LECTURE NOTES
Warehouse Management Systems
Topik 4
Warehouse processes from replenishment
to despatch and beyond
LEARNING OUTCOME
LO1: Explain the role of warehouses and inventory within the supply chain and warehousing issues in an integrated logistics
• Mahasiswa diharapkan mampu mengidentifikasi proses dan komponen utama dalam sistem gudang
• Mahasiswa mampu menggunakan pendekatan yang sesuai dalam mengelola personil, sistem dan proses yang digunakan dalam menjalankan gudang sesuai dengan fungsinya
• Mahasiswa diharapkan mampu untuk menerapkan dan mengembangkan sistem operasi gudang dan prosedur layanan
OUTLINE MATERI (Sub-Topic):
- Replenishment
- Value-adding services - Stock management
- Cycle counting or perpetual inventory counts - Despatch
- Documentation - Role of the driver
ISI MATERI
Warehouse processes from replenishment to despatch and beyond
A. Replenishment
Untuk memastikan proses pengambilan yang lancar dan efisien, kita perlu memastikan bahwa produk dan jumlah yang tepat berada di lokasi pengambilan yang benar setiap saatnya. Hal ini dikenal sebagai replenishment (Pengisian Ulang). Seperti dalam kasus replenishment persediaan di mana digunakan untuk memastikan kepuasan pelanggan, gudang juga harus mengisi kembali pick facenya secara teratur untuk memastikan kepuasan picker.
Hasil dari proses replenishment yang buruk adalah berupa kekurangan pesanan, peningkatan waktu pengambilan. Selain itu akan berdampak pada peningkatan biaya per pengambilan dan pengurangan tingkat layanan.
Penggunaan sistem managemen gudang atau WMS secara real-time akan membantu perusahaan dalam mengenali kebutuhan untuk mengisi lokasi pick melalui transfer data real- time. Sistem WMS ini juga mampu mengidentifikasi total jumlah pesanan aktual dan oleh karena itu aktivitas replenishmen segera dilakukan sebelum gelombang pesanan berikutnya tiba di lantai gudang. Sistem lain akan bergantung pada pemicu yang menunjukkan saat level stok dalam pick face turun ke level tertentu. Hal ini akan sangat bergantung pada waktu karena kemungkinan beberapa pesanan yang telah dihasilkan oleh daftar pilihan mungkin tidak benar-benar telah diambil dan merupakan akibat pemicu awal tersebut. Replenishment atau Pengisian ulang yang terlambat dapat mengakibatkan staf memilih di luar urutan, misalnya, dan mengosongkan ruang pengambilan sebelum tim pengisian memiliki kesempatan untuk menambah lokasi.
Timing atau Waktu dalam replenishment menjadi sangat penting. Instruksi awal untuk mengisi ulang dapat menyebabkan banyak masalah seperti pengisian yang terlambat, dengan potensi pengambilan yang terlalu penuh dan hal berkaitan First in First Out (FIFO). Jika produk dapat dipindahkan langsung ke pick face dari bagian inbound, hal ini akan memotong sejumlah proses. Namun, hal ini juga akan membutuhkan sejumlah pra-perencanaan untuk memastikan bahwa pick face tidak terlalu penuh.
Sehingga apabila tidak ada bantuan sistem manajemen gudang yang real time, para manajer gudang harus terlebih dahulu memastikan bahwa pengambilan dirancang untuk mengambil jumlah produk yang optimal berdasarkan perkiraan penjualan per hari atau per shift, kapasitas kubik lokasi pengambilan, dan staf yang tersedia. Staff dan operator perlu dilatih untuk mengidentifikasi persyaratan replenishment dan memberi tahu supervisor atau pengemudi truk forklift tergantung pada bagaimana proses telah diatur sebelumnya.
B. Value Adding Service
Dalam perkembangan sistem gudang saat ini, banyak gudang telah memperkenalkan area di mana layanan nilai tambah dapat dilakukan. Hal ini umum di gudang khusus dan gudang yang digunakan bersama atau gudang publik di mana pihak ketiga perusahaan logistik menyediakan layanan yang mencakup semuanya kepada pelanggan mereka.
Beberapa layanan tambah nilai yang umumnya ditawarkan adalah sebagai berikut:
a. Pelabelan ulang;
b. Penentuan harga (pricing)
c. Penandaan (tagging) dan kimball;
d. Pengepakan ulang;
e. Aktivitas bundling, seperti dalam penawaran 'beli satu, dapatkan satu gratis' (BOGOF);
f. konfigurasi ulang;
g. aktivitas sub-perakitan.
h. jasa perbaikan dan refurbish.
C. Stock Management
Manajemen persediaan atau manajemen stok dan manajemen gudang cenderung menjadi dua peran yang sangat berbeda. Manajer gudang berada dalam posisi untuk memberi tahu pegawai inventaris perusahaan tentang tingkat safety stok dan pergerakan spesifik serta karakteristik item stok tertentu. Namun cenderung berhenti menentukan tingkat stok. Hal ini terjadi karena sebagian besar manajer gudang tidak terlibat langsung dalam pemilihan, pembelian, dan pengisian kembali stok. Oleh karenanya, para maanger gudang sebaiknya dapat berperan dalam mengidentifikasi stok dengan pergerakan cepat, sedang, lambat, stok
Salah satu cara dalam penentuan stok adalah dengan bantuan klasifikasi ABC.
Klasifikasi ABC dapat membantu dalam pemetaan produk dengan kecepatan atau level stoknya. Seperti terlihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Klasifikasi ABC
Seorang manajer gudang dapat memperluas klasifikasi normal untuk memasukkan stok tidak bergerak dan usang bersama-sama dengan mengidentifikasi stok yang mungkin tidak memerlukan penyimpanan di gudang tetapi dapat dikirim langsung dari pemasok ke pelanggan akhir di mana waktu tunggu sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Persentase akan sangat bervariasi menurut perusahaan dan sektor pasar. Misalnya Toko perawatan akan cenderung memiliki proporsi stok yang tinggi dalam kategori C hingga X.
Tujuan klasifikasi stok adalah untuk mengidentifikasi item dalam kategori C hingga X dan penentuan tindakan yang sesuai. Stok usang atau stok yang tidak bergerak perlu dianalisis dan dilakukan tindakan sebagai berikut:
a. Mengembalikan ke penjual jika kontrak memungkinkan.
b. menjual kepada staf dengan harga diskon;
c. menjual barang tersebut dengan harga diskon tinggi baik melalui saluran normal atau melalui perusahaan yang mengkhususkan diri dalam menjual barang yang terlalu banyak menimbun dan barang usang;
d. Menilai apakah hemat biaya untuk memecah item menjadi bagian-bagian penyusunnya.
e. Disumbangkan untuk amal; atau
f. Membuang produk yang paling murah. Hal ini mungkin dikenakan biaya tetapi akan membebaskan ruang untuk menyimpan lainnya produk yang bergerak lebih cepat sebagai gantinya.
Cara cepat dan mudah untuk memastikan apakah ada kelebihan stok slow moving di gudang adalah dengan menghitung perputaran stok (Stock turn) yaitu:
Stock turn = cost of good sold : average cost of good stored
Pergantian stok = harga pokok penjualan : biaya rata-rata penyimpanan barang Atau:
Jumlah pesanan (throughput) tahunan (dalam unit) : jumlah rata-rata unit yang disimpan dalam persediaan
D. Cycle counting or perpetual inventory counts
Saat melakukan penghitungan siklus, sebaiknya gunakan analisis ABC untuk memastikan bahwa barang yang bergerak cepat dan bernilai tinggi dihitung lebih sering daripada barang yang bergerak lambat atau barang dengan harga yang tidak mahal.
Umumnya, kesalahan pengambilan lebih mungkin terjadi pada barang yang bergerak cepat, dan terhadap barang yang bernilai tinggi dan rentan terhadap pencurian. Oleh karena itu, disarankan agar barang-barang yang bergerak cepat dan bernilai tinggi dihitung setiap bulan, barang dengan nilai sedang dihitung setiap tiga bulan, dan barang-barang yang bergerak lambat sebaiknya sekali atau dua kali setahun.
Sebagai contoh, Persentase berikut dapat digunakan untuk memastikan penghitungan yang komprehensif:
a. 8 persen item A dihitung mingguan (memastikan setiap SKU dihitung kira-kira sekali per kuartal);
b. 4 persen item B dihitung mingguan (dihitung dua kali per tahun); dan c. 2 persen item C dihitung mingguan (dihitung setidaknya sekali per tahun).
Selain itu, keakuratan hitungan juga akan menentukan frekuensi. Tingkat kesalahan yang tinggi akan menghasilkan penghitungan yang lebih sering hingga akurasi dapat meningkat.
Setiap perbedaan perlu diselidiki dan evaluasi prosedur diberlakukan untuk memastikan
harian agar memastikan penghitungan yang lebih akurat. Namun, hal ini akan bergantung pada jumlah lini produk, sumber daya yang tersedia, dan biaya sumber daya tersebut. Dengan demikian, trade off pada bagian ini adalah biaya kesalahan terhadap upaya menemukan barang ditempat awalnya. Penghitungan siklus dapat dilakukan selama pengambilan itu sendiri dengan cara staf diminta untuk menghitung item di lokasi setelah pengambilan dilakukan.
E. Despatch (Pengiriman)
Waktu siklus pesanan atau lead time dari penerimaan pesanan hingga pengiriman diharapkan dapat dipersingkat. Hal ini juga menjadi tuntutan kepada manajer gudang untuk mengoordinasikan semua kegiatan untuk memastikan bahwa produk dikirim tepat waktu dan dalam kondisi lengkap.
