MANAJEMEN KEAGENAN DALAM LAYANAN KAPAL UNTUK MENGURANGI KETERLAMBATAN
CLEARANCE IN DAN OUT DI PT. RIANDY FIESTA SAMUDERA
Nama : Muhammad Iqbal Darussalam NRP : 2222118
MANAJEMEN TRANSPORTASI LAUT AKPN BAHTERA YOGYAKARTA
T.A 2022/2023
ABSTRAK
Kapal-kapal yang berlayar di pelabuhan-pelabuhan internasional sering menghadapi tantangan dalam proses pemeriksaan dan pengesahan keamanan, serta penyelesaian prosedur bea cukai saat masuk (clearance in) dan keluar (clearance out) dari pelabuhan. Keterlambatan dalam proses ini dapat mengakibatkan dampak negatif seperti penundaan dalam pengiriman barang, biaya tambahan, dan ketidaknyamanan bagi semua pihak yang terlibat. Manajemen keagenan menjadi salah satu elemen kunci dalam mengatasi masalah keterlambatan clearance in dan out.
Manajemen keagenan melibatkan perusahaan atau individu yang bertindak sebagai perwakilan kapal dan pemangku kepentingan di pelabuhan. Tujuan dari manajemen keagenan adalah memastikan bahwa semua persyaratan dan prosedur yang diperlukan untuk pemeriksaan keamanan, peraturan bea cukai, dan administrasi pelabuhan dilakukan dengan efisien dan tepat waktu. Tujuan dari penelitian ini adalah 1) Mempelajari tugas pokok keagenan kapal yang meliputi mewakili owner/principal dalam memenuhi ketentuan dan kewajibannya di pelabuhan singgah dari kapal yang diageni, termasuk melaporkan kedatangan keberangkatan kapal, keadaan kapal, awak kapal, dan lain- lain. 2) Mengetahui dokumen-dokumen yang terkait dengan keagenan kapal. 3) Mempelajari bidang pekerjaan agen operasional pada praktik kerja. 4) Mempersiapkan ilmu pengetahuan mental dan etika bekerja serta menyesuaikan diri dalam menghadapi dunia kerja sesungguhnya.
Teknik pengumpulan data yaitu dengan cara wawancara, observasi dan studi Pustaka. Hasil penelitian ini adalah 1) Proses penanganan dokumen kedatangan dan keberangkatan kapal, 2) Dokumen-dokumen yang diperlukan dalam proses penanganan dokumen kedatangan dan keberangkatan kapal, 3) Menjelaskan kendala-kendala yang dihadapi dalam proses penanganan dokumen kedatangan dan keberangkatan kapal tunda dan tongkang
Kata kunci: Agent, Manajemen, Layanan Kapal, Keterlambatan Kapal
LEMBAR PENGESAHAN
1. Judul Laporan : Manajemen Keagenan Dalam Layanan Kapal Untuk Mengurangi Keterlambatan Clearance In dan Out di PT. Riandy Fiesta Samudera
2. Nama Penyusun : Muhammad Iqbal Darussaam (2222118) 3. Jurusan : Ketatalaksanaan Pelayaran Niaga
4. Progam Studi : Manajemen Transportasi Laut 5. Tempat PKL : PT. Riandy Fiesta Samudera 6. Waktu PKL : 2 Mei 2023 – 2 Juli 2023
Direktur Dosen
Pembimbing
Evada Rustina,SE.MM Sumarwanto,SE.MM
Kepala Cabang Kantor Pembimbing Praktek
PT. Riandy Fiesta Samudera
Sri
Imam Jarwanto Dimmy Novrio Satri
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirabbil'alamin, Puji Syukur Kehadirat Allah SWT yang telah memberikan Rahmat dan Hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini yang bertempatan di Kantor PT. RIANDY FIESTA SAMUDERA
Pada kesempatan ini, dengan rendah hati kami mengucapkan banyak terima kasih kepada seluruh Pegawai Kantor PT. RIANDY FIESTA SAMUDERA yang telah mengizinkan melakukan kegiatan Praktek Kerja Lapangan selama 2 bulan. Terima kasih telah menerima, mendidik, membantu, melatih, serta memberikan ilmunya yang kami butuhkan baik secara pribadi maupun demi terselesainya Laporan ini.
1) Orangtua Yang senantiasa memberikan dukungan serta doanya sehingga kami dapat dengan mudah menyelesaikan kegiatan ini.
2) Ibu Evada Rustina SE,MM selaku Diretur Kampus Akpn
“BAHTERA” Yogyakarta
3) Bapak Sumarwanto SE,MM selaku Wakil Direkur Akpn
“BAHTERA” Yogyakarta
4) Bapak Sri Imam Jarwanto selaku Kepala Cabang PT. Riandy Fiesta Samudera cabang Surabaya
5) Bapak Sukemi Selaku Penanggung Jawab Kegiatan di Kantor PT.
Riandy Fiesta Samudera cabang Surabaya
6) Bapak Dimmy Novrio Satria Selaku Pembimbing di Kantor PT.
Riandy Fiesta Samudera cabang Surabaya
7) Kepada seluruh staf pegawai PT. Riandy Fiesta Samudera cabang Surabaya
8) Seluruh Dosen dan Staf kantor di Kampus Akpn “BAHTERA” untuk segala jasanya selama perkuliahan.
Dengan tersusunnya hasil tugas ini, saya menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan dan kelemahan. Demi kesempurnaan tugas ini, saya sangat berharap adanya perbaikan melalui kritik dan saran yang sifatnya membangun. Demikian, semoga tugas ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Baik bagi diri saya sendiri maupun bagi pembaca makalah ini. Terima kasih.
Surabaya, 1 Juli 2023 Penulis,
Muhammad Iqbal Darussalam
DAFTAR ISI
Lembar Pengesahan...i
Kata Pengantar...ii
Daftar Tabel...vi
Daftar Gambar...vi
BAB I Pendahuluan A. Latar Belakanng...2
B. Rumusan Masalah...5
C. Tujuan Penulisan...5
D. Manfaat Penulisan...5
BAB II Tinjauan Pustaka A. Landasan Teori...7
B. Penelitian Terdahulu... 11
C. Kerangka Penelitian...13
BAB III Metedologi Penelitian A. Metode Penelitian...14
B. Data Yang di Gunakan...15
C. Teknik Pengumpulan data...15
D. Analisis Data...16
E. Definisi Operasional...17
BAB IV Hasil Penelitian dan Pembahasan A. Hasil Penelitian... 18
B. Deskripsi Data...22
C. Pembahasan...23
BAB V Penutup A. Kesimpulan...33
B. Saran... 33
Daftar Pustaka... 34 Lampiran... 35
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 : Penelitian Terdahulu...11
Tabel 3.1 : Definisi Operasional...17
Tabel 4.1 : Discharging Report...22
Tabel 4.2 : Hambatan...33
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 : Kerangka Pemikiran...13Gambar 4.1 : PT. Riandy Fiesta Samudera...18
Gambar 4.2 : Logo PT. Riandy Fiesta Samudera...19
Gambar 4.3 : Kapal TG. Gandasari 3002...20
Gambar 4.4 : Kapal TB. Calvin 82...21
Gambar 4.5 : Diagram Muatan Kapal...2
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Indonesia memliki luas laut sebesar 3.257.483km² atau 2/3 dari keseluruhan wilayah Indonesia. Indonesia sebagai negara yang sebagian besar wilayahnya berupa lautan menjadikan negara ini salah satu negara yang dunia maritimnya paling berkembang pesat. Hal tersebut dapat dilihat makin ramainya lalu lintas pelayaran Internasional baik kapal yang masuk ke Indonesia maupun ke luar Indoneisa. Tidak hanya itu saja, pelayaran nasional dan lokal juga tidak kalah berkembangnya yang mana sekarang banyak sekali kapal – kapal yang melakukan pelayaran untuk menuju ke berbagai pulau baik jenis kapal barang maupun kapal penumpang.
Pertumbuhan dunia maritim memang dirasa sangatlah bagus karena dengan berkembangnya dunia maritim di Indonesia bisa mendorong pertumbuhan ekonomi. Hal ini dikarenakan laut merupakan media paling penting dalam kegiatan ekspor impor jadi bisa dikatakan pelabuhan merupakan pintu gerbang suatu negara. Sebagai negara kepulauan berdasarkan UU Nomor 17 Tahun 1985 tentang pengesahan Negara Kepulauan (Archipelagu State) oleh konfensi PBB yang diakui oleh dunia Internasional maka Indonesia mempunyai kedaulatan atas keseluruhan wilayah laut Indonesia. Indonesia terletak pada posisi silang yang sangat strategis di antara Benua Asia dan Benua Australia. Peranan laut sangat penting sebagai pemersatu bangsa serta wilayah Indonesia dan konsekuensinya. Pemerintah berkewajiban atas penyelenggaraan pemerintahan dibidang penegakan hukum baik terhadap ancaman pelanggaran terhadap pemanfaatan perairan serta menjaga dan menciptakan keselamatan dan keamanan pelayaran.
