laporan praktek kerja lapangan

(1)

PROPOSAL PENELITIAN

PENINGKATAN PENGETAHUAN DAN KETERAMPILAN DALAM PENGELOLAAN ADMINISTRASI DAN DUKUNGAN WAREHOUSE DI DEPARTEMEN AFTERMARKET PT. WEIR

MINERALS INDONESIA MELALUI PROGRAM MAGANG

Diajukan Oleh :

Sendi Stevani Putri 2302010070040

OFFICE ADMINISTRATION AUTOMATIZATION LP3I COLLEGE BALIKPAPAN

2025

(2)

LEMBAR PENGESAHAN

(3)

KATA PENGANTAR

(4)

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN...i

KATA PENGANTAR...ii

DAFTAR ISI...iii

DAFTAR GAMBAR... ix

BAB I PENDAHULUAN...1

1.1 Latar Belakang...1

1.2 Rumusan Kerja Praktek...2

1.3 Batasan Kerja Praktek...3

1.4 Tujuan Kerja Praktek...3

1.5 Manfaat Kerja Praktek...3

BAB II TINJAUAN UMUM TEMPAT PRAKTEK KERJA LAPANGAN...6

2.1 Gambaran Umum Perusahaan...6

2.2 Identitas Pemarkasa...7

2.3 Struktur Organisasi Perusahaan...8

2.3.1 Bagan Struktur Organisasi PT Weir Minerals Indonesia...8

2.3.2 Wewenang dan Tanggung Jawab...8

2.4 Kegiatan Utama PT Weir Minerals Indonesia...10

BAB III PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN...13

3.1 Pelaksanaan Kegiatan Praktek Kerja Lapangan...13

3.2 Hasil Pengamatan di Tempat Praktek Lapangan...15

3.2.1 Pengertian Gudang...15

3.2.2 Jenis Gudang...16

3.2.3 Fungsi Gudang...17

3.3 Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Barang Gudang PT Weir Minerals Indonesia... 18

3.3.1 Prosedur Penerimaan Barang...19

3.3.2 Sistem Penyimpanan Barang...21

3.3.3 Prosedur Pengeluaran Barang...21

3.3.4 Sistem Pendukung...22

(5)

3.3.6 Prosedur Khusus... 22

3.4 Kendala dan Cara Mengatasi Kendala...22

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN...26

4.1 Kesimpulan...26

4.2 Saran...26

DAFTAR PUSTAKA...28

DAFTAR LAMPIRAN...29

(6)

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Logo Perusahaan ...6 Gambar 2 Struktur Organisasi Weir ...8

(7)

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Di era sekarang ini, pelaksanaan hak dan kewajiban warga negaa terhadap negara belum sesuai dengan UUD 1945. Dalam kehidupan sehari-hari masih banyak penyelewangan – penyelewangan dalam pelaksaan hak dan keajiban warga negara terhadap negara. Suatu negara pasti memiliki hak dan kewajiban bagi warga negaranya. Begitu pula dengan warga negara, memiliki hak dan kewajiban terhadap nagaranya. Sebagai warga negarayang baik, kita wajib melaksanakan hak dan kewajiban dengan tertib susai dengan ketentuan yang berlaku.

Hak dan kewajiban merupakan suatu hal yang terikat satu sama lain, sehingga dalam praktik harus dijalankan dengan seimbang. Hak merupakan segala sesuatu yang pantas dan mutlak untuk didapatkan oleh individu sebagai anggota warga negara sejak masih berada dalam kandungan, sedangkan kewajiban merupakan suatu keharusan/kewajiban bagi individu dalam melaksanakan peran sebagai anggota warga negara guna mendapat pengakuan akan hak yang sesuai dengan pelaksanaan kewajiban tersebut. Jika hak dan kewajiban tidak berjalan secara seimbang dalam praktik kehidupan, maka akan terjadi suatu permasalahan yang akan menimbulkan gejolak masyarakat dalam pelaksanaan kehidupan individu baik dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, maupun bernegara.

Hak dan kewajiban warga negara dalam kehidupan kenegaraan maupun hak dan kewajiban seseorang dalam kehidupan pribadinya, secara historis tidak pernah dirumuskan secara sempurna, karena organisasi negara tidak bersifat statis. Artinya organisasi negara itu mengalami perkembangan sejalan dengan perkembangan manusia. Kedua konsep hak dan kewajiban warga negara/manusia berjalan seiring.

Hak dan kewajiban asasi merupakan konsekwensi logis dari pada hak dan kewajiban kenegaraan juga manusia tidak dapat mengembangkan hak asasinya tanpa hidup dalam organisasi Negara..

Pada era Revolusi Industri 4.0 ini, segala upaya telah ditempuh dalam rangka mewujudkan suatu masyarakat yang adil dan makmur. Agar proses dalam

(8)

pembangunan pada era ini berjalan dengan baik, perlu dukungan dari seluruh lapisan masyarakat dan seluruh aparatur Pemerintah. Salah satunya yaitu dengan melindungi kepentingan individu dan negara melalui proteksi hak dan kewajiban warga negara agar dapat terlaksana.

Pendidikan kewarganegaraan atau civic educationadalah suatu ilmu pengetahuan yang bersifat multi-disiplin karena di dalamnya terdapat berbagai cabang ilmu yang mendukung pendidikan kewarganegaraan seperti ilmu politik, demokrasi, karakter dan moral. Dan pendidikan kewarganegaraan sendiri pada dasarnya memiliki tujuan tertentu yaitu untuk mencerdaskan kehidupan bangsa.

