masalah dan masalah sistem saat ini yang memerlukan perbaikan.
Analisis durasi dan penghilangan aktivitas adalah strategi analisis populer yang membantu tim menemukan proses yang paling membutuhkan desain ulang. Analisis hasil, analisis teknologi, dan Benchmarking adalah tiga strategi yang dapat digunakan untuk
“memaksa” pengguna bisnis untuk memikirkan proses penyempurnaan bisnis dengan cara-cara baru, atau mungkin menemukan cara yang sepenuhnya baru untuk menyelesaikan proses bisnis.
1) Ketika analis bermaksud mencari informasi yang spesifik dan tepat, analis harus merancang pertanyaan-pertanyaan wawancara yang bersifat:
A. Tertutup B. Terbuka C. Menyelidik
D. Semua pilihan Jawaban Benar
2) Pertanyaan berikut ini yang termasuk pertanyaan Menyelidik adalah:
A. Sebagai petugas administrasi perpustakaan, apa saja masalah yang anda dihadapi selama ini dalam mengelola koleksi pustaka menggunakan cara manual?
B. Bagaimana tata cara anggota perpustakaan meminjam koleksi pustaka?
C. Dapatkah anda menjelaskan lebih rinci mengenai masalah apa saja yang anda hadapi dalam mengelola koleksi pustaka menggunakan cara manual?
D. Berapa banyak koleksi pustaka berjenis Jurnal yang tersedia pada perpustakaan ini?
3) Urutan kegiatan yang logis dalam sesi JAD adalah:
A. Merancang Sesi JAD – Memilih Peserta – Mempersiapkan Sesi JAD – Melaksanakan Sesi JAD – Tindak Lanjut Pasca JAD B. Memilih Peserta – Merancang Sesi JAD – Mempersiapkan Sesi
JAD – Melaksanakan Sesi JAD – Tindak Lanjut Pasca JAD C. Memilih Peserta – Mempersiapkan Sesi JAD – Merancang Sesi
JAD – Melaksanakan Sesi JAD – Tindak Lanjut Pasca JAD D. Merancang Sesi JAD – Mempersiapkan Sesi JAD – Memilih
Peserta – Melaksanakan Sesi JAD – Tindak Lanjut Pasca JAD 4) Tiga fungsi utama fasilitator JAD, kecuali:
A. Memastikan kelompok yang difasilitasi tetap berpegang pada agenda
B. Membantu kelompok memahami istilah teknis dan istilah khusus yang melingkupi proses pengembangan sistem
C. Mencatat masukan atau usulan kelompok pada papan tulis, bagan flip, atau tampilan komputer
D. Bergabung sebagai peserta diskusi, agar dapat memberikan ide atau pendapat ketika rapat mengalami kebuntuan (deadlock)
5) Desain Kuesioner yang baik adalah yang memenuhi unsur:
A. Memulai pertanyaan dengan pertanyaan yang menarik B. Tidak meletakkan hal-hal yang penting di akhir kuesioner
C. Menyertakan nomor pertanyaan untuk menghindari kebingungan D. Pilihan jawaban A dan C benar
E. Semua pilihan Jawaban Benar
6) Beberapa hal penting perlu diperhatikan dalam memilih teknik elisitasi kebutuhan, kecuali:
A. Keterlibatan Fasilitator
B. Jenis informasi yang akan diperoleh
C. Kedalaman, keluasan, dan integrasi informasi D. Keterlibatan pengguna
7) Jenis teknik elisitasi kebutuhan yang tergolong berbiaya rendah adalah:
A. Kuesioner B. Observasi C. JAD
D. Pilihan jawaban A dan B benar.
8) Strategi analisis kebutuhan yang paling mudah digunakan adalah
”analisis masalah”. Namun demikian strategi ”analisis masalah”
memiliki keterbatasan, yaitu:
A. Perbaikan sistem cenderung hanya kecil dan bertahap
B. Sulit untuk mengidentifikasi manfaat finansial yang signifikan dari sistem baru
C. Solusi penyelesaian masalah hanya mengatasi gejala dari masalah, dan bukan menyelesaikan masalah sebenarnya atau akar penyebab masalah.
D. Pilihan jawaban B dan C benar
E. Semua pilihan jawaban benar
9) Analisis masalah dan analisis akar penyebab cenderung paling berguna dalam situasi fokus proyek yang luas, di mana efisiensi tidak menjadi tujuan utamanya. Pernyataan tersebut:
B. Benar S. Salah
10) Analisis durasi dan penghapusan aktivitas membantu tim menemukan proses bisnis yang dianggap tidak efektif sehingga proses tersebut dapat dirancang ulang dan ditingkatkan. Pernyataan tersebut:
B. Benar S. Salah
Bandingkan hasil pekerjaan anda dengan Kunci Jawaban yang terdapat pada bagian akhir Modul 3 ini. Hitunglah jawaban yang benar, kemudian gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 3-2.
Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang
Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 4-1. Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 3-2, terutama bagian yang belum dikuasai.
