LAPORAN KELOMPOK
PRAKTIK KERJA LAPANGAN KEARSIPAN DI STASIUN TVRI SUMATERA BARAT
Oleh
Ratna Hafitzah 22026066 Vanessa Alfiani Putri 22026078 Rahmat Fauzan 22026061
PROGRAM STUDI INFORMASI, PERPUSTAKAAN, DAN KEARSIPAN SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS NEGERI PADANG
2025
i
ii
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan Rahmat dan karunia-Nya sehingga penyusun dapat menyelesaikan laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini dengan lancar dan tepat waktu. Laporan ini disusun berdasarkan apa yang telah penyusun jalankan selama Praktik Kerja Lapangan (PKL). Selama melaksanakan kegiatan PKL di LPP TVRI Sumatera Barat, penyusun mendapatkan banyak pengalaman dan pengetahuan baru terkait dengan kerja nyata di bidang kearsipan, baik dalam bidang teori maupun praktik. Kegiatan PKL ini memberikan kesempatan kepada penyusun untuk memahami lebih mendalam mengenai mengembangkan keterampilan dan penerapan ilmu kerasipan di bidang kerja sesungguhnya.
Penyusun menyadari bahwa laporan ini tidak akan tersusun tanpa dukungan, bimbingan, dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penyusun ingin menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Dr. Yudi Antomi, M.Si, selaku Direktur Sekolah Vokasi Universitas Negeri Padang
2. Malta Nelisa, S.Sos., M.Hum, selaku Kepala Prodi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan
3. Dr. Ardoni, M.Si., selaku Dosen Pembimbing Praktik Kerja Lapangan 4. Bapak TB. Mohammad Yusuf Hidayat, Sos., MM, selaku Kepala Stasiun
TVRI Sumatera Barat yang telah memberikan izin serta kesempatan terhadap penyusun untuk mempelajari banyak hal dalam kegiatan Praktik Kerja Lapangan
5. Bapak Basuki Widodo, SE., M.Si, yang telah memabantu, membimbing, dan memberikan arahan kepada penyusun selama melaksanakan Praktik kerja Lapangan
6. Ibu Virona Endila, S.AP selaku Arsiparis ahli pertama mentor PKL yang telah membimbing dan memberikan arahan kepada penyusun selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan
iii
7. Kakak Yona, Kakak Resti, Kakak Imel, dan Kakak Kanaya teman-teman sepeerjuangan serta semua pihak yang telah mendukung dan bekerja sama dalam membantu pelaksanaan PKL.
Penyusun menyadari bahwa laporin ini jauh dari sempurna. Oleh karena itum penyusun terbuka terhadap kritik dan saran yang membangun guna penyempurnaan laporan ini di masa mendatang. Semoga laporan PKL ini dapat memberikan manfaat untuk semua pihak yang membacanya, terutama bagi teman-teman yang akan melaksanakan PKL di masa mendatang.
Padang, 1 Januari 2025
Penyusun
iv
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ...i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ...iv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang PKL ... 1
B. Tujuan PKL ... 2
C. Manfaat PKL ... 3
BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI ... 5
A. Visi dan Misi Stasiun TVRI Sumatera barat ... 5
B. Gambaran Umum Instansi ... 6
C. Sejarah ... 6
D. Lokasi Instansi ... 7
E. Struktur Organisasi ... 7
F. Bidang Kegiatan / Bagian ... 7
BAB III PELAKSANAAN PKL ... 9
A. Sistem PKL di TVRI Sumatera Barat ... 9
B. Kegiatan PKL di Setiap Bagian di Instansi ... 9
C. Tantangan Selama Praktik Kerja Lapangan ... 13
BAB IV PENUTUP ... 15
A. Kesimpulan ... 15
B. Saran ... 15
DAFTAR PUSTAKA ... 17
v
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Struktur Organisasi ... 7
Gambar 2.1 Pemeriksaan arsip ... 10
Gambar 2.2 Proses penyortiran arsip ... 10
Gambar 2.3 Arsip yang sudah dikelompokkan ... 11
Gambar 2.4 Penginputan Arsip kedalam Excel ... 11
Gambar 2.5 Alih Media Arsip ... 12
Gambar 2.6 Arsip aktif yang disimpan dalam filling cabinet ... 12
Gambar 2.7 Arsip yang sudah diikat ... 13
Gambar 2.8 Boks yang diberi label ... 13
1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang PKL
Proses belajar pada perkuliahan tidak hanya dicapai dengan pembelajaran teoritis. PKL memiliki peran penting yang sangat dibutuhkan bagi mahasiswa. Hal ini karena kegiatan PKL dapat mempersiapkan mahasiswa agar siap menghadapi dunia kerja dan menjadi profesional dalam bidang keahliannya masing-masing. PKL adalah salah satu kegiatan wajib yang mengajarkan mahasiswa cara mengaplikasikan ilmu yang telah mereka pelajari di bangku kuliah, khususnya di bidang kearsipan, untuk mengatasi berbagai permasalahan yang terjadi di dunia nyata. Bidang kearsipan mencakup berbagai aspek seperti manajemen arsip, pemeliharaan arsip, serta penerapan teknologi informasi untuk pengelolaan arsip.
