Membangun Keunggulan Organisasi Membangun Keunggulan Organisasi
melalui melalui
BUDAYA KAIZEN BUDAYA KAIZEN
Membangun Keunggulan Organisasi Membangun Keunggulan Organisasi
melalui melalui
BUDAYA KAIZEN BUDAYA KAIZEN
Bambang Herutomo [email protected] PTBN - BATAN Reformasi Birokrasi
Kita berangkat bekerja tentunya Kita berangkat bekerja tentunya
utk mencapai keberhasilan utk mencapai keberhasilan
Tetapi ada yg berangkat hanya agar tdk terlambat atau agar kelihatan ada
Apakah alasan Anda ?
Sadarilah bhw Anda hanya sepenting alasan Anda. Semakin kuat alasan Anda. Akan semakin kuat upaya Anda.
Maka berhentilah sejenak dan pikirkan alasan bagi kerja keras Anda, alasan bagi semua beban yg Anda pikul, dan
alasan bagi pencapaian dari semua impian Anda
Ketahuilah bhw seseorang belum sepenuhnya hidup sampai dia mengetahui utk apakah kehidupannya.
[ Mario Teguh ]
POKOK BAHASAN
KONSEP KAIZEN
GEMBA KAIZEN
KAIZEN EVENT
“ NOT A DAY should go by Without some kind of Improvement being
made somewhere in the Organization “
Let's make a new day everyday Let's make a new day everyday
Hari ini lebih baik dari kemarin, dan hari esok lebih baik Hari ini lebih baik dari kemarin, dan hari esok lebih baik dari hari ini. Seberapapun perbaikan yg kita lakukan dari hari ini. Seberapapun perbaikan yg kita lakukan Don't Worry be Happy!
Don't Worry be Happy!
KATA PEMBUKA
Di dunia ini tdk ada yg kekal, semua terus berubah, tapi ada satu yang kekal,
yaitu PERUBAHAN itu sendiri
Karena perubahan akan terus ada, maka kita juga hrs memenuhi, mengantisipasi,
mengatasi dgn cara melakukan
perbaikan terus-menerus, apabila kita ingin survive dalam perubahan
Permasalahannya “HOW TO CHANGE”
CHANGE OR DIE
Mengingat Keterbatasan Sumber Daya Yg PTBN miliki [Dana, SDM, SDA] adl tdk bijaksana apabila kita mengikuti model perubahan cara barat [drastis-inovatif].
Model perubahan secara gradual yg di- kembangkan Jepang yg disebut KAIZEN dirasa cocok utk kita adopsi dan adaptasi dlm membangun keunggulan organisasi.
[ Alon-alon waton kelakon ]
How To Change
K A I Z E N K A I Z E N
“ Peningkatan terus-menerus menuju kehidupan yg lebih baik [menuju ke kesempurnaan] “
… For Good of All
“ Continuous Improvement “
Kaizen adl peningkatan berkelanjutan yg dilaku- kan secara gradual [kontinyu] tanpa investasi modal yg besar. Peningkatan thd hal yg sdh ada.
Aktivitas kaizen melibatkan semua anggota dlm herarki perusahaan mulai dari Top Management hingga pekerja di level terrendah.
Intinya adl kesadaran memuaskan pelanggan jika perusahaan ingin tetap eksis, memperoleh laba, dan berkembang.
Tujuan utama kaizen: menyempurnakan kualitas, proses, sistem, biaya, penjadwalan demi kepuas-
Kaizen – Just Do It!
Tidak ada yang terbaik, yang ada adl lebih baik
Good is never good enough. And Kaizen is a never ending journey to excellence
Jangan tunda perubahan, Mulailah dari dirimu sendiri, dari yang kecil atau mudah, dan sekarang juga.
Lebih mudah meningkatkan yg sdh ada dibanding mengkreasi yg baru.
