembali apakah sudah sesuai anggaran atau tidak.
5. Dirut mengembalikan RAP kepada bag.operasional untuk diteruskan ke divisi-divisi lain yang terkait dengan pembuatan proyek.
CONOPS PENGADAAN TENAGA KERJA & SCENARIO
Gambar 3.4 CONOPS Pengadaan Tenaga Kerja Scenario:
1. Manager proyek akan memberikan copy SPK dan RAP ke pelaksana untuk mengatur kebutuhan tenaga kerja di lokasi proyek.
2. Berdasarkan RAP Pelaksana melakukan pencarian supplier tenaga kerja (labour supply), setelah mendapatkan supplier tenaga kerja yang sesuai, pelaksana akan membuat surat kontrak mandor sebagai perjanjian kerjasama selama proyek berlangsung, kemudian diserahkan ke supplier tenaga kerja. Surat
kontrak mandor berisikan tugas dan tanggung jawab pekerja, jangka waktu kontrak, syarat-syarat kerja dan sebagainya.
3. Mandor akan mengevaluasi isi kontrak, setelah sesuai mandor akan menyiapkan para tenaga kerja yang dibutuhkan untuk pengerjaan proyek. Seluruh tenaga kerja merupakan tanggung jawab penuh mandor.
4. Mandor akan mebuat surat tagihan dan diserahkan ke pelaksana.
5. Surat tagihan tersebut akan diserahkan ke manager proyek untuk diteruskan ke bag.keuangan.
6. Manager proyek memberikan surat tagihan kepada bag.keuangan untuk dilakukan pembayaran.
7. Bag.keuangan akan membuat kwitansi pembayaran mandor yang kemudian akan diberikan ke mandor.
Gambar 3.5 CONOPS Pengadaan Bahan Baku Sccenario:
1. Bag.operasional memberikan copy RAP kepada logistik kantor untuk segera melakukan pengadaan bahan material yang dibutuhkan.
2. Berdasarkan RAP tersebut logistik kantor membuat surat open tender supplier yang berisi bahan-bahan material yang dibutuhkan dalam pengerjaan proyek. Surat open tender nantinya akan diberikan kepada para supplier.
3. Supplier melakukan penawaran berdasarkan surat open tender. Penawaran dari para supplier akan disaring untuk dicari penawaran daari supplier mana yang sesuai.
4. Setelah mendapatkan supplier yang sesuai logistik kantor melakukan perjanjian kerjasama dengan supplier dengan membuat surat kontrak supplier. 5. Copy surat open tender akan diserahkan kepada logistik proyek yang nantinya
6. Copy surat open tender juga diberikan ke bag.keuangan yang nantinya digunakan untuk melakukan pembayaran.
7. Supplier mengirimkan bahan material yang dipesan beserta surat jalan ke logistik proyek. Kemudian surat jalan akan dicocokkan dengan surat open tender untuk mengecek apakah barang yang dipesan dengan yang dikirim sesuai.
8. Setelah sesuai logistik kantor akan memberikan surat jalan dari supplier ke bag.keuangan untuk dilakukan pembayaran.
9. Bag.keuangan kembali mengecek surat jalan dan surat open tender apakah sesuai atau tidak, jika sesuai bag.keuangan akan melakukan pembayaran kepada supplier bahan material dengan membuat kwitansi pembayaran bahan material.
Gambar 3.6 CONOPS Pengadaan Alat Berat Scenario :
1. Berdasarkan RAP yang diberikan bag.operasional , logistik kantor akan melakukan proses penyewaan alat berat yang dibutuhkan dalam pengerjaan proyek.
2. Logistik proyek akan mencari dan memilih supplier alat berat yang sesuai, jika sudah mendapatkan supplier alat berat yang sesuai logistik proyek akan melakukan penyewaan alat berat dengan membuat surat sewa alat berat kemudian akan diberikan kepada supplier alat berat.
3. Copy SSAB akan diberikan ke bag.keuangan yang nantinya akan digunakan untuk pembayaran sewa alat berat
4. Copy SSAB juga diberikan kepada logistik proyek yang nantinya akan digunakan untuk mencocokkan alat berat yang datang.
5. Supplier alat berat akan mengirimkan alat berat yang dibutuhkan beserta surat jalan. Kemudian logistik proyek akan mencocokkan alat berat berdasarkan SSAB dan surat jalan.
6. Setelah sesuai logistik proyek akan menyerahkan surat jalan kepada bag.keuangan untuk dilakukan pembayaran.
7. Bag.keuangan akan mngecek kembali surat jalan dan SSAB untuk kemudian akan dilakukan pembayaran dengan membuat kwitansi pembayaran alat berat dan diserahkan kepada supplier alat berat.
CONOPS PENGERJAAN PROYEK & SCENARIO
Gambar 3.7 CONOPS Pengerjaan Proyek Scenario:
1. Berdasarkan copy SPK dari manager proyek, pelaksana nantinya akan menginformasikan kepada para pekerja untuk mulai bekerja.
pengerjaan.
3. Setelah proses pengerjaan berlangsung, manager lapangan akan mencatat kemajuan dari setiap pengerjaan konstruksi dengan membuat rangkuman pengerjaan konstruksi secara harian, mingguan, bulanan. Rangkuman tersebut akan diberikan kepada manager proyek untuk di evaluasi kesesuaiannya terhadap target pelaksanaan proyek yang tertera di SPK .
4. Pelaksana juga akan mencatat kinerja dari para tenaga kerja di lokasi proyek dengan membuat rangkuman kinerja tenaga kerja secara harian, mingguan, bulanan. Rangkuman tersebut akan diserahkan kepada manager proyek.
5. Setiap bulan manager proyek akan membuat laporan proyek , kemudian copy laporan proyek akan diserahkan ke bag.keuangan untuk disertakan dengan penagihan pembayaran kepada owner.
CONOPS PENAGIHAN PEMBAYARAN & SCENARIO
Gambar 3.8 CONOPS Penagihan Pembayaran Scenario :
1. Bag. Keuangan melakukan penagihan angsuran pembayaran kepada owner dengan mencocokkan laporan proyek dengan nilai nominal yang akan ditagih. Bag.keuangan akan membuat surat penagihan beserta copy laporan proyek yang akan diserahkan ke owner.
2. Owner mengecek laporan proyek apakah sesuai dengan nominal yang ditagih, jika sesuai owner akan melakukan pembayaran ke bag.keuangan.
3. Setelah mengecek kas perusahaan bertambah, bag.keuangan akan menghubungi owner untuk menginformasikan bahwa angsuran pembayaran telah berhasil.
3.2.1.6 Strategi Bersaing
Dalam menghadapi persaingan dengan perusahaan-perusahaan yang menghasilkan jasa sejenis, PT. Sartonia Agung menetapkan strategi :
• Menawarkan harga yang rendah dan tetap mengutamakan kualitas. • Menawarkan banyak pilihan produk jasa konstruksi.
• Menjaga dan meningkatkan hubungan kerja yang baik dengan supplier dan pelanggan.
• Memberikan produk dan layanan yang baik kepada pelanggan.
3.2.1.7 Tujuan Strategis
Tujuan strategis PT. Sartonia Agung untuk menjalankan usahanya adalah :
perusahaan berusaha untuk terus menawarkan harga yang rendah namun tetap mengutamakan kualitas.
• Menawarkan banyak pilihan produk jasa konstruksi.
Perusahaan memiliki banyak pilihan produk jasa konstruksi, seperti pembuatan perumahan, jembatan, jalan raya, drainase, dan lainnya. Dengan banyak pilihan produk ini maka perusahaan dapat memenuhi banyak kebutuhan yang diminta oleh pelanggan.
• Menjaga dan meningkatkan hubungan kerja yang baik dengan supplier dan pelanggan.
Dalam rangka memenangkan persaingan, perusahaan terus berusaha menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan. Dengan begitu diharapkan dapat terjalin hubungan kerjasama yang berkelanjutan antara perusahaan dan pelanggan. Selain itu perusahaan juga berusaha menjaga kemitraannya dengan supplier dengan terus melakukan kerjasama, sehingga kebutuhan bahan material yang dibutuhkan perusahaan untuk pengerjaan proyek dapat terus terpenuhi.
• Memberikan produk dan layanan yang baik kepada pelanggan. Dalam melaksanakan pekerjaannya PT. Sartonia Agung
senantiasa menghasilkan produk dan layanan yang sesuai dengan permintaan pelanggan. Untuk menghasilkan produk yang baik,
perusahaan menjalankan pekerjaannya sesuai dengn standar yang ditetapkan GAPENSI (Gabungan Pelaksana Konstruksi Nasional Indonesia). Dengan menghasilkan produk dan layanan yang baik ini diharapkan dapat memberikan kepuasan terhadap pelanggan.
3.2.1.8 Strategi Inisiatif
Dalam menghadapi persaingan dan perubahan lingkungan eksternal, PT. Sartonia Agung mengambil inisiatif sebagai berikut :
• Memberikan penawaran harga yang rendah namun tetap menjaga mutu dan kualitas produk dan layanan perusahaan. • Menawarkan produk jasa konstruksi sesuai dengan bidang
usaha yang dimiliki perusahaan, yaitu arsitektural, sipil, mekanikal, dan elektrikal.
• Mengutamakan kepuasan pelanggan dengan menghasilkan produk konstruksi yang sesuai dengan permintaan dari pelanggan.
• Aktif mengikuti tender proyek yang diselenggarakan oleh pihak pemerintah, BUMN, dan swasta.
• Melakukan kerjasama yang baik dengan supplier untuk memenuhi kebutuhan bahan material dan alat berat yan dibutuhkan.
Dalam melaksanakan visi dan misinya PT. Sartonia Agung mempunyai tiga fungsi bisnis, yaitu pemasaran, operasional, keuangan, dan selanjutnya dibagi menjadi proses bisnis : perencanaan proyek, pengadaan bahan material, pengadaan alat berat, pengadaan tenaga kerja, pengerjaan proyek, dan pembayaran. Layanan bisnis, produk dan jasa yang dihasilkan, dan IT yang digunakan adalah sebagai berikut.
