LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANG / MAGANG
MEKANISME PROSES BARANG MASUK PADA PT YUNIKA TRIJAYA SENTOSA
Oleh:
Putri Arum Pirani NPM: 22.1.03.02182
PROGRAM STUDI DIPLOMA TIGA AKUNTANSI SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA
(STIESIA) SURABAYA 2024
ii
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN/MAGANG Program Studi Diploma Tiga Akuntansi
Oleh:
Putri Arum Pirani NPM : 22.1.03.02182
Dinyatakan Memenuhi Syarat dan Diterima Pada Tanggal
Oleh :
Dosen Pembimbing PKL/Magang Pembimbing Lapangan
Susanti, S.E., M.Si. Miftahul Octaviani
Ketua Program Studi D3 Akuntansi,
Dr. David Efendi, S.E., M.Si., Ak.
iii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur praktikan panjatkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga praktikan dapat menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) tepat pada waktunya.
Laporan ini dibuat berdasarkan hasil dari kegiatan PKL yang dilakukan di PT Yunika Trijaya Sentosa Surabaya. Laporan ini merupakan hasil pertanggungjawaban praktikan selama satu bulan melaksanakan PKL di PT Yunika Trijaya Sentosa Surabaya.
Laporan ini dibuat untuk memenuhi syarat kelulusan mata kuliah Praktik Kerja Lapangan dan untuk mendapatkan gelar Ahli Madya Program Akuntansi Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA) Surabaya. Dalam penyelesaian laporan PKL, praktikan mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu, antara lain kepada :
1. Prof. Dr. Nur Fadjrih Asyik, S.E., M.Si., Ak., CA. selaku Ketua Yayasan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA) Surabaya, yang memberikan fasilitas kepada penulis selama menempuh pendidikan di Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA) Surabaya.
2. Dr. David Efendi, S.E., M.Si., Ak. selaku Ketua Program Studi D3 Akuntansi Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA).
3. Susanti, S.E., M.Si. sebagai dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktunya untuk membimbing dan mengarahkan praktikan dalam membuat Laporan Praktik Kerja Lapangan.
4. Seluruh Dosen, Staf dan karyawan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA) Surabaya yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang telah berkontribusi penuh selama proses perkuliahan.
5. Keluarga besar PT Yunika Trijaya Sentosa atas segala bimbingan dan arahan kepada praktikan selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan.
iv
6. Untuk kedua orang tua yang telah memberikan dukungan moril maupun materil.
7. Teman-teman serta semua pihak yang telah membantu, baik secara langsung maupun tidak langsung yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan dan masih terdapat kekurangan serta kesalahan dari materi ataupun cara penyajiannya. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik dari semua pihak demi kesempurnaan laporan ini. Semoga laporan ini dapat bermanfaat dan berguna bagi para pembaca.
Surabaya, 04 November 2024
Putri Arum Pirani
v DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL LUAR ... i
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI... v
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR LAMPIRAN ... viii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
BAB 2 GAMBARAN UMUM PRAKTIK KERJA LAPANGAN ... 4
BAB 3 PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN ... 12
3.1 Deskripsi Unit Tempat PKL ... 12
3.2 Deskripsi Aktivitas PKL ... 13
3.3 Hasil yang diperoleh ... 23
3.4 Tantangan dan Kendala Selama PKL ... 23
BAB 4 PENUTUP ... 25
4.1 Simpulan ... 25
4.2 Saran ... 25
DAFTAR PUSTAKA ... 27
LAMPIRAN... 28
vi
DAFTAR TABEL
Tabel Halaman
1 Jam Kerja PT Yunika Trijaya Sentosa ... 14 2 Peraturan Seragam kerja PT Yunika Trijaya Sentosa ... 14
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar Halaman
1 PT Yunika Trijaya Sentosa ... 4
2 Struktur Organisasi PT Yunika Trijaya Sentosa ... 6
3 Logo PT Yunika Trijaya Sentosa ... 10
4 Lokasi PT Yunika Trijaya Sentosa ... 10
5 Praktikan melakukan penginputan ... 12
6 Arsip Pembelian Supplier nota PPn ... 15
7 Arsip Surat Jalan Pembelian Supplier ... 15
8 Nota pembelian Exc.PPn ... 16
9 Nota Pembelian Non PPn ... 16
10 Faktur Pajak Pembelian dari Supplier ... 17
11 Input Stok pembelian pada program ... 18
12 Tampilan Bukti Input Stok ... 18
13 Lokasi stok barang pada program ... 19
14 Tanda Terima Arsip pembelian non PPn ... 20
15 Tanda Terima Arsip pembelian PPn CV ... 20
16 Tanda Terima Arsip pembelian PPn PT... 20
17 History pembelian per tanggal ... 21
18 Tampilan Bukti Retur Supplier ... 22
19 Bukti Retur Supplier ... 22
20 Bukti Cetak Retur Supplier ... 23
viii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran Halaman
1 Surat Pengantar PKL/Magang ... 28
2 Kartu kegiatan PKL/Magang ... 29
3 Surat keterangan selesai magang ... 30
4 Kartu Evaluasi Penilaian ... 31
5 Nilai Akhir PKL/Magang ... 32
6 Surat Konsultasi Dosen Pembimbing ... 33
7 Surat Penilaian Magang ... 34
8 Surat Persetujuan PKL/Magang ... 35
9 Foto Lokasi magang dan foto bersama staf ... 36
ix
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang Praktik Kerja Lapangan (PKL)
Persentase pengangguran yang ada di Indonesia saat ini cukup memprihatinkan, semakin banyak Fresh graduate yang susah mencari lapangan kerja. hal ini disebabkan perusahan-perusahaan lebih memilih pegawai yang lebih berpengalaman dibandingkan yang belum pernah memiliki pengalaman kerja.
Permasalahan ini juga disebabkan karena Skill dari SDM di Indonesia kalah bersaing dengan kemampuan negara lain dan menyebabkan SDM indonesia tersisihkan di dunia kerja.
Pengangguran yang semakin tinggi mengisyaratkan bahwa jumlah pencari kerja masih tinggi yang tidak sebanding dengan jumlah lowongan pekerjaan yang dibutuhkan. Banyaknya pencari kerja dengan jumlah lowongan pekerjaan tidak seimbang sehingga mengakibatkan adanya pengangguran.
Dalam meningkatkan skill SDM di Indonesia, sebagai mahasiswa harus selalu update tentang teknologi-teknologi yang telah berkembang pesat ini. Agar saat lulus dapat bersaing dengan SDM dari negara lain dan dapat membantu perkembangan perusahaan atau bisa juga dengan menciptakan lapangan kerja agar bisa mengurangi pengangguran yang ada di Indonesia.
Berdasarkan Undang-Undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Pendidikan Nasional, Permendiknas No. 22, 23, 24 Tahun 2006, maka disusun dan dilaksanakanlah mata kuliah PKL/Magang. PKL/Magang merupakan mata kuliah yang diharapkan mampu mengembangkan kompetensi mahasiswa dalam melaksanakan praktik kependidikan atau non kependidikan agar mahasiswa siap menjadi tenaga professional di bidang keahliannya. Kerja praktik merupakan aspek yang unik dalam pendidikan karena penggabungan antara perencanaan dan tujuan relasi kerja dengan pengalaman pekerjaan.
Dengan adanya Program Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang diadakan di Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Surabaya (STIESIA) sebagai syarat kelulusan ini
2
diharapkan dapat memperbaiki dan meningkatkan skill para lulusannya. Sehingga para lulusan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Surabaya (STIESIA) dapat menjadi pribadi yang siap bersaing di dunia kerja.
Diharapkan setelah melakukan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini para mahasiswa mendapatkan gambaran-gambaran yang ada dalam dunia kerja yang asli, sehingga setelah lulus mahasiswa tidak hanya mendapatkan ilmu teori saja melainkan juga mendapatkan pengalaman magang yang bisa berguna untuk meningkatkan skill dalam suatu organisasi perusahaan.
Dalam pelaksanaan PKL, mahasiswa dituntut untuk lebih berorganisasi, lebih aktif, tanggap terhadap permasalahan serta mampu berkomunikasi yang baik antar karyawan. Kegiatan PKL ini bermanfaat untuk menambah wawasan, keterampilan, etika, disiplin, kemampuan dan tanggung jawab. PKL ini dilaksanakan praktikan di PT Yunika Trijaya Sentosa Surabaya, bagian Departemen Purchasing (pembelian) yang dilaksanakan dalam waktu 1 bulan.
