As a counterpart of the external auditor and in the framework of internal control, internal auditor ICON+
utilizing the results of the examination of the external auditor by the Firm Osman Bing Satrio & Eny affiliated with Deloitte who have conducted an audit of compliance with internal controls and compliance with rules and regulations in 2013. From the examination of the external auditors, internal auditors ICON+ has conducted monitoring follow up the findings of the external auditors among other things:
In the examination of the external auditor in 2013, there were five (5) findings of compliance with internal controls, among other things:
001/LAI/I/2014 002/LAI/III/2014 003/LAI/V/2014
004/LAI/V/2014 005/LAI/IX/2014
006/LAI/XI/2014
007/LAI/XI/2014 008/LAI/XII/2014 009/LAI/XII/2014
ROJB RIT
Sub-direktorat Penjualan Directorate of Sales RO Jatim
Sub-direktorat Keuangan Sub-Directorate of Finance
Sub-direktorat Perencanaan dan Desain Sub-Directore of Planning and Design RO SBU
Divisi Operasi Operational Division Divisi Manajemen Risiko Management Risk Division 1
2 3
4 5
6
7 8 9
12 9 6
12 14
7
4 8 4
12 9 6
12 6
0
1 0 0
0 0 0
0 0
0
3 3 0
0 0 0
0 8
7
0 5 4
Nomor Laporan (Report Number)
Nama Divisi/Sub Direktorat (Division Name/Sub Directory)
No Penyelesaian
(Follow up) Tidak perlu Eskalasi (No need Escalation)
Sisa Temuan yang perlu Koordinasi dengan Pihak Lain/Eskalasi (Rest of Finding Need Coordination
with Other Party/Escalation)
Sisa Temuan (Rest of Finding) Jumlah Temuan
(Finding)
Satuan Audit internal internal Audit unit
1
2
Perusahaan belum melakukan kajian secara berkala atas utang perantara (gr-ir) telah outstanding lebih dari satu tahun.
Pada tanggal 31 Desember 2013, terdapat utang perantara (GR-IR) yang telah outstanding lebih dari satu tahun sebesar Rp 6,3 miliar.
A. Verifikasi atas hutang tersebut terdiri dari banyak transaksi dan kami akan kirimkan dengan softcopy.
B. Sudah dilakukan koordinasi dengan bagian perbendaharaan sesuai dengan email dari Div. Akuntansi tanggal 27 Juni 2014. Saat ini Divisi perbendaharaan sedang melakukan proses verifikasi atas dokumen yang disampaikan.
C. Per Juni 2014 penyelesaian atas hutang GR-IR tahun 2010, 2011 dan tahun 2012 sudah selesai 100%
Jumlah pertanggungan asuransi atas aset tetap lebih kecil dibandingkan Jumlah tercatat aset tetap dalam Laporan Keuangan.
Berdasarkan Laporan Keuangan per 31 Desember 2013, Perusahaan telah mengasuransikan bangunan dan peralatan lainnya kepada PT Asuransi Jasindo terhadap risiko kebakaran, pencurian, gempa bumi dan risiko lainnya dengan total nilai pertanggungan sebesar Rp 203 miliar. Jumlah pertanggungan tersebut lebih kecil jika dibandingkan dengan jumlah tercatat aset tetap yaitu sebesar Rp 1,1 triliun.
Manajemen belum melakukan pengkajian atas risiko masing-masing aset sehingga jumlah pertanggungan asuransi belum mencerminkan aset yang berpotensi mengalami risiko.
1. Divisi akuntansi telah menyerahkan seluruh daftar Aset Tetap Perusahaan per 30 Agustus kepada Divisi Umum, untuk selanjutnya Divisi Umum akan menjadi direksi pekerjaan untuk perpanjangan asuransi.
2. Kajian risiko atas aset telah dibuat.
Divisi Umum telah melaksanakan perpanjangan atas:
a. Property All risk insurance dengan nomor polis: 201.297.200.14.00097 b. Indonesia EarthQuake standard insurance dengan nomor polis:
201.203.200.14.00098
c. Electronic equipment insurance dengan nomor polis:
201.406.200.14.00020
d. Indonesia earthquake standard insurance dengan nomor polis:
201.203.200.14.00021 The Company has not conducted a study on a regular basis on the
debt intermediaries (gr-ir) have been outstanding for over a year.
On December 31, 2013, there were debts intermediaries (GR-IR) which has outstanding more than one year amounting to Rp 6.3 billion.
A. Verification of the debt consists of many transactions and we will send the softcopy.
B. It was done in coordination with the treasury section according to an email from Div. Accounting dated June 27, 2014. The treasury division is in the process of verification of the documents submitted.