Pada bidang keagenan ada juga masalah dan kendala yang harus di hadapi yaitu Kualitas pelayanan: Salah satu masalah yang mungkin timbul adalah kurangnya kualitas pelayanan dari perusahaan keagenan kapal. Hal ini dapat mengakibatkan ketidakmampuan perusahaan pelayaran untuk memenuhi permintaan dan tuntutan yang ada. Koneksi jaringan: Kendala dalam penerapan sistem keagenan kapal dapat terjadi akibat masalah koneksi jaringan. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan dalam penginputan data dan memerlukan pengaturan ulang. Hambatan dalam penggunaan sistem aplikasi:
Perusahaan keagenan kapal mungkin menghadapi kendala dan hambatan dalam penggunaan sistem aplikasi seperti inaportnet di pelabuhan. Hal ini dapat mempengaruhi efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan.
Masalah dalam penanganan kedatangan kapal: Dalam proses penanganan kedatangan kapal, perusahaan keagenan kapal dapat menghadapi masalah tertentu. Misalnya, masalah dalam menangani kedatangan kapal asing yang diageni oleh perusahaan keagenan tertentu. Efektivitas operasional: Masalah dan kendala juga dapat terjadi dalam efektivitas operasional jasa keagenan kapal. Hal ini dapat meliputi kendala-kendala dalam penanganan kapal di pelabuhan, seperti yang ditemukan dalam penelitian di keagenan PT. Riandy Fiesta Samudera.
Fakta di lapangan menunjukan bahwa kurangnya pemahaman yang mendalam tentang proses clearance in dan out kapal. Banyak perusahaan pengelola kapal dan agen keagenan yang belum memahami sepenuhnya kompleksitas peraturan, persyaratan, dan prosedur yang terlibat dalam proses ini. Hal ini dapat mengakibatkan kesalahan administratif, penundaan, dan biaya tambahan yang tidak perlu. Selain itu, kurangnya koordinasi antara berbagai pihak yang terlibat dalam proses clearance in dan out kapal, seperti otoritas pelabuhan, bea cukai, dan perusahaan agen keagenan, juga merupakan gap yang perlu diatasi. Ketidakmampuan untuk berkomunikasi dan berkoordinasi dengan baik dapat menghambat aliran informasi dan dokumen yang diperlukan, menyebabkan keterlambatan yang merugikan.
Penelitian ini akan mengeksplorasi berbagai inovasi dalam manajemen keagenan kapal. Salah satu novelti yang dapat diterapkan adalah penggunaan teknologi informasi yang lebih canggih dalam pemantauan dan pelacakan status clearance in dan out kapal. Sistem berbasis teknologi informasi dapat membantu dalam mengintegrasikan data dan proses, sehingga memungkinkan semua pihak terkait untuk mengakses informasi secara real-time dan berkolaborasi dengan lebih efisien. Selain itu, implementasi praktik manajemen risiko yang lebih baik dalam manajemen keagenan juga dapat menjadi inovasi yang relevan. Dengan mengidentifikasi potensi risiko dan mengambil tindakan preventif, perusahaan agen keagenan dapat mengurangi kemungkinan terjadinya masalah yang dapat menyebabkan keterlambatan dalam clearance in dan out kapal. Dengan mengeksplorasi gap-gap dalam manajemen keagenan dan mengidentifikasi novelti yang dapat diterapkan, penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi positif dalam meningkatkan efisiensi layanan kapal dan mengurangi keterlambatan clearance in dan out. Hal ini akan berdampak positif pada produktivitas industri maritim dan ekonomi secara keseluruh
Selain masalah dan kendala yang ada di keageanan tersebut ada juga akibat/efek jika tidak diperbaiki antara lain: Keterlambatan kedatangan kapal:
Masalah dalam penanganan kedatangan kapal dapat menyebabkan keterlambatan kedatangan kapal, yang dapat mempengaruhi waktu kapal yang telah ditentukan. Gangguan kelancaran suplai: Permasalahan dalam pelayanan logistik terhadap kapal keagenan dapat memberikan dampak bagi kelancaran kapal perusahaan, khususnya bagi kelancaran suplai. Kendala dalam efektivitas operasional: Masalah dan kendala dalam efektivitas operasional jasa keagenan kapal dapat mempengaruhi efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan. Kurangnya kualitas pelayanan: Jika perusahaan keagenan kapal tidak dapat memberikan kualitas pelayanan yang memadai, maka hal ini dapat mengakibatkan ketidakmampuan perusahaan pelayaran untuk memenuhi permintaan dan tuntutan yang ada. Keterlambatan berlabuh:
Seringkali, waktu tunggu untuk berlabuh jauh lebih lama daripada waktu untuk berlayar. Hal ini dapat menyebabkan keterlambatan dalam proses bongkar muat barang. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan keagenan kapal untuk mengatasi masalah dan kendala yang muncul agar dapat menjaga
kelancaran operasional dan memberikan pelayanan yang memadai kepada pelanggan.
Dengan ini kita bisa menarik kesimpulan bahwa dalam bidang keagenan ini juga penting untuk kelancaran kemaritiman di Indonesia. Melaporkan kedatangan dan keberangkatan kapal: Menulis merupakan bagian penting dari kegiatan keagenan kapal, terutama dalam melaporkan kedatangan dan keberangkatan kapal, keadaan kapal, dan awak kapal. Hal ini membantu dalam pemantauan dan pengelolaan arus kapal di pelabuhan. Pengurusan sertifikat kapal: Meneliti dan menulis dalam keagenan kapal juga penting dalam pengurusan sertifikat kapal. Penelitian dapat membantu dalam memahami pelaksanaan penerbitan sertifikat kapal dan mengidentifikasi kendala yang mungkin terjadi dalam proses tersebut. Persiapan kegiatan kapal: Keagenan kapal bertanggung jawab dalam mempersiapkan segala sesuatu agar kegiatan kapal berjalan lancar selama di pelabuhan. Menulis dan meneliti dapat membantu dalam memahami persyaratan dan prosedur yang harus dipenuhi untuk memastikan kelancaran operasional kapal. Penanganan masalah: Menulis dan meneliti juga penting dalam mengidentifikasi dan menangani masalah yang muncul dalam keagenan kapal.Misalnya, penelitian dapat membantu dalam memahami masalah yang timbul dalam penanganan kedatangan kapal asing yang diageni oleh perusahaan keagenan tertentu.
Peningkatan kualitas pelayanan: Menulis dan meneliti dapat membantu perusahaan keagenan kapal dalam meningkatkan kualitas pelayanan yang mereka berikan. Dengan melakukan penelitian dan menulis tentang masalah dan kendala yang ada, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dan mengimplementasikan perbaikan yang diperlukan. Dengan demikian, menulis dan meneliti dalam keagenan kapal merupakan langkah penting untuk memahami, mengatasi, dan meningkatkan kualitas pelayanan serta efisiensi operasional dalam industri perkapalan.
B. Rumusan masalah
1. Bagaimana proses penanganan dokumen kedatangan dan keberangkatan kapal yang di ageni oleh oleh PT. Riandy Fiesta Samudera?
2. Dokumen-dokumen apa saja yang diperlukan dalam proses penanganan dokumen kedatangan dan keberangkatan kapal?
3. Apa saja kendala-kendala yang dihadapi dalam proses penanganan dokumen kedatangan dan keberangkatan kapal tunda dan tongkang yang di ageni oleh oleh PT. Riandy Fiesta Samudera?
C. Tujuan Magang
Adapun tujuan kegiatan magang yang dilaksanakan diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Mempelajari tugas pokok keagenan kapal yang meliputi mewakili owner/principal dalam memenuhi ketentuan dan kewajibannya di pelabuhan singgah dari kapal yang diageni, termasuk melaporkan kedatangan keberangkatan kapal, keadaan kapal, awak kapal, dan lain- lain.
2. Mengetahui dokumen-dokumen yang terkait dengan keagenan kapal.
3. Mempelajari bidang pekerjaan agen operasional pada praktik kerja.
4. Mempersiapkan ilmu pengetahuan mental dan etika bekerja serta menyesuaikan diri dalam menghadapi dunia kerja sesungguhnya.
D. Manfaat Penulisan
Adapun manfaat kegiatan magang yang dilaksanakan diantaranya adalah:
1. Manfaat bagi penulis:
a. Menambah pengetahuan dan pemahaman tentang industri keagenan kapal.
b. Meningkatkan kemampuan menulis dan meneliti.
c. Meningkatkan keterampilan dalam mengidentifikasi masalah dan kendala yang muncul dalam keagenan kapal.
2. Manfaat bagi pembaca:
a. Menambah pengetahuan dan pemahaman tentang industri keagenan kapal.
b. Meningkatkan kesadaran tentang pentingnya keagenan kapal dalam kelancaran operasional kapal di pelabuhan.
c. Memberikan informasi yang berguna dalam memilih perusahaan keagenan kapal yang tepat.
