Mendefinisikan Proyek Sistem
C. Menilai Kelayakan Proyek Sistem
2. Kelayakan Ekonomi
Analisis kelayakan Ekonomi mencoba menjawab pertanyaan "haruskah kita membangun sistem?" Kelayakan ekonomi ditentukan dengan mengidentifikasi biaya dan manfaat yang terkait dengan sistem, menentukan nilai proyeknya, menghitung arus kas masa depan, dan mengukur kelayakan finansial proyek. Berikut ini adalah beberapa kerangka kerja yang dapat diterapkan untuk mengevaluasi investasi proyek dan langkah-langkah penilaian umum yang digunakan.
a. Analisis dan Pengukuran Arus Kas (Cash Flow Analysis and Measures)
Proyek-proyek Teknologi Informasi biasanya melibatkan investasi awal yang menghasilkan manfaat dari waktu ke waktu, bersamaan dengan dukungan biaya yang berkelanjutan. Oleh karena itu, nilai proyek harus diukur dari waktu ke waktu. Arus kas, baik arus masuk maupun keluar, diperkirakan selama beberapa periode mendatang. Selanjutnya, arus kas dievaluasi menggunakan beberapa teknik untuk menilai apakah manfaat yang diproyeksikan akan sesuai dengan biaya yang akan dikeluarkan.
Contoh 2-1-1:
Pada contoh sederhana (gambar 2.1.2), sebuah sistem dikembangkan pada Tahun 0 (tahun berjalan) seharga $ 100.000. Setelah sistem beroperasi, manfaat dan biaya yang berkelanjutan diproyeksikan selama tiga tahun. Pada baris ke-3, keuntungan bersih dihitung dengan mengurangi total biaya setiap tahun dari total manfaatnya. Pada baris 4, dihitung total kumulatif dari arus kas bersih.
Gambar 2.1.2 Proyeksi Arus Kas Sederhana
Beberapa metode umum untuk mengevaluasi nilai proyek sekarang dapat dijelaskan berikut ini:
1) Return on Investment
Return on Investment (ROI) adalah perhitungan yang mengukur tingkat pengembalian rata-rata yang diperoleh dari uang yang diinvestasikan dalam proyek. Rumus ROI adalah (Dennis, 2012):
Contoh 2-1-2:
Berdasarkan kasus pada gambar 2.1.2, dapat dihitung nilai ROI sebagai berikut:
ROI yang tinggi menunjukkan bahwa manfaat proyek jauh lebih besar daripada biaya proyek, meskipun definisi dari ROI "tinggi"
itu tidak jelas.
2) Break-Even Point
Pendekatan umum lainnya yang biasa digunakan untuk mengukur nilai proyek adalah titik impas (Break-Even Point / BEP). Seperti yang ditunjukkan pada baris 4 dari Gambar 2.1.2,
arus kas kumulatif proyek menjadi positif pada tahun 3, sehingga investasi awal "kembali" selama dua tahun ditambah sebagian kecil dari tahun ketiga.
Rumus BEP adalah (Dennis,2012):
Keterangan:
JTAKN : Jumlah Tahun Arus Kas Negatif (Number of years of negative cash flow)
AKB : Arus Kas Bersih tahun berjalan (That year’s Net Cash Flow)
AKK : Arus Kas Kumulatif tahun berjalan (That year’s Cumulative Cash Flow)
Contoh 2-1-3:
Berdasarkan kasus pada gambar 2.1.2, dapat dihitung nilai BEP sebagai berikut:
3) Discounted Cash Flow Technique
Proyeksi arus kas sederhana yang ditunjukkan pada Gambar 2.1.2, dan laba atas investasi serta perhitungan titik impas semuanya memiliki kelemahan yang sama yaitu tidak mengenali nilai waktu dari uang. Dalam analisis tersebut, waktu arus kas diabaikan. Misalnya nilai Satu dolar pada Tahun ke 3 proyek dianggap persis sama dengan satu dolar yang diterima pada Tahun ke 1.
Discounted cash flows digunakan untuk membandingkan nilai sekarang (Present Value / PV) dari semua arus kas masuk
dan keluar untuk proyek dalam suatu satuan nilai uang (misal dolar) hari ini.
Rumus dasar untuk mengkonversi arus kas masa depan ke nilai saat ini adalah:
Dimana n adalah = Tahun saat Arus Kas terjadi
Tingkat pengembalian yang digunakan dalam perhitungan nilai sekarang kadang-kadang disebut tingkat pengembalian yang disyaratkan, atau biaya untuk mendapatkan modal yang diperlukan untuk mendanai proyek.
Contoh 2-1-4:
Jika $ 100 yang diterima dalam 3 tahun dengan tingkat pengembalian yang diperlukan sebesar 10%, akan memiliki PV $ 75,13.
Pada Gambar 2.1.3, hasil perhitungan nilai sekarang dari manfaat yang diproyeksikan dan biaya yang ditunjukkan pada Gambar 2.1.2 (menggunakan tingkat pengembalian yang dipersyaratkan sebesar 10%).
Gambar 2.1.3 Hasil Perhitungan Proyeksi Arus Kas Sederhana
4) Net Present Value (NPV)
NPV secara sederhana dinyatakan sebagai perbedaan antara total nilai sekarang dari manfaat dengan total nilai sekarang dari biaya.
Selama NPV lebih besar dari nol, proyek dianggap dapat diterima secara ekonomi. Dalam contoh di atas NPV kurang dari nol, menunjukkan bahwa untuk tingkat pengembalian yang diperlukan sebesar 10%, proyek ini tidak layak diterima. Tingkat pengembalian yang disyaratkan harus kurang dari 6,65%
sebelum proyek ini mengembalikan NPV positif. Contoh ini menggambarkan fakta bahwa kadang-kadang teknik ROI dan BEP menemukan bahwa proyek tersebut tampak dapat diterima, akan tetapi teknik NPV yang lebih teliti secara finansial menemukan proyek tersebut sebenarnya tidak dapat diterima.
Gambar 2.1.4 mengulas langkah-langkah dalam melakukan analisis kelayakan secara ekonomi (Dennis, 2012).
Gambar 2.1.4 Langkah-langkah dalam Melakukan Analisis Kelayakan Ekonomi
b. Identifikai Biaya dan Manfaat
Tugas pertama analis sistem ketika mengembangkan analisis kelayakan ekonomi adalah mengidentifikasi jenis-jenis biaya dan manfaat yang akan dimiliki sistem. Gambar 2.1.5 mencantumkan contoh biaya dan manfaat yang mungkin dimasukkan. Biaya dan manfaat dapat dibagi menjadi empat kategori: (1) biaya pengembangan, (2) biaya operasional, (3) manfaat nyata, dan (4) tidak berwujud. Biaya pengembangan adalah biaya nyata yang dikeluarkan selama pembuatan sistem, seperti gaji
untuk tim proyek, biaya perangkat keras dan perangkat lunak, biaya konsultan, pelatihan, dan ruang dan peralatan kantor. Biaya pengembangan biasanya dianggap sebagai biaya satu kali.
Biaya operasional adalah biaya nyata yang diperlukan untuk mengoperasikan sistem, seperti gaji staf operasi, biaya lisensi perangkat lunak, peningkatan peralatan, dan biaya komunikasi. Biaya operasional biasanya dianggap sebagai biaya berkelanjutan.
Gambar 2.1.5 Contoh Biaya dan Manfaat pada Kelayakan Ekonomi Manfaat (nilai) nyata (tangible benefits) termasuk pendapatan yang dimungkinkan sistem organisasi terima, seperti peningkatan penjualan.
Selain itu, sistem dapat memungkinkan organisasi untuk menghindari biaya tertentu, yang mengarah ke jenis lain dari manfaat nyata, seperti penghematan biaya. Misalnya, jika sistem menghasilkan pengurangan staf yang dibutuhkan, biaya gaji menjadi lebih rendah. Demikian pula, pengurangan tingkat persediaan yang diperlukan karena sistem baru
menghasilkan biaya persediaan lebih rendah. Dalam contoh-contoh ini, pengurangan biaya adalah manfaat nyata dari sistem baru.
c. Penentuan Nilai Biaya dan Manfaat (Assign Values to Costs and Benefits)
Strategi yang paling efektif untuk memperkirakan biaya dan manfaat adalah mengandalkan orang-orang yang memiliki pemahaman terbaik tentang hal tersebut. Misalnya, biaya dan manfaat yang terkait dengan teknologi atau proyek itu sendiri dapat disediakan oleh kelompok TI perusahaan atau konsultan eksternal, dan pengguna bisnis dapat menentukan angka-angka yang terkait dengan bisnis (misalnya: Proyeksi penjualan dan tingkat pesanan). Perusahaan juga dapat mempertimbangkan proyek masa lalu, laporan industri, dan informasi vendor, meskipun sumber-sumber ini mungkin akan sedikit kurang akurat. Kemungkinan, semua estimasi akan direvisi ketika proyek berlanjut.