FALSAFAH KAIZEN
KAIZEN MINDSET KAIZEN MINDSET
Bertumbuh dgn Karakter
Hari ini lebih baik dari kemarin, dan hari esok lebih baik dari hari ini
Panas dan hujan mrpk penyubur pertumbuhan
Aku sadar bhw se-
makin tinggi aku akan semakin banyak angin yg menerpaku, tetapi
semakin manis buah yg
Metode Kaizen :
[Fokus Utamanya adl Manusia]➔
Mengubah cara kerja karyawan shg lebih produktif, tidak melelahkan, lebih efisien, selamat, memotivasi, dll [MANUSIA]
➔
Memperbaiki kinerja peralatan [ALAT]
➔
Memperbaiki prosedur kerja [METODE]
Prinsip Kaizen :
➔
Perbaikan / Peningkatan
➔
Kontinyuitas [ on-going ]
KAIZEN KAIZEN
Mrpk Suatu Budaya [Way of Life]
Mrpk Suatu Budaya [Way of Life]
peningkatan berkelanjutan peningkatan berkelanjutan
Diawali dari orang dan ditujukan utk orang Diawali dari orang dan ditujukan utk orang
Total system [seluruh organisasi]
Total system [seluruh organisasi]
Speak with real data bukan persepsi Speak with real data bukan persepsi
[berbasis realitas]
[berbasis realitas]
Bersifat jangka panjang [impaknya]
Bersifat jangka panjang [impaknya]
KAIZEN KAIZEN
Mrpk Suatu Budaya [Way of Life]
Mrpk Suatu Budaya [Way of Life]
peningkatan berkelanjutan peningkatan berkelanjutan
Diawali dari orang dan ditujukan utk orang Diawali dari orang dan ditujukan utk orang
Total system [seluruh organisasi]
Total system [seluruh organisasi]
Speak with real data bukan persepsi Speak with real data bukan persepsi
[berbasis realitas]
[berbasis realitas]
Bersifat jangka panjang [impaknya]
Bersifat jangka panjang [impaknya]
Budaya Mencari Peluang Perbaikan Day to Day
MASALAH = PELUANG PERBAIKAN MASALAH :
MASALAH :
Gap antara realita dan harapan Gap antara realita dan harapan
MASALAH ≠ PENYEBAB
Masalah muncul sbg Akibat dari Keputusan atau Tindakan yg Kita ambil [dlm kendali kita].
Oleh krn itu Don't Looking For a Black Sheep jika mempunyai masalah.
Be Happy jika Anda punya masalah krn ada kesempatan utk maju dan sukses.
BUDAYA KAIZEN
Tiga Bentuk Masalah : Tiga Bentuk Masalah :
Masalah yg sengaja dibuat [problem to be created]. Biasanya dlm bentuk peningkatan drastis shg perlu penyelesaian secara Inovatif
Masalah yg dirasakan [problem to be percieved].
Biasanya dlm bentuk peningkatan gradual, dan diselesaikan dgn cara Kaizen
Masalah yg telah terjadi [problem already
occurred], diselesaikan dgn cara perbaikan/
maintenance agar tdk terjadi lagi.
Penyelesaian Masalah Menurut Manajemen Jepang
MASALAH DLM ORGANISASI
20%20%
80%80%
Kaizen Loop
“ Find, Reports, and Fix Problems “
Partisipasi seluruh anggota organisasi dalam peng- ungkapan dan penyelesaian masalah mrpk hukum dasar dlm Kaizen.
KAIZEN in ACTION
Suatu bentuk Enterprise Learning [melalui per- baikan kecil-kecil tanpa henti]
Melibatkan semua pekerja: Top Management, Middle Management, Supervisors, Shop Floor Workers, Supporting Staffs dgn motivasi untuk selalu mencari perbaikan [Team Oriented]
Mrpk utk upaya meningkatkan kualitas, produk- tivitas dan mereduksi biaya tanpa tambahan investasi modal yg berarti
Bersifat Bottom Up, dan semua pekerja diajari
“ If No Money, Use Your Brain & Your Hands “
Penekanan pd PROSES ttp tdk melupakan hasil
Level Manajemen. Manajemen Jepang percaya bhw se- orang manajer hrs menggunakan 50% waktunya utk pe- nyempurnaan. Mulai dgn mengidentifikasi “pemborosan”
maupun “aktivitas karyawan”
Level Kelompok. Kelompok “gugus kendali mutu” dan
“aktivitas kelompok kecil” utk mengidentifikasi penyebab masalah, menganalisis, melaksanakan, mencoba tindak- an baru, dan menetapkan standar/prosedur baru
Level Individu. Ketrampilan karyawan dlm menyampai- kan pemikiran dan saran, menerapkan standar/prosedur baru yg ditetapkan sbg upaya pengembangan diri.