3.2.2.1 Produk dan Jasa Yang Dihasilkan
Produk dan jasa yang dihasilkan PT. Sartonia Agung adalah berupa hasil kontruksi bangunan yang terfokus pada pembangunan perumahan tunggal maupun perumahan kompleks. Tetapi secara keseluruhan PT.Sartonia Agung memiliki produk dan jasa meliputi bidang usaha dibawah ini :
Tabel 3.3 Produk dan Jasa Yang Dihasilkan
No. Klasifikasi Bidang Sub Bidang
1. Arsitektural • Perumahan Tunggal dan koppel, termasuk perawatannya
• Perumahan multi hunian, termasuk perawatannya
• Bangunan pergudangan dan industri, termasuk perawatannya • Bangunan komersial, termasuk
perawatannya
• Bangunan-bangunan non
perumahan lainnya, termasuk perawatannya
• Fasilitas pelatihan sport diluar gedung, fasilitas rekreasi, termasuk perawatannya
2. Sipil • Jalan raya, jalan lingkungan,
termasuk perawatannya
• Jembatan, termasuk perawatan • Pelabuhan atau dermaga, termasuk
perawatan
• Drainase kota, termasuk perawatan • Irigasi dan drainase, termasuk
perawatan
• Persungaian rawa dan pantai, termasuk perawatan
• Bendungan, termasuk perawatan • Pengerukan dan pengurugan,
termasuk perawatannya
• Pekerjaan penyiapan dan pengupasan lahan
3. Mekanikal • Instalasi pemanasan, ventilasi udara dan AC dalam bangunan, termasuk perawatan
• Instalasi pipa gas dalam bangunan, termasuk perawatan
• Instalasi lift dan eskalator, termasuk perawatan
• Pertambangan dan manufaktur, termasuk perawatan
• Kontruksi alat angkut dan alat angkat, termasuk perawatan
4. Elektrikal • Instalasi kontrol dan instrumentasi, termasuk perawatan
3.2.2.2 Layanan Bisnis (Business Service)
Sesuai dengan fungsi bisnisnya yaitu untuk keperluan mendukung kegiatan perusahaan, PT. Sartonia Agung melakukan layanan dibidang perencanaan proyek, pengadaan bahan material, pengadaan alat berat, pengadaan tenaga kerja, pelaksanaan proyek, dan penagihan untuk para supplier dan pelanggannya. Secara rinci dapat terlihat dalam gambar-gambar berikut ini :
Swimlane Process Diagram Perencanaan Proyek
Penjelasan:
1. Owner membuat SPK untuk perusahaan pemenang tender setelah terjadi kesepakatan kerja sama antara owner dan perusahaan konstruksi. Kemudian SPK akan diberikan ke bagian marketing perusahaan.
2. Bagian marketing kemudian memberikan SPK ke dirut untuk dievaluasi.
3. Setelah mengecek kesesuaian SPK, dirut akan memberikan kepada bagian operasional untuk dibuatkan perhitungan RAP.
4. Bagian Operasional akan melakukan perhitungan RAP berdasarkan SPK yang diterima. Perhitungan tersebut mencakup anggaran proyek, time schedule, jumlah pekerja, alat berat dan bahan material yang dibutuhkan.
5. Kemudian RAP akan diberikan kepada dirut. Dirut akan mengecek RAP tersebut, jika:
a) RAP sesuai maka dirut akan menyetujui RAP, dan dikembalikan lagi ke bagian operasional.
b) RAP tidak sesuai maka dirut akan memerintahkan bagian operasional untuk menghitung kembali RAP.
Swimlane Process Diagram Pengadaan Tenaga Kerja
Penjelasan :
1. Manager proyek akan memberikan copy RAP dan SPK kepada pelaksana untuk pengadaan tenaga kerja proyek.
2. Berdasarkan RAP bagian pelaksana akan mencari dan menentukan mandor yang mampu menyediakan tenaga kerja sesuai dengan yang dibutuhkan. 3. Setelah mendapatkan mandor yang sesuai, pelaksana membuat surat kontrak
mandor sebagai perjanjian kerjasama.
4. Berdasarkan surat kontrak mandor, mandor akan mengecek kembali surat kontrak dan menyiapkan para pekerja yang dibutuhkan.
5. Nantinya setelah para pekerja mulai bekerja kemudian mandor akan membuat surat tagihan pekerja yang akan diberikan ke pelaksana, disini mandor bertanggung jawab atas pemberian upah kepada para pekerjanya.
6. Pelaksana akan memberikan surat tagihan tersebut kepada manager proyek untuk disampaikan kepada bagian keuangan.
7. Manager proyek memberikan surat tagihan pekerja kepada bagian keuangan untuk segera dilakukan pembayaran.
8. Berdasarkan surat tagihan tersebut bagian keuangan akan melakukan pembayaran kepada mandor.
Penjelasan :
1. Bagian Operasional akan memberikan RAP kepada logistik kantor untuk dilakukan pengadaan bahan material yang dibutuhkan.
2. Berdasarkan RAP logistik kantor akan melakukan open tender supplier dengan membuat surat open tender supplier dan diberikan kepada para supplier bahan material dan copy surat open tender akan dberikan kepada logistik proyek dan bagian keuangan.
3. Setelah menerima surat open tender, supplier akan mengajukan penawaran bahan baku sesuai dengan yang tertera pada surat open tender kepada logistik kantor.
4. Setelah menerima penawaran supplier, logistik kantor akan mengecek : a) Jika penawaran tidak sesuai dengan RAP maka logistik kantor
akan mencari supplier lain.
b) Jika penawaran sesuai maka akan dibuatkan surat kontrak supplier.
5. Kemudian supplier akan mengirimkan bahan material yang dibutuhkan dalam pengerjaan ke lokasi proyek beserta surat jalan.
6. Logistik proyek menerima bahan material dan mencocokkan surat jalan dengan copy surat open tender. Setelah cocok logistik proyek akan mengirim surat jalan ke bagian keuangan.
7. Berdasarkan surat tagihan dari supplier, bagian keuangan akan melakukan pembayaran kepada supplier dengan mencocokkan surat
jalan dan copy surat open tender terlebih dahulu. Setelah cocok akan dilakukan pembayaran kepada supplier.