Tingkat penguasaan = Jumlah Jawaban yang Benar Jumlah Soal 100%
Tes Formatif 3-1 1) B
2) A 3) D 4) D 5) B 6) C 7) S 8) B 9) S 10) S
Tes Formatif 3-2 1) A
2) C 3) B 4) D 5) E 6) A 7) C 8) E 9) S 10) B
Kisi-kisi Jawaban Latihan 3-1:
1) Kebutuhan adalah pernyataan tentang apa yang harus dilakukan sistem atau karakteristik apa yang perlu dimiliki oleh sistem
2) Analisis kebutuhan adalah kegiatan menguraikan suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan- permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Analisis kebutuhan bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan pengguna secara terperinci pada sistem baru yang akan dikembangkan.
3) Tiga tahapan pokok dalam fase analisis:
- Memahami sistem yang ada (sedang berjalan): dilakukan dengan mempelajari secara terinci (melalui serangkaian kegiatan penelitian) bagaimana sistem yang ada beroperasi.
Kunci Jawaban Tes Formatif & Latihan
- Mengidentifikasi permasalahan yang muncul dalam operasi sistem yang ada dan mengusulkan perbaikan-perbaikan atau penyempurnaan yang diharapkan.
- Menentukan kebutuhan (persyaratan) untuk sistem baru (sistem yang akan datang), dilakukan dengan cara transformasi kebutuhan bisnis sistem menjadi daftar yang lebih terperinci mengenai apa yang harus dilakukan sistem baru untuk memberikan nilai yang dibutuhkan bagi bisnis
4) Jenis-jenis kebutuhan:
- Kebutuhan bisnis: pernyataan yang menjelaskan tujuan keseluruhan sistem serta kontribusi yang akan dihasilkannya bagi keberhasilan organisasi.
Contoh: (1) meningkatkan pangsa pasar; (2) mengurangi biaya operasional
- Kebutuhan pengguna: pernyataan yang menjelaskan hal-hal yang dilakukan pengguna sebagai bagian integral dari operasi bisnis.
Contoh: (1) memproses pesanan pelanggan; (2) reorder persediaan
- Kebutuhan fungsional: pernyataan yang menjelaskan mengenai proses yang harus dilakukan sistem, atau informasi yang perlu disediakan sistem sebagai bagian dari mendukung tugas pengguna.
Contoh: (1) sistem harus memeriksa pesanan pelanggan yang masuk untuk mempersiapkan persediaan; (2) sistem dapat menyimpan dan menyajikan informasi mengenai riwayat pesanan pelanggan
- Kebutuhan non-fungsional: sifat perilaku penting yang dimiliki oleh suatu produk atau sistem terkait dengan kinerja dan kegunaannya.
Contoh: (1) sistem dapat diakses melalui perangkat seluler; (2) sistem harus dapat digunakan 1 x 24 jam sehari dan 365 hari per tahun.
5) Beberapa teknik yang biasa digunakan untuk melakukan validasi kebutuhan, baik secara bersama maupun secara berdiri sendiri:
- Peninjauan Kebutuhan: memeriksa dokumen kebutuhan secara manual dengan melibatkan banyak pembaca (baik dari pihak pengembang maupun para pemangku kepentingan) untuk menemukan kejanggalan dan hal-hal yang terlewatkan
- Pembuatan Prototipe, berupa model sistem yang dapat dijalankan atau didemonstrasikan kepada pengguna akhir, untuk menilai apakah sistem dapat memenuhi kebutuhan.
- Pembuatan test-case, untuk memvalidasi apakah sebuah kebutuhan dapat diuji
Kisi-kisi Latihan 3-2:
Dokumen Analisis Kebutuhan sebagai hasil penyelidikan lapangan:
1) Misalkan Tema penyelidikan lapangan yang disepakati dalam kelompok adalah “Pengembangan Aplikasi Sistem Layanan Akademik Berbasis Web”.
2) Permasalahan yang mendasari perlunya “Pengembangan Aplikasi Sistem Layanan Akademik Berbasis Web” adalah ……
(Kemukakan alasan-alasan secara logis perlunya pengembangan aplikasi Sistem Layanan Administrasi Akademik Berbasis Web berdasarkan hasil FGD yang melibatkan stakeholder Bidang Akademik (misalnya: Ketua Program Studi, Sekretaris Program Studi, Kepala BAAK, Staf Administrasi Akademik, Perwakilan Dosen Pengampu Mata Kuliah, dan Perwakilan Mahasiswa).
3) Kebutuhan Bisnis
Berdasarkan hasil elisitasi kebutuhan melalui wawancara dengan beberapa manajemen tingkat atas (misalnya: pimpinan institusi, ketua program studi, sekretaris prodi), kemukakan apa yang ingin dicapai oleh organisasi!
