FORUM INFORMATIKA KESEHATAN INDONESIA 2015
41 41
Perancangan Tata Kelola Informasi Kesehatan Dengan Panduan
FORUM INFORMATIKA KESEHATAN INDONESIA 2015
42 42
Prinsi p
Prinsip, kebijakan
dan kerangka
Struktur Organisasi Proses
mengenai visi misi, serta rencana strategi yang ditetapkan oleh organisasi.
B. Tujuan pemecahan masalah
Upaya pemecahan masalah tersebut diselaraskan dengan kebutuhan dan tujuan organisasi serta dikaitkan dengan kebijakan yang mendukung upaya pencapaian tujuan organisasi.
C. Perancangan
Tahap ini menjelaskan secara rinci kebutuhan informasi sebuah organisasi melalui tahapan yang komprehensif melalui tata kelola informasi yang dapat membantu pencapaian tujuan organisasi [12], meliputi hal-hal berikut ini:
(1) Mengidentifikasi kebutuhan stakeholder (stakeholder needs)
serta “tidak adekuat sama sekali untuk manajemen data (35%) [6].
B. Tujuan pemecahan masalah
Kebutuhan stakeholder dapat dihubungkan dengan satu set tujuan organisasi generik. Tujuan organisasi ini dikembangkan dengan menggunakan dimensi balanced scorecard (BSC), dan dapat mewakili daftar tujuan umum yang suatu organisasi dapat digunakan menentukan untuk dirinya sendiri.
Penyusunan tata kelola informasi kesehatan berdasarkan kepada kebutuhan organisasi sesuai konteks isu, deskripsi tipikal informasi dan dimensi kualitas informasi yang sesuai, deskripsi tujuan fungsional TI Dinas Kesehatan terkait konteks isu, dan memberikan rekomendasi sesuai dengan COBIT 5 enabler [12-13].
(2) Memetakan tujuan organisasi (enterprise goals)
(3) Menurunkan tujuan organisasi ke dalam sebuah tujuan yang terkait teknologi informasi menjadi sebuah tujuan fungsi teknologi informasi (IT function goals).
(4) Menurunkan tujuan yang terkait teknologi informasi ke dalam faktor pemudah (enabler) yang sesuai sehingga memungkinkan pencapaian tujuan organisasi.
(5) Melakukan penilaian kesenjangan terhadap kondisi yang terjadi pada organisasi melalui pengukuran kematangan informasi organisasi berdasarkan praktik yang baik
Isu Tata Kelola/
Manajemen Informasi di Dinkes Kabupaten
Purwakarta:
Ketersediaan Informasi Kesehatan
Manajemen data tidak memadai sama sekali
Rendahnya kesadaran mengenai pentingnya informasi kesehatan
Informasi kesehatan belum terintegrasi
Kesesuaian terhadap regulasi
Deskripsi dan konteks bisnis dari masalah
Deskripsi tipikal informasi dan dimensi kualitas informasi yang sesuai dengan isu dan tujuan
kualitas informasi
Deskripsi tujuan fungsional TI Dinas Kesehatan terkait isu
Rekomendasi sesuai dengan Cobit 5 enabler information SDM Budaya Layanan Informasi
(good practice) serta merencanakan perbaikan terhadap proses tersebut.
(6) Mengusulkan rekomendasi berdasarkan hasil penilaian kesenjangan pada organisasi dalam upaya pememuhan pencapaian tujuan organisasi.
D. Evaluasi
Validasi rancangan tata kelola informasi kesehatan dilakukan dengan cara expert judgement. Pihak yang diminta expert judgement adalah pihak yang mempunyai kaitan kepentingan dengan tata kelola informasi kesehatan.
E. Komunikasi
Desiminasi hasil perancangan tata kelola informasi kepada pihak yang berkepentingan seperti Dinas Kesehatan Kabupaten Purwakarta, Dinas Kesehatan Provinsi maupun Kementerian Kesehatan, serta publikasi melalui konferensi ataupun jurnal.
III. HASILDANPEMBAHASAN A. Identifikasi masalah
Pusat Data dan Informasi telah melakukan evaluasi SIK dengan menggunakan perangkat Health Metricts Network- World Health Organization (HMN-WHO). Evaluasi ini meliputi 6 komponen utama SIK yaitu sumber daya (meliputi pengelolaan dan sumber daya), indikator, sumber data, manajemen data (pengumpulan, pengolahan dan analisis data), kualitas data, diseminasi dan penggunaan data.