C. As of June 2014 the settlement of the debt GR-IR in 2010, 2011 and the year 2012 has been completed 100%
Insurance amount for fixed assets is less than the carrying amount of fixed assets in the financial statements.
Based on financial statements as of December 31, 2013, the Company has insured buildings and other equipment to PT Asuransi Jasindo against fire, theft, earthquakes and other risks with a total sum insured of Rp203 billion. The insured amount is smaller when compared to the carrying amount of fixed assets amounting to Rp1.1 trillion.
Management has not been an assessment of the risk of each asset so that the amount of insurance coverage not yet reflect the potentially experiencing risk assets.
1. Accounting Division has submitted the entire list of Fixed Assets per August 30 to the General Division, to the next General Division will become the directors work for the extension of insurance.
2. Risk assessment of the assets has been made.
General Division has implemented an extension on:
a. Property All Risk insurance with policy number: 201.297.200.14.00097 b. Indonesia Earthquake with standard insurance policy number:
201.203.200.14.00098
c. Electronic equipment insurance with policy number:
201.406.200.14.00020
d. Indonesia earthquake standard insurance with policy number:
201.203.200.14.00021
100%
100%
Temuan (Finding) No
Persentase Progres (Progress Percentage) Progres Tindak Lanjut
(Follow-Up Progress)
3
4
100%
100%
Temuan (Finding) No
Persentase Progres (Progress Percentage) Progres Tindak Lanjut
(Follow-Up Progress)
Perusahaan Masih Dapat Melakukan Modifikasi Tanggal Berita Acara Aktivasi (BA Aktivasi) di Sistem SalesPro.
1. PMO telah mengirimkan MI tanggal 26 Jun kepada Man SIK No 062615/MI/007/PUSAT/ICON+/2014 perihal perubahan aplikasi salespro untuk jeda waktu BA dan hasil test comm.
2. Terkait memo internal tersebut PMO telah reminder SIK melalui email 18 September 2014.
3. Aplikasi sudah diimplementasikan oleh SIK sesuai dengan permintaan PMO diminggu yang sama dengan reminder.
Pekerjaan Pengadaan oleh Rekanan Koperasi Mandiri Binakarya Tidak Sesuai dengan Jenis Bisnis Koperasi dan Pengadaan Berulang untuk Pekerjaan yang Sama.
Dari total 94 kontrak pengadaan dengan Simbika, hanya 5 kontrak pengadaan yang melalui proses pengadaan dengan pemilihan langsung dan sisanya diproses dengan penunjukan langsung dan pemilihan langsung.
Saran auditor telah dilaksanakan selama periode Jan-Jun 2014, perusahaan memberikan pekerjaan kepada SIMBIKA sesuai dengan jenis usahanya.
Procurement by the Cooperative Partner of Mandiri Binakarya not in accordance with the Business Cooperation and Procurement type Recurring for Equal Job.
From a total of 94 procurement contracts with Simbika, only 5 of procurement contracts through procurement processes by direct election and the rest is processed by direct appointment and direct elections.
Auditor Suggestions have been implemented during the period Jan-Jun 2014, the company providing jobs to SIMBIKA according to the type of business.
The company Still doingthe Modification Date of Minutes Activation (BA Activation) in SalesPro system.
1. PMO has sent MI dated June 26 to Man SIK No. 062 615/MI/007/CENTER/ICON+/2014 regarding changes to the lag time SalesPro application BA and test comm results.
2. Related to the internal memo PMO has SIK reminder via email September 18 2014.
3. The application was implemented by SIK in accordance with the request PMO same week of the reminder.
Satuan Audit internal internal Audit unit
Aplikasi Electronic Procurement (e-Proc) Perusahaan Belum Dapat Diimplementasikan Sehingga Sampai Saat ini Pengadaan Barang/Jasa Masih Dilakukan Secara Manual.
Perusahaan akan mengimplementasi e-Proc milik PT PLN (Persero) pada bulan April 2014, dimana tahapan yang sudah diselesaikan adalah:
• Persetujuan oleh PT PLN (Persero) tentang penggunaan aplikasi E-Proc.
• Dalam rangka pendalaman materi dan pemahaman proses bisnis E-Proc PT PLN (Persero), telah dilakukan training oleh tim E-Proc PT PLN (Persero) kepada tim Pengadaan dan Logistik dan yang terkait proses bisnis Procurement pada tanggal 17 sampai dengan 20 Maret 2014.
• Langkah selanjutnya adalah proses setup aplikasi E-Proc PT PLN (Persero).
• Persiapan go live aplikasi E-Proc PT PLN (Persero) dengan target bulan April 2014.