3. Manfaat bagi perusahaan:
a. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan keagenan kapal.
b. Meningkatkan kualitas pelayanan yang diberikan kepada pelanggan.
c. Meningkatkan kemampuan dalam mengidentifikasi dan menangani masalah dan kendala yang muncul dalam keagenan kapal.
A. Landasan Teori
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
1. Keagenan
Keagenan umum (general agent) adalah perusahaan pelayaran yang ditunjuk oleh perusahaan pelayaran lain di Indonesia atau perusahaan pelayaran asing di luar negeri (selaku principal) utnuk mengurus segala sesuatu yang berkaitan dengan kepentingan kapal principal tersebut (kapal milik, kapal carter yang dioperasikan principal). Jadi perusahaan pelayaran dapat menunjuk agen dalam hal membutuhkan pelayanan , kapalnya, tetapi juga dapat ditunjuk sebagai agen dalam hal dibutuhkan untuk melayani kapal perusahaan lain. (Engkos Kosasih, 2010). Agen adalah perusahaan lain yang ditunjuk melayani kapal laut dan muatannya (Suwarno, 2011). Agen yaitu perusahaan pelayaran yang ditunjuk oleh perusahaan perusahaan pelayaran lainnya untuk mewakili segala kepentingan disuatu pelabuhan (Imam Subekti, 2009). Keputususan Menteri Perhubugan No. 33 Tahun 2001 tentang Penyelenggaraan dan Pengusahaan Angkutan Laut mengatur, Agen umum (general Agent) yakni perusahaan angkutan laut nasional yang ditunjuk oleh perusahaan angkutan laut asing di luar negeri untuk mengurus segala sesuatu yang berkaitan dengan kepentingan kapalnya (baik kapal milik, charter, maupun kapal yang dioperasikannya), Sub Agen (Sub Agent) yakni perusahaan angkutan laut nasional yang ditunjuk oleh agen umum di pelabuhan tertentu, dan Cabang Agen adalah cabang dari agen umum dipelabuhan tertentu. (David A. Lasse, 2016). Di Indonesia keagenan kapal terhimpun dalam assosiasi keagenan kapal Indonesia (Indonesian Shipping Agent Association). Peraturan Pemerintah No. 20 Tahun 2010 tentang angkutan di perairan pasal 90 menyatakan bahwa kegiatan usaha keagenan kapal merupakan kegiatan mengurus kepentingan kapal perusahaan angkuan laut asing dan/atau kapal perusahaan angkutan laut nasional selama berada di Indonesia. Kapal yang membutuhkan pelayanan keagenan adalah, kapal
asing dan kapal nasioanal. Sedangkan usaha keagenan dapat dilakukan oleh, perusahaan nasional keagenan kapal dan perusahaan nagkutan laut nasional.
(David A. Lasse, 2016) 2. Clearance In
Clearance In kapal merupakan kegiatan masuknya kapal kedalam pelabuhan tambat untuk melakukan kegiatan bongkar muatnya, namun muatan kapal dapat berupa barang atau orang. Prosedur masuknya kapal kedalam pelabuhan yang melayani perdagangan internasional. Nahkoda atau Pemimpin kapal wajib memberitahukan rencana kedatangan dengan telegram nahkoda (master cable)kepada agen dalam waktu 1x24 jam, setelah menerima agen mengajukan pemintaan pelayanan kapal dan barang (PPKB) kepada bea cukai, imigrasi, karantina, dengan melampirkan salinan manifest atau dokumen muatan kapal serta formulir dan salinan pemberitahuan keagenan kapal asing (PKKA), selanjutnya menyusun rencana pelayanan serta menyiapkan fasilitas pelayanan jasa kepelabuhanan. Selanjutnya melakukan koordinasi dengan instansi pemerintah terkait di pelabuhan (bea cukai, imigrasi, karantina) dan pengguna jasa pelabuhan pada FPKBP dan memberikan clearance in serta menetapkan penyandaran bagi kapal keagenan berbandera asing.
3. Clearance Out
Clearance Out kapal merupakan kegiatan berlayarnya sebuah kapal port clearance atau surat persetujuan berlayar. Menurut (Peraturan Menteri Perhubungan Nomor PM 82 Tahun 2014) Surat Persetujuan Berlayar adalah dokumen negara yang dikeluarkan oleh Syahbandar kepada setiap kapal yang akan berlayar.Setiap kapal yang hendak berlayar harus memiliki Surat Persetujuan Berlayar yang diterbitkan oleh Syahbandar atau Syahbandar di pelabuhan perikanan kecuali kapal perang dan/atau kapal negara/kapal pemerintah sepanjang tidak dipergunakan untuk kegiatan niaga. Syahbandar yang dapat menerbitkan Surat Persetujuan
Berlayar meliputi Kepala Kantor Kesyahbandaran Utama, Kepala Kantor Pelabuhan Banjarmasin, Kepala Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan, dan Kepala Kantor Unit Penyelenggara Pelabuhan. Syahbandar di pelabuhan perikanan adalah pejabat/petugas yang berwenang menangani kesyahbandaran di pelabuhan perikanan. Surat Persetujuan Berlayar yang diterbitkan syahbandar hanya berlaku selama 1x24 jam dan untuk sekali pelayaran. Permohonan Surat Persetujuan Berlayar diajukan oleh pemilik atau operator kapal secara tertulis kepada syahbandar (kop surat perusahaan). Permohonan tersebut dilengkapi dengan surat pernyataan Nahkoda (Master Sailing Declaration) dan bukti-bukti pemenuhan kewajiban kapal lainnya sesuai dengan 15 tujuan kapal tersebut berlayar. Bukti pemenuhan kewajiban lainnya di antaranya, Bukti Pembayaran Jasa Kepelabuhanan, Bukti Pembayaran Jasa Kenavigasian, Bukti Pembayaran Penerimaan Uang Perkapalan, Persetujuan (Clearance) Bea dan Cukai, Persetujuan (Clearance) Imigrasi, Persetujuan (Clearance) Karantina Kesehatan dan / atau Persetujuan (Clearance) Karantina hewan dan tumbuhan. Kapal perikanan wajib dilengkapi dengan surat laik operasi dari pengawas perikanan. Syahbandar memerlukan data yang diperoleh dari Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yaitu Biro Klasifikasi Indonesia (BKI) yang merupakan badan khusus untuk melakukan pengawasan terhadap angkutan laut (kapal) dalam kontruksi dan kelengkapan kapal agar syahbandar dapat mengeluarkan surat-surat atau dokumen dokumen yang akan digunakan angkutan laut untuk melakukan pelayaran. Berkas permohonan penerbitan Surat Persetujuan Berlayar (Port Clearance) diserahkan kepada Syahbandar setelah semua kegiatan di atas kapal selesai dan kapal siap untuk berlayar yang dinyatakan dalam surat pernyataan kesiapan kapal berangkat dari Nakhoda (Master Sailing Declaration).
Setelah permohonan diajukan Syahbandar melakukan pemeriksaan kelengkapan dan validitas dari surat dan dokumen kapal. Apabila ada laporan mengenai kapal yang tidak memenuhi persyaratan kelaiklautan dan keamanan kapal Syahbandar berwenang melakukan pemeriksaan
kapal. Jika terdapat hal-hal yang bersifat pelanggaran atau adanya kekurangan pada kapal, surat ijin berlayar tidak dapat diberikan, dan kepada Nahkoda atau perusahaan pelayaran diperintahkan untuk melengkapi kekurangan, menurunkan muatan atau penumpang apabila jumlah penumpang kapal berlebih, atau menyelesaikan dokumen apabila sudah tidak berlaku lagi.
4. Manajemen
Manajemen adalah seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.
definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W.
Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. Manajemen belum memiliki definisi yang luas dan diterima secara universal\\
B. Penelitian terdahulu
No Peneliti Judul Peneliti Hasil
Penelitian 1. Darmaputra &
Setyadie, 2021
Efektifitas Operasional Penanganan Kapal di Pelabuhan Panjang Kota Bandar Lampung oleh PT.Mario Samudera Jaya
Dari hasil pembahasan di temukan bahwa masih terdapat kendala- kendala dalam efektifitas jasa keagenan di PT.
Mario Samudera Jaya Kota Bandar Lampung, antara lain Kurangya tenaga trampil dalam rekrutmen karyawan yang kompeten dibidang operasional kapal, Masih terjadi
keterlambatan dalam mengantarkan dokumen dikarenakan infrastruktur kantor dan Pelabuhan Panjang, masih kurangnya koordinasi informasi dan komunikasi yang
menyebabkan ketidak sesuaian kedatangan dan keberangkatan kapal.
2. Muhammad Rizaldi, 2022.
Analisis Pelaksanaan Jasa Keagenan Dalam Menunjang Pelayanan Kapal pada PT. Bahari Kurnia Line cabang Kendari
menunjukkan bahwa keterlambatan Kapal
disebabkan oleh kelengkapan dokumen dan terlambatnya kapal pandu atau kapal tunda saat cuaca buruk karena tidak cuaca buruk. Solusi untuk mengurangi keterlambatan penyandaran kapal memeriksa dokumen dengan
teliti,mengadakan pelatihan kepada karyawan agar lebih teliti dan melakukan
penambahan karyawan
3. Maulida, 2021 Analisis Pelayanan Jasa Clearance In Out kapal MT. Dionne oleh PT.
Serasi Shipping
Indonesia cabang Merak Banten
hasil penelitian dapat diketahui faktor-faktor yang menyebabkan keterlambatan penyandaran kapal tanker antara lain faktor
internalnya adalah sumber daya manusia di perusahaan yang kurang baik, koordinasi antar pegawai kantor dengan pekerja lapangan kurang optimal.
4. Gitleman &
Kleberger, 2014 Analisis Faktor Penyebab Keterlambatan
Penyandaran Kapal oleh PT. Djakarta lloyd di Pelabuhan Soekarno Hatta Makassar
menunjukkan bahwa faktor keterlambatan penyandaran Kapal disebabkan oleh Cuaca buruk, kapal yang akan
digantikan mengalami kerusakan dan Dermaga dalam keadaan penuh.
5. Sheila Maria Belgis
Putri Affiza, 2022 Analisis Proses Clearance In and Out Kapal pada Perusahaan PT. Adhigana Pratama Mulya cabang Palu
menunjukkan bahwa proses pelaksanaan penyandaran kapal memperhatikan terlebih dahulu terkait kesiapan dokumen kesehatan para crew kapal dan juga keterlambatan
pemberitahuan ekspor barang (PEB) cargo manifest di bea cukai sebelum kapal sandar di dermaga.
Tabel 2.1 Penelitian Terdahulu
C. Kerangka pemikiran
Berdasarkan Teori dan serta Observasi awal peneletian yang telah disebutkan diatas, Maka dapat disusun kerangka pemikiran penelitian sebagai berikut:
“Manajemen Keagenan Dalam Layanan Kapal Untuk Mengurangi Keterlambatan Clearance In dan Out di PT. Riandy Fiesta Samudera”.
(Sugiyono, 2010) mengemukakan bahwa, kerangka berfikir merupakan model konseptual tentang bagaimana teori berhubungan dengan berbagai faktor yang telah diidentifikasi sebagai masalah yang penting.
CLEARANCE IN DAN OUT DI PT. RIANDY
FIES TA SAMUDERA
Perpanjanjangan Surat
Kapal Produktivitas
Clearance In Produktivitas
Clearence Out Kepengurusan
Dokumen
Syahbandar Safemanning
1. Mendaftarkan kapal max 2 jam sebelum kedatangan dan
keberangakatan kapal 2. Agen wajib datang 1 jam sebelum
kapal sandar 3. Agen mengambil dokumen kapal 4. Agen mengawasi sandar ke jetty
yang ingin di tuju
1. Mendaftarkan kapal max 2 jam sebelum keberangakatan kapal
2. Agen wajib melengkapi dan mengantarkan dokumen ke kapal max 1 jam sebelum
keberangkatan
3. Agen mengawasi dari lepas sandar sampai kapal berangkat
1. PHQC ( port health quarantine certificate) 2. SSCEC ( ship sanitation contol exempition ceertificate)
3. Buku Pelaut
Gambar 2.1 Kerangka Pemikiran
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Metode Penelitian
Penelitian merupakan rangkaian proses pengumpulan yang sistematis serta analisis yang logis terhadap informasi (data) untuk tujuan tertentu.
Sedangkan, metode penelitian (seringkali disebut metodologi) adalah cara atau strategi menyeluruh untuk menemukan atau memperoleh data yang diperlukan. (Irwan, 9:1995). Penelitian ini termasuk ke dalam jenis penelitian lapangan (field research), yaitu riset yang dilakukan melalui studi kasus dengan menginventarisir beberapa kasus yang berkaitan dengan topik penelitian.
Pendekatan yang digunakan adalah pendekatan kualitatif dalam bentuk deskriptif. Penelitian kualitatif merupakan suatu proses penelitian yang dilakukan secara wajar dan natural sesuai dengan kondisi objektif dilapangan tanpa ada manipulasi, serta jenis data yang dikumpulkan terutama data kualitatif. (Arifin, 140:2011).
Bentuk penelitian deskriptif merupakan suatu kegiatan penelitian yang berusaha untuk menggambarkan, melukiskan dan mengungkapkan sebuah ide, pemikiran secara apa adanya. (Nawawi, 63:2007) Pendapat ini sejalan dengan pemikiran Suharsimi Arikunto yang menyatakan bahwa penelitian deskriptif tidak dimaksudkan untuk menguji hipotesis tertentu, tetapi hanya menggambarkan “apa adanya” tentang suatu variabel, gejala dan keadaan.
(Andi, 186:2012). Sehingga jenis penelitian deskriptif ini dipergunakan untuk menggambarkan, melukiskan dan mengungkapkan aktivitas yang terjadi pada PT. Riandy Fiesta Samudera.
B. Data Yang Digunakan 1. Data Sekunder
Jenis dan sumber data pada penelitian ini adalah Jenis data sekunder Menurut Sugiono (2010) Data sekunder merupakan sumber data yang tidak langsung memberikan data kepada pengumpul data . Menurut Uma Sekaran (2011) data sekunder adalah data yang mengacu pada informasi yang dikumpulkan dari sumber data catatan atau dokumen perusahaan , publikasi perusahaan dll .
Melalui sumber data tersebut diharapkan data yang diperoleh akurat dan dapat menjadi cerminan dari kualitas data tersebut . Dengan demikian jenis dan sumber data yang digunakan peneliti dalam penyusunan penelitian ini dengan cara pengumpulan sumber data sekunder yang terdiri dari surat dan dokumen kapal, pemakaian Inapornet, pemakaian Phinisi.
2. Data primer
Data primer adalah jenis data yang dikumpulkan oleh peneliti secara langsung dari sumber utama, bisa melalui wawancara, obsevasi, eksperimen, dan sebagainya. Biasanya, sumber data primer dipilih dan disesuaikan secara khusus untuk memenuhi tujuan penelitian tertentu.
Sebelum memilih sumber pengumpulan data, tujuan penelitian dan populasi sasaran perlu diidentifikasi lebih dulu.
C. Teknik Pengumpulan Data 1. Pengamatan (Observation)
Dalam melakukan pengamatan Taruna dan Taruni menggunakan metode observasi lapangan secara langsung. Sehingga Taruna dan Taruni mengumpulkan data berdasarkan kegiatan selama Praktek Kerja Lapangan di PT. Riandy Fiesta Samudera
2. Wawancara (Interview)
Selama melakukan Praktek Kerja Lapangan, Taruna dan Taruni melakukan wawancara dengan tanya jawab secara langsung, baik secara formal atau non formal dengan pihak-pihak yang terkait dalam pemeriksaan keamanan dan keselamatan kapal.
3. Dokumentasi (Documentation)
Sebagian besar berisi data berbentuk surat-surat, foto dan sebagainya.
4. Studi Pustaka
Penggunaan Internet sebagai metode pengumpulan data untuk mengetahui Sejarah Singkat PT. Riandy Fiesta Saudera,
D. Analisis Data
Dengan mengumpulkan data primer, pembaca dapat memperoleh informasi yang lebih akurat dan detail tentang kegiatan keagenan kapal dan dapat memperbaiki proses operasional dan pelayanan yang diberikan kepada pelanggan. Selain itu, data primer juga dapat membantu dalam mengidentifikasi masalah dan kendala yang muncul dalam keagenan kapal dan mencari solusi yang tepat untuk mengatasi masalah. Beberapa contoh data primer dalam keagenan kapal yang dapat dikumpulkan melalui pengamatan langsung atau wawancara yaitu:
1. Alur kerja dan dokumen pada bidang keagenan di PT. Riandy Fiesta Samudera
2. Penerapan inaportnet dalam pelayanan konsumen di PT. Riandy Fiesta Samudera
3. Pelayanan keagenan kapal pada PT. Riandy Fiesta Samudera
4. Optimalisasi pelayanan jasa keagenan kapal di PT. Riandy Fiesta Samudera
5. Pelayanan jasa keagenan dalam menangani kedatangan dan keberangkatan kapal pada PT. Riandy Fiesta Samudera
Selain data primer pembaca dapat mengetahui data sekunder dalam keagenan kapal yaitu proses mencari dan menyusun secara sistematis data yang diperoleh dari hasil wawancara, catatan lapangan, dan dokumentasi, dengan cara mengorganisasikan data ke dalam kategori, menjabarkan ke dalam unit- unit, melakukan sintesa, menyusun ke dalam pola, memilih mana yang penting dan yang akan dipelajari, dan membuat kesimpulan sehingga mudah difahami oleh diri sendiri maupun orang lain (Sugiyono, 2011:244)
E. Definisi Operasional
Judul Definisi Oprasional Manajemen Keagenan Dalam
Layanan Kapal Untuk
Mengurangi Keterlambatan Clearance In dan Out di PT. Riandy Fiesta Samudera
Proses penanganan dokumen kedatangan dan keberangkatan kapal yang di ageni oleh
oleh PT. Riandy Fiesta
Samudera,Dokumen-dokumen yang diperlukan dalam proses penanganan dokumen kedatangan dan keberangkatan pengapalan, kendala-kendala yang dihadapi dalam proses penanganan dokumen kedatangan dan keberangkatan kapal tug boat dan tongkang yang di ageni oleh oleh PT. Riandy Fiesta Samudera
Tabel 3.1 Definisi Operasional
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian
1. PT. Riandy Fiesta Samudera Surabaya
a. Gambaran Umum PT. Riandy Fiesta Samudera Surabaya
Gambar 4.1 PT. Riandy Fiesta Samudera
Nama Perusahaan : PT. RIANDY FIESTA SAMUDERA Surabaya Alamat : Jl. Gayungsari I No.44, Gayungan, Kec.