Gambar 3.12 Swimlane Diagram Pengadaan Alat Berat Penjelasan :
1. Bagian operasional akan memberikan RAP kepada logistik kantor untuk dilakukan pengadaan alat berat yang dibutuhkan.
2. Berdasarkan RAP, logistik kantor akan mencari dan menentukan supplier alat berat yang sesuai.
3. Setelah mendapatkan supplier alat berat, kemudian akan dibuat surat sewa alat berat dan diberikan kepada supplier alat berat, dan copy SSAB akan diberikan ke logistik proyek dan bagian keuangan.
4. Kemudian supplier alat berat akan mengirimkan alat berat yang dibutuhkan ke lokasi proyek beserta surat jalan.
5. Logistik proyek akan menerima alat berat dan mencocokkan alat berat yang dikirim dengan surat jalan dan copy SSAB.setelah cocok surat jalan akan diberikan kepada bag.keuangan.
6. Berdasarkan surat tagihan dari supplier, bagian keuangan akan melakukan pembayaran kepada supplier dengan mencocokkan surat jalan dan copy SSAB terlebih dahulu.
Swimlane Process Diagram Pengerjaan Proyek
Penjelasan :
1. Manager proyek akan memberikan SPK kepada pelaksana, yang menandakan bahwa sudah bisa memulai pengerjaan.
2. Pelaksana akan menginformasikan kepada para pekerja untuk mulai bekerja. 3. Para pekerja melakukan pengerjaan proyek.
4. Berdasarkan perkembangan pembangunan proyek manager lapangan akan merangkum pengerjaan proyek, yang kemudian akan diberikan kepada manager proyek.
5. Berdasarkan rangkuman pengerjaan proyek, manager proyek akan membuat laporan proyek yang akan diberikan kepada bagian keuangan sebagai acuan untuk melakukan penagihan.
Swimlane Process Diagram Penagihan Pembayaran
Gambar 3.14 Swimlane Diagram Penagihan Pembayaran Penjelasan :
1. Bagian keuangan akam melakukan penagihan pembayaran proyek kepada owner, berdasarkan laporan proyek yang diterima, dengan membuat kwitansi penagihan.
2. Owner menerima kwitansi penagihan tersebut,kemudian akan dilakukan pembayaran.
3. Bagian keuangan akan menerima uang pembayaran dari owner.
3.2.2.3 IT Yang Digunakan
Beberapa aplikasi sistem informasi yang saat ini digunakan ole PT. Sartonia Agung adalah aplikasi pembuatan surat-surat dan formulir, aplikasi pembuatan RAB dan RAP, aplikasi keuangan, dan aplikasi perancangan gambar yang didukung oleh perangkat keras dan perangkat lunak berbasis jaringan local, internet, dan intranet. Secara lebih terperinci dapat dilihat pada tabel berikut.
Tabel 3.4 IT Yang Digunakan
Hardware Software Internet Intranet
- PC (Personal Computer) - Notebook - Printer - Scanner - Micorsoft word 2007 - Microsoft Excel 2007 - Autocad - Adober Reader 9.0
Telkom Speedy LAN (Local Area Network)
3.2.2.4 Business Plan
3.2.2.4.1 Business Overview
Business Overview menjelaskan secara keseluruhan bisnis yang berkaitan dengan perusahaan mulai dari letak geografis hingga proses yang terjadi antara fungsi area dengan fungsinya.
• Lokasi Geografis
Berikut ini merupakan gambaran dalam perusahaan mengenai unit organisasi dan lokasinya. Pada tabel 3.5 ini menjelaskan letak lokasi dari setiap bagian organisasi, yang mana perusahaan tidak berdiri hanya pada satu lokasi saja. Oleh karena itu setiap bagian dari organisasi harus menjelaskan posisi lokasi pekerjaannya.
Tabel 3.5 Lokasi Geografis
Organizational Units Location
Head Office Site Project
Dir. Utama √
Dir. Keuangan √
Dir. Operasional √
Dir. Marketing/HRD/GA √
Logistik Kantor √ Kordinator Proyek √ Manajer Proyek √ Manajer Lapangan √ Logistik lapangan √ Pelaksana √ Mandor √ Marketing √ Estimasi √ HRD/GA √
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa PT.Sartonia Agung memiliki dua lokasi yang berbeda,sehingga unit organisasi di perusahaan dibagi kedalam head office dan site project.
• Proses
Berikut ini menjelaskan setiap fungsional area dari perusahaan yang dibagi kedalam beberapa fungsi.
Tabel 3.6 Area Fungsional
Functional area Function
Direktur utama • Menetapkan organisasi perusahaan .
• Menetapkan kebijakan mutu.
• Melaksanakan tinjauan manajemen atas penerapan sistem manajemen mutu.
• Memberikan komitmen dalam
memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan perundangan terkait.
• Bertanggung jawab dalam setiap
pelaksanaan proyek secara keseluruhan.
• Membuat keputusan dalam
perusahaan.
• Mengetahui pembuatan surat kontrak.
Keuangan • Perencanaan keuangan
• Penanggulangan resiko keuangan • Membuat laporan keuangan
• Mengurusi seluruh kegiatan keuangan
Operasional • Betanggung jawab terhadap seluruh
kegiatan operasional proyek
• Bertanggung jawab terhadap hasil kinerja kordinator proyek
• Meningkatkan kualitas operasional perusahaan
Marketing/HRD/GA
• Mempelajari setiap persyaratan tender dengan detail.
• Mencari informasi proyek-proyek yang
akan ditenderkan
• Membuat check list pemenuhan
persyaratan tender.
• Melaksanakan rekrutmen dan seleksi
calon karyawan
• Merencanakan, melaksanakan, dan
mengevaluasi pelatihan
• Menyediakan fasilitas dan layanan administrasi perkantoran
• Mendukung kelancaran operasional perusahaan
Project koordinator • Menunjuk manager proyek
• Bertanggung jawab terhadap seluruh proyek yang sedang berjalan • Meninjau perkembangan setiap
proyek
Project manager • Membuat usulan organisasi proyek ke Direktur
• Membuat rencana pelaksanaan proyek (biaya, mutu, waktu)
• Melaksanakan pemilihan subkon
• Memantau pelaksanaan proyek dan
hasil-hasilnya
• Menetapkan tindakan perbaikan untuk penanganan masalah
• Melakukan komunikasi dan hubungan
dengan customer
• Membuat laporan ke manajemen dan
ke customer
• Memastikan penerapan sistem
manajemen mutu di proyek
Site manager • Membuat rencana pelaksanaan di
lapangan (rencana mingguan / harian)
• Melaksanakan dan memantau
pelaksanaan rencana yang dibuat
• Melaksanaan pemeriksaan sesuai
rencana inspeksi dan pengujian
• Melaksanakan penanganan
ketidaksesuaian yang ditemukan di
lapangan
• Membuat laporan kemajuan
pelaksanaan proyek
peralatan di proyek.
Pelaksana • Melaksanakan rencana kerja dan
pengawasan di lapangan
• Melaksanakan rencana
mingguan/harian
• Membuat laporan harian
• Melakukan pengawasan kerja di
lapangan
• Melakukan koordinasi kerja di
lapangan
• Melaksanakan pemeriksaan hasil kerja
• Melaksanakan penanganan masalah di
lapangan
3.2.2.4.2 Executives Team Profile
PT. Sartonia Agung memiliki beberapa tim eksekutif yang berperan di dalam kegiatan bisnis oerusahaan dan juga memiliki fungsi bisnis disetiap divisi perusahaan. Oleh karena itu, Executive Team Profile berfungsi untuk menjelaskan mengenai bagaimana eksekutif berinteraksi dengan fungsi bisnis yang terjadi pada perusahaan.
Pemetaan Eksekutif ke fungsi
Berikut adalah pemetaan dari setiap eksekutif pada perusahaan. Pada tabel 3.7 ini menjelaskan bagaimana setiap eksekutif berhubungan langsung dengan fungsi bisnisnya. Setiap eksekutif dapat terlibat dalam fungsi sebagai penanggung jawab, pembuat kebijakan, keahlian teknis, dan pelaksana pekerjaan.
Tabel 3.7 Pemetaan Eksekutif Ke Fungsi
Executive
Management Keuangan Operasional Marketing/GA/HR D P er ja n ji an K o n tr ak P en g am b il an k ep u tu sa n S as ar an m u tu p er u sa h aa n S tr at eg i b is n is P er en ca n aa n k eu an g an A ru s k as m as u k d an k el u ar P em b ay ar an L ap o ra n k eu an g an P er en ca n aa n p ro y ek P el ak sa n aa n p ro y ek L ap o ra n p ro y ek M en d ap at k an p ro y ek D o k u m en p er u sa h aa n R ek ru tm en k ar y a w an In v en at a ri s k an to r Dir. Utama R R R R A A A A I Dir. Keuangan R R R R A A A A I I Dir. Operasion R R R A A A
Dir. Marketing /GA/HRD
R R R R
A A
3.2.2.5Business Process Diagram
Business process diagram dibangun berdasarkan proses bisnis yang berjalan pada PT. Sartonia Agung. Terdiri dari empat bagian, yaitu input, control, output, dan mecahnisme. Dari bagian tersebut akan menjelaskan alur dari porses bisnis mulai dari data yang masuk sampai keluar akan menghasilkan data seperti apa. Pada gambar 3.14 menjelaskan bagaimana proses bisnis dapat terjadi melalui empat bagian tersebut.
Gambar 3.15 Business Process Diagram
3.2.2.6Activity Product Matrix
Activity product matrix menggambarkan aktivitas bisnis dengan produk yang dihasilkan oleh PT. Sartonia Agung. Pada
bisnis yang berkaitan langsung dengan produk yang dihasilkan yang dapat bersifat sebagai membangun, menjual, menyimpan, mendistribusi, melayani, keuangan, dan legal.
Tabel 3.8 Activity Product Matrix
P er ja n ji an k o n tr ak P er en ca n aa n p ro y ek P en g ad aa n p ek er ja P en g ad aa n b ah an m at e ri al d an a la t b er at P em b ay ar an P el ak sa n aa n p ro y ek P en ag ih an Remarks Business Product Konstruksi L D R R F M F
R = Research & Develop, M = Manufacture, W = Warehouse, D = Distribute, S = Service, F = Financials, L = Legal
3.2.3 Data dan Informasi
Secara fisik data dan informasi PT. Sartonia Agung dapat terlihat di dalam artifact-artifact dibawah ini :
3.2.3.1 Object State Transition Diagram
Object state transmition diagram ini menggambarkan daur hidup dari sebuah objek di PT. Sartonia Agung dari awal proses
hingga akhir proses bisnis. Pada gambar ini menjelaskan rangkaian objek yang terjadi selama proses bisnis berjalan.
