13 HASIL DAN PEMBAHASAN
Satuan Pengamatan dan Informan Penelitian
Kantor merupakan tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha yang didalamnya terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menandatangani data dan informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Fungsi kantor yaitu: 1) Menerima informasi; 2) Merekam dan menyimpan data serta informasi; 3) Mengatur informasi; 4) Memberi informasi; 5) Melindungi asset.
Satuan pengamatan adalah satuan tempat informasi untuk memperoleh tentang satuan analisis (Gulo, 2002). Satuan pengamatan dalam penelitian ini yaitu kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yang beralamat Jl. Adi Sucipto No 7, Kec. Sidorejo, Kota Salatiga, Jawa Tengah. Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga merupakan salah satu kantor yang lebih awal telah menerapkan kearsipan digital pada tahun 2017 dan kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga menjadi lembaga kearsipan daerah sehingga menjadi contoh untuk kantor-kantor dinas lainnya.
Informan merupakan sumber data yang berkaitan dengan pihak ketiga dan data mengenai masalah kelembagaan atau fenomena umum (Given, 2008). Parameter informan yang diperlukan dalam penelitian ini yaitu: 1) Mengetahui migrasi kearsipan manual menuju kearsipan digital pada Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga; 2) Informan terlibat secara langsung dalam proses migrasi kearsipan manual menuju kearsipan digital pada Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga. Informan dipilih berdasarkan ketentuan dari pihak kantor tersebut. Karakteristik informan yang dianggap mampu memenuhi parameter yang ada yaitu:
Tabel 2. Informan Penelitian
Nama Jabatan Kode Informan
AP Sub Koordinator Akuisisi
dan Pengolahan Arsip
A
LA Arsiparis Penyelia L
FN Arsiparis F
14 Alasan Migrasi Kearsipan Manual ke Digital
Pada kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga terdapat beberapa alasan untuk memilih melakukan migrasi kearsipan manual. Berikut petikan wawancara dengan Arsiparis yang berinisial F di kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga:
“Alasan Digitalisasi kearsipan dilakukan karena banyaknya volume arsip manual yang pada dasarnya disimpan aja secara manual, lah itu dalam pencariannya tidak efektif dan efisien, nah untuk menanggulangi hal tersebut, maka Dinas Perpustakaan dan Kearsipan melakukan kegiatan digitalisasi kearsipan.”
(Wawancara, 6 Juni 2023)
Dari hasil wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa digitalisasi kearsipan dilakukan karena meningkatnya volume arsip yang disimpan secara manual sehingga mengakibatkan dalam penemuan kembali arsip menjadi tidak efektif dan efisien.
Arsiparis berinisial L menyatakan alasan migrasi yaitu:
“Disamping karena ada aturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang SPBE memang sudah ada peraturan dari ANRI penggunaan aplikasi kearsipan. Hemm kemudian dari ANRI memberikan fasilitas kita namanya aplikasi Srikandi untuk perpindahan dari manual. Sehingga kita lebih efisien dari penggunaan kertas begitu. Jadi semua dilakukan lewat aplikasi Srikandi, bikin surat juga dari aplikasi Srikandi sehingga tidak perlu kirim via pos.” (Wawancara, 6 Juni 2023)
Dari hasil wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa adanya Peraturan Presiden mengenai kebijakan berbasis elektronik dan peraturan dari ANRI mengenai penggunaan aplikasi Srikandi untuk perpindahan arsip manual dan melakukan kegiatan kearsipan dari aplikasi Srikandi. Pengarsipan dan pembuatan surat dilakukan pada aplikasi Srikandi sehingga lebih cepat dan mudah dilakukan.
Sub Koordinator Akuisisi dan Pengolahan Arsip berinisial A menambahkan:
“Alasannya kalau manual itu kan istilahnya pemberkasannya lebih memerlukan space yang banyak, kalau arsip digital istilahnya tidak perlu space yang luas.
Untuk arsip digital itu sendiri tentunya lebih efektif dalam pemeliharaannya lebih mudah dari manual. Khusus arsip-arsip statis memang lebih baiknya menjadi digital karena lebih mudah penemuannya dan terhindar dari kerusakan.”
(Wawancara, 6 Juni 2023
Dari hasil wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip manual lebih memerlukan tempat, waktu, dan tenaga untuk menyimpan dan menemukannya kembali dan lebih rentan terhadap kerusakan, sedangkan arsip digital sebaliknya.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan pada kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga, peneliti menemukan alasan migrasi kearsipan sebagai berikut:
15
Tabel 3. Alasan Migrasi Kearsipan
No Alasan Migrasi Kearsipan Keterangan
1 Banyaknya volume arsip Masih terdapat arsip manual yang belum digital sehingga dalam pencarian dan penemuan kembali menjadi tidak efektif dan efisien.
2 Adanya peraturan Sesuai dengan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang SPBE yang dimana semua instansi pemerintah wajib berbasis elektronik.
3 Pengelolaan arsip konvensional Arsip manual memerlukan tempat yang banyak sehingga memerlukan waktu dan tenaga dalam pencariannya. Arsip manual lebih rentan mengalami kerusakan.
Migrasi kearsipan dilakukan karena arsip manual memiliki masalah yang sering timbul yaitu bertambahnya arsip-arsip sehingga memerlukan tempat yang luas untuk menyimpannya, hilangnya arsip karena penyimpanan kurang terorganisir dan rentan mengalami kerusakan.
Sedangkan arsip digital dapat digunakan secara efektif dan efisien, penemuan arsip menjadi lebih mudah dibandingkan dengan arsip manual. Perpindahan arsip dilakukan juga sesuai dengan kehadiran Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) yang dimana kebijakan ini seluruh instansi pemerintahan wajib menerapkan SPBE.
Hal ini sejalan dengan pendapat Wahyuni & Nst (2013) yang mengatakan arsip yang disimpan pada media elektronik bertujuan agar semua arsip dapat terjaga keasliannya dan temu balik arsip dapat dilakukan secara cepat. Diperkuat oleh pendapat Laksono (2018) yang mengatakan bahwa alih media arsip statis dirasa perlu dilakukan oleh lembaga terkait karena mengingat tingkat usia atau lama simpan arsip statis yang berbeda dan informasi serta fisik satu dengan arsip statis lainnya pun berbeda, untuk menjaga ketahanan fisik dan keutuhan informasi yang terkandung maka alih media menjadi salah satu cara demi menjaga kelestarian arsip tersebut. Menurut Sukoco (2007) implementasi arsip digital cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja, menghemat
16
tempat, sehingga resiko rusaknya dokumen kertas karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital.
Proses Migrasi Kearsipan
Untuk mengetahui proses migrasi kearsipan dilakukan wawancara dengan arsiparis dan sub koordinator kearsipan. Hasil wawancara dengan Arsiparis yang berinisial F sebagai berikut:
“Untuk awalannya menciptakan program kearsipan yang pertama pakai aplikasi SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis). hmm itu misalkan ada surat masuk yang masih manual di proses nya dengan cara di scan dulu dengan alat scanner setelah itu diproses melalui aplikasi, habis itu disesuaikan dengan nama file arsip sebelumnya dan diberi subjek, setelah itu dibuat berita acaranya.” (Wawancara, 6 Juni 2023)
Sub Koordinator Akuisisi dan Pengolahan Arsip berinisial A yang menambahkan:
“Dengan cara menggunakan alat scanner, jadi arsip-arsip statis di scan nah itu kan sudah termasuk alih media. Lalu soft file tersebut dimasukkan ke dalam aplikasi Srikandi, lalu setelah itu arsipnya di simpan ke depo arsip.”
(Wawancara, 6 Juni 2023)
Dari hasil wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa proses alih media arsip meliputi beberapa tahap yaitu tahapan memilih arsip dan surat masuk, setelah memilih arsip tahap selanjutnya mengalihmediakan arsip tersebut dengan cara scan menggunakan alat scanner, selanjutnya hasil scan file arsip di sesuaikan dengan keberadaan aslinya. Arsip yang telah di scan disimpan kembali ke depo arsip dan tahap terakhir membuat berita acara alih media arsip.
Sedangkan Arsiparis berinisial L menyatakan bahwa:
“Awalnya arsip surat yang baru masuk kita input satu persatu ke dalam aplikasi Srikandi jadi kita pilih dulu arsip nya, nah untuk arsip foto dengan cara di scan khusus jadi menciptakan reproduksi arsip begitu. Proses migrasinya mungkin 6 bulan sampai 1 tahun ya untuk penyesuaian awal karena tidak semua langsung bisa juga jadi perlahan-lahan.” (Wawancara, 6 Juni 2023)
Dari hasil wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa proses alih media dengan cara memilih terlebih dahulu surat-surat yang baru masuk dan di input satu persatu ke dalam aplikasi, lalu untuk arsip-arsip foto di scan dengan cara khusus. Dalam melakukan tersebut memerlukan waktu 6 bulan sampai 1 tahun untuk menyesuaikan proses alih media arsip.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan pada kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga, peneliti menemukan proses migrasi kearsipan sebagai berikut:
17
Gambar 2.Proses Alih Media Arsip
Proses alih media tersebut sesuai dengan pendapat Sutrisno & Christiani (2019) yang mengatakan bahwa proses alih media terdiri dari: 1) Tahap pemilihan; 2) Tahap Pemindaian;
3) Tahap Penyesuaian; 4) Tahap Pendaftaran; 5) Tahap Pembuatan berita acara. Di perkuat penelitian sebelumnya oleh Wahyuni & Nst (2013) yang menyatakan proses alih media arsip terdiri: 1) Proses pemilihan; 2) Tahap memindahkan dokumen; 3) Tahap conversion; 4) Tahap Importing; 5) Tahap menyimpan dokumen; 6) Mengindeks. Arsip statis yang sudah dialih media ke dalam format digital maka dilakukan proses penyimpanan untuk kepentingan pelestarian dan penyelamatan arsip. Penyimpanan arsip hasil alih media harus sesuai dengan penyimpanan arsip tekstualnya. Arsip yang telah dialih media disimpan pada aplikasi sistem kearsipan. Adapun aplikasi sistem kearsipan yang dimiliki oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yaitu aplikasi Srikandi. Sistem kearsipan digital pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan kearsipan manual. Jika pada kearsipan manual memiliki kabinet yang secara fisik untuk menyimpan dokumen-dokumen, maka sistem kearsipan digital memiliki kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual untuk menyimpan dokumen tersebut.
Tahap Pemilihan
•Arsip dipilih berdasarkan waktu, kegunaan, dan informasi
•Pemilihan
berdasarkan waktu berarti arsip dipilih berdasarkan waktu pengolahan arsip
•Pemilihan berdasarkan kegunaan berarti arsip dipilih berdasarkan arsip tersebut sering digunakan atau tidak
•Pemilihan berdasarkan informasi bearti arsip dipilih dengan
pertimbangan isi kandungan
informasi
Tahap Pemindaian
•Dalam tahapan ini arsip di alih media dengan
menggunakan alat scan
•Setelah selesai di
scan, akan
menghasilkan soft file, lalu soft file tersebut dimasuk
kan kedalam
aplikasi sistem kearsipan
Tahap Mengindeks
•Dalam tahap ini file arsip diberikan nama atau subjek tergantung dengan sistem
penyimpanan yang digunakan
Tahap Penyimpanan
•Setelah arsip di alih media dalam sistem kearsipan maka penyimpanan oleh sistem harus dilakukan dengan benar,
penyimpanan yang dilakukan dengan mengelompokkan masalah, tahun, nomor arsip yang sesuai dengan aslinya
•Arsip yang telah di scan, di simpan kembali ke depo arsip
Tahap Pembuatan berita acara
•Dalam tahapan ini pembuatan berita acara meliputi proses digitalisasi dari arsip, tahap ini mencantumkan penanggung jawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangka keras yang digunakan dan jenis komputer yang digunakan
18 Kendala Migrasi Kearsipan
Dalam proses migrasi kearsipan terdapat beberapa kendala yang menjadi hambatan sehingga mempengaruhi sistem kerja dan mengakibatkan pekerjaan tidak efektif. Berikut kutipan dari hasil wawancara dengan arsiparis berinisial F:
“Kendalanya ya seperti internetnya bermasalah itu kendala utama, kalau misalkan mati lampu itu juga karena memakai komputer untuk penggunaannya.
Lalu server error juga karena dari pusatnya kominfo terus hmmm help desknya itu agak lama.” (Wawancara, 6 Juni 2023)
Dari hasil wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa untuk kendala yang sering dihadapi antara lain jaringan internet tidak stabil, server yang sering kali error, dan help desk untuk perbaikan server merespon dengan lambat.