Gayungan,
Surabaya, Jawa Timur 60235
Phone/Fax : (031) 8290810
Email : [email protected] Nama Pimpinan : Bapak Sri Imam Jarwanto
b. Tentang PT. RIANDY FIESTA SAMUDERA Surabaya
PT. RIANDY FIESTA SAMUDERA
I N D O N E S I A N S H I P P I N G A G E N C Y S E R V I C E Gambar 4.2 logo PT. Riandy Fiesta Samudera
Riandy Fiesta Samudera adalah agen pengiriman layanan lengkap dengan fokus pada penyediaan solusi terintegrasi yang efektif untuk semua kebutuhan pengiriman Anda. Ini termasuk penanganan pengiriman dan kehadiran kapal penuh untuk semua jenis kapal, seperti pengangkut kargo curah kering, kapal tunda & tongkang, kapal kontainer, kapal tanker, dan lainnya, dan semua jenis kargo dari mineral, semen, biji-bijian hingga bahan kimia gas dan cair.
Didirikan pada tahun 2019, tim kami menawarkan pengalaman dan keahlian yang luas dalam menangani pengiriman di semua pelabuhan utama di Indonesia untuk mendukung kebutuhan klien kami. Kami berkomitmen untuk sepenuhnya memahami pertanyaan Anda dan membantu dalam membuat semua pengaturan yang diperlukan atas permintaan Anda. Dengan hubungan baik dengan otoritas pelabuhan setempat dan pemahaman mendalam tentang peraturan setempat, kami dapat memastikan setiap langkah proses pengiriman berjalan dengan lancar
PT. RIANDY FIESTA SAMUDERA memiliki layanan utama yaitu:
1) Agen Pengiriman 2) Penyewaan kapal 3) Pengoperasian kapal
Adapun pelayanan yang ada di PT. RIANDY FIESTA SAMUDERA sebagai berikut:
1) General Agency
2) Owner's Protective Agency (OPA) 3) Local Agency – OPA
4) Crew Changes Arrangement 5) Cash to Master
6) Any Special Requirement
Dalam kemitraan dengan penyedia layanan lainnya, kami dapat membantu mengatur logistik transhipment untuk batubara, nikel dan kargo curah kering lainnya, serta mengatur dan mengawasi bongkar muat, sewa grab, dan set tug & barge. Sementara layanan ini tersedia di wilayah Kalimantan Selatan dan Kalimantan Timur. Melihat prospek jangka panjang, PT. RIANDY FIESTA SAMUDERA merambah wilayah Sumatera, Sulawesi dan sekitarnya.
Gambar 4.3 TG. Gandasari 3002
Gambar 4.4 TB. Calvin 82
CALVIN 82 dan GANDASARI 3002 adalah salah satu kapal yang dimiliki oleh PT. Riandy Fiesta Samudera Surabaya. Selain sebagai keagenan PT. Riandy Fiesta Samudera Surabaya juga sebagai pemilik bisnis yang memiliki beberapa tanggung jawab yang membantu untuk memastikan kesuksesan perusahaan.
Berikut adalah beberapa tugas dan tanggung jawab yang terkait dengan menjadi pemilik,seperti:
1) Mendirikan dan mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misinya
2) Mengelola aset keuangan dan sumber daya perusahaan 3) Menentukan arah kebijakan perusahaan
4) Membuat keputusan dan mengambil tindakan yang mempengaruhi produksi dan operasi perusahaan
5) Menyediakan dana bagi perusahaan untuk beroperasi dan tumbuh 6) Memberikan tugas kepada karyawan
7) Menjaga rasa memiliki di antara karyawan
8) Memantau kinerja perusahaan dan mengambil tindakan korektif bila diperlukan
9) Mengelola kewajiban hukum perusahaan
Sebagai pemilik, atau Owner kapal bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perusahaan beroperasi dengan lancar dan mencapai tujuannya. Anda harus mampu membuat keputusan yang memengaruhi operasi dan keuangan perusahaan, dan Anda harus bersedia mengambil tindakan korektif bila diperlukan. Anda juga bertanggung jawab untuk mengelola karyawan Anda dan memastikan bahwa mereka memiliki rasa memiliki di perusahaan.
B. Deskripsi Data
Tabel bongkar muat tongkang Calvin82 Juni 2023
DISCHARGING REPORTS
DAILY DISCHARGING RATE TRUCK TONES (MT)
23 Jun 2023/ 22.00 Lt - 24 Jun 2023/ 06.00 Lt 17 573.460 MT 24 Jun 2023/ 06.00 Lt - 24 Jun 2023/ 18.00 Lt 60 2,016.250 MT 24 Jun 2023/ 18.00 Lt - 25 Jun 2023/ 06.00 Lt 65 2,153.470 MT
Total Discharged 142 4,743.180 MT
Cargo to be discharge (as per Manifest) 6,768.964 MT
Balance Cargo 2,025.784 MT
Tabel 4.1 Discharging Reports
Rekap Data Bongkar Muat Truk
70 60 50 40 30 20 10 0
23 Juni / 22.00 Lt-24 Juni / 06.00 Lt
24 Juni / 06.00 Lt - 2424 Juni / 06.00 Lt - 24 Juni / 18.00 Lt Juni / 18.00 Lt
Rekap Data Bongkar Muat Truk
C. Pembahasan
Gambar 4.5 Diagram Batang
1. Prosedur Penanganan Dokumen Kedatangan Kapal Tunda dan Tongkang Pada PT. Riandy Fiesta Samudera.
a. Penanganan sebelum kapal tunda dan tongkang tiba
b. Kedatangan kapal tunda dan tongkang serta penanganan dokumennya.
c. Persiapan sebelum kapal tunda dan tongkang berangkat d. Proses kegiatan clereance out di kantor syahbandar
2. Penjelasan mengenai jenis dokumen - dokumen dalam penanganan kedatangan dan keberangkatan kapal tunda dan tongkang pada PT. Riandy Fiesta Samudera.
Dokumen-dokumen tersebut meliputi:
a. Kapal Tunda
1) Surat laut (Certificate Of Nationality)
2) Surat Ukur Internasional (International Tonnage Certificate) 3) Sertifikat Keselamatan Konstruksi Kapal Barang (Cargo Ship
Safety Contruction Certificate)
4) Sertifikat Keselamatan Perlengkapan Kapal Barang (Cargo Ship Safety Equipment Certificate)
5) Sertifikat Keselamatan Kapal Barang (Cargo Ship Safety Radio Certificate)
6) Sertifikat Klasifikasi Lambung (Certificate Of Classification For Hull)
7) Sertifikat Klasifikasi Mesin (Certificate Of Classification For Machinery)
8) Sertifikat Garis Muat Internasional (International Load Line Certificate)
9) Sertifikat Pemadam Api (Fire Exhinguisers Certificate)
10) Sertifikat Nasional Pencegah Pencemaran Oleh Minyak Dari Kapal (International Oil Pollution Prepention Certificate) 11) RPT (Rencana Pola Trayek)
12) SKP (Surat Keterangan Perwira)
13) Surat Bukti Kapal Laut Masuk di Daerah Pedalaman 14) Buku Sijil
15) Buku Kesehatan (Healthy Book) b. Tongkang
1) Surat Laut (Certificate Of Nationality)
2) Surat Ukur (International Tonnage Certificate)
3) Sertifikat Keselamatan Konstruksi Kapal Barang (Cargo Ship Safety Contruction Certificate)
4) Sertifikat Klass Lambang (Certificate Of Classification For Hulk)
5) Sertifikat Garis Muat Internasional (Internationale Load Line Certificate)
6) RPT (Rencana Pola Trayek) 7) Buku Kesehatan (Healthy Book) c. Dokumen Pelengkap
1) SPB (Surat Persetujuan Berlayar) Kapal tunda dan Tongkang terakhir.
