Modul Ajar Korespondensi Bahasa Indonesia

MODUL AJAR

KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA

I. INFORMASI UMUM A. Identitas Sekolah

Nama Penyusun : SUNU DWI NUGROHOWATI, S.Tr.M Satuan Pendidikan : SMK NEGERI 1 KUPANG

Tahun Pelajaran : 2024/2025

Bidang Keahlian : Bisnis Manajemen

Program Keahlian : Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis Konsentrasi Keahlian : Manajemen Perkantoran

Mata Pelajaran : ADMINISTRASI UMUM Kelas / Fase : XI / F

Alokasi Waktu : 18 JP B. Fase/ Elemen

Administrasi Umum C. Capaian Pembelajaran

Peserta didik mampu memahami pengelolaan administrasi umum, melaksanakan korespondensi Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris, menerapkan penanganan surat (mail handling), pengelolaan perjalanan dinas, serta pengelolaan jadwalkegiatan pimpinan (daily agenda).

D. Kompetensi Awal

Peserta didik mempunyai pengetahuan dasar tentang korespondensi Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris

E. Profil Pelajar Pancasila

- Beriman, bertakwa kepada Tuhan YME, dan berakhlak mulia - Berkebinekaan global

- Bergotong-royong - Kreatif

- Bernalar kritis - Mandiri

F. Sarana dan Prasarana

 Buku Paket (Bahan Ajar)

 Laptop/Komputer ; LCD Proyektor

 Ruang Kelas ; RPS

 LKPD

 Internet G. Target Peserta Didik

Peserta didik yang menjadi target yaitu;

 Peserta didik reguler/tipikal: umum, tidak ada kesulitan dalam mencerna dan memahami materi ajar.

 Peserta didik dengan kesulitan belajar: memiliki gaya belajar yang terbatas hanya satu gaya misalnya dengan audio. Memiliki kesulitan dengan bahasa dan pemahaman materi ajar, kurang percaya diri, kesulitan berkonsentrasi jangka panjang, dsb.

 Peserta didik dengan pencapaian tinggi: mencerna dan memahami dengan cepat, mampu mencapai keterampilan berfikir aras tinggi (HOTS), dan memiliki keterampilan memimpin.

H. Model Pembelajaran

Paduan antara PJJ dan PTM dengan model pembelajaran Project Based Learning

II. KOMPONEN INTI

A. Tujuan Pembelajaran

1. Peserta didik dapat memahami korespondensi Bahasa Indonesia.

B. Pemahaman Bermakna

Pembelajaran ini memberikan pemahaman betapa pentingnya surat dalam aktivitas bekerja karena kegiatan pelayanan kepada masyarakat memerlukan dukungan data dan informasi dalam bentuk surat. Mampu membuat konsep surat dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris penting dalam suatu kantor/organisasi. Penerapan korespondensi yang baik dalam suatu organisasi dapat dilakukan secara efisien sehingga dapat menghemat biaya, waktu, tempat, dan tenaga selanjutnya dapat mempercepat informasi yang diperlukan dengan tepat, cepat, dan mudah.

C. Pertanyaan Pemantik

1. Apa yang kamu ketahui tentang surat ? 2. Mengapa surat perlu dikonsep dengan baik?

D. Kegiatan Pembelajaran Pertemuan : 1 – 3 Kegiatan Awal

1. Setiap mengawali pertemuan, guru mempersiapkan secara fisik dan psikis peserta didik untuk mengikuti pembelajaran dengan diawali berdoa, menanyakan

kehadiran peserta didik, kebersihan kelas, kerapian kelas, dan kesiapan sumber belajar

2. Guru memberi motivasi dengan membimbing peserta didik memahami melalui tanya jawab tentang manfaat proses pembelajaran

3. Guru melakukan apersepsi melalui tanya jawab mengenai :

 Apa pentingnya surat dalam aktivitas bekerja?

 Seberapa tahukan kita tentang pengertian surat menyurat?

 Mengapa surat diperlukan dalam sebuah organisasai?

4. Guru menjelaskan kegiatan pembelajaran yang akan dilakukan peserta didik Kegiatan Inti

1. Orientasi peserta didik pada masalah

 Guru meminta peserta didik mencermati masalah sehari-hari yang berkaitan dengan surat

 Guru memberikan penjelasan singkat mengenai materi :

 Dasar-dasar surat menyurat Bahasa Indonesia

 Jenis-jenis surat Bahasa Indonesia

 Perlengkapan Surat

 Bagian-bagian surat

 Bentuk- bentuk surat

 Tata Bahasa surat Bahasa Indonesia

 Guru memfasilitasi terjadinya interaksi antarpeserta didik serta antara peserta didik dengan guru, lingkungan, dan sumber belajar lainnya secara berani, kreatif, mandiri, dan rasa ingin tahu

2. Mengorganisasi peserta didik dalam belajar

 Guru memotivasi, mendorong kreativitas dalam bentuk bertanya, memberi gagasan yang menarik dan menantang untuk didalami

 Guru melakukan diskusi untuk menggali informasi tentang masalah sehari-hari yang berkaitan dengan surat menyurat Bahasa Indonesia

3. Membimbing penyelidikan peserta didik secara mandiri maupun kelompok

 Guru membimbing peserta didik untuk mencari informasi dan mendiskusikan jawaban atas pertanyaan yang sudah disusun dan mengerjakan latihan pada LKPD dan kegiatan di buku paket(bahan ajar) dan mencari sumber belajar lain

 Guru menjadi sumber belajar bagi peserta didik dengan memberikan konfirmasi atas jawaban/hasil pekerjaan peserta didik, atau menjelaskan jawaban

pertanyaan individu/kelompok

 Guru menunjukkan sumber belajar lain yang dapat dijadikan referensi untuk menjawab pertanyaan

4. Mengembangkan dan menyajikan hasil karya

 Guru meminta peserta didik untuk menyajikan secara tertulis atau lisan tentang hasil belajar atau hasil praktiknyanya mengenai surat menyurat Bahasa

Indonesia

 Guru memberikan tanggapan atas hasil diskusi atau hasil pekerjaan peserta didik

 Guru bersama peserta didik bertanya jawab meluruskan kesalahan pemahaman, memberikan penguatan dan penyimpulan

 Guru meminta siswa membuat rangkuman materi dari kegiatan pembelajaran yang telah dilakukan

Kegiatan Penutup

Setiap mengakhiri pertemuan, peserta didik bersama-sama dengan guru

menyimpulkan hasil pembelajaran, melakukan refleksi, dan menyampaikan rencana pembelajaran pada pertemuan berikutnya.

E. Asesmen

1. AsesmenDiagnostik Nonkognitif dan Kognitif Informasi apa saja yang ingin

digali?

Pertanyaan kunci yang ingin ditanyakan Keadaan psikologis dan sosial emosi

siswa

Bagaimana perasaan kalian akan belajar surat menyurat hari ini?

Aktivitas siswa selama belajar di rumah Apa aktivitas kalian selain belajar surat menyurat di rumah?

Kondisi keluarga siswa dan pergaulan siswa

Sering belajar surat menyurat sama siapa kalau di rumah?

Gaya belajar, karakter, serta minat siswa

Apakah kalian sudah siap belajar surat menyurat hari ini?

2. Bentuk Asesment

Jenis Asesmen Bentuk Asesmen yang

Bisa Dilakukan Sikap (Profil Pelajar Pancasila) Observasi, penilaian diri, penilaian

teman sebaya, dan anekdotal

Performa Presentasi, pameran hasil unjuk kerja, jurnal, dsb

Tertulis Tes objektif: essay, pilihan ganda, isian, jawaban singkat, benar-salah

3. Pengayaan dan Remidial

Dalam kegiatan pembelajaran, peserta didik yang sudah menguasai materi sebelum waktu yang telah ditentukan, diminta untuk membuat peta konsep terkait materi Informatika dalam berbagai bidang. Dalam kegiatan ini, guru dapat mencatat dan memberikan tambahan nilai bagi peserta didik yang berhasil dalam pengayaan.

Indikator Pencapaian

Kompetensi Teknik Bentuk Instrumen

1. Menjelaskan dasar- dasar surat menyurat bahasa Indonesia 2. Mengidentifikasikan

jenis-jenis surat bahasa Indonesia 3. Menentukan

perlengkapan surat 4. Mengklasifikasikan bentuk-bentuk surat 5. Menjelaskan tentang

tata bahasa surat bahasa Indonesia

Tes tertulis

Uraian 1. Sebutkan pengertian surat menyurat bahasa indonesia ! 2. Ada berapa jenis – jenis

surat?

3. Sebutkan perlengkapan surat!

4. Jelaskan bentuk-bentuk surat ! 5. Sebutkan syarat-syarat

penulisan surat dalam bahasa indonesia !

Link Soal :

https://forms.gle/mKL23MibkdN7j uKo8

F. Lampiran

1. Lembar Kerja Peserta Didik

https://drive.google.com/file/d/1oVZGlFyomAhhBzRIF3OjRr35CXnKUstZ/view?

usp=sharing

2. Bahan Bacaan Guru dan Peserta Didik (Bahan Ajar)

KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA

Pengertian Korespondensi/Surat-menyurat

Surat merupakan media untuk menyampaikan suatu maksud tertentu secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lain. Dapat dikatakan pula bahwa surat merupakan alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Dalam surat terdapat persyaratan tertentu yang menjadi pembeda antara surat dengan karangan tertulis lainnya, yaitu antara lain:

 Penggunaan kertas yang digunakan, mulai dari jenis, ukuran

dan warna tertentu.

 Penggunaan model atau bentuk tertentu

 Penggunaan kode atau notasi tertentu

 Pemakaian bahasa yang khas

 Pencantuman tanda tangan

Surat berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis, tanda bukti tertulis, alat pengingat, pedoman untuk bertindak, bukti historis suatu kegiatan dan sebagai keterangan. Adapun ciri umum dari surat yang baik yaitu:

 Menggunakan kertas surat yang tepat

 Menggunakan bentuk surat yang standar

 Menggunakan bahasa yang baku

 Menggunakan gaya bahasa yang lugas

 Menggunakan bahasa yang jelas, sopan dan hormat

 Menyajikan fakta yang benar dan lengkap

 Tidak menggunakan singkatan, kecuali yang lazim dipakai dalam surat menyurat

 Tidak menggunakan kata-kata yang sulit dan istilah yang sulit.

2. Jenis-jenis Surat Bahasa Indonesia

Sebagai alat komunikasi tertulis, surat dibedakan menjadi beberapa jenis dan golongan. Surat dibedakan menurut wujud, pemakainya, banyaknya sasaran, maksud dan tujuannya, sifat dan urgensi penyelesaiannya. Berikut penggolongan surat ditinjau dari berbagai sudut pandang.

a. Menurut wujudnya 1) Surat bersampul

Adalah surat yang terdiri atas kertas surat beserta sampul atau amplopnya. Isi surat bersampul terdiri atas beberapa lembar kertas dengan berat maksimum tertentu sesuai dengan peraturan kantor pos.

2) Kartu pos

Adalah surat berbentuk kartu dengan ukuran 10 cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh kantor pos. Kartu pos biasanya digunakan untuk mengirim berita singkat yang tidak rahasia dan pengirimannya tidak menggunakan sampul.

3) Warkat pos

Adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat.

4) Memorandum dan nota

Adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern organisasi, dipergunakan untuk meminta atau memberi petunjuk antarpejabat.

5) Telegram dan telex

Telegram adalah pengiriman berita yang tