STRUKTUR ORGANISASI DEPARTEMEN SDM DI INDUSTRI PARIWISATA
6. Departemen Berdasarkan Proses atau Peralatan
Departemen perusahaan manufaktur yang memiliki sejumlah proses produksi dapat dilakukan berdasarkan proses produksi atau peralatan yang terlibat. Tenaga kerja dan bahan- bahan dibawa bersama di departemen semacam itu untuk melaksanakan operasi tertentu.
Gambar 4.7 Departemen menurut proses atau Peralatan
Pilihan metode Departementasi: Pilihan dasar Departementasi dipengaruhi oleh faktor-faktor berikut:
1. Gelar Spesialisasi: Spesialis membantu dalam meningkatkan efisiensi dan dengan demikian produktivitas. Manajemen puncak harus membuat departemen berdasarkan metode yang memfasilitasi spesialisasi
2. Perhatian yang Memadai pada Bidang-bidang Utama: Divisialisasi harus memastikan bahwa perhatian yang cukup diberikan pada bidang-bidang utama yang menjadi sandaran kelangsungan hidup dan keberhasilan perusahaan.
3. Koordinasi: Koordinasi adalah inti dari manajemen. manajer manajemen puncak harus melihat bahwa metode Departemen yang dipilih akan memastikan koordinasi yang tepat tidak hanya di departemen tetapi juga di perusahaan.
4. Kontrol: Manajemen puncak harus memfasilitasi untuk melakukan kontrol secara efektif.
Departemen seharusnya tidak menimbulkan masalah bagi pengendalian manajerial.
5. Pertimbangan Biaya: Dasar Departemen yang dipilih harus dipengaruhi oleh pertimbangan biaya.
6. Pertimbangan Manusia: Departemen tidak hanya mempertimbangkan aspek teknis organisasi, tetapi juga harus memperhatikan faktor manusia.
Organisasi Proyek: Organisasi Proyek dibentuk untuk membuat tim spesialis untuk mengerjakan dan menyelesaikan proyek tertentu. Berorientasi pada penyelesaian proyek besar atau sejumlah kecil proyek besar. Di bawah tim spesialis dari area yang berbeda ini dibuat untuk setiap proyek, tim tersebut terpisah dari dan independen dari departemen fungsional dan ukurannya bervariasi
dari satu proyek ke proyek lainnya. Kegiatan tim proyek dikoordinasikan oleh manajer proyek yang dapat memperoleh saran dan bantuan dari para ahli baik dari dalam maupun luar organisasi.
Ini telah dikembangkan untuk menghadapi situasi di mana produksi, strategi pemasaran tidak sesuai dengan organisasi fungsional murni. Organisasi proyek dirasakan ketika suatu organisasi akan melaksanakan proyek atau program yang tunduk pada standar kinerja yang tinggi dan jika organisasi proyek dibuat untuk satu kali proyek, itu akan memiliki pengaturan sementara dan akan dibubarkan ketika proyek selesai. .
Keunggulan Organisasi Proyek
1. Organisasi Proyek memfasilitasi perhatian terkonsentrasi pada proyek yang kompleks.
2. Manajemen Proyek membutuhkan tenaga ahli di berbagai bidang. Spesialis mendapatkan kepuasan yang lebih tinggi saat mengerjakan proyek yang kompleks.
3. Organisasi Proyek memberikan fleksibilitas dalam menangani proyek-proyek khusus.
4. Organisasi Proyek memfasilitasi penyelesaian proyek tepat waktu tanpa mengganggu aktivitas normal organisasi.
Kelemahan Organisasi
1. Pekerjaan manajer proyek menjadi sangat sulit karena tidak adanya tanggung jawab yang jelas.
2. Ketidakpastian struktur proyek muncul karena Manajer Proyek harus berurusan dengan spesialis dari berbagai bidang.
3. Pengambilan keputusan menjadi sangat rumit karena ada tekanan yang tidak biasa dari spesialis dari berbagai bidang.
4. Motivasi spesialis dapat menimbulkan masalah lain bagi Manajer Proyek.
❖ Organisasi Matriks: Ini adalah salah satu jenis desain organisasi terbaru yang telah dikembangkan untuk membangun struktur yang fleksibel untuk mencapai serangkaian tujuan proyek. Organisasi matriks juga dikenal sebagai grid, telah dirancang sebagai jawaban atas ukuran dan kompleksitas usaha yang semakin besar yang membutuhkan struktur organisasi yang lebih fleksibel dan berorientasi teknis daripada garis dan staf tradisional atau struktur fungsional.
Organisasi matriks dibuat dengan menggabungkan dua organisasi yang saling melengkapi – proyek dan fungsional. Ini merupakan kombinasi dari organisasi fungsional dan departemen. Di dalamnya, proyek melintasi departemen fungsional yang ditugaskan ke proyek untuk jangka waktu tertentu atau selama proyek berlangsung. Ketika tugas mereka selesai, mereka kembali ke departemen fungsional tempat mereka berada.
1. Organisasi matriks dibangun di sekitar proyek tertentu
2. Manajer proyek menarik personel dari berbagai departemen fungsional. Dia menugaskan pekerjaan ke berbagai kelompok fungsional. Setelah kompetisi proyek, kelompok fungsional kembali ke departemen fungsional mereka untuk ditugaskan kembali ke proyek lain. Manajer proyek sendiri juga tersedia untuk penugasan kembali oleh manajer divisi.
3. Dalam organisasi matriks, proyek dan manajer fungsional memiliki peran yang berbeda.
Manajer proyek mengikuti sudut pandang manajemen umum sehubungan dengan proyeknya.
Setiap manajer fungsional bertanggung jawab untuk menjaga integritas fungsinya.
Manajer Proyek harus menentukan:
i. Upaya apa yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek yang diberikan?
ii. Kapan itu akan dilakukan?
iii. Berapa banyak yang dianggarkan Manajer fungsional menentukan:
i. Siapa yang akan melakukan tugas tertentu ii. Bagaimana hal itu akan dicapai
iii. Seberapa baik mereka dicapai?
Gambar 4.8 Organisasi Matriks
Keunggulan Organisasi Matriks
1) Ini memusatkan perhatian pada sumber daya dari setiap proyek secara terpisah yang memfasilitasi perencanaan dan kontrol yang lebih baik.
2) Lebih fleksibel daripada organisasi fungsional tradisional. Ini dapat diterapkan lebih berguna untuk organisasi yang terlibat dalam proyek mulai dari kecil hingga besar.
3) Layanan profesional lebih baik digunakan dalam hal organisasi matriks karena lebih menekankan pada otoritas pengetahuan daripada peringkat individu dalam hierarki organisasi.
4) Memberikan motivasi kepada personel yang terlibat dalam suatu proyek. Mereka dapat memanfaatkan kompetensi mereka dan memberikan kontribusi maksimal untuk pelaksanaan proyek.
5) Departemen fungsional menyediakan personel yang diperlukan untuk setiap proyek.
Personil kembali ke departemen induk mereka setelah proyek selesai.
Kekurangan Organisasi Matriks
1. Melanggar prinsip kesatuan komando karena personel menerima perintah dari manajer proyek dan atasan fungsional.
2. Selain hubungan formal, hubungan informal juga beroperasi dalam organisasi matriks.
3. Kelompok fungsional umumnya memvisualisasikan pentingnya fungsi masing-masing.
Hal ini dapat menyebabkan konflik antara kelompok fungsional.
4. Dalam organisasi matriks, personel ditarik sementara dari departemen yang berbeda dan manajer proyek tidak memiliki wewenang lini atas mereka, hal ini dapat menyebabkan kurangnya komitmen terhadap tujuan proyek di pihak personel.
5. Organisasi matriks tidak dapat membentuk kelompok yang homogen dan kompak.
Banyaknya hubungan horizontal dan vertikal dapat mengganggu efisiensi organisasi.
6. Pendelegasian personel dari departemen fungsional ke sejumlah proyek dalam kurun waktu tertentu menyulitkan kepala fungsional untuk menilai kinerja pegawai.
Tabel 4.2 Organisasi Proyek Vs Organisasi Matriks
Organisasi Proyek Organisasi Matriks
1. Dalam hal ini tanggung jawab penuh untuk proyek serta sumber daya yang dibutuhkan untuk kelengkapannya biasanya diberikan kepada satu orang yang dikenal sebagai manajer proyek, dan dalam kasus proyek besar strukturnya menyerupai divisi otonom biasa
2. Digunakan oleh perusahaan yang menangani satu atau dua proyek besar.
Tim proyek terpisah dibuat untuk menangani setiap proyek.
1. Di sini manajer proyek harus berbagi sumber daya dengan seluruh perusahaan, yaitu memerlukan dua jalur otoritas untuk menjalankan pengaruh bersama atas sumber daya yang sama. Ini menggabungkan departemen fungsional dengan struktur proyek, yaitu individu yang mengerjakan proyek di bawah struktur matriks memiliki tugas ganda yang berkelanjutan untuk proyek dan departemen induk (fungsional) mereka.
2. Organisasi matriks seringkali dibutuhkan ketika sebuah organisasi memiliki berbagai proyek, mulai dari yang kecil hingga yang besar.
4.10 STRUKTUR ORGANISASI DEPARTEMEN MSDM
Struktur organisasi MSDM adalah kerangka kerja dalam departemen Manajemen Sumber Daya Manusia yang membagi fungsi pengambilan keputusan dalam MSDM ke dalam kelompok- kelompok tertentu dengan fungsi pekerjaan yang berbeda. Contoh struktur internal mungkin karyawan/hubungan tenaga kerja, kompensasi/manajemen kinerja, pelatihan dan pengembangan, perekrutan, administrasi tunjangan, kesehatan dan keselamatan, penggajian/SDMIS, waktu dan kepegawaian, catatan, dll. Beberapa aspek fungsi SDM mungkin
outsourcing atau desentralisasi dalam organisasi. Hal ini dapat mengakibatkan fungsi SDM spesialis "Kantor Pusat" dan fungsi MSDM generalis terdesentralisasi (misalnya divisi) yang mungkin tidak melapor langsung ke MSDM "Kantor Pusat".
Struktur organisasi MSDM membentuk kelompok spesialis untuk bekerja sama dalam spesialisasi mereka untuk mengelola tugas-tugas dalam organisasi MSDM. Setiap divisi mungkin memiliki manajer atau pemimpin tim tergantung pada ukuran organisasi untuk mengoordinasikan upaya dan melakukan tugas pelaporan.
Gambar 4.9 Komposisi Departemen MSDM di Hotel Kecil
Proyek dan aktivitas MSDM utama mungkin memerlukan tumpang tindih dan kerja sama yang signifikan antara fungsi MSDM dan kemampuan untuk mengadaptasi fungsi sementara untuk beroperasi pada basis tim lintas fungsional. Di perusahaan yang lebih kecil, mungkin hanya ada beberapa karyawan di bagian MSDM yang menangani banyak tugas. Seperti dibahas di atas ada beberapa bentuk struktur organisasi dan departemen MSDM dapat memilih satu atau lebih dari satu bentuk untuk pencapaian tujuan.
Gambar 4.10 Komposisi Departemen SDM di Hotel Besar
4.11 RINGKASAN
Kita telah memahami bahwa struktur organisasi adalah pola atau susunan pekerjaan dan kelompok pekerjaan dalam suatu organisasi. Pola ini berkaitan dengan pelaporan dan hubungan operasional, asalkan mereka memiliki tingkat keabadian tertentu. Elemen individu dari struktur organisasi biasanya mencakup berbagai komponen. Idealnya, struktur organisasi harus dibentuk dan diimplementasikan dengan tujuan utama memfasilitasi pencapaian tujuan organisasi secara efisien. Memang, memiliki struktur organisasi yang sesuai yang mengenali dan menangani berbagai realitas manusia dan bisnis perusahaan yang bersangkutan merupakan prasyarat untuk kesuksesan jangka panjang.
Segala macam struktur organisasi yang berbeda telah terbukti efektif dalam berkontribusi pada kesuksesan bisnis. Beberapa perusahaan memilih struktur yang sangat tersentralisasi dan dipertahankan secara kaku; sementara yang lain mungkin bahkan di sektor industri yang sama mengembangkan desentralisasi, pengaturan longgar. Kedua tipe organisasi ini dapat bertahan bahkan berkembang. Umumnya, ahli teori organisasi percaya bahwa tidak ada satu struktur, set sistem, atau metode kepegawaian yang sesuai untuk setiap organisasi. Organisasi beroperasi di lingkungan yang berbeda dengan produk, strategi, kendala, dan peluang yang berbeda."
Daftar istilah
• Struktur organisasi: Ini adalah sistem formal hubungan kerja yang mengoordinasikan karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan
• Departementalisasi: Pengelompokan fungsi-fungsi terkait ke dalam unit-unit yang dapat dikelola untuk mencapai tujuan perusahaan dengan cara yang paling efisien dan efektif.
• Pendelegasian: Ini adalah pekerjaan yang dilakukan seorang manajer untuk mempercayakan tanggung jawab dan wewenang kepada orang lain dan untuk menciptakan akuntabilitas atas hasil. Merupakan kegiatan dari fungsi pengorganisasian.
• Prinsip skalar (rantai komando): definisi wewenang yang jelas dalam organisasi.
Kewenangan ini mengalir ke bawah rantai komando dari tingkat atas ke tingkat pertama atau terendah dalam organisasi.
• Sentralisasi: terjadi dalam sebuah organisasi ketika wewenang dalam jumlah terbatas didelegasikan.
• Desentralisasi: terjadi ketika sejumlah besar wewenang didelegasikan ke tingkat yang lebih rendah dalam organisasi. Struktur organisasi tergantung pada situasi, terdiri dari teknologi tertentu, lingkungan.
• Organisasi matriks: Ini mewakili kombinasi organisasi fungsional dan departemen di mana proyek memotong departemen fungsional yang ditugaskan ke proyek untuk periode tertentu atau selama proyek. Ketika tugas mereka selesai, mereka kembali ke departemen fungsional tempat mereka berada.
Latihan dan Tugas 1
Q1 Tentukan Struktur Organisasi?
______________________________________________________________________________
Q2 Diskusikan unsur-unsur struktur organisasi?
______________________________________________________________________________
Q3 Apa perbedaan karakteristik struktur organisasi?
______________________________________________________________________________
Q4 _____________menyarankan bahwa organisasi adalah unit sosial atau pengelompokan manusia, sengaja disusun untuk tujuan mencapai tujuan tertentu.
Q5 An_________________menunjukkan hubungan wewenang dan tanggung jawab antara berbagai posisi dalam organisasi dengan menunjukkan siapa melapor kepada siapa.
Q6 Organisasi Proyek bersifat sementara berkembang untuk proyek tertentu, (Benar/Salah) Q7 _________________membutuhkan dua garis wewenang yaitu departemen fungsional dan struktur proyek untuk menjalankan pengaruhnya.
Q8 ________________adalah pengelompokan fungsi terkait ke dalam unit yang dapat dikelola untuk mencapai tujuan perusahaan.
Q9 Struktur organisasi mengalokasikan wewenang dan tanggung jawab. Ini menentukan siapa yang mengarahkan siapa dan siapa yang bertanggung jawab atas hasil apa (Benar / Salah) Q10 Dalam___________________jenis struktur organisasi di mana ada spesialis untuk memandu organisasi lini.
Latihan dan Tugas 2
Q1 Struktur organisasi yang baik merupakan prasyarat penting dari Manajemen yang efektif‖.
Komentar.
Q2 Diskusikan prinsip-prinsip dasar atau pertimbangan yang harus diingat saat merancang struktur organisasi. Sebutkan kegunaan struktur organisasi?
Q3. Jelaskan dan bedakan Lini, Lini & Staf, Hubungan Fungsional?
Q4 Menjelaskan konsep organisasi matriks. Apa bedanya dengan Organisasi Proyek?
Q5 Definisikan departemen, daftar metode pembuatan departemen dan sebutkan keuntungannya?
Q6 Mengapa komite banyak digunakan dalam manajemen bisnis? Faktor pembatas apa yang membuat mereka tidak efektif? Berikan saran untuk penggunaan komite yang lebih baik?
Q7 Hal-hal apa saja yang perlu diingat saat memilih jenis struktur organisasi?