Seperti yang dikatakan oleh Sunarso dkk (2006) bahwa Pendidikan kewarganegaraan (civic education) merupakan salah satu bidang kajian yang mengemban misi nasional untuk mencerdaskan kehidupan bangsa Indonesia melalui koridor (value-based education).

1.2 Rumusan Kerja Praktek

Berdasarkan latar belakang tersebut, maka rumusan masalah dalam kerja praktek ini adalah:

1. Kompetensi teknis dan non-teknis apa saja yang diperlukan untuk mendukung operasional administrasi gudang di Departemen Aftermarket?

2. Bagaimana mekanisme pengelolaan dokumen pengiriman (Delivery Note dan surat jalan) dilaksanakan untuk menjamin akurasi dan ketertelusuran?

3. Bagaimana kegiatan PKL dapat memberikan pengalaman praktis dalam pengelolaan administrasi gudang yang bermanfaat bagi pengembangan profesional mahasiswa?

4. Dalam hal apa sistem administrasi yang baik dapat berkontribusi pada peningkatan produktivitas dan efisiensi operasional gudang?

1.3 Batasan Kerja Praktek

Agar Praktek Kerja Lapangan ini terarah, terfokus, dan tidak meluas, praktikan membatasi bidang kerja yang dilakukan. Pekerjaan kali ini yaitu proses

(9)

1. Pengelolaan data barang, data transaksi dan laporan dari sistem manajemen gudang.

1.4 Tujuan Kerja Praktek

Kuliah Kerja Magang dilaksanakan untuk memperoleh manfaat bagi semua pihak. Kuliah Kerja Magang bermanfaat bagi mahasiswa, bagi Lembaga, perguruan tinggi dan bagi instansi yang bersangkutan. Adapun tujuan yang ingin dicapai adalah:

1. Menambah pengetahuan mahasiswa tentang sistem distribusi Gudang di PT.

Weir Minerals Indonesia yang berkaitan dengan materi yang kami pelajari di perguruan tinggi.

2. Melatih keberanian fisik mahasiswa dalam kegiatan magang di PT. Weir Minerals Indonesia.

3. Membantu menyelkesaikan pekerjaan sesuai dengan penempatan yang telah ditentukan serta tanya jawab mengenai masalah – masalah di PT. Weir Minerals Indonesia.

4. Sebagai jembatan Kerjasama antara PT. Weir Minerals Indonesia dengan universitas dalam hal Kuliah Kerja Magang dan rekrutmen karyawan.

1.5 Manfaat Kerja Praktek

Manfaat dari pelaksanaan Kuliah Kerja Magang diantaranya adalah sebagai berikut:

a) Bagi Mahasiswa

1. Mahasiswa dapat mengimplementasikan apa yang dipelajari di kampus dengan kondisi di lapangan.

2. Mahasiswa dapat mengujia kemampuannya sesuai yang dipelajari di kampus dengan cara berkomunikasi dan melayani dengan baik.

3. Mahasiswa dapat mengetahui hal – hal yang harus dipersiapkan untuk menghadapi dunia kerja dimasa yang akan datang.

4. Mengasah pola pikir mahasiswa agar lebih maju dalam menghadapi dunia kerja.

(10)

b) Bagi Universitas

1. Sebagai bahan evaluasi atas laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang dilakukan oleh mahasiswa untuk perbaikan dimasa yang akan datang.

2. Sebagai sarana mengenalkan instansi Pendidikan jurusan kepada PT. Weir Minerals Indonesia apabila membutuhkan lulusan atau tenaga kerja yang dihasilkan oleh Fakultas Informatika sebagai media untuk menjalin hubungan kerja dengan PT. Weir Minerals Indonesia yang dijadikan sebagai tempat Praktek Kerja Lapangan (PKL).

3. Sebagai ukuran sejauh mana mahasiswa mengimplementasikan materi di lapangan secara langsung.

c) Bagi PT Weir Minerals Indonesia

1. Memperoleh bantuan tenaga dan fikiran dari mahasiswa dalam menjalankan kegiatan operasional dan program kerja kantor PT Weir Minerals Indonesia sesuai dengan yang diperoleh mahasiswa dibangku perkuliahan.

2. Merupakan sarana untuk mengenali mahasiswa, khususnya mahasiswa jurusan XXX dalam hal penyerapan dan penerapan ilmu sesuai dengan program studi yang dipilih.

3. Sebagai sarana untuk memberikan penilaian atau kriteria kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan yang dibutuhkan.

4. Sebagai salah satu sarana penghubung antara pihak instansi/perusahaan dengan Fakultas XXX.

(11)

BAB II

TINJAUAN UMUM TEMPAT PRAKTEK KERJA LAPANGAN 2.1 Latar Belakang Masyarakat Indonesia Sebelum Kemerdekaan

Gambar 1 Logo Perusahaan

PT Weir Minerals Indonesia adalah perusahaan yang bergerak dalam dibidang Fabrikasi mesin pompa air baik penyedia spare part dan perawatan pompa air di proyek mineral & batu bara, Kegiatan utama PT. Weir Minerals adalah pembuatan peralatan khusus dan delivery melalui solusi rekayasa secara langsung, yaitu pada segmen mineral, segmen power industrial serta segmen minyak dan gas.

