REKRUITMEN DAN SELEKSI
6.5 SELEKSI
Seperti yang Anda ketahui rekrutmen diikuti dengan berbagai tahapan seleksi hingga seleksi akhir, sehingga menjadi penting untuk mengetahui tentang seleksi secara mendetail.
Keputusan seleksi adalah bagian penting dari manajemen SDM yang sukses. Beberapa bahkan berpendapat bahwa itu adalah bagian terpenting. Peningkatan kinerja organisasi mungkin datang dari banyak sumber-tetapi kecuali pemberi kerja memulai dengan menempatkan orang-orang yang diperlukan dengan kemampuan yang sesuai, hasil organisasi yang positif kecil kemungkinannya terjadi. Seleksi adalah proses memilih individu dengan kualifikasi yang dibutuhkan untuk mengisi pekerjaan dalam suatu organisasi. Tanpa karyawan yang berkualitas, sebuah organisasi kecil kemungkinannya untuk berhasil. Mungkin perspektif terbaik tentang seleksi dan penempatan berasal dari dua kebenaran SDM yang dengan jelas mengidentifikasi pentingnya proses seleksi yang efektif:
• Pekerjakan dengan keras, kelola dengan mudah-Jumlah waktu dan upaya yang dihabiskan untuk memilih orang yang tepat untuk pekerjaan itu dapat membuat pengelolaan mereka sebagai karyawan jauh lebih mudah karena lebih banyak masalah akan dihilangkan.
• Pelatihan yang baik tidak akan menggantikan seleksi yang buruk-Ketika orang yang tepat dengan kemampuan yang sesuai tidak dipilih untuk pekerjaan, pemberi kerja mengalami kesulitan nantinya untuk melatih orang-orang yang dipilih secara memadai.
Seleksi lebih lanjut dapat diungkapkan dengan kata lain sebagai berikut:
“Seleksi adalah upaya yang disengaja dari seseorang di perusahaan Anda untuk memilih satu atau beberapa orang dari sekelompok pelamar untuk posisi tertentu. Dari sekelompok pelamar untuk pekerjaan tertentu dimungkinkan untuk memilih beberapa untuk posisi lain. Jadi dari sejumlah pelamar untuk posisi stenografi, mungkin juga menemukan orang yang diinginkan untuk mengisi posisi sekretaris.”
Organisasi bervariasi dalam cara mereka mengalokasikan tanggung jawab seleksi antara spesialis SDM dan manajer operasi. Kebutuhan untuk memenuhi persyaratan organisasi telah memaksa banyak organisasi untuk merencanakan upaya seleksi mereka dengan lebih baik. Masih di beberapa organisasi, setiap departemen menyaring dan mempekerjakan orangnya sendiri karena mereka yakin tidak ada orang lain yang dapat memilih karyawan untuk mereka sebaik mereka sendiri. Praktek ini sangat lazim di perusahaan-perusahaan kecil. Tetapi validitas dan efektivitas pendekatan ini mungkin dipertanyakan. Organisasi lain memiliki unit SDM melakukan penyaringan awal calon dan manajer atau supervisor membuat seleksi akhir dari sekelompok individu yang memenuhi syarat. Sebagai aturan, semakin tinggi posisi yang diisi, semakin besar kemungkinan bahwa keputusan perekrutan akhir akan dibuat oleh manajer operasi daripada spesialis SDM. Tanggung jawab seleksi dipengaruhi oleh keberadaan kantor pusat ketenagakerjaan, yang biasanya merupakan bagian dari departemen SDM. Dalam organisasi yang lebih kecil, terutama yang memiliki kurang dari 100 karyawan, spesialis atau unit pekerjaan penuh waktu mungkin tidak praktis.
Tetapi untuk pemberi kerja yang lebih besar, pemusatan pekerjaan dalam satu unit mungkin tepat. Fungsi ketenagakerjaan di organisasi mana pun mungkin berkaitan dengan beberapa atau semua aktivitas berikut: menerima aplikasi, mewawancarai pelamar, memberikan tes kepada pelamar, melakukan penyelidikan latar belakang, mengatur pemeriksaan fisik, menempatkan dan menugaskan karyawan baru, mengoordinasikan tindak lanjut dari semua ini.
karyawan, melakukan wawancara keluar dengan karyawan yang berangkat dan memelihara catatan dan laporan yang sesuai. Tujuan akhir dari seleksi adalah penempatan, atau menyesuaikan seseorang dengan pekerjaan yang tepat. Penempatan Manajemen sumber daya manusiaharus dilihat terutama sebagai proses pencocokan. Seberapa baik seorang karyawan dicocokkan dengan pekerjaan mempengaruhi jumlah dan kualitas pekerjaan karyawan.
Pencocokan ini juga secara langsung mempengaruhi biaya pelatihan dan operasional. Individu yang tidak mampu menghasilkan jumlah dan kualitas pekerjaan yang diharapkan dapat menghabiskan banyak uang dan waktu bagi organisasi. Kegiatan seleksi dan penempatan biasanya berfokus pada pengetahuan, keterampilan dan kemampuan pelamar. Kesesuaian
orang/pekerjaan adalah konsep sederhana namun penting yang melibatkan pencocokan kualifikasi orang dengan karakteristik pekerjaan.
Orang yang sudah bekerja dapat membantu mengidentifikasi fitur terpenting untuk sukses, sebagai bagian dari analisis pekerjaan. Selain mencocokkan individu dengan pekerjaan, pengusaha juga semakin berusaha menentukan kesesuaian antara individu dan faktor organisasi untuk mencapai kecocokan orang/organisasi. Kesesuaian orang/organisasi penting ketika faktor umum keberhasilan pekerjaan sama pentingnya dengan pengaturan atau komposisi organisasi dengan cara yang sempurna.
Proses Seleksi
Sebagian besar organisasi mengambil serangkaian langkah konsisten untuk memproses dan memilih pelamar untuk pekerjaan. Variasi pada proses dasar tergantung pada ukuran organisasi, sifat pekerjaan yang akan diisi, jumlah orang yang akan dipilih, penggunaan teknologi elektronik dan faktor lainnya. Proses ini dapat berlangsung dalam satu hari atau dalam jangka waktu yang lebih lama. Jika pelamar diproses dalam satu hari, majikan biasanya memeriksa referensi setelah seleksi. Satu atau lebih fase proses dapat dihilangkan atau urutannya diubah, tergantung pada pemberi kerja.
Masalah hukum dalam proses seleksi: Seleksi tunduk pada sejumlah masalah hukum, terutama semua peraturan dan undang-undang kesempatan kerja yang sama (EEO). Selama proses seleksi, formulir aplikasi, wawancara, tes, investigasi latar belakang dan setiap kegiatan seleksi harus dilakukan dengan cara yang tidak diskriminatif. Juga, pelamar yang tidak dipekerjakan harus ditolak hanya karena alasan terkait pekerjaan; penolakan berdasarkan status kelas yang dilindungi adalah ilegal.
Menentukan siapa pelamar: Pengusaha diharuskan melacak pelamar yang melamar pekerjaan di perusahaan mereka. Mengumpulkan dan mencatat data pelamar harus komprehensif dan konsisten. Semakin penting bagi pemberi kerja untuk secara hati-hati menentukan siapa pelamar dan siapa yang bukan, karena banyak pemberi kerja diminta untuk melacak dan melaporkan informasi pelamar sebagai bagian dari rencana kerja yang setara dan rencana tindakan afirmatif. Juga, ini penting karena pemberi kerja mungkin menjadi sasaran penipuan yang melibatkan individu yang mengaku telah melamar pekerjaan tetapi tujuan utamanya adalah untuk mengajukan tuntutan hukum. Tanpa definisi yang jelas tentang siapa pelamar, pemberi kerja mungkin harus menghitung sebagai pelamar semua individu yang mengirimkan resume yang tidak diminta, menanggapi secara elektronik ke posting pekerjaan situs web, atau masuk untuk melamar pekerjaan.
Berbagai hal yang menjadi pertimbangan adalah:
• Majikan harus telah mengambil langkah-langkah untuk mengisi pekerjaan tertentu.
• Orang tersebut harus telah mengikuti prosedur lamaran majikan.
• Individu harus telah menyatakan minatnya pada posisi tertentu.
Dokumentasi alur pelamar: Perusahaan harus mengumpulkan data tentang ras, jenis kelamin, dan demografi pelamar lainnya untuk memenuhi persyaratan pelaporan EEO. Banyak pemberi kerja
meminta pelamar untuk memberikan data dalam formulir alur yang dapat dilampirkan pada formulir aplikasi. Penting bagi pemberi kerja untuk meninjau formulir alur ini secara terpisah dan tidak menggunakannya dalam aktivitas seleksi SDM lainnya, atau mereka dapat dituduh menggunakan informasi pelamar secara tidak tepat. Karena mengisi formulir bersifat sukarela dan pemberi kerja dapat menunjukkan bahwa mereka berusaha mendapatkan data.
Berbagai langkah yang terlibat dalam proses seleksi telah dibahas lebih lanjut dan dapat ditarik ke dalam diagram alur dan dibahas lebih lanjut sebagai berikut:
1) Minat kerja pelamar: Kepentingan individu pelamar merupakan dasar seleksi. Individu yang menginginkan pekerjaan dapat menunjukkan minat dalam beberapa cara. Secara tradisional, individu telah mengirimkan resume melalui surat atau faks, atau melamar secara langsung di lokasi majikan. Tetapi dengan pertumbuhan rekrutmen internet, banyak individu menyelesaikan aplikasi secara online atau mengirimkan resume secara elektronik. Terlepas dari bagaimana individu mengekspresikan minat dalam pekerjaan, proses seleksi memiliki dimensi hubungan masyarakat yang penting. Praktik perekrutan yang diskriminatif, pewawancara yang tidak sopan, menunggu lama yang tidak perlu, pertanyaan telepon yang tidak dibalas, prosedur pengujian yang tidak tepat, dan kurangnya tanggapan tindak lanjut dapat menghasilkan kesan yang tidak menyenangkan bagi pemberi kerja. Persepsi pelamar kerja terhadap organisasi dan bahkan produk atau jasa yang ditawarkannya akan dipengaruhi oleh bagaimana mereka diperlakukan.
Sebagian besar pencari kerja tampaknya hanya tahu sedikit tentang organisasi sebelum melamar pekerjaan kepada mereka.
Akibatnya, ketika memutuskan untuk menerima pekerjaan atau tidak, mereka cenderung memberikan bobot yang cukup besar pada informasi yang diterima dari calon pemberi kerja dalam proses rekrutmen dan seleksi. Untuk pelamar, informasi tentang gaji, sifat pekerjaan, lokasi geografis dan kesempatan untuk promosi berguna. Sayangnya, beberapa pemberi kerja menjual terlalu banyak pekerjaan mereka dalam iklan terkait perekrutan, membuat pekerjaan itu tampak lebih baik daripada yang sebenarnya. Melalui proses pratinjau pekerjaan yang realistis, pelamar diberikan gambaran yang akurat tentang pekerjaan, termasuk realitas organisasi di sekitarnya, sehingga mereka dapat mengevaluasi harapan pekerjaan mereka dengan lebih baik. Dengan pratinjau pekerjaan yang realistis, organisasi berharap untuk mencegah harapan yang tidak realistis, yang membantu mengurangi kekecewaan karyawan dan pada akhirnya ketidakpuasan dan pergantian karyawan. Sebuah tinjauan penelitian tentang pratinjau pekerjaan yang realistis menemukan bahwa mereka cenderung efektif dalam hal itu.
2) Penyaringan pra-kerja: Seperti yang Anda ketahui, banyak pemberi kerja melakukan penyaringan pra-kerja untuk menentukan apakah pelamar memenuhi kualifikasi minimum untuk pekerjaan terbuka. Sebagai contoh, sebuah perusahaan mempekerjakan penjaga keamanan dan pengemudi mobil lapis baja mungkin menggunakan wawancara pra-penyaringan untuk memverifikasi apakah pemohon memenuhi kualifikasi minimum
memiliki SIM yang valid, bebas dari hukuman pidana dalam tujuh tahun terakhir dan memiliki dilatih menggunakan pistol. Karena standar minimum ini diperlukan, akan membuang-buang waktu bagi pemohon yang tidak dapat memenuhinya untuk mengisi formulir permohonan terlebih dahulu. Beberapa area yang biasanya dicakup oleh pemberi kerja mencakup jenis pekerjaan yang tersedia, ekspektasi gaji pelamar, lokasi kerja, dan persyaratan perjalanan. Beberapa pemberi kerja meminta setiap orang yang mungkin tertarik dengan pekerjaan mengisi aplikasi terlebih dahulu. Aplikasi yang telah dilengkapi kemudian menjadi dasar untuk informasi pra-penyaringan. Tetapi mengumpulkan, menyimpan, dan melacak semua aplikasi ini dapat menciptakan pekerjaan yang signifikan bagi anggota staf SDM. Itulah sebabnya pra-penyaringan telah berkembang menjadi lebih umum. Skrining pra-kerja yang dilakukan secara elektronik telah meningkat secara dramatis dalam beberapa tahun terakhir. Salah satu jenis penyaringan menggunakan perangkat lunak komputer untuk memindai kata kunci dalam resume atau aplikasi yang dikirimkan secara elektronik.
Gambar 6.4 Proses pemilihan dalam flowchart.
Ratusan perusahaan besar menggunakan jenis pencarian teks atau perangkat lunak kecerdasan buatan untuk memindai, menilai, dan melacak resume pelamar. Misalnya, sebuah perusahaan keuangan besar merampingkan proses aplikasinya sehingga individu dapat menyelesaikan aplikasi secara elektronik. Kualifikasi pelamar kemudian secara elektronik dibandingkan dengan profil pekerjaan untuk menentukan kandidat mana yang kemungkinan besar akan berhasil dan kandidat tersebut dihubungi untuk wawancara.
Pra-penyaringan memilah pelamar pekerjaan yang serius dari ratusan pelamar elektronik dengan mencari kata kunci, keterampilan utama, atau pengalaman. Penilaian mengevaluasi tingkat keterampilan, pengalaman atau bahkan sikap melalui tes online dari beberapa jenis yang diambil oleh kandidat. Fitur-fitur ini dan lainnya sering menjadi bagian dari sistem pelacakan pelamar yang digunakan untuk menyaring, melacak, menguji, menilai dan melaporkan orang- orang yang melamar pekerjaan. Sistem perangkat lunak seperti itu paling sering digunakan ketika volume pelamar besar, kualitas perekrutan perlu ditingkatkan, siklus perekrutan perlu dipersingkat, biaya perekrutan perlu dikurangi dan perusahaan perlu menjangkau wilayah geografis yang tidak dikunjungi oleh perekrut.
1) Formulir aplikasi: Formulir aplikasi hampir digunakan secara universal dan dapat