Gambar 3.16 Object State Transition Diagram
Pada gambar 3.15 dapat dilihat bahwa alur objek yang terjadi mulai melakukan perjanjian kontrak terlebih dahulu oleh dirut dengan owner, kemudian diakhiri dengan melakukan perawatan dari hasil pekerjaan yang telah dilakukan perusahaan.
3.2.3.2 Logical Data Model
Model data entity relationship dibangun berdasarkan dari proses bisnis yang berjalan pada PT. Sartonia Agung. Pada gambar 3.16 dijelaskan bahwa kumpulan dari objek-objek yang
digunakan untuk mengetahui struktur logik dari sebuah database secara grafik.
3.2.3.3 Activity / Entity Matrix
Berikut ini gambaran dari subjek data yang ada dengan fungsi bisnis. Pada tabel 3.9 menjelaskan bahwa setiap fungsi memiliki kunci yang berbeda untuk mengakses sebuah subjek data. Kunci tersebut ada empat, yaitu create, read, update, dan delete.
Tabel 3.9 Activity / Entity Matrix Subjek Data Fungsi S u ra t K o n tr ak ( S K ) S P K R A P S K S S S A B L ap o ra n p ro y ek S u p p li er b ah an m at er ia l S u p p li er a la t b er at M an d o r S K M K w it an si p em b ay ar an b ah an m at er ia l K w it an si p em b ay ar an s ew a al at b er at K w it an si p em ab ay ra n p ek er ja S u ra t o p en t en d er K w it an si p en ag ih an Menyetujui SK U Mereview SPK R R R Membuat RAP R C Mencari supplier R R C Membuat SKS R C Menghubungi rental alat R R
Membuat SSAB R C Membuat lap. proyek C Mencari mandor R R Membuat kwitansi pembayaran rental R C Membuat kwitansi pembayaran bahan baku R R Membuat kwitansi pembayaran pekerja R C Membuat SKM R C Membuat kwitansi penagihan R C 3.2.4 Aplikasi Sistem yang digunakan
Untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan, PT. Sartonia Agung menggunakan aplikasi – aplikasi sebagai berikut.
3.2.2.7Perangkat lunak aplikasi
Tabel 3.10 Perangkat Lunak Aplikasi No. Perangkat Lunak
Aplikasi
Keterangan
1 Microsoft Word 2007 Perangkat lunak ini digunakan untuk membuat surat-surat dan formulir yang terkait dengan proses bisnis perusahaan. 2 Microsoft Excel 2007 Perangkat lunak ini digunakan untuk
melaksanakan perhitungan keuangan perusahaan, membuat RAB dan RAP, dan membuat laporan keuangan.
3 AutoCAD Perangkat lunak ini digunakan untuk membuat gambar perencanaan proyek (soft drawing).
4 Adobe Reader 9.0 Perangkat lunak ini digunakan untuk membaca file yang di scan denggan menggunakan scanner.
3.2.4.2 Layanan Integrasi System dan Database
Integrasi Sistem adalah proses menggabungkan atau menghubungkan sistem komputer atau aplikasi perangkat lunak yang berbeda secara fisik maupun fungsional. Sejauh ini PT.
database. Penyimpanan data yang ada di PT. SA masih dilakukan secara manual dan tidak teringrasi dengan semua fungsi bisnis. Dengan tidak adanya integrasi sistem dan database menyebabkan PT. Sartonia Agung mengalami kesulitan di dalam mencari data-data perusahaan yang diperlukan.
3.2.4.3 Sistem Operasi Komputer
Sistem operasi adalah perangkat lunak komputer atau software yang bertugas untuk melakukan kontrol dan manajemen perangkat keras dan juga operasi-operasi dasar sistem, termasuk menjalankan software aplikasi seperti program-program pengolah data yang bisa digunakan untuk mempermudah kegiatan manusia. Di era modern ini banyak ditawarkan produk-produk sistem operasi seperti Windows, Unix, Linux, dan lainnya. PT. Sartonia Agung memilih menggunakan sistem operasi Windows XP untuk setiap unit komputernya. PT. SA menilai Windows XP lebih mudah digunakan dibandingkan dengan sistem operasi lainnya, sehingga PT. SA tidak menginginkan untuk mengganti sistem operasi yang digunakan, karena Windows XP dinilai cukup userfriendly dengan pengguna.
3.2.4.4 System Data Flow Diagram
Diagram alur data (DFD) pada PT. Sartonia Agung yang dibuat sesuai dengan alur proses bisnis yang berjalan untuk mengetahui pembagian sistem kedalam alur kegiatan. Pada gambar 3.17 menjelaskan bahawa pembagian sistem tersebut menghasilkan data store serta akivitas yang dilakukan oleh eksternal agent.
3.2.5 Infrastruktur dan Jaringan yang Digunakan
Berikut ini menggambarkan infrastruktur dan jaringan yang digunakan pada PT. Sartonia Agung.
Jaringan Komunikasi Data
Model dasar komunikasi dapat juga menjadi dasar bagi diagram yang menunjukan cara data dikomunikasikan melalui komputer. Jaringan komunikasi data adalah pergerakan data dan informasi yang dikodekan dari suatu titik ke titik lain. Dalam membagi data internet, PT. Sartonia Agung menggunakan kabel LAN (Local Area Network) dan memanfaatkan Telkom Speedy sebagai internet provider (penyedia layanan internet). Berikut ini merupakan gambaran dari jaringan komunikasi data yang ada pada PT. Sartonia Agung.
Berdasarkan identifikasi komponen – komponen EA saat ini, manajemen PT. Sartonia Agung dan teori pendukung pada bab II, dapat disimpulkan tiga kekompok masalah, yaitu : masalah strategis, masalah managerial, dan masalah operasional, baik menyangkut proses bisnis maupun dukungan pengolahan data yang diperlukan. 3.3.1 Masalah Strategis
3.3.1.1 Masalah Visi dan Misi
Visi PT. Sartonia Agung adalah “Menjadi perusahaan swasta nasional terdepan di bidang jasa konstruksi dengan selalu memberikan pelayanan yang prima, berkembang secara berkesinambungan, memberikan kesejahteraan kepada karyawan, pemegang saham, dan stakeholder lainnya melalui tata kelola perusahaan yang baik”.
Berdasarkan teori visi & misi, maka akan diusulkan penyempurnaan dari visi perusahaan agar lebih fleksibel, mudah dipahami, tidak rumit, dan menarik.
Sedangkan misi perusahaan ini adalah :
• Menghasilkan produk konstruksi yang memenuhi persyaratan mutu konstruksi.
• Menyelesaikan pekerjaan konstruksi sesuai target yang ditetapkan.
• Menerapkan ISO 9001:2008 secara konsisten dan melakukan perbaikan secara berkelanjutan.
Untuk mewujudkan visi yang ditetapkan diperlukan misi perusahaan yang mendukungnya, sehingga diperlukan formulasi ulang dari misi perusahaan. Berdasarkan teori visi dan misi dikatakan bahwa misi yang baik adalah sebagai berikut :
1. Cukup luas untuk dapat diterapkan selama beberapa tahun sejak saat ditetapkan.
2. Cukup spesifik untuk mengkomunikasikan arah.
3. Fokus pada kompetensi atau kemampuan yang dimiliki perusahaan.
4. Bebas dari jargon dan kata-kata yang tidak bermakna.
Berdasarkan hasil analisa, misi yang ditetapkan PT. Sartonia Agung sudah berdasarkan kriteria misi yang baik. Namun untuk mencapai visi yang ditetapkan perusahaan, diperlukan formulasi tambahan yang dapat mendukung tercapainya visi perusahaan. Formulasi tambahan itu akan dituliskan dalam usulan visi dan misi di bab 4.
3.3.1.2 Strategi Perusahaan
Strategi Perusahaan yang saat ini dijalankan adalah :
• Memberikan penawaran harga yang rendah namun tetap menjaga mutu dan kualitas produk dan layanan perusahaan. • Menawarkan produk jasa konstruksi sesuai dengan bidang
usaha perusahaan, yaitu arsitektural, sipil, mekanikal, dan elektrikal.
produk konstruksi yang sesuai dengan permintaan dari pelanggan.
• Mengikuti tender proyek yang diselenggarakan oleh pihak pemerintah, BUMN, dan swasta.
Berdasarkan analisis SWOT diusulkan strategi : Tabel 3.11 Strategi SWOT Strategi SO
• Mengikuti tender proyek pemerintah, BUMN, dan swasta yang sesuai dengan klasifikasi perusahaan. • Mencari supplier yang
menawarkan harga rendah dan berkualitas
• Mempertahankan SDM yang berpengalaman dan mengikuti pelatihan-pelatihan dibidang konstruksi.
Strategi WO • Membuat Knowledge
Management Sistem berupa portal.
• Menambah jumlah pegawai dibidang teknik sipil.
• Penerapan sistem dan fasilitas pendukung yang efektif untuk menunjang operasional perusahaan.
Strategi ST • Menawarkan harga
rendah untuk dapat
Strategi WT
• Membuat website perusahan untuk memperluas pemasaran.
memenangkan proyek namun tetap menjaga mutu sesuai dengan standar konstruksi. • Mempelajari dan mengikuti perkembangan teknologi dibidang IT maupun konstruksi. 3.3.2 Masalah Taktis
Lima Daya Persaingan Porter
Dalam analisis lima daya persaingan Porter, kita dapat mengetahui lima faktor eksternal yang dapat mempengaruhi perusahaan yang berasal dari Intraindustry Rivalry (Perusahaan Pesaing), Barganing Power of Supplier (kekuatan tawar-menawar supplier), Barganing Power of Buyers (kekuatan tawar-menawar pembeli), Potential New Entrants (Pendatang baru yang potensial), dan Subtitute Product (Produk pengganti). Berdasarkan hasil analisis, maka dapat diketahui lima kekuatan Porter yang ada pada PT. Sartonia Agung adalah :
1. Intraindustry Rivalry (Perusahaan Pesaing)
Perkembangan perusahaan konstruksi di Indonesia dari tahun ke tahun terus mengalami peningkatan. Hal ini dapat dilihat
yang digambarkan pada tabel dibawah ini.
Tabel 3.12 Statistik Perusahaan Konstruksi 2004-2009 Badan Pusat Statistik (BPS) Provinsi 2004 2005 2006 2007 2008 2009 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 1 Nanggroe Aceh Darussalam 3710 3866 4071 4026 6069 7227 2 Sumatera Utara 3890 3807 3936 3889 7169 7818 3 Sumatera Barat 2837 2435 2664 2247 4477 4711 4 Riau 1973 1652 1773 1795 5,678 6,027 5 Jambi 1807 1931 2302 2454 3059 3286 6 Sumatera Selatan 2548 2629 2394 2862 3668 3952 7 Bengkulu 657 804 693 660 1132 1176 8 Lampung 3857 3636 4033 5146 2542 2704 9 Kep. Bangka Belitung 325 294 388 358 905 935 10 Kepulauan Riau - 332 502 411 1701 1971 11 DKI Jakarta 4417 5015 4690 5372 6809 7643 12 Jawa Barat 6268 6500 6438 6194 10755 11745
13 Jawa Tengah 7619 7203 5535 4191 11050 11642 14 DI Yogyakarta 1239 1155 1081 1048 1183 1234 15 Jawa Timur 8356 7958 7303 7202 16902 17740 16 Banten 1285 1749 1182 1419 2380 2745 17 Bali 1731 1615 1571 1575 2221 2348 18 Nusa Tenggara Barat 1213 1253 1198 1217 2316 2426 19 Nusa Tenggara Timur 1780 1660 1553 1607 4056 4237 20 Kalimantan Barat 2994 2171 2023 1997 5135 5657 21 Kalimantan Tengah 178 202 218 216 3366 3596 22 Kalimantan Selatan 4613 4783 4101 4558 3689 3945 23 Kalimantan Timur 1454 1671 1678 1757 6493 7280 24 Sulawesi Utara 191 214 242 218 2296 2411 25 Sulawesi Tengah 2217 2554 2128 2623 2521 2722 26 Sulawesi Selatan 5728 4965 4960 4963 7921 8669 27 Sulawesi 1026 1056 1246 1207 2451 2700
28 Gorontalo 1132 1288 1612 1540 1301 1408 29 Sulawesi Barat - 576 655 621 1427 1485 30 Maluku 1197 1028 1136 1124 2266 2343 31 Maluku Utara 989 1149 1132 1053 1603 1831 32 Papua Barat 2191 1246 1503 1424 1564 2020 33 Papua - 994 926 927 3218 3903 TOTAL 79422 79391 76867 77901 139322 151537 Sumber : www.bps.go.id
Berdasarkan tabel diatas dapat disimpulkan bahwa persaingan pada perusahaan dibidang konstruksi sangat ketat. Terlebih lagi banyak perusahaan konstruksi yang didukung oleh teknologi informasi untuk menjalankan proses bisnisnya.
Berdasarkan hasil analisa kami, PT. Sartonia Agung harus mulai melakukan inovasi didalam mendukung proses bisnisnya, khususnya dengan mengembangkan teknologi informasi di perusahaan. Pada saat ini PT. Sartonia Agung tidak memaksimalkan penggunaan IT/IS, sehingga dikhawatirkan untuk masa mendatang PT. Sartonia Agung tidak dapat bersaing dengan para kompetitor industri sejenis.
2. Barganing Power of Supplier (kekuatan tawar-menawar supplier)
Pemasok merupakan faktor terpenting bagi perusahaan jasa konstruksi untuk menjalankan proses bisnisnya. Dengan banyaknya jumlah pemasok, maka terjadi persaingan harga dikalangan pemasok. Hal ini menguntungkan bagi perusahaan, karena perusahan dapat memilih pemasok mana yang menawarkan harga paling rendah sehingga dapat meningkatkan efisiensi biaya bagi perusahaan.
Berdasarkan hasil analisa pada PT. Sartonia Agung, saat ini perusahaan mempunyai beberapa pemasok bahan baku dan alat berat seperti CV. Semangat Jaya, CV. Sinar Asia, PT. Tampean Sakti, PT. Dusaspun, PT. Duracon Indo, PT. Subur Jaya Raya. Jadi PT. Sartonia Agung tidak khawatir akan pengadaan bahan baku dan alat berat. Sehingga proses bisnis perusahaan dapat berjalan dengan lancar.
3. Potential New Entrants (Pendatang baru yang potensial) Dalam bidang konstruksi perusahaan dapat diklasifikasikan berdasarkan grade (1-7). Grade ini dibedakan berdasarkan nilai proyek yang pernah dikerjakan oleh perusahaan. Untuk grade 1-3 dapat mengerjakan nilai proyek hingga 500 juta. Sedangkan grade 4 dapat mengerjakan proyek
batasan maksimal nilai proyek yang dapat dikerjakan.
Jika ada perusahaan baru yang bergerak dibidang jasa konstruksi, maka perusahaan tersebut diklasifikasikan sebagai perusahaan konstruksi grade 1, karena perusahaan baru dianggap belum memiliki pengalaman. Jadi dapat disimpulkann bahwa pendatang baru bukan merupakan ancaman bagi PT. Sartonia Agung, khususnya untuk tender proyek yang diadakan pihak pemerintah dan BUMN.
4. Barganing Power of Buyers (kekuatan tawar-menawar pembeli)
Pelanggan mempunyai kendali dalam menentukan barang mana yang bisa mereka dapatkan sesuai dengan kemampuan dan kebutuhan pelanggan.
Pada kasus ini buyer dapat diartikan sebagai owner suatu proyek, dimana owner bisa menentukan perusahaan konstruksi mana yang memberikan penawaran harga terendah dan dapat memenuhi persyaratan dari owner. Oleh karena itu untuk mengantisipasi kekuatan tawar-menawar pembeli, PT. Sartonia Agung harus dapat memberikan penawaran terendah dan memenuhi persyaratan yang ditentukan.
5. Subtitute Product (Produk pengganti)
Ancaman produk pengganti merupakan barang atau jasa yang ditawarkan oleh perusahaan. Ancamannya adalah apabila