Kegiatan PKL ini juga membantu mahasiswa mencari solusi atas berbagai permasalahan yang dihadapi lembaga atau perusahaan terkait pengelolaan dan pemeliharaan arsip. PKL dapat mengembangkan beberapa soft skills dan wawasan mahasiswa tentang dunia kerja, khususnya keterampilan yang tidak diperoleh dalam pembelajaran formal di kelas, seperti keterampilan komunikasi, adaptasi di lingkungan baru, serta kemampuan berpikir kritis dalam situasi praktis.
Kegiatan PKL didukung oleh berbagai pihak, baik dari sektor pemerintah maupun swasta. Salah satu instansi yang menyediakan program PKL kearsipan adalah Stasiun TVRI Sumatera barat. Dalam kegiatan ini, mahasiswa dapat mempelajari secara langsung praktik pengelolaan arsip, mulai dari tahap pengarsipan, pengelolaan dokumen elektronik, hingga penyusunan sistem informasi arsip yang efisien.
Dalam era digital saat ini, keterampilan di bidang kearsipan menjadi sangat penting. Penggunaan teknologi dalam pengelolaan arsip, seperti
2
digitalisasi dokumen dan sistem manajemen arsip elektronik, memungkinkan arsip dapat diakses lebih mudah dan efisien. Selain itu, pengelolaan arsip yang baik membantu lembaga menjaga informasi penting, mendukung pengambilan keputusan, serta memastikan bahwa dokumen dan data yang relevan tetap tersedia untuk kebutuhan di masa depan. Mahasiswa yang PKL di bidang kearsipan akan mempelajari bagaimana mengelola arsip sesuai dengan standar yang berlaku, serta memahami pentingnya pengelolaan arsip dalam menjaga integritas informasi dan mematuhi regulasi yang ada.
Dengan demikian, kegiatan PKL ini memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang telah mereka pelajari selama kuliah dalam konteks profesional. Dengan PKL di lembaga Stasiun TVRI Sumatera barat atau Lembaga yang memiliki divisi kearsipan, mahasiswa dapat mengasah kemampuan dalam pengelolaan arsip, menerapkan teknologi informasi, dan memahami dinamika kerja di bidang kearsipan. Selain itu, PKL ini juga memungkinkan mahasiswa untuk belajar langsung dari para profesional di bidang kearsipan, memperoleh pengalaman praktis, dan membangun jaringan yang berguna untuk karier mahasiswa di masa depan. Pengalaman ini juga membantu mahasiswa memahami tantangan dan peluang dalam dunia kearsipan, mempersiapkan mahasiswa untuk berkontribusi secara efektif setelah lulus.
B. Tujuan PKL
1. Menerapkan ilmu teori ke praktik seperti menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang telah dipelajari selama perkuliahan, khususnya di bidang kearsipan, dalam situasi nyata di lingkungan profesional.
2. Meningkatkan keterampilan pengelolaan Arsip dan memperoleh pengalaman praktis dalam pengelolaan arsip di Stasiun TVRI Sumatera Barat, meliputi digitalisasi dokumen, pemeliharaan arsip, dan penerapan sistem manajemen arsip elektronik.
3
3. Mahasiswa dapat memahami penggunaan teknologi dalam kearsipan serta belajar memanfaatkan teknologi informasi untuk mempermudah dan mempercepat pengelolaan arsip, termasuk pemrosesan arsip elektronik dan sistem informasi arsip yang efisien.
4. Mahasiswa dapat mengembangkan Soft Skills dan meningkatkan keterampilan komunikasi, adaptasi di lingkungan kerja baru, serta kemampuan berpikir kritis dalam menyelesaikan masalah yang terkait dengan pengelolaan arsip.
5. Mahasiswa dapat membangun Jaringan Profesional serta memperluas koneksi dengan para profesional di bidang kearsipan serta mempelajari praktik terbaik yang dapat diterapkan dalam karier ke depannya.
6. Mahasiswa dapat menghadapi Tantangan Dunia Kerja memahami dinamika dan tantangan yang ada di dunia kerja, khususnya di bidang kearsipan, serta mempersiapkan diri untuk berkontribusi secara efektif setelah lulus kuliah.
7. Mahasiswa dapat meningkatkan Profesionalisme untuk mempersiapkan diri menjadi arsiparis yang profesional, siap beradaptasi dengan perubahan di dunia kearsipan, dan mampu memenuhi kebutuhan pengelolaan arsip sesuai dengan standar dan regulasi yang berlaku
C. Manfaat PKL
1. Mahasiswa mendapatkan pengalaman praktis yang berharga, memungkinkan mahasiswa dapat memahami alur kerja di dunia nyata.
2. Mahasiswa dapat meningkatkan keterampilan teknis dan non-teknis yang diperlukan dalam pengelolaan arsip.
3. Mahasiswa dapat mempelajari cara menggunakan teknologi terkini dalam kearsipan, yang penting untuk efisiensi dan efektivitas kerja.
4. Meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam komunikasi dan kolaborasi dengan rekan kerja, yang penting untuk lingkungan kerja.
4
5. Kesempatan untuk berinteraksi dengan profesional di bidang kearsipan, membuka peluang kerja dan mentoring.
6. Meningkatkan kesadaran tentang etika profesional dan regulasi yang berlaku dalam pengelolaan arsip.
7. Mempersiakan karier mahasiswa untuk lebih siap memasuki dunia kerja, dengan pemahaman yang lebih baik tentang tantangan dan harapan di industri kearsipan.
8. Mahasiswa dapat menerima umpan balik dari mentor atau pembimbing PKL, yang dapat membantu mahasiswa dalam pengembangan diri dan peningkatan keterampilan.
5
BAB II
GAMBARAN UMUM INSTANSI
A. Visi dan Misi Stasiun TVRI Sumatera barat Visi;
Terwujudnya TVRI Sumatera barat sebagai media utama penggerak pemersatu bangsa
Misi:
1. Menyelenggarakan siaran yang menghibur, mendidik,informatif secara netral, berimbang, sehat dan beretika untuk membangun budaya bangsa dan mengembangkan persamaan dalam beragama.
2. Menyelenggarakan layanan siaran multiplatform yang berkualitas dan berdaya saing.
3. Menyelenggarakan tata kelola lembaga yang modern, transparan dan akuntabel.
4. Menyelenggarakan pengembangan usaha yang sejalan dengan tugas pelayanan publik.
5. Menyelenggarakan pengelolaan sumberdaya proaktif dan andal guna meningkatkan pelayanan dan kesejahteraan pegawai.
6
B. Gambaran Umum Instansi
TVRI Sumatera Barat merupakan stasiun televisi daerah yang didirikan oleh Televisi Republik Indonesia untuk wilayah Sumatera Barat dan sekitarnya. TVRI Stasiun Sumatera Barat ini memiliki peran penting dalam menyajikan informasi, hiburan dan edukasi kepada masyarakat Sumatera Barat dan sekitarnya. TVRI Stasiun Sumatera Barat memiliki komitmen untuk menyajikan informasi yang akurat, objektif dan berimbang dengan sebagian besar program mereka berfokus pada pada isu-isu lokal seperti budaya, pariwisata dan pembangunan daerah yang ada di Sumatera Barat.
TVRI Stasiun Sumatera Barat ini tidak hanya menyajikan hiburan, tetapi juga berperat penting dalam mencerdaskan kehidupan bangsa dan memperkuat identitas lokal.
C. Sejarah
TVRI Sumatera Barat bermula dari beberapa stasiun transmisi yang kemudian disatukan. Stasiun transmisi tersebut meliputi Transmisi Padang, Bukit Gompong dan Pandai Sikek. Kemudian pada tahun 1982 berdiri Stasiun Produksi Keliling (SPK). Stasiun produk keliling ini hanya membuat paket paket siaran yang nantinya akan dikirim ke stasiun pusat Jakarta untuk disiarkan. Paket tersebut merupakan paket berita, paket hiburan dan paket wisata. TVRI Stasiun Sumatera Barat diresmikan sebagai stasiun penyiaran pada 19 April 1997, yang diresmikan oleh menteri penerangan. Peresmian ini menandai dimulainya era baru bagi TVRI Sumatera Barat dengan siaran reguler selama 4 jam setiap harinya. Seiring berjalannya waktu, TVRI Sumatera Barat terus mengalami perkembangan.
pada tanggal 1 Januari 2005, status stasiun ini ditingkatkan dari kelas C menjadi kelas B. Kenaikan status ini menunjukkan semakin pentingnya peran TVRI Sumatera Barat dalam memenuhi kebutuhan informasi dan hiburan masyarakat Sumatera Barat. Sejak berdirinya hingga saat ini, TVRI Sumatera Barat telah mnegalami banyak perubahan kepemimpinan. Selama kurun waktu tahun 1982 hingga sekarang, stasiun ini telah dipimpin oleh 16 orang kepala stasiun.
7
D. Lokasi Instansi
TVRI Stasiun Sumatera Barat berada di Jl. By Pass No. 8 KM 16, Koto Panjang Ikua Koto, Kec. Koto Tangah, Kota Padang, Sumatera Barat 25586, Indonesia.
E. Struktur Organisasi
Gambar 1.1 Struktur Organisasi
F. Bidang Kegiatan / Bagian
Bidang Kegiatan Arsip di TVRI Stasiun Sumatera Barat secara umum mencakup pengelolaan seluruh dokumen dan informasi yang dihasilkan oleh stasiun ini. kegiatan tersebut bertujuan untuk menjaga kelengkapan, ketersediaan dan keamanan arsip serta memfasilitasi akses informasi bagi pihak yang berkepentingan. Bidang arsip TVRI Stasiun Sumatera Barat ini memiliki kegiatan diantaranya :
1. Mengumpulkan jenis dokumen baik fisik maupun digital yang dihasilkan dari kegiatan operasional TVRI Stasiun Sumatera Barat, dokumen yang dikumpulkan mencakup naskah program, rekaman siaran, laporan keuangan, surat menyurat, data pegawai dan berbagai dokumen lainnya yang dihasilkan oleh kegiatan operasional
8
2. Mengklasifikasikan arsip ke dalam kategori yang sesuai sehingga memudahkan pencarian dan pengelolaan
3. Menyimpan arsip dalam tempat yang aman, terkendali suhu dan kelembabannya serta terhindar dari gangguan fisik dan kimia.
9
BAB III
PELAKSANAAN PKL
A. Sistem PKL di TVRI Sumatera Barat
Dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di TVRI Sumatera Barat yang berlokasi di Jl. Bypass, Padang memberikan kesempatan untuk bekerja selama 3,5 (tiga setengah) bulan terhitung tanggal 1 Juli – 18 Oktober 2024. Pada hari pertama praktikan diberi pembekalan oleh Bu Anita Mawaddah mengenai aturan selama PK.
Kegiatan PKL di TVRI Sumbar memiliki aturan bagi mahasiswa magang disana. Pertama mahasiswa magang harus datang di kantor pukul 7.30 pagi dan pulangnya jam 16.00 sore, kecuali hari jum’at pulang pukul 16.30.
Setiap paginya mengambil absen dengan menggunakan finger print.
Mahasiwa/I magang juga mengikuti aturan berpakaian pegawai kantor.
Praktik Kerja Lapangan (PKL) ditempatkan di bagian Tata Usaha (unit kearsipan) dan bagian Umum (SDM). Unit Kearsipan melakukan pekerjaan yang sifatnya membantu kegiatan operasioan Bagian Pengolahan Arsip. Jenis pekerjaan yang dilakukan diantaranya berkaitan dengan penyortiran, penciptaan daftar isi berkas arsip aktif dan inaktif, pemeliharaan dan perawatan, serta penyimpanan dengan system tertentu agar memudahkan penemuan surat kembali Sedangkan di Bagian Umum melaksanakan pekerjaan menegelola segaila hal yang berkaitan dengan pegawai.
B. Kegiatan PKL di Setiap Bagian di Instansi
Di dalam pelakasanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di bagian Unit Kearsipan kegiatan pengolahan arsip adalah sebagai berikut:
1. Pemeriksaan Arsip
10
Gambar 2.1 Pemeriksaan arsip
Langkah awal dalam pemberkasan arsip adalah melakukan pemeriksaan arsip. Kegiatan pemeriksaan ini meliputi pemeriksaan kelengkapan isi berkas arsip (nomor disposisi, kode klasifikasi, dll), kondisi fisik, dan keterkaitan arsip satu dengan yang lainnya. Kegiatan ini dilakukan untuk meminimalisasi adanya arsip ganda maupun salah dalam pemberian kode klasifikasinya yang mengakibatkan sulit proses penggunaan dan penemuan kembali. Setelah dilakukan pemeriksaan, berkas yang tidak lengkap atau kode klasifikasinya salah dipisahkah atau digabungkan dengan berkas yang sudah ada tersimpan.
2. Penyortian Arsip
Gambar 2.2 Proses penyortiran arsip
Kegiatan penyortiran arsip ini memilah dan menyortir arsip sesuai dengan kode klasifikasinya dan dikelompokkan sesuai dengan unit kerja di instansi tersebut. Kegiatan ini dilakukan pada arsip-arsip dalam jumlah yang banyak setelah unit kearsipan menerima arsip dari unit kerja Sekretariat dan setiap bulannya disusun sesuai urutan nomor disposisi dan dikelompokkan sesuai kode klasifikasinya.
11
3. Pengelompokan Arsip
Gambar 2.3 Arsip yang sudah dikelompokkan
Pengelompokan arsip dilakukan setelah melakukan penyortiran arsip.
Bagian unit kearsipan di TVRI Sumbar pengelompokan arsip dilakukan berdasarkan kesamaan kode klasfikasi dan kesamaan kegiatan.
4. Penginputan Arsip Kedalam Daftar Arsip
Gambar 2.4 Penginputan Arsip kedalam Excel
Pada kegiatan ini penginputan dilakukan dalam bentuk excel dengan format yang sudah di sediakan. Penginputan dilakukan setiap bulannya sesuai dengan format:
• Urutan nomor disposisi,
• Nomor berkas,
• Kode pelaksana,
• Kode klasifikasi,
• Keterangan, berisikan nomor surat, tanggal, dari, dan perihal surat
• Tahun
• Jumlah
12
• Lokasi no. filling cabinet
• No. laci
• Klasfikasi keamanan dan akses (terbuka, terbatas, rahasia)
• Keterangan, biasanya diisi dengan link alih media arsipnya
5. Alih Media Arsip dalam Bentuk Digital
Gambar 2.5 Alih Media Arsip
Hal pertama yang dilakukan dalam kegiatan alih media arsip ini adalah dengan melakukan scan arsip lalu diberi nama pada file tersebut sesuai dengan nomor disposisi dan isi ringkasan berkas arsip. Setelah itu disimpan ke dalam Google Drive.
6. Penataan dan Penyimpanan Arsip ke dalam Filling Cabinet dan Boks
Gambar 2.6 Arsip aktif yang disimpan dalam filling cabinet
Arsip yang disimpan didalam filling cabinet adalah arsip aktif.
Kegiatan ini dilakukan setelah proses penyortiran dan pengelompokan arsip.
Arsip yang memiliki kode klasfikasi yang sama di tempatkan dalam folder
13
sesuai urutan nomor disposisi, kode kalsifikasi, kegiatan, dan bulan. Setelah itu di simpan ke dalam laci Filling Cabinet.
Gambar 2.7 Arsip yang sudah diikat Gambar 2.8 Boks yang diberi label
Arsip inaktif disimpan didalam boks. Sebelum dimasukkan kedalam boks, arsip tersebut di seleksi sesuai dengan kesamaan kegiatannya dan kode klasifikasinya. Lalu arsip di ikat menggunakan tali padi agar arsip didalam box tetap kokoh. Kemudian boks arsip tersebut diberi label sesuai dengan kegiatan dan unit kerjanya. Setelah itu baru disimpan ke rak arsip.
C. Tantangan Selama Praktik Kerja Lapangan
Selama paraktik kerja lapangan (PKL) praktikan berupaya untuk menyelesaikan setiap tugas yang diberikan dengan sebaik mungkin dan tepat waktu. Namun, dalam melakasanaakan praktik, tidak semua tugas dapat diselesaikan secara optimal. Kami menghadapi beberapa tantangan dalam menyelesaikan tugas-tugas tersebut, di antaranya:
1. Kesulitan Memilah Arsip Yang Masih Manual
kesulitan yang kami hadapi dalam memilah arsip secara manual adalah jumlah arsip yang sangat banyak. Setiap bulannya subunit kearsipan menerima arsip disposis dari sekretariat untuk dipiliah dan disimpan dalam jumlah yang banyak. Sehingga kami membutuhkan waktu dan ketelitian yang ekstra untuk memilahnya satu per satu.
2. Kurangnya Standar Pengelompokan dan Penataan
14
Dalam kegiatan pengelompokan kami sering kali mengalami kebingungan dalam mengelompokan arsip karena tidak konsistennya dalam pemberian kode klasifikasi pada surat masuk dan surat keluar. Jika arsip tersebut berasal dari unit kerja lain bisa saja kode klasifikasinya berbeda sehingga cara pengelompokannya berbeda juga. Hal ini menambah kesulitan bagi kami yang masih belajar.
3. Penaganan Arsip yang Tidak Terstruktur
Menangani arsip yang acak, tidak memiliki nomor disposisi atau kode klasifikasi yang salah memakan waktu. Dengan adanya tantangan tersebut membuat kami harus teliti dalam melakukan proses pengolahan arsip.
4. Keterbatasan Perangkat Komputer/Laptop
Sub Unit Kearsipan hanya memiliki dua perangkat laptop, tetapi hanya satu yang berfungsi dengan baik. Dengan keterbatasan perangkat computer/laptop yang dimiliki membuat kami lamban dalam proses pengerjaan input daftar berkas arsip ke dalam excel.
15
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dilakukan di Stasiun TVRI Sumatera Barat dimulai dari tanggal 1 Juli s.d 18 Oktober 2024.
Sebagai mahasiswa Informassi Perpustakaan dan Kearsipan PKL ini menjadi saranan implementasi dalam meningkatkan pengetahuan dan keterampilan klhusunya dalam bidang kearsipan. Dalam pelaksanaan PKL mahasiswa ditempatkan di Sub Unit Kearsipan dan Unit Kerja Umum (SDM). Tugas yang diberikan kepada kami hanya pekerjaan yang sifatnya membantu kegiatan kearsipan meilputi pemeriksaan, penyortiran, pengelompokan dan pennataan arsip, penginputan data asrip, alih media arsip digital, dan penyimopanan arsip ke dalam filling cabinet dan boks.
Selama proses PKL tersebut, kami menhadapi beberapa tantangan diantaranya kesulitan dalam memilaj arsip secara manual dalam jumlah besar, kurangnya standar pengelompokan yang konsisten, penanganan arsip yang acak atau tidak terstruktur, serta keterbatasan perangkat computer yang menghambat pekerjaan.
Namun, adanya pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) bisa menjadi bagian dari proses pembelajaran yang membantu kami memahami bagaimana kerja nyata di lapangan, serta memningkatkan kemampuan dalam mengelola arsip secara profesional
B. Saran
Berdasarkan hasil selama melaksanakan kegiatan PKL selama 3,5 bulan di Stasiun TVRI Sumatera Barat, sebagai mahasiswa yang melaksanaan pengolahan arsip di Sub Unit Kearsipan untuk dapat memberikan saran- saran sebagai berikut:
1. Penggunaan Sistem Pengelolaan Arsip yang Lebih Modern
16
TVRI Sumatera Barat dapat mempertimbangkan untuk mengadopsi sistem pengelolaan arsip berbasis teknologi yang lebih efisien, seperti sistem manajemen dokumen elektronik (DMS) yang bisa mengurangi proses manual.
2. Peningkatan Standarisasi Pengkodean Arsip
Perlu adanya standar yang konsisten dalam klasifikasi dan pengkodean arsip, terutama untuk surat masuk dan keluar dari berbagai unit kerja. Ini akan memudahkan proses pengelompokan arsip di masa depan.
3. Penambahan Fasilitas Perangkat Kerja
Mengingat keterbatasan perangkat komputer yang ada, menambah jumlah laptop atau perangkat kerja lain yang memadai akan sangat membantu mempercepat proses input data dan alih media arsip.
4. Peningkatan Pelatihan bagi Pegawai dan Mahasiswa Magang Dengan pelatihan lebih lanjut terkait sistem pengelolaan arsip yang lebih modern, baik pegawai maupun mahasiswa magang dapat bekerja lebih efisien dan akurat dalam mengelola arsip.
17
DAFTAR PUSTAKA
TVRI Sumatera Barat. (2024). Profil TVRI Stasiun Sumatera Barat. Retrieved from tvrisumbar: https://www.tvrisumbar.co.id/profil/organisasi Diakses pada 29 Oktober 2024