Bagaimana dengan manfaat dan biaya tidak berwujud (Intangible benefits and costs)? Manfaat dan biaya tak berwujud tersebut terkadang dapat diterima untuk dimasukkan dalam daftar keuntungan tidak berwujud (seperti peningkatan layanan pelanggan) tanpa menetapkan nilai mata uang. Pada kesempatan lain harus dibuat perkiraan mengenai berapa banyak manfaat tidak berwujud (intangible benefits) yang
“bernilai”. Disarankan agar dilakukan perhitungan biaya atau keuntungan tidak berwujud jika memungkinkan. Jika tidak, bagaimana dapat mengetahuinya pada saat angka-angka itu tiba-tiba muncul.
Contoh analisis biaya - manfaat (cost-benefit analysis) secara rinci ditunjukkan pada gambar 2.1.6. Dalam contoh ini, manfaat bertambah karena proyek diharapkan untuk meningkatkan penjualan, mengurangi panggilan keluhan pelanggan, dan menurunkan biaya persediaan. Secara sederhana dapat digambarkan, semua biaya pengembangan diasumsikan
terjadi pada tahun berjalan 2015, dan semua manfaat dan biaya operasional diasumsikan dimulai ketika sistem diimplementasikan pada awal 2016, dan berlanjut hingga 2019. Perhatikan bahwa manfaat layanan pelanggan tidak berwujud (intangible) telah dikuantifikasi, berdasarkan penurunan panggilan telepon keluhan pelanggan. Manfaat tidak berwujud (intangible benefit) untuk dapat menawarkan layanan yang ditawarkan pesaing saat ini tidak dikuantifikasi, akan tetapi terdaftar sehingga komite persetujuan akan mempertimbangkan manfaat tersebut ketika menilai kelayakan ekonomi sistem.
d. Menentukan Arus Kas (Determine Cash Flow)
Contoh 2-1-5:
Gambar 2.1.6 Arus Kas Sederhana Untuk Analisis Biaya – Manfaat
Analisis formal biaya-manfaat biasanya berisi biaya dan manfaat selama beberapa tahun tertentu (biasanya tiga hingga lima tahun) untuk menunjukkan arus kas dari waktu ke waktu. (lihat gambar 2.1.2 dan 2.1.6.) Misalnya, pada gambar 2.1.6 mencantumkan jumlah yang sama untuk panggilan pengaduan pelanggan, biaya inventaris, perangkat keras, dan perangkat lunak selama empat tahun. Seringkali, jumlah ditambah dengan beberapa tingkat pertumbuhan untuk menyesuaikan dengan peningkatan inflasi atau bisnis, seperti yang ditunjukkan oleh kenaikan 6% yang ditambahkan ke angka penjualan dalam sampel yang ada. Demikian pula, biaya tenaga kerja diasumsikan meningkat pada tingkat 4% setiap tahun. Pada kolom terakhir ditambahkan total untuk menentukan manfaat dan biaya keseluruhan.
e. Nilai Ekonomi Proyek (Project’s Economic Value)
1) ROI (Return on Investment) dan BEP (Break-even Point)
Pada gambar 2.1.6 hasil perhitungan ROI untuk contoh proyek tersebut mendapatkan angka 14,1%, sedangkan BEP selama 3,37 tahun.
2) NPV (Net Present Value)
Dalam gambar 2.1.7, nilai sekarang dari biaya dan manfaat telah dihitung dan ditambahkan ke contoh tersebut, menggunakan tingkat pengembalian 6%. NPV hanyalah perbedaan antara total nilai sekarang dari manfaat dan total nilai sekarang dari biaya.
Selama NPV lebih besar dari nol, proyek dianggap layak secara ekonomi. Dalam contoh ini, karena NPV adalah $ 68.292, proyek harus dinyatakan diterima dari sudut pandang kelayakan ekonomi.
