Managing Change as a Leader
Triputra Excellence Center
What is Change Management ?
Adalah sebuah pendekatan yang sistematis dan aplikatif untuk menghadapi perubahan yang berasal dari kondisi internal maupun eksternal, yang bertujuan untuk menggerakkan orang
sehingga menerima sebuah nilai, teknologi, system, struktur dan proses yang baru.
* Society for Human Resources Management, 2007 Change Management Survey Report 5; Lambeth Change Management Team, Change
Management Toolkit.
5 Stages of Team Development
Tahap Pembentukan
(Forming)
• merupakan tahap pertama dalam pembentukan kelompok kerja, para anggota mulai
mempelajari tugas yang diberikan dan berkenalan dengan anggota lainnya.
• Tahap Forming ini dikarakteristikkan oleh banyaknya ketidakpastian.
Tahap timbulnya Konflik (Storming)
• . Para anggota mulai bekerja tetapi
mereka cenderung mempertahankan pendapat mereka sendiri, menolak batasan-batasan yang ditetapkan oleh Kelompok terhadap Individu mereka.
• Tahap Storming dikarakteristikkan oleh timbulnya kemarahan, perasaan kesal, tidak nyaman, terjadinya adu pendapat / konfilik bahkan
kegagalan.,
Bruce Tuckman, 1965
Tahap Normalisasi (Norming)
• terbentuk hubungan yang dekat antar anggota kelompok dan menetapkan aturan-aturan serta menemukan cara komunikasi yang tepat untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
• Tanda-tanda
Kelompok berada di Tahap Norming adalah adanya peninjauan ulang dan penjelasan mengenai
Objective/Tujuan Kelompok, timbulnya persahabatan dan kerjasama antar anggota kelompok..
Tahap berkinerja (Performing)
• Tahap keempat adalah Tahap berkinerja (Performing) dimana semua anggota kelompok telah dapat
bekerja dan berfungsi secara penuh.
• Pada tahap ini, semua anggota memiliki
kebersamaan, Percaya diri, kreatif, Inisiatif dan semangat yang tinggi serta Sukses.
Tahap Pembubaran (Adjourning)
• Untuk kelompok temporary, maka ini menjadi tahap
pembubaran.
• Untuk kelompok yang bersifat tetap, maka tahap ini menjadi tahap untuk menjaga momentum dengan diberikannya
tantangan baru,
Common Obstacles to Change
Resistansi Karyawan
Komunikasi tidak efektif
Turnover karyawan
Optimalkan hubungan anda dengan tim untuk mengetahui concern dari para karyawan / anggota tim
Meminta umpan balik dari karyawan agar secara
terbuka dan jujur terhadap perubahan yang ada
Engage tim dengan
mengikutsertakan tim ke dalam strategi perubahan Coach, mentor dan
berdayakan peran-peran anggota tim dalam
perubahan
8 STEPS TO EFFECTIVE CHANGE MANAGEMENT (1-4)
1 .Increase Urgency (tingkatkan keterdesakkan)
• Latar belakang yang jelas mengenai perubahan yang akan dilakukan
• Jangan underestimate komplain, ketakutan dan kemarahan yang mungkin timbul
• Ciptakan visi yang jelas
2. Build the Guiding Team (bangun tim yang solid & winning team)
3. Get the Vision Right (berikan visi)
• Mencoba melihat possible futures
• Visi harus jelas bahkan harus bisa dijelaskan dalam waktu 5 menit / 1 halaman
• Visi dalam bentuk komitmen
4. Communicate to Buy In (bangun keterlibatan)
• Bangun strategi komunikasi apa yang hendak dipakai
• Gaya komunikasi simpel
• Coba dengarkan kecemasan, kebingungan, kemarahan dan ketidakpercayaan dari
• karyawan yang mungkin saja ter jadi
• Tunjukan antusiasme dan komitmen akan perubahan yang ada
• Bangun kepercayaan dan kerjasama dalam tim
8 STEPS TO EFFECTIVE CHANGE MANAGEMENT (5-8)
5. Empower Action (berikan dorongan)
• Berikan contoh orang yang berhasil dalam perubahan
• Bangun recognition, reward, system, optimism dan self confidence
• Berikan umpan balik secara reguler
6. Create Short-Term Wins (bangun kemenangan)
• Ciptakan kesuksesan yang akan dibangun seperti apa
• Bentuk keberhasilan bagi masing-masing bagian seperti apa
7. Don’t Let Up (terus semangat)
• Delegasikan / perubahan pada anggota tim agar tercipta engagement
• Keep urgency up
8. Make Change Stick (konsisten)
• Ceritakan keberhasilan dari perubahan yang pernah dilakukan
• Tunjukan bahwa ada konsisten untuk menumbuhkan culture yang sesuai dengan perubahan yang
ada
COMMUNICATION STRATEGY
Involving Key Stakeholders in Communications Efforts
Libatkan pihak lain yang mampu
bekerjasama dalam komunikasi strategi yang ada
Determining Message Content
Apakah komunikasi yang anda lakukan mengandung pesan berikut ini ?
1. Paparkan benefit yang bersifat individual maupun organisasi dari perubahan yang akan dilakukan
2. Tunjukkan bahwa Anda terlibat dan
mengawal perubahan yang terjadi.
Managing Emotions in Change
Kehilangan
Phase 1
Reaksi yang
mungkin muncul :
• Terkejut
• Takut
• Benci
• Apatis
• Merasa rugi
Perilaku yang perlu diperhatikan
• ‘Mempertanyakan'
• Mengeluh
• Berpikir negatif
• Sulit tidur
• Membangkang
• Menarik diri
• Menyalahkan
Tips for Leaders
1. Kenali kerugian yang muncul per individu, bila terjadi
perubahan
2. Bersikap tenang. Terima apapun reaksinya
3. Terbuka dan tunjukkan empatik pada individu yang terkena dampak
4. Upayakan kompensasi atas dampak negatif yang muncul 5. Transparan terhadap
informasi yang diperlukan 6. Tunjukkan perhatian dan kepedulian
7. Tanyakan apa yang mereka rasakan
8. Dengarkan dan pahami sudut pandang mereka
9. Beri mereka waktu untuk menerima perubahan
10. Jelaskan perubahan untuk
kesempatan yang lebih baik
Managing Emotions in Change
Phase
Zona Netral 2
Reaksi yang mungkin muncul: • Cemas
• Bingung
• Penurunan motivasi
• Tumbuhnya sedikit harapan
Perilaku yang perlu diperhatikan:
• Penyesuaian
• Tawar-menawar (perundingan)
• Kesediaan untuk terlibat
Tips for Leaders
1. Memotivasi dan mengajak untuk melihat sisi positif dari setiap tindakan
2. Membentuk prosedur
sementara untuk menjembatani perubahan
3. Membangun relasi yang akrab dengan tim
4. Ajak tim untuk terlibat dalam menciptakan ide kreatif
5. Kembangkan skill individu
dengan training yang sesuai
kebutuhan mereka
Managing Emotions in Change
Phase
Awal yang baru 3
Reaksi yang mungkin muncul :
• Spirit dan energi baru
• Pribadi baru
• Semangat meraih tujuan
Perilaku yang perlu diperhatikan:
• Rebuilding
• Kooperatif
• Rencana, tujuan dan aksi yang jelas
1. Menjaga momentum : terus ingatkan tujuan dari
perubahan
2. Berikan gambaran konkrit mengenai hasil dari
perubahan yang terjadi
3. Membangun rencana transisi:
Mengomunikasikan sebanyak
mungkin informasi yang relevan.
, support, dan pelatihan
4. Berikan ruang bagi tim untuk
berkontribusi dalam perubahan
Tips for Leaders
