LAPORAN MAGANG MBKM
Untuk memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan Magang MBKM
Yang dibimbing oleh Gamma Rahmita Ureka Hakim, S.Psi, M.Psi.
Oleh:
Ahmad Zaka Abqori (210811612586)
PROGRAM STUDI PSIKOLOGI FAKULTAS
PSIKOLOGI UNIVERSITAS NEGERI MALANG DESEMBER 2024
HALAMAN PERSETUJUAN
Laporan Magang Mandiri Merdeka Belajar Kampus Merdeka mayoring Psikologi Industri Organisasi yang berjudul “LAPORAN MAGANG MBKM” telah diperiksa dan disetujui.
Jakarta, Desember 2024 Dosen Pembimbing
Gamma Rahmita Ureka Hakim, S.Psi., M.Psi.
NIP.
HALAMAN PENGESAHAN
Laporan Merdeka Belajar Kampus Merdeka Magang Mandiri mayoring Psikologi Industri Organisasi yang berjudul “LAPORAN MAGANG MBKM” telah dipertahankan didepan dewan penguji, disetujui, dan disahkan pada bulan Desember 2024 oleh :
Dosen Pembimbing Supervisor Lapangan
Gamma Rahmita Ureka Hakim, S.Psi., M.Psi. Yunivan Kristanto NIP.
Mengetahui, Menyetujui,
Dekan Ketua Jurusan
Dr. Tutut Chusniyah, S.Psi., M.Psi Ninik Setiyowati, S.Psi., M.Psi NIP. 196406021998922001 NIP. 198304132008122001
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan Laporan Magang MBKM ini dengan baik.
Laporan ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan kegiatan magang pada program Merdeka Belajar Kampus Merdeka (MBKM), yang telah saya jalani di PT Pertamina Trans Kontinental selama satu semester.
Dalam kesempatan ini, saya ingin menyampaikan terima kasih yang sebesar- besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dan mendukung selama pelaksanaan magang hingga penyusunan laporan ini. Terima kasih kepada Ibu Gamma Rahmita Ureka Hakim, S.Psi., M.Psi., selaku dosen pembimbing, yang telah memberikan arahan, saran, dan motivasi selama kegiatan berlangsung.
Ucapan terima kasih juga saya sampaikan kepada PT Pertamina Trans Kontinental, khususnya kepada Bapak Yunivan Kristanto selaku supervisor lapangan, yang telah memberikan bimbingan, ilmu, serta pengalaman berharga di dunia kerja.
Saya menyadari bahwa laporan ini masih memiliki kekurangan. Oleh karena itu, saran dan masukan dari berbagai pihak sangat saya harapkan demi perbaikan dan pengembangan di masa yang akan datang. Akhir kata, saya berharap laporan ini dapat memberikan manfaat, baik bagi saya pribadi maupun bagi pihak yang berkepentingan.
Jakarta, Desember 2024
Penyusun
DAFTAR ISI
HALAMAN PERSETUJUAN ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL DAN GAMBAR ... vii
DAFTAR LAMPIRAN ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Profil Organisasi/Lembaga ... 1
1.1.1 Profil PT. Pertamina Trans Kontinental ... 1
1.1.2 Visi dan Misi PT Pertamina Trans Kontinental ... 1
1.1.3 Struktur Perusahaan PT Pertamina Trans Kontinental... 2
1.2 Latar Belakang ... 2
1.3 Tujuan Magang ... 3
1.4 Manfaat Magang ... 4
1.5 Bisnis Proses ... 6
BAB II KAJIAN TEORI………………….7
2.1 Motivasi ... 7
2.1.1 Definisi Motivasi Kerja ... 7
2.1.2 Faktor Motivasi Kerja ... 7
2.2 Sitem Tata Kerja ... 8
2.2.1 Definisi Sistem Tata Kerja ... 8
2.3 Pelatihan ... 8
2.3.1 Definisi Pelatihan ... 8
2.3.2 Teknik Pelatihan... 8
BAB III ANALISIS KEBUTUHAN DAN PELAKSANAAN PROGRAM ... 10
3.1 Organizational, Task, and Person ... 10
3.2 Identifikasi Masalah ... 10
3.3 Rumusan Masalah ... 11
3.4 Landasan Program ... 11
3.5 Rancangan Program ... 11
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 17
4.1 Kesimpulan ... 17
4.2 Saran ... 17
BAB V PENUTUP ... 18
LAMPIRAN ... 19
DAFTAR TABEL DAN GAMBAR
Tabel 1 Tahap Pelaksanaan Kegiatan ………
Gambar 1 Struktur Perusahaan………
Gambar 2 Bisnis Proses………...
DAFTAR LAMPIRAN
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Profil Organisasi/Lembaga
1.1.1 Profil PT. Pertamina Trans Kontinental
PT Pertamina Trans Kontinental merupakan anak perusahaan dari PT Pertamina (Persero) yang awalnya didirikan menggunakan nama PT Pertamina Tongkang pada tanggal 9 September 1969 di Jakarta. PT Pertamina Trans Kontinental hadir sebagai perusahaan yang memberikan dukungan terhadap operasional PT Pertamina (Persero).
PT Pertamina Trans Kontinental (PTK) secara hukum dapat berjalan pada 29 November 2011 dengan rekam historis selama 53 tahun sebagai bagian dari bagian Pertamina Group Subholding Integrated Marine Logistics, yang orientasi bisnisnya dalam bidang Pelayaran Sektor Energi, Jasa Marine, dan Jasa Logistik.
PT Pertamina Trans Kontinental memberikan dukungan terhadap operasional PT Pertamina (Persero) melalui tiga kegiatan strategis berupa pengadaan distribusi bahan bakar ke semua pelabuhan Indonesia yang tidak dapat diakses oleh kapal tanker besar, pengadaan transportasi marine bagi Pertamina Logistik untuk akses pengembangan proyek di Indonesia, dan bertindak sebagai pihak agen kapal-kapal tanker milik PT Pertamina (Persero) yang disewakan. Hingga saat ini, PT Pertamina Trans Kontinental memiliki layanan terbaik untuk para pelanggan internal maupun eksternal, dengan branding mereka yaitu TRANSKO sebagai bentuk komitmen dalam menjaga kualitas layanan. PT Pertamina saat ini mempunyai tiga anak perusahaan dan satu perusahaan ventura yang berlokasi di Jakarta.
1.1.2 Visi dan Misi PT Pertamina Trans Kontinental Visi PT Pertamina Trans Kontinental
PT Pertamina Trans Kontinental mempunyai visi untuk menjadi
perusahaan jasa marine yang terintegrasi dalam skala global 2026 Misi PT Pertamina Trans Kontinental
PT Pertamina Trans Kontinental mempunyai misi untuk melakukan kegiatan bisnis yang berorientasi pada aspek HSE, kehandalan operasional, dan mengutamakan kepuasan pelanggan dalam bidang penyediaan dan penyewaan jasa kapal, layanan marine, dan jasa logistik.
1.1.3 Struktur Perusahaan PT Pertamina Trans Kontinental Gambar 1. Struktur Perusahaan
1.2 Latar Belakang
Pendidikan merupakan kebutuhan dan bagian yang sangat penting dalam kehidupan manusia memenuhi kebutuhan dasarnya. Pendidikan yang merupakan pembelajaran tentang macam pengetahuan dan keterampilan yang dilakukan dari generasi ke generasi melalui banyak metode. Pada tingkat perguruan tinggi, pendidikan diberikan kepada mahasiswa hanya dalam bentuk teori. Sedangkan pemberian praktik hanya bercakupan kecil dan tidak menyeluruh. Maka dari itu, mahasiswa membuthkan pengaplikasian atau praktik dari pembelajaran teoritisnya.
Terutama bagi mahasiswa psikologi dengan peminatan psikologi industri
dan perusahaan yang perlu mengaplikasikan pembelajaran dalam peminatan tersebut pada suatu perusahaan maupun instansi seperti perusahaan yang relevan dengan teori yang sudah dipelajari.
Kegiatan yang memberikan wawasan dan pengalaman praktis kepada mahasiswa mengenai kegiatan yang ada di dalam perusahaan dan menempuh ilmu-ilmu yang bersifat praktikal berupa kegiatan magang.
Nantinya pelaksanaan magang ini diharapkan dapat memberikan kesempatan mahasiswa untuk mengkombinasikan ilmu-ilmu teoritis selama perkuliahan dengan pengalaman yang bersifat praktikal. Dalam hal ini, perusahaan atau instansi yang sesuai untuk dijadikan tempat dalam menerapkan disiplin ilmu psikologi industri dan perusahaan, serta memperoleh pengalaman di dunia pekerjaan yaitu PT Pertamina Trans Kontinental.
PT Pertamina Trans Kontinental meruapak anak perusahaan dari PT Pertamina (Persero), yang awalnya bernama PT Pertamina Tongkang.
PT Pertamina Trans Kontinental bergerak di bidang ndustry jasa marine yang didirikan pada 9 September 1969 di Jakarta. Saat ini kantor PT Pertamina Trans Kontinental berada di Priuk, Jakarta Utara. Berdasarkan web resmi PT Pertamina Trans Kontinental mempunyai visi untuk menjadi perusahaan jasa marine yang terintegrasi dalam skala global 2026. Dalam pelaksanaanya, PT Pertamina Trans Kontinetal yang merupakan perusahaan yang mendukung aktivitas PT Pertamina (Persero) memiliki pengelolaan sumber daya manusia yang dilaksanakan oleh fungsi Human Capital, yang memiliki fungsi yang relevan dengan kebutuhan peminatan psikologi industri dan perusahaan. Maka dari itu, PT Pertamina Trans Kontinental menjadi instansi yang sesuai untuk dijadikan tempat dalam menerapkan ilmu psikologi industri dan perusahaan, serta memperoleh pengalaman di dunia pekerjaan yang nyata.
1.3 Tujuan Magang
Magang MBKM (Merdeka Belajar Kampus Merdeka) merupakan
Bentuk Kegiatan Pembelajaran (BKP) yang memberikan wawasan dan pengalaman praktis kepada mahasiswa mengenai kegiatan nyata di dunia industri, dunia usaha, dan dunia kerja (IDUKA) yang dilaksanakan selama 1 semester (setara 20 SKS). Melalui Magang mahasiswa dapat memperoleh hardskills (keterampilan, complex problem solving, analytical skills, dan sebagainya), maupun soft skills (etika profesi/kerja, komunikasi, kerjasama, dan sebagainya). Adapun tujuan dari pelaksanaan Magang Mandiri MBKM ini adalah,sebagai berikut :
1. Memberikan pengalaman kepada mahasiswa dengan pembelajaran langsung ditempat kerja (experiental learning) sehingga akan lebih mantap dalam memasuki dunia kerja dan karirnya. Secara lebih spesifik, memberikan pengalaman belajar kepada mahasiswa S1 Psikologi melalui keterlibatan secara langsung dalam menemukan dan merumuskan masalah yang ada dalam lingkup Human Resources Development (HRD) di instansi, serta memberikan usulan pemecahan masalah secara praktis sesuai dengan bidang keiilmuan psikologi.
2. Meningkatkan hard skills (keterampilan, complex problem solving, analytical skills,dan sebagainya) dan soft skills (etika profesi kerja,komunkasi,dan kerja sama) mahasiswa sesuai dengan bidang keahlian
3. Mempercepat transfer ilmu dan teknologi dari lingkungan industri, dunia usaha,dan dunia kerja (IDUKA) ke lingkungan Perguruan Tinggi maupun sebaliknya,sehingga perkembangan pembelajaran dan riset diperguruan tinggi juga makin relavan
1.4 Manfaat Magang Bagi Mitra
1. Memperoleh tenaga kerja yang diharapkan dapat berperan serta dalam pelaksanaan pekerjaan dan pemecahan permasalahan yang ada.
2. Menumbuhkan kerja sama yang saling menguntungkan,baik dalam
bentuk pengenalan inovasi ilmu pengetahuan dan teknologi yang diperoleh mahasiswa dari perguruan tinggi,maupun kemudahan bagi mitra dalam memperoleh input sumber daya manusia sebagai tenaga kerja.
3. Mengurangi pembiayaan pendidikan dan pelatihan bagi pegawai atau personel dengan hadirnya mahasiwa magang
Bagi Mahasiswa
1. Mampu merencanakan bidang kerja dan standar pelaksanaan pekerjaan yang ada di tempat kerja sesuai bidang keahliannya secara sistematis.
2. Mampu mengidentifikasi, menganalisis dan memecahkan permasalahan di tempat kerja secara kritis dan bertanggung jawab sesuai bidang keahliannya.
3. Mampu melaksanakan dan melaporkan pekerjaan di tempat kerja sesuai dengan bidang keahliannya secara terbimbing/mandiri, terukur, dan bertanggung jawab.
4. Mampu melakukan interaksi, komunikasi dan kerjasama dengan teman sejawat, staf dan pimpinan di tempat kerja.
Bagi Universitas Negeri Malang
1. Menciptakan kemitraan dengan lembaga pemerintah maupun swasta, DUA/DI, Yayasan/perusahaan nirlaba, perusahaan multilateral, maupun perusahaan rintisan (startup).
2. Memastikan bahwa ilmu perkuliahan di kelas sudah relevan dengan kebutuhan mitra magang.
3. Mengikuti pembaharuan informasi terkini dan teknologi tentang proses industri.
4. Memberikan kesempatan kepada dosen pembimbing untuk melihat
realitas perkembangan IPTEK pada DUA/DI.
5. Sebagai program yang dapat mendukung pencapaian indikator kinerja utama, khususnya mahasiswa yang berkegiatan di luar kampus
1.5 Bisnis Proses
Gambar 2. Bisnis Proses
BAB II KAJIAN TEORI
2.1 Motivasi
2.1.1 Definisi Motivasi Kerja
Motivasi adalah pemberian daya penggerak yang menciptakan gairah kerja seseorang agar mereka mau bekerja sama, bekerja efektif, dan berintegrasi dengan segala daya upayanya untuk mencapai kepuasan yang diinginkan. Motivasi juga merupakan kekuatan, baik dari dalam maupun dari luar yang dapat mendorong seseorang untuk mencapai tujuan yang diinginkan. (Rozzaid, Herlambang, & Devi, 2015). Menurut Sondang P , Siagian (2012 : 138) motivasi adalah daya dorong yang mengakibatkan seseorang anggota mau dan rela untuk mengerahkan kemampuannya dalam bentuk keahlian atau keterampilan, tenaga, dan waktu untuk menyelenggarakan berbagai kegiatan yang menjadi tanggungjawab dan menunaikan kewajibannya. Setiap perusahaan pasti ingin mencapai tujuan.
Peran manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan tersebut sangat penting.
penting untuk memahami motivasi yang tersebar di antara individu yang bekerja untuk organisasi, karena inilah yang menentukan perilaku mereka saat bekerja. Perilaku inilah yang menentukan motivasi untuk bekerja.
2.1.2 Faktor Motivasi Kerja
Menurut Herzberg (1959) Faktor motivator antara lain : keberhasilan pelaksanan, pengakuan, pekerjaan itu sendiri, tanggung jawab, dan pengembangan sedangkan faktor hygiene antar lain: kebiijakan dan administrasi, supervisi perusahaan, hubungan antar pribadi, dan gaji / upah.
Cara yang tepat memotivasi seseorang, menurut Herzberg, adalah mengatur pekerjaan sedemikian rupa sehingga orang itu memperoleh keberhasilan dengan melakukan pekerjaan itu. Selanjutnya dengan melaksanakan pekerjaan itu, orang tersebut termotivasi untuk terus berusaha memenuhi cita-citanya dalam rangka upaya mencapai kebutuhan tingkat yang lebih tinggi.
2.2 Sitem Tata Kerja
2.2.1 Definisi Sistem Tata Kerja
Sistem Tata Kerja adalah seperangkat aturan atau prosedur yang dibuat untuk mengatur alur kerja dalam suatu organisasi. Sistem ini bertujuan untuk memastikan efisiensi, efektivitas, dan konsistensi dalam pelaksanaan tugas, serta mendukung pencapaian tujuan organisasi.
Pengaturan ini mencakup pedoman, prosedur, dan alat kerja yang terintegras (Puryani, Intan Berlianty, Purwanto, 2018). Jadi Sistem Tata Kerja (STK) ini adalah suatu pedoman atau standar prosedur untuk mengatur tata cara pelaksanaan pekerjaan dalam suatu perusahaan. Sistem Tata Kerja ini bertujuan untuk memastikan bahwa seluruh kegiatan kerja atau alur kerja berjalan secara efisien sesuai dengan kebijakan di dalam sistem tata kerja yang ada .
2.3 Pelatihan
2.3.1 Definisi Pelatihan
Pelatihan adalah upaya untuk meningkatkan kemampuan kerja seseorang dalam aktivitas ekonomi. Pelatihan membantu karyawan memahami pengetahuan praktis dan bagaimana menggunakannya untuk meningkatkan keterampilan, keahlian, dan sikap yang diperlukan perusahaan untuk mencapai tujuan Pelatihan, menurut Simanjuntak (2005) merupakan bagian dari investasi SDM (human investment) untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan kerja, dan dengan demikian meningkatkan kinerja pegawai. Sedangkan menurut Mon & Mulyadi, 2021) merupakan pengajaran yang diberikan pada karyawan baru atau lama, berkaitan dengan keterampilan dasar yang dibutuhkan saat mereka menjalankan pekerjaannya.Pelatihan menurut Desler (2009) adalah Proses mengajarkan karyawan baru atau yang ada sekarang, keterampilan dasar yang mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka”
2.3.2 Teknik Pelatihan
Menurut Bangun (2012:210) Terdapat dua metode pelatihan, yaitu On the job training dan Off the job training diantaranya adalah:
a. On The Job Training
Metode on the job training adalah metode dimana para karyawan mempelajari pekerjaannya sambil mengerjakannya secara langsung.
Sedangkan menurut Suparyadi (2015:201) metode pelatihan on the job training merupakan salah satu metode yang paling baik untuk memberikan keterampilan atau kecakapan yang tinggi kepada karyawan, karena direncanakan, diorganisasikan, dan dilakukan di tempat kerja”
b. Off The Job Training
Metode off the job training, pelatihan dilaksanakan dimana karyawan dalam keadaan tidak bekerja dengan tujuan agar terpusat pada kegiatan pelatihan saja”. Sedangkan menurut Swasto (2010:68) pelatihan off the job atau pelatihan di luar tempat kerja dapat dilakukan dengan teknik-teknik simulasi dan teknik presentasi informasi.
BAB III
ANALISIS KEBUTUHAN DAN PELAKSANAAN PROGRAM
3.1 Organizational, Task, and Person
Metode analisis kebutuhan
analisis kebutuhan dalam menentukan masalah yaitu metode OTP (Organization, Task, and Person). Metode ini dilakukan dengan cara melakukan analisis yang dimulai dari level organisasi, analisis level tugas, dan analisis level individu yang disertai dengan analisis penyebab. Analisa kebutuhan dilakukan dengan mengambil data melalui wawancara semi-terstruktur, dibantu dengan dokumen perusahaan serta observasi. Analisis OTP dilakukan dalam level organisasi terlebih dahulu dengan menganalisis gap permasalahan dalam proses bisnis organisasi, lalu akan dilanjutkan dengan menganalisis level tugas divisi, dan level tugas individu. Setiap analisis level organisasi hingga tugas individu dianalisis lebih dalam menggunakan metode analisis penyebab permasalahan man, method, material, and environment. Kemudian, dari metode-metode tersebut akan ditemukan gap permasalahan yang akan menjadi rancangan bentuk intervensi sebagai solusi dari permasalahan tersebut.
3.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan hasil analisis kebutuhan yang telah dilakukan, ditinjau dari analisis penyebab (man, method, material, environtment) terdapat permasalahan terkait penyusunan dan pembaruan susunan tata kerja perusahaan. Pekerja seharusnya melakukan penyusunan dan pembaruan Susunan Kerja Perusahaan (STK). Namun, pada kenyataannya susunan tata kerja perusahaan tidak mendapatkan
penyusunan atau pembaruan. Hal ini disebabkan oleh faktor sumber daya manusia (man), yaitu rendahnya motivasi pekerja terhadap urgensi penyusunan tata kerja perusahaan.
3.3 Rumusan Masalah
Bagaimana intervensi untuk meningkatkan kompetensi
“Motivasi Kerja” dalam penyusunan dan pembaruan Sistem Kerja pada Karyawan ?
3.4 Landasan Program
Program yang akan dilakukan ada pelatihan mengenai peningkatan motivasi kerja. Pelatihan sendiri merupakan bagian dari investasi SDM untuk meningkatkan kemampuan, keterampilan, dan kinerja pegawai (Simanjuntak, 2005). Sedangkan Motivasi kerja ialah kekuatan baik dari dalam atau luar diri individu yang dapat mendorong individu untuk mencapai tujuan (Rozzaid, Herlambang, dan Devi, 2015). Program pelatihan motivasi kerja karyawan dilakukan untuk meningkatkan motivasi kerja karyawan dalam melakukan penyusunan dan pembaruan susunan tata kerja perusahaan yang merupakan hal penting bagi perusahaan dan karyawan itu sendiri. Pelatihan motivasi kerja merupakan pelatihan yang dilakukan melalui presentasi interaktif yaitu memaparkan penjelasan mengenai materi motivasi kerja yang sebelumnya sudah disusun dalam bentuk modul.
3.5 Rancangan Program
Bagian ini berisi tentang nama program, bentuk kegiatan, dan rinciannya. Berikut adalah format rincian rancangannya:
1. Nama Program
“Program Pelatihan Motivasi Kerja dalam Penyusunan dan Pembaruan Sistem Tata Kerja"
2. Bentuk Kegiatan
Bentuk kegiatan dari program ini adalah pelatihan melalui
presentasi interaktif yang akan diikuti oleh PIC masing-masing fungsi di PT. Pertamina Trans Kontinental yang didalamnya akan terdapat penyampaian materi dan tanya jawab bersama peserta.
3. Tujuan
Tujuan dari program ini ialah untuk meningkatkan kompetensi motivasi kerja karyawan terutama dalam penyusunan dan pembaruan susunan tata kerja.
4. Peserta
Peserta dari Program Pelatihan Motivasi Kerja Dalam Penyusunan dan Pembaruan Sistem Tata Kerja Pada Karyawan di PT. Pertamina Trans Kontinental ini adalah seluruh PIC masing- masing fungsi di PT. PTK
5. Metode Pelaksanaan
Metode dari program pelatihan ini adalah workshop. Peserta akan mendengarkan penyampaian materi mengenai motivasi kerja.
Namun, tidak hanya mendengarkan penjelasan materi, peserta juga dipersilahkan untuk bertanya dan mengemukakan pendapatnya pada waktu yang telah ditentukan.
a. Materi yang Diberikan 1) Pretest
Peserta diminta untuk mengisi pretest berdasarkan skala motivasi dan pengetahuan akan format STK untuk mengukur seberapa besar motivasi pekerja akan pembuatan STK
2) Definisi Motivasi kerja
Peserta akan mendengarkan pemaparan mengenai apa itu motivasi kerja pada karyawan di suatu perusahaan. Penjelasan definisi motivasi kerja didasarkan dengan teori dari beberapa tokoh.
3) Faktor-Faktor mempengaruhi motivasi kerja
Peserta akan mendengarkan pemaparan mengenai faktor
internal dan eksternal yang dapat mempengaruhi motivasi kerja karyawan.
4) Pentingnya motivasi kerja
Peserta akan mendengarkan pemaparan mengenai pentingnya motivasi kerja untuk dimiliki karyawan di suatu perusahaan.
5) Pengenalan dan cara pembuatan STK
Peserta akan mendengarkan pengenalan mengenai apa itu STK dan seberapa penting STK di perusahaan. Selain itu, peserta akan di ajarkan bagaimana cara menyusun dan membuat STK sesuai dengan format yang benar
6) Case Study
Peserta akan diminta untuk mengerjakan studi kasus secara kelompok dengan soal kasus yang berkaitan dengan materi yang sudah dijelaskan sebelumnya, yaitu motivasi kerja dalam pembuatan STK. setelah melakukan case study pekerja akan berdiskusi bersama terkait
7) Post Test
Peserta diminta untuk mengisi Post-test berdasarkan skala motivasi kerja dan pengetahuan akan format STK.
8) Refleksi diri
Beberapa peserta akan diminta secara sukarela untuk menyampaikan refleksi diri dari materi pelatihan yang sudah disampaikan.
b. Waktu dan Tempat Pelaksanaan - 15 Desember 2024
- Meeting room swissbell hotel c. Tahapan Pelaksanaan
Tabel 1. Tahap Pelaksanaan Kegiatan
Sesi/Hari Rincian Kegiatan
Materi Metode Hasil yang
Diharapkan 08.00 – 08.30 Registrasi Peserta melakukan
registrasi kehadiran dan mendapatkan
materi pelatihan
Registrasi langsung
Peserta siap mengikuti kegiatan
08.30-09.00 Pembukaan Sambutan dan perkenalan fasilitator
Ceramah Singkat
Peserta memahami tujuan pelatihan dan tata
tertib acara 09.00-09.30 Pretest Pretest menggunakan
skala yang diadaptasi menggunak
an variabel motivasi pekerja dan pengetahuan akan
format STK
Test Mengukur tingkat awal motivasi kerja dan
pemahaman STK
09.30-10.0-0 Pemaparan Konsep Motivasi
Kerja
Pengertian motivasi kerja berdasarkan teori
para ahli
Presentasi dan diskusi
Peserta memahami dasar motivasi kerja
10.00-10.15 Coffee Break Istirahat dan menikmati minuman
serta camilan
- Peserta segar dan siap melanjutkan kegiatan
10.15-11.00 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Motivasi Kerja
Faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi motivasi kerja
Presentasi dan tanya jawab
Peserta mengetahui faktor yang memengaruhi motivasi
kerja
11.00-11.45 Pentingnya Motivasi Kerja
Dampak motivasi kerja pada kinerja karyawan
Ceramah interaktif
Peserta memahami pentingnya motivasi
kerja di perusahaan 11.45-12.45 Istirahat dan
Makan Siang
- - Peserta beristirahat
sebelum sesi berikutnya 12.45-13.45 Pengenalan dan
Cara Pembuatan STK
Pengertian, pentingnya, dan format
penyusunan STK
Presentasi dan tanya jawab
Peserta mampu memahami seberapa pentingnya di perusahan
dan mempraktikkan pembuatan STK dengan
format yang benar
13.45-14.45
Case Study
Studi kasus motivasi kerja dalam pembuatan
STK
Kerja kelompok dan
diskusi
Peserta mampu menerapkan materi melalui studi kasus
14.45-15.00 Coffe break Istirahat dan menikmati minuman
serta camilan
- Peserta segar dan siap melanjutkan kegiatan
15.00-15.30 Post Test Skala motivasi kerja dan pengetahuan
format STK
Tes individu Mengukur peningkatan motivasi kerja dan
pemahaman STK 15.30-16.00 Refleksi Diri pengalaman dari
peserta
Diskusi terbuka Peserta menginternalisasi manfaat materi pelatihan 16.00-16.20 Penutupan Penyampaian hasil
pelatihan, pembagian hadiah untuk peserta paling aktif, pemberian suvenir kepada seluruh
peserta, dan ucapan terima kasih
Ceremonial Peserta merasa diapresiasi dan termotivasi untuk menerapkan hasil
pelatihan
d. Metode Evaluasi
Menurut Kirkpatrick, L. Donald (1998), Model Kirkpatrick mengevaluasi training melalui empat level, yaitu: level 1 melihat tingkat kepuasan peserta terhadap pelaksanaan training, level 2 melihat perubahan sikap mental, perbaikan pengetahuan, dan/atau penambahan keterampilan peserta setelah selesai mengikuti program training, level 3 melihat perilaku kerja peserta training setelah mereka kembali ke dalam lingkungan kerjanya, dan level 4 melihat dampak perubahan perilaku kerja peserta training terhadap tingkat produktivitas perusahaan.
Namun, evaluasi dalam laporan ini hanya menggunakan sampai level 2. Level pertama mengevaluasi tingkat kepuasan peserta terhadap pelatihan melalui survei yang mencakup relevansi materi, kualitas penyampaian, dan fasilitas yang digunakan. Level kedua mengukur perubahan sikap mental, peningkatan pengetahuan, dan keterampilan peserta dengan membandingkan hasil pretest dan posttest. Hasil dari kedua level ini menjadi dasar untuk menilai efektivitas pelatihan, mengingat fokus evaluasi hanya pada perubahan langsung yang terjadi selama pelatihan berlangsung.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan
Setelah dilakukan pengambilan data melalui wawancara semi- terstruktur, observasi, dan analisis dokumen, serta dianalisis menggunakan metode analisis kebutuhan OTP (Organization, Task, Person), ditemukan bahwa PT. Pertamina Trans Kontinental memiliki permasalahan terkait rendahnya motivasi kerja karyawan dalam penyusunan dan pembaruan STK.
Permasalahan ini disebabkan oleh kurangnya pemahaman dan kesadaran akan urgensi STK, serta faktor internal seperti minimnya dukungan motivasi dalam pelaksanaannya. Hal ini berdampak pada lambatnya proses pembaruan sistem kerja yang seharusnya mendukung efisiensi operasional perusahaan.
Berdasarkan permasalahan tersebut, disusun intervensi berupa program pelatihan motivasi kerja. Pelatihan ini dirancang dalam bentuk workshop interaktif yang melibatkan penyampaian materi, simulasi penyusunan STK, serta studi kasus yang relevan. Program ini menggunakan pendekatan ceramah, diskusi kelompok, dan roleplay untuk meningkatkan pemahaman peserta mengenai pentingnya STK serta membangun motivasi kerja. Efektivitas pelatihan diukur menggunakan pretest dan posttest dengan skala motivasi kerja, diikuti refleksi diri untuk mendukung penerapan hasil pelatihan secara berkelanjutan.
4.2 Saran
Kegiatan intervensi berupa pelatihan motivasi kerja sebaiknya direalisasikan untuk mengetahui efektivitasnya dalam meningkatkan motivasi karyawan dalam penyusunan dan pembaruan STK. Monitoring terhadap pembaruan STK secara rutin perlu dilakukan setiap bulan untuk memastikan
implementasi berjalan sesuai rencana. Selain itu, evaluasi terhadap realisasi target pembaruan STK harus terus dilaksanakan agar gap yang ada pada periode sebelumnya dapat diatasi dan target perusahaan tercapai di periode selanjutnya.
BAB V PENUTUP
Selama menjalani kegiatan magang di PT Pertamina Trans Kontinental, saya merasakan perkembangan signifikan baik dari segi pengetahuan maupun keterampilan. Kegiatan ini memberi kesempatan bagi saya untuk menerapkan ilmu teoritis yang telah dipelajari di perkuliahan ke dalam praktik nyata di dunia kerja. Berhadapan dengan tugas seperti penyusunan dan pembaruan Sistem Tata Kerja (STK) menuntut saya untuk beradaptasi, berpikir kritis, serta mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim. Tantangan yang saya hadapi, seperti memahami prosedur teknis dan menyelesaikan pekerjaan dengan tenggat waktu, justru menjadi pendorong bagi saya untuk terus belajar dan mengeksplorasi metode kerja yang lebih efektif.
Selain itu, pengalaman ini juga membantu saya dalam mengembangkan soft skills, seperti kemampuan berkomunikasi, manajemen waktu, dan sikap profesional yang bertanggung jawab. Kegiatan magang ini menyadarkan saya bahwa kesiapan kerja tidak hanya ditentukan oleh keterampilan teknis, tetapi juga oleh mentalitas dan semangat belajar yang berkelanjutan. Dengan refleksi ini, saya merasa lebih percaya diri dan siap untuk memasuki dunia profesional, berkontribusi di lingkungan kerja, serta memberikan manfaat yang lebih luas bagi masyarakat. Terima kasih banyak kepada PT Pertamina Trans Kontinental, seluruh mentor, dan pihak terkait yang telah memberikan bimbingan, ilmu, serta pengalaman berharga selama kegiatan magang ini.
LAMPIRAN
NO Variable Items
Motivasi pekerja 1. Saya merasa pekerjaan saya memberikan kepuasan pribadi.
2. Saya memiliki tujuan yang jelas dalam pekerjaan saya, terutama dalam menyusun dokumen kerja seperti STK.
3. Saya merasa bangga jika hasil kerja saya membantu meningkatkan efisiensi perusahaan.
4. Saya termotivasi untuk
menyelesaikan tugas, terutama yang berhubungan dengan pembaruan sistem tata kerja.
5. Saya merasa memiliki tanggung jawab penuh terhadap tugas saya dalam menyusun dokumen kerja yang berkualitas.
6. Saya merasa memiliki tanggung jawab penuh terhadap tugas saya.
7. Saya merasa puas dengan peluang pengembangan karier di perusahaan ini.
Lingkungan Kerja 8. Lingkungan kerja saya mendukung saya untuk menyusun dan memperbarui Sistem Tata Kerja.
9. Atasan saya memberikan arahan dan dukungan yang jelas untuk pekerjaan saya.
10. Saya merasa hubungan dengan rekan kerja meningkatkan semangat kerja saya.
11. Perusahaan memberikan fasilitas yang memadai untuk menunjang pekerjaan saya.
Penghargaan dan Tanggung Jawab
12. Sistem penghargaan di perusahaan ini membuat saya lebih bersemangat bekerja.
13. Saya merasa dihargai oleh perusahaan atas kontribusi yang saya berikan.
14. Saya merasa puas dengan tanggung jawab yang
diberikan kepada saya dalam mengelola dokumen penting
perusahaan seperti dokumen pembuatan Sistem Tata Kerja.
Pengembangan dan Pembelajaran
15. Saya merasa pekerjaan saya dalam menyusun STK berdampak positif pada kelancaran operasional perusahaan.
16. Saya merasa memiliki kesempatan untuk belajar lebih banyak tentang penyusunan dokumen kerja seperti STK.
17. Saya selalu termotivasi untuk menemukan cara baru yang lebih efektif dalam
menyelesaikan tugas penyusunan STK.
18. Saya merasa perusahaan mendorong saya untuk terus meningkatkan kompetensi.
19. Saya termotivasi untuk meningkatkan kompetensi dalam menyusun dan memperbarui dokumen tata kerja.
20. Saya termotivasi untuk mengembangkan
kemampuan saya melalui pelatihan kerja.