2) Daftar Penumpang terakhir dipakai
3) LK3 (Laporan Kedatangan dan Keberangkatan Kapal) yang terakhir
4) Daftar ABK (Crew List) yang terkahir 5) Persetujuan Menunda Kapal Yang Terakhir
6) Ahli muat/ Barang Khusu/ Berbahaya yang terakhir.
d. Fungsi Dokumen / Sertifikat dalam penanganan Kedatangan dan Keberangkatan Kapal Tunda dan Tongkang pada PT. Riandy Fiesta Samudera.
Fungsi Dokumen/ Sertifikat dalam kelayakan kapal :
1) Sebagai bukti tertulis kekuatan hukum yang menyatakan keabsahan kapal untuk dioperasikan.
2) Memberikan jaminan/ perlindungan untuk kapal dan awaknya.
3) Untuk mengetahui status terhadap identifikasi Registri kapal.
4) Untuk menunjukkan kelayakan kapal dalam operasionalnya 5) Memberikan/ untuk jaminan kapal keluar / masuk pelabuhan.
6) Sebagai sumber keterangan lengkap kondisi bangunan kapal.
7) Untuk mengetahui bidang operasional kapal.
Prosedur Penanganan Dokumen
Prosedur Penanganan Dokumen Kedatangan Dan Keberangkatan Kapal Tunda dan Tongkang pada PT. Riandy Fiesta Samudera Cabang Surabaya
Dalam melakukan jasa keagenan yang berkaitan erat dengan penyelesaian baik untuk kegiatan transhipment ataupun pengiriman muatan secara langsung dapat dengan aman dan lancar untuk berlayar sehingga untuk kegiatan selanjutnya yang menyangkut pemindahan muatan di pelabuhan pembongkaran akan memberikan kemudahan dalam beraktifitas selanjutnya.
Dalam memberikan pelayanan terhadap penyelesaian dokumen pengapalan kapal tunda dan tongkang PT. Riandy Fiesta Samudera Cabang Surabaya mempunyai ketentuan atau prosedur yang perlu diketahui dalam kegiatan penanganannya, sesuai dengan tata pelayaran yang diberikan sebelum kapal tiba di pelabuhan untuk melakukan tambat, maka ada beberapa ketentuan yang harus diketahui dalam memberikan pelayanan jasa keagenan.
Pemberitahuan dari pihak Principal atau ShikampOwner dengan mengirim surat penunjukan agen pusat (PT. Riandy Fiesta Samudera) untuk mengageni kapal tunda dan tongkang miliknya sesuai dengan trayek angkutan yang dioperasikan dengan surat penunjukan tersebut pihak agen pusat akan memberitahukan pihak agen yang ditunjuk untuk memberikan informasi kedatangan kapal tunda dan tongkang sesuai dengan trayek yang disinggahinya. Berdasarkan ketentuan tersebut maka pihak agen (PT.Riandy Fiesta Samudera) yang ditunjuk di pelabuhan setempat akan memberikan kemudahan dalam menangani dokumen kedatangan dan keberangkatan kapal tunda dan tongkang.
1. Sebelum kapal tunda dan tongkang tiba di pelabuhan pihak agen (PT. Riandy Fiesta Samudera) akan menerima informasi mengenai kedatangan kapal melalui info dari nahkoda sesuai dengan ETA (Estimate Time Arrival), yang mana apabila ada perubahan rencana kedatangan kapal (ETA), maka perubahan tersebut harus disampaikan kepada shiper, perusahaan atau instansi yang terkait dalam penanganan kedatangan dan keberangkatan kapal tunda dan tongkang atas berita yang dikirim oleh Nahkoda melalui master cable (radio kapal). Pihak agen juga dapat mengetahui posisi kapal Time Sheet
Daily Barge Schedule. Beberapa hal yang perlu disiapkan sebelum kapal tunda dan tongkang tiba:
a. Menanyakan kepada pihak Shipper apakah kapal tunda dan tongkang yang akan tiba mau langsung passing ke taboneo atau tidak.
b. Apabila kapal tunda dan tongkang mau langsung passing ke taboneo maka pihak agen akan mempersiapkan / mengurus persetujuan pergerakan kapal (Shipting), Persetujuan mengangkut dan bongkar/ muat barang khusus yang dilengkapi dengan B/L serta manifest.
c. Mengajukan permohonan fasilitas kepada PT. Pelindo dan menandatangani formulir I.A mengenai permohonan labuh, pandu tunda, tunda labuh, air tawar, dan sebagainya dengan melampirkan blangko permintaan pelayanan kapal dan bongkar muat barang (PPKB) serta blangko Ambapers pasca bayar berwarna kuning.
2. Kedatangan Kapal Tunda Dan Tongkang Serta Penanganan Dokumennya Apabila kapal tunda dan tongkng secara langsung melakukan penyandaran di trisakti (BJM) maka agen melalui petugas akan melakukan pemeriksaan kedatangan kapal di pelabuhan bersangkutan untuk keperluan trayek pengapalan muatan yang akan dilaksanakan. Untuk pengiriman muatan kapal tunda dan tongkang yang di selenggarakan secara langsung dari pelabuhan bersangkutan untuk keperluan trayek pengapalan yang akan dilaksanakan.
Untuk pengiriman kapal tunda dan tongkang yang diselenggarakan secara langsung dari pelabuhan pemuatan menuju pelabuhan pembongkaran (eksport muatan) Penyelesaian dokumen akan dilakukan dengan pihak instansi resmi pelabuhan sebelum kegiatan kedatangan kapal pihak agen akan membuat memorandum yang berisi keterangan lengkap mengenai sertifikat untuk kemudahan pihak instansi pelabuhan untuk melakukan pemeriksaan.
Beberapa ketentuan yang dilakukan agen dalam menangani dokumen kedatangan kapal tunda dan tongkang yaitu :
a. Pemeriksaan/ mengambil oleh agen dokumen kapal tunda dan tongkang untuk keperluan kedatangan kapal kepada pihak instansi pelabuha.
b. Menyerahkan memorandum untuk registrasi in oleh pihak Syahbandar.
c. Menyerahkan dokumen kepada pihak instansi pelabuhan untuk keperluan penyelesaian dokumen kedatangan kapal tunda dan tongkang sesuai dengan trayek dengan pengapalan kapal tunda dan tongkang.
d. Membawa buku kesehatan serta permohonan in
e. Pelayanan penyelesaian biaya operasional kapal seperti biaya tambat/
pandu, disburshment, bahan bakar dan lain-lainnya.
Untuk keperluan ekspor muatan, dalam pengiriman muatan kapal tunda dan tongkang terhadap instansi resmi pelabuhan dalam penanganan dokumen tersebut.
1. Dinas Kesehatan Pelabuhan Kapal tunda dan tongkang harus menunjukkan dokumen-dokumen sebagai berikut :
a. Permohonan Port Health Clereance (PHC) b. Buku Kesehatan
c. SIB Kesehatan
d. Sertifikat Bebas Sanitasi Kapal e. Sertifikat Pengawasan PPPK Kapal
2. Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan (KSOP) Pemeriksaan terhadap dokumen-dokumen kapal tunda dan tongkang, dokumen-dokumen yang diperiksa meliputi :
a. Dokumen Kapal Tunda 1) Surat Laut
2) Surat Ukur Internasional
3) Sertifikat Keselamatan Konstruksi Kapal Barang 4) Sertifikat Keselamatan Perlengkapan Kapal Barang 5) Sertifikat Keselamatan Radio Kapal Barang
6) Sertifikat Klasifikasi Class Lambung 7) Sertifikat Klasifikasi Mesin
8) Sertifikat Garis Muat Internasional
9) Sertifikat Nasional Pencegahan Pencemaran Oleh Minyak Dari Kapal
10) Sertifikat Pemadam Api 11) Life Raft
12) RPT (Rencana Pola Trayek) 13) SKP (Surat Keterangan Perwira)
14) Surat Bukti Kapal Laut Masuk di Perairan Pedalaman 15) Buku Sijil
16) Buku Kesehatan b. Dokumen Tongkang
1) Surat Laut
2) Surat Ukur Internasional
3) Sertifikat Keselamatan Konstruksi Kapal Barang 4) Sertifikat Keselamatan Perlengkapan Kapal Barang 5) Sertifikat Keselamatan Radio Kapal Barang
6) Sertifikat Klasifikasi Class Lambung 7) Klasifikasi Mesin
8) Sertifikat Garis Muat Internasional
9) Sertifikat Nasional Pencegahan Pencemaran Oleh Minyak Dari Kapal
10) Sertifikat Pemadam Api 11) Life Raft
12) RPT (Rencana Pola Trayek) 13) SKP (Surat Keterangan Perwira)
14) Surat Bukti Kapal Laut Masuk di Perairan Pedalaman 15) Buku Sijil
16) Buku Kesehatan c. Dokumen Pelengkap
1) SPB (Surat Persetujuan Berlayar) Kapal Tunda dan Tongkang.
