See discussions, stats, and author profiles for this publication at: https://www.researchgate.net/publication/372907199
MANAJEMEN PERUBAHAN DAN INOVASI
Book · August 2023
CITATIONS
0
READS
5,581
1 author:
Ainun Nazriah
Universitas Krisnadwipayana 12PUBLICATIONS 0CITATIONS
SEE PROFILE
All content following this page was uploaded by Ainun Nazriah on 04 August 2023.
The user has requested enhancement of the downloaded file.
MANAJEMEN PERUBAHAN
DAN INOVASI
UU No 28 Tahun 2014 tentang Hak Cipta
Fungsi dan Sifat Hak Cipta Pasal 4
Hak Cipta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a merupakan hak eksklusif yang terdiri atas hak moral dan hak ekonomi.
Pembatasan Pelindungan Pasal 26
Ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23, Pasal 24, dan Pasal 25 tidak berlaku terhadap:
i. penggunaan kutipan singkat ciptaan dan/atau produk hak terkait untuk pelaporan peristiwa aktual yang ditujukan hanya untuk keperluan penyediaan informasi aktual;
ii. penggAndaan ciptaan dan/atau produk hak terkait hanya untuk kepentingan penelitian ilmu pengetahuan;
iii. penggAndaan ciptaan dan/atau produk hak terkait hanya untuk keperluan pengajaran, kecuali pertunjukan dan fonogram yang telah dilakukan pengumuman sebagai bahan ajar; dan
iv. penggunaan untuk kepentingan pendidikan dan pengembangan ilmu pengetahuan yang memungkinkan suatu ciptaan dan/atau produk hak terkait dapat digunakan tanpa izin pelaku pertunjukan, produser fonogram, atau lembaga penyiaran.
Sanksi Pelanggaran Pasal 113
1. Setiap orang yang dengan tanpa hak melakukan pelanggaran hak ekonomi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf i untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp100.000.000 (seratus juta rupiah).
2. Setiap orang yang dengan tanpa hak dan/atau tanpa izin pencipta atau pemegang Hak Cipta melakukan pelanggaran hak ekonomi pencipta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf c, huruf d, huruf f, dan/atau huruf h untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 3 (tiga) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).
MANAJEMEN PERUBAHAN DAN INOVASI
Ainun Nazirah, S.Pd., M.Sc.
Penata Letak:
MANAJEMEN PERUBAHAN DAN INOVASI Ainun Nazirah, S.Pd., M.Sc.
Editor:
DR., Drs., Sunarno S. Atmodjo, S.E., S.T., S.AP., S.IP., S.Sos., S.IKom., M.Si., M.M., C.JKP., C.CW.
Desainer:
Mifta Ardila Sumber:
www.freepik.com
Latifah Putri Syalina Proofreader:
Tim ICM Ukuran:
x, 119hlm,. 15,5x23 cm ISBN:
978-623-348-755-9 Cetakan Pertama:
Juni 2022
Hak Cipta 2022, pada Ainun Nazirah, S.Pd., M.Sc.
Hak cipta dilindungi undang-undang Dilarang keras menerjemahkan, memfotokopi, atau
Memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini Tanpa izin tertulis dari Penerbit.
PENERBIT INSAN CENDEKIA MANDIRI
(Grup Penerbitan PT INSAN CENDEKIA MANDIRI GROUP)
Perumahan Gardena Maisa 2, Blok F03, Nagari Koto Baru, Kecamatan Kubung, Kabupaten Solok, Provinsi Sumatra Barat-Indonesia 27361
HP/WA: 0813-7272-5118 Website:www.insancendekiamandiri.com
E-mail: [email protected]
v
DAFTAR ISI
Daftar Tabel ...viii
Daftar Gambar ... ix
Prakata ... x
BAB I Pengertian dan Fungsi Manajemen ... 1
A. Definisi Manajemen ... 1
B. Fungsi Manajemen ... 3
BAB 2 Pengertian, Jenis, Pendekatan Dan Tahapan Manajemen Perubahan ... 13
A. Pengertian dan Definisi Manajemen Perubahan ... 13
B. Berbagai Jenis Manajemen Perubahan ... 14
C. Beberapa Pendekatan dalam Manajemen Perubahan . 15 D. Tahapan Manajemen Perubahan ... 17
BAB 3 Pengertian Organisasi dan Cakupan Teori Organisasi . 19 A. Pengertian Organisasi ... 19
B. Cakupan Teori Organisasi ... 20
BAB 4 Pengembangan Organisasi ... 23
A. Definisi dan Konsep Pengembangan Organisasi ... 23
B. Tekanan dan Esensi Pengembangan Organisasi ... 25
C. Perkembangan Pengembangan Organisasi ... 26
BAB 5 Asumsi, Kriteria, Konsep dan Strategi dalam Pengemabangan Organisasi Secara Berencana ... 29
A. Asumsi dalam Pengembangan Organisasi ... 29
B. Situasi, Kriteria dan Sistem Dalam Pengemba-Ngan Organisasi ... 31
C. Konsep dan Strategi Dalam Pengembangan Organisasi ... 34
BAB 6 Analisis dan Konsultasi dalam Pelaksanaan Diagnosis
Organisasi ... 39
A. Analisis Medan Faktor (Force Field Analysis) ... 39
B. Konsultasi dalam Diagnosis Perubahan Organisasi ... 45
BAB 7 Evaluasi dan pelembagaan Hasil Intervensi Pada Organisasi ... 53
A. Evaluasi Hasil Intervensi Pada Organisasi ... 53
B. Pelembagaan Hasil Intervensi Pada Organisasi ... 55
BAB 8 Strategi Pertumbuhan dan Penyehatan Perusahaan.... 59
A. Strategi Pertumbuhan Perusahaan ... 59
B. Strategi Penyehatan Perusahaan ... 62
BAB 9 Konsep Difusi Inovasi ... 67
A. Inovasi, Keinivasian dan Adopter ... 67
B. Proses dan Tahapan Pembuatan Keputusan Inovasi ... 68
C. Tahapan dan Peran dalam Pembuatan Keputusan Kolektif ... 75
BAB 10 Konsep dan Tujuan Manajemen Inovasi ... 79
A. Konsep Manajemen Inovasi... 79
B. Jenis Inovasi ... 83
C. Tujuan Manajemen Inovasi ... 86
BAB 11 Penerapan Manajemen Inovasi Pada Perusahaan ... 91
A. Munculnya Metode Penerapan Manajemen Inovasi Pada Perusahaan ... 91
B. Cara Mendorong Munculnya Inovasi ... 92
C. Manfaat Penerapan Manajemen Inovasi Pada Perusahaan ... 95
D. Sumber Inovasi ... 96
vii
... 105
Daftar Pustaka ... 115
Biodata Penulis ... 117
BAB 12 Manajemn Inovasi Pada Usaha Kecil Menengah ... 101
A. Definisi dan Peran Ukm ... 101 B. Tantangan dan Penilaian Ukm di Indonesia
DAFTAR TABEL
Tabel 10.1 Jenis Inovasi ... 84 Tabel 11.1 Cara Pandang dan Dukungan Terhadap Inovasi .... 93 Tabel 11.2 Sumber Inovasi ... 98
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 6.1Daur Perubahan Partisipatif ...
... 43 Gambar 11.1 Inovasi Radikal dan Inovasi Bertahap ... 93
43 Gambar 6.2 Daur Perubahan Partisipatif
PRAKATA
Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah Swt. karena atas perkenan- Nya saya telah dapat menyelesaikan sebuah buku yang berjudul Manajemen Perubahan dan Inovasi. Penulis berterima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dan memberikan dukungan dalam proses penyelesaian buku ini. Kepada keluarga, rekan sejawat, dan seluruh tim Insan Cendikia Mandiri yang telah melakukan proses penerbitan, Penulis ucapkan terima kasih.
Penulis
1
BAB I
PENGERTIAN DAN FUNGSI MANAJEMEN
A. DEFINISI MANAJEMEN
Terminologi manajemen yang kita kenal selama ini berasal dari kata bahasa Inggris management. Kata tersebut ternyata berasal dari kata bahasa Italia maneggire yang berarti menangani, sedangkan kata maneggiare itu berasal dari kata Latin manus yang berarti tangan. Kemudian menjadi kata to manage dalam bahasa Inggris artinya mengatur. Dengan demikian, manajemen secara singkat dapat diartikan mengatur.
Dengan manajemen, daya guna hasil guna unsur-unsur manajemen akan dapat ditingkatkan. Unsur-unsur managemen yang dimaksud dan sangat penting itu adalah man, money, methode, machines, materials, dan market, disingkat 6M.
Terminologi Manajemen memiliki berbagai definisi atau pengertian, mulai manajemen sebagai ilmu, seni, pengelola sampai proses yang khas untuk mencapai suatu tujuan.
1. Manajemen Sebagai Ilmu (Sciences)
Manajemen dapat dikatakan sebagai ilmu (sciences), dikatakan demikian karena memiliki kerangka berpikir secara logis dan masuk akal (rasional) serta sudah melalui pengujian demi memastikan suatu kebenaran (empirik). Selanjutnya Luther Gulick telah mengartikan bahwa manajemen sebagai suatu bidang ilmu pengetahuan yang secara sistematis untuk
memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja untuk mencapai tujuan.
2. Manajemen Sebagai Seni (Art)
Kata seni yang dimaksud di sini yaitu seni dalam arti luas dan umum, yaitu merupakan keahlian, kemahiran, kemampuan, serta keterampilan menerapkan prinsip, metode, dan teknik dalam menggunakan sumber daya manusia dan sumber daya alam (human and natural resourses) secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan. Manajemen diseut juga sebagai seni, apabila ilmu manajemen itu diterapkan dalam praktik. Pelaksanaan manajemen memerlukan bakat, kreativitas, serta inisiatif dalam menerapkan ilmu manajemen. Bila diartikan bahwa manajemen adalah “perbuatan menetapkan apa yang harus dilakukan (dikerjakan) dan mencapai maksud atau tujuan itu dengan cara yang paling baik lewat orang lain.
3. Manajemen Sebagai Pengelola
Manajemen dapat dikatakan sebagai pengelola diartikan bahwa yang bertanggung jawab atas jalannya kegiatan organisasi atau perusahaan adalah pimpinan. Apabila pimpinan organisasi bersifat tim atau lebih dari satu atau berkelompok yang mengelola organisasi disebut manajemen, tetapi apabila hanya jumlahnya satu pimpinan dalam mengelola organisasi disebut manajer.
BAB 1 PENGERTIAN DAN FUNGSI MANAJEMEN 3 4. Manajemen Sebagai Proses
Bahwa proses dapat diartikan sebagai suatu cara yang sistematis untuk melakukan sesuatu. Proses tersebut terdiri dari kegiatan-kegiatan yang saling berhubu- ngan ke arah pencapaian suatu tujuan, yang dimulai dari planning (perencanaan) dan diakhiri dengan controlling (pengendalian).
Berikut definisi manajemen yang dikemukakan oleh G.R.
Terry, bahwa manajemen adalah “management is a distinct process consisting of planning, organizing, actuating, and controlling performed to determine and accomplish stated objectives by the use of human being and other resources”. Bila diartikan dalam bahasa Indonesia, manajemen merupakan suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran- sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.
B. FUNGSI MANAJEMEN
Beberapa pakar manajemen menyusun urut-urutan fungsi manajemen tidak sama tergantung pada sudut pendekatan dan pandangan mereka, namun tetap menuju titik tujuan sama. Anda masih ingat urut-urutan fungsi manajemen misalnya menurut G.R. Terry pertama menyebut Planning dan hampir semua pakar manajemen sepakat meletakkan pada urutan pertama, kemudian Organizing, Actuatting, dan Controlling. Sedangkan menurut Henry Fayol, Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, dan Controlling.
Paling tidak terdapat tiga fungsi besar dalam manajemen, yaitu perencanaan (planning), pelaksanaan (actuating) dan pelaporan (reporting). Namun ada juga yang menerapkan empat fungsi dalam menggerakkan organisasinya, yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (directing) dan pengawasan (controlling). Fungsi manajemen pada sistem adminstrasi manapun sama saja, yang berbeda adalah penekanannya. Teknik dan metode penyelenggaraanya berbeda, tergantung pada faktor internal dan ekternal organisasi. Setiap ahli menekankan pada fungsi-fungsi yang berbeda dan dengan jumlah belasan fungsi, bahkan kadangkala dengan istilah fungsi yang jarang kita jumpai (D Supriyatna & A Silvana, 2007).
1. Fungsi Perencanaan (Planning)
Aspek penting dalam fungsi perencanaan adalah pembuatan keputusan (decision making). Dalam kegiatan ini terdapat proses pengembangan dan pemilihan alteranif pemecahan masalah. Keputusan- keputusan yang dibuat, melalui berbagai tahapan yang ada dalam fungsi perencanaan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa perencanaan merupakan usaha formal dari organisasi/perusahaan untuk berpikir ke depan, meramal, mengendalikannya, serta mengambil keputusan secara terpadu. Perencanaan dilakukan untuk mencapai (1) protective benefits, yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan;
serta (2) positive benefits, dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi (D Supriyatna &
A Silvana, 2007; Sunarno S. Atmodjo, 2012).
BAB 1 PENGERTIAN DAN FUNGSI MANAJEMEN 5 a. Makna perencanaan
Makna perencanaan yaitu suatu proses menentukan rencana. Perencanaan atau planing merupakan langkah awal dari suatu kegiatan menuju keberhasilan tujuan.
b. Definisi perencanaan
Beberapa pakar mendefinisikan perencanaan dari berbagai sudut pandang, ada yang memandang perencanaan itu sebagai suatu peroses, perencanaan sebagai fungsi manajemen, dan juga yang memandangnya sebagai keputusan.
c. Langkah-langkah perencanaan
Bebarapa langkah penting yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan agar perencanaan mencapai sasaran yang ditentukan.
1) Menjelaskan permasalahan, yang harus digambarkan dan dirumuskan dengan jelas masalah, usaha, tujuan, dan sasaran target perencanaan.
2) Mengumpulkan informasi, data dan fakta yang mendukung perencanaan.
3) Analisis dan klasifikasi informasi data yang berhubungan dengan perencanaan.
4) Menentukan dan menetapkan perencanaan, premises dan hambatan-hambatan, serta hal- hal yang mendukung perencanaan (analisis SWOT, Strengths= kekuatan, Weaknesses=
kelemahan, Opportunity= kesempatan, Threats
= ancaman)
5) Menentukan beberapa alternatif
6) Memilih alternatif terbaik dari alternatif- alternatif yang ada.
d. Syarat-syarat perencanaan dan rencana
Syarat-syarat suatu rencana yang dikatakan baik:
1) Tujuan harus jelas, rasional, objektif, dan cukup menantang untuk diperjuangkan;
2) Rencana harus mudah dipahami dan penafsirannya hanya satu;
3) Rencana harus dapat dipakai pedoman bertindak ekonomis;
4) Rencana harus menjadi dasar dan alat untuk pengendalian semua tindakan;
5) Rencana harus dapat dikerjakan oleh sekelompok orang;
6) Rencana harus menunjukkan urutan-urutan dan waktu pekerjaan;
7) Rencana harus fleksibel dan berkesinam- bungan;
8) Rencana harus meliputi semua tindakan yang akan dilakukan;
9) Rencana harus berimbang, artinya pemberian tugas harus seimbang dengan penyediaan fasilitas;
10) Dalam rencana tidak boleh ada pertentangan antar bagian, hendaknya saling mendukung untuk tercapainya tujuan.
BAB 1 PENGERTIAN DAN FUNGSI MANAJEMEN 7 e. Pembagian perencanaan
Ahli manajemen Stoner dan Wankel meng- klasifikasikan rencana menjadi dua jenis utama, yaitu 1) rencana strategis (strategic plan) dan 2) rencana operasional (operational plan).
1) Rencana strategis (strategic plan)
Rencana strategis berkaitan erat dengan kebijaksanaan dasar organisasi dalam jangka panjang, sebagai upaya untuk pencapaian tujuan organisasi.
2) Rencana operasional (operational plan).
Rencana operasional memberikan deskripsi atau rincian tentang bagaimana rencana strategi dilaksanakan.
f. Fungsi perencanaan
Louis Allen mengemukakan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam fungsi perencanaan.
1) Forecasting (peramalan)
2) Establishing objectives (penetapan sasaran) 3) Programming (pengprograman)
4) Scheduling (penjadualan) 5) Budgeting (penganggaran)
6) Developing procedure (pengembangan prosedur)
7) Establising and interpreting policies (penetapan dan interpretasi kebijakan).
2. Fungsi Pengorganisasian (Organizing) a. Pengertian organisasi
Kata organisasi dalam arti dinamis disebut pengorganisasian, sedangkan organisasi dalam arti statis ialah organisasi. Menurut G. R. Terry pengorganisasian sebagai berikut:
1) Pengorganisasian dalam pengertian real menunjukkan hubungan antara manusia sebagai akibat organisasi;
2) Pengorganisasian dalam pengertian abtrak menunjukkan hubungan antar unit- unit/departemen-departemen kerja.
b. Proses pengorganisasian
Aspek utama yang perlu diperhatikan dalam proses pengorganisasian yakni departemen- talisasi, yaitu pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja sejenis dan saling berhubungan dan dapat dikerjakan bersama, pembagian kerja, yaitu merinci pekerjaan kepada setiap individu agar setiap individu bertanggungjawab atas pekerjaan yang dibebankan kepadanya.
c. Bentuk-bentuk struktur organisasi
Berikut, bentuk-bentuk struktur organisasi:
1) Departementalisasi fungsional
Departementalisasi fungsional ini merupakan bentuk umum atau bentuk dasar departemen- talisasi. Departementalisasi fungsional adalah mengelompokkan pekerjaan yang sama atau kegiatan sejenis untuk tercapainya tujuan dan sasaran organisasi.
BAB 1 PENGERTIAN DAN FUNGSI MANAJEMEN 9 2) Departementalisasi divisional
Departementalisasi atas dasar tempat atau wilayah.
3) Departementalisasi produk dan jasa
Departementalisasi produk dan jasa adalah tipe departementalisasi yang membagi organisasi menjadi unit-unit kegiatan mandiri, sehingga masing-masing unit kegiatan memiliki kemampuan memproduksi produk dan jasa sesuai dengan misi, sasaran dan tujuan organisasi.
4) Departementalisasi matrik
Pada struktur departementalisasi matrik, karyawan mempunyai 2 (dua) atasan, yaitu atasan fungsional dan atasa proyek, pada proyek tertentu, sehingga mereka berada dibawah dua wewenang. Secara vertikal karyawan tunduk kepada wewenang fungsional dan secara horizontal untuk kepada wewenang manajer proyek.
3. Fungsi Penyusunan Personalia (Staffing) a. Pengertian penyusunan personalia
Fungsi manajemen ini, penyusunan personalia atau staffing sangat penting dalam organisasi, karena berkaitan dengan penempatan sumberdaya manusia yakni orang-orang yang memberikan tenaga, kreativitas, dan usaha mereka, untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan organisasi.
b. Proses penyusunan personalia
Proses penyusunan personalia dilakukan terus menerus yang merupakan serangkaian kegiatan untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan menempatkan personalia yang tepat sesuai keterampilannya. Bebrapa langkah penyusunan personalia (staffing process) mencakup beberapa langkah, yakni;
1) perencanaan sumberdaya manusia, 2) penarikan tenaga kerja,
3) seleksi dan penerimaan, 4) pengenalan dan orientasi, 5) pelatihan dan pengembangan, 6) penilaian prestasi kerja,
7) promosi, pemindahan, demosi dan pemutusan hubungan kerja.
4. Fungsi Pengarahan (Directing)
Pada fungsi pengarahan ini akan membahas tentang motivasi. Karena para manajer tidak dapat mengarahkan bawahannya kecuali dengan dimotivasi agar bersedia mengikutinya. Efektifitas manajer banyak ditentukan dari kemampuan manajer untuk memotivasi, mempengaruhi, mengarahkan, dan berkomunikasi pada bawahannya.
BAB 1 PENGERTIAN DAN FUNGSI MANAJEMEN 11 5. Fungsi Pengendalian (Controlling)
a. Pengertian pengendalian
Bisa diartikan bahwa pengendalian merupakan suatu aktivitas pengawasan terhadap pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen, apakah telah berfungsi sebagaimana yang ditetapkan organisasi.
b. Tugas utama pengendalian
Tugas utama pengendalian pada suatu organisasi, adalah
1) Mencegah terjadinya penyimpangan agar tidak terjadi kerugian yang tidak diinginkan;
2) Memperbaiki kesalahan dan penyelewengan yang terjadi, agar pelaksanaan pekerjaan tidak terlambat dan tidak terjadi pemborosan;
3) Memberi kepercayaan dan tanggungjawab penuh pada anggota organisasi atas beban tugasnya; dan
4) Mendidik dan mengarahkan anggota organisasi agar bekerja sesuai prosedur yang telah ditentukan.
c. Proses pengendalian
Proses pengendalian biasanya dilakukan dengan beberapa tahap, minimal dilakukan dengan 4 (empat) tahap, yaitu tahap pertama, penetapan standar pelaksanaan, tahap kedua, penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan, tahap ketiga, evaluasi penyimpangan atas standar, dan yang tahap keempat, pengambilan keputusan sebagai tindakan koreksi.
13
BAB 2
PENGERTIAN, JENIS, PENDEKATAN DAN TAHAPAN MANAJEMEN PERUBAHAN
Manajemen adalah suatu proses dalam mengelola atau bentuk pengelolaan sesuatu, sedangkan perubahan adalah suatu upaya, proses, atau transformasi terhadap suatu hal menjadi hal lain. Terminologi manajemen perubahan sering digunakan dalam manajemen perusahaan atau organisasi menjadi salah satu faktor penentu keberhasilan yang penting dalam berbagai bisnis.
A. PENGERTIAN DAN DEFINISI MANAJEMEN PERUBAHAN
1. Pengertian Manajemen Perubahan
Manajemen perubahan atau Management of Change merupakan sebuah upaya dan pendekatan yang dilakukan secara terstruktur dan sistematis yang dimanfaatkan guna membantu individu, tim ataupun organisasi dengan menerapkan sarana, sumber daya dan pengetahuan dalam merealisasikan perubahan dari kondisi sekarang menuju suatu kondisi yang lebih baik secara efisien dan efektif untuk memperkecil dampak dari proses perubahan itu.
Manajemen perubahan adalah sebuah proses yang mengadopsi pendekatan manajemen, yakni planning, organizing, actuating, dan controlling guna melakukan suatu perubahan pada suatu perusahaan.
Manajemen perubahan dilakukan untuk menghasilkan solusi bisnis yang dibutuhkan agar bisa lebih sukses
dengan cara yang juga lebih terorganisir melalui metode pengelolaan dampak perubahan.
Manajemen perubahan yaitu bentuk usaha yang dilakukan guna mengelola seluruh akibat yang dihasilkan karena adanya perubahan dalam suatu perusahaan. Manajemen perubahan adalah alat, proses, dan juga teknik untuk mengelola manusia pada sisi proses perubahan dalam menggapai hasil yang dibutuhkan dan demi mewujudkan perubahan secara efektif pada suatu tim, individu, dan sistem yang lebih luas.
2. Definisi Perubahan
Beberapa ahli manajemen mendefinisikan manajemen perubahan sebagai berikut:
Coffman dan Lutes (2007) menerangkan bahwa manajemen perubahan adalah pendekatan yang terstruktur dan digunakan untuk membantu tim, individu ataupun organisasi untuk perubahan dari kondisi sekarang ke kondisi yang lebih baik.
Winardi (2011) mengatakan bahwa manajemen perubahan adalah suatu usaha yang dilakukan oleh manajer untuk mengelola perubahan secara lebih efektif, yang di dalamnya memerlukan pengetahuan terkait motivasi, kelompok, kepemimpinan, konflik, dan komunikasi.
B. BERBAGAI JENIS MANAJEMEN PERUBAHAN
Harischandra (2007) menyatakan bahwa ada tiga jenis perubahan dalam suatu organisasi berdasarkan sifatnya, yakni:
1. Discontinuous change, yaitu perubahan yang ditandai dengan adanya pergeseran cepat terhadap struktur, budaya, strategi dan ketiganya secara bersamaan.
BAB 2 PENGERTIAN, JENIS, PENDEKATAN DAN TAHAPAN… 15 2. Perubahan ini lebih bersifat revolusioner dan juga
cepat.
3. Bumpy incremental change, yaitu perubahan yang mempunyai periode relatif tenang dan sesekali disela dengan percepatan gerakan perubahan dengan dipicu oleh perubahan lingkungan organisasi dan bisa juga berasal dari internal, seperti adanya tuntutan dalam meningkatkan efisiensi dan perbaikan metode kerja.
4. Smooth incremental change, yaitu perubahan yang terjadi secara lambat, sistematis, dan bisa diprediksi serta mencakup atau seluruh rentetan perubahan dalam kecepatan yang cenderung konstan.
C. BEBERAPA PENDEKATAN DALAM MANAJEMEN PERUBAHAN
Davidson (2005) dalam bukunya mengatakan bahwa terjadinya perbedaan budaya pada suatu organisasi akan memengaruhi penyusunan rencana perubahan yang akan dilakukan secara tepat. Perusahaan dapat memilih salah satu dari empat pendekatan manajemen perubahan, yaitu pendekatan rasional-empiris, pendekatan normatif-reedukatif, pendekatan kekuasaan- koersif dan pendekatan lingkungan-adaptif
1. Pendekatan Normatif-Reedukatif
Pendekatan ini akan lebih fokus pada bagaimana seorang manajer perubahan mampu memberikan pengaruh atau bertingkah laku dengan berbagai cara tertentu, agar selanjutnya para anggota manajer mampu melakukan perubahan. Pada dasarnya, manusia akan berubah saat ada suatu perusahaan tersendiri bahwa perubahan adalah demi kepentingan yang terbaik. Perubahan tersebut akan paling siap terjadi saat satu orang dalam kelompok tersebut
masuk dalam perubahan dan menganut sistem nilai dan keyakinan kelompoknya.
2. Pendekatan Rasional-Empiris
Pendekatan rasional-empiris digunakan dengan dasar keyakinan bahwa perilaku orang mampu diprediksi dan mereka akan memberikan perhatian khusus atas kepentingannya sendiri. Dengan memahami perilaku tersebut, maka akan memberikan manajer perubahan pada suatu strategi yang berguna untuk melangkah.
3. Pendekatan Lingkungan-Adaptif
Premis utama yang digunakan dalam pendekatan manajemen ini adalah bahwa walaupun mereka berubah berdasarkan insting, namun mereka berusaha menghindari segala bentuk kerugian, jadi sebenarnya mereka mempunyai kemampuan dalam beradaptasi dengan berbagai kondisi dan situasi baru.
4. Pendekatan Kekuasaan-Koersif
Pendekatan ini membuat orang-orang untuk berubah dilakukan dengan dasar penegakan kewenangan, ancaman, atau adanya sanksi atas performa yang buruk. Pendekatan ini bisa juga disebut sebagai pendekatan kekuatan penindas. Pendekatan ini biasannya diterapkan pada karyawan yang patuh akan siap untuk melakukan apapun yang diperintahkan dengan tanpa atau sedikit usaha dalam meyakinkan.
Pendekatan ini memiliki risiko yang besar dan potensi balasannya pun sangat besar.
BAB 2 PENGERTIAN, JENIS, PENDEKATAN DAN TAHAPAN… 17 D. TAHAPAN MANAJEMEN PERUBAHAN
Haines (2005) menyatakan terdapat beberapa tahap/fase yang dapat ditempuh dalam melakukan manajemen perubahan, yaitu:
1. Tahap A: Positioning Value (menentukan posisi strategis).
Tahap ini adalah tahapan dalam suatu sistem berpikir dimana apa yang menjadi tujuan atau posisi strategis perusahaan bisa dijelaskan secara gamblang. Posisi ini yang akan dicapai dalam suatu perubahan perusahaan atau organisasi
2. Tahap B: Measures Goals (mengukur tujuan).
Tahap ini akan menentukan berbagai ukuran dan mekanisme yang diperlukan untuk menilai apakah tujuannya bisa atau telah tercapai.
3. Tahap C: Assessment Strategy (Strategi Asesmen).
Tahap ini akan ditentukan kesenjangan antar situasi terkini dengan situasi yang memang diinginkan, sehingga dapat ditentukan kebijakan untuk mencapai seluruh situasi dan kondisi secara lebih baik.
4. Tahap D: Actions Level-level (aktivitas perubahan).
Tahap ini adalah fase penerapan dan penjelasan strategi yang selanjutnya akan diintegrasikan seluruh kegiatan, proses, hubungan dan perubahan yang diperlukan untuk bisa mengurangi kesenjangan atau untuk menerapkan tujuan yang sudah ditetapkan pada tahap A.
5. Tahap E: Environment Scan (identifikasi lingkungan eksternal).
Tahap ini akan melakukan seluruh identifikasi lingkungan eksternal yang mampu memengaruhi perubahan. Hasil dari identifikasi akan memberikan arah dan perubahan yang kelak akan dilakukan.
19
BAB 3
PENGERTIAN ORGANISASI DAN CAKUPAN TEORI ORGANISASI
A. PENGERTIAN ORGANISASI 1. Unsur-unsur Organisasi
Beberapa unsur yang terdapat dalam organisasi antara lain:
a. Koordinasi b. Tujuan bersama c. Pembagian kerja d. Integrasi
2. Karakteristik Organisasi
Beberapa ciri suatu Organisasi yaitu:
a. Ada orang-orang, dalam arti lebih dari satu orang (bapak dan anaknya)
b. Ada kerja sama (mengangkat sebuah meja) c. Ada tujuan (untuk berjualan)
3. Definisi Organisasi
Dengan ciri-ciri organisasi tersebut di atas maka beberapa orang ahli mendefinisikan organisasi sebagai berikut:
a. Malinowski mendefinisikan organisasi sebagai
“suatu kelompok orang yang bersatu dalam tugas- tugas atau tugas umum, terikat pada lingkungan tertentu, menggunakan alat teknologi dan patuh pada peraturan”. Walaupun malinowski tidak menyebutkan untuk apa berorganisasi, tetapi dapat disimpulkan bahwa kelompok orang yang
bekerja sama itu adalah untuk mencapai tujuan yang diingini.
b. James D. Mooney mengatakan bahwa “organisasi timbul bilamana orang-orang bergabung dalam usaha mereka untuk mencapai tujuan bersama”.
c. Begitu pula Chester I. Barnard berpendapat bahwa “organisasi ada bila orang-orang berhubungan satu sama lain, mau menyum- bangkan kegiatan-kegiatan atau bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama”.
d. Terakhir Henry L Silk memandang organisasi sebagai suatu kesatuan yaitu sekelompok orang terlibat secara bersama-sama di dalam hubungan yang resmi untuk mencapai tujuan-tujuan.
Untuk memantapkan pengertian organisasi dalam dinamikanya, maka organisasi dapat didefinisikan sebagai “kerjasama orang-orang atau kelompok orang dengan menggunakan dana, alat-alat dan teknologi, serta mau terikat peraturan-peraturan dan lingkungan tertentu supaya dapat mengarah pada pencapaian tujuan yang diingini”. (Mirrian S. Arif, 1985).
B. CAKUPAN TEORI ORGANISASI 1. Lingkup Studi Organisasai
Lingkup yang dapat dipelajari dalam teori organisasi dalam garis besarnya adalah sebagai berikut:
a. Filsafat, nilai, tujuan, dan sasaran organisasi;
b. Aliran-aliran dalam organisasi;
c. Struktur organisasi;
d. Penggunaan teknologi dan pengetahuan dalam organisasi;
e. Tingkah laku individu dan motivasinya;
BAB 3 PENGERTIAN ORGANISASI DAN CAKUPAN TEORI … 21 f. Peranan kelompok di dalam organisasi;
g. Hubungan-hubungan dan komunikasi di dalam organisasi;
h. Stabilitas dan inovasi di dalam organisasi;
i. Perubahan dan penyempurnaan organisasi;
j. Koordinasi;
k. Faktor ekstern (luar) organisasi.
(Mirrian S. Arif, 1985).
2. Kategorisasi Teori Organisasi a. Teori Organisasi Klasik
Supaya seseorang dapat ikut mengembangkan organisasi di mana dia berada, maka perlu lah dia menghayati perkembangan teori organisasi yang pada hakikatnya mendasari terbentuknya organisasi. Teori organisasi dibedakan ke dalam teori klasik, teori neo-klasik dan teori modern.
Teori Organisasi Klasik berpangkal tolak pada struktur, hubungan, fungsi formal kegiatan orang dalam rangka mencapai tujuan bersama. Teori Neo Klasik berdasarkan pada hubungan formal dan informal, makro dan mikro.
Teori Organisasi Klasik dibagi lagi ke dalam:
1) Teori Birokrasi: organisasi berdasarkan aturan tertentu;
2) Teori Administrasi: organisasi berdasarkan unsur-unsur manajemen yaitu perencanaan, pengorganisasian, perintah, koordinasi dan pengawasan; dan
3) Teori manajemen ilmiah: organisasi berdasarkan metode kerja ilmiah (Sukanto Reksohadi Prodjo 1997).
b. Teori Organisasi Neo Klasik
Teori Organisasi Neo Klasik mendekati organisasi sebagai kelompok orang dengan tujuan bersama.
Teori organisasi Neo Klasik berkembang dengan pembenahan Teori organisasi sebagai suatu sistem terbuka di mana segmen teknis dan manusiawi saling berkaitan dengan erat dan sikap karyawan merupakan faktor yang penting bagi peningkatan produktivitas.
Perbaikan mencakup aspek pembagian kerja, proses skalar dan fungsional, struktur organisasi, serta rentang kendali. Teori organisasi Neo-Klasik memahami adanya organisasi
“informal” yang muncul karena faktor lokasi, jenis pekerjaan, minat dan masalah khusus (vested).
c. Teori Organisasi Modern
Teori Organisasi Modern merupakan teori yang mendekati masalah sebagai suatu sistem keseluruhan, memperhatikan berbagai variabel, dan memahami adanya proses dinamis. Teori Organisasi Modern membicarakan sistem dan ketergantungan bagian, organisasi formal, organisasi informal, struktur status dan dari tingkat teratas ke tingkat paling bawah ( Sukanto Reksohadi Prodjo 1997; Sunarno SastroAtmodjo, 2021).
23
BAB 4
PENGEMBANGAN ORGANISASI
A. DEFINISI DAN KONSEP PENGEMBANGAN ORGANISASI 1. Definisi Pengembangan Organisasi
Pengembangan organisasi merupakan suatu perkembangan dari percampuran ilmu dan seni yang mencakup bidang profesional tindakan sosial (social action) dan suatu area persyaratan keilmuan (scientific inquiry). Definisi pengembangan organisasi yang dikemukakan dalam BMP ini menyatukan sebagian besar pandangan-pandangan yang berlaku saat ini, yaitu: suatu sistem yang luas dari penerapan ilmu pengetahuan perilaku terhadap perencanaan pengembangan dan penguatan dari strategi-strategi organisasi, struktur, dan proses- proses untuk peningkatan efektivitas suatu organisasi.
2. Konsep Pengembangan Organisasi
Konsep tersebut menekankan beberapa sifat yang membedakan dalam pengembangan organisasi, a. Pengembangan organisasi diaplikasikan pada
suatu sistem secara menyeluruh,
b. Pengembangan organisasi didasarkan pada ilmu pengetahuan perilaku dan praktek, termasuk konsep-konsep mikro seperti kepemimpinan, dinamika politik, dan desain pekerjaan, serta
pendekatan-pendekatan makro seperti, strategi organisasi, struktur organisasi, serta hubungan organisasi dan lingkungan.
c. Walapun pengembangan organisasi sangat peduli terhadap perencanaan perubahan, tetapi hal itu tidaklah kaku, ciri-ciri sifat formalnya adalah menyatu dengan perencanaan bisnis.
d. Pengembangan organisasi meliputi baik
penciptaan maupun penguatan lebih lanjut dari perubahan.
e. Strategi, struktur, dan proses perubahan, walaupun program-program pengembangan organisasi yang lain akan memusatkan lebih kepada satu jenis perubahan daripada yang lainnya.
f. Pengembangan organisasi diorientasikan untuk meningkatkan keefektifan organisasi. Dalam hal ini mencakup dua asumsi besar.
1) Pertama suatu organisasi yang efektif dapat memecahkan masalah-masalah yang dihadapinya sendiri.
2) Kedua suatu organisasi yang efektif memiliki sekaligus baik kualitas hidup kerja yang tinggi maupun produktivitas yang tingga.
Hal ini dapat menarik dan memberikan motivasi yang efektif terhadap para pekerja yang pada gilirannya dapat mencapai pada level yang tinggi.
BAB 4 PENGEMBANGAN ORGANISASI 25 B. TEKANAN DAN ESENSI PENGEMBANGAN ORGANISASI
Semua organisasi harus mampu beradaptasi terhadap perubahan yang semakin kompleks dan tidak menentu di bidang-bidang teknologi, ekonomi, politik, dan kebudayaan. Pengembangan organisasi diharapkan dapat membantu suatu organisasi untuk menciptakan respons-respons yang efektif, dan di banyak kasus tindakan yang proaktif tersebut akan mempengaruhi arah strategi dari suatu perusahaan.
1. Berbagai Tekanan Terhadap Organisasi
BMP best-seller Tim Peters “Thriving on Chaos”
menempatkan sejumlah besar fakta-fakta tentang adanya tekanan-tekanan yang sedang dihadapi oleh organisasi-organisasi modern.
a. Teknologi
b. Persaingan luar negeri
c. Merger, akuisisi, divestitures, leverage buy-outs, joint ventures
d. Permintaan konsumen e. Globalisasi pendanaan f. Permintaan angkatan kerja
g. Keinginan warga publik terhadap pajak dan kontrol pemerintah
2. Esensi Pengembangan Organisasi
a. Pengembangan organisasi membantu organisasi dalam menilai dirinya sendiri dan lingkungan- nya, serta untuk revitalisasi dan pembangunan kembali strategi, struktur, dan proses-proses.
b. Pengembangan organisasi nyata penting bagi mereka yang merencanakan karier professional- nya di lapangan, baik sebagai internal konsultan
yang dikaryakan dalam sebuah organisasi, ataupun sebagai eksternal konsultan yang berpraktek di banyak organisasi.
c. Pengembangan organisasi juga penting bagi mereka yang tidak berkeinginan menjadi praktisi profesional dibidang tersebut. Seluruh manajer dan administrator bertanggung jawab untuk mengawasi dan mengembangkan bawa- han serta untuk peningkatan kinerja departemen mereka.
d. Pengembangan organisasi penting untuk umum (GM) dan eksekutif senior lainnya, karena adapat membantu organisasi secara keseluruhan menjadi lebih fleksibel, mudah beradaptasi dan efektif.
e. Melalui pengembangan organisasi tersebut dapat pula menunjukkan kepada anggota personalia bagaimana bekerja secara efektif dengan pihak-pihak lain di dalam mendiagnosa masalah-masalah yang kompleks dan di dalam merancang suatu solusi yang layak.
C. PERKEMBANGAN PENGEMBANGAN ORGANISASI 1. Latar Belakang Pengembangan Organisasi
Pengembangan organisasi muncul dari lima latar belakang atau batang utama seperti nampak pada gambar.
a. Latar belakang yang pertama adalah pertumbuhan dari National Training Laboratories (NTL) dan pengembangan kelompok-kelompok pelatihan (training groups), atau dalam istilah lain dikenal sebagai sensitivitas pelatihan T-groups.
BAB 4 PENGEMBANGAN ORGANISASI 27 b. Latar belakang kedua adalah pekerjaan awal
dalam riset dan umpan balik.
c. Latar belakang ketiga adalah pekerjaan klasik pada riset tindakan yang diselenggarakan oleh para ilmuwan sosial yang tertarik dalam penerapan riset pada pengelolaan perubahan.
d. Latar belakang keempat adalah suatu pendekatan yang difokuskan pada produktivitas dan kualitas kehidupan kerja.
e. Latar belakang kelima dari pengembangan organisasi, dan paling berpengaruh belakangan ini pada praktek yang sedang berjalan, yaitu keterlibatan perubahan strategik dan transformasi organisasional.
2. Ekspansi Pengembangan Organisasi
Pengembangan organisasi (PO) tumbuh dan dewasa terintegrasi dengan perspektif-perspektif baru seperti, strategi, perubahan teknologikal, dan manajemen kualitas total (TQM). Keadaan tersebut bisa benar-benar terjadi pada penerapannya secara internasional.
Ekspansi Jaringan Pengembangan Organisasi yang dimulai sejak tahun 1964 adalah satu petunjuk dari pertumbuhan tersebut. Jaringan tersebut telah tumbuh dari hanya dua ratus anggota pada tahun 1970 menjadi lebih dari dua ribu praktisi PO pada saat ini. Saat ini pula, PO telah diajarkan baik pada level S1 maupun S2 pada sejumlah besar universitas- universitas. Pelatihan laboratorium, umpan balik survei, riset tindakan, produktivitas dan kualitas kehidupan kerja, serta perubahan strategik.
29
BAB 5
ASUMSI, KRITERIA, KONSEP DAN STRATEGI DALAM PENGEMABANGAN ORGANISASI SECARA BERENCANA
A. ASUMSI DALAM PENGEMBANGAN ORGANISASI 1. Asumsi Dalam Pengembangan Suatu Organisasi
a. Asumsi, “Personal Growth”
Asumsi ini mengatakan bahwa seseorang itu dapat tumbuh dan berkembang dengan sendirinya, apabila lingkungan mendukung dan apabila ada tantangan.
b. Asumsi, “Constructive Contribution”
Asumsi ini mengatakan bahwa seseorang itu selalu dapat memberikan suatu sumbangan yang bersifat membangun. Sebagian besar orang ingin membuat dirinya agar lebih mampu memberikan sumbangan yang lebih besar dalam mencapai tujuan organisasi.
2. Asumsi Tentang Manusia Dalam Sistem Organisasi
Ada beberapa asumsi tentang manusia dalam suatu sistem organisasi.
a. Asumsi pertama, adalah bahwa sampai sekarang hasil pengamatan terhadap suatu organisasi menunjukkan adanya tumpang tindih pekerjaan yang dilakukan oleh kelompok. Hubungan kerja
yang tumpang tindih ini oleh Likert disebut
“Linking Pins”.
b. Asumsi kedua, adalah tentang dinamika manusia didalam suatu organisasi yang disebut “Win- Lose” (menang hilang). Yang dimaksud dengan
“Win-Lose” Adalah apabila didalam suatu organisasi terdapat konflik, maka akan ada orang (kelompok) yang berusaha untuk menang (“win”) dan akan ada orang yang mempertahankan/menjaga haknya jangan sampai hilang (“lose”)
3. Asumsi Tentang Nilai Yang Dianut Anggota Organisasi
Para praktisi dibidang pengembangan organisasi menganut beberapa asumsi yang mendasar diantaranya:
a. Perlu adanya penempatan nilai-nilai pada setiap usaha kerjasama sekelompok orang dan pada setiap orang yang ada dalam suatu organisasi merupakan bagian dari keseluruhan.
b. Pada umumnya harus dianut nilai-nilai yang menyatakan bahwa setiap orang yang ada dalam suatu organisasi merupakan bagian dari keseluruhan
c. Orang-orang yang ada di dalam organisasi harus memiliki nilai dan teknik yang dapat dipergunakan untuk menyelesaikan suatu konflik.
d. Strategi pengembangan suatu organisasi tidak akan berhasil jika tidak ada nilai-nilai yang ditempatkan pada tujuan organisasi.
BAB 5 ASUMSI, KRITERIA, KONSEP DAN STRATEGI 31 B. SITUASI, KRITERIA DAN SISTEM DALAM PENGEMBA-
NGAN ORGANISASI
1. Situasi dan Kondisi Pengembangan Organisasi Perusahaan secara periodik mengajukan pertanyaan kepada mereka sendiri “kemana kita akan melangkah?”, dan jawaban untuk pertanyaan ini didasarkan pada informasi yang konkret, mengenai produk, situasi keuangan, pasar, sasaran (target) pertumbuhan, kompetisi teknologi dan hal-hal lain yang relevan.
Situasi akan selalu berubah, kebutuhan dan tuntutan dari pegawai juga akan merubah, begitu juga dengan persyaratan yang dituntut oleh masyarakat, karena tingkat dari perubahan itu sendiri meningkat, dampaknya tetap dirasakan di dalam suatu organisasi meskipun organisasi tersebut mempunyai manajer yang mampu untuk tidak mengindahkan faktor-faktor perubahan tersebut.
Terdapat dua macam kondisi yang esensial yang harus dipenuhi agar usaha-usaha untuk beradaptasi dengan perubahan bisa berhasil dan efektif. Pertama, kepemimpinan organisasi harus menyadari adanya perubahan tersebut dan konsekuensi-konsekuensinya. Kedua, keadaan akhir yang diingini harus mempunyai gambaran yang jelas mengenai perubahan kondisi yang diingini. Untuk itu rencana kerja dan strategi untuk mengubah perlu diadakan yaitu terdiri dari hal-hal sebagai berikut:
a. Diagnosa yang tepat terhadap beberapa kondisi yang menyebabkan dibutuhkannya perubahan b. Gambaran yang mendetail dari keadaan akhir
yang diingini.
c. Gambaran yang jelas dan akurat dari kedinamikaan masa kini.
2. Kriteria Perubahan Dalam Organisasi
Untuk memperbaiki organisasi dari segi besarnya partisipasi yang diberikan oleh Pegawai Anda, kriteria di bawah ini mungkin dapat membantu. Hal yang dianjurkan adalah Anda bisa mengevaluasi organisasi Anda sesuai dengan skala berikut:
5-kondisi yang sudah ada dalam organisasi
4-kondisi yang sudah berkembang ke tingkat yang jauh lebih tinggi
3-kondisi yang sudah berkembang ke tingkat menengah
2- kondisi yang sudah menurun ke tingkat yang lebih kecil
1-kondisi yang tidak ada.
3. Sistem Manajemen Partisipasi Efektif
Pernyataan di bawah ini menggambarkan suatu grup kerja yang sedang beroperasi dengan sistem manajemen partisipasi efektif.
a. Terdapat komunikasi terbuka, luas dan jujur-baik vertikal, horizontal, formal maupun informal. (isi dengan skor)
b. Terdapat kepemimpinan yang “berpijak pada kenyataan”; penggunaan gaya manajemen yang cocok dengan situasi yang sebenarnya.
c. Tujuan, target, sasaran yang hendak dicapai dibuat secara eksplisit bagi tiap orang dalam organisasi, dan tiap kemajuan yang dicapai direview secara teratur.
BAB 5 ASUMSI, KRITERIA, KONSEP DAN STRATEGI 33 d. Besarnya tanggungjawab bagi tiap-tiap individu
tergambar secara jelas
e. Pekerjaan terorganisir secara baik dan sistematis, tidak acak-acakan. Terdapat sedikit mungkin prosedur, kebijakan-kebijakan, peraturan- peraturan dan bentuk-bentuk pengontrolan lainnya.
f. Terdapat tingkat partisipasi yang tinggi dari tiap- tiap orang dalam menentukan sasaran dan standar pekerjaan, pengambilan keputusan, kontrol, perencanaan, prosedur dan dalam mendefinisikan tanggung jawab dan lain sebagainya.
g. Setiap usaha dilakukan untuk mengintegrasikan kebutuhan individu dan organisasi, oleh karena itu kedua-duanya berusaha mencapai tujuan- tujuan mereka.
h. Terdapat usaha yang kontinyu untuk menciptakan kreatifitas disegala bidang.
i. Terdapat penekanan yang kuat pada kegiatan belajar dan pengembangan individu. Dengan kata lain terdapat usaha yang serius untuk menolong mengembangkan karier mereka.
j. Meskipun sistematis dan teratur, iklim organisasi tidak kaku, dan ditandai dengan adanya fleksibelitas dan adaptasi terhadap perubahan.
k. Terdapat penekanan pada kemandirian, otonomi dan kontrol diri dan pada saat yang sama individu- individu diikutsertakan dalam pencapaian- pencapaian tujuan organisasi.
l. Penekanan nilai individu dan hubungan tim ditandai degan tingkat ketergantungan dan kepercayaan yang tinggi. Para individu
bertanggung jawab terhadap tindakannya masing-masing.
m. Sistem upah dan penghargaan berjalan secara adil dan merata, dan didasarkan pada prestasi kerja semata-mata.
n. Adanya penekanan pada kerjasama kelompok dan pembentukan tim (team buiding); dan masing- masing orang akan mempunyai loyalitas yang rendah terhadap grup apabila dibandingkan dengan maksud dan tujuan akhir dari organisasi secara keseluruhan.
o. Terdapat kelonggaran untuk bereksperimen, berbuat salah dan mencoba metode-metode baru dalam keseluruhan kegiatan yang teratur dan sistematis.
p. Sistem-sistem manajemen berkembang melalui kerjasama dan partisipasi dan orang-orang yang menggunakannya merasa mampu untuk mengetahui bagaimana menggunakannya. Mereka merasa mampu untuk merubahnya manakala sistem itu tidak bekerja atau bisa memperbaiki.
C. KONSEP DAN STRATEGI DALAM PENGEMBANGAN ORGANISASI
1. Beberapa Konsep Dasar Mengenai Perubahan Berencana
Ciri utama dari perubahan terencana adalah suatu pemecahan masalah yang mendasarkan pada pentingnya usaha-usaha untuk mengumpulkan dan menggunakan data dan informasi untuk dianalisis.
Beberapa karakteristik dari perubahan terencana,
BAB 5 ASUMSI, KRITERIA, KONSEP DAN STRATEGI 35 yang memberikan dimensi yang dapat membedakan- nya dengan bentuk-bentuk lain, yaitu:
a. Perubahan berencana mencakup suatu keputusan yang penuh pertimbangan, bertujuan dan secara jelas dituangkan dalam suatu program yang dimaksudkan untuk memecahkan persoalan dan untuk mengadakan perubahan.
b. Perubahan berencana mereflesikan suatu proses perubahan yang dapat diterapkan pada manusianya, baik sebagai individu, kelompok atau sebagai masyarakat.
c. Perubahan terencana pada umumnya selalu melibatkan penggunaan dari para ahli yang berasal dari luar organisasi.
d. Perubahan terencana pada umumnya mencakup suatu strategi kolaborasi (kerjasama) dan usaha bersama antara agen perubahan dengan pengguna.
e. Perubahan terencana selalu berusaha untuk menggunakan pengetahuan dan data yang sehat dalam melakukan usaha perubahan.
2. Beberapa Strategi dalam Melakukan Perubahan Berencana
Menurut Kurt E. Olmosk seorang ahli perubahan dalam organisasi mengemukakan 8 strategi dalam perubahan, yaitu:
a. Political Strategy
Adalah perubahan yang pendekatannya atas dasar struktur kekuasaan baik yang formal maupun yang informal dalam suatu sistem sosial.
b. Economic Strategy
Strategi ini berasumsi bahwa seseorang yang memegang posisi pengaturan sumber-sumber ekonomis, seperti anggaran, peralatan, pembiayaan dan sejenisnya, adalah orang yang dapat memperlancar suatu proses perubahan terencana.
c. Academic Strategy
Strategi ini didasarkan atas rasionalisasi, yaitu bahwa setiap manusia adalah rasional.
d. Engineering Strategy
Strategi ini menitikberatkan pada lingkungan kerja dalam organisasi.
e. Military Strategy
Strategi ini mendasarkan pada penggunaan kekerasan atau paksaan; baik paksaan yang bersifat fisik maupun non fisik, yaitu misalnya dengan ancaman hukuman, denda atau tuntutan yang dilakukan oleh penguasa.
f. Confrontation Strategy
Strategi perubahan yang mendasarkan pada timbulnya suatu keadaan yang tidak disenangi oleh anggota-anggota dalam suatu organisasi sehingga mereka mencari jalan untuk mengubah dari keadaan tersebut.
g. Applied Behavioral Science Model
Model yang menggunakan ilmu-ilmu perilaku ini adalah strategi yang cukup kompleks, karena memerlukan berbagai bidang ilmu dalam mengadakan perubahan.
BAB 5 ASUMSI, KRITERIA, KONSEP DAN STRATEGI 37 h. Fellowship Strategy
Strategi ini mendasarkan pada kebersamaan, yaitu dengan memberi contoh atau tauladan kemudian memberi wawasan yang luas dan mengembangkan kreativitas serta memberi dorongan semangat kepada orang-orang dalam suatu organisasi, sehingga mereka merasa diperhatikan.
39
BAB 6
ANALISIS DAN KONSULTASI DALAM PELAKSANAAN DIAGNOSIS ORGANISASI
A. ANALISIS MEDAN FAKTOR (FORCE FIELD ANALYSIS) Teknik analis ini dikembangkan oleh Kurt Lewin, yang bermanfaat menguji variabel-variabel untuk menentukan tingkat efektivitas organisasional. Di samping itu teknik ini juga bermanfaat untuk menganalisis berbagai strategi perubahan yang dapat digunakan dalam situasi tertentu.
1. Faktor-faktor Pendukung dan Penghambat Perubahan Organisasi
a. Faktor-faktor Pendukung Perubahan Organisasi Contoh faktor-faktor pendukung yang mendorong perubahan yang mereka inginkan pada organisasi sekolah/universitas, seringkali dibutkan faktor- faktor pendukung tersebut adalah:
1) Antusiasme dan keikatan para administrator teras
2) Beberapa guru/dosen dan murid/mahasiswa, 3) Anggota dewan sekolah/universitas.
b. Faktor-faktor Penghambat Perubahan Organisasi Faktor-faktor penghambat yang sering diungkapkan atau disebutkan pada organisasi lainnya ada beberapa hal, antara lain yaitu tidak ada hunbungan dengan:
1) walikota, 2) kepala polisi,
3) editor surat kabar kota.
2. Pedoman Teknis Analisis Medan Faktor Strategi Perubahan Organisasi
Beberapa pedoman yang dapat dipergunakan untuk memanfatkan teknis analisis medan faktor dalam menyusun strategi perubahan yaitu:
a. Apabila kekuatan dan frequensi faktor-faktor pendukung jauh melebihi bobot faktor-faktor penghambat dalam situasi perubahan, orang yang ingin mendorong terjadinya perubahan, dapat bergerak lebih jauh mengatasi faktor- faktor penghambat.
b. Apabila terjadi sebaliknya, faktor-faktor penghambat jauh lebih kuat daripada faktor- faktor pendukung, orang yang ingin mendorong terjadinya perubahan memiliki berbagai pilihan (Hersey dan Blanchard, 1992)
1) Dapat menghentikan upaya perubahan, dengan menyadari bahwa akan terlalu sukar melakukan perubahan.
2) Dapat melakukan upaya perubahan dengan mempertahankan kekuatan faktor-faktor pendukung dalam situasi bersangkutan dan
BAB 6 ANALISIS DAN KONSULTASI DALAM PELAKSANAAN 41 3) pada saat yang sama berusaha untuk
mengubah apakah setiap faktor penghambat satu persatu menjadi faktor pendukung, atau dengan cara tertentu memperlemahnya sehingga tidak lagi menghambat dalam situasi tersebut.
c. Apabila faktor-faktor pendukung dan faktor- faktor penghambat memiliki kekuatan yang sama dalam situasi perubahan, maka kita dapat lebih memperkuat faktor-faktor pendukung, dan pada saat yang sama berupaya mengubah atau memperkecil kekuatan sebagian atau seluruh faktor penghambat.
3. Daur Perubahan Organisasi a. Tingkat Perubahan.
Terdapat empat tingkat perubahan organisasi- onal, yaitu perubahan pengetahuan, perubahan sikap, perubahan perilaku individual, dan perubahan prestasi kelompok atau organisasi- onal.
1) Perubahan pengetahuan;
Merupakan hal yang cenderung paling mudah dilakukan, karena perubahan itu dapat terjadi sebagai hasil membaca buku atau artikel, dapat juga melalui penjelasan dari orang tertentu yang dihormati.
2) Perubahan sikap;
Struktur sikap berada dari struktur pengetahuan dalam arti bahwa sikap secara emosional diacu dengan pengertian positif atau negatif.
Tingkat-tingkat perubahan menjadi sangat signifikan pada pengkajian daur perubahan partisipasi dan daur perubahan direktif.
b. Daur Perubahan Partisipatif
Daur ini diimplementasikan apabila tersedia pengetahuan bagi seseorang atau sekelompok orang. Strategi yang efektif diterapkan pada tingkat ini adalah melibatkan orang-orang atau kelompok secara langsung dalam upaya membantu memilih atau melembagakan metode- metode baru untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Langkah berikutnya yaitu upaya menerjemahkan keikatan tersebut dalam perilaku aktual. Langkah ini secara signifikan lebih sukar dilakukan. Apabila usaha tersebut dapat dilakukan, maka perubahan organisasi dapat dilakukan dengan upaya agar orang-orang lain mulai mempolakan perilaku mereka sesuai dengan pola perilaku orang-orang yang mereka hormati, yang dipandang menyandang peranan kepemimpinan.
3) Perubahan perilaku;
Kelihatan lebih sukar secara signifikan dan memerlukan waktu lebih lama dibandingkan dengan kedua tingkat perubahan sebelumnya.
4) Perubahan prestasi kelompok atau organisasional.
5) Jikalau perilaku individual cukup sulit diubah, upaya itu jauh lebih rumit apabila dilakukan terhadap kelompok atau organisasi.
BAB 6 ANALISIS DAN KONSULTASI DALAM PELAKSANAAN 43 Gambar 6. 1 Daur Perubahan Partisipatif
(Sumber: Harsey dan Blanchard, 1992) c. Daur Perubahan Direktif
Daur perubahan ini telah diterapkan para manajer di masa lampau untuk melaksanakan ide-ide inovatif, seperti manajemen berdasarkan sasaran (MBS), pemerkayaan pekerjaan (job enrichment), dan sebagainya. Daur ini dimulai dengan perubahan yang dilakukan terhadap organisasi secara keseluruhan oleh kekuatan/faktor eksternal, seperti masyarakat, peraturan perundangan dan sebagainya. Proses perubahan seperti ini cenderung akan mempengaruhi sistem jaringan interaksi pada tingkat individual.
Gambar 6. 2 Daur Perubahan Partisipatif (Sumber: Harsey dan Blanchard, 1992)
d. Kelebihan dan Kelemahan Daur Perubahan
Daur perubahan partisipatif bukanlah strategi perubahan yang lebih baik dari daur perubahan direktif, dan sebaliknya. Strategi yang tepat, ber- gantung pada situasi, dan setiap strategi memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing.
e. Kelebihan Daur Perubahan Partisipatif
Daur perubahan partisipatif cenderung lebih sesuai diterapkan kepada orang-orang dan kelompok orang yang termotivasi untuk berprestasi mencari tanggung jawab yang lebih besar, dan memiliki pengetahuan dan pengalaman yang cukup serta bermanfaat.
f. Kelemahan Daur Perubahan Partisipatif
Kelemahan strategi ini adalah cenderung lamban dan evolusioner yang memerlukan waktu cukup lama untuk menerapkan perubahan secara signifikan.
g. Kelebihan Daur Perubahan Direktif
Strategi daur perubahan direktif atau koersif, akan sangat tepat dan lebih produktif diterapkan terhadap orang-orang dan kelompok yang kurang ambisius, sering bergantung pada orang lain, dan kurang berminat memikul tanggung jawab baru.
h. Kelemahan Daur Perubahan Direktif
Strategi ini sering kali mengakibatkan sikap apatis, permusuhan dan dalam hal tertentu, menimbulkan perilaku merusak dan upaya menjatuhkan pemimpin.
i. Hubungan Antar Pihak Komunikasi dengan Produk-tivitas dan Moral Kelompok
Pengalaman tersebut menunjukkan bahwa pola struktur komunikasi dapat mempengaruhi
BAB 6 ANALISIS DAN KONSULTASI DALAM PELAKSANAAN 45 efisiensi operasional kelompok secara menyeluruh dalam hubungannya dengan kecepatan, akurasi, dan adaptabilitas.
j. Hubungan Antara Pola Komunikasi dan Strategi Perubahan
Pola lingkaran yang demokratis dan tidak terstruktur cenderung paling sesuai dengan daur perubahan partisipatif, sedangkan pola lingkaran yang otokratis dan terstruktur tampaknya lebih sesuai dengan daur perubahan direktif. Hal ini didukung oleh percobaan Bavelar yang menunjukkan bahwa daur perubahan partisipatif lamban, tetapi dapat menimbulkan keterlibatan dan keterikatan, sedangkan daur perubahan direktif cepat, tetapi dapat menimbulkan kekecewaan dan permusuhan.
Sebelum melaksanakan strategi perubahan dalam organisasi atau kelompok, perlu dipertimbangkan struktur komunikasi yang diterapkan pada saat itu.
Strategi perubahan perlu disesuaikan dengan pola struktur komunikasi yang telah terbentuk sebelumnya.
B. KONSULTASI DALAM DIAGNOSIS PERUBAHAN ORGANISASI
Kata “konsultasi” mengandung banyak pengertian, dalam modul ini pengertian yang dipakai adalah pengertian yang bersifat umum, yakni “suatu kegiatan yang dilakukan seseorang guna membantu orang lain dalam memecahkan suatu persoalan”.
1. Pembentukan Kelompok Konsultasi dalam Pengembangan Organisasi
Hubungan organisasi konsultasi ini tidak harus bersifat hubungan staf, tetapi lebih bersifat hubungan konsultasi. Perbedaannya ialah bahwa unit-unit dalam organisasi menyewa seorang ahli pengembangan organisasi sebagai konsultan.
2. Intervensi Dalam Konsultasi Proses Perubahan Organisasi
a. Bentuk-bentuk Intervensi
Schein mengemukakan bentuk-bentuk intervensi yang anggap ia perlu dilakukan oleh konsultan proses sebagai berikut:
1) Mengajukan pertanyaan terhadap masalah- masalah yang menyangkut hubungan antar pribadi
2) Menyusun proses analisis
3) Memeriksa kembali agenda yang disusun dan melakukan pengujian terhadap prosedur yang dipakai
4) Mengadakan pertemuan-pertemuan yang khusus membahas proses hubungan secara pribadi
5) Memberikan masukan-masukan konseptual tentang masalah proses hubungan antar pribadi
BAB 6 ANALISIS DAN KONSULTASI DALAM PELAKSANAAN 47 b. Umpan Balik Observasi
Perlu memberikan umpan balik dari observasi atau data lain. Aktivitas ini terdiri dari:
1) Pemberian umpan balik bagi kelompok selama berlangsungnya analisis proses atau waktu kerja
2) Pemberian umpan balik bagi individu setelah diadakan pertemuan atau pengumpulan data.
c. Memberikan Latihan dan Bimbingan
d. Memberikan saran-saran struktural, seperti:
1) Saran untuk mempertahankan keanggotaan kelompok
2) Saran untuk mempertahankan komunikasi atau pola interaksi
3) Saran untuk mempertahankan pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab, secara garis-garis otoritas.
3. Intervensi Pihak Ketiga dalam Menciptakan Perdamaian
Masing-masing pihak yang terlibat harus dapat menghadapi kenyataan bahwa telah timbul konflik diantara mereka, dan konflik itu akan mengganggu efektifitas kerja kedua pihak tadi. Pihak ketiga harus dapat mendiagnosa situasi-situasi yang menim- bulkan konflik. Walton mengemukakan suatu model diagnosa bagi konflik antar pribadi berdasarkan empat unsur dasar berikut:
a. Permasalahan yang timbul dari konflik,
b. Keadaan yang mempercepat timbulnya konflik,
c. Tindakan-tindakan yang telah dilakukan kedua belah pihak sehingga timbul konflik,
d. Akibat-akibat yang ditimbulkannya.
4. Tugas Konsultan Internal Bagi Pengembangan Organisasi
Ahli Organisasi dan Manajemen Jenis Partin mengemukakan pembagian tugas seorang konsultan internal bagi pengembangan organisasi sebagai berikut:
a. Dasar Hukum (Charter)
Peranan dari organisasi dan kelompok sistem adalah untuk memberikan bantuan teknis bagi manajemen, agar manajemen dapat mencapai tujuannya. Kelompok ini bertindak sebagai konsultan internal bagi line management tentang masalah-masalah yang menyangkut:
1) Penstrukturan organisasi, 2) Rancangan sistem manajemen, 3) Evaluasi performansi,
4) Masalah yang menyangkut kelompok yang saling berhubungan.
b. Tujuan
1) Untuk mengembangkan organisasi yang mengoptimalkan penggunaan sumber- sumber manusia dan sumber-sumber material guna mencapai tujuan-tujuan yang spesifik.
2) Untuk menciptakan iklim kerja yang dibangun atas dasar keterbukaan, kepercayaan dan sikap menghargai setiap individu.
BAB 6 ANALISIS DAN KONSULTASI DALAM PELAKSANAAN 49 3) Untuk mengembangkan suatu organisasi
aktif yang dapat mengantispasi permasalahan.
4) Untuk melengkapi otoritas dan tanggungjawab anggota organisasi serta memudahkan pengembangan iklim kerja yang dapat mendorong inisiatif individu dan pemenuhan kebutuhan pribadi.
5) Untuk menciptakan pengembangan dan mempertahankan sistem manajemen yang efektif yang dirancang untuk memudahkan performansi organisasi yang optimal.
c. Tanggung Jawab dan Otoritas
1) Membantu manajemen dalam mendiagnosa organisasi atau permasalahan sistem, serta dalam melaksanakan rencana-rencana pemeca-han permasalahan tersebut.
2) Melakukan studi-studi guna memastikan struktur organisasi atau rancangan sistem manajemen
3) Mengembangkan dan melaksanakan rencana bagi pembentukan atau bagi pemeliharaan organisasi atau perubahan sistem manajemen
4) Berdasarkan petunjuk dari manajemen, memperkirakan efektifitas program- program yang berhubungan dengan tujuan yang akan dicapai
5) Mengidentifikasi dan mengembangkan rencana-rencana bagi peningkatan
