MODUL AJAR
Konsentrasi Manajemen Perkantoran SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)
PENGELOLAAN ADMINISTRASI UMUM Fase F
Oleh Kuswanto, S.Pd.
SMK NEGERI 20 JAKARTA 2023
Identitas Modul
Penyusun : Kuswanto, S.Pd
Sekolah : SMK Negeri 20 Jakarta
Kompetensi Keahlian : Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
Tahun Ajaran : 2023/2024
Mata Pelajaran : Manajemen Perkantoran
Judul Modul Ajar : Pengelolaan Administrasi Umum Peruntukan Modul : Fase F Kelas XI
Alokasi Waktu : 6 x 45 menit (tatap Muka) Jumlah Pertemuan : 1 TM (6JP)
Capaian Pembelajaran
Pada akhir Fase F peserta didik mampu memahami dasar-dasar administrasi, melaksanakan korespondensi Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris tingkat dasar, menerapkan penanganan surat (Mail handling), memproses dokumen perjalanan dinas, akomodasi dan transportasi perjalanan dinas (business traveling arrangement), serta melakukan pengelolaan jadwal kegiatan pomponan (daily agenda).
Alur Tujuan Pembelajaran (ATP)
Elemen Materi Tujuan Pembelajaran
Pengelolaan
Administrasi Umum
Korespondensi Peserta didik dapat:
1. Memahami pengelolaan administrasi umum.
2. Memahami korespondensi Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
Penanganan Surat Peserta didik dapat memahami 1. penanganan surat (mail handling) Perjalanan Dinas Peserta didik dapat:
1. Memahami dokumen perjalanan dinas, akomodasi dan transportasi perjalanan dinas (business travelling arrangement).
2. Memahami pengelolaan jadwal agenda pimpinan (daily agenda) Alur tujuan pembelajaran untuk unit pembelajaran ini adalah sebagai berikut :
TUJUAN PEMBELAJARAN
Tujuan Pembelajaran Kriteria Ketercapaian Tujuan Pembelajaran (KKTP) 2. Memahami korespondensi
Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
2.1 Peserta didik dapat mendeskripsikan konsep dasar administrasi.
2.2 Peserta didik dapat memahami korespondensi Bahasa Indonesia.
2.3 Peserta didik dapat memahami korespondensi Bahasa Inggris.
Mandiri Barnalar Kritis Kreatif
Korespondensi :
1. Memahami pengelolaan administrasi umum.
2. Memahami korespondensi Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
Penanganan Surat : 1. Peserta didik dapat
memahami penanganan surat (mail handling)
Perjalanan Dinas :
1. Memahami dokumen perjalanan dinas, akomodasi dan
transportasi perjalanan dinas (business
travelling arrangement).
2. Memahami pengelolaan jadwal
3. agenda pimpinan (daily agenda)
RENCANA ASESMEN
TP KKTP Instrumen Asesmen
Awal Proses Akhir 2. Memahami
korespondensi Bahasa
Indonesia dan Bahasa Inggris.
2.1 Peserta didik dapat
mendeskripsikan konsep dasar administrasi.
Pertanyaan Lisan
Tes Formatif (LK. 1)
Tes Sumatif (PG) 2.2 Peserta didik dapat
memahami
korespondensi Bahasa Indonesia.
Pertanyaan Lisan
Tes Formatif (LK. 1)
Tes Sumatif (PG) 2.3 Peserta didik dapat
memahami
korespondensi Bahasa Inggris.
Pertanyaan Lisan
Tes Formatif (LK. 1)
Tes Sumatif (PG)
Langkah Pembelajaran
A. Kegiatan Pendahuluan
1. Berdoa dengan tujuan penanaman pembiasaan pada diri peserta didik bahwa pengembangan diri hendaknya selaras antara imtaq dan iptek.
2. Guru mengadakan tanya jawab tentang pengetahuan surat dinas.
3. Guru menjelaskan topik, tujuan & manfaat kompetensi yang akan dipelajari, strategi pembelajaran serta cara penilaian yang akan dilakukan terkait dengan kompetensi yang dipelajari.
4. Menuliskan judul materi yang mau diajarkan di papan tulis.
5. Guru mengadakan asesmen awal tentang pengetahuan surat dinas dengan cara tanya jawab dengan peserta didik.
Asesmen Awal
1. Apa saja yang kamu ketahui tentang administrasi umum?
2. Apa pentingnya seorang sekretaris memahami korespondensi Bahasa Indonesia?
3. Apa pentingnya seorang sekretaris memahami korespondensi Bahasa Inggris?
Hasil asesmen awal sebagai bahan guru untuk menentukan strategi pembelajaran yaitu peserta didik akan dikelompokkan sesuai dengan kondisi.
B. Kegiatan Inti
1. Peserta didik dibagi menjadi 6 kelompok.
2. Peserta didik menggali informasi dari bahan ajar tentang pengertian surat dinas, penulisan surat dinas, dan contoh surat dinas yang tersedia.