2) Daftar Penumpang 3) Daftar ABK
4) LK3 (Laporan Kedatangan dan Keberangkatan Kapal) 5) Persetujuan Menunda Kapal
6) Persetujuan Pemuatan dan Pengangkatan Barang Khusus/
Berbahaya
3. Persiapan Sebelum Keberangkatan Kapal Tunda dan Tongkang Sebelum pembongkaran dari tongkang ke Mother Vessl hampir selesai maka agen akan menyiapkan segala dokumen kapal tunda dan tongkang yang diperlukan untuk pengurusan Clereance out di ke Syahbandaran. Dokumen tersebut berupa :
a. Permohonan Surat Persetujuan Berlayar
b. Permohonan PersetujauanUntuk Menunda Kapal c. Permohonan Surat Keterangan Perwira
d. Permohonan Clereance Out
e. Memorandum (Kapal Tunda dan Tongkang) f. Crew List (Daftar Anak Buah Kapal)
g. Cek Fisik Kapal h. Warata Kapal i. Sailling Declaration
j. LK3 (Laporan Kedatangan dan Keberangkatan Kapal)
k. Surat-surat kapal dari Pelabuhan sebelumnya seperti SPB, Daftar ABK, Ahli Muat, Persetujuan Menunda Kapal, Daftar Penumpang, LK3, Fotocopy Surat Ukur, Tanda Terima Uang Rambu, Fotocopy SKP.
l. Daftar Penumpang (Petugas Pandu Alam) m. Blangko Persetujuan Menunda Kapal n. Manifest Nihi
o. Bill of Loading (Dari Pelabuhan Pemuatan Sebelumnya) p. Semua Dokumen Kapal Tunda dan Tongkang
4. Proses Pengurusan Clereance Out yang dilakukan oleh Agen di (KSOP) Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan.
a. Prepare Dokumen
1) Permohonan Surat Persetujuan Berlayar 2) Permohonan Menunda Kapal
3) Permohonan Keterangan Susunan Perwira 4) Permohonan Clereance Out Kesehatan 5) Sailing Declaration
6) Warta Kapal 7) Cek Fisik 8) Crew List
9) Daftar Penumpang Jika Ada Penumpang 10) Fotocopy Surat Ukur
11) Fotocopy Pnbp
12) Fotocopy Surat Penunjukan Keagenan (Jika Kapal Keagenan) 13) Laporan Kedatangan Kapal (Lala)
14) Laporan Keberangkatan Kapal (Lala)
15) Laporan Kedatangan Dan Keberangkatan Kapal (Lala) 16) Cargo Manifest
17) Form I. A Untuk Tambat Labuh (Lala) Lampiran Surat Ukur 18) Last Port Clereance Tambahan Jika Kapal Bermuatan
a) Fotocopy Bukti Ambapers
b) Fotocopy Dokumen Barang Lengkap Sesuai Yang Dikeluarakan Pemilik Barang
c) Cargo Manifest Bermuatan
b. Proses Clereance Out
1) Kantor Kesehatan
a) Permohonan Clerenace Out (Lampiran Bukti In/Mdh Jika Kapal In Out)
b) Bukti Kesehatan
2) Sps (Sentral Penerima Surat)
a) Permohonan Surat Persetujuan Berlayar b) Permohonan Menunda Kapal
c) Permohonan Keterangan Susunan Perwira 3) Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan
a) Kelaiklautan
b) Memorandum dan Semua Dokumen Kapal yang Asli 4) Lala (Lalulintas Angkatan Laut)
a) Laporan Kedatangan Kapal
b) Laporan Keberangkatan Kapal
c) Laporan Kedatangan dan Keberangkatan Kapal
d) (Lampiran Cargo Manifest, Bill of Loading, Dokumen Muatan) – Jika Bermuatan
e) Form I.A Untuk Tagihan Tambat Labuh (Fotocopy Surat Ukur)
5) Kesyahbandaran Penerbit Spb
a) Untuk Pengajuan Penerbitan Spb Seluruh Berkas Diserahkan Kepada Pihak Kesyahbandaran Untuk di Proses
b) Menyerahkan Permohonan Spb Untuk Disposisi Kabid
c) Menyerahkan Permohonan Menunda Kapal Dan Blanko Menunda Untuk Diproses
d) Register Memorandum Untuk Keberangkatan Pk. 27 dan Pk.29 e) Sertifikat Kapal Asli diserahkan Kepada Perwira Untuk di Cek dengan Lampiran (Memorandum yang sudah di cek Kelaikan dan Telah di Register Out, Berkas Last PortClereance, Bukti Pembayaran Pnbp)
f) Crew List
g) Dokumen Muatan Jika Kapal Bermuatan h) Daftar Penumpang Jika Ada Penumpang i) Buku Kesehatan
j) Laporan Kedatangan dan Keberangkatan Kapal k) Cargo Manifest
c. Jika Semua Telah Diproses Maka Penandatangan Kelengkapan Berlayar
1) Surat Persetujuan Berlayar 2) Menunda Kapal
3) Crew List
4) Daftar Penumpang
5) Keterangan Susunan Perwira 6) Buku Kesehatan
5. Penjelasan Mengenai Jenis Dokumen -dokumen Dalam Penanganan Kedatangan dan Keberangkatan Kapal Tunda dan Tongkang, Pada PT.
Riandy Fiesta Samudera Cabang Surabaya a. Dokumen-dokumen tersebut meliputi :
1) Surat Laut
Diberikan Kepada Kapal yang Besarnya 500 m atau lebih (isi kotor) yang bukan kapal nelayan atau kapal pesiar
2) Surat Ukur Internasional
Menyebutkan ukuran-ukuran kapal antara lain ukuran panjang, lebar, dalam syarat tiap-tiap kapal.
3) Sertifikat Keselamatan Konstruksi Keselamatan Kapal Barang Sertifikat yang menyatakan konstruksi bangunan kapal.
4) Sertifikat Keselamatan Perlengkapan Kapal Barang Menerangkan bahwa kapal tersebut dilengkapi dengan perlengkapan keselamatan kapal.
5) Sertifikat Keselamatan Radio Kapal Barang Sertifikat yang menetapkan bahwa kapal tersebut dilengkapi dengan peswat penerima dan pemancar radio yang memenuhi syarat sesuai Classyang bersangkutan.
6) Sertifikat Internasional Pencegahan Pencemaran Oleh Minyak Adalah sertifikat internasional yang menyatakan bahwa kapal tersebut sudah memnuhi standar internasional tentang penanggulangan pencemaran minyak.
7) Sertifikat Klasifikasi Lambung Yaitu Sertifikat yang menerangkan bahwa kapal telah di survei dalam rangka “Survey Pembaruan Class” oleh surveyor BKI sesuai dengan ketentuan- ketentuan peraturan BKI.
8) Sertifikat Klasifikasi Mesin Adalah sertifikat yang menyatakan bahwa instalasi mesin kapal tunda (mesin utama dan mesin bantu) telah di survey dan beroperasi dengan baik.
9) Sertifikat Garis Muat (Load Line)
10) Menerangkan tentang lambung timbul/ garis muat yang digunakan pada kapal tersebut, ukuran-ukuran pada garis muat yang disesuaikan dengan trapikal mesin panas/ summer, musim dingin/ winter, sertifikat garis muat memiliki masa berlaku 5 tahun dari tahun diterbitkan dan memiliki masa pengukuhan/
Endorsment.
11) Sertifikat Pemadam Kebakaran Sertifikat yang menyatakan bahwa kapal telah dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran.
12) Life Raft Yang menerangkan tentang keselamatan diatas kapal yang digunakan dan menyatakan kelengkapan tersebut telah diperiksa, sertifikat ini memiliki masa berlaku 1 (satu) tahun, dari tahun di terbitkannya.
13) RPT (Rencana Pola Trayek) Sertifikat yang dikeluarkan oleh jenderal perhubungan laut dimana yang berisikan tentang Rencana pola trayek/ rencana pelabuhan yang akan disinggahi, Sertifikat ini 47 memiliki masa berlaku (tiga) bulan dari bulan penerbitannya.
14) Surat Keterangan Perwira Sertifikat yang menyatakan batasan minimun awak kapal yang harus berada diatas kapal untuk melakukan perjanjian kerja laut sesuai dengan SOLASI 74 reg.
V/14
15) Surat Bukti Kapal Laut Masuk di Perairan Pedalaman Sertifikat ini menyatakan bahwa kapal boleh memasuki daerah pedalaman, Sertifikat ini memiliki jangka waktu beberapa hari dari tanggal duterbitkannya.
16) Surat Perjanjian Kerja Laut (PKL) Berisi tentang perjanjian kerja atau hubungan kerja antara pihak perusahaan dan kru kapal yang dibuat di Kesyahbandaran.
17) Buku Kesehatan Buku yang berisi tentang catatan kesehatan diatas kapal, Sertifikat Bebas Tindakan Sanitasi Kapal (Ship Sanitation Control Exemption Certificate) Kapal tunda dan tongkang, Surat Pengawasan PPPK Kapal, Surat Izin Berlayar Karantina Kesehatan.
