MODUL AJAR
KORESPONDENSI BAHASA INGGRIS
I. INFORMASI UMUM A. Identitas Sekolah
Nama Penyusun : SUNU DWI NUGROHOWATI, S.Tr.M Satuan Pendidikan : SMK NEGERI 1 KUPANG
Tahun Pelajaran : 2024/2025
Bidang Keahlian : Bisnis Manajemen
Program Keahlian : Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis Konsentrasi Keahlian : Manajemen Perkantoran
Mata Pelajaran : ADMINISTRASI UMUM Kelas / Fase : XI / F
Alokasi Waktu : 18 JP B. Fase/ Elemen
Administrasi Umum C. Capaian Pembelajaran
Peserta didik mampu memahami pengelolaan administrasi umum, melaksanakan korespondensi Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris, menerapkan penanganan surat (mail handling), pengelolaan perjalanan dinas, serta pengelolaan jadwalkegiatan pimpinan (daily agenda).
D. Kompetensi Awal
Peserta didik mempunyai pengetahuan dasar tentang korespondensi Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris
E. Profil Pelajar Pancasila
- Beriman, bertakwa kepada Tuhan YME, dan berakhlak mulia - Berkebinekaan global
- Bergotong-royong - Kreatif
- Bernalar kritis - Mandiri
F. Sarana dan Prasarana
Buku Paket (Bahan Ajar)
Laptop/Komputer ; LCD Proyektor
Ruang Kelas ; RPS
LKPD
Internet G. Target Peserta Didik
Peserta didik yang menjadi target yaitu;
Peserta didik reguler/tipikal: umum, tidak ada kesulitan dalam mencerna dan memahami materi ajar.
Peserta didik dengan kesulitan belajar: memiliki gaya belajar yang terbatas hanya satu gaya misalnya dengan audio. Memiliki kesulitan dengan bahasa dan pemahaman materi ajar, kurang percaya diri, kesulitan berkonsentrasi jangka panjang, dsb.
Peserta didik dengan pencapaian tinggi: mencerna dan memahami dengan cepat, mampu mencapai keterampilan berfikir aras tinggi (HOTS), dan memiliki keterampilan memimpin.
H. Model Pembelajaran
Paduan antara PJJ dan PTM dengan model pembelajaran Project Based Learning
II. KOMPONEN INTI
A. Tujuan Pembelajaran
1. Peserta didik dapat memahami korespondensi Bahasa Inggris B. Pemahaman Bermakna
Pembelajaran ini memberikan pemahaman betapa pentingnya surat dalam aktivitas bekerja karena kegiatan pelayanan kepada masyarakat memerlukan dukungan data dan informasi dalam bentuk surat. Mampu membuat konsep surat dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris penting dalam suatu kantor/organisasi. Penerapan korespondensi yang baik dalam suatu organisasi dapat dilakukan secara efisien sehingga dapat menghemat biaya, waktu, tempat, dan tenaga selanjutnya dapat mempercepat informasi yang diperlukan dengan tepat, cepat, dan mudah.
C. Pertanyaan Pemantik
1. Apa yang kamu ketahui tentang surat ? 2. Mengapa surat perlu dikonsep dengan baik?
D. Kegiatan Pembelajaran Pertemuan : 4 - 6 Kegiatan Awal
1. Setiap mengawali pertemuan, guru mempersiapkan secara fisik dan psikis peserta didik untuk mengikuti pembelajaran dengan diawali berdoa, menanyakan
kehadiran peserta didik, kebersihan kelas, kerapian kelas, dan kesiapan sumber belajar
2. Guru memberi motivasi dengan membimbing peserta didik memahami melalui tanya jawab tentang manfaat proses pembelajaran
3. Guru melakukan apersepsi melalui tanya jawab mengenai :
Apa pentingnya surat dalam aktivitas bekerja?
Seberapa tahukan kita tentang pengertian surat menyurat?
Mengapa surat diperlukan dalam sebuah organisasai?
4. Guru menjelaskan kegiatan pembelajaran yang akan dilakukan peserta didik Kegiatan Inti
1. Orientasi peserta didik pada masalah
Guru meminta peserta didik mencermati masalah sehari-hari yang berkaitan dengan surat
Guru memberikan penjelasan singkat mengenai materi :
Istilah-istilah surat menyurat Bahasa Inggris
Bagian-bagian surat Bahasa Inggris
Jenis – jenis surat Bahasa Inggris
Prinsip – prinsip surat menyurat Bahasa Inggris
Membuat konsep surat Bahasa Inggris
Guru memfasilitasi terjadinya interaksi antarpeserta didik serta antara peserta didik dengan guru, lingkungan, dan sumber belajar lainnya secara berani, kreatif, mandiri, dan rasa ingin tahu
2. Mengorganisasi peserta didik dalam belajar
Guru memotivasi, mendorong kreativitas dalam bentuk bertanya, memberi
gagasan yang menarik dan menantang untuk didalami
Guru melakukan diskusi untuk menggali informasi tentang masalah sehari-hari yang berkaitan dengan surat menyurat Bahasa Indonesia
3. Membimbing penyelidikan peserta didik secara mandiri maupun kelompok
Guru membimbing peserta didik untuk mencari informasi dan mendiskusikan jawaban atas pertanyaan yang sudah disusun dan mengerjakan latihan pada LKPD dan kegiatan di buku paket(bahan ajar) dan mencari sumber belajar lain
Guru menjadi sumber belajar bagi peserta didik dengan memberikan konfirmasi atas jawaban/hasil pekerjaan peserta didik, atau menjelaskan jawaban
pertanyaan individu/kelompok
Guru menunjukkan sumber belajar lain yang dapat dijadikan referensi untuk menjawab pertanyaan
4. Mengembangkan dan menyajikan hasil karya
Guru meminta peserta didik untuk menyajikan secara tertulis atau lisan tentang hasil belajar atau hasil praktiknyanya mengenai surat menyurat Bahasa Inggris
Guru memberikan tanggapan atas hasil diskusi atau hasil pekerjaan peserta didik
Guru bersama peserta didik bertanya jawab meluruskan kesalahan pemahaman, memberikan penguatan dan penyimpulan
Guru meminta siswa membuat rangkuman materi dari kegiatan pembelajaran yang telah dilakukan
Kegiatan Penutup
Setiap mengakhiri pertemuan, peserta didik bersama-sama dengan guru
menyimpulkan hasil pembelajaran, melakukan refleksi, dan menyampaikan rencana pembelajaran pada pertemuan berikutnya.
E. Asesmen
1. Asesmen Diagnostik Nonkognitif dan Kognitif Informasi apa saja yang ingin
digali?
Pertanyaan kunci yang ingin ditanyakan Keadaan psikologis dan sosial emosi
siswa
Bagaimana perasaan kalian akan belajar surat menyurat hari ini?
Aktivitas siswa selama belajar di rumah Apa aktivitas kalian selain belajar surat menyurat di rumah?
Kondisi keluarga siswa dan pergaulan siswa
Sering belajar surat menyurat sama siapa kalau di rumah?
Gaya belajar, karakter, serta minat siswa
Apakah kalian sudah siap belajar surat menyurat hari ini?
2. Bentuk Asesment
Jenis Asesmen Bentuk Asesmen yang
Bisa Dilakukan
Sikap (Profil Pelajar Pancasila) Observasi, penilaian diri, penilaian teman sebaya, dan anekdotal
Performa Presentasi, pameran hasil unjuk kerja,
jurnal, dsb
Tertulis Tes objektif: essay, pilihan ganda, isian, jawaban singkat, benar-salah
3. Pengayaan dan Remidial
Dalam kegiatan pembelajaran, peserta didik yang sudah menguasai materi sebelum waktu yang telah ditentukan, diminta untuk membuat peta konsep terkait materi Informatika dalam berbagai bidang. Dalam kegiatan ini, guru dapat mencatat dan memberikan tambahan nilai bagi peserta didik yang berhasil dalam pengayaan.
Indikator Pencapaian
Kompetensi Teknik Bentuk Instrumen
1. Menjelaskan istilah- istilah surat menyurat Bahasa inggris
2. Mengidentifikasi bagian-bagian surat Bahasa inggris
3. Mengemukakan jenis- jenis surat bahasa Inggris
4. Menerapkan prinsip- prinsip surat
menyurat Bahasa Inggris
5. Membuat konsep surat bahasa Inggris
Tes tertulis
Uraian 1. Sebutkan istilah – istilah surat menyurat Bahasa Inggris ! 2. Ada berapa bagian-bagian
surat bahasa inggris ? 3. Sebutkan jenis – jenis surat
bahasa Inggris!
