STRUKTUR ORGANISASI DEPARTEMEN SDM DI INDUSTRI PARIWISATA
4.9 BENTUK STRUKTUR ORGANISASI
Organisasi memerlukan hubungan struktural tertentu antara departemen yang berbeda dan individu yang bekerja di sana untuk pencapaian tujuan yang diinginkan. Pembentukan hubungan formal antara individu yang bekerja dalam organisasi dan untuk mengkoordinasikan upaya individu yang berbeda secara efisien. Untuk mengatur upaya individu yang berbeda secara efisien. Untuk mengatur upaya individu yang berbeda, salah satu jenis struktur organisasi berikut dapat dibentuk oleh departemen Manajemen Sumber Daya Manusia:
1. Organisasi Lini 2. Organisasi Lini & Staf 3. Organisasi Fungsional 4. Organisasi Komite 5. Organisasi Proyek 6. Organisasi Matriks.
❖ Organisasi lini: Organisasi garis mewakili struktur dalam hubungan vertikal yang melaluinya otoritas mengalir. Ini adalah bentuk struktur organisasi yang paling sederhana dan juga dikenal sebagai organisasi skalar atau militer
Gambar 4.1 Organisasi Lini
Dalam garis wewenang ini mengalir dari atas ke bawah di seluruh organisasi. Kekuasaan atau kuantum otoritas tertinggi di atas dan berkurang di setiap tingkat hierarki ke bawah yang berurutan. Setiap orang dalam suatu organisasi berada dalam rantai komando langsung di mana setiap posisi orang berada di bawah hierarki dan dengan demikian garis wewenang tidak hanya menjadi jalan komando bagi personel yang beroperasi, tetapi juga menyediakan saluran komunikasi, koordinasi, dan akuntabilitas dalam perusahaan.
Keunggulan organisasi lini
i. Mudah dibentuk dan mudah dipahami oleh karyawan
ii. Ini memfasilitasi kesatuan komando sehingga menegaskan rantai skalar organisasi iii. Ada identifikasi yang jelas tentang hubungan wewenang dan tanggung jawab
iv. Ini memastikan disiplin yang sangat baik dalam organisasi karena setiap individu tahu kepada siapa dia bertanggung jawab.
v. Ini memfasilitasi pengambilan keputusan yang mudah dan cepat karena ada otoritas yang pasti di setiap tingkat.
Kelemahan Organisasi Lini: Dengan pertumbuhan organisasi lini menempatkan terlalu banyak beban kerja pada atasan.
i. Ada konsentrasi di atas yaitu jika bos atas tidak mampu organisasi tidak akan berhasil ii. Organisasi lini tidak cocok untuk organisasi besar karena tidak menyediakan spesialis
dalam strukturnya
iii. Praktis tidak ada komunikasi dari bawah ke atas karena terlalu banyak konsentrasi otoritas di tingkat yang lebih tinggi.
iv. Terlepas dari kelemahan ini, struktur organisasi garis sangat populer terutama di organisasi kecil di mana jumlah atau tingkat otoritasnya lebih sedikit dan jumlah orangnya sedikit.
❖ Organisasi Lini & Staf: Organisasi lini memberikan wewenang pengambilan keputusan tetap kepada individu di puncak organisasi. Sedangkan pada organisasi lini dan staf kewenangan lini tetap sama seperti pada organisasi lini. Otoritas mengalir dari atas ke bawah. Perbedaan utama adalah bahwa spesialis melekat pada manajer lini untuk menasihati mereka tentang hal-hal penting. Para spesialis ini siap dengan spesialisasi mereka untuk melayani petugas garis dan ketika layanan mereka diminta untuk mengumpulkan informasi dan memberikan bantuan yang akan memungkinkan petugas garis untuk melakukan kegiatan mereka dengan lebih baik. Petugas staf tidak memiliki kekuatan komando karena mereka dipekerjakan untuk memberikan nasihat ahli kepada petugas lini.
Gambar 4.2 Organisasi Lini & Staf
Organisasi lini dan staf menjadi populer karena masalah manajemen tertentu menjadi sangat kompleks dan untuk mengatasinya, diperlukan pengetahuan ahli yang dapat diberikan oleh petugas staf.
