Penentuan Kebutuhan (Persyaratan) Sistem
A. Fase Analisis
Fase analisis dapat didefenisikan sebagai suatu kegiatan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan- hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya (Jogianto, 2008).
Pada intinya tujuan akhir dari fase analisis adalah mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan pengguna secara terperinci pada sistem baru yang akan dikembangkan. Analis bekerja sama dengan pengguna bisnis dari sistem baru untuk memahami kebutuhan mereka. Proses analisis sistem melibatkan tiga langkah utama (Dennis, 2012):
- Memahami kerja sistem yang ada (sistem yang sedang berjalan).
- Mengidentifikasi perbaikan atau penyempurnaan yang diharapkan.
P
- Menentukan kebutuhan (persyaratan) untuk sistem baru (sistem yang akan datang).
Memahami kerja sistem yang ada dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Hal paling utama yang perlu dipahami adalah mengidentifikasi masalah yang muncul dalam operasi sistem yang ada. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian (mekanisme melakukan penelitian akan dibahas pada tema selanjutnya). Bila pada tahap perencanaan sistem juga pernah dilakukan penelitian untuk memperoleh data, penelitian ini sifatnya hanya sebagai penelitian pendahuluan (priliminary survey). Pada tahap analisis sistem, penelitian yang dilakukan adalah penelitian terinci (detailed survey).
Ada kalanya langkah pertama (memahami sistem yang ada) tidak dilakukan atau hanya dilakukan secara singkat. Ini dilakukan dengan bebarapa alasan: ketika belum ada sistem yang sedang berjalan saat ini, jika sistem dan proses yang ada saat ini tidak relevan dengan sistem di masa depan, atau jika tim proyek menggunakan metodologi pengembangan Rapid Application Development (RAD) atau agile yang memang tidak menekankan hal tersebut dilakukan.
Keterampilan berpikir kritis diperlukan oleh analis agar analis dapat memahami masalah dan mengembangkan proses bisnis baru yang lebih baik, yang didukung oleh teknologi sistem informasi. Keterampilan ini sangat penting dalam menganalisis hasil penemuan kebutuhan sistem dan menerjemahkan kebutuhan tersebut menjadi sebuah konsep untuk sistem yang baru.
Contoh Kasus:
Misalkan dalam melakukan kajian kebutuhan sistem, pengguna menyatakan bahwa sistem baru harus "meniadakan persediaan cadangan". Meskipun ide ini mungkin merupakan tujuan proyek yang sangat layak dipertimbangkan untuk dilakukan, analis perlu memikirkannya secara kritis untuk merumuskan kebutuhan sistem yang berguna. Pertama-tama analis dapat membuat agar pengguna mencoba memikirkan tentang keadaan yang mengarah ke kehabisan stok (misalnya situasi ketika pesanan dari pemasok tidak tepat waktu sehingga terjadi keterlambatan). Dengan berfokus pada masalah ini, tim pengembang berada dalam posisi yang tepat untuk mengembangkan proses bisnis baru untuk mengatasi masalah ini. Kebutuhan baru akan didasarkan pada masalah yang benar-benar perlu diperbaiki. Dalam hal ini, kebutuhan untuk sistem yang baru mungkin termasuk di dalamnya adalah:
- Sistem akan memperbaharui (update) informasi persediaan yang ada sebanyak dua kali sehari, dari yang sebelumnya hanya satu kali sehari.
- Sistem akan menghasilkan pemberitahuan kehabisan stok segera ketika jumlah item yang ada telah mencapai titik pemesanan ulang item.
- Sistem harus menyertakan pemasok yang direkomendasikan pada setiap pemberitahuan persediaan habis.
- Sistem harus mengirimkan pesanan pembelian untuk persediaan ke pemasok melalui sistem informasi yang aman.
Dari contoh kasus di atas, analis tidak dapat secara realistis berharap bahwa kebutuhan yang sebenarnya untuk sistem baru dapat dengan mudah dikumpulkan setelah melalui beberapa percakapan dengan para pemangku kepentingan. Analis harus siap memahami segala situasi
untuk menemukan kebutuhan sistem yang sebenarnya, dan ini seringkali bukanlah suatu proses yang mudah.
Hasil akhir tahap analisis adalah proposal sistem yang memuat pernyataan kebutuhan sistem secara terperinci, model proses, dan model data bersama dengan analisis kelayakan dan rencana kerja yang telah direvisi. Pada akhir fase analisis, proposal sistem disampaikan kepada komite persetujuan. Tujuannya adalah untuk menjelaskan sistem secara terperinci sehingga pengguna, manajer, dan pengambil keputusan utama dapat memahaminya, dapat mengidentifikasi perubahan yang diperlukan, dan dapat membuat keputusan tentang apakah proyek harus dilanjutkan ke fase selanjutnya. Jika disetujui, proposal sistem (berisi definisi kebutuhan, model proses sistem, dan model data) digunakan sebagai acuan (masukan) untuk langkah-langkah dalam fase desain, yang memperjelas dan menentukan secara lebih rinci bagaimana sebuah sistem akan dibangun.
Meskipun banyak faktor yang berkontribusi pada kegagalan proyek pengembangan sistem, kegagalan untuk menentukan kebutuhan sistemlah adalah yang benar-benar menjadi penyebab utamanya (Mensah, 2003). Sebuah studi yang dilakukan oleh Mullaney pada tahun 2008 tentang proyek perangkat lunak perusahaan Fortune 500 menemukan hanya 37% responden survei merasa proyek memenuhi kebutuhan pengguna (Dennis, 2012). Oleh karena itu, analis harus mencurahkan banyak perhatian pada pekerjaan yang dilakukan dalam fase analisis.
Semasa fase penentuan kebutuhan sistem, konsep sistem yang akan datang masih memungkinkan dengan mudah dapat diubah karena belum banyak pekerjaan yang dilakukan. Namun ketika sistem telah berjalan melalui fase SDLC berikutnya (desain dan implementasi), akan sulit untuk kembali ke penentuan kebutuhan sistem dan membuat perubahan
besar karena semua pengerjaan ulang akan dilibatkan. Inilah sebabnya mengapa pendekatan iterative dari banyak metodologi RAD dan agile begitu efektif digunakan (sejumlah kecil kebutuhan sistem dapat diidentifikasi dan diimplementasikan dalam tahap-tahap tambahan, yang memungkinkan keseluruhan sistem berubah dan berkembang seiring waktu), demikian juga dengan metodologi seperti V-model yang menekankan pada pengujian sistem yang harus dilakukan pada saat yang sama ketika kebutuhan sistem sedang ditentukan. Dengan cara itu, pengujian bukan hanya proses yang berlangsung pada saat-saat terakhir sistem akan digunakan, akan tetapi juga langsung didasarkan pada kebutuhan sistem yang sedang didefinisikan.