Arsiparis berinisial L juga menambahkan bahwa:
“Kendalanya itu awalnya sulit untuk melakukan perpindahan karena belum terbiasa, agak sulit juga dalam melakukan inputan surat-surat yang ada, lalu ada juga faktor SDM jadi mohon maaf yang sudah agak sepuh mau tidak mau harus bisa memakai sistem digital. Biasanya server juga sering mengalami error.
Kendala lainnya juga kalau ada nama file yang sama” (Wawancara, 6 Juni 2023) Dari hasil wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa kendala awal perpindahan arsip yaitu sulit beradaptasi dengan sistem digital dan beberapa pegawai masih kesulitan menggunakan sistem digital. Nama file arsip yang serupa dapat menimbulkan kendala dalam proses penyimpanan file arsip tersebut.
Sub Koordinator Akuisisi dan Pengolahan Arsip berinisial A menyatakan juga bahwa:
“Kendalanya lebih ke arah digital, karena kemarin belum semua digital ya istilahnya opo yo, banyaknya arsip yang belum digital jadikan memerlukan waktu, perlu waktu dan perlu manajemen waktu kapan kita harus melakukan perpindahan digital, sehingga memerlukan waktu untuk melakukan perpindahan digital. Karena masih terbatas alat-alatnya untuk itu kami sedang dalam proses penambahan.” (Wawancara, 6 Juni 2023)
Dari hasil wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa kendala mengenai arah digital dikarenakan masih banyak arsip yang belum digital sehingga masih memerlukan waktu untuk digitalisasi arsip dan terbatasnya alat-alat untuk melakukan perpindahan arsip.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga, peneliti menemukan kendala migrasi kearsipan sebagai berikut:
Tabel 4. Kendala dan Solusi
19
No Kendala yang dihadapi Solusi
1 Jaringan internet tidak stabil, server error
Rutin melakukan pengecekan jaringan, rutin cek server, melakukan upgrade pc/laptop yang sudah lama.
2 Beberapa pegawai yang belum bisa memakai sistem digital
Melakukan sosialisasi dan pelatihan untuk memakai sistem digital
3 Masih banyak volume arsip manual Membuat jadwal untuk alih media arsip dan memanggil petugas kearsipan dari luar untuk membantu proses perpindahan arsip.
Melakukan penambahan alat-alat alih media 4 Penamaan arsip konvensional yang
belum tertata
Memberikan tanda atau spesifikasi supaya tidak salah dalam penempatannya
Perpindahan arsip dari manual menjadi digital yang terlaksana pada kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga belum berjalan secara optimal. Hal ini disebabkan karena kendala yang sering terjadi, yaitu jaringan internet yang tidak stabil, server error yang mengakibatkan proses perpindahan arsip tertunda. Selain itu, kendala yang terjadi dari pusat server seringkali merespon dengan lambat, sehingga server yang error harus ditindaklanjuti terlebih dahulu dan bisa memakan sedikit waktu, hal tersebut mengakibatkan tertundanya penginputan surat-surat kedalam aplikasi.
Menurut Adawiyah & Rahmah (2018) kendala dan tantangan dalam melakukan alih media arsip yaitu: 1) Sarana dan Prasarana; 2) Masalah jaringan pusat; 3) Sumber Daya Manusia (SDM). Terbatasnya alat-alat untuk melakukan pemindahan, kemampuan sumber daya manusia juga menjadi faktor penghambat dalam melakukan proses migrasi kearsipan. Hal tersebut diperkuat peneliti sebelumnya oleh Hartono (2007) dalam Handayani & Sudiana (2017) yang mengatakan keputusan untuk mengadopsi suatu sistem teknologi ada ditangan manajer, tetapi keberhasilan penggunaan sistem teknologi tersebut bergantung pada penerimaan dan penggunaan setiap individu pemakainya. Dalam proses migrasi kearsipan kearsipan masih terdapat kendala oleh beberapa pegawai dikarenakan belum bisa menerima perubahan arsip manual ke arsip digital. Selain itu, sosialisasi dan pelatihan yang dilakukan masih kurang maksimal dan alat-alat untuk melakukan migrasi arsip masih belum banyak sehingga menjadi penghambat untuk melakukan proses migrasi kearsipan di kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga.