Keunggulan organisasi Lini & Staf
i. Pengetahuan khusus: Manajer lini mendapatkan manfaat dari pengetahuan khusus staf yang berspesialisasi di berbagai tingkatan.
ii. Pengurangan beban: Staf spesialis membebaskan manajer lini dari kerepotan berkonsentrasi pada fungsi khusus seperti akuntansi, dll.
iii. Usia berat badan yang tepat: Banyak masalah yang diabaikan dalam organisasi lini akan ditangani di organisasi lini dan staf oleh staf spesialis.
iv. Keputusan yang Lebih Baik: Staf spesialis membantu eksekutif lini untuk mengambil keputusan yang tepat dan lebih baik dengan memberikan informasi yang memadai pada waktu yang tepat.
v. Fleksibilitas: Organisasi lini dan staf lebih fleksibel daripada organisasi lini.
vi. Unity of Command: Di bawah sistem ini, ahli memberikan bimbingan khusus tanpa memberikan perintah. Hanya manajer lini yang berhak memberi perintah. Hasilnya adalah perusahaan memanfaatkan organisasi fungsional dengan tetap menjaga kesatuan komando yaitu satu bawahan menerima dari satu atasan saja.
Kelemahan organisasi fungsi lini dan staf
i. Umumnya ada konflik antara eksekutif lini dan staf. Ada konflik antara eksekutif lini dan spesialis staf dimana eksekutif lini merasa bahwa staf spesialis tidak selalu memberikan saran yang benar sedangkan staf spesialis merasa bahwa ada saran yang tidak diperhatikan dengan baik.
ii. Alokasi tugas antara lini dan staf spesialis umumnya tidak jelas.
iii. Karena staf tidak bertanggung jawab atas hasil, mereka mungkin tidak menjalankan tugasnya dengan baik.
Tabel 4.1 Organisasi lini vs Organisasi Lini & Staf Organisasi Lini Organisasi Lini & Staf 1. Lini mengacu pada posisi-posisi yang
memiliki tanggung jawab untuk mencapai tujuan utama organisasi
2. Tidak ada tenaga ahli untuk membantu dan menasehati petugas lini.
3. Ada disiplin yang ketat
4. Tidak ada ruang lingkup gesekan antara lini dan staf.
5. Tidak berdasarkan spesialisasi yang direncanakan
6. Orang-orang garis tertentu menjadi orang kunci ketika mereka menduduki posisi- posisi yang menjadi sandaran kelangsungan hidup organisasi.
1. Staf mengacu pada posisi yang memiliki tanggung jawab untuk memberikan saran dan layanan kepada lini dalam
pencapaian tujuan organisasi.
2. Ada ahli yang dikenal sebagai staf untuk membantu dan memberi nasihat kepada pejabat lini
3. Ada disiplin yang longgar
4. Selalu ada risiko gesekan antara orang- orang lini dan staf atas peran masing- masing.
5. Ini didasarkan pada spesialisasi yang direncanakan
6. Hal ini tidak mungkin terjadi dalam hal organisasi lini & staf karena pejabat staf selalu berbagi kredit dengan pejabat lini.
❖ Organisasi Fungsional: Otoritas fungsional menempati posisi tengah antara otoritas lini dan staf. Ini adalah sarana untuk menempatkan spesialis di posisi teratas di seluruh perusahaan.
Di bawah organisasi fungsional berbagai kegiatan organisasi diklasifikasikan menurut fungsi tertentu seperti produksi, pemasaran, keuangan dll dan ditempatkan di bawah tanggung jawab spesialis fungsional. Seorang fungsional yang bertanggung jawab mengarahkan bawahan
di seluruh organisasi dalam bidang operasi bisnis khususnya yang berarti bawahan akan menerima perintah dan instruksi bukan dari satu atasan tetapi dari beberapa spesialis fungsional.
Dengan kata lain, bawahan bertanggung jawab kepada spesialis fungsional yang berbeda untuk kinerja fungsi yang berbeda.
Adalah F.W. Taylor yang mengembangkan organisasi fungsional untuk perencanaan, pengendalian, operasi manufaktur berdasarkan spesialisasi. Namun dalam praktiknya, fungsionalisasi terbatas pada puncak organisasi dan tidak dibawa ke tingkat terendah dalam organisasi seperti yang direkomendasikan oleh taylor.
Ciri-ciri Organisasi Fungsional adalah sebagai berikut:
i. Seluruh kegiatan organisasi dibagi menjadi fungsi-fungsi khusus misalnya operasi, keuangan, dll.
ii. Setiap bidang Fungsional ditempatkan di bawah tanggung jawab spesialis fungsional.
Spesialis memiliki wewenang untuk memberikan perintah mengenai fungsinya di mana saja dalam organisasi
iii. Jika setiap orang dalam perusahaan harus mengambil keputusan apa pun yang berkaitan dengan fungsi tertentu, hal itu harus berkonsultasi dengan spesialis fungsional.