Kunci Utama:
Setiap karyawan dari berbagai tingkatan terus menerus menyempurnakan keahlian dan mengembangkan bakat yg
dimiliki yg dpt meningkatkan kepuasan kerja
SEGMENTASI TUGAS DLM KAIZEN
KERJA DALAM TIM
“ Mrpk prasyarat utama utk sukses penerapan
Kaizen yg berkelanjutan “
Kepuasan kerja yg sebenarnya terletak pd proses per- baikan itu sendiri melalui usaha-usaha yg kreatif.
Kompetensi [hard] saja tdk cukup. Yg diperlukan adl
“kemampuan bekerja dlm Tim” secara efektif dgn me- manfaatkan keahlian, kemampuan, dan pengetahuan yang dimiliki guna memperbaiki kelemahan dalam perusahaan [organisasi]
KERJA DALAM TIM [ Pandangan Jepang ]
Kaizen :
perubahan/peningkatan kecil-kecil yg dilakukan terus menerus dgn melibatkan seluruh anggota organisasi.
Investasi rendah tetapi dampaknya cukup besar dalam waktu yg lama
Sedikit-dikit lama-lama menjadi bukit
Inovasi :
Perbaikan secara dramatik [besar dalam tempo singkat]
Perlu investasi besar [modal dan teknologi] dan juga kendali yang ketat utk mempertahankan perbaikan yg diperoleh
Disukai manajemen barat
KAIZEN & INOVASI
Why Kaizen
Time CPI Project
Time
CPI
Time
Savings Savings Savings
Process Improvement Project Implemented
Maintenance of Process Performance
Kaizen
CPI (Continual Performance Improvement)
• Data Driven Methodology to Magnify Impact of Process Improvement
• Apply Control Techniques to Eliminate Erosion of Improvements
• Proceduralize/Standardize Improvements for
Improved Maintenance of Critical Process Parameters
Kaizen
• Use Small Teams to Optimize Process Performance by Implementing Incremental Change
• Apply Intellectual Capital of Team Members Intimate with Process
CPI Projects Emphasize Control and Long Term Maintenance
Kaizen Projects
Emphasize Incremental Improvements
Keunggulan Kaizen
Contoh Lain Penerapan Kaizen
PROSES PENINGKATAN BERKELANJUTAN
Program Dasar Perbaikan Proses Big-Q dan Little-q
Big-Q dan Little-q
Big-Q: Program peningkatan yg mengintegrasi- kan TQM dlm struktur dan strategi organisasi dengan dukungan penuh dari manajemen puncak.
Little-q: Program peningkatan yg hanya me-
nekankan pd pelatihan, perangkat [tools], dan
teknik-teknik TQM, tetapi tanpa perubahan
mendasar pd budaya kerja.
Big-Q
Big-Q vs vs Little-q Little-q
Kaizen Principles # 1 Be Innovative
Kaizen Principles # 2 Share Prizes and
Successes
Kaizen Principles # 3 Choose Your
Batles Carefully
Kaizen Principles # 4 Don't be Afraid to
Try Thing
Kaizen Principles # 5 Help Whenever
You Can
Kaizen Principles # 6 Maintain Your
Youthful Spirit
Kaizen Principles # 7 Learn To Get
Along With Everyone
Kaizen Principles # 8 Be Creative
Kaizen Principles # 9 All Ideas are
Good Ideas
GEMBA KAIZEN
GEMBA KAIZEN
Gemba adl “real place” yaitu tempat dimana suatu tindakan dilakukan atau terjadi.
Di dlm bisnis gemba adl tempat dimana aktivitas yg bernilai [value-adding] utk dpt memuaskan konsumen.
Gemba dlm industri manufaktur adl tempat dimana dilakukan proses pengembangan produksi dan pen- jualan produk.
Di dlm “service” gemba adl tempat dimana customer berinteraksi dgn tempat pelayanan jasa.