Hasil yang diperoleh adalah “ada tapi tidak adekuat” untuk sumber daya (47%), indikator (61%), sumber data (51%), kualitas data (55%), penggunaan dan diseminasi data (57%)
Gambar 1. Alur Tata Kelola Informasi Berdasarkan Isu Manajemen Proses yang terdapat pada enabler menguraikan bagaimana komponen yang terkait dengan pengelolaan informasi yaitu pihak stakeholder yang terkait dengan proses tata kelola informasi kesehatan, life cycle informasi, karakteristik tujuan dari informasi yang dibutuhkan, serta atribut informasi yang dikembangkan [13].
C. Perancangan
Tahap ini mengadopsi tool yang ada di COBIT 5 Enabling Information sebagai kerangka kerja dalam proses pemetaan kebutuhan organisasi dalam tata kelola informasi. Tujuan organisasi dipetakan ke dalam tujuan yang terkait TI dengan bantuan tabel generik COBIT 5 Enabling Information [13].
Kebutuhan Stakeholder
Tujuan Dinas Kesehatan Kabupaten Purwakarta
Fungsi di Dinas Kesehatan Kabupaten Purwakarta dalam konteks Value Chain Pelayanan Kes ehatan &
Sekretariat Perencanaan dan Pencegahan Penanggulangan Prom osi Unit Pelaksana
Pengendalian Progr am
Penyakit Kesehatan Teknis Daerah
Data &
Informasi Kepegawaian Urusan
Umum Perbekalan
enabler untuk Pr omosi Kesehatan Pri nsip Struktur
Organisasi Proses SDM Budaya Layanan Informasi
enabler untuk Kepegawaian Pri nsip Struktur
Organisasi Proses SDM Budaya Layanan Informasi
enabl er untuk Dat a & Informasi Prinsip Struktur
Organisasi Proses SDM Budaya Layanan Informasi
Gambar 2. Fungsi terkait Value Chain Dinas Kesehatan
FORUM INFORMATIKA KESEHATAN INDONESIA 2015
43 43
kualitas: intrinsik, kontekstual dan
keamanan/aksesibilitas[13]. Pengumpulan data harus
lebih baik yang lebih aman yang memungkinkan staf untuk mengumpulkan dan merekam informasi pengguna layanan secara akurat pada semua sistem dan catatan.
Untuk setiap enabler, praktik yang baik dapat didefinisikan. Praktik yang baik mendukung pencapaian
Policy 1 2 Initial
Value creation 2 3 Repeatable
Data Risk Management 1 3 Initial
Data quality 1 2 Initial
tujuan enabler, memberikan contoh atau saran tentang cara Information lifecycle management 1 2 Initial
terbaik untuk menerapkan enabler, dan menyediakan produk Security 1 2 Initial
Data architecture 1 3 Initial
(5) Melakukan penilaian kesenjangan terhadap kondisi yang Metadata 1 3 Initial
terjadi pada organisasi melalui pengukuran kematangan Audit 1 2 Initial
informasi organisasi berdasarkan praktik yang baik (1) Mengidentifikasi kebutuhan stakeholder (stakeholder
needs)
Data kesehatan secara rutin dikumpulkan oleh Dinas Kesehatan dengan menunggu pengiriman laporan dari masing-masing sumber data tersebut. Pengiriman data kepada Dinas Kesehatan seharusnya dikirimkan pada setiap awal bulan berjalan agar ketersediaan dan keterkinian data kesehatan dapat terpelihara. Namun pada kenyataannya hal tersebut sering menjadi kendala dikarenakan adanya dikontinuitas data kesehatan sehingga tidak dapat menghasilkan data yang memadai. Kondisi ini menyebabkan lambatnya pengolahan data sehingga berakibat terlambat dalam menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pihak yang berkepentingan (stakeholder).
(2) Memetakan tujuan organisasi (enterprise goals)
Tujuan organisasi Dinas Kesehatan Kabupaten Purwakarta diantaranya adalah meningkatkan akses masyarakat terhadap pelayanan kesehatan yang berkualitas,
Untuk memastikan Dinas Kesehatan dalam pemanfaatan TI yang efektif, efisien dan layak, maka diperlukan sebuah penilaian terhadap prinsip-prinsip tata kelola TI dengan tepat. Panduan tata kelola Teknologi Informasi SNI ISO/IEC 38500:2013 dengan jelas memberikan panduan bagaimana seharusnya tata kelola TI dilaksanakan [16].
Penilaian dilakukan terhadap enam prinsip tata kelola TI antara lain: tanggung jawab, strategi, akuisisi, kinerja, kesesuaian, dan perilaku manusia. Penilaian dimaksudkan untuk menilai sejauh mana pimpinan Dinas Kesehatan melakukan evaluasi, mengarahkan dan memonitor pelaksanaan tata kelola TI.
1,00 0,90 0,80 0,70 0,60
meningkatkan sumber daya kesehatan yang akuntabel, berkualitas, dan merata, meningkatkan upaya pemberantasan dan pengendalian penyakit, penguatan surveilans epidemiologi dan penanggulangan Kejadian Luar Biasa (KLB) maupun penyakit yang berpotensi KLB, meningkatkan kualitas lingkungan dalam mendorong terwujudnya lingkungan hidup yang sehat dan layak bagi masyarakat, dan menggerakan dan memberdayakan masyarakat untuk hidup sehat. Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan akurasi informasi dalam mementukan
0,50 0,40 0,30 0,20 0,10 0,00
Tanggung
jawab Strategi Akuisisi Kinerja Kesesuaian Perilaku manusia
Gambar 3. Hasil Penilaian Tata Kelola TI
Ni lai Kond is i Id e al
perencanaan dan pengambilan kebijakan yang terkait.
(3) Menurunkan tujuan organisasi ke dalam sebuah tujuan yang terkait teknologi informasi menjadi sebuah tujuan fungsi teknologi informasi (IT function goals).
(4) Menurunkan tujuan yang terkait teknologi informasi ke dalam faktor pemudah (enabler) yang sesuai sehingga memungkinkan pencapaian tujuan organisasi.
Tujuan informasi dinyatakan sebagai kriteria kualitas yang harus dicapai. Kriteria dibagi menjadi tiga subdimensi
Self Assessment merupakan langkah untuk mengetahui dan menilai kondisi pelaksanaan tata kelola informasi pada saat ini (as-is) dalam organsisasi, dan akan digunakan sebagai dasar untuk menentukan kematangan program tata kelola informasi di masa depan (to-be) yang diinginkan oleh organisasi. Self Assessment dilakukan pada organisasi Dinas Kesehatan dengan melakukan pengisian kuesioner standar yang dikeluarkan oleh IBM Information Governance Council Maturity Model serta selaras dengan DAMA- DMBOK [14-15].
TABLE I. HASILPENILAIANMATURITASINFORMASIKESEHATAN
didukung oleh sistem yang efisien dan proses yang memastikan bahwa kualitas data yang tersedia kapan dan di mana diperlukan. Penyedia layanan harus memiliki sistem dan proses untuk mendukung pemberian pelayanan yang
Kategori as-is to-be Kriteria
Organizational Awareness & Structure 2 3 Repeatable
Stewardship 2 4 Repeatable
kerja yang dibutuhkan atau input dan output [13].
(good practice) serta merencanakan perbaikan terhadap proses tersebut.
Berdasarkan tabel tersebut sebagian besar kriteria yang dinilai menunjukan tingkat yang sangat rendah atau tingkat initial sehingga dapat disimpulkan bahwa organisasi Dinas
FORUM INFORMATIKA KESEHATAN INDONESIA 2015
44 44
E. Komunikasi
Agar rancangan tersebut dapat dipahami oleh organisasi [6] WHO, Framework and Standards for Country Health Information System/Health Metric Network, World Health Organization, 2008 kesehatan maka rancangan ini perlu di komunikasikan secara
luas kepada stakeholder. Pimpinan Dinas Kesehatan mendapat paparan yang jelas mengenai hasil penelitian ini
[7] Minsky N., A Model for the Governance of Federated Healthcare Informations System, IEEE International Symposium on Policies for Distributed Systems and Networks, 2010
sehingga mendapatkan pemahaman yang utuh mengenai tata [8] Gagnon M.P. et al, An Integrated Strategy of Knowledge Aplication kelola informasi kesehatan. Selain itu cara untuk for Optimal e-Health Implementation: A Multi-method Study Protocol, BMC Medical Informatics and Decision Making 2008 8:17 Kesehatan perlu meningkatkan kemampuannya dalam setiap
kriteria tata kelola informasi kesehatan.
Terdapat tiga kriteria yang sudah berada pada level repeatable yaitu organizational structures dan awareness, stewardship, dan value creation. Sedangkan kategori lainnya masih dalam level initial. Keadaan ini mendorong Dinas Kesehatan untuk segera meningkatkan kapasitasnya dalam mengelola data/informasi kesehatan.
(6) Mengusulkan rencana pemecahan masalah/rekomendasi berdasarkan hasil penilaian kesenjangan pada organisasi dalam upaya pememuhan pencapaian tujuan organisasi.
