Daerah Kalisat Jember
3. Hasil Dan Pembahasan 1 Perencanaan
Rumah sakit daerah Kalisat Jember memiliki buku pengendalian berkas rekam medis (buku ekspedisi) mempunyai permasalahan yaitu buku ekspedisi memiliki 2 jenis yaitu peminjaman dan pengembalian. Buku ekspedisi pengembalian terdiri dari buku ekspedisi rawat jalan atau instalasi gawat darurat; buku ekspedisi rawat inap bedah, syaraf dan anak; buku ekspedisi rawat inap ruang bersalin;
buku ekspedisi rawat inap interna; buku ekspedisi rawat inap kelas II; buku ekspedisi rawat inap VIP dan kelas I.
Berdasarkan hasil wawancara, data yang diperoleh yaitu menu pada buku ekspedisi peminjaman dan pengembalian saat ini sudah cukup memadai, dan permasalahannya adalah buku ekspedisi saat ini masih kurang terkontrol dengan baik. Hal tersebut didukung oleh pemaparan informan dalam wawancara sebagai berikut :
“ untuk menu pada sistem sebaiknya mengikuti buku ekspedisi yang manual karena sudah memadai dan buku ekspedisi untuk saat ini masih kurang baik, dimana dalam mengontrol dan memonitoring keberadaan berkas rekam medis masih kesulitan sebaiknya diperlukan sistem supaya saya dapat mengontrol dan memonitoring berkas rekam medis yang di pinjam”(informan 2).
3.2 Analisis Kebutuhan Sistem a. Kebutuhan fungsional
Kebutuhan yang diperlukan dalam pembuatan sistem informasi pengendalian berkas rekam medis yaitu :
1. Menyediakan fasilitas login untuk pengguna.
2. Menyediakan fasilitas untuk menginputkan proses peminjaman berkas rekam medis yang keluar pada ruang filling.
3. Menyediakan fasilitas untuk menginputkan proses pengembalian berkas rekam medis.
4. Proses penginputan hanya dilakukan oleh petugas filling dan kepala rekam medis.
5. Menyediakan fasilitas untuk pencarian berkas rekam medis yang dipinjam.
6. Menyediakan fasilitas untuk menampilkan data peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis.
7. Menyediakan fasilitas tampilan jumlah data berkas rekam medis yang dipinjam.
8. Menyediakan fasilitas tampilan data berkas rekam medis yang terlambat dalam pengembalian berkas rekam medis berdasarkan tempat.
Hal ini didukung oleh pemaparan informan 1 dan informan 2 dalam wawancara sebagai berikut:
“saya kepingin di dalam sistem yang akan dibuat memiliki informasi yang berkaitan tentang buku ekspedisi misalnya ruangan dan poli pinjam, sebaliknya untuk pengembalian juga terdapat informasi gak cuman itu saya pengen juga sistemmu nanti mempunyai tampilan berkas yang terlambat masuk ke filling kasihan petugas filling ngitungnya masih manual. Jadi kalo ada tampilan yang tadi saya sebutkan, saya bisa ngerti sapa saja yang terlambat ngembaliin berkas paling banyak per ruangan dan poli. (informan 1).
“saya cuman butuh sistemmu ada login pengguna, kalo menu-menunya sama saja dengan buku ekspedisi biar nanti saya gak bingung, terus kalo warna tampilannya terserah kamu saja pokok jangan sampai ngerusak mata. Saya juga pengen ada pencarian berkas rekam medis yang dipinjam, jadi saya bias ngerti berkas yang di pinjam itu dimana”(informan 2).