Gambar 2.1.7 Analisis Biaya-Manfaat – Metode Discounted Arus Kas 3. Kelayakan Organisasi
Salah satu cara untuk menilai kelayakan organisasi dari proyek adalah dengan memahami seberapa baik tujuan proyek sejalan dengan tujuan bisnis organisasi. Penyelarasan strategis adalah kesesuaian antara proyek dan strategi bisnis. Semakin besar penyejajaran, semakin sedikit risiko proyek, dari perspektif kelayakan organisasi. Misalnya, jika departemen pemasaran telah memutuskan untuk lebih fokus pada pelanggan, maka proyek CRM (Customer Relationship Management) yang menghasilkan informasi pelanggan secara terintegrasi akan memiliki keselarasan strategis yang kuat dengan tujuan pemasaran.
Banyak proyek gagal ketika departemen Teknologi Informasi sendiri yang memprakarsainya, dimana hanya ada sedikit atau bahkan tidak ada sama sekali keselarasan dengan unit bisnis atau strategi organisasi.
Cara kedua untuk menilai kelayakan organisasi adalah dengan melakukan analisis terhadap pemangku kepentingan (stakeholder analysis). Seorang pemangku kepentingan adalah orang, kelompok, atau organisasi yang dapat memengaruhi (atau dapat dipengaruhi oleh) sistem baru. Secara umum, pemangku kepentingan yang paling penting dalam pengenalan sistem baru adalah penggagas proyek, pengguna sistem, dan manajemen organisasi (lihat gambar 2.1.8).
Penggagas (champion) adalah eksekutif tingkat tinggi dan biasanya (tetapi tidak selalu) adalah sponsor proyek yang menciptakan permintaan sistem. Penggagas mendukung proyek dengan menyediakan waktu dan sumber daya (misalnya pendanaan), dukungan politik dalam organisasi dengan mengomunikasikan pentingnya sistem kepada pembuat keputusan organisasi lainnya. Lebih dari satu penggagas lebih disukai karena jika seorang penggagas meninggalkan organisasi, dukungan terhadap proyek juga akan menghilang.
Sementara penggagas memberikan dukungan sehari-hari untuk sistem, manajemen organisasi juga perlu mendukung proyek. Dukungan manajemen seperti itu meyakinkan kepada seluruh organisasi bahwa sistem akan memberikan kontribusi yang berharga dan bahwa sumber daya yang diperlukan akan tersedia. Idealnya, manajemen harus mendorong orang-orang dalam organisasi untuk menggunakan sistem dan menerima banyak perubahan yang mungkin akan ditimbulkan oleh sistem.
Sekelompok pemangku kepentingan penting ketiga adalah pengguna sistem yang pada akhirnya akan menggunakan sistem begitu telah diinstal dalam organisasi. Seringkali tim proyek bertemu dengan pengguna hanya di awal proyek, dan setelah itu tidak lagi sampai setelah sistem dibuat. Dalam situasi seperti ini, jarang produk akhir dapat memenuhi harapan dan kebutuhan pengguna. Partisipasi pengguna harus
dipromosikan sepanjang proses pengembangan untuk memastikan bahwa sistem akhir akan diterima dan digunakan, dengan membuat pengguna terlibat secara aktif dalam pengembangan sistem (misalnya:
memberikan umpan balik dan membuat keputusan).
Gambar 2.1.8 Stakeholder Penting untuk Kelayakan Organisasi Studi kelayakan akhir membantu organisasi melakukan investasi yang lebih bijaksana tentang proyek Sistem Informasi karena memaksa tim proyek untuk mempertimbangkan faktor teknis, ekonomi, dan organisasi yang dapat mempengaruhi proyek-proyek yang
dikembangkan. Perlu diingat, studi kelayakan harus direvisi beberapa kali selama proyek pada titik-titik di mana tim proyek membuat keputusan penting tentang sistem (misalnya sebelum desain dimulai).
Studi kelayakan akhir dapat digunakan untuk mendukung dan menjelaskan keputusan-keputusan penting dan strategis yang dibuat di sepanjang siklus SDLC.
1) Jelaskan tujuan dari analisis kelayakan? Bagaimana kegiatan tersebut dilakukan dalam proses pemilihan proyek?
2) Jelaskan tiga dimensi analisis kelayakan
3) Jelaskan perbedaan antara nilai tidak berwujud dan nilai berwujud (nyata)? Berikan contoh masing-masing.
4) Jelaskan beberapa hal yang berpotensi menyebabkan proyek menjadi
"berisiko" dalam hal kelayakan teknis.