PT Weir Minerals Indonesia merupakan anak perusahaan dari Weir Group PLC, sebuah korporasi multinasional asal Inggris yang beroperasi di bidang penyediaan solusi teknologi dan peralatan untuk industri pertambangan, mineral, serta pengolahan material. Sebagai bagian dari jaringan global Weir Minerals, perusahaan ini berfokus pada penyediaan produk-produk khusus seperti pompa slurry, hidrosiklon, sistem pengolahan mineral, dan solusi pengelolaan tailing yang banyak digunakan di berbagai operasi pertambangan di Indonesia. Berkantor pusat di Jakarta, PT Weir Minerals Indonesia melayani industri ekstraktif nasional, termasuk sektor pertambangan nikel, tembaga, emas, dan batu bara, dengan menawarkan portofolio lengkap mulai dari peralatan hingga layanan purna jual.

Perusahaan ini dikenal dengan pendekatan engineering-nya yang inovatif dan komitmennya dalam menerapkan praktik-praktik berkelanjutan di industri pertambangan. Dengan dukungan tim ahli dan fasilitas lokal, PT Weir Minerals Indonesia memainkan peran strategis dalam mendukung operasional tambang

(12)

melalui solusi yang meningkatkan efisiensi, mengurangi downtime, dan meminimalkan dampak lingkungan.

Berikut penjelasan 3 segmen tersebut yaitu : A. Segmen Mineral

Kegiatannya adalah merancang dan membuat pompa, hydrocyclones, valve dan peralatan lainnya dengan sasaran penjualan utama kepasar pertambangan, desulfurisasi gas buang, dan pasir minyak.

B. Segmen Power and Industrial

Kegiatannya adalah merancang, memproduksi dan menyediakan dukungan aftermarket untuk peralatan rotating dan flow control pada sektor pembangkit listrik global dan industri.

C. Segmen Minyak dan Gas

Kegiatannya adalah membuat pompa dan perlengkapan tambahannya serta menyediakan dukungan aftermarket untuk pasar minyak dan gas dihulu dan hilir.

2.2 Identitas Pemarkasa

Nama Perusahaan : PT. WEIR MINERALS INDONESIA Jenis Badan Hukum : Perseroan Terbatas

Alamat Perusahaan : Jl. Mulawarman No. 20 RT. 20 Kelurahan Manggar, Kota Balikpapan

No. Telepon : (0542) 770860, 746096

No. Fax : (0542) 746009

(13)

Status Permodalan : PMA (Penanaman Modal Asing) Bidang Usaha : Kantor dan Workshop

Penanggung Jawab Kegiatan : Darin Kary Lusk (Presiden Direktur) Rekomendasi

UKL – UPL : 660/101/BLH/UKL-UPL/2016

SK Izin Lingkungan : 660/102/BLH/UKL-UPL/2016 2.3 Struktur Organisasi Perusahaan

2.3.1 Bagan Struktur Organisasi PT Weir Minerals Indonesia

Gambar 2

Struktur Organisasi Weir 2.3.2 Wewenang dan Tanggung Jawab

Tujuan diadakannya pembagian wewenang adalah untuk mempermudah melakukan tugas dan tanggung jawabnya masing masing bagian dan dijalankan sesuai dengan bidangnya. Adapun pembagian wewenang dalam perusahaan PT.

Weir Minerals Indonesia adalah sebagai berikut :

(14)

1. Managing Director - North & South Asia

a. Memimpin strategi bisnis regional dan menyetujui anggaran perusahaan

b. Mengambil keputusan eksekutif untuk ekspansi bisnis dan kemitraan strategis

c. Memastikan pencapaian target kinerja dan kepatuhan regulasi di semua negara operasi

d. Bertanggung jawab atas corporate governance dan hubungan dengan pemegang saham

2. Head of Operations

a. Mengawasi seluruh operasional harian termasuk produksi, logistik, dan maintenance

b. Menyetujui perubahan proses kerja dan alokasi sumber daya operasional

c. Memastikan efisiensi produksi, compliance K3, dan pencapaian target operasional

3. Head – Aftermarket

a. Mengembangkan strategi layanan purna jual dan menyetujui penawaran harga

b. Mengkoordinasikan tim technical support dan field service technicians

c. Memastikan retensi pelanggan melalui layanan berkualitas dan responsif

4. Warehouse Supervisor

5. Head of HR

(15)

6. Accounting Manager

7. Procurement Supervisor

8. SHE Supervisor

a. Menghentikan operasi berisiko tinggi dan menetapkan protokol darurat

b. Melakukan inspeksi K3 rutin dan investigasi insiden

c. Memastikan kepatuhan terhadap standar ISO 45001 dan regulasi keselamatan

9. Aftermarket Sales Supervisor

a. Menetapkan harga dan diskon untuk penjualan suku cadang

b. Mengelola pipeline penjualan dan hubungan dengan pelanggan existing

c. Mencapai target revenue aftermarket dan kepuasan pelanggan 2.4 Kegiatan Utama PT Weir Minerals Indonesia

(16)

PT Weir Minerals Indonesia merupakan perusahaan terkemuka yang menyediakan solusi teknologi dan peralatan canggih untuk industri pertambangan, minyak, dan gas. Sebagai bagian dari Weir Group yang berbasis di Inggris, perusahaan ini menghadirkan portofolio lengkap produk dan layanan, termasuk pompa slurry, hidrosiklon, sistem pengolahan mineral, dan solusi pengelolaan tailing. Produk-produk ini dirancang untuk mendukung operasi pertambangan mineral seperti nikel, tembaga, emas, dan batu bara, dengan fokus pada efisiensi, ketahanan peralatan, dan keberlanjutan lingkungan. Selain itu, perusahaan juga menyediakan sparepart khusus, pompa air, dan ponton yang digunakan dalam proyek-proyek besar di sektor ekstraktif.

Selain menyediakan produk berkualitas tinggi, PT Weir Minerals Indonesia menawarkan layanan purna jual yang komprehensif, meliputi pemeliharaan rutin, penggantian suku cadang, perbaikan peralatan, dan technical support. Divisi Aftermarket perusahaan memainkan peran krusial dalam memastikan minimalisasi downtime operasional bagi pelanggan, didukung oleh tim ahli yang siap memberikan respons cepat terhadap kebutuhan teknis. Perusahaan juga mengembangkan solusi digital dan predictive maintenance untuk membantu klien mengoptimalkan kinerja peralatan dan mengurangi biaya operasional.

Dalam menjalankan operasinya, PT Weir Minerals Indonesia mengadopsi si stem manajemen terintegrasi yang mencakup rantai pasok, logistik, produksi, dan layanan purna jual. Divisi warehouse dan logistik perusahaan didukung oleh sistem inventori yang akurat serta prosedur administrasi yang tertata, memastikan ketersediaan suku cadang dan material tepat waktu. Selain itu, perusahaan berkomitmen pada praktik berkelanjutan, dengan menerapkan teknologi yang mengurangi dampak lingkungan, seperti sistem daur ulang air dan pengelolaan tailing yang bertanggung jawab.

Sebagai mitra strategis industri pertambangan di Indonesia, PT Weir Minerals Indonesia terus berinovasi melalui penelitian dan pengembangan produk, kolaborasi dengan institusi teknik, serta pelatihan bagi tenaga kerja lokal. Dengan

(17)

dukungan jaringan global Weir Group, perusahaan ini siap menghadapi tantangan industri melalui solusi engineering yang andal dan berorientasi masa depan.

(18)

BAB III

PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN 3.1 Pelaksanaan Kegiatan Praktek Kerja Lapangan

Kegiatan magang di PT Weir Minerals Indonesia dilaksanakan secara komprehensif dengan fokus pada dua bidang utama: administrasi gudang dan layanan aftermarket. Setiap hari, peserta magang terlibat dalam serangkaian proses yang terstruktur dan saling terkait, mulai dari pengelolaan dokumen hingga partisipasi aktif dalam operasional logistik perusahaan.

1. Pengelolaan Dokumen Pengiriman

Proses harian diawali dengan penanganan Delivery Note (DN) sebagai dokumen kunci. Peserta magang secara sistematis melakukan pemilahan DN berdasarkan beberapa kriteria: keberadaan Airway Bill (AWB), warna dokumen (hijau untuk arsip warehouse, biru untuk finance, pink untuk customer), dan jenis pengiriman (internal/eksternal). Setiap DN harus diverifikasi kelengkapannya dengan mencocokkan data Purchase Order (PO) termasuk nomor PO, deskripsi barang, dan kuantitas. Proses stampel dilakukan dengan ketat di bagian tengah dokumen menggunakan cap resmi perusahaan yang bertuliskan "PT Weir Minerals Indonesia"

disertai tanda tangan petugas yang berwenang. DN yang telah diproses kemudian didistribusikan ke berbagai pihak terkait - lembar orisinal dikembalikan ke finance untuk keperluan invoice, copy warehouse disimpan sebagai arsip, dan copy pengiriman diberikan kepada forwarder.

2. Proses Logistik Gudang

Di area gudang, peserta magang terlibat langsung dalam siklus penerimaan dan pengeluaran barang. Pada proses penerimaan, dilakukan pemeriksaan tiga lapis: pertama oleh receiving officer untuk memverifikasi jumlah barang, kemudian oleh quality control untuk memastikan kondisi fisik dan spesifikasi teknis, terakhir oleh bagian gudang untuk proses binning. Sistem penyimpanan menerapkan prinsip FIFO (First In First Out) dengan kode warna khusus - barang slow moving (tidak terjual dalam 2

(19)

peserta magang membantu menyiapkan dokumen pengiriman lengkap dengan Gate Pass yang memuat detail: nomor dokumen, deskripsi barang, tujuan pengiriman, dan tanda tangan petugas yang berwenang.

3. Implementasi Sistem Teknologi Informasi

PT Weir Minerals Indonesia menggunakan sistem SAP terintegrasi yang mencakup berbagai modul penting. Peserta magang mendapatkan pelatihan langsung dalam mengoperasikan transaksi Goods Receipt (GR) untuk mencatat barang masuk dan Goods Issued (GI) untuk pengeluaran barang. Setiap transaksi di SAP harus mencantumkan data lengkap termasuk: material number, plant code (ID01 untuk Balikpapan, ID02 untuk Sangatta), storage location, dan quantity. Sistem Coupa digunakan khusus untuk procurement yang terintegrasi dengan SAP. Digitalisasi dokumen dilakukan melalui proses scanning dengan resolusi tinggi dan penyimpanan cloud-based yang terstruktur berdasarkan kategori dokumen dan periode waktu.

4. Koordinasi Lintas Departemen

Kegiatan magang juga melibatkan koordinasi intensif dengan berbagai departemen. Setiap pagi dilakukan briefing dengan tim warehouse untuk mengecek DN outstanding yang belum kembali. Peserta magang berkomunikasi rutin dengan bagian finance untuk rekonsiliasi dokumen pengiriman, dengan procurement untuk konfirmasi PO, serta dengan tim sales untuk update status pengiriman ke customer. Proses eskalasi masalah dilakukan melalui sistem ticketing dengan kategori prioritas (P1 untuk urgent) dan waktu respon maksimal 2 jam kerja.

5. Pemantauan dan Evaluasi Kinerja

Perusahaan menerapkan Key Performance Indicator (KPI) yang ketat untuk semua proses. Peserta magang dilibatkan dalam pemantauan metrik penting seperti: dokumen processing time (standar 1-2 hari kerja), inventory accuracy (target >98%), dan on-time delivery (target 95%). Setiap akhir pekan dilakukan review mingguan untuk mengevaluasi pencapaian KPI dan mengidentifikasi area perbaikan. Hasil review ini menjadi bahan untuk penyusunan action plan perbaikan proses di minggu berikutnya

(20)

6. Dokumentasi dan Pelaporan

Perusahaan menerapkan Key Performance Indicator (KPI) yang ketat untuk semua proses. Peserta magang dilibatkan dalam pemantauan metrik penting seperti: dokumen processing time (standar 1-2 hari kerja), inventory accuracy (target >98%), dan on-time delivery (target 95%). Setiap akhir pekan dilakukan review mingguan untuk mengevaluasi pencapaian KPI dan mengidentifikasi area perbaikan. Hasil review ini menjadi bahan untuk penyusunan action plan perbaikan proses di minggu berikutnya Penelitian ini berlangsung selama tiga bulan, dari tanggal 2 Januari hingga 31 Maret 2025, yang mencakup fase pengenalan, pelaksanaan tugas, dan evaluasi hasil magang. Waktu ini memberikan kesempatan yang cukup bagi peneliti untuk mempelajari proses kerja secara mendalam, termasuk peran admin support warehouse dalam mendukung efisiensi operasional gudang.

Melalui program magang ini, peserta tidak hanya mendapatkan keterampilan teknis seperti pengoperasian SAP dan manajemen dokumen, tetapi juga mengembangkan kompetensi soft skill yang meliputi: komunikasi efektif lintas departemen, penyelesaian masalah secara sistematis, manajemen waktu, dan etika profesional di lingkungan kerja korporat. Perusahaan memberikan kesempatan bagi peserta magang untuk mengikuti internal training seperti SAP basic course dan workshop supply chain management..

3.2 Hasil Pengamatan di Tempat Praktek Lapangan 3.2.1 Pengertian Gudang

Gudang merupakan komponen penting dari rantai pasokan modern. Rantai pasok melibatkan kegiatan dalam berbagai tahap: produksi, distribusi barang, dari penanganan bahan baku, sparepart, dan barang dalam proses hingga produk jadi.

Gudang (warehouse) adalah tempat penerimaan, penyimpanan sementara dan persediaan part, material dan barang yang akan dipakai untuk kebutuhan produksi atau support produksi. Menurut Lembaga Manajemen Pergudangan (2008) gudang

(21)

menyimpan persediaan sebelum diproses lebih lanjut. Pengadaan gudang dalam suatu perusahaan menandakan bahwa hasil produksi dari perusahaan tersebut cukup besar sehingga arus keluar masuk dan stok penyimpanan barang harus dikendalikan. Oleh karena itu, gudang merupakan solusi dalam penanganan secara efektif dan efisien dalam perencanaan kesediaan hasil produksi sebuah perusahaan.

Menurut Warman (2010:5) gudang adalah bangunan yang dipergunakan untuk menyimpan barang bangunan yang dipergunakan untuk mennyimpan barang dagangan, jadi gudang adalah tempat yang digunakan untuk menyimpan barang baik berupa bahan baku, barang setengah jadi atau barang jadi. Menurut Dodi Permadi (2016) gudang merupakan bagian dari semua sistem logistik yang berperan penting dalam melayani pelanggan dengan total biaya seminimal mungkin.

3.2.2 Jenis Gudang

Ada beberapa jenis gudang yang dikelompokan berdasarkan kebutuhan perusahaan atau manufacturing plan warehouse menurut warman dalam bukunya yaitu :

1. Gudang Operasional

Gudang Operasional digunakan untuk menyimpan raw material dan sparepart yang nantinya akan digunakan dalam proses produksi.

2. Gudang Perlengkapan

Gudang perlengkapan merupakan gudang yang digunakan untuk menyimpan perlengkapan yang akan digunakan untuk memperlancar produksi. Perlengkapan merupakan barang yang digunakan untuk proses produksi tetapi tidak akan ditemui di finished goods (barang jadi), karena barang ini hanya berfungsi membantu proses produksi. Setelah proses produksi berakhir barang ini akan dikembalikan ke gudang perlengkapan.

Gudang perlengkapan biasanya berada dekat dengan line produksi.

3. Gudang Pemberangkatan

(22)

Gudang pemberangkatan adalah tempat yang digunakan untuk menyimpan barang yang telah menjadi finished goods (barang jadi) . Dari gudang inilah nantinya dikirimkan keluar, baik distributor atau retailer.

Gudang ini dapat juga disebut gudang finished goods (barang jadi).

4. Gudang Musiman

Gudang musiman adalah gudang yang hanya ada pada saat gudang operasional dan gudang pemberangkatan penuh. Gudang ini biasanya bukan milik pabrik, tetapi disewa dari pihak lain untuk jangka waktu tertentu.

3.2.3 Fungsi Gudang

Menurut Arwani (2009) peranan gudang dapat dikategorikan dalam tiga fungsi:

a. Fungsi penyimpanan (storage and movement)

Fungsi paling mendasar dari gudang adalah tempat penyimpanan barang, baik bahan mentah, setengah jadi, maupun barang jadi. Tujuan dari manajemen bagaimana menggunakan ruang (sapce) seoptimal mungkin untuk menyimpan produk dengan biaya tertentu.

b. Fungsi melayani permintaan pelanggan (order full filment)

Aktivitas menerima barang dari manufaktur atau supplier dan memenuhi permintaan dari cabang atau pelanggan menjadikan gudang sebagai fokus aktivitas logistik. Gudang berperan menyediakan pelayanan dengan menjamin ketersediaan produk dan siklus order yang reasonable.

Sistem ini akan menurunkan biaya, karena pengiriman dari manufaktur bisa dibuat secara berkala, cukup dengan kuantitas truk atau mobil box. Dengan menyimpan stok dalam jumlah tertentu.

c. Fungsi distribusi dan konsodilasi (distribution and consolidation)

(23)

Fungsi distribusi ini menjadikan gudang sebagai kepanjangan tangan dari penjualan dan pemasaran dalam memastikan penyampaian produk dan informasi kepada pelanggan sebagai titik penjualan (point of sales). Fungsi ini tercipta sebagai akibat dari karakteristik biaya transportasi. Pengiriman dalam jumlah besar, secara ekonomis lebih murah biayanya dibanding pengiriman dengan skala lebih kecil. Dalam sistem tertentu, fungsi distribusi dan konsolidasi menjadi fungsi utama dari gudang distribusi.

3.3 Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Barang Gudang PT Weir Minerals Indonesia

Proses penerimaan barang dilakukan melalui tahapan yang sistematis dan terdokumentasi dengan baik. Ketika barang tiba di gudang, tim receiving pertama kali memeriksa kelengkapan dokumen pengiriman (DN Incoming) dan mencocokkannya dengan Purchase Order (PO). Pemeriksaan fisik kemudian dilakukan secara bertahap oleh receiving officer untuk memverifikasi jumlah barang, dilanjutkan oleh tim quality control yang memastikan kondisi dan spesifikasi teknis barang sesuai standar. Setelah lolos pemeriksaan, barang dicatat dalam sistem SAP melalui transaksi Goods Receipt (GR) yang mencakup input material number, quantity, dan lokasi penyimpanan. Barang kemudian disusun di gudang berdasarkan part number dengan sistem binning, dimana barang slow-moving (tidak terjual >2 tahun) disimpan terpisah di rak atas dengan label kuning untuk memudahkan identifikasi.

Pengeluaran barang dari gudang diawali dengan pembuatan dokumen Goods Issued (GI) dalam sistem SAP yang secara otomatis mengurangi stok dan menghasilkan Delivery Note (DN) Outgoing. DN ini memuat informasi lengkap seperti tujuan pengiriman, detail barang, dan metode pengiriman (darat/udara). Untuk menjaga akuntabilitas, setiap pengiriman ke customer interlokal wajib disertai Airway Bill (AWB) dari forwarder dan distempel sebagai bukti serah terima. Proses pengemasan memperhatikan ketentuan Safe Working Load (SWL) untuk barang berat dan prioritas P1 (urgent)

(24)

mendapatkan penanganan khusus. Gate Pass menjadi dokumen wajib yang harus dilengkapi sebelum barang keluar dari area gudang, berisi verifikasi dari security dan supervisor.

PT Weir Minerals Indonesia mengintegrasikan sistem SAP dan Coupa untuk menciptakan proses logistik yang efisien dan transparan. SAP digunakan untuk real-time inventory tracking dan automatic stock adjustment, sementara Coupa mengelola proses procurement. Sistem ini didukung oleh pengendalian kualitas melalui dokumen BAST (Berita Acara Serah Terima) dan pengukuran KPI seperti inventory accuracy (>98%) dan on-time delivery (95%). Prosedur khusus seperti penggunaan DN Manual diterapkan saat terjadi gangguan sistem atau pengiriman darurat, dengan tetap menjaga standar dokumentasi yang ketat. Seluruh proses dirancang untuk memastikan traceability barang dari penerimaan hingga pengeluaran gudang.

Sistem penyimpanan di gudang menerapkan prinsip FIFO (First In First Out) dan pengelompokan barang berdasarkan karakteristik pergerakannya.

Barang fast-moving disimpan di lokasi yang mudah diakses, sementara barang slow-moving ditempatkan terpisah dengan identifikasi khusus. Untuk distribusi, perusahaan membedakan prosedur pengiriman untuk customer lokal (dilakukan tim internal) dan interlokal (melalui forwarder terpercaya). Setiap tahap distribusi didokumentasikan secara digital melalui pemotretan DN dan penyimpanan dalam arsip fisik yang terorganisir berdasarkan nama perusahaan dan tanggal pengiriman, memungkinkan pelacakan yang mudah jika diperlukan audit.

3.3.1 Prosedur Penerimaan Barang

A. Pemeriksaan Dokumen Awal

Setiap kedatangan barang wajib disertai dengan dokumen pengiriman (DN Incoming) yang memuat:

(25)

 Identitas pemasok/vendor lengkap

 Detail barang (part number, deskripsi teknis, quantity)

 Referensi Purchase Order (PO) perusahaan

 Informasi pengiriman (nomor polisi kendaraan, nama supir) Tim receiving melakukan verifikasi tiga lapis:

1. Pencocokan DN dengan PO terkait 2. Validasi spesifikasi teknis barang

3. Konfirmasi jadwal kedatangan yang sudah dijadwalkan B. Pemeriksaan Fisik dan Kualitas

Barang yang tiba menjalani pemeriksaan berjenjang:

 Pemeriksaan Eksternal oleh Receiving Officer:

o Verifikasi jumlah kemasan

o Pemeriksaan kondisi fisik kemasan

o Pengecekan label identifikasi

 Pemeriksaan Kualitas oleh QC Team:

o Pengujian fungsi untuk barang tertentu

o Pemeriksaan spesifikasi material

o Identifikasi potensi cacat produk

o Pengambilan sample untuk barang tertentu C. Pencatatan Sistem

Setelah lolos pemeriksaan, barang dicatat dalam sistem:

 Input data ke SAP melalui transaksi Goods Receipt (GR)

 Pembaruan stock card secara real-time

 Penentuan lokasi penyimpanan (bin location) berdasarkan:

o Kategori barang

o Tingkat perputaran barang

o Ukuran dan berat barang

(26)

3.3.2 Sistem Penyimpanan Barang

Gudang PT Weir Minerals Indonesia menerapkan sistem penyimpanan canggih:

A. Klasifikasi Barang

 Fast Moving Items: Disimpan di zona akses cepat

 Slow Moving Items (>2 tahun): Disimpan di rak khusus

 Hazardous Materials: Disimpan di area terpisah

 High Value Items: Disimpan di area terkunci B. Teknik Penyimpanan

 Sistem binning berdasarkan part number

 Penggunaan label RFID untuk pelacakan

 Penerapan sistem FIFO (First In First Out)

 Pengaturan suhu dan kelembaban untuk barang khusus 3.3.3 Prosedur Pengeluaran Barang

Proses pengeluaran barang melibatkan kontrol ketat:

A. Persiapan Pengeluaran

 Validasi permintaan pengeluaran

 Pengecekan ketersediaan stok

 Penyiapan dokumen pengiriman

B. Proses Picking

 Sistem directed picking menggunakan SAP

 Verifikasi ganda oleh petugas gudang

 Pengemasan sesuai standar perusahaan C. Dokumentasi Pengiriman

(27)

 Pembuatan DN Outgoing dengan fitur: Barcode identifikasi, Informasi lengkap pengiriman dan instruksi khusus penanganan 3.3.4 Sistem Pendukung

A. Teknologi Informasi

 Pembuatan DN Outgoing dengan fitur:

 Barcode identifikasi

 Informasi lengkap pengiriman

 Instruksi khusus penanganan B. Pengendalian Kualitas

 Audit stok berkala

 Sistem pelacakan suhu untuk barang khusus

 Prosedur penanganan barang cacat 3.3.5 Pengukuran Kinerja

 Inventory Accuracy: 99.5%

 Order Fulfillment Cycle Time: <4 jam

 Dock-to-Stock Time: <2 jam

3.3.6 Prosedur Khusus

 Penanganan barang berbahaya

 Proses recall produk

 Penanganan barang kembalian.

3.4 Kendala dan Cara Mengatasi Kendala

1. Adaptasi dengan Sistem Digital Perusahaan

Selama masa kerja praktek, tantangan utama yang dihadapi adalah penyesuaian dengan sistem SAP yang menjadi tulang punggung operasional perusahaan. Sistem ini memiliki kompleksitas tinggi dengan berbagai

(28)

modul yang saling terintegrasi. Kesulitan muncul terutama dalam proses Goods Receipt (GR) dan Goods Issue (GI), dimana kesalahan kecil dalam input data dapat mengakibatkan ketidaksesuaian stok. Untuk mengatasi ini, dilakukan pendampingan intensif oleh karyawan senior selama dua minggu pertama. Kami juga membuat catatan khusus berisi langkah-langkah operasional sistem dengan screenshot untuk memudahkan referensi.

Perusahaan menyediakan sandbox environment khusus untuk praktikan berlatih tanpa mengganggu data aktual.

2. Manajemen Dokumen Fisik dan Digital

Permasalahan signifikan muncul dalam sinkronisasi antara dokumen fisik dan pencatatan digital. Banyak ditemukan kasus dimana dokumen Delivery Note (DN) fisik tidak sesuai dengan data di sistem, terutama pada kolom quantity dan part number. Hal ini sering terjadi karena human error saat input data. Solusi yang dikembangkan adalah menerapkan sistem cross- check tiga lapis: petugas input, supervisor, dan praktikan sebagai verifikator independen. Kami juga mengembangkan template excel untuk tracking dokumen yang memudahkan pencarian dan verifikasi. Untuk dokumen fisik, diterapkan sistem penyimpanan dengan color-coding dan penomoran yang lebih terstruktur.

3. Koordinasi dengan Multiple Departemen

Kompleksitas operasional gudang mengharuskan koordinasi dengan berbagai departemen seperti procurement, finance, dan service. Kendala sering muncul karena perbedaan prioritas dan waktu respon yang bervariasi dari masing-masing departemen. Untuk mengatasi ini, kami membentuk communication channel khusus melalui platform Microsoft Teams dengan kategori prioritas (P1-P3). Setiap permintaan dilengkapi dengan SLA (Service Level Agreement) yang jelas. Praktik daily stand-up meeting selama 15 menit di pagi hari juga membantu menyelaraskan tujuan harian antar departemen.

(29)

4. Penanganan Barang dengan Karakteristik Khusus

Perusahaan mengelola berbagai jenis barang dengan karakteristik unik, mulai dari sparepart berukuran kecil hingga komponen besar dengan berat mencapai beberapa ton. Kesulitan muncul dalam proses penyimpanan dan pengambilan barang-barang khusus ini. Solusinya, kami mengembangkan sistem penyimpanan berbasis karakteristik barang dengan zona khusus. Untuk barang berat, dibuat prosedur khusus yang melibatkan alat berat dan tim khusus. Penerapan label dengan kode warna dan simbol khusus membantu mengidentifikasi karakteristik barang dengan cepat.

5. Pemahaman Produk dan Terminologi Teknis

Perusahaan mengelola berbagai jenis barang dengan karakteristik unik, mulai dari sparepart berukuran kecil hingga komponen besar dengan berat mencapai beberapa ton. Kesulitan muncul dalam proses penyimpanan dan pengambilan barang-barang khusus ini. Solusinya, kami mengembangkan sistem penyimpanan berbasis karakteristik barang dengan zona khusus. Untuk barang berat, dibuat prosedur khusus yang melibatkan alat berat dan tim khusus. Penerapan label dengan kode warna dan simbol khusus membantu mengidentifikasi karakteristik barang dengan cepat.

6. Pengelolaan Barang Slow-Moving

Inventory barang yang tidak aktif bergerak (slow-moving) menimbulkan masalah dalam optimalisasi ruang gudang. Untuk mengatasi ini, kami mengembangkan sistem monitoring khusus dengan parameter: last movement date, quantity on hand, dan forecast usage. Barang yang masuk kategori slow-moving dipindahkan ke zona khusus dan dilakukan review bulanan untuk menentukan tindakan lebih lanjut, seperti return to vendor atau penggunaan untuk keperluan internal. Sistem ini membantu mengurangi inventory holding cost secara signifikan.

7. Digitalisasi Proses Manual

(30)

Banyak proses yang masih mengandalkan dokumen fisik dan input manual, berpotensi menimbulkan kesalahan. Kami mengusulkan dan mengimplementasikan beberapa penyempurnaan digitalisasi, seperti penggunaan barcode scanner untuk proses GR/GI dan pengembangan form digital untuk Service Job Card. Perubahan ini awalnya menghadapi resistensi dari beberapa karyawan senior, namun melalui pendekatan bertahap dan demostrasi manfaat, akhirnya dapat diadopsi dengan baik.

Setiap kendala yang muncul selama kerja praktek menjadi bahan pembelajaran berharga. Perusahaan sangat mendukung proses pemecahan masalah dengan memberikan akses penuh terhadap berbagai sumber daya dan mentor yang kompeten. Pengalaman ini tidak hanya meningkatkan kemampuan teknis, tetapi juga mengasah soft skills seperti komunikasi, problem solving, dan adaptability dalam lingkungan kerja profesional.

(31)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Pelaksanaan praktek kerja lapangan di PT Weir Minerals Indonesia telah memberikan pengalaman berharga dalam penerapan ilmu manajemen logistik dan administrasi gudang di lingkungan industri nyata. Selama masa praktek, dapat diamati bahwa perusahaan telah menerapkan sistem manajemen gudang yang komprehensif dengan dukungan teknologi SAP terintegrasi, prosedur operasional standar yang ketat, dan pengendalian kualitas yang menyeluruh. Praktikan berhasil mendapatkan pemahaman mendalam tentang alur kerja penerimaan hingga pengeluaran barang, sistem penyimpanan modern, serta pentingnya akurasi data dalam operasional logistik. Pengalaman langsung dalam menangani dokumen pengiriman, mengoperasikan sistem SAP, dan berkoordinasi dengan berbagai departemen telah meningkatkan kompetensi teknis sekaligus soft skills praktikan secara signifikan.

4.2 Saran

Adapun sarannya yakni untuk perusahaan, disarankan pengembangan sistem digital lebih canggih (seperti RFID/IoT) guna meningkatkan akurasi pelacakan barang, penyusunan modul pelatihan terstruktur bagi praktikan, serta optimalisasi tata letak gudang berdasarkan analisis pola pergerakan barang. Institusi pendidikan perlu menyelaraskan kurikulum dengan menambahkan materi sistem ERP (khususnya SAP) dan meningkatkan porsi pembelajaran soft skills melalui metode case-based learning, sekaligus memperkuat kerjasama industri melalui guest lecture atau kunjungan rutin. Bagi praktikan berikutnya, persiapan awal dengan mempelajari dasar SAP dan manajemen gudang sangat disarankan, diikuti dengan sikap proaktif dalam observasi, membangun jaringan profesional, serta mendokumentasikan setiap proses pembelajaran secara sistematis. Implementasi saran-saran ini diharapkan dapat meningkatkan efektivitas program magang sekaligus memperkuat sinergi antara dunia akademis dan industri untuk

(32)

menciptakan tenaga kerja yang kompeten dan siap menghadapi tantangan di bidang logistik dan supply chain.

(33)

DAFTAR PUSTAKA

Conn, W. E. (2002). Authentic Happiness: Using the New Positive Psychology to Realize Your Potential for Lasting Fulfillment.

https://doi.org/https://doi.org/10.1017/S0360966900000426

Dodi Permadi & Okdinawati, (2016:3). Jenis – jenis Gudang “Teori dan Praktik”

Diambil dari http://repository.stei.ac.id/873/3/BAB%20II.pdf . Jakarta

Warman, John. 2004. Manajemen Pergudangan, seri manajemen no. 57. Jakarta:

Pustaka Sinar Harapan.

Warman, John. 2010. Manajemen Pergudangan. Jakarta: Lembaga Pendidikan Pembinaan Manajemen dan Pustaka Sinar Harapan.

(34)

DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1

Lampiran 2

(35)

Lampiran 3

Lampiran 4

(36)

Lampiran 5

Lampiran 6

(37)

Lampiran 7

Lampiran 8