Proses pengiriman sendiri akan terkait dengan beberapa proses Packing (Pengepakan / Pengemasan). Setelah produk diambil, ada pertanyaan tentang bagaimana produk dikemas untuk pengiriman. Seperti yang telah dibahas sebelumnya, dengan pengambilan pesanan individu, operator dapat segera mengemas produk, melampirkan label pengiriman dan jika diperlukan, masukkan dokumentasi pengiriman dan faktur. Hal ini mengurangi jumlah titik kontak di gudang tetapi menjauhkan operator dari tugas utama pengambilan.
Jika ada kemungkinan kerusakan dalam perjalanan, produk dapat ditambahkan kedalam karton seperti polistiren dan pelet busa, kertas robek, kertas bergelombang, kantong berisi udara, dan lain-lain. Hal ini lagi-lagi menambah waktu pengiriman dan membebani pelanggan untuk membuang kelebihan kemasan pada tanda terima. Jika memungkinkan, bahan ini harus dapat didaur ulang. Trade off di sini adalah biaya mesin versus biaya tenaga kerja dan material untuk melakukannya secara manual dan biaya kepada pelanggan bersama dengan spesifikasi WMS yang perlu menampung semua dimensi produk secara akurat.
Kemudian proses setelah pengemasan adalah proses loading. Pemuatan kontainer dan trailer yang efisien sangat penting dalam lingkungan kenaikan harga bahan bakar saat ini.
Ruang yang tidak digunakan tidak efisien dan dapat menghabiskan banyak uang bagi perusahaan. Pemuatan kendaraan dan kontainer yang efisien dimulai dengan pengemasan awal produk. Beban palet perlu dikonfigurasi untuk memastikan bahwa kerusakan produk diminimalkan, kapasitas kubik dimanfaatkan sepenuhnya, stabilitas beban dipastikan dan konfigurasi dapat diterima di lokasi penerima.
Setelah proses loading adalah proses shipping (pengiriman). Banyak operasi bisnis sekarang mampu menerima pesanan hingga larut malam dan mengirim pada malam yang sama untuk pengiriman hari berikutnya. Rencana kerja sekarang dipusatkan di sekitar waktu pengiriman terakhir untuk pesanan, dan manajer bekerja secara keras dari ini memastikan bahwa semua proses selesai dan tenaga kerja dan peralatan tersedia pada waktu yang tepat untuk memenuhi tenggat waktu ini.
Proses pengiriman harus dikelola dengan tepat dan diselaraskan dengan sebagian besar aktivitas lain di dalam gudang. Jika, misalnya, penerimaan dan pengiriman berbagi pintu yang sama, jadwal harian perlu dibuat untuk memastikan bahwa tenaga kerja dan peralatan digunakan seefisien mungkin, isi pekerjaan disesuaikan dengan jumlah pintu yang tersedia dan kemacetan dihindari di daerah dermaga.
F. Dokumentasi
Pada bagian akhir, dokumentasi pengiriman dan pelabelan harus dilengkapi untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan pelanggan dan undang-undang pemerintah.
Beberapa negarapun akan memiliki persyaratan yang berbeda dan ini juga akan berbeda jika pengiriman dilakukan di dalam negara tertentu untuk proses ekspor. Setiap kesalahan dalam dokumen ekspor dapat mengakibatkan pembatalan pengiriman, penyitaan, denda atau penundaan. Saat mengirimkan bahan berbahaya, produk harus diberi label secara akurat dan memiliki dokumentasi yang benar.
Beberapa contoh dokumen yang dibutuhkan:
a) advanced shipping notice;
b) manifest;
c) label pengiriman;
d) Daftar muatan;
e) surat Tagihan;
f) shipper’s export declaration;
g) daftar kemasan ekspor;
h) certificate of origin;
i) izin ekspor;
j) sertifikat inspeksi; dan
KESIMPULAN
Replenishment dengan waktu yang tepat akan memastikan operasi pengambilan yang efisien sementara pengiriman yang tepat waktu dan akurat memastikan bahwa waktu tunggu pelanggan tercapai atau terkadang terlampaui. Kemampuan gudang untuk melakukan layanan nilai tambah memungkinkan produsen untuk menunda aktivitas tertentu sampai pesanan tiba, menghasilkan stok yang lebih sedikit, dan memungkinkan pengecer untuk mentransfer aktivitas dari toko ritel kembali ke gudang, membebaskan waktu penjualan yang berharga.
Penghitungan stok dan keamanan sangat penting untuk integritas produk yang disimpan di gudang dan sangat penting untuk menjaga kredibilitas baik operasi internal atau outsourcing.
DAFTAR PUSTAKA
Richards, G. (2017). Warehouse management: a complete guide to improving efficiency and minimizing costs in the modern warehouse. Kogan Page Publishers.
Myerson, P. A. (2015). Supply Chain and Logistics Management Made Easy. Old Tappan, New Jersey: Paul Boger.