PT Yunika Trijaya Sentosa merupakan distributor penjualan alat teknik yang telah mensupply Toko, Pabrik-pabrik, dan Proyek konstruksi yang ada di Jawa Timur ini, perusahaan yang telah berdiri sejak 1992 ini telah lama memiliki reputasi pada distributor alat teknik penjualannya telah mencakup beberapa kota yang ada di Jawa Timur.
1.2 Maksud dan Tujuan PKL / Magang
Tujuan dari praktik kerja lapangan, sebagai berikut:
1. Menambah khasanah pengetahuan dan keterampilan yang berkaitan dengan bidang Akuntansi, sebelum memasuki dunia kerja.
2. Menerapkan Teori-teori yang telah didapat pada perkuliahan di dunia kerja.
3. Melatih agar menjadi Sumber Daya Manusia yang berkualitas dan berkompeten dalam menghadapi masalah serta siap untuk terjun ke dunia kerja.
4. Mampu mengembangkan serta mencari solusi dari masalah yang dihadapi dalam dunia pekerjaan.
5. Menciptakan koneksi dengan profesional dan calon pemberi kerja.
1.3 Manfaat PKL / Magang 1.3.1 Bagi Mahasiswa
1. Meningkatkan potensi Mahasiswa dengan mengikuti program PKL ini yang diharapkan dapat melatih mahasiswa untuk mendapatkan pengalaman pada dunia kerja.
2. Memiliki kesempatan belajar pada para Profesional yang sudah berpengalaman dan dapat meningkatkan skill.
3. Mendapatkan koneksi dan relasi yang sudah terjalin pada saat magang 4. Menambah wawasan dan pandangan terhadap dunia kerja
5. Mengetahui sistem Akuntansi Pembelian yang diterapkan pada PT Yunika Trijaya Sentosa
1.3.2 Bagi Perusahaan
1. Dapat menyeleksi para karyawan magang dengan kinerja berkualitas yang memiliki potensi tinggi untuk dapat bergabung dengan perusahaan.
2. Memberi kesempatan pada Mahasiswa untuk menyampaikan ide yang lebih segar berdasarkan sudut pandang para Mahasiswa sehingga dapat membantu perusahaan.
3. Mendapatkan bantuan untuk menyelesaikan pekerjaan pada perusahaan.
1.3.3 Bagi Perguruan Tinggi
1. Terjalin hubungan kerjasama yang baik antara Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA Surabaya) dengan PT Yunika Trijaya Sentosa Surabaya.
2. Dapat meningkatkan kualitas lulusannya melalui program magang yang diterapkan.
3. Bisa menjadi referensi bagi Mahasiswa/i lainnya
4 BAB 2
GAMBARAN UMUM PRAKTIK KERJA LAPANGAN
2.1 Gambaran Umum Praktik Kerja Lapangan 2.1.1 Sejarah Perusahaan
Sumber: Yunika Trijaya Sentosa,2023
Gambar 1
PT Yunika Trijaya Sentosa
PT Yunika Trijaya Sentosa adalah Perusahaan yang bergerak pada bidang Distributor alat teknik di Surabaya dan sekitarnya. Perusahaan yang berada pada kota Surabaya ini sudah berdiri selama 32 tahun lebih, didirikan pada tahun 1992.
Perusahaan yang awal nya dari usaha keluarga di pertokoan kecil yang berada pada Jln. Bubutan ini telah berkembang pesat hingga saat ini.
Pada tahun 2023 CV. Yunika sudah beralih menjadi PT. Yunika Trijaya Sentosa hingga saat ini. Perusahaan ini merupakan perusahaan yang diolah oleh keluarga, yang awalnya didirikan oleh sang ayah dan diwariskan kepada sang anak hingga saat ini. Disini menjual berbagai macam merk-merk alat teknik ternama dan lengkap, sehingga menjadi daya tarik sendiri bagi para pelanggan setianya.
Kantor 1 PT Yunika Trijaya Sentosa
Beralamat pada Jalan Penghela No. 24, Alun-alun contong, Kec. Bubutan, Surabaya
Semua proses alur pajak, penjualan berpusat pada kantor 1
Kantor 2 PT Yunika
Beralamat pada Jalan Darmo Permai IX, Surabaya
Semua proses alur keuangan (Pembayaran & Penagihan) berpusat pada kantor 2
Toko Yunika
Beralamat pada Jalan Bubutan No. 142, Surabaya
Toko merupakan tempat untuk customer yang bisa ingin membeli barang secara langsung dan semua produk yang dijual di Yunika dipajang dalam toko tersebut.