3. Guru membagi lembar diskusi untuk masing-masing kelompok.
4. Secara berkelompok peserta didik berdiskusi mengidentifikasi pengertian surat dinasdan ketentuan penulisannya.
5. Peserta didik menanggapi surat dinas seperti contoh.
6. Masing-masing kelompok mempresentasikan hasil diskusinya.
7. Peserta didik kelompok lain menanggapi/ klarifikasi hasil presentasi tentang tanggapan surat dinas.
8. Guru menyimpukan/ klarifikasi hasil diskusi tentang penulisan surat dinas berasarkan ketentuan penulisan, format dan bentuknya.
Asesmen Formatif
Guru melakukan asesmen formatif saat proses diskusi.
LK. 1. Bagian Surat
Tulislah bagian-bagian surat di bawah ini sesuai dengan pilihan jawaban yang tersedia
Lembar penilaian No Bagian surat/
aspek
Kompeten Belum
Kompeten
Tindak Lanjut
1 Bentuk/ pola
2 Pembuka surat
3 Isi surat
4 Penutup
Guru mendapatkan data hasil asesmen formatif. Bagi peserta didik yang belum kompeten dibimbing oleh guru maupun oleh peserta didik yang telah kompeten.
PILIHAN JAWABAN
Pengiriman surat – kop - salam pembuka – nama dan alamat tujuan – isi surat – penutup – tempat dan tanggal pembuatan – nomor lampiran perihal – salam penutup – tembusan.
C. Kegiatan Penutup
1. Guru dan peserta didik melakukan refleksi terhadap kegiatan pembelajaran.
2. Guru bersama peserta didik menyimpulkan pembelajaran hari ini.
3. Guru menginformasikan kepada peserta didik pembelajaran pada pertemuan berikutnya yaitu korespondensi Bahasa Inggris. 4. Guru menutup pembelajaran dengan doa dan salam penutup.
MEDIA AJAR
1. Video tentang Administrasi Umum https://youtu.be/89hbPBSua1I 2. Materi
https://drive.google.com/drive/folders/1MLb0VzazAYdUQJvSQ ODnfsZLjd_8Ucu 1
ASESMEN SUMATIF
1. Keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya, adalah pengertian administrasi menurut ....
A. William Leffingwell B. Sondang P.Siagian C. George R. Terry D. Artur Grager E. Ulbert
2. Unsur administrasi yang berupa rangkaian perbuatan karyawan-karyawan dan mengarahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama benar adalah ....
A. Pengorganisasian B. Manajemen
C. Kepegawaian D. Tata Usaha E. Pemasaran
3. PerwakilanJabatan administrasi yang bekerja di bawah pengawasan langsung dan sesuai arahan atasannya serta tidak bertanggungjawab terhadap pekerjaan orang lain adalah ….
A. Sekretaris eksekutif B. Manajemen kantor C. Administrasi kantor D. Sekretaris
E. Sekretaris junior
4. Orang yang memimpin dalam pelaksanaan pekerjaan dengan menjalankan fungsi- fungsi manajemen disebut juga sebagai orang dengan jabatan menajerial, jabatan tersebut memiliki bawahan yang disebut ....
A. Direktur B. Jabatan staf C. Kepala personalia D. Kepala administrasi E. Jabatan manajerial
5. Berikut ini yang merupakan syarat-syarat kepribadian yang harus dipenuhi oleh seorang personel administrasi adalah ....
A. Loyalitas, tanggungjawab, kerapian dan dapat menyimpan rahasia B. Tanggungjawab, tekun dan rajin, kesabatan serta konsistensi
C. Tekun dan rajin, kerapian, kesabaran serta keterampilan D. Tekun dan rapi, kesabaran, kerapian serta konsistensi E. Loyalitas, tekun dan rajin, kesabaran serta kerapian
6. Pada zaman teknologi yang semakin maju seperti ini, seseorang dapat memberikan informasi dari media apa saja. Seorang pimpinan dapat memberikan pengumuman kepada karyawannya menggunakan telepon genggam secara menyeluruh. Peran seorang pimpinan dalam memberikan informasi pada ilustrasi tersebut adalah ....
A. Komunikan B. Pesan
C. Komunikator D. Media
E. Feedback
7. Semua sarana yang dipergunakan untuk memproduksi, mendistribusikan atau menyebarkan dan menyampaikan informasi merupakan pengertian dari ….
A. Komunikan B. Komunikasi
C. Media komunikasi D. Pesan
E. Informasi
8. Berikut ini yang bukan merupakan media komunikasi yang digunakan secara internal adalah ....
A. Telepon B. Surat
C. Papan pengumuman D. TV
E. House jurnal
9. Berikut ini yang bukan merupakan komunikasi tatap muka langsung adalah ....
A. Rapat B. Menelpon C. Diskusi D. Pertemuan E. Mengobrol
10. Surat lamaran pekerjaan yang penulisannya dapat digabungkan dengan daftar riwayat hidup, yang dikenal dengan istilah ....
A. Curriculum vitae B. Curriculum privat C. Curriculum vitaed D. Curriculum vitalis E. Curriculum vitas
11. Surat yang ditulis oleh seseorang kepada seseorang tertentu, yang isinya menyangkut kepentingan pribadi misalnya surat kepada orangtua atau keluarga, surat ucapan terimakasih, surat ijin, surat lamaran kerja dan lain-lain merupakan pengertian dari surat ....
A. Niaga B. Sosial C. Pribadi D. Penting E. Dinas
12. Di bawah ini yang bukan merupakan fungsi surat dinas adalah ....
A. Sebagai pedoman pekerjaan
B. Untuk kepentingan resmi kantor C. Sebagai alat pengingat
D. Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga E. Sebagai alat bukti
13. Di bawah ini beberapa persyaratan untuk membuat sebuah surat dinas, kecuali ....
A. Surat harus lebih dari satu halaman agar isi surat jelas
B. Format dari surat tidak terlalu panjang harus langsung pada inti yang ingin disampaikan
C. Bahasa yang digunakan harus bahasa resmi, sopan dan mudah untuk dipahami pembaca
D. Isi dari surat tidak terlalu panjang harus langsung pada inti yang ingin disampaikan E. Surat harus menggambarkan citra dari instansi atau lembaga yang membuatnya
14. Surat yang memuat keterangan tentang penugasan seseorang pejabat/ pegawai suatu kantor, untuk bertugas ke suatu wilayah dengan biaya kantor untuk jangka waktu yang ditentukan, merupakan pengertian dari surat ....
A. Surat perjalanan dinas
B. Surat tugas C. Surat edaran D. Surat kuasa E. Surat ijin
15. Surat yang dibuat oleh seorang pimpinan/ pejabat tertentu yang berisi keterangan tentang keadaan pribadi seseorang berdasarkan data-data autentik yang tidak karena diminta sendiri oleh pihak yang bersangkutan untuk kepentingan pribadinya, merupakan pengertian dari surat ....
A. Surat undangan B. Surat tugas C. Surat edaran D. Surat pesanan E. Surat rekomendasi
16. Di bawah ini yang bukan merupakan business letter adalah ....
A. Confirmation letter B. Meeting invitation C. Inquiry letter
D. Wedding invitation card E. Apology letter
17. Susan ingin melamar pekerjaan ke sebuah perusahaan internasional. Surat yang tepat dibuat Susan untuk melamar pekerjaan di perusahaan tersebut adalah ....
A. Letter of notification B. Announcement letter C. Invitation letter D. Work letter
E. Application letter
18. Dalam menulis surat dalam Bahasa Inggris, kita harus memperhatikan gaya bahasa didalamnya yaitu ....
A. Bahasa yang formal
B. Menggunakan bahasa yang pasti dan jelas C. Jangan menyingkat kata
D. Hindari menggunakan format italic dan bold E. Semua jawaban benar
19. Di bawah ini komponen yang terdapat di curriculum vitae, kecuali ....
A. Name B. Addres
C. Place, Date of birth D. Dream
E. Status
20. Cara menulis tanggal “ 13 Januari 2006“ dalam American style adalah ....
A. 13th January, 2006 B. 13 January 2006 C. January 13 2006 D. January 13, 2006 E. January 13rd, 2006
Nilai = Jumlah benar x 5
PENGAYAAN DAN REMIDIAL
Pengayaan
Deskripsi Pengayaan diberikan kepada peserta didik yang mempunyai capaian tinggi.
Jenis Materi Materi tentang Konsep Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis.
Deskripsi Remedial diberikan kepada peserta didik yang mempunyai capaian rendah sampai sedang.
Remedial
Jenis Materi Materi dan lembar kegiatan sama dengan yang telah disampaikan.
REFLEKSI 1. Apakah ada kendala pada kegiatan pembelajaran?
2. Apakah semua peserta didik aktif dalam kegiatan pembelajaran?
3. Apa saja kesulitan peserta didik yang dapat diidentifikasi pada kegiatan pembelajaran?
4. Apakah peserta didik yang memiliki kesulitan ketika berkegiatan dapat teratasi dengan baik?
5. Apa level rata-rata peserta didik dalam kegiatan pembelajaran ini?
6. Apakah seluruh peserta didik dapat dianggap tuntas dalam pelaksanaan pembelajaran?
7. Apa strategi agar seluruh peserta didik dapat mentuntaskan kompetensi?
DAFTAR PUSTAKA
Sumathy, dkk. 2011. Office Management (Office Secretaryship) Vocational Education HigherSecondary-Second Year. Tamilnadu Tectbook Corporation.
Martono, E. 1990. Surat-Menyurat Dinas Bahasa Indonesia. Jakarta: Karya Utama.
Soewito (dkk). 1978. Surat-Menyurat Indonesia I. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
Wates, Juni 2023 Mengetahui,
Kepala Sekolah, Guru Mata Pelajaran,
Indah Sri Wahyuningsih, M.Pd. Kuswanto, S.Pd
NIP NIPP3K.