Manfaat Organisasi Fungsional
i. Spesialisasi: Organisasi Fungsional membantu dalam mencapai manfaat spesialisasi pekerjaan.
ii. Pengembangan Eksekutif: Seorang manajer fungsional diharuskan memiliki keahlian dalam satu fungsi saja.
iii. Pengurangan Beban Kerja: Organisasi Fungsional mengurangi beban eksekutif puncak, karena ada pengawasan bersama dalam organisasi.
iv. Ruang Lingkup Ekspansi: Organisasi Fungsional menawarkan ruang lingkup yang besar untuk ekspansi dibandingkan dengan organisasi lini.
v. Kontrol yang Lebih Baik: Pengetahuan ahli tentang manajer fungsional memfasilitasi kontrol dan pengawasan yang lebih baik dalam organisasi.
Gambar 4.3 Organisasi Fungsional
Kelemahan Organisasi Fungsional
i. Organisasi Fungsional melanggar, prinsip kesatuan komando karena satu orang bertanggung jawab kepada beberapa atasan
ii. Cara kerja Organisasi Fungsional terlalu rumit untuk dipahami oleh pekerja.
iii. Organisasi Fungsional mengembangkan spesialis daripada generalis.
iv. Secara umum ada kurangnya koordinasi antara eksekutif fungsional dan keterlambatan dalam pengambilan keputusan karena melibatkan lebih dari satu spesialis.
❖ Komite: Menurut Louis A Allen, Komite adalah badan orang yang ditunjuk atau dipilih untuk bertemu secara terorganisir untuk mempertimbangkan hal-hal yang dibawa ke hadapannya.
Komite adalah sekelompok orang yang melakukan tugas kelompok dengan objek dari pemecahan masalah tertentu. Sebuah komite dapat merumuskan rencana, membuat keputusan kebijakan atau meninjau kinerja unit tertentu. Dalam beberapa kasus mungkin hanya memiliki kekuasaan untuk membuat rekomendasi kepada pejabat yang ditunjuk. Apa pun ruang lingkupnya, komite harus dianggap sebagai instrumen penting organisasi bisnis dan non bisnis. Mereka membantu dalam pengambilan keputusan, mengoordinasikan urusan departemen yang berbeda dan memenuhi persyaratan komunikasi dalam organisasi.
Sulit untuk memberikan definisi yang tepat tentang komite karena ada banyak jenis komite dan konsep komite sangat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lainnya. Umumnya komite dibentuk untuk mencapai satu atau lebih tujuan berikut:
• Untuk memberikan partisipasi kepada berbagai kelompok orang
• Untuk mengamankan kerjasama antar departemen yang berbeda
• Untuk mengoordinasikan fungsi departemen dan individu yang berbeda dengan mewujudkan kesatuan arah
Jenis Komite
• Komite Lini & Staf: Jika sebuah komite diberi wewenang dan tanggung jawab untuk memutuskan dan keputusan siapa yang dilaksanakan secara terus-menerus. Ini dikenal sebagai Komite Lini. Di sisi lain ketika sebuah komite ditunjuk hanya untuk memberi nasihat dan nasihat, itu dikenal sebagai komite staf.
• Komite Formal & Informal: ketika sebuah komite dibentuk sebagai bagian dari struktur organisasi dan memiliki yurisdiksi yang jelas, itu adalah komite formal. Di sisi lain komite informal dibentuk untuk memberi nasihat tentang hal-hal rumit tertentu yang manajemen tidak ingin membentuk komite formal.
• Komite Tetap & Adhoc: Komite formal yang bersifat permanen disebut komite tetap. Di sisi lain panitia Adhoc adalah badan sementara yang mungkin formal atau informal
• Komite Eksekutif: adalah komite yang memiliki kekuasaan untuk mengurus urusan bisnis.
• Komite Koordinasi: Komite tersebut umumnya dibentuk untuk mengkoordinasikan fungsi departemen yang berbeda.
Mengapa Komite Digunakan
Sebuah komite digunakan untuk melaksanakan tanggung jawab yang tidak dapat dilakukan oleh satu orang. Kelebihan panitia adalah:
i. Kumpulan Pengetahuan & Pengalaman: Komite adalah metode yang efektif untuk membawa pengetahuan dan pengalaman kolektif dari sejumlah orang untuk memecahkan masalah yang paling sulit
ii. Menegakkan Partisipasi: Sebuah komite cenderung memaksakan partisipasi oleh orang yang berbeda dalam organisasi
iii. Memfasilitasi Koordinasi: Bila perlu untuk mengintegrasikan beberapa sudut pandang yang tidak dapat dikoordinasikan secara individual, komite dapat digunakan.
iv. Mengatasi Perlawanan: Panitia adalah cara yang efektif untuk mendinginkan amarah dan agitasi rakyat.
v. Pemeriksaan terhadap penyalahgunaan kekuasaan: Bertindak sebagai pemeriksaan dan pengamanan terhadap penyalahgunaan kekuasaan.
Batasan panitia: Ini termasuk
• Penghindaran tanggung jawab pengambilan keputusan: Ketika manajer mengetahui bahwa keputusan dapat diambil ke komite, dia tidak akan mengambil keputusan dan akan dikirim ke komite sehingga manajer bolos
• Pengambilan keputusan yang lambat: panitia membutuhkan lebih banyak waktu untuk hal-hal prosedural sebelum keputusan diambil.
• Perangkat Mahal: Panitianya ekspansif baik dari segi uang maupun waktu.
• Kurangnya Keputusan Pasti: Ketika temuan komite mewakili kompromi dari sudut pandang yang berbeda, mereka mungkin ditemukan lemah dan ragu-ragu.
• Keanggotaan yang Tidak Kompeten: Ketika sebuah komite terbentuk, tersirat bahwa masing-masing anggota komite akan menekan ide, saran, komentar, dan penilaian anggota lain. Tetapi ini mungkin tidak terjadi dalam praktik. Ketua atau anggota kuat lainnya dari komite dapat memaksa komite dan mengubah kesimpulan berdasarkan pemikirannya sendiri dan anggota yang tidak kompeten dapat tetap diam.
• Sumber Kesalahpahaman: Rapat komite mungkin terbukti menjadi sumber kesalahpahaman alih-alih membuktikan forum kerja tim dan penyelesaian masalah. Ketua rapat mungkin terbukti tidak efektif dalam mewujudkan rekonsiliasi ide-ide individu yang berbeda.
Memanfaatkan Komite dengan lebih baik
Untuk keberhasilan operasi komite, manajemen harus menjaga poin-poin berikut:
1. Panitia harus memiliki tujuan yang jelas.
2. Anggota komite harus dipilih dengan cermat.
3. Panitia harus berukuran tepat.
4. Panitia harus memiliki ketua yang cakap
5. Harus ada persiapan yang memadai untuk rapat komite.
6. Harus ada tindak lanjut yang memadai.
❖ Departemen: Ada batasan jumlah orang yang dapat dikelola secara langsung oleh perusahaan. Batasan ini akan membatasi ukuran perusahaan jika tidak memilih perangkat departemen. Pengelompokan kegiatan dan karyawan ke dalam departemen memungkinkan untuk memperluas kegiatan perusahaan. Oleh karena itu, departementasi merupakan bagian integral dari proses pengorganisasian.
Artinya: - Departemen adalah kelompok kerja yang digabungkan bersama untuk melakukan fungsi tertentu yang sifatnya serupa. Proses pembagian perusahaan menjadi bagian yang berbeda secara luas disebut Departemen atau departementalisasi. Berbagai bagian atau divisi pergi dengan nama departemen. Departementasi mengarah pada pengelompokan fungsi dan personel yang ditugaskan untuk melaksanakan fungsi yang dialokasikan.
Kelebihan Departemen
Keuntungan utama dari departementalisasi adalah sebagai berikut:
1. Peningkatan efisiensi: Efisiensi manajemen dan perusahaan meningkat karena semua orang tahu persis tugas dan wewenangnya.
2. Fiksasi: Karena pekerjaan didefinisikan dengan baik dan tanggung jawab disebutkan dengan jelas, mudah untuk memperbaiki akuntabilitas atas hasil.
3. Pengembangan Fakultas Manajerial: Departemen membagi seluruh perusahaan menjadi berbagai departemen. Para manajer departemen diberi kesempatan untuk mengambil inisiatif.
4. Penilaian Kinerja: Departemen mengandaikan adanya tujuan atau standar kinerja.
5. Kontrol yang Lebih Baik: Departemen memfasilitasi kontrol yang lebih baik karena standar kinerja sudah diketahui dengan baik.
Metode Departemen
Departementasi adalah proses yang digunakan untuk mengelompokkan kegiatan perusahaan ke dalam berbagai unit untuk tujuan manajemen yang efisien. Ada metode tertentu untuk membuat departemen dalam suatu perusahaan yang dibahas di bawah ini: