BAB 4 KOMUNIKASI EFEKTIF SEORANG PEMIMPIN
E. Implementasi Komunikasi Efektif Pemimpin dalam
TID AK UNTUK DI PUBLIKASIKAN, HANY A UNTUK KEPENTINGAN DIN AS
TID AK UNTUK DI PUBLIKASIKAN, HANY A UNTUK KEPENTINGAN DIN AS
diselesaikan, maka akan terjadi konflik berkepanjangan yang akan berlanjut ke jenjang lebih luas yaitu pengadilan. Hal ini harus dihindari karena akan memeras energi berlebihan dan akan mengganggu kinerja profesionalisme dan kredibilitas organisasi.
Secara garis besar terdapat lima pendekatan dasar untuk menyelesaikan konflik dengan pendekatan secara damai. Pendekatan tersebut dapat diring- kas dalam tabel di bawah ini:
Tabel Penyelesaian Konflik Secara Damai
Penyelesaian Masalah Manajemen Konflik Secara Luas
Penyelesaian sengketa dapat dilakukan dengan melalui Litigasi dan Non Litigasi. Penyelesaian melalui Litigasi diatur dalam Undang-Undang Nomor 48 Tahun 2009 tentang Kekuasaan Kehakiman, di dalamnya mengatur penyelesaian melalui peradilan umum, peradilan militer, peradilan agama, peradilan tata usaha negara, dan peradilan khusus seperti peradilan anak, peradilan niaga, peradilan pajak, peradilan penyelesaian hubungan indus- trial dan lainnya.
Penyelesaian melalui Non Litigasi diatur dalam Undang-Undang Nomor 30 Tahun 1999 tentang Arbitrase dan Alternatif Penyelesaian Sengketa, Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen, dan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial, yang dilakukan dengan pihak perantara dengan cara musyawarah mufakat, melalui Negosiasi, Konsiliasi, dan Mediasi untuk win- win solution, dan melalui Arbitrase yang menentukan kalah dan menang.
Alternatif penyelesaian sengketa adalah lembaga penyelesaian sengketa atau beda pendapat melalui prosedur yang disepakati para pihak, yakni, penyelesaian di luar pengadilan dengan cara konsultasi, negosiasi, mediasi, konsiliasi, atau penilaian ahli.
Arbitrase adalah cara penyelesaian suatu sengketa perdata di luar peradilan umum yang didasarkan pada perjanjian arbitrase yang dibuat secara tertulis oleh para pihak yang bersengketa. Ajudikasi merupakan cara penyelesai- an suatu sengketa melalui lembaga peradilan (non-ajudikasi berarti di luar pengadilan). Alternative dispute resolution adalah lembaga penyelesaian sengketa atau beda pendapat melalui prosedur yang disepakati para pihak, yaitu, penyelesaian sengketa di luar pengadilan.
Mediasi
Mediasi berasal dari Inggris “mediation”, berarti penyelesaian sengketa yang melibatkan pihak ketiga sebagai penengah atau penyelesaian sengketa se- cara menengahi, yang menengahinya dinamakan mediator atau orang yang menjadi penengah. Mediasi adalah proses negosiasi pemecahan masalah di mana pihak luar yang tidak memihak (impartial) dan netral bekerja dengan pihak yang bersengketa untuk membantu mereka memperoleh kesepakatan perjanjian dengan memuaskan. Berbeda dengan hakim atau arbiter; me- diator tidak mempunyai wewenang untuk memutuskan sengketa para pi-
Gaya Ciri Pelaku Alasan Penyesuaian
Menghindari
Mengakomodasi
Menang/kalah
Kompromi
Penyelesaian masalah
Tidak mau berkonfrontasi, Mengabaikan atau melewatkan pokok permasalahan, Menyangkal bahwa hal tersebut merupakan masalah
Bersikap menyetujui, tidak agresif, Kooperatif bahkan mengorbankan keinginan pribadi
Konfrontatif, menuntut dan agresif.
Harus menang dengan cara apapun
Mementingkan pencapaian sasaran utama semua pihak serta memelihara hubungan baik. Agresif namun kooperatif.
Kebutuhan kedua belah pihak adalah sah dan penting. Penghargaan yang tinggi terhadap sikap saling mendukung. Tegas dan kooperatif
Perbedaan yang ada terlalu kecil atau terlalu besar untuk diselesaikan.
Usaha penyelesaian mungkin mengakibatkan rusaknya hubungan atau bahkan nenciptakan masalah yang lebih kompleks
Tidak sepadan jika mengambil risiko yang akan merusak hubungan dan menimbulkan ketidakselarasan secara Keseluruhan.
Yang kuat menang. Harus membuktikan superioritas.
Paling benar secara etis dan profesi.
Tidak ada ide perorangan yang sempurna. Seharusnya ada lebih dari satu cara yang baik dalam melakukan se- suatu. Anda harus berkorban untuk dapat menerima.
Ketika pihak-pihak yang terlibat mau membicara- kan secara terbuka pokok permasalahan, solusi yang saling menguntungkan dapat ditemukan tanpa satu pihak pun yang dirugikan
TID AK UNTUK DI PUBLIKASIKAN, HANY A UNTUK KEPENTINGAN DIN AS
hak. Asumsinya bahwa pihak ketiga akan mampu mengubah kekuatan dan dinamika sosial hubungan konflik dengan cara mempengaruhi kepercayaan dan tingkah laku pribadi para pihak, dengan memberikan pengetahuan atau informasi, atau dengan menggunakan proses negosiasi yang lebih efektif, dan dengan demikian membantu para peserta untuk menyelesaikan persoa- lan-persoalan yang dipersengketakan.
Konsiliasi
Konsiliasi atau Conciliation adalah penyelesaian perselisihan yang dilakukan melalui seorang atau beberapa orang atau badan sebagi penengah yang dise- but konsiliator dengan mempertemukan atau memberi fasilitas kepada pihak- pihak yang berselisih untuk menyelesaikan perselisihannya secara damai.
Arbitrase
Arbitrase berarti kekuasaan untuk menyelesaikan sesuatu menurut kebijak- sanaan atau damai oleh arbiter atau wasit. Arbiter adalah suatu proses yang mudah atau simple yang dipilih oleh para pihak secara sukarela yang ingin agar perkaranya diputus oleh juru pisah yang netral sesuai dengan pilihan mereka dimana keputusan mereka berdasarkan dalil-dalil dalam perkara tersebut. Para pihak setuju semula untuk menerima putusan tersebut secara final dan mengikat.
Mutual Gains Approach to Negotiations
Mutual Gains Negotiations (MGN) merupakan adalah pendekatan ker- jasama untuk melakukan perjanajian (to negotiating contracts). Daripada pendekatan merugikan (winlose) proses mutual gains melibatkan pemben- tukan consensus, pendekatan win-win solution. Oleh karena itu untuk mutual gains negotiations akan lebih berhasil. Pihak-pihak membutuhkan suatu saling pengertian tentang luas dan kompleksitas proyek atau masalah, menyetujui suatu solusi yang bermanfaat bersama dan pihak-pihak saling mempercayai.
Adapun prinsip-prinsip (Fisher, 1981) Mutual Gains Negotiations ada 5 (lima) antara lain:
1. Identify Interests, yaitu setiap pihak yang bernegosiasi seharusnya mengidentifikasi kepentingannya sendiri dan mencoba mengerti kepentingan orang lain. Kepentingan diartikan sebagai kebutuhan, perhatian, motif, tujuan atau sasaran dari pihak yang terlibat.
2. Consider all Option, yaitu menjadi kreatif dan mempertimbangkan semua opsi untuk menemukan solusi yang menguntungkan dan dapat diterima semua pihak. Untuk itu, sebelumnya seharusnya membuat be- berapa alternatif yang memiliki pandangan menyeluruh untuk kepenti- ngan pihak-pihak tertentu.
3. Develop Standards or Criteria, yaitu menggunakan standar dan mem- buat kriteria yang bisa membantu pembentukan consensus lewat diskusi yang berfokus pada fakta daripada sekedar opini. Satu contoh adalah bahwa staf memprakirakan jam bimbingan saat ini di bawah arahan Supervisor.
4. Understand Your Alternatives, yaitu setiap pihak yang bernegosiasi se- harusnya menentukan alternatif terbaik untuk membuat persetujuan ne- gosiasi/Best Alternative to a Negotiated Agreement (BATNA). Apakah akan ambil posisi mundur bila negosiasi gagal?
5. Build Relationships, yaitu mengganti masalah pribadi dengan aspek yang berfokus pada masalah saat ini. Salah satu tujuan mutual gains negotiations adalah membangun dan memperkuat hubungan antara pi- hak terlibat dan konsultan (PennDOT and consultants). Semua pihak berusaha terbuka dan melakukan komunikasi jujur selama negosiasi. Bila komunikasi terus terang dan berdasarkan fakta bukan opini maka hubu- ngan akan tumbuh dan tidak akan gagal.
The Mutual Gains Approach to negotiation (MGA) adalah suatu proses model yang berdasarkan pada ratusan kasus yang nyata di dunia dan dari hasil temuan penelitian eksperimen, yang melewati 4 langkah negosiasi yang mendapatkan hasil yang lebih baik dengan melindungi hubungan dan reputasi/nama baik. Suatu prinsip sentral dari model dan teori kuat yang mendasarinya, sehingga bentuk negosiasi utama di dunia yang melibatkan pihak-pihak yang memiliki lebih dari satu tujuan (goal) atau mencurah pe- mikiran dan lebih dari satu issu vang ditujukan kepada mencapai persetu- juan. Model ini mungkinkan partai-partai untuk meningkatkan kesempataan mereka menciptakan suatu persetujuan utama dari beberapa alternatif yang ada.
MGA tidak sama dengan Win-Win solution (yang mana didalamnya ide semua pihak harus atau mungkin merasa menyenangkan diakhir negosiasi) dan tidak berfokus pada adanya rasa serba enak (“being nice”) lebih dari
TID AK UNTUK DI PUBLIKASIKAN, HANY A UNTUK KEPENTINGAN DIN AS
itu menekankan analisis yang hati-hati dan proses manajemen yang baik.
Adapun empat langkah MGA adalah:
1. Preparation/Persiapan
Kegiatan persiapan dengan memahami kepentingan dan alternatif. Lebih spesifik lagi adalah memprakirakan BATNA dan bagaimana pihak lain memahami BATNA (“Best Alternative to a Negotiated Agreement”).
Bila memiliki alternatif yang baik untuk mencapai persetujuan yang me- ningkatkan kekuasan kamu di atas meja perundingan. Pada saat yang sama berusaha untuk mengerti satu sisi kepentinganmu juga kepentingan pihak lain. Kepentingan adalah sejenis barang yang mana seseorang atau organisasi sangat peduli dan memiliki tingkat perintah yang berjenjang.
Negotiator yang baik menjadi pendengar yang baik dibelakang posisi- nya atau permintaan yang dibuat-buat. Oleh karena itu “saya tidak akan bayar lebih dari 90 ribu adalah suatu posisi, kepentingan di belakang po- sisi mungkin meliputi keterbatasan ukuran uang muka, suatu ketakutan yang menghasilkan atau melayani kenyataan yang tidak masuk akal dan adanya asumsi tentang rata-rata bunga yang terlampir dalam pembayaran selanjutnya. Satu pihak mungkin juga gagal melanjutkan kepentingan non financial walaupun penting.
2. Value Creation/Menciptakan Nilai-Nilai
Menciptakan nilai-nilai dengan menanamkan tanpa menjalankan.
Berdasarkan pada kepentingan yang terlihat atau berbagi, partai-partai seharusnya mendeklarasikan suatu periode “inventing without commit- ting” selama yang mereka mengembangkan opsi-opsi dengan mena- nyakan “what if...?”. Dengan perbedaan opsi yang mengambang dan paket bungkusan dari semua issu,, partai dapat membuka kepentingan tambahan, menciptakan opsi yang tidak dapat dibayangkan sebelumnya, dan menghasilkan kesempatan untuk bergabung dengan perdagangan melewati isu yang mereka nilai berbeda.
3. Value Distribution/Distribusi Nilai-Nilai
Beberapa poin dalam suatu negosiasi, pihak-pihak harus membuat kepu- tusan akhir. Lebih memiliki nilai maka lebih kreatif, lebih mudah akan terjadi, tetapi hasil penelitian menegaskan bahwa partai mudah gagal apabila masuk posisi bargaining ketika mereka mencoba mengakhiri per- janjian secara detail. Pihak-pihak yang terlibat seharusnya membagi nilai
kriteria tujuan yang semua pihak bisa menggunakan sebagai keputusan yang adil (“Fair share”) dari nilai-nilai yang mereka ciptakan.
Dengan mengidentifikasi kriteria atau prinsip yang mendukung atau me- ngarahkan keputusan alokasi yang sulit, pihak-pihak di meja perundi- ngan dapat membantu kelompok atau organisasi yang mereka wakili un- tuk mengetahui mengapa paket terakhir tidak hanya dapat mendukung tetapi juga bersifat jujur (fair). Kemajuan ini sebagai tanda kestabilan perjanjian, meningkatnya perubahan yang efektif dan mempertahankan/
melestarikan hubungan.
4. Follow Through/Mengikuti Jalur
Mengikuti jalur dengan membayangkan tantangan masa depan dan peme- cahan masalahnya. Pihak-pihak di akhir perundingan sulit bernegosiasi atau mereka akan lepas tangan dari perjanjian untuk pelaksanaannya.
Bahkan sering melupakan untuk memperkuat beberapa perjanjian lewat melakukan imajinasi jenis-jenis barang yang dapat mereka pakai sehing- ga dapat membuat konflik atau ketidakpastian di masa mendatang.
Adapun kesulitan untuk memfokuskan tantangan potensial masa men- datang. Adalah bijaksana bila mencakup tujuan tertentu di akhir dokumen sehingga bisa fokus untuk monitoring seberapa tingkat komitmen, komu- nikasi secara teratur, memecahkan konflik atau kebingungan yang ada, menambah insentif dan sumber daya sesuai dengan komitmen yang di- inginkan. Membantu piahak lain yang bisa menjadi bagian defacto dalam pelaksanaan perundingan. Termasuk tujuan ini adalah membuat persetu- juan lebih kuat dan diterima banyak kalangan agar bisa bertahan.
Karena Mutual Gains Negotiations akan berhasil maka kedua pihak yanag terlibat harus bekerjasama untuk menjamin semua harapan mereka misalnya seberapa luas layanan, kompleksitas proyek dan jam staf mengirim barang serta proposal harga yang disetujui, Untuk membantu usaha ini dibutuhkan Satuan Tugas (satgas) yang bisa membuat prosedur standar wajib bagi Klarifikasi Luasnya Pertemuan (Scope Clarification Meetings) sebagai komponen pertama dalam proses MGN.
Komponen kedua dari proses negosiasi ini adalah mengembangkan pe- doman prakiraan jam staf (Staff Hour Estimating Guide). Pedoman ini akan membentuk luas tidaknya kegiatan dan tugas-tugas di lingkungan-
TID AK UNTUK DI PUBLIKASIKAN, HANY A UNTUK KEPENTINGAN DIN AS
nya. Satgas ini berfokus pada pengembangan pedoman prakiraan jam staf untuk semua pihak.
Di bawah ini ada skema yang bisa menggambarkan bagaimana proses MGN dipraktikkan dalam kegiatan sehari-hari.
Skema Proses Negosiasi
Adapun pendekatan yang menggunakan gaya kompromi akan tetapi dalam pelaksanaannya, bisa menggunakan proses negosiasi. Hal ini dilakukan karena pada saat perundingan taktik negosiasi lebih berperan. Karena semua pihak memiliki dan menyimpan BATNA masing-masing, dimana yang nantinya akan diperjuangkan saat perundingan. Ciri perilaku kedua gaya ini, diambil karena kedua belah pihak mementingkan pencapaian sasa- ran utama pihaknya, sedangkan tujuan kedua adalah memelihara hubungan baik antara kedua belah pihak.
Ada juga pihak yang menerapkan sifatnya agresif namun kooperatif, yaitu ingin segera selesai dengan cara menguasai yang seolah-olah dibuat mau bekerjasama. Gaya ini dipakai karena alasan kedua pihak menganggap tidak ada ide perorangan yang sempurna. Akan tetapi salah satu pihak mera- sa melebihi dari pihak yang lain. Kondisi ini membuat pihak yang merasa mendaoat angin akan membuat siasat bagaimana segera menguasai dan menyelesaikan masalah. Walaupun seharusnya kedua belah pihak mau de- ngan niat yang baik dalam melakukan penyelesaian konflik. Hasil akhir dari suatu konflik adalah semua pihak harus mau berkorban atau menurunkan keinginannya dan dapat menerima kelebihan orang lain.
Adapun gaya yang sering digunakan bila dalam penyelesaian konflik gagal adalah kompromi. Kompromi berarti kedua belah pihak sudah mau menga- lah karena tidak mungkin semua keinginannya bisa disetujui oleh pihak yang lain. Disamping itu, kedua belah pihak sudah mencari titik tengah mana yang pantas diberikan ke pihak lain dan mana yang seharusnya diterima oleh pidak sendiri. Tetap saja, yang dimenangkan dalam gaya kompromi adalah BATNA terbaik yang disimpan dari masing-masing pihak. Langkah- langkah dalam melaksanakan gaya kompromi dapat melalui proses nego- siasi seperti di bawah ini:
Skema Proses Negosiasi Model BATNA