Teknik Elisitasi dan Strategi Analisis Kebutuhan
B. Strategi Analisis Kebutuhan
6. Membandingkan Strategi Analisis
Analisis masalah dan analisis akar penyebab cenderung paling berguna dalam situasi fokus proyek sempit, di mana efisiensi menjadi tujuan utamanya. Analisis durasi dan penghapusan aktivitas membantu tim menemukan proses bisnis yang dianggap tidak efektif sehingga proses tersebut dapat dirancang ulang dan ditingkatkan. Analisis teknologi, sangat berguna ketika tim berusaha menciptakan cara yang sama sekali baru untuk menyelesaikan proses bisnis.
1. Bentuklah Kelompok-kelompok belajar yang terdiri atas 4 hingga 5 orang mahasiswa setiap kelompoknya. Gunakan media sosial seperti Aplikasi Whatsapp atau aplikasi komunikasi vidio seperti Aplikasi Zoom untuk berinteraksi dalam proses pembentukan Kelompok (jika tidak memungkinkan untuk bertatap muka secara langsung).
2. Setelah semua kelompok tebentuk, daftar kelompok disampaikan kepada Pengajar (Dosen pengampu Mata Kuliah) melalui Ketua Kelas (Nama kelompok dapat ditentukan sendiri secara kreatif).
3. Setiap Kelompok Mengidentifikasi sebuah Tema Pengembangan Perangkat Lunak (Perangkat lunak Sistem Informasi, Sistem Kontrol atau lainnya), yang melibatkan interaksi antara Sistem dengan User/Pengguna.
Kegiatan ini dilaksanakan dengan Prosedur sebagai berikut:
- Masing-masing anggota kelompok pada sebuah kelompok tertentu menemukan sebuah ide mengenai Tema yang akan diselidiki, mempelajari konsep dari Ide tersebut (dengan didukung berbagai literatur, baik yang berasal dari sumber- sumber secara offline maupun secara online)
- Anggota kelompok berkumpul merumuskan ide-ide yang ada, untuk kemudian ide tersebut mengerucut menjadi 1 ide (tema) sesuai hasil kesepakatan bersama. Gunakan media sosial seperti Aplikasi Whatsapp atau aplikasi komunikasi vidio seperti Aplikasi Zoom untuk saling berinteraksi (jika tidak memungkinkan untuk bertatap muka secara langsung).
Latihan 3-2:
Proyek penyelidikan lapangan dalam rangka mengkaji dan menyusun dokumen kebutuhan sistem
- Pertemuan kelompok wajib didokumentasikan (dapat berupa File rekaman Vidio/Voice/atau foto saat sedang berkolaborasi).
4. Berdasarkan Tema yang telah disepakati bersama, susunlah Dokumen Kebutuhan Sistem mengikuti Format ANALISIS KEBUTUHAN yang telah dipelajari pada Modul 3 (Kegiatan Belajar 3-1).
Kegiatan ini dilaksanakan dengan prosedur sebagai berikut:
- Masing-masing anggota kelompok pada sebuah kelompok tertentu merumuskan kebutuhan sistem (sesuai Format Analisis Kebutuhan Sistem). Rumusan kebutuhan sistem secara teoritis dapat dikaji dari berbagai Sumber Referensi pustaka, baik yang berasal dari sumber-sumber secara offline maupun secara online - Anggota kelompok berkumpul merumuskan ide-ide yang ada,
untuk kemudian ide tersebut mengerucut menjadi 1 ide (rumusan kebutuhan sistem secara teoritis) sesuai hasil kesepakatan bersama. Gunakan media sosial seperti Aplikasi Whatsapp atau aplikasi komunikasi vidio seperti Aplikasi Zoom untuk saling berinteraksi (jika tidak memungkinkan untuk bertatap muka secara langsung).
- Dengan berbekal rumusan kebutuhan sistem secara teoritis, Setiap kelompok melakukan pengkajian kebutuhan sistem langsung kepada setiap pengguna sistem yang terkait (sebagai responden), dengan menggunakan teknik-teknik elisitasi kebutuhan yang tepat (telah dibahas pada Modul 3 kegiatan belajar 3-2).
- Setiap kegiatan Pertemuan, baik antar anggota kelompok maupun dengan pengguna sistem wajib didokumentasikan (dapat berupa File rekaman Vidio/Voice/atau foto saat sedang berkolaborasi).
5. Setiap Kelompok menyediakan Bahan Presentasi Singkat mengenai HASIL ANALISIS KEBUTUHAN, dan mempersiapkan diri untuk mempresentasikan hasil temuan penyelidikan lapangan masing-masisng pada forum diskusi umum di Pertemuan Selanjutnya (Pertemuan 7).
6. File Dokumen ANALISIS KEBUTUHAN bersama File Bahan/Slide Presentasi dan File Bukti Kegiatan Kolaborasi Kelompok diserahkan kepada Dosen pengampu Mata Kuliah sebelum jadwal forum diskusi umum diselenggarakan. Dokumen- dokumen juga diunggah pada e-learning (melalui account Ketua Kelompok masing-masing). Adapun Dokumen ANALISIS KEBUTUHAN yang dibuat oleh Setiap Anggota Kelompok (secara Mandiri), diunggah pada e-learning (melalui Account Anggota masing-masing/ secara pribadi-pribadi)
7. Pelaksanaan Forum Diskusi Umum, dilaksanakan dengan prosedur:
- Kelompok yang akan Tampil melakukan presentasi dipilih dengan cara diundi pada hari pelaksanaan forum diskusi.
- Perwakilan kelompok mempresentasikan Hasil Analisis Kebutuhan selama kurang lebih 15 Menit di depan seluruh peserta kuliah (melalui tatap muka langsung atau Daring).
- Peserta kuliah lainnya dapat memberikan saran ide, mengkritisi atau mempertanyakan Hasil Kerja Kelompok yang tampil, untuk penyempurnaan dokumen Analisis Kebutuhan.
- Hasil Penyempurnaan Dokumen ANALISIS KEBUTUHAN selanjutnya disampaikan kepada Dosen Pengampu Mata Kuliah, atau diunggah kembali oleh Ketua Kelompok pada aplikasi e- learning.
Lima teknik dapat digunakan untuk memperoleh kebutuhan bisnis untuk sistem yang diusulkan: wawancara, pengembangan aplikasi bersama, kuesioner, analisis dokumen, dan observasi. Wawancara melibatkan pertemuan dengan satu atau lebih orang dan mengajukan pertanyaan kepada mereka. Ada lima langkah dasar untuk proses wawancara: memilih orang yang diwawancarai, merancang pertanyaan wawancara, mempersiapkan wawancara, melakukan wawancara, dan tindak lanjut pasca wawancara. Pengembangan aplikasi bersama (Joint Application Development /JAD) memungkinkan tim proyek, pengguna, dan manajemen untuk bekerja sama mengidentifikasi kebutuhan untuk sistem. Electronic JAD berupaya mengatasi masalah umum yang terkait dengan grup dengan menggunakan groupware.
Kuesioner adalah serangkaian pertanyaan tertulis yang dikembangkan untuk mendapatkan informasi dari individu. Kuesioner sering digunakan ketika ada sejumlah besar orang yang menjadi sumber informasi atau pendapat. Analisis dokumen mencakup peninjauan dokumentasi yang ada dan memeriksa sistem itu sendiri. Ini dapat memberikan wawasan ke dalam sistem formal dan informal.
Pengamatan, tindakan mengamati proses yang dilakukan, adalah alat yang kuat untuk mengumpulkan informasi tentang sistem saat ini karena memungkinkan analis untuk melihat realitas situasi secara langsung.
Analis sering harus membantu pengguna bisnis berpikir kritis tentang kebutuhan sistem baru mereka. Beberapa strategi sangat membantu. Analisis masalah dan analisis akar masalah adalah dua strategi yang dapat membantu pengguna bisnis dalam memahami
Rangkuman
masalah dan masalah sistem saat ini yang memerlukan perbaikan.
Analisis durasi dan penghilangan aktivitas adalah strategi analisis populer yang membantu tim menemukan proses yang paling membutuhkan desain ulang. Analisis hasil, analisis teknologi, dan Benchmarking adalah tiga strategi yang dapat digunakan untuk
“memaksa” pengguna bisnis untuk memikirkan proses penyempurnaan bisnis dengan cara-cara baru, atau mungkin menemukan cara yang sepenuhnya baru untuk menyelesaikan proses bisnis.
1) Ketika analis bermaksud mencari informasi yang spesifik dan tepat, analis harus merancang pertanyaan-pertanyaan wawancara yang bersifat:
A. Tertutup B. Terbuka C. Menyelidik
D. Semua pilihan Jawaban Benar
2) Pertanyaan berikut ini yang termasuk pertanyaan Menyelidik adalah: