Pengetahuan merupakan sumber daya utama dan memiliki peran penting untuk pencapaian keunggulan kompetitif, pengetahuan harus dimiliki setiap individu dan dikelola melalui system manajemen pengetahuan dengan mengelola trasformasi pengetahun. Pengembangan system tersebut mencakup lima fase yang memungkinkan organisasi untuk mempelajari dan mereflesikan pengethuanynag akan dikembangkan, yaitu :
1. Penciptaan pengetahuan (knowledge creation) 2. Pengesahan pengetahuan (knoladge validation)
3. Pengenalan atau penyajian pengetahuan ( knowledge presentation) Pengetahuan
Kompetensi Individu
Ketrampilan Konsep Diri
Watak Motif
83
4. Pendistribusian pengatahuan (knowledge distribution) 5. Penerapan pengetahuan (knoladge application)
Fase pertama, penciptaan pengetahuan merupakan organisasi untuk menegmbangkan dan memanfaatkan ide dan solusi dengan mengkobinasikan dan membentuk pengetahuan melalui interaksi yang berbeda-beda. Fase kedua, pengesahan pengetahuan, menunjukan luasnya cakupan suatu organisasi dapat mereflesikan dan mengevaluasi keefektifan lingkungan organisasi yang ada. Pada fase ini proses control, pengujian dan pemilihan atau penyaringan pengetahuan dilakukan untuk disesuakan dengan realita yang ada. Fase tiga, pengenalan pengetahuan, menujukan bagaimana pengetahuan diperlihatkan pada anggota aonggota organisasi karna masing-masing organisasi memiliki gaya berbeda-beda, sering kali individu mengalami kesulitan untuk membentuk, mengkombinasikan, dan menginterasikan pengetahuan dari sumber yang berbeda-beda dan terpisah. Oleh karena itu, organisasi dapat memiliki dan menggunakan kondifikasi, standar, dan skema program untuk mempresentasikan informasi dan pegetahuan. Fase empat, distribusi pengetahuan yang pada fase ini pengetahuan harus didistribusikan dan disebarkan melalui organisasi. Distribusi bisa melalui email, internet dan lain-lain yang memungkinkan anggota organisasi untuk melakukan debat diskusi dan menginterpretasikan informasi mellui perspektif yang berbeda-beda. Fase lima, penerapan pengetahuan, yang menekankan pengetahuan harus diterapkan dalam produk, proses dan jasa. Hal ini dikarenakan jika organisasi tidak menemukan temapat yang tepat untuk menepatkan penegtahuan, organisasi akan kesulitan untuk meciptakan keunggulan kompetitif, artinya organisasi mengembangkan pengetahuan lebih aktif dan relevan untuk meningkatkan nilai.
84 Aktivitas Proses Manajemen Pengetahuan
Gambar 3. 2 Aktivitas Proses Manajemen Pengetahuan
Sumber: (Anatan, 2007) dalam (Iswanto & Ellitan).
Meskipun organisasi-organisasi memiliki struktur berbeda, kesuksesan proses manajemen pengetahuan dapat diperoleh dengan cara sama (Civi, 2000), yaitu :
1. Mengidentifikasi masalah-masalah bisnis dan menciptakan tujuan dan sasaran kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengetahuan untuk memberikan pengarahan bagi anggota organisasi mengenai pengetahuan mana yang akan diraih, diciptakan, dan dikembangkan.
2. Menciptakan tim pengetahuan yang bertujuan untuk meraih kesuksesan implementasi manajemen pengetahuan, dengan anggota tim diseleksi dan semua level organisasi dan dipilih yang memiliki ketrampilan, pengetahuan, dan pengalaman yang berbeda-beda yang akan menunjang keberhasilan organisasi.
3. Adaptasi dengan semua level manajemen dengan proses penciptaan pengetahuan barumemerlukan partisipasi semua level manajer yang masing- masing memiliki peraturan-peraturan yang berbeda
4. Membantu organisasi untuk mengubah budaya organisasi untuk menerapkan aktifitas pengetahuan
Penciptaan Pengetahuan
Distribusi Pengetahuan
Pengenalan Pengetahuan Pengesahan Pengetahuan
Aplikasi Pengetahuan
85
5. Memberikan akses bagi pengetahuan dengan menggunakan jaringan kerja dan teknologi.
Melalui proses manajeme pengetahuan yang melibatkan tanggung jawab individu dalam proses pembelajaran individual akan membawa dampak bagi tercapainya knowledge workeryang sangat diperlukan dalam organisasi dalam abat ke 21 yang menghadapi tangtnagn kopetisi berbasis pengetahuan. Pengeusaan pengetahuan akan memberikan manfaat bagi individu dalam beradaptasi dengan lingkungan dan merespon setiap hambatan yang muncul, dan bahkan individu dapat memanfaatkan hambata yang muncul sebagai suatu tantangan untuk membangun pengetahuandan mengembangkan keterampilan yang dimilikinya.
Penguasaan pengetahuan saja tidaklah cukup dan memerlukan penguasaan ketrampillan bahkan lebih dari satu keterampilan (multiskill)hal ini dikarnakan organisasi menghadapi tantangan perubahan lingkungan yang cepat yang diindikasikan perubahan teknologi maka “sesuatu” tersebut akan cepat using (absolute). Dalam kondisi ini setiap individu dituntut untuk dapat memelihara pengetahuan dan ketrmapilannya dan bahkan mengembangkan ketrampilan baru. Individu tidak hanya memiiki tanggung jawab terhadap pekerjaan melainkan juga karir mereka sehingga diperlukan pelatihan secara kontinu (continuous training)dan proses pembelajarn terus menerus.
Keunggulan kompetitif organisasi dalam persaingan bisnis saat ini, bersumber pada kemampuan mengimplementasikan, menghasilkan produk secara berkelanjutan, pelayanan, dan inovasi. Inovasi menghasilkan keunggulan kompetitif melalui penciptaan value added dan value in use suatu produk. Inovasi produk dan teknologi baru merupakan cara terpenting bagi organisasi untuk menciptakan nilai baru bagi pelanggan dan mencapai keunggulan kompetitif (Gaynor, 1996) pada (Iswanto &
Ellitan). Produk baru sering dipandang sebagai cutting edge of innovation di pasar, dan proses inovasi berperan sebagai strategic role.
Menurut (Nonaka & Takeuchi, . The knowledge-creating company: How japanese mpanies create the dynamics of innovation. , 1995) diacu (Munir, 2008),
86
interaksi dinamis antara satu bentuk pengetahuan ke bentuk lainnya disebut konversi pengetahuan. Ada empat cara konversi pengetahuan, yaitu sosialisasi (socialization), eksternalisasi (externalization), kombinasi (combination), dan internalisasi (internalization).
1. Sosialisasi merujuk pada konversi pengetahuan terbatinkan ke pengetahuan terbatinkan (terbatinkan → terbatinkan). Istilah sosialisasi ini digunakan untuk menekankan pada pentingnya kegiatan bersama antara sumber pengetahuan dan penerima pengetahuan dalam proses konversi pengetahuan terbatinkan.
Oleh karena pengetahuan terbatinkan sangat dipengaruhi oleh konteksnya dan sulit sekali diformalkan, maka untuk menularkan pengetahuan terbatinkan dari satu individu ke individu lain dibutuhkan pengalaman yang terbentuk melalui kegiatan-kegiatan bersama.
2. Eksternalisasi merujuk pada konversi pengetahuan terbatinkan ke peengetahuan eksplisit (terbatinkan → eksplisit). Melalui cara ini, pengetahuan menjadi terkristalkan sehingga dapat didistribusikan ke pihak lain dan menjadi basis bagi pengetahuan baru. Pengetahuan terbatinkan diekspresikan dan diterjemahkan menjadi metafora, konsep, hipotesis, diagram, model atau prototipe sehingga dapat dimengerti oleh pihak lain.
3. Kombinasi merujuk pada konversi pengetahuan eksplisit ke pengetahuan eksplisit (eksplisit → eksplisit). Pengetahuan dipertukarkan dan dikombinasikan melalui media seperti dokumen-dokumen, rapat-rapat, percakapan telepon dan komunikasi melalui jaringan komputer. Kombinasi bergantung pada tiga proses. Pertama, pengetahuan eksplisit dikumpulkan dari dalam dan dari luar perusahaan, kemudian dikombinasikan. Kedua, pengetahuan eksplisit disunting atau diproses agar dapat lebih bermanfaat bagi perusahaan. Ketiga, pengetahuan-pengetahuan eksplisit tersebut disebarkan ke seluruh perusahaan melalui berbagai media.
4. Internalisasi merujuk pada konversi pengetahuan eksplisit menjadi pengetahuan terbatinkan (eksplisit → terbatinkan). Cara ini mirip sekali dengan
87
kegiatan yang disebut dengan belajar sambil melakukan atau learning by doing.
Menginternalisasikan pengetahuan digunakan untuk memperluas, memperdalam serta mengubah pengetahuan terbatinkan yang dimiliki oleh setiap anggota perusahaan. Bila pengetahuan berhasil diinternalisasikan ke dalam pengetahuan terbatinkan para individu dalam bentuk model mental bersama, maka pengetahuan ini akan menjadi aset yang luar biasa berharga bagi perusahaan. Pengetahuan terbatinkan di tingkat individu yang terakumulasi ini, selanjutnya ditularkan ke individu lain melalui sosialisasi, sehingga spiral proses kreasi pengetahuan pun terus berputar.