Latihan 2-1:
- Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi pada Kegiatan Belajar 2-1, kerjakan soal-soal berikut ini. Jawaban ditulis di atas kertas atau menggunakan aplikasi pengolah kata / Microsoft Word atau sejenisnya), kemudian diserahkan kepada Dosen pengampu Mata Kuliah sesuai waktu yang telah disepakati. Hasil pekerjaan juga dapat dikumpulkan melalui aplikasi e-learning pada kantong soal-soal latihan 2- 1, sesuai petunjuk dan waktu yang tertera pada e-learning (Pedoman pengoperasian e-learning dapat dilihat pada Lampiran-2 modul ini).
- Setelah hasil pekerjaan dikumpulkan, anda dapat melihat kisi- kisi jawaban soal-soal latihan 2-1 pada bagian akhir Modul 2.
Mendefinisikan proyek-proyek sistem adalah bagian dari perencanaan sistem setelah suatu proyek sistem prioritas ditentukan dan analis sistem telah ditunjuk. Pada kegiatan ini analis melakukan suatu studi untuk mencari alternatif-alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk dikembangkan. Kegitan tersebut meliputi kegiatan mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem, melakukan studi kelayakan, dan menilai kelayakan proyek sistem.
Ruang lingkup dan sasaran proyek-proyek sistem perlu didefinisikan kembali oleh anlis dengan cara berdiskusi dengan manajemen untuk mengkaji kembali mengenai ruang lingkup dan sasaran sistem. Tim analis dapat memberikan usulan-usulan tambahan bila dipandang perlu.
Ruang lingkup dan sasaran dari proyek sistem harus betul-betul dipahami terlebih dahulu oleh tim analis, karena hal ini sangat erat hubungannya terutama dalam perencanaan biaya dan waktu pengembangan sistem yang akan diperkirakan oleh analis.
Tujuan utama perencanaan proyek sistem adalah menyediakan sebuah kerangka kerja yang memungkinkan manajer proyek atau analis membuat estimasi yang dapat dipertanggungjawabkan mengenai sumber daya, biaya dan jadwal. Estimasi dibuat dengan sebuah kerangka waktu yang terbatas pada awal sebuah proyek sistem informasi dan diperbaharui secara teratur selagi proyek sedang berjalan. Meskipun estimasi juga merupakan suatu seni seperti juga pada sains, aktivitas ini tidak dilakukan secara serampangan. Terdapat teknik-teknik tertentu yang dapat digunakan untuk melakukan estimasi.
Analisis kelayakan digunakan untuk memberikan rincian lebih lanjut
Rangkuman
kelayakan teknis, ekonomi, dan organisasi. Kelayakan teknis berfokus pada apakah sistem dapat dibangun, dengan memeriksa risiko yang terkait dengan keakraban pengguna dan analis dengan aplikasi, keakraban dengan teknologi, ukuran proyek, dan kompatibilitas dengan sistem yang ada. Kelayakan ekonomi membahas apakah sistem harus dibangun. Ini mencakup analisis biaya-manfaat dari biaya pengembangan, biaya operasional, manfaat berwujud, dan biaya dan manfaat tidak berwujud. Analisis kelayakan organisasi menilai seberapa baik sistem akan diterima oleh penggunanya dan integrasikan ke dalam operasi organisasi yang sedang berlangsung. Penyelarasan strategis proyek dan analisis pemangku kepentingan dapat digunakan untuk menilai dimensi kelayakan ini.
1) Tujuan penelitian pendahuluan dalam rangkaian kegiatan Studi Kelayakan adalah, kecuali:
A. Memahami operasi sistem yang lama
B. Menganalisis permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem yang lama
C. Menentukan Kebutuhan-kebutuhan pemakai secara garis besar untuk dapat mencapai sasaran sistem
D. Menentukan Detail Kebutuhan Fungsional Sistem sebagai landasan untuk mengembangkan sistem baru
2) Misalkan dalam sebuah proyek pengembangan bisnis rental komputer dan internet, yang termasuk manfaat tidak langsung dalam analisis Biaya-Manfaat berikut ini adalah:
A. Memaksimalkan kerja teknisi dalam melakukan perwatan berkala secara rutin terhadap perangkat komputer untuk mengurangi frekuensi kerusakan.
B. Mendesain sistem saklar lampu otomatis untuk menghemat pemakaian listrik
C. Menawarkan paket rental yang beragam untuk meningkatkan waktu sewa rata-rata pelanggan