b. Kebutuhan non fungsional
Kebutuhan yang diperlukan dalam pembuatan sistem informasi pengendalian berkas rekam medis yaitu:
1) PC atau laptop
2) Keyboard jika menggunakan PC 3) Mouse
FORUM INFORMATIKA KESEHATAN INDONESIA 2015
47
3.3 Desain Sistem
Gambar 1. Flowchart manual buku ekspedisi peminjaman
Gambar 2. Flowchart manual buku ekspedisi pengembalian
Gambar 3. Flowchart komputerisasi buku ekspedisi peminjaman
Gambar 4. Flowchart komputerisasi buku ekspedisi pengembalian
a. Context Diagram (CD)
Gambar 5. Context Diagram (CD)
Gambar 6. Data Flow Diagram (DFD)
Gambar 7. Conceptual Data Model (CDM)
Gambar 8. Physical Data Model (PDM)
Relationship_1
Relationship_2
Relationship_3 peminjaman no pinjam nama peminjam no RM nama pasien tanggal pinjam status
<pi> Integer Variable characters (50) Variable characters (20) Variable characters (50) Date Variable characters (5) user id user nama user password bagian
<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (20) Variable characters (20)
pengembalian no kembali tanggal kembali jangka waktu keluar RS
<pi> Integer Date Variable characters (5) Date tempat
no tempat nama tempat
<pi> Integer Variable characters (10)
FK_PEMINJAM_RELAT IONS_T EMPAT
FK_PEMINJAM_RELAT IONS_USER
FK_PENGEMBA_RELAT IONS_PEMINJAM peminjaman no pinjam id user no tempat nama peminjam no RM nama pasien tanggal pinjam status
integer varchar(10) integer varchar(50) varchar(20) varchar(50) date varchar(5)
<pk>
<fk2>
<fk1>
user id user nama user password bagian
varchar(10) varchar(50) varchar(20) varchar(20)
<pk>
pengembalian no kembali no pinjam tanggal kembali jangka waktu keluar RS
integer integer date varchar(5) date
<pk>
<fk>
tempat no tempat nama tempat
integer varchar(10)
<pk>
1 sistem informasi pengendalian berkas
rekam medis
Petugas Filling Kepala Rekam
Medis peminjaman
pengembalian
data peminjaman data user
data pengembalian akses sistem
data peminjaman
data pengembalian
Petugas Filling
Kepala Rekam Medis
1.3 peminjaman
1.4 pengembalian data peminjaman
data pengembalian peminjaman
data pengembalian data pengembalian
pengembalian 1.6 daftar user
data user
ID dan password user
ID dan password user data user
data pengembalian data petugas
filling
akses sistem data user
peminjaman data peminjaman
data peminjaman
pengembalian data peminjaman
data pengembalian 1 sistem informasi pengendalian berkas
rekam medis
Petugas Filling Kepala Rekam
Medis peminjaman
pengembalian
data peminjaman data user
data pengembalian akses sistem
data peminjaman
data pengembalian
FORUM INFORMATIKA KESEHATAN INDONESIA 2015
48
Gambar 9. Program flowchart login
Gambar 10. Program flowchart peminjaman
Gambar 11. Program flowchart pengembalian
3.4 Desain Tabel
Tabel 1. Tabel User Nama Field Tipe
Data
Karakter Ket
Id_user varchar 10 PK
Nama_user varchar 50
Password varchar 20
Bagian varchar 20
Tabel 2. Tabel Tempat
Tabel 3. Tabel Peminjaman Nama Field Tipe
Data
Karakter Ket
No_pinjam Integer PK
Nama_
peminjam
varchar 50
No_RM varchar 20
Nama_pasien varchar 50 Tgl_pinjam date
Status varchar 5
No_ tempat Integer FK
Tabel 4. Tabel Pengembalian Nama Field Tipe
Data
Karak ter
Ket No_kembali Integ
er
PK Tgl_kembali Date
Janga_waktu varch ar
5 Keluar_RS date
No_pinjam Integ er
FK
3.5 Pembahasan
Pada masing-masing pelayanan dan instalasi sangat membutuhkan berkas rekam medis pasien yang terdapat pada instalasi rekam medis. Berkas rekam medis dapat diambil di instalasi rekam medis yang disimpan pada ruang filling, untuk mendukung terkontrolnya berkas rekam medis yang dipinjam oleh masing-masing instalasi, maka dibutuhkan sistem informasi pengendalian berkas rekam medis di rumah sakit daerah Kalisat Jember.
Sistem informasi pengendalian berkas rekam medis ini dirancang dan dibuat menggunakan metode pengembangan sistem SDLC (System Development
Nama Field Tipe Data
Karakter Ket
No_tempat Integer PK
Nama_tempat varchar 10 Nama Field Tipe
Data
Karakter Ket
No_tempat Integer PK
Nama_tempat varchar 10
FORUM INFORMATIKA KESEHATAN INDONESIA 2015
49
Live Cycle) yang meliputi perencanaan, analisis, desain, implementasi, operasi dan penyempurnaan [3]. Hal ini untuk memenuhi kebutuhan pengguna dalam memecahkan masalah yang terdapat pada sistem sebelumnya (manual).
Sistem informasi pengendalian berkas rekam medis di buat sesuai [4] UU No.11 Tahun 2008 yang membahas tentang tingkat kepraktisan, keamanan dan kemungkinan hilangnya data serta rasa aman bagi pengguna dan penyelenggaranya.
Setelah mengetahui permasalahan buku pengendalain berkas rekam medis (buku ekspedisi), peneliti melakukan tahap analisis. Tahap analisis dilakukan untuk mengetahui kebutuhan fungsional maupun non fungsional pada sistem yang akan dibuat. Tahap analisis terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sebagai berikut ini.
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
3. Analyze, yaitu menganalisis system yang ada.
Masing-masing langkah-langkah ini, beberapa tugas perlu dilakukan oleh analis. Supaya memudahkan untuk melakukan perancangan dan pembuatan sistem pengendalian berkas rekam medis [5]. Sistem informasi pengendalian berkas rekam medis ini hanya di akses oleh petugas filling dan kepala rekam medis. kebutuhan fungsional pada sistem informasi pengendalian berkas rekam medis berupa akses dalam login, akses dalam pencarian berkas dan menampilkan data berkas yang sudah diinputan oleh petugas filling.