Pada akhir Triwulan II – 2014, divisi pengadaan & logistic menyatakan:
1. Manajemen memutuskan menggunakan sistem eProc yang digunakan oleh PLN.
2. Sejak Go Live tanggal 27 Maret 2014, perusahaan telah memanfaatkan eproc untuk 2x proses pengadaan. Hal ini dikarenakan masih butuh banyak proses penyesuaian sehingga perusahaan dapat memaanfaatkan eproc secara optimal.
3. Detail laporan perkembangan penggunaan eproc seperti pada laporan yang dikirim.
Yang perlu dimonitor di Triwulan III, adalah proses penyesuaian yang dilakukan, SK Direksi yang mengatur penggunaan eProc sehingga dapat meningkatkan penggunaan system eProc dalam proses pengadaan (s/d akhir Juni 2014, hanya sedikit atau 2 saja pengadaan yang menggunakan eProc).
Sampai dengan akhir Triwulan III – 2014, proses pengadaan dengan eProc masih saja hanya 2 (dua) pengadaan. Tanggal 20 Agustus 2014, dikirimkan MI kepada Dir Niaga dan Keu&SDM, untuk pengembangan eproc tersebut. Untuk pengembangan e-proc, saat ini Div Pengembangan dan Implementasi Aplikasi telah melakukan usulan pengadaan dan proses Proof of Concept (PoC).
Divisi PIA telah membuat usulan SPP tgl 26 Agustus 2014 melalui iSPP.
Karena tidak ada kepastian jadwal maka SPP dari PIA tersebut dibatalkan pada tgl 17 Oktober 2014. Selanjutnya Divisi PIA dan Div Pengadaan Logistik melakukan Request for Information (RFI) sesuai permintaan PLN. Berdasarkan hasil RFI, divisi PIA telah membuat SPP baru pd tgl 17 Desember 2014 termasuk didalamnya pelaksanaan Proof of Concept (PoC).
Berdasarkan SPP tersebut Div Pengadaan & Logistik telah melakukan aanwizjing pada tgl 30 Desember 2014.
Rencana pelaksanaan PoC tanggal 5-7 Januari 2015. Target GO LIVE e-procurement PLN adalah Juli 2015.
5 50%
Temuan (Finding) No
Persentase Progres (Progress Percentage) Progres Tindak Lanjut
(Follow-Up Progress)
Company still Can Not Implemented the Application of Electronic Procurement (e-Proc) until now Currently Goods / Services is still done manually.
5 The company will implement the e-Proc owned by PT PLN (Persero) in
April 2014, where the stages that have been completed are:
• Approval by PT PLN (Persero) concerning the use of E-Proc applications.
• In the framework of deepening the material and understanding of business processes E-Proc of PT PLN (Persero), training has been conducted by a team of E-Proc PT PLN (Persero) to the team of Procurement and Logistics and related business processes Procurement on 17 up to March 20, 2014 ,
• The next step is the application setup process E-Proc PT PLN (Persero).
• Preparation of go live applications E-Proc PT PLN (Persero) targets in April 2014.
At the end of the second quarter - 2014, procurement & logistics division states:
1. Management decided to use eProc system used by PLN.
2. Since the Go Live date of March 27, 2014, the company has utilized eproc to 2x the procurement process. This is because they need a lot of adjustment processes so companies can used eproc optimally.
3. Details of the progress report on the use of such eproc report sent.
That need to be monitored in the third quarter, is the adjustment process is done, SK Board of Directors that governs the use of eProc so as to increase the use of system eProc in the procurement process (s / d end of June 2014, only slightly or 2 only procurement using eProc).
The end of the third quarter - 2014, the procurement process with eProc still only two (2) procurement. Dated August 20, 2014, sent to the Director of MI Commerce and Financial & Human Resources, for the eproc development. For the development of e-proc, current and Implementation of Application Development Div has done and the process of procurement proposals Proof of Concept (PoC).
Division PIA has made proposals SPP date August 26, 2014 through iSPP.
Because there is no certainty of the SPP schedule of PIA was canceled on the date October 17, 2014. Furthermore, the Division of PIA and Procurement Logistics Div conduct a Request for Information (RFI) on demand PLN. Based on the results of RFI, the division PIA has made a new SPP pd date of December 17, 2014 including the implementation of the Proof of Concept (PoC).
Based on the SPP Div Procurement & Logistics has done bidding on the date December 30, 2014.
PoC implementation plan on 5-7 January 2015. Target GO LIVE e-procurement PLN is July 2015.
50%
Temuan (Finding) No
Persentase Progres (Progress Percentage) Progres Tindak Lanjut
(Follow-Up Progress)