Pengertian GEMBA
Pengertian GEMBA
Problem yg biasa muncul pd kebanyakan manajer adl mereka lebih senang duduk di dalam kantor dan men- jaga jarak dgn gemba [tempat produksi]. Mereka mengetahui berbagai proses produksi yg telah dilaku- kan hanya dari laporan yg dikirim harian, mingguan, atau bulanan.
Di dalam proses yg baik [praktik terbaik], prioritas pertama seorang manajer seharusnya pergi ke gemba dan melakukan observasi langsung.
Gemba adl guru yg nyata dan memberikan data yg real
Pengertian GEMBA
OHNO CIRCLE
Taiichi Ohno, penemu TOYOTA Production System [TPS] selalu membuat lingkaran dari kapur tulis di Gemba yang-mana manajer hrs berdiri di dlm lingkaran ini hingga mereka menemukan dan men- dokumenkan masalah yg muncul dalam proses
PENTINGNYA GEMBA
PENTINGNYA GEMBA
Komunikasi manajer dengan personil di gemba mrpk kunci sukses implementasi Kaizen yg ber-
When a trouble happens go to gemba first. Ini mrpk prinsip utama, ketika terjadi masalah di gemba, maka segeralah pergi ke tempat kejadian.
Check gembutsu [machines, tools, reject, customer complaints]. Gembutsu adl sesuatu yg bisa disentuh atau diraba dgn tangan. Ketika melakukan pengecek- an ajukan pertanyaan “Why” shg suatu saat muncul jawaban kenapa trouble terjadi.
Take temporary countermeasures on the spot. Laku- kan sesuatu seketika juga thd hal-hal yang dianggap dapat menyelesaikan masalah, misalnya ketika mesin berhenti lakukan sesuatu bahkan mungkin perlu me- nendang mesin tersebut.
Lima Prinsip Dasar Gemba
Lima Prinsip Dasar Gemba
Find out the root cause. Lakukan dgn mengajukan pertanyaan “Why” 5 kali pd saat check gembutsu.
Diharapkan akar penyebab masalah dpt ditemukan
Standardize for prevention of recurrence. Jika tlh ter- identifikasi penyebab permasalahan dan melakukan countermeasure [tindakan penyelesaian], seharusnya hal-hal tersebut distandarisasi sehingga problem yang sama tidak timbul lagi.
Lima Prinsip Dasar Gemba
“ Ingat hanya keledai yang tercebur ke lubang yang sama “
Empat Pilar Dasar Gemba Kaizen Empat Pilar Dasar Gemba Kaizen
Housekeeping
Muda Elimination
Standardization
Problem Solving
Semua orang dalam organisasi harus bekerja
bersama utk mengikuti empat pilar dasar pada saat melakukan kaizen di dalam gemba
1. Housekeeping 1. Housekeeping
Merupakan hal yang sangat diperlukan di dalam good management [Good Housekeeping = Good People]
Melalui housekeeping, pekerja mendapatkan dan melatih disiplin secara mandiri [Pekerja menata, merapikan, dan membersihkan tempat kerjanya sendiri] - mrpk wahana latihan Kepemimpinan yg praktis dan efektif
Pekerja tanpa kedisplinan akan sulit untuk men- dapatkan product atau service yang berkualitas
2. Muda 2. Muda
Muda adalah waste/sampah yaitu segala sesuatu yg tidak ada atau tidak memberikan nilai tambah pada produk atau service.
Kaizen lebih menekankan pada muda elimination sehingga dapat meningkatkan produktifitas dan menurunkan beaya dibanding dgn meningkatkan investasi.
Ada 8 jenis muda dlm proses produksi yg dpt di- hilangkan [dieliminasi] : Overproduction, Motion, Inventory, Transportation, Waiting, Defects, Over- processing, Non-Utilized Talent
18
SHIFT MINDSET
CURRENT
THINKING REQUIRED
THINKING
WASTE NOT DEFINED
REACT TO LARGE EXAMPLES
WASTE IS "TANGIBLE”
IDENTIFY MANY SMALL OPPORTUNITIES -LEADS TO LARGE OVERALL CHAGE
WASTE
TYPES WASTEOF CorrectionProcessing
Motion Waiting
Inventory
Transportation
Over-
Production
Mindset Baru Kita
3. Standardization 3. Standardization
Dimaksudkan untuk mengurangi variasi kerja, proses, hasil, dll. [menekan pemborosan atau mengurangi kesalahan].
Bila ada prosedur standar, setiap orang bisa melakukan [mengikuti] proses dgn hasil yang sama.
Dgn standardisasi, kemajuan akan dpt dipantau dan dikembangkan lebih lanjut.
Standardisasi dikembangkan bebasis pengetahu- an/pengalaman terbaik [Best Practice]
Analytical approach adl cara penyelesaian masalah setelah masalah terjadi, kebanyakan ini yang dilaku- kan.
Setelah problem timbul baru dilakukan pengecekan untuk mencari akar penyebab masalah dan kemudian melakukan standarisasi prosedur baru sehingga masalah yang sama timbul lagi. [ REAKTIF ]
Design Approach yaitu mengantisipasi masalah dan mencoba memecahkan masalah yang akan timbul.
4. Problem Solving
4. Problem Solving
Dampak penggunaan design approach jauh lebih besar jika dibandingkan analytical approach
Design approach dpt dilakukan dgn meningkatkan perencanan/planning yang baik.
Tools yg digunakan biasanya adl FTA (Fault-Tree Analysis) atau FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) yang baru-baru ini dikembangkan.
4. PROBLEM SOLVING [ lanjutan ]
Gemba Kaizen mrpk Basis Utama Perubahan Budaya Organisasi [ Lean Culture ]
2 – 4 tahun
4 – 8 tahun
8 – 10 tahun
KAIZEN EVENT
KAIZEN EVENT
KAIZEN EVENT
Suatu metode peningkatan secara cepat [umumnya dlm waktu satu minggu] yg dilakukan pd area proses yg terbatas
Tujuan event adl menggunakan pemikiran-pemikiran inovatif utk menghilangkan pemborosan atau aktivitas kerja yg tdk memberikan nilai tambah secara cepat dan sebagai wahana pembelajaran.
Dilaksanakan secara tim, sebaiknya tim fungsional silang [lintas bidang]
Agar berdaya guna tinggi, area yg dipilih dlm event disesuaikan dgn strategi, target, tujuan organisasi.
Persiapan Kaizen Event
Persiapan yg baik sangat diperlukan agar event yg akan dilaksanakan tdk mubadzir [mrpk pemborosan]. Langkah persiapan al:
Mendefinisikan peluang secara jelas [QCDSM]
Membentuk Tim Kaizen dan Latih [beri pemahaman].
Anggota Tim dipilih yg memiliki dedikasi tinggi dan senang berkontribusi.
Menetapkan tujuan secara jelas dan mengumpulkan data awal [dokumen reality]. Kaizen adl metode
perbaikan berbasis data/realitas bukan persepsi.
Menetapkan tugas, tanggungjawab, dan wewenang Pemimpin dan Anggota Tim [secara jelas]
Do It Again
Kaizen
Identify Waste Counter-Plan measures
Reality Check
ChangesMake
Celebrate
Measure Results Make this
the
Standard Document
Reality
Verify Change
Start Here
Kaizen Event Steps
Merayakan Kemenangan Merayakan Kemenangan
Penataan [Rapi] - Menghindari kesalahan penempatan dan memudahkan dalam pencarian item
Contoh Hasil Gemba Kaizen Event [ Pursuing Excellence ]
1. Respect others
Particularly the local operators, you are in their living room
2. Document reality
If you make changes based on data, the data should be based on reality
3. Do your share
Everyone has to contribute
4. Try something new
Be open minded - try it instead of racking your brain for reasons why it won’t work (try-storming)
5. Ask why (the 5 why’s)
Gain complete understanding, assume nothing
6. Be safe / Think safe
Six Basic Rules of Kaizen
Do's and Don't of Kaizen
TERIMAKASIH
Rasa takut membuat kesalahan adalah Rasa takut membuat kesalahan adalah
kesalahan utama yg menjadikan banyak kesalahan utama yg menjadikan banyak
orang menua tanpa memampu [sia-sia].
orang menua tanpa memampu [sia-sia].
[ M Teguh ] [ M Teguh ]