Tahap berikutnya yaitu desain, tahap desain adalah tahap kritis. Apabila perancangannya baik maka implementasinya akan lancar. Sebaliknya, dampak perancangan yang buruk akan sangat terasa saat implementasi dan operasi nanti [3]. Tujuan dari tahap desain yaitu untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pembuat sistem. Perancangan dalam pembuatan sistem informasi pengendalian berkas rekam medis ini memiliki beberapa tahap perancangan yaitu
1. Pembuatan flowchart antara lain document flowchart, system flowchart, dan program flowchart.
2. Pembuatan Context Diagram (CD), Data Flow Diagram (DFD), Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM) [6].
Sistem informasi pengendalian berkas rekam medis memiliki 4 tabel yaitu user, tempat, peminjaman dan pengembalian. Menu peminjaman memiliki atribut nama peminjam, unit tempat, no rekam medis, nama pasien dan tanggal peminjaman. Menu peminjaman memiliki primary key yaitu no_pinjam dan foreign key no_tempat, dimana pada atribut unit tempat dipanggil oleh
foreign key no_tempat yang tabelnya memiliki nama_tempat. Menu pengembalian memiliki primary key yaitu no_kembali dan foreign key no_pinjam [7].
Tahap implementasi, Implementasi menurut Pressman dan Wildavsky adalah “to carry out, accomplish, fulfil, produce, complete”.
Implementasi dapat dikemukakan sebagai suatu kegiatan untuk menyempurnakan apa yang dikehendaki pembuat, yang berarti pula menghasilkan sesuatu yang diinginkan oleh pembuat. Tahap implementasi adalah tahap dimana program mulai dirancang dan dibuat. Sistem pengendalian berkas rekam medis dirancang menggunakan bahasa pemrograman Hypertext Preprocessor (PHP), Hyper Text Markup Language (HTML), javascript serta menggunakan aplikasi Adobe Macromedia Dreamweaver dan MySQL sebagai database [8].
Proses login dilakukan sesuai dengan pengguna yang membedakan pada proses login ini adalah jika petugas filling login, maka petugas filling hanya dapat menginputkan peminjaman, pengembalian dan penambahan unit tempat. Jika kepala rekam medis melakukan login, maka kepala rekam medis hanya dapat menginputkan panambahan user dan melihat data peminjaman, pengembalian, keterlambatan berkas serta peminjaman berkas rekam medis yang keluar pada ruang filling. Proses penginputan pada menu peminjaman ini dilakukan secara manual yaitu dengan cara mengentry dan secara otomatis atribut unit tempat sudah muncul per-unit serta tanggal peminjaman otomatis mengikuti tanggal penginputan data.
Proses menu pengembalian dilakukan dengan cara menginputkan no rekam medis yang sudah dikembalikan oleh peminjam dan secara otomatis akan tampil atribut tanggal pinjam, unit tempat, nama peminjam, no rekam medis, dan nama pasien. Pada proses ini petugas filling hanya memilih tanggal keluar rumah sakit pasien, menceklist status kembali dan jika disimpan secara otomatis tanggal pengembalian akan muncul.
Sistem Informasi pengendalian berkas rekam medis dapat menghasilkan data peminjaman, pengembalian dan berkas rekam medis. Kepala rekam medis dapat mengevaluasi keterlambatan berkas rekam medis dengan cara mencari data berkas rekam medis per-unit dan per-periode hasilnya akan muncul data keterlambatan berkas rekam medis jika pelayanan rawat jalan dan instalasi gawat darurat memiliki keterlambatan lebih dari 1x24 jam sedangkan pelayanan rawat inap memiliki keterlambatan lebih dari 2x24 jam.
Sistem pengendalian berkas rekam medis memiliki proses pencarian berdasarkan no rekam medis pada menu pengembalian, jika berkas rekam medis tidak ada pada ruang filling maka petugas melakukan pencarian berkas rekam medis sesuai dengan no
FORUM INFORMATIKA KESEHATAN INDONESIA 2015
50
rekam medis, maka akan tampil pengembalian berkas rekam medis dan memiliki keterangan berkas masih dipinjam.
Pada proses di lapangan, peneliti melakukan tahap uji coba dan penilaian secara unit untuk mengetahui apakah sistem sudah sesuai dengan keinginan pengguna atau belum. Sistem informasi pengendalian berkas rekam medis bekerja sesuai dengan kebutuhan pengguna dimana dapat membantu petugas filling dalam melakukan proses peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis yang efisien. Petugas filling juga lebih mudah dalam memonitoring dan mengontrol keberadaan berkas rekam medis yang di pinjam dari masing- masing unit. Kepala rekam medis juga dapat melihat jumlah keterlambatan berkas rekam medis yang kembali ke filling berdasarkan unit dan periode yang diinginkan oleh kepala rekam medis.
Tahap operasi dan penyempurnaan adalah tahap dimana sistem sudah mulai dimanfaatkan dan dilakukan penyempurnaan jika terjadi perubahan menu pada sistem [3], maka dari itu tahap ini memang tidak dilakukan.