Contoh:
- Automasi Proses Layanan Administrasi Akademik
- Proses Layanan Administrasi Akademik benar dan tepat waktu
- Terselenggaranya Proses layanan administrasi akademik kapan saja dan dimana saja
- Menyediakan Histori Data layanan kegiatan akademik dari tahun ke tahun
- Dan lainnya ………
4) Kebutuhan Pengguna
Berdasarkan hasil elisitasi kebutuhan melalui wawancara atau FGD dengan pihak manajemen organisasi (misalnya: ketua program studi, sekretaris prodi, staf administrasi akademik), kemukakan apa yang akan dilakukan oleh Pengguna melalui sistem Perangkat Lunak yang dikembangkan!
Contoh:
- Bidang Administrasi Akdemik o Penjadwalan Kuliah o Pengelolaan Perkuliahan o Pengelolaan Nilai o Dan sebagainya
- Dosen dan Mahasiswa (dalam kegiatan Konsultasi) o Konsultasi Akademik berbasis Online o Dan sebagainya
5) Kebutuhan Fungsional
Berdasarkan hasil elisitasi kebutuhan melalui wawancara atau FGD dengan stakeholder Bidang Akademik (misalnya: Ketua Program Studi, Sekretaris Program Studi, Kepala BAAK, Staf Administrasi Akademik, Perwakilan Dosen Pengampu Mata Kuliah, dan Perwakilan Mahasiswa), kemukakan apa yang akan dilakukan oleh sistem, atau fitur-fitur apa yang mesti tersedia pada sistem untuk mendukung Kebutuhan Pengguna!
Contoh:
- Fitur-fitur untuk Mendukung Administrasi Akademik:
o Sistem dapat menyediakan fasilitas untuk membuat jadwal secara otomatis sehingga dapat meminimalkan Bentrok Waktu
o Sistem dapat menyediakan Informasi Jadwal Perkuliahan secara online kepada Mahasiswa, dosen, dan pihak terkait lainnya
o Sistem dapat merekam data komponen penilaian
o Sistem dapat menyajikan Nilai Sementara secara online o Sistem dapat mencetak KHS
- Fitur-fitur untuk mendukung Dosen & Mahasiswa (dalam Kegiatan Konsultasi KRS)
o Sistem dapat menyediakan Daftar/transkrip Nilai Sementara untuk setiap Mahasiswa
o Sistem dapat menyediakan Informasi Mata Kuliah yang ditawarkan pada semester berjalan
o Sistem dapat menyediakan fasilitas untuk Berdiskusi dengan Dosen Wali melalui kayanan vidio converence
o Sistem dapat digunakan untuk registrasi mata kuliah o Sistem dapat memverifikasi jumlah SKS maksimum yang
dapat diprogramkan oleh mahasiswa
o Sistem dapat mencetak KRS bagi Dosen Wali maupun bagi Mahasiswa
- Dan sebagainya
6) Kebutuhan Non Fungsional - Operasional:
o Sistem dapat diakses melalui berbagai perangkat komputer atau smart phone
o Sistem dapat diakses menggunakan Browser Web apapun
o Dan sebagainya - Performa:
o Sistem dapat diakses kapan saja dan dimana saja o Dan sebagainya
- Keamanan
o Sistem hanya dapat dioperasikan/digunakan oleh user yang telah terdaftar
o Hanya dosen yang dapat melakukan perubahan Nilai, dengan sepengetahuan Ketua Jurusan
o Mahasiswa tidak dapat berpindah kelas secara bebas tanpa persetujuan Administrator dan Ketua Jurusan o Dan sebagainya
Kebutuhan Fungsional dan Non Fungsional dapat juga disajikan melalui tabel, seperti contoh Gambar 3-1-3 (pada Modul 3)
Benchmarking : Kegiatan mempelajari bagaimana organisasi lain melakukan proses bisnis, untuk menjadi rujukan bagi organisasi untuk dapat melakukan sesuatu yang lebih baik
Elisitasi kebutuhan : aktivitas yang ditujukan untuk menemukan kebutuhan suatu sistem melalui komunikasi dengan pelanggan, pengguna sistem dan pihak lain yang memiliki kepentingan dalam pengembangan sistem
Fasilitator : Orang yang memandu diskusi, namun tidak bergabung sebagai peserta, dan bertindak netral selama sesi diskusi JAD (Joint Application Development)
Kebutuhan (persyaratan)
Pernyataan mengenai apa yang harus dilakukan atau apa yang perlu dimiliki oleh sistem yang sedang dikembangkan
Pengguna Bisnis Pihak manajemen organisasi sebagai pemilik sistem yang dikembangkan
Pernyataan Kebutuhan
Naskah yang mencantumkan kebutuhan fungsional dan nonfungsional dalam format garis besar
Pertanyaan menyelidik
Pertanyaan lanjutan (tindaklanjut) mengenai hal yang telah dibahas melalui salah satu teknik elisitasi kebutuhan
Pertanyaan terbuka Pertanyaan yang memberikan ruang untuk dijabarkan oleh responden pada proses wawancara atau angket dalam kegiatan elisitasi kebutuhan
Pertanyaan tertutup Pertanyaan yang tidak memberikan ruang untuk dijabarkan oleh responden pada proses wawancara atau angket dalam kegiatan elisitasi kebutuhan
Responden Orang yang memberikan tanggapan dan informasi (baik secara langsung maupun