1. Kartu Bimbingan
KARTU BIMBINGAN MAGANG MBKM Nama : Ahmad Zaka Abqori
NIM : 210811612586____________________
Tempat Magang : Pertamina Trans Kontinental
Dosen Pembimbing : Gamma Rahmita Ureka Hakim , S.Psi, M.Psi Tema/Judul : __________________________________
No. Tanggal Uraian Kegiatan TTD Dosen
Pembimbing 1 3 Juli 2024 Bimbingan awal untuk fokus orientasi
terhadap kebutuhan magang 5 bulan kedepan
2 13
September 2024
Bimbingan untuk penyusunan perancangan OTP awal
3 22
September 2024
Bimbingan terkait update progress OTP
4 13 Oktober 2024
Bimbingan terkait update progress OTP
5 22 Oktober 2024
Bimbingan terkait update progress OTP dan sistematika pengajuan judul KKN dan skripsi
6 26 Oktober 2024
Bimbingan terkait update progress OTP
7 3 November 2024
Bimbingan terkait update progress final OTP sebelum ke laporan magang 8 27
November 2024
Bimbingan update dari rancangan intervensi dari permasalahan yang didapatkan di OTP
2. Daftar Kehadiran di lokasi magang
3. Logbook Kegiatan
4. Transkrip Wawancara
Pihak Percakapan
Z Selamat pagi, Pak IN.
IN Oh, pagi mas, silakan ada apa?
Z Apa lagi kosong, ya, Pak? Saya ingin wawancara untuk data di laporan magang saya, Pak.
IN Iya mas, bisa, silakan duduk dulu.
Z Baik, Pak.
IN Jadi gimana mas?
Z
Jadi begini, Pak, saya ingin bertanya mengenai permasalahan yang saya temukan selama magang, yaitu terkait rendahnya motivasi karyawan dalam penyusunan dan pembaruan Sistem Tata Kerja (STK). Sebagai PIC di divisi Human Capital, saya ingin mendengar pandangan Bapak mengenai hal ini.
Apakah selama ini pernah menemui kendala terkait motivasi karyawan dalam proses tersebut?
IN
Hmm… iya, mas. Biasanya motivasi mereka memang kurang kalau
menyangkut pembaruan STK. Banyak dari mereka yang menganggap tugas ini kurang penting atau hanya tambahan saja, jadi kadang kurang serius dalam pengerjaannya.
Z Oh, begitu, Pak. Menurut Bapak, apa penyebab utama rendahnya motivasi tersebut?
IN
Ada beberapa hal sih, mas. Pertama, karyawan merasa tugas ini tidak terlalu berdampak langsung pada pekerjaan mereka. Kedua, mereka kurang
memahami urgensi dan manfaat STK bagi kelancaran operasional perusahaan. Terakhir, kadang mereka merasa tugas ini monoton dan memakan waktu, sehingga tidak menarik untuk dikerjakan.
Z Kalau dari sisi manajemen, apakah sudah ada program untuk meningkatkan motivasi mereka, Pak?
IN
Belum ada yang spesifik, mas. Biasanya kami hanya memberikan pengarahan secara umum. Tapi kalau ada pelatihan khusus yang bisa membantu mereka memahami pentingnya STK dan meningkatkan motivasi, itu akan sangat bagus.
Z Oke, Pak. Kalau misalnya diadakan pelatihan motivasi kerja, menurut Bapak, apa yang perlu ditekankan agar program tersebut efektif?
IN
Pertama, mereka harus paham dulu kenapa STK itu penting, baik untuk perusahaan maupun untuk mereka sendiri. Kedua, pelatihannya harus interaktif, jangan hanya ceramah. Misalnya, ada simulasi atau roleplay supaya mereka lebih terlibat. Terakhir, harus ada evaluasi, mas, biar tahu seberapa besar pelatihan ini berhasil.
Z
Betul, Pak. Saya juga ada rencana untuk mengusulkan program pelatihan seperti itu dalam laporan magang ini. Terima kasih atas informasinya, Pak.
Apakah saya bisa meminta data tambahan terkait karyawan yang terlibat dalam pembaruan STK?
IN Oh, bisa, mas. Nanti saya minta tim saya siapkan datanya. Kalau ada kebutuhan data lain, silakan hubungi saya atau tim kami di Human Capital.
Z Baik, Pak. Terima kasih banyak atas waktu dan informasinya.
IN Iya, sama-sama, mas. Semoga laporan magangnya lancar ya.
5. Catatan Observasi
6. Alat Ukur Psikologi (baik yang digunakan dalam proses analisis kebutuhan maupun evaluasi kegiatan)
ANALISA KEBUTUHAN METODE OTP (ORGANIZATION, TASK AND PERSON)
Level Organisasi
Pencapaian Visi, misi, target organisasi Visi, Misi, Target Organisasi
Strategi / Perencanaan / Program Kerja yang disusun dalam Indikator
Target Organisasi
Target Ideal Masing- Masing Strategi/
Program Kerja/ KPI Organisasi
Yang sudah tercapai
Yang belum tercapai
(Gap) Alat Pengumpul Data
Visi
Menjadi perusahaan jasa marine yang terintegrasi dengan skala global pada tahun 2026
Penyusunan RJPP dengan target revenue 2026 sebesar Rp. 10.2 T dan EBITDA Rp. 2.2 T
Tahun 2024:
1. Penambahan Harbour Tug untuk Nusantara Regas, dan crew boat & utility boat untuk kebutuhan PHE
2. Penambahan lokasi kerja BUP
3. Penambahan volume pekerjaan Port Maintenance dan teknik bawah air
1. Penambahan Harbour Tug untuk Nusantara Regas, dan crew boat & utility boat untuk kebutuhan PHE
Terlaksana (Penambahan Unit Kapal untuk Support Kapal LNG Nusantara
Regas)
● Dokumen perusahaan
● Wawancara
2.Penambahan lokasi kerja BUP (Badan Usaha Pelabuhan)
- Penambahan BUP masih dalam progress 75%
3. Penambahan volume
pekerjaan Port Maintenance dan teknik bawah air
- Belum terealisasi MPP untuk ditempatkan port-port dan banyaknya posisi port supervisor vacant di beberapa region port (ex; port Pulau Bangka Region I) sehingga bisa terlaksana di bulan
November dan
Desember Misi
Melaksanakan kegiatan bisnis yang berorientasi pada aspek HSSE (Health, Safety, Security, and Environment), kehandalan operasional dan
mengutamakan kepuasan pelanggan dalam bidang :
Proses Bisnis PTK : 1. Develop Vision, Strategy, Portofolio, and Business Development 2. Marketing &
Commercial Management
1. Merumuskan visi jangka panjang dengan
menyesuaikan visi induk perusahaan dan
mengembangkan layanan maritim,
1. Melakukan Market Study, visi strategis dan roadmap jangka panjang
Roadmap jangka panjang belum bisa terlaksana, terhambat
dalam operasional
● Dokumen perusahaan
● Wawancara
a. Penyediaan jasa penyewaan kapal
b. Penyediaan layanan marine
c. Penyediaan jasa logistik
3. Non-Tanker Shipping Operations
Management 4. Marine Services Management 5. Port & Shipping Engineering Management 6. Shipping Services Management 7. Logistic Services Management
8. Operational Assets Management(meningkat kan integritas asset) 9. Risk, Quality and Business Resilience Management(pembuata n risk register dan conrol risk)
10. HSSE Management
termasuk marine support, offshore support, dan pengelolaan pelabuhan.
2. mengembangkan strategi
pemasaran dengan menganalisis pasar, pelanggan, dan kapabilitas, mengidentifikasi peluang pasar dan menetapkan harga untuk setiap bisnis Perusahaan 3. Melakukan penanambah armada untuk port seperti kapal tunda, kapal support dan layanan yang ada di port
4. Menetapkan harga jual operasi untuk marine services
Mengembangkan inisiatif strategis sustainability SH IML group
-Kurangnya koordinasi dalam pengembangan strategi bisnis SH IML
(Meningktan Mutu HSSE)
11. Human Capital Management (Meningkatkan pemberdayaan SDM ) 12. Information Technology
Management(Penuingkt an keamanan IT) 13. Financial Resources Management
14. Procurement Construction & Assets Management
15. Legal, Compliance &
Internal Audit
16. Internal Stakeholder
& External Relationship
5. Memperluas jasa enggireng di seluruh port Indonesia 6. Memperluas jasa
pendukung pelayaran di seluruh port Indonesia 7. Memperluas jasa
logistic service di seluruh port Indonesia 8. melakukan
pengelolaan risiko dengan
menetapkan kebijakan, framework, dan strategi
manajemen risiko yang terintegrasi 9. Mengelola
Implementasi Kesisteman &
Regulasi HSSE dengan sistematis dan terintegrasi mencakup seluruh proses bisnis
-Melakukan tinjauan dan evaluasi strategi bisnis dan nonbisnis
Terlaksana
10. Menigkatkan pemberdayaan SDM untuk perusahaan 11. Pengembangan IT
akan keamanan, privasi dan perlindungan data 12. mengelola
keuangan melalui penganggaran, optimasi arus kas, efisiensi
pengeluaran, dan pemantauan aset.
13. Melakukan kegiatan
pengadaan barang
& jasa non kapal 14. memastikan
kepatuhan hukum, etika bisnis, dan tata kelola Perusahaan melalui dit internal berbasis risiko untuk menjaga integritas dan efisiensi operasional.
15. Memngembangka n dan membangun hubungan dengan partner usaha seperti AP dan lainya
Analisa Penyebab Permasalahan Visi, Misi, dan Target Organisasi
Permasalahan Analisis Penyebab Penjelasan Simpulan
Penyebab Masalah
Alat Pengumpulan Data
Man Method Material Environment
Penambahan BUP (Badan Usaha Pelabuhan) masih dalam progress 75%
Kurangnya kemampuan dalam manajemen tugas HCO untuk plot interview dan kurangnya kemampuan HC untuk mengadakan training expert pekerja port
Kurangnya pelatihan atau sumber daya untuk meningkatkan kapasitas SDM yang ada
Keterbatasan SDM Expert dalam penambahan Port
Terhambat dalam Operasional (terutama dalam terbatasnya kapasitas SDM expert)
Belum terealisasi MPP untuk ditempatkan port-
Kurangnya kemampuan dalam manajemen waktu
Keterbatasan SDM dalam pemenuhan MPP untuk posisi
Adanya hambatan dalam distribusi SDM (MPP) membuat kurangnya support
Pengaruh Pelatihan terhadap kinerja karyawan kapal di PT X()
Permasalahan Analisis Penyebab Penjelasan Simpulan Penyebab Masalah
Alat Pengumpulan Data
Man Method Material Environment
port sehingga banyaknya posisi port supervisor vacant
HCO untuk plot interview
vacant
Keterbatasan User tidak sebanding dengan pelaksanaan interview
dalam operasional Port
Roadmap jangka panjang belum bisa terlaksana terutama terhambat dalam operasional
Sistem alat pendukung operasional kurang memadai di beberapa Port
Kondisi pelabuhan yang menuntut infrastruktur yang lebih canggih.
Kurangnya peralatan dan fasilitas pelabuhan yang kurang memadai menghambat
operasional Kurangnya
komunikasi dan koordinasi antar SH IML (terutama terkait birokrasi)
Kurangnya koordinasi dalam berkomunikasi
Proses birokrasi yang berbelit dan panjang memperlambat aliran informasi dan keputusan.
Kurangnya platform atau sistem teknologi yang mendukung komunikasi cepat antar SH.
Tidak ada tim atau individu yang ditugaskan secara khusus untuk menjembatani komunikasi antar SH IML.
kurangnya komunikasi dan koordinasi antar SH IML menyebabkan keterlambatan dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan operasional.
PTK tidak memiliki tim development bisnis sehingga workload dibebankan ke Human Capital Support
Kurangnya
pengetahuan officer divisi QM sebagai PIC akan
pembuatan TKO baru
Tidak ada adaptasi TKO dari induk
perusahaan
Kurangnya divisi bisnis development menyebabkan workload pada divisi human capital support
Perusahaan tidak memiliki team bisnis development dan internal perusahaan karena keseluruhan mengacu pada TKO yang dimiliki induk perusahaan
menyebabkan
workload yang double pada divisi HCS.
Pelaksanaan proses kerja organisasi dan kerjasama antar fungsi (kepuasan pelanggan internal) Nama
Divisi/Departemen/Unit Kerja
Divisi/Departemen/Unit Kerja yang Dilayani
Standar Ideal Layanan
Layanan Yang sudah sesuai Standar
Layanan yang Belum Sesuai Standar (Gap)
Fungsi Human Capital &
Business Partner
Seluruh Fungsi yang berada di dalam PTK Group.
1. Pengembangan strategi, kebijakan dan mengelola perencanaan HC
-Mengembangkan strategi Sumber Daya Manusia
-Menyusun dan melaksanakan strategi dan kebijakan tenaga kerja
-Memonitor dan memutakhirkan strategi dan rencana SDM -Menyusun model manajemen kompetensi
-Pedoman menyesuaikan Induk Perusahaan dengan setting PTK sehingga tidak ada pedoman sendiri (kecuali pedoman pemberian
penghargaan murni develop sendiri) -Remunerasi dan Career Path tidak ada pedoman
2. Pengelolaan proses bisnis
-Menyusun dan
memelihara tata-kelola proses bisnis
-Menyusun dan mengelola kerangka-
-Terlalu banyak scope bisnis (29 bisnis) dengan organisasi yang lebih kecil
dibandingkan Induk Perusahaan scope
kerja proses bisnis -Mendefinisikan proses bisnis
-Mengelola kinerja proses bisnis
-Memperbaiki proses bisnis
bisnis kecil dengan organisasi lebih besar
-Tidak optimalnya organisasi dalam menjalankan seluruh bisnis yang ada
3.Pengembangan rancangan organisasi
-Mengidentifikasi struktur organisasi saat ini
-Mengelola
pengembangan desain ulang organisasi -Mengidentifikasi kebutuhan jumlah karyawan
-Jumlah pekerja tdk sebanding dengan workload, user merasa melakukan jobdesk lebih dari kapasitas jabatan (over)
-Mekanisme SSC (Shared Service Center) yang tidak
4. Rekrutmen dan seleksi
-Menyusun dan
mengembangkan proses rekrutmen pekerja -Melaksanakan rekrutmen dan seleksi (PWTT) dan (PWT) -Mengelola pekerja baru/pekerja yang dipekerjakan kembali (PWTT) dan (PWT)
-Mengelola data pelamar pasca proses rekrutmen (PWTT) dan (PWT)
berjalan optimal karena hilangnya fungsi HCS yang berhubungan sehingga workload dibebankan ke fungsi HCBP -PIC tidak dibekali dengan sertifikasi -Pengurangan struktur organisasi mengakibatkan menambah beban workload officer karena beralih fungsi beberapa divisi
-Seringnya
reformasi struktur dilakukan
menyebabkan demotivasi pekerja
-Jumlah jabatan (realisasi MPP) tdk sebanding dgn waktu yang diberikan
-User dari jabatan sama sehingga membutuhkan waktu lebih lama dalam interview karena
keterbatasan user tidak sebanding dengan kandidat serta waktu yg diberikan -Kurangnya
sinkronisasi dengan divisi lain (ex; IT terkait fasilitas device, email) untuk Officer baru yang onboarding.
Sedangkan di induk perusahaan SOP Sinkronisasi tidak sekaku PTK
5.Pengembangan dan pembinaan pekerja
-Mengelola program induction untuk pekerja baru dan mutasi
-Seringkali Intervensi User dalam mutasi mengakibatkan
- Mengelola
pengembangan dan pelatihan pekerja - Mengelola pembinaan
pekerja -Mengelola
pengembangan, pelatihan, dan pembinaan talenta khusus (HiPo) - Mengelola kinerja
pekerja
tidak memenuhi SLA (teknis request mutasi ke ssc tanggal 12-15 H- Sebulan, namun user seringkali meminta request perpindahan bulan/saat itu juga) -Officer request Mutasi karena bosan yang berakibat akan demotivasi pada jabatan saat ini -Jika Officer dgn jabatan yang berkaitan dengan vendor (ex;
Procurement) terlalu lama bisa nyari celah untuk corrupt (solusinya Crew Talent Mobility, dkk) -Tidak ada gap kompetensi antara Officer selaku
pemangku jabatan dengan Pedoman Jobdesk untuk dijadikan pedoman training
-Tidak semua fungsi menyediakan TNA - Target training sudah tercapai tapi Officer yang ditraining itu itu saja
6.Pengelolaan payroll
- Memproses
pembayaran payroll -Memproses pajak
payroll
-Terbatasnya akses data kesehatan pegawai oleh officer sehingga perlu reach out setiap kali
membutuhkan data kesehatan dari Fungsi HSSE -Klaim pembayaran dgn periode 1 bulan masuk melalui email manajer namun tidak rutin diturunkan kepada
officer sehingga officer memproses melalui request user
7.Pengelolaan kedisiplinan pekerja
-Mengelola laporan pelanggaran
kedisiplinan pekerja - Mengelola pemberian
sanksi atas pelanggaran kedisiplinan pekerja
- Kurangnya sosialisasi kepada Officer terkait peraturan dan pedoman yang harus dipatuhi
8. Pengelolaan recognition dan retention
- Menyusun dan mengelola program penghargaan, pengakuan, motivasi - Mengelola dan
memberikan benefit - Mengelola program
retensi
-Keterbatasan waktu komunikasi untuk berdiskusi dalam menentukan benefit dengan atasan karena sibuk
-Benefit yang diberikan menyesuaikan atasan (sebelumnya beasiswa namun karena tidak periode sebelumnya terealisasi
seringkali berubah sesuai keinginan
atasan ex; emas dan barang) -Kurangnya koordinasi antara PIC dengan User yang menyebabkan keterlambatan dalam pemberian penghargaan
9. Pengelolaan penempatan pekerja
- Mengelola proses kenaikan dan penurunan pangkat (promosi dan demosi) -Mengembangkan dan
melaksanakan penempatan pekerja - Melakukan pengkajian
terhadap usulan penugasan
-Kurangnya komunikasi antar SH IML terkait rotasi jabatan sehingga terhambat ketika meminta approval atasan -Seringkali request mutasi dekat dengan tenggat waktu request batas mutasi sebelum tanggal 15 H-Sebulan (bisa molor beberapa hari dengan surat dispen)
10. Pengelolaan pemberhentian pekerja
- Mengelola Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
- Masih proses manual berdasarkan
- Mengelola pensiun -Melakukan
pembayaran benefit pasca PHK
remind pekerja (tidak ada reminder by sistem)
11. Pengelolaan rekrutmen pekerja outsourcing (mandays)
-Mengidentifikasi spesifikasi pekerjaan yang dialihdayakan -Mempersiapkan
kontrak dengan pihak vendor outsourcing - Mengalokasikan
pekerja outsourcing sesuai dengan kebutuhan organisasi -Mengevaluasi aktivitas
pekerja outsourcing - Melaksanakan
administrasi
pengelolaan pekerja outsourcing
-Tidak adanya TKO (Tata Kelola Organisasi) dalam perekrutan outsourcing
12. Pengelolaan informasi pekerja
-Mengelola dan memperkini data pekerja termasuk sistem informasi SDM (HRIS)
-Pekerja bisa update data secara mandiri melalui platform namun seringkali request ke PIC HC untuk
- Mengelola pelaporan terkait data pekerja (HR Dashboard)
- Mengembangkan dan mengelola waktu dan sistem kehadiran -Mengelola data retensi
(loyalitas) dan motivasi pekerja
- Mengelola/mengumpul kan saran dari pekerja dan melaksanakan riset/survei pekerja
update (bisa karena kurang sosialisasi, kurang paham, atau tidak pengen ribet) -Kesusahan dalam berkoordinasi dengan SSC (Shared Service Center) Pertamina dalam prosesnya yang sering lambat serta PIC tidak ada koneksi dengan officer SSC, seringkali user request ulang sebagai reminder -Base data berasal dari Induk
Perusahaan, seringkali ketika update data pintu masuknya tidak dari HC saja namun divisi lain juga sering mencari data manual
-Update data
pekerja yang mutasi sering terhambat karena sistem SSC yang lama
13. Pengelolaan komunikasi pekerja
- Menyusun rencana komunikasi antar pekerja
-Melaksanakan program komunikasi pekerja
-Para pekerja cenderung kurang tertarik dan berminat terhadap program yang dibuat
-Terlambatnya dispo dari Induk Perusahaan ke PTK (proses birokrasi dibutuhkan) sehingga
pelaksanaan proker mepet dengan tanggal proker (user pengurus event biasanya akan merasa kurang bisa maksimal karena mepet).
14. Pengelolaan korespondensi dan pengarsipan perusahaan
- Membuat kebijakan korespondensi dan pengarsipan
-Sering
terlambatnya P Office (webmail Pertamina) seperti