18) Buku Sijil Buku yang berisi tentang daftar ABK yang mau Send On/ Send Off dari kapal.
b. Dokumen Pelengkap
1) SPB (Surat Persetujuan Berlayar) Surat yang dikeularkan oleh Kesayhbandaran, dimana sertifikat ini menunjukkan bahwa kapal sudah boleh berlayar.
2) Daftar Penumpang Surat yang memuat nama penumpang (pandu alam) yang naik ke atas kapal.
3) Crew List (Daftar ABK) Yaitu suatu daftar yang memuat nama- nama ABK beserta pangkat dan jabatannya.
4) Persetujuan Menunda Kapal Surat yang berisi tentang persetujuan menunda kapal dari pelabuhan asal ke pelabuhan tujuan.
5) Laporan Kedatangan Kapal Surat yang berisi tentang data kapal, kapan kapal tiba di pelabuhan.
6) Laporan Kedatangan dan Keberangkatan Kapal Surat yang berisi tentang jenis muatan, jumlah muatan yang di angkut pada saat kapal datang maupun pada saat berangkat.
7) Surat Pernyataan Nahkoda Tentang Keberangkatan Kapal Surat yang berisi pernyataan Nahkoda tentang kepastian kapalnya sudah memenuhi persyaratan untuk berlayar
6. Kendala - kendala yang dihadapi dalam proses penanganan dokumen kedatangan dan keberangkatan kapal tunda dan tongkang pada PT. Riandy Fiesta Samudera
Hambatan Efek Solusi
Tidak lengkapnya dokumen kapal dan telah habis masa berlakunya
Kapal terlambat clearance in dan out
Lebih teliti dalam mengecek dokumen kapal dan lebih teliti lagi soal mengecek masa berlaku dokumen
Faktor Cuaca Kapal terlambat untuk sandar dan menyebabkan mundurnya proses bongkar muat
Pihak agen lebih tepat dalam memilih jadwal kapal dan lebih mengetahui waktu pasang surut air laut
Tabel 4.2 Hambatan, Efek dan Solusi
A. Kesimpulan
BAB V PENUTUP
1. Dalam menghadapi kompleksitas proses penanganan dokumen
kedatangan dan keberangkatan kapal, penting untuk memahami bahwa keterlambatan atau kebingungan dalam proses ini dapat memiliki dampak besar pada seluruh rantai pasokan dan aktivitas ekonomi yang terkait.
2. Dokumen Kedatangan: Untuk proses kedatangan kapal, dokumen- dokumen yang umumnya diperlukan meliputi manifest kapal, daftar penumpang dan awak kapal, serta dokumen-dokumen kesehatan dan keimigrasian yang sesuai dengan peraturan negara yang bersangkutan.
Dokumen-dokumen ini harus diajukan dengan benar dan sesuai dengan persyaratan yang berlaku.
Dokumen Keberangkatan: Proses keberangkatan kapal melibatkan persiapan dokumen seperti daftar kargo, manifest barang, izin
keberangkatan, serta dokumen keselamatan dan keamanan yang relevan.
Dokumen-dokumen ini harus diverifikasi dan diajukan secara tepat waktu.
3. Proses penanganan dokumen kedatangan dan keberangkatan kapal melibatkan sejumlah persyaratan dokumen yang kompleks dan beragam. Kendala ini mencakup persyaratan dokumen yang berubah- ubah dan kadang-kadang ambigu, yang dapat menghambat pemahaman dan pengumpulan dokumen yang tepat.
B. Saran
1. Memberikan pelatihan kepada semua pihak yang terlibat dalam proses penanganan dokumen untuk memastikan pemahaman yang lebih baik tentang persyaratan dan prosedur. Ini akan membantu menghindari kesalahan dan kebingungan yang bisa menghambat proses.
2. Melakukan pelatihan kepada petugas, agen keagenan, dan pihak-pihak terkait lainnya yang terlibat dalam proses penanganan dokumen.
Pelatihan ini harus mencakup pemahaman tentang dokumen-dokumen yang berlaku dan prosedur yang harus diikuti.
3. Implementasikan sistem informasi terintegrasi yang memungkinkan pemantauan real-time dan pengiriman dokumen secara elektronik. Hal ini akan membantu mengurangi kesalahan manusia dan mempercepat proses.
DAFTAR PUSAKA
Asb, M. R. H. S., Syamsiah, S., & Ahmad, M. (2022). Analisis Efektivitas Pelayanan Dokumen Shifting Permit Selama Pandemi Covid-19 Di Pt.
Oremus Bahari Mandiri Cabang Kuala Samboja, Kabupaten Kutai Kertanegara. Jurnal Karya Ilmiah Taruna Andromeda, 6(1), 211–226.
Budianto, A. A. T., & Katini, A. (2015). Pengaruh Lingkungan Kerja Terhadap Kinerja Pegawai Pada Pt Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Sbu Distribusi Wilayah I Jakarta. Jurnal Ilmiah Prodi Manajemen Universitas Pamulang, 3(1), 100–124.
(Daniel, 2015; Darmaputra & Setyadie, 2021; Eni, 1967; Gitleman & Kleberger, 2014; Maulida, 2021; Pelayanan et al., 2022; SHEILA MARIA BELGIS PUTRI AFFIZA, 2022)Daniel, D. (2015). Proses Prosedur Clearance In dan Out. 151, 10–17.
Darmaputra, R. T., & Setyadie, W. (2021). Efektifitas Operasional Penanganan Kapal Di Pelabuhan Panjang Kota Bandar Lampung Oleh Pt. Mario Samudera Jaya. Prosiding Seminar Nasional, 3(1), 134–142. http://e- journal.akpelni.ac.id/index.php/prosiding-nsmis/article/view/196.
Dekanawati, V., Astriawati, N., Setiyantara, Y., Subekti, J., & Kirana, A. F.
(2023). Analisis Pengaruh Kualitas Pelayanan Diklat Kepabeanan Terhadap Kepuasan Peserta Pelatihan. Jurnal Sains Dan Teknologi Maritim, 23(2), 159–176.
Eni. (1967). Pengertian Agen. Angewandte Chemie International Edition, 6(11), 951–952., Mi, 5–24.
Fatihudin, D., & Firmansyah, A. (2019). Pemasaran Jasa (Strategi, Mengukur Kepuasan Dan Loyalitas Pelanggan). Deepublish.
Fattah, B. F. B., Iswanto, I., Astriawati, N., & Widyanto, H. (2022). Prosedur Clearance In Dan Clearance Out Kapal Milik Pt. Salam Pacific Indonesia Gitleman, L., & Kleberger, J. (2014). Analisi Faktor Penyebab Keterlambatan
Penyandaran Kapal. Paper Knowledge . Toward a Media History of Documents.
Huberman, M., & Miles, M. B. (2002). The Qualitative Researcher’s Companion.
Sage.
Lines. Majalah Ilmiah Bahari Jogja, 20(1), 87–96.
Lia, R. (2020). Pelayanan Keagenan Kapal Tanker Pada Pt Cemerlang Makmur Abadi. Jurnal Maritim, 10(1), 12–23.
Maulida, Q. (2021). Program Studi Diploma Iv. 19, 0–44.
Mochamad, T. I. O. B. P. (2021). Pelayanan Jasa Keagenan Dalam Penanganan Clearance Kapal Menggunakan Sistem Inaportnet Oleh Pt. Putra Segara Abadi Cabang Pontianak Kalimantan Barat. Karya Tulis
Moleong, L. J. (2015). Metode Penelitian Kualitatif. Cetakan Ke-Xxxv. Bandung:
Pt Remaja Rosdakarya.
Muslim, A., Hanik, K., & Astriawati, N. (2022). The Effect Of Plan Maintenance System And Crew Readiness On The Smooth Operation Of Mv. Asike Global At Pt. Pelayaran Korindo Jakarta. Brilliant International Journal Of Management And Tourism, 2(3), 206–215.
Patmasari, E., Karateng, M., Amalia, P. A., & Abidin, Z. (2022). Analisis Pelayanan Keagenan Kapal Pada Pt. Cemerlang Makmur Abadi. Jurnal Maritim, 12(1), 9–16.
Pelayanan, M., Pada, K., Bahari, P. T., Rizaldy, M., & Kepelabuhanan, D. A. N.
(2022). PROGRAM PENDIDIKAN DIPLOMA IV PELAYARAN POLITEKNIK ILMU PELAYARAN MAKASSAR TAHUN 2022.
Rusli, M. (2021). Merancang Penelitian Kualitatif Dasar/Deskriptif Dan Studi Kasus. AlUbudiyah: Jurnal Pendidikan Dan Studi Islam, 2(1), 48–60.
SHEILA MARIA BELGIS PUTRI AFFIZA. (2022). Analisi Proses Clearance In dan Out Kapal. 8.5.2017, 2003–2005.