Gudang Yunika
Beralamat pada Pertokoan Sulungmas Blok D7 – D8, Surabaya
Gudang merupakan pusat tempat masuk dan keluarnya barang, dan juga bisa untuk tempat pengambilan barang oleh customer.
Penulis berkesempatan melakukan magang yang berlokasi pada Gudang PT.
Yunika Trijaya Sentosa, karena semua alur dan sistem bagian Purchasing berpusat pada gudang tersebut. Juga gudang merupakan tempat penyimpanan barang dan semua barang yang masuk dari supplier berada pada gudang ini. Tujuan dari penempatan bagian purchasing di gudang ini agar lebih mudah untuk melihat fisik barang yang masuk secara langsung.
PT Yunika Trijaya Sentosa yang sebagai Distributor alat-alat teknik yang menyediakan kebutuhan pada Pabrik, Proyek, maupun sebagai supplier toko peralatan. PT Yunika Trijaya Sentosa ini telah melayani tidak hanya untuk customer
6
Surabaya saja tetapi sudah hampir melayani dari berbagai kota yang ada di Jawa Timur. Berikut merupakan struktur organisasi pada PT Yunika Trijaya Sentosa:
Sumber: Yunika Trijaya Sentosa,2024
Gambar 2
Struktur Organisasi PT Yunika Trijaya Sentosa
Tugas dan tanggung jawab masing-masing divisi dalam PT Yunika Trijaya Sentosa yang sebagai berikut:
1. Direktur Utama
a. Mengatur strategi dalam memastikan perusahaan mencapai tujuan dan visi misi nya.
b. Mengkoordinasi strategi pada setiap pimpinan divisi perusahaan untuk diarahkan ke semua bagian divisi perusahaan.
c. Memberi perintah dan arahan kepada seluruh pegawai.
d. Menunjuk seseorang untuk memimpin divisi tertentu dan mengawasi kinerjanya.
e. Memastikan perusahaan mencapai visi dan misi yang sudah ditetapkan.
f. Membangun dan menjaga hubungan dengan mitra bisnis, user, pemasok, dan pihak-pihak lainnya.
g. Memberikan solusi saat perusahaan menghadapi masa kritis.
2. Manager Penjualan
a. Membuat strategi pemasaran untuk meningkatkan penjualan produk.
b. Memimpin tim penjualan agar tetap sesuai dengan tujuan perusahaan.
c. Memastikan penjualan perusahaan tetap tinggi.
d. Menyelesaikan masalah-masalah yang berkaitan dengan bagian penjualan.
e. Memantau dan melaporkan perkembangan tim penjualan kepada atasan.
f. Bertanggung jawab pada setiap keputusan yang ada pada tim penjualan.
g. Menjaga dan membangun relasi yang baik dengan user dan customer.
3. Manager Operasional
a. Menyusun Strategi dan rencana operasional yang sesuai dengan tujuan perusahaan.
b. Memastikan alokasi sumber daya termasuk manusia, material, dan alat yang mumpuni.
c. Membuat laporan operasional pada setiap periode tertentu untuk diberikan kepada direktur.
d. Bertanggung jawab dan memastikan alur jalannya perusahaan sesuai dengan SOP yang berlaku.
4. Manager Pembelian
a. Memantau dan memastikan stok barang selalu tersedia untuk dijual.
b. Bertanggung jawab pada harga perolehan barang untuk sebagai harga dasar penjualan.
c. Membangun dan menjalin hubungan baik dengan supplier atau pemasok.
d. Bernegosiasi kepada pemasok untuk mendapatkan harga, kualitas barang dan cara pembayaran terbaik.
e. Mengelola anggaran pembelian agar tetap sesuai dengan anggaran yang dianggarkan.
f. Menyusun laporan pembelian secara berkala.
g. Memastikan semua alur pembelian sesuai dengan SOP perusahaan.
8
5. Manager Keuangan
a. Menyusun rencana anggara keuangan perusahaan pada setiap periode tertentu.
b. Mengontrol pengeluaran dan pemasukan perusahaan agar sesuai dengan anggaran perusahaan.
c. Memantau pemasukan dan pengeluaran perusahaan.
d. Mengawasi pembayaran hutang dan piutang perusahaan.
e. Menyusun laporan keuangan bulanan, triwulan dan tahunan sesuai dengan SOP perusahaan.
f. Mengatasi krisis-krisis yang dapat mempengaruhi kondisi keuangan perusahaan.
6. Manager HRD
a. Membuat perencanaan strategi SDM yang sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
b. Mengawasi aktivitas pegawai meliputi absensi, cuti, dan gaji.
c. Mengidentifikasi tenaga kerja baru berdasarkan kebutuhan perusahaan.
d. Memastikan dan membuat peraturan untuk lingkungan kerja yang lebih kondusif.
e. Menangani konflik yang terjadi di lingkungan kerja.
f. Memastikan kebijakan dan hak pegawai sesuai dengan hukum ketenagakerjaan yang berlaku.
7. Kepala Gudang
a. Merencanakan, mengorganisir, dan mengawasi proses penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman barang di gudang.
b. Mengawasi stok barang untuk memastikan ketersediaan yang mencukupi.
c. Memastikan kelancaran dalam distribusi barang ke berbagai departemen atau pelanggan sesuai dengan permintaan.
d. Mengawasi kegiatan inventarisasi dan melakukan pemantauan terhadap pergerakan barang secara berkala.
e. Memimpin tim gudang dengan memberikan panduan, melatih, dan memantau kinerja para staf.
f. Mengidentifikasi kekurangan atau masalah dalam sistem dan proses gudang, serta memberikan rekomendasi untuk peningkatan efisiensi.
g. Mematuhi peraturan keselamatan dan keamanan kerja yang berlaku di gudang.
8. Kepala Pajak
a. Menghitung pajak yang harus dibayar perusahaan, baik itu Pajak Penghasilan (PPh), Pajak Pertambahan Nilai (PPN), maupun jenis pajak lainnya.
b. Membuat dan menyusun laporan pajak secara bulanan, triwulanan, atau tahunan sesuai ketentuan yang berlaku.
c. Mengurus Surat Pemberitahuan Pajak (SPT) Tahunan perusahaan dan memastikan dokumen terkait perpajakan sudah disiapkan dengan lengkap.
d. Memastikan kepatuhan pajak perusahaan dan mengidentifikasi serta meminimalkan risiko terkait.
e. Berkomunikasi dengan otoritas pajak (DJP) untuk memastikan menyelesaikan berbagai urusan, seperti klarifikasi data atau menghadiri pemeriksaan pajak.
f. Mengawasi dan memastikan pajak perusahaan berjalan normal g. Memberi pengarahan dan perintah kepada staf pajak perusahaan
9. Kepala Desain
a. Bertanggung jawab untuk membuat konten-konten terkait dengan pemasaran produk perusahaan.
b. Mendokumentasi acara-acara yang diadakan perusahaan
c. Bertanggung jawab untuk membuat pamflet pengumuman perusahaan untuk semua karyawan
d. Bertanggung jawab untuk desain seragam, lanyard, dan semua yang berhubungan dengan visual perusahaan
10
2.1.2 Logo Perusahaan
Sumber: Yunika Trijaya Sentosa,2024 Gambar 3
Logo PT Yunika Trijaya Sentosa
2.1.3 Lokasi Perusahaan
Alamat: Pertokoan Sulungmas Blok D7-D8, Krembangan, Surabaya, Jawa Timur.
Sumber: Google Maps
Gambar 4
Lokasi PT Yunika Trijaya Sentosa
2.1.4 Visi dan Misi
Visi PT Yunika Trijaya Sentosa
Memiliki visi yaitu “Menjadi perusahaan yang menyediakan kebutuhan alat-alat teknik no 1 di Indonesia”
Misi PT Yunika Trijaya Sentosa
1. Memenuhi semua kebutuhan pelanggan - pelanggan kita dalam bidang alat teknik
2. Menyediakan kebutuhan alat - alat teknik yang berkualitas dan harga terjangkau.
3. Memberikan pelayanan yang cepat dan memuaskan.
12 BAB 3
PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
3.1 Deskripsi Unit Tempat PKL
PT Yunika Trijaya Sentosa merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang distributor alat teknik yang berdiri sejak tahun 1993. Perusahaan ini yang berawal dari bisnis keluarga di ruko kecil dan sampai pada saat ini telah berkembang pesat hingga menjadi sekarang ini, berdomisili di pusat kota Surabaya dan dapat melayani pelanggan di Surabaya, Sidoarjo, Gresik dan sekitarnya.
Pada pelaksanaan praktik magang kali ini penulis berkesempatan melakukan Praktik kerja lapangan pada PT Yunika Trijaya Sentosa ini selama 1 bulan dan berada pada bagian Divisi Pembelian. Divisi Pembelian pada PT Yunika Trijaya Sentosa ini lebih tepatnya berada pada gudang yang ada pada Pertokoan Sulung Mas, Surabaya.
Pada divisi pembelian ini berfungsi sebagai pondasi awal barang yang akan dijual masuk atau lebih tepatnya untuk memastikan stok perusahaan tercukupi.
Selain itu, pada divisi ini pengecekan barang masuk dari supplier, pengecekan harga pokok pembelian barang, dan lain-lainnya. Barang masuk yang ada harus melalui tahap pengecekan kualitas, quantity, dan harga sebelum barang tersebut didistribusikan kepada para customer.
Gambar 5
Praktikan melakukan penginputan
Divisi Pembelian bertanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan user dan memastikan stok yang akan di input pada program sesuai dengan pesanan pada para supplier. juga selain itu harga perolehan barang yang didapat harus dipantau agar tidak menyebabkan rugi pada bagian penjualan nanti. Divisi Pembelian ini juga bertanggung jawab atas retur supplier barang-barang pembelian yang tidak sesuai dengan yang dipesan.
Dalam divisi pembelian ini saya ditugaskan sebagai admin input stok barang masuk, berikut merupakan alur job desk dari admin input stok pada PT Yunika Trijaya Sentosa:
1. Menerima bukti pembelian barang masuk dari tim penerimaan barang dan memastikan bukti pembelian (Invoice, Surat jalan pengiriman, dan faktur pajak) sesuai dengan ketentuan perusahaan.
2. Melakukan input data sesuai dengan dokumen pembelian yang sudah diterima tadi pada program perusahaan, dan memastikan tidak ada kesalahan input pada program.
3. Mencetak bukti pembelian yang telah di input pada program perusahaan.
4. Mengarsip dokumen-dokumen pembelian yang telah diproses.
5. Membuat retur pembelian jika ada barang pembelian yang tidak sesuai dengan pesanan.
6. Memastikan data barang yang ada di program sesuai dengan fisik barang yang ada.
3.2 Deskripsi Aktivitas PKL
Hari kerja pada PT Yunika Trijaya Sentosa terhitung dari hari Senin sampai Sabtu. Dengan jam kerja pada hari Senin sampai Jumat dari pukul 08.00 WIB hingga pukul 16.30 WIB dan pada hari Sabtu dari pukul 08.00 WIB hingga pukul 14.30 WIB. Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan ini selama satu bulan dari tanggal 12 Agustus 2024 hingga dengan 12 September 2024.
14
Tabel 1
Jam Kerja PT Yunika Trijaya Sentosa
No. Hari Jam Kerja
1. Senin – Jumat 08.00 – 16.30
2. Sabtu 08.00 – 14.30
3. Minggu & tanggal merah Libur Sumber: PT Yunika Trijaya Sentosa, 2023
Tabel 2
Peraturan Seragam kerja PT Yunika Trijaya Sentosa
No. Hari Seragam
1. Senin – Kamis Seragam Yunika, celana panjang, bersepatu 2. Jumat Batik, celana panjang, bersepatu
3. Sabtu Bebas berkerah, celana panjang, bersepatu Sumber: PT Yunika Trijaya Sentosa, 2023
Berikut yang ada di bawah ini merupakan aktivitas kerja yang dilakukan oleh penulis selama kegiatan Praktik Kerja Lapangan yang berlangsung di PT Yunika Trijaya Sentosa yang berada di gudangnya dengan alamat Pertokoan Sulung Mas Blok D7-D8, Krembangan, Surabaya. Dengan kegiatan utama yang penulis lakukan sebagai berikut :
1. Menerima bukti arsip pembelian
Admin input stok menerima bukti pembelian dari tim penerimaan barang di masing-masing gudang, Admin harus memastikan bahwa dokumen pembelian yang diterima telah sesuai dengan ketentuan yang ada di perusahaan. yang dimaksud sebagai berikut:
- Nota/invoice yang terima harus dengan jelas berisi nama barang, nama supplier, qty barang, harga barang dan nama customer yang benar.
- Surat jalan yang terlampir harus sesuai dengan fisik barang yang telah diterima dan harus dengan tanda terima dari tim penerimaan barang.
Sumber: PT Yunika Trijaya Sentosa
Gambar 6
Arsip Pembelian Supplier nota PPn
Sumber: PT Yunika Trijaya Sentosa
Gambar 7
Arsip Surat Jalan Pembelian Supplier
16
Sumber : PT Yunika Trijaya Sentosa
Gambar 8
Nota pembelian Exc.PPn
Sumber : PT Yunika Trijaya Sentosa
Gambar 9
Nota Pembelian Non PPn
Sumber : PT Yunika Trijaya Sentosa
Gambar 10
Faktur Pajak Pembelian dari Supplier
2. Melakukan input data pembelian
Setelah menerima dokumen-dokumen bukti barang masuk, Admin harus melakukan input data pada program perusahaan. Data-data yang diperlukan untuk input stok pada program perusahaan adalah:
- Nama Supplier
- Jenis nota/invoice ( Include PPn, Exclude PPn, dan Non PPn ) - Jenis barang ( nama barang, Qty satuan, dan merk )
- Harga ( harga per barang dan total nota/invoice )
Semua proses Akuntansi termasuk juga Input stok pada PT Yunika Trijaya Sentosa menggunakan program, Program akuntansi ini dibuat oleh Smilesoft Studio dan untuk maintance dari program ini sudah tersedia 1 programmer untuk mengatasi jika ada masalah pada program saat proses akuntansi perusahaan sedang berjalan. Untuk bisa mengakses programnya harus
18
mempunyai ID untuk bisa masuk pada program, dan setiap orang memiliki ID program yang berbeda.
Sumber: Program PT Yunika Trijaya Sentosa Gambar 11
Input Stok pembelian pada program
Sumber: Program PT Yunika Trijaya Sentosa Gambar 12
Tampilan Bukti Input Stok
Sumber: Program PT Yunika Trijaya Sentosa Gambar 13
Lokasi stok barang pada program
3. Mengarsip dokumen pembelian
Admin Pembelian juga bertanggung jawab untuk mengarsipkan nota-nota pembelian yang telah ia input dalam periode per tanggal, dengan cara sebagai berikut:
- mencetak bukti input stok yang ada pada program lalu dilampirkan sesuai dengan bukti nota nya.
- mengelompokkan nota-nota yang telah terlampir dengan bukti cetak nya dikelompokkan berdasarkan jenis notanya ( PPn dan Non PPN).
- setelah dikelompokan menurut jenis notanya, menyerahkan arsip per tanggal tersebut kepada masing-masing bagian (untuk arsip nota PPn diserahkan langsung kepada bagian pajak, dan untuk arsip nota Non PPn diserahkan langsung kepada bagian pelunasan)
20
Sumber : PT Yunika Trijaya Sentosa
Gambar 14
Tanda Terima Arsip pembelian non PPn
Sumber : PT Yunika Trijaya Sentosa
Gambar 15
Tanda Terima Arsip pembelian PPn CV
Sumber : PT Yunika Trijaya Sentosa
Gambar 16
Tanda Terima Arsip pembelian PPn PT
Sumber : PT Yunika Trijaya Sentosa
Gambar 17
History pembelian per tanggal
4. Retur Pembelian kepada Supplier
Admin Input stok barang masuk juga bertugas untuk membuat retur pembelian kepada supplier jika barang yang diterima tidak sesuai dengan apa yang telah dipesan perusahaan. Admin input stok pembelian hanya bertanggung jawab untuk membuat dokumen retur dan memantau pengembalian barang tersebut sampai kembali pada supplier.
22
Sumber: Program PT Yunika Trijaya Sentosa Gambar 18
Tampilan Bukti Retur Supplier
Sumber: PT Yunika Trijaya Sentosa
Gambar 19 Bukti Retur Supplier
Sumber: PT Yunika Trijaya Sentosa
Gambar 20
Bukti Cetak Retur Supplier
3.3 Hasil yang diperoleh
Setelah melakukan Praktik Kerja Lapangan / Magang pada PT Yunika Trijaya Sentosa, Penulis memperoleh hasil dan manfaat sebagai berikut:
1. Penulis menjadi paham dengan mekanisme alur dari penerimaan barang hingga memasukkannya ke dalam stok program perusahaan.
2. Mengasah kemampuan dan ketelitian penulis dalam memeriksa dokumen yang telah diterima agar sesuai dengan ketentuan yang ada, dan dapat mengetahui kesalahan-kesalahan yang ada agar dapat menjadi pelajaran pada dunia kerja nantinya.
3. Meningkatkan kemampuan penulis dalam bekerjasama dan berkomunikasi pada tim dan juga untuk menambah relasi.
Untuk memperoleh keseluruhan hasil tersebut pastinya dengan bantuan seluruh pihak dan mendukung penulis untuk selalu belajar lagi, dan berguna bagi penulis pada dunia kerja nanti.
3.4 Tantangan dan Kendala Selama PKL
Sebagai orang yang belum mempunyai pengalaman bekerja yang banyak,
24
tentu saja penulis menghadapi beberapa kesulitan dalam Praktik Kerja Lapangan ini. Berikut merupakan tantangan dan kendala yang dihadapi penulis saat melakukan Praktik Kerja Lapangan:
1. Penulis belum terbiasa dengan menggunakan program akuntansi yang digunakan perusahaan.
2. Penulis belum familiar dengan nama barang masuk dan yang nama barang yang digunakan pada program perusahaan. Jadi memungkinkan terjadinya kesalahan input nama barang masuk yang tidak sesuai dengan fisik barang yang diterima.
3. Terdapat resiko kehilangan arsip nota saat melakukan arsip dokumen pembelian.
Namun dengan kendala dan tantangan yang ada tersebut dapat melatih penulis untuk mengasah kemampuannya yang dapat berguna pada dunia kerja nanti.
25 BAB 4 PENUTUP
4.1 Simpulan
Melalui pelaksaan program Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini, penulis merasakan bahwa program ini sangat bagus untuk menekan angka pengangguran yang ada di Indonesia. Sebagai bentuk pelatihan bagi Mahasiswa sebelum memasuki dunia kerja saat setelah lulus nanti, dan dapat menjadi nilai tambah mahasiswa saat melamar pekerjaan nantinya.
Penulis juga dapat mempraktekkan teori-teori yang telah didapatkan penulis selama kelas perkuliahan pada saat melakukan Praktik Kerja Lapangan ini sangat berguna dan dapat mendapatkan gambaran langsung pada saat melakukan job desk yang diberikan. Pengalaman yang telah didapatkan tersebut bisa menjadi bahan pertimbangan bagi HRD nanti saat melamar pekerjaan yang lebih Profesional, Berikut merupakan simpulan dari Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang telah penulis lakukan:
1. Penulis melakukan Input Stok barang masuk pada program 2. Penulis melakukan seluruh alur proses pembelian barang 3. Penulis membuat retur pembelian
4. Penulis mengarsipkan dokumen pembelian dengan periode per tanggal dan diserahkan kepada divisi lainnya
5. Tantangan dan Kendala penulis adalah tidak familiar dengan program dan nama barang yang ada pada perusahaan.
4.2 Saran
Dengan selesainya laporan magang yang dibuat penulis ini, penulis ingin memberikan saran-saran yang diharapkan dapat menunjang kemajuan kinerja bagi semua pihak yang bersangkutan. Berikut merupakan saran yang bisa penulis berikan kepada PT Yunika Trijaya Sentosa.
1. Perlu melakukan pelatihan untuk para karyawan baru untuk memahami program perusahaan.
26
2. Memperluas tempat penyimpanan barang yang ada pada gudang, agar saat pencarian barang lebih mudah dan tertata.
3. Memisahkan tempat untuk proses barang masuk dan keluar.
DAFTAR PUSTAKA
Musfiroh, T dan E. Lailatuz, Z. Januari 2020. From website:
https://repository.stiedewantara.ac.id/1693/1/LAPORAN%20MAGANG%
20CV%20VENUS%20JAYA%20%20ABADI.pdf
28
LAMPIRAN Lampiran 1 : Surat Pengantar PKL/Magang
Lampiran 2 : Kartu kegiatan PKL/Magang
30
Lampiran 3 : Surat keterangan selesai magang
Lampiran 4 : Kartu Evaluasi Penilaian
32
Lampiran 5 : Nilai Akhir PKL/Magang
Lampiran 6 : Surat Konsultasi Dosen Pembimbing
34
Lampiran 7 : Surat Penilaian Magang
Lampiran 8 : Surat Persetujuan PKL/Magang
36
Lampiran 9 : Foto Lokasi magang dan foto bersama staf
