50
INSTRUMEN SURVEI AKREDITASI KARS SESUAI STANDAR AKREDITASI RS KEMENKES RI
2. INSTRUMEN SURVEI AKREDITASI KARS UNTUK KUALIFIKASI DAN PENDIDIKAN STAF (KPS)
Gambaran Umum
Rumah sakit membutuhkan staf yang memiliki keterampilan dan kualifikasi untuk mencapai misinya dan memenuhi kebutuhan pasien. Para pimpinan rumah sakit mengidentifikasi jumlah dan jenis staf yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari unit.
Perekrutan, evaluasi, dan pengangkatan staf dilakukan melalui proses yang efisien, dan seragam. Di samping itu perlu dilakukan kredensial kepada tenaga medis, tenaga perawat, dan tenaga kesehatan lainnya, karena mereka secara langsung terlibat dalam proses pelayanan klinis.
Orientasi terhadap rumah sakit, dan orientasi terhadap tugas pekerjaan staf merupakan suatu proses yang penting. Rumah sakit menyelenggarakan program kesehatan dan keselamatan staf untuk memastikan kondisi kerja yang aman, kesehatan fisik dan mental, produktivitas, kepuasan kerja.
Program ini bersifat dinamis, proaktif, dan mencakup hal-hal yang mempengaruhi kesehatan dan kesejahteraan staf seperti pemeriksaan kesehatan kerja saat rekrutmen, pengendalian pajanan kerja yang berbahaya, vaksinasi/imunisasi, cara penanganan pasien yang aman, staf dan kondisi-kondisi umum terkait kerja.
Fokus pada standar ini adalah:
a. Perencanaan dan pengelolaan staf;
b. Pendidikan dan pelatihan;
c. Kesehatan dan keselamatan kerja staf;
d. Tenaga medis;
e. Tenaga keperawatan; dan f. Tenaga kesehatan lain.
A. PERENCANAAN DAN PENGELOLAAN STAF
51
INSTRUMEN SURVEI AKREDITASI KARS SESUAI STANDAR AKREDITASI RS KEMENKES RI
Rumah sakit mematuhi peraturan dan perundangundangan tentang syarat pendidikan, keterampilan atau persyaratan lainnya yang dibutuhkan staf.
Perencanaan kebutuhan staf disusun secara kolaboratif oleh kepala unit dengan mengidentifikasi jumlah, jenis, dan kualifikasi staf yang dibutuhkan. Perencanaan tersebut ditinjau secara berkelanjutan dan diperbarui sesuai kebutuhan
Proses perencanaan menggunakan metode-metode yang diakui sesuai peraturan perundang-undangan. Perencanaan kebutuhan mempertimbangkan hal-hal dibawah ini:
a) Terjadi peningkatan jumlah pasien atau kekurangan staf di satu unit sehingga dibutuhkan rotasi staf dari satu unit ke unit lain.
b) Pertimbangan permintaan staf untuk rotasi tugas berdasarkan nilai-nilai budaya atau agama dan kepercayaan.
c) kepatuhan terhadap peraturan dan perundangundangan.
Perencanaan staf, dipantau secara berkala dan diperbarui sesuai kebutuhan.
Elemen Penilaian KPS 1 Instrumen Survei KARS Skor 1. Direktur telah menetapkan
regulasi terkait Kualifikasi Pendidikan dan staf meliputi poin a - f pada gambaran umum.
R Regulasi tentang manajemen sumber daya manusia meliputi:
a) Perencanaan dan pengelolaan staf;
b) Pendidikan dan pelatihan;
c) Kesehatan dan
keselamatan kerja staf;
d) Tenaga medis;
e) Tenaga keperawatan;
dan
f) Tenaga kesehatan lain.
10 - 0
TL - TT
2. Kepala unit telah merencanakan dan menetapkan persyaratan pendidikan, kompetensi dan pengalaman staf di unitnya sesuai peraturan dan perundangundangan.
D
W
Bukti perencanaan SDM di unit kerja yang dilengkapi dengan persyaratan meliputi pendidikan, kompetensi dan pengalaman staf
• Kepala unit kerja
• Manajer SDM
10 5 0
TL TS TT
3. Kebutuhan staf telah
direncanakan sesuai poin a)-e) dalam maksud dan tujuan.
R Regulasi tentang penetapan perencanaan SDM sesuai dengan:
a) Misi rumah sakit.
b) Populasi pasien yang dilayani dan
10 - 0
TL - TT
52
INSTRUMEN SURVEI AKREDITASI KARS SESUAI STANDAR AKREDITASI RS KEMENKES RI
kompleksitas serta kebutuhan pasien.
c) Layanan diagnostik dan klinis yang disediakan rumah sakit.
d) Jumlah pasien rawat inap dan rawat jalan.
e) Peralatan medis yang digunakan untuk pelayanan pasien.
4. Perencanaan staf meliputi penghitungan jumlah, jenis, dan kualifikasi staf menggunakan metode yang diakui sesuai peraturan perundang-undangan.
D
W
Bukti perencanaan SDM yang meliputi jumlah, jenis dan kualifikasi staf menggunakan metode yang sesuai dengan peraturan perundang- undangan
Manajer SDM
10 5 0
TL TS TT
5. Perencanaan staf termasuk membahas penugasan dan rotasi/alih fungsi staf.
D
W
Bukti perencanaan SDM termasuk meliputi
penugasan dan rotasi/alih fungsi staf
Manajer SDM
10 5 0
TL TS TT
6. Efektivitas perencanaan staf dipantau secara berkelanjutan dan diperbarui sesuai kebutuhan.
D
W
Bukti proses pemantauan efektivitas perencanaan staf dan pembaruannya
Manajer SDM
10 5 0
TL TS TT
Standar KPS 2
Tanggung jawab tiap staf dituangkan dalam uraian tugas Maksud dan Tujuan KPS 2
Setiap staf yang bekerja di rumah sakit harus mempunyai uraian tugas. Pelaksanaan tugas, orientasi, dan evaluasi kinerja staf didasarkan pada uraian tugasnya.
Uraian tugas juga dibutuhkan untuk tenaga kesehatan jika:
a) Tenaga kesehatan ditugaskan di bidang manajerial, misalnya kepala bidang, kepala unit.
b) Tenaga kesehatan melakukan dua tugas yaitu di bidang manajerial dan di bidang klinis, misalnya dokter spesialis bedah melakukan tugas manajerialnya sebagai kepala kamar operasi maka harus mempunyai uraian tugas sedangkan tugas klinisnya sebagai dokter spesialis bedah harus mempunyai Surat Penugasan Klinis (SPK) dan Rincian Kewenangan Klinis (RKK).
53
INSTRUMEN SURVEI AKREDITASI KARS SESUAI STANDAR AKREDITASI RS KEMENKES RI
c) Tenaga kesehatan yang sedang mengikuti pendidikan dan bekerja dibawah supervisi, maka program pendidikan menentukan batasan kewenangan apa yang boleh dan apa yang tidak boleh dikerjakan sesuai dengan tingkat pendidikannya
d) Tenaga kesehatan yang diizinkan untuk memberikan pelayanan sementara dirumah sakit; misalnya, perawat paruhwaktu yang membantu dokter di poliklinik.
Uraian tugas untuk standar ini berlaku bagi semua staf baik staf purna waktu, staf paruh waktu, tenaga sukarela, atau sementara yang membutuhkan
Elemen Penilaian KPS 2 Instrumen Survei KARS Skor 1. Setiap staf telah memiliki uraian
tugas sesuai dengan tugas yang diberikan
R Regulasi tentang uraian tugas staf RS
10 - 0
TL - TT 2. Tenaga kesehatan yang
diidentifikasi dalam a) hingga d) dalam maksud dan tujuan, memiliki uraian tugas yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.
R Regulasi tentang penetapan uraian tugas untuk:
a) Tenaga kesehatan ditugaskan di bidang manajerial.
b) Tenaga kesehatan melakukan dua tugas yaitu di bidang
manajerial dan di bidang klinis.
c) Tenaga kesehatan yang sedang mengikuti pendidikan dan bekerja dibawah supervisi, maka program pendidikan.
d) Tenaga kesehatan yang diizinkan untuk
memberikan pelayanan sementara dirumah sakit.
10 5 0
TL TS TT
Standar KPS 3
Rumah sakit menyusun dan menerapkan proses rekrutmen, evaluasi, dan pengangkatan staf serta prosedur-prosedur terkait lainnya.
Maksud dan Tujuan KPS 3
Rumah sakit menetapkan proses yang terpusat, efisien dan terkoordinasi, agar terlaksana proses yang seragam mencakup:
a) Rekrutmen staf sesuai kebutuhan rumah sakit.
b) Evaluasi kompetensi kandidat calon staf.
c) Pengangkatan staf baru.
54
INSTRUMEN SURVEI AKREDITASI KARS SESUAI STANDAR AKREDITASI RS KEMENKES RI
Kepala unit berpartisipasi merekomendasikan jumlah dan kualifikasi staf serta jabatan nonklinis yang dibutuhkan untuk memberikan pelayanan pada pasien, pendidikan, penelitian ataupun tanggung jawab lainnya.
Elemen Penilaian KPS 3 Instrumen Survei KARS Skor 1. Rumah sakit telah menetapkan
regulasi terkait proses
rekrutmen, evaluasi kompetensi kandidat calon staf dan
mekanisme pengangkatan staf di rumah sakit.
R Regulasi tentang proses rekrutmen, evaluasi kompetensi kandidat calon staf dan mekanisme
pengangkatan staf di rumah sakit
10 - 0
TL - TT
2. Rumah sakit telah menerapkan proses meliputi poin a) – c) di maksud dan tujuan secara seragam.
D
W
Bukti pelaksanaan:
a) Rekrutmen staf sesuai kebutuhan rumah sakit.
b) Evaluasi kompetensi kandidat calon staf.
c) Pengangkatan staf baru.
Manajer SDM
10 5 0
TL TS TT
Standar KPS 4
Rumah sakit menetapkan proses untuk memastikan bahwa kompetensi Profesional Pemberi Asuhan (PPA) sesuai dengan persyaratan jabatan atau tanggung jawabnya untuk memenuhi kebutuhan rumah sakit
Maksud dan Tujuan KPS 4
a) Staf yang direkrut rumah sakit melalui proses untuk menyesuaikan dengan persyaratan jabatan/posisi staf. Untuk para PPA, proses tersebut meliputi penilaian kompetensi awal untuk memastikan apakah PPA dapat melakukan tanggung jawab sesuai uraian tugasnya. Penilaian dilakukan sebelum atau saat mulai bertugas. Rumah sakit dapat menetapkan kontrak kerja sebagai masa percobaan untuk mengawasi dan mengevaluasi PPA tersebut. Ada proses untuk memastikan bahwa PPA yang memberikan pelayanan berisiko tinggi atau perawatan bagi pasien berisiko tinggi dievaluasi pada saat mereka mulai memberikan perawatan, sebelum masa percobaan atau orientasi selesai. Penilaian kompetensi awal dilakukan oleh unit di mana PPA tersebut ditugaskan
b) Penilaian kompetensi yang diinginkan juga mencakup penilaian kemampuan PPA untuk mengoperasikan alat medis, alarm klinis, dan mengawasi pengelolaan obatobatan yang sesuai dengan area tempat ia akan bekerja (misalnya, PPA yang bekerja di unit perawatan intensif harus dapat mengoperasikan ventilator pompa infus, dan lain-lainnya, dan sedangkan PPA yang bekerja di unit obstetri harus dapat menggunakan alat pemantauan janin).
c) Rumah sakit menetapkan proses evaluasi kemampuan PPA dan frekuensi evaluasi secara berkesinambungan.
55
INSTRUMEN SURVEI AKREDITASI KARS SESUAI STANDAR AKREDITASI RS KEMENKES RI
Penilaian yang berkesinambungan dapat digunakan untuk menentukan rencana pelatihan sesuai kebutuhan, kemampuan staf untuk memikul tanggung jawab baru atau untuk melakukan perubahan tanggung jawab dari PPA tersebut. Sekurang- kurangnya terdapat satu penilaian terkait uraian tugas tiap PPA yang didokumentasikan setiap tahunnya
Elemen Penilaian Instrumen Survei KARS Skor
1. Rumah sakit telah menetapkan dan menerapkan proses untuk menyesuaikan kompetensi PPA dengan kebutuhan pasien.
R Regulasi tentang kompetensi dan kewenangan PPA dalam SPK dan RKK
10 - 0
TL - TT
2. Para PPA baru dievaluasi pada saat mulai bekerja oleh kepala unit di mana PPA tersebut ditugaskan
D
W
Bukti pelaksaan evaluasi PPA yang baru direkrut oleh kepala unit tempatnya bekerja
• Kepala unit
• Manajer SDM
10 5 0
TL TS TT
3. Terdapat setidaknya satu atau lebih evaluasi yang
didokumentasikan untuk tiap PPA sesuai uraian tugas setiap tahunnya atau sesuai ketentuan rumah sakit.
D
W
Bukti dokumentasi evaluasi PPA setiap tahunnya atau sesuai ketentuan rumah sakit
• Kepala unit
• Manajer SDM
10 5 0
TL TS TT
Standar KPS 5
Rumah sakit menetapkan proses untuk memastikan bahwa kompetensi staf nonklinis sesuai dengan persyaratan jabatan/posisinya untuk memenuhi kebutuhan rumah sakit.
Maksud dan Tujuan KPS 5
Rumah sakit mengidentifikasi dan mencari staf yang memenuhi persyaratan jabatan/posisi nonklinis. Staf nonklinis diberikan orientasiuntuk memastikan bahwa staf tersebut melakukan tanggung jawabnya sesuai uraian tugasnya. Rumah Sakit melakukan pengawasan dan evaluasi secara berkala untuk memastikan kompetensi secara terus menerus pada jabatan/posisi tersebut
Elemen Penilaian KPS 5 Instrumen Survei KARS Skor 1. Rumah sakit telah menetapkan
dan menerapkan proses untuk menyesuaikan kompetensi staf non klinis dengan persyaratan jabatan/posisi
R Regulasi tentang penetapan kompetensi staf non klinis
10 - 0
TL - TT
56
INSTRUMEN SURVEI AKREDITASI KARS SESUAI STANDAR AKREDITASI RS KEMENKES RI
2. Staf non klinis yang baru dinilai kinerjanya pada saat akan memulai pekerjaannya oleh kepala unit di mana staf tersebut ditugaskan
D
W
Bukti pelaksaan evaluasi staf non klinis yang baru direkrut oleh kepala unit tempatnya bekerja
• Kepala unit
• Manajer SDM
10 5 0
TL TS TT
3. Terdapat setidaknya satu atau lebih evaluasi yang
didokumentasikan untuk tiap staf non klinis sesuai uraian tugas setiap tahunnya atau sesuai ketentuan rumah sakit.
D
W
Bukti dokumentasi evaluasi staf non klinis setiap tahunnya atau sesuai ketentuan rumah sakit
• Kepala unit
• Manajer SDM
10 5 0
TL TS TT
Standar KPS 6
Terdapat informasi kepegawaian yang terdokumentasi dalam file kepegawaian setiap staf.
Maksud dan Tujuan KPS 6
File kepegawaian yang terkini berisikan dokumentasi setiap staf rumah sakit yang mengandung informasi sensitif yang harus dijaga kerahasiaannya. File kepegawaian memuat:
a) Pendidikan, kualifikasi, keterampilan, kompetensi, staf b) Bukti orientasi
c) Uraian tugas staf d) Riwayat pekerjaan staf e) Penilaian kinerja staf
f) Salinan sertifikat pelatihan di dalam maupun di luar rumah sakit yang telah diikuti
g) Informasi kesehatan yang dipersyaratkan, seperti vaksinasi/imunisasi, hasil medical check up.
File kepegawaian tersebut distandardisasi dan terus diperbarui sesuai dengan kebijakan rumah sakit.
Elemen Penilaian KPS 6 Instrumen Survei KARS Skor 1. File kepegawaian staf
distandardisasi dan dipelihara serta dijaga kerahasiaannya sesuai dengan kebijakan rumah sakit.
O
W
File pegawai disusun
seragam dan dipelihara serta dijaga kerahasiaannya Manajer SDM
10 5 0
TL TS TT
2. File kepegawaian mencakup poin a) – g) sesuai maksud dan tujuan.
O File kepegawaian memuat:
a) Pendidikan, kualifikasi, keterampilan,
kompetensi, staf
10 5 0
TL TS TT
57
INSTRUMEN SURVEI AKREDITASI KARS SESUAI STANDAR AKREDITASI RS KEMENKES RI
b) Bukti orientasi c) Uraian tugas staf d) Riwayat pekerjaan staf e) Penilaian kinerja staf f) Salinan sertifikat
pelatihan di dalam maupun di luar rumah sakit yang telah diikuti g) Informasi kesehatan yang
dipersyaratkan, seperti vaksinasi/imunisasi, hasil medical check up.
Standar KPS 7
Semua staf diberikan orientasi mengenai rumah sakit dan unit tempat mereka ditugaskan dan tanggung jawab pekerjaannya pada saat pengangkatan staf.
Maksud dan Tujuan KPS 7
Keputusan pengangkatan staf melalui sejumlah tahapan. Pemahaman terhadap rumah sakit secara keseluruhan dan tanggung jawab klinis maupun nonklinis berperan dalam tercapainya misi rumah sakit. Hal ini dapat dicapai melalui orientasi kepada staf.
Orientasi umum meliputi informasi tentang rumah sakit, program mutu dan keselamatan pasien, serta program pencegahan dan pengendalian infeksi.
Orientasi khusus meliputi tugas dan tanggung jawab dalam melakukan pekerjaannya.
Hasil orientasi ini dicatat dalam file kepegawaian. Staf paruh waktu, sukarelawan, dan mahasiswa atau trainee juga diberikan orientasi umum dan orientasi khusus
Elemen Penilaian KPS 7 Instrumen Survei KARS Skor 1. Rumah sakit telah menetapkan
regulasi tentang orientasi bagi staf baru di rumah sakit.
R Regulasi tentang orientasi umum dan khusus bagi staf baru di rumah sakit
10 - 0
TL - TT 2. Tenaga kesehatan baru telah
diberikan orientasi umum dan orientasi khusus sesuai.
D
W
Bukti pelaksanaan orientasi umum dan orientasi khusus tenaga kesehatan baru Manajer SDM
10 5 0
TL TS TT
3. Staf nonklinis baru telah diberikan orientasi umum dan orientasi khusus.
D
W
Bukti pelaksanaan orientasi umum dan orientasi khusus staf non klinis baru
Manajer SDM
10 5 0
TL TS TT
4. Tenaga kontrak, paruh waktu, mahasiswa atau trainee dan
D Bukti pelaksanaan orientasi umum dan orientasi khusus
10 5
TL TS
58
INSTRUMEN SURVEI AKREDITASI KARS SESUAI STANDAR AKREDITASI RS KEMENKES RI
sukarelawan telah diberikan orientasi umum dan orientasi khusus (jika ada).
W
tenaga kontrak, paruh waktu, mahasiswa atau trainee dan sukarelawan
Manajer SDM
0 TT
B. Pendidikan dan Pelatihan