4. Jelaskan prinsip-prinsip surat menyurat bahasa inggris ! 5. Buatlah konsep surat bahasa
inggris !
F. Lampiran
1. Lembar Kerja Peserta Didik
https://drive.google.com/file/d/1oVZGlFyomAhhBzRIF3OjRr35CXnKUstZ/view?
usp=sharing
2. Bahan Bacaan Guru dan Peserta Didik (Bahan Ajar) KORESPONDENSI BAHASA INGGRIS
1. Istilah-istilah Surat Menyurat Bahasa Inggris
Surat bisnis dalam Bahasa Inggris adalah surat yang bergaya resmi dengan format yang berbeda dengan surat lainnya. Oleh karena itu, bahasa yang digunakan juga harus formal dan tidak bertele-tele. Sebaiknya sebelum membuat surat, penyusun perlu membuat konsepnya terlebih dahulu untuk menghindari kesalahan. Penulisan surat harus menjelaskan maksud dan tujuan, singkat dan sederhana sehingga mudah dimengerti oleh penerima surat. Jangan gunakan kalimat-kalimat yang rumit. Berikan informasi secukupnya dan tidak berlebih sehingga surat akan menjadi ringkas dan padat namun tetap dalam bahasa dan tulisan yang sopan.
Gunakan istilah-istilah yang umum digunakan dalam surat-menyurat.
Berikut adalah istilah-istilah yang sering digunakan dalam surat-menyurat Bahasa Inggris:
Istila h
Ar ti
NB (Nota Bene) Catatan tambahan (di akhir surat)
P.S. (Post Script) Catatan tambahan (di akhir artikel)
etc. (et cetera) dan lain-lain
e.g. (example gratia) Contohnya
co. (company) Perusahaan
ltd. (limited) Terbatas atau PT
et al (at all) dan kawan-kawan
i.e. (id est) Yaitu
RSVP (repondez sil vous plait) Jawab segera melalui orang ini asap (as soon as possible) Sesegera mungkin
cc (carbon copy) Orang yang akan dikirimi email
mengetahui kepada siapa saja email dikirimkan
enc. (enclosure) Lampiran
pp (per procurationem) Menandatangani surat tersebut atas nama orang lain
pto (informal) (please turn over) Berlanjut
2. Bagian-bagian surat Bahasa Inggris
Bagian-bagian dalam surat Bahasa Inggris pada dasarnya sama dengan surat Bahasa Indonesia tetapi terdapat beberapa karakteristik dalam surat Bahasa Inggris yang membuat pembaca perlu mempelajari lebih teliti.
Adapun bagian-bagian dalam surat Bahasa Inggris adalah sebagai berikut:
a. Heading/Letterhead: Kepala surat
Kepala surat dalam Bahasa Inggris dibuat menyesuaikan dengan surat dalam Bahasa Indonesia, jadi nama perusahaan atau PT maupun alamat tidak perlu diubah ke dalam Bahasa Inggris.
Contoh:
PT CITRA PESONA Home and Overseas merchants 50 Pintu 1 Senayan, Jakarta Cable: Pesona JKT Phone: (021) 7876554
Telex: Jkt 021787 Po Box:
975 Jkt
E-mail:
[email protected] Website:
www.citrap.co.id
Bankers: BNI 1946 Cabang Jakarta Pusat b. Dateline : Tanggal surat
Dateline pada kanan atas ditulis sejajar dengan penulisan reference line. Penulisan tanggal dimulai dari: tanggal, diikuti nama bulan dan tahun, misal, 7th August 2023. Atau August 7th 2023. Tanggal bulan dan tahun harus ditulis lengkap tidak boleh menggunakan angka untuk menghindarkan kekeliruan karena adanya perbedaan antara British style dan American style. Perbedaan antara British style dan American style adalah tentang penentuan bulan dan tanggal. Contohnya untuk penulisan tanggal 5-4-2023.
American style : 4th May, 2017 British style : 6th April, 2023
Adapun contoh menulis tanggal yang baik dan benar adalah, British style : 8th December, 2023
American style : December 8th, 2023 c. Reference line : Inisial
Digunakan untuk penulisan inisial atau singkatan nama orang yang menandatangani surat atau mendiktekan surat dan mengetik surat.
Reference line umumnya dicantumkan disudut atas ebelah kiri sejajar dengan tanggal. Surat lain ada juga yang mencantumkan di dasar surat sebelah kiri seperti surat dalam Bahasa Indonesia.
Nama penandatangan maupun nama pengetik keduanya ditulis dalam huruf kapital. Contoh,
Ref.
AW/AF/
B9 Keteran gan:
AW adalah inisial penanda tangan, singkatan dari Andrew White. AS inisial pengetik surat, singkatan dari Anne Stewart
B9 adalah nomor filing intern atau reference number yang menunjukan filing system.
Reference line yang sering digunakan dalam membalas surat adalah o Your ref: SR/LS/251 – reference surat yang dibalas.
o Our ref: AW/AF/A5 – reference dari pembalas surat.
d. Inside address : Alamat dalam
Inside address diisi nama lengkap dan alamat perusahaan atau orang yang akan dikirimi surat. Inside address diketik antara 3 sampai 4 baris di bawah dateline, bisa dalam block form atau indented form (step form) menyesuaikan bentuk surat yang akan dibuat. Pada inside address harus menyebutkan panggilan antara lain Mr, Mrs, Miss., dan Messr.
Mr. merupakan singkatan dari akta Mister ditulis di depan
nama seorang pria, atau jika tidak diketahui jenis kelaminnya. Mrs.
singkatan dari Mistress, ditulis di depan nama seorang wanita yang sudah bersuami (married woman). Miss. ditulis di depan nama seorang wanita yang belum bersuami (unmarried woman) atau sangsi bila yang bersangkutan sudah atau belum bersuami.
Sedangkan Messrs. singkatan messieurs ditulis di depan nama dua orang atau lebih atau perusahaan. Namun demikian, sebaiknya Messrs tidak dituliskan di depan nama perusahaan yang menggunakan nama negara, kota pulau, sebaiknya gunakanlah kata
“The”. Misalnya, The Arlington Company, The Indonesian Milk Co,Ltd. atau the Krakatau Steel Industry. Contohnya:
Mr.
Smith HRD Manag er
PROJECT LIMITED
12, Northbank Rd., Southport, Lancshire, UK
e. Attention line : Untuk perhatian (bila diperlukan)
Digunakan jika ingin surat segera sampai kepada yang dituju agar segera mandapat umpan balik atau balasan. Attention line ditulis dua baris di bawah inside address. Contoh:
The Visanti Seminyak Resort
Jalan Petitenget, Gang Cendrawasih No.99 DS, Kerobokan Kelod, North Kuta, Seminyak
Bal i 80 36 1 Ind on esi a
For the attention: Mr.
Nharanoor Purchase Manager
f. Salutation : Salam pembuka
Adalah ucapan awal pembuka surat, biasanya digunakan salam pertemuan atau salam perkenalan. Bentuk salam yang digunakan tergantung seberapa penting dan tinggi jabatan penerima surat. Jika yang berkorespondensi setingkat kepala negara atau menteri, salam pertemuan yang umumnya digunakan adalah “Yours Excellency”, namun apabila setingkat direktur jenderal atau direktur ke bawah.
British style American style
Dear sir, Dear Sirs:
Sir, Gentlemen:
Dear Madam, Dear Mr. Andrew,
Dear Mesdames, Dear Miss Clara,
Dear Mr. Andrew, Dear Mrs. Stewart,
g. Subject line/Re-line : Perihal
Ada dua versi penulisan subject line yaitu ditulis dua baris di bawah salutation, ada pula yang menuliskannya sejajar atau sebelum salutation. Tujuan subject line untuk memberi kemudahan kepada pembacanya perihal isi serta maksud tujuan surat secara keseluruhan dan biasanya memakai garis bawah. Contoh:
Versi 1
Ditulis sebelum atau sejajar salutation Subject: Ordering Office Machines
Dear Sir,
Versi 2
Ditulis sesudah salutation, ditengah teks (centering), ditulis dalam huruf kapital dan digaris bawah.
Dear Sir,
ORDERING OFFICE MACHINES
h. Body of letter : Isi surat
Inti utama surat adalah pada isi surat. Isi surat memuat maksud dan tujuan dibuatnya surat. Oleh karena itu, kalimat-kalimat dalam isi surat harus jelas, singkat dan mudah dimengerti. Pemilihan kata-kata yang digunakan harus cermat, termasuk dalam penyusunan kalimat dan gaya bahasa. Pemilihan kata yang kurang cermat akan menimbulkan kesan kurang baik bagi penerima surat sehingga kemungkinan tujuan pernulisan tidak mencapai sasaran.
Body of letter ditulis dua baris dibawah subject line atau salutation.
Body of letter biasanya dibagi dalam tiga paragraph yaitu:
1) Opening paragraph
Opening paragraph atau pembuka surat bisa dimulai dengan ucapan terima kasih terhadap seseorang, informasi balasan surat yang masuk atau alasan pembuatan suratnya. Berikut beberapa contoh kalimat pembuka surat:
2) Message of the letter (The real subject)
Bagian utama dari isi surat adalah pesan utama. Pada bagian ini akan secara jelas menyebutkan tujuan atau alasan dibuatnya surat, apakah untuk menawarkan, menjalin kerjasama, memesan barang dan sebagainya. Berikut contoh kalimat yang digunakan dalam message of the letter:
We are writing to inform you about…. We are writing to ask/inquire about…. Contoh:
Meminta tolong
Apabila surat berisi tentang permintaan atau permohonan bantuan bisa dimulai dengan kalimat berikut.
Contoh:
We would be grateful if you could send us your brochure.
Would you mind sending us you catalog.
Would it be to much to ask that our payment be postponed for two weeks.
Menawarkan pertolongan
Contoh berikut digunakan untuk menawarkan bantuan.
We would be happy to answer any questions you have.
We would be pleased to assist you in finding a new location.
3) Closing paragraph
Paragraph akhir juga biasa disebut paragraph penutup dan biasanya berisi satu atau dua baris kalimat. Seringkali paragraph terakhir cukup menetukan karena berfungsi mengakhiri korespondensi yang sedang berlangsung.
Sebagai contoh, kalau isi surat menyatakan permohonan Thank you for your letter of (date) informing about…..
In response to your letter of (date), we would like to thank you for your interest in …
We are very thank you for your letter of (date) requesting information about….
Thank you for your letter of (date) informing about…..
In response to your letter of (date), we would like to thank you for your interest in …
We are very thank you for your letter of (date) requesting information about….
untuk mendapatkan bantuan biaya sekolah, maka contoh kalimat penutup yang biasa diguankan adalah
Untuk tindakan lanjut
We look forward to meeting / seeing you We are looking for your reply
Your quick response in this matter is really appreciated
Untuk menawarkan bantuan
Please do not hesitate to contact us if you have any questions regarding this matter.
Please contact us if you need more information If you need any further assistance please contact us.
i. Complimentary close : Salam penutup
Complimentary close atau salam penutup ditulis sesudah satu sampai dua baris sesudah paragraf terakhir. Berikut contohnya:
Yours faithfully ,
Faithfull y yours, Yours sincerely ,
Sincerely yours, Yours truly, Very truly yours,
j. Signature : Tanda tangan disertai nama jelas
Signature adalah tanda tangan si pengirim atau penulis surat.
Dalam surat bisnis biasanya disertakan pula nama lalu diikuti gelar penulis. Contoh: Brad Morison, Ph.D.
Ahmad Baihaqi, MBA
k. Enclosure : Lampiran
Enclosure digunakan jika surat dilampiri suatu brosur atau barang.
Oleh karena itu, dalam surat yang dikirimkan harus menuliskan enclosure dengan singkatan (Encl. atau Incl.)
Encl. : catalogue Encl. : pricelist Incl. : three copies Incl. : invoice
l. Carbon copy notation
o Carbon copies notation (CC-cc)
CC ialah tembusan atau tindasan yang suratnya dikirimkan kepada orang/badan lain untuk diketahui, ditulis di bawan enclosure (lampiran).
Contoh:
CC: Mr. John Lennon o Postscript notation
Postscript biasanya ditulis di bagian bawah surat sebelah kiri, jika penulis teringat akan sesuatu hal yang perlu disampaikan setelah surat itu selesai.
Contoh:
PS. Please settle our invoice No. 512 P.S. Please return the duplicate
3. Jenis-jenis Surat Bahasa Inggris
Surat Bahasa Inggris terdiri dari 2 macam yaitu surat pribadi dan surat niaga atau personal letter dan business letter. Personal letter atau surat pribadi merupakan surat yang dikirimkan dari seseorang kepada orang lain atau perusahaan untuk menyampaikan suatu permasalahan dalam situasi informal. Sedangkan business letter atau surat niaga adalah surat yang dikirimkan oleh suatu perusahaan ke perusahaan atau individu dalam perusahaan untuk membahas masalah bisnis dalam situasi yang formal.
Beberapa surat dalam personal letter adalah sebagai berikut:
a. Congratulations letter : surat ucapan selamat b. Appointment letter : surat perjanjian c. Condolences : surat ucapan duka cita
d. Apologies : surat permintaan
maaf Beberapa surat dalam business letter adalah sebagai berikut:
a. Inquiry letter : surat permintaan informasi b. Offer/sales letter : surat penawaran
c. Order letter : surat pesanan
d. Reference letter : surat referensi
e. Execution of order : surat pelaksanaan pengiriman barang f. Complaints letter : surat keluhan
g. Adjustment letter : penyelesaian perihal keluhan h. Collection letter : surat penagihan
4. Prinsip-prinsip Surat Menyurat Bahasa Inggris
Berikut beberapa prinsip surat menyurat Bahasa Inggris yang harus diperhatikan, yaitu:
a. Gaya Bahasa
Bahasa surat menyurat dalam Bahasa Inggris adalah bahasa formal.
Oleh karena itu, perlu dihindari kalimat-kalimat yang kurang formal atau bahasa percakapan sehari-hari. Gunakan gaya bahasa yang mudah dipahami oleh penerima surat dengan bahasa yang singkat dan tidak bertele-tele.
b. Kejelasan maksud dan tujuan
Maksud dan tujuan surat harus disampaikan dengan jelas. Maksud dan tujuan surat biasanya mucnul dalam isi surat. Oleh karena itu, pastikan isi surat telah lengkap mencakup tujuan pembuatan surat.
Jika surat itu merupakan surat pesanan maka pastikan barang yang dipesan, cara pembayaran, cara pengiriman dan jangka waktu pengirimannya jelas.
c. Penggunaan kata ganti (pronoun)
Menulis surat bisnis bahasa Inggris bisa ditujukan kepada orang pertama maupun orang kedua. Kata “I” dan “you” dapat digunakan untuk surat yang ditujukan kepada pribadi. Namun, apabila surat ditujukan kepada institusi atau perusahaan, maka gunakan kata
“we” sehingga surat dipahami sebagai surat resmi dan ditanggapi secara institusi juga.
d. Format
Pastikan bagian-bagian surat seperti tanggal, alamat penulis dan penerima surat, salam, isi, penutup dan signature telah tercantum.
Penerima surat bisa menganggap surat anda tidak ditulis secara profesional jika bagian-bagian tersebut tidak ada dalam surat terutama signature.
G. Daftar Pustaka
1) Akhmad, J. (2007). Korespondensi Bisnis Indonesia. Jakarta: Lentera Ilmu Cendekia.
2) Pujiasri, N. & Rahmawati, S. (2018). Korespondensi untuk SMK/MAK kelas X. Jakarta:
Grasindo.
3) Suyarto & Rachdiana, H. (1994). Korespondensi Niaga Bahasa Inggris Untuk SMK.
Bandung: Humaniora Utama Press.
Kupang, 15 Juli 2024 Mengetahui,
Kepala Sekolah Guru Mata Pelajaran
Drs. Mixon R. N. Abineno Sunu Dwi Nugrohowati, S.Tr.M NIP. 19660528 199412 1 002 NI PPPK. 199607202024212039