Rekomendasi tata kelola informasi pada Dinas Kesehatan Kabupaten Purwakarta disusun sesuai kebutuhan dan selaras dengan tujuan organisasi serta merujuk kepada tujuh enabler yang ada di COBIT 5 Enabling Information. Rekomendasi tersebut secara komprehensif memberikan panduan bagi Dinas Kesehatan Kabupaten Purwakarta dalam mencapai tujuannya mengelola informasi kesehatan dengan baik.
D. Validasi
Tahap validasi terhadap rancangan dilakukan dengan cara melakukan expert judgement. Hasil validasi tersebut antara lain adalah pentingnya penerapan tata kelola informasi kesehatan serta menjaga kontinuitas kegiatan tata kelola informasi kesehatan ini sehingga stakeholder akan lebih mudah dalam mencari informasi kesehatan yang benar sebagai bahan pengambilan keputusan. Selain itu rekomendasi yang diberikan agar lebih rinci dan mudah dipahami, sehingga impelementasi dapat dicapai sesuai dengan tujuan yang ditetapkan serta dapat diadaptasi atau diterapkan oleh Dinas Kesehatan.
dan belum memenuhi standar tata kelola teknologi informasi SNI ISO/IEC 38500:2013;
(2) Penyusunan tata kelola informasi kesehatan: kebutuhan organisasi sesuai konteks isu, deskripsikan tipikal informasi dan dimensi kualitas informasi yang sesuai, deskripsikan tujuan fungsional TI Dinas Kesehatan terkait konteks isu, dan memberikan rekomendasi sesuai dengan COBIT 5 Enabler Information.
B. Saran
Saran yang dapat disampaikan adalah sebagai berikut:
(1) Melakukan sosialisasi komprehensif kepada pimpinan dan manajemen eksekutif (bidang dan seksi);
(2) Memperbaiki tata kelola informasi kesehatan sesuai dengan rekomendasi;
(3) Membuat landasan hukum rekomendasi;
(4) Membentuk tim teknis untuk persiapan penerapan (5) Segera menerapkan rekomendasi.
DAFTARPUSTAKA
[1] Li J.H. et al. An e-Health Readiness Assessment Framework for Public Health Services-Pandemic 45th Hawaii International Conference on System Sciences 2012;896:85-95.
[2] Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi Dan Transaksi Elektronik
[3] Panduan Umum Tata Kelola Teknologi Informasi dan Komunikasi Nasional, 2007, Departemen Informasi dan Komunikasi Republik Indonesia.
[4] Eric Jamoom et.al., Physician Adoption of Electronic Health Record Systems, U.S. Department Of Health And Human Services, Centers for Disease Control and Prevention, National Center for Health Statistics
[5] Roadmap SIKNAS tahun 2011-2014, Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2012
mempublikasi rancangan tata kelola informasi kesehatan ini adalah melalui publikasi jurnal.
Penerapan hasil penelitian ini dapat dilakukan secara bertahap sesuai kemampuan organisasi. Strategi yang digunakan adalah dengan cara menggunakan manajemen perubahan yaitu dengan melakukan perubahan secara bertahap. Untuk mencapai kondisi tersebut diperlukan kesiapan dan komitmen seluruh pemangku kepentingan yang mempunyai keinginan yang dinamis sesuai dengan visi dan misi yang ingin dicapai oleh organisasi tersebut.
IV. KESIMPULAN A. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian yang telah dilakukan adalah sebagai berikut:
(1) Tata kelola informasi kesehatan di Dinas Kesehatan Kabupaten Purwakarta masih berada pada tahap awal
[9] Khalifehsoltani S.N., Gerami M.R., E-health Challenges, Opportunities and Experiences of Developing Countries, International Conference on e-Education, e-Business, e-Management, and e- Learning IEEE 2010
[10] Peffers et al. (2007), A Design Science Research Methodology for Information Systems Research, Published in Journal of Management Information Systems, Volume 24 Issue 3, winter 2007-8, pp. 45-78.
[11] Krey M. Information Technology Governance, Risk and Compliance in Health Care - A Management Approach, Development in e-System and Engineering IEEE 2010
[12] ISACA, (2013), COBIT 5 - A Business Framework for the Governance and Management of Enterprise IT, ISBN 978-1-60420- 237-3, United States of America, ISACA.
[13] ISACA, (2013), COBIT 5 Enabling Information, ISACA, ISBN 978- 1-60420-237-3, United States of America, ISACA.
[14] DAMA International (2010): “The DAMA Guide to the Data Management Body of Knowledge”.Technics Publications.
[15] Soares S, (2010), The IBM Data Governance Unified Process:
Driving Business Value with IBM Software and Best Practices, MC Press Online, LLC, First Edition
[16] SNI ISO/IEC 38500:2014, Tata Kelola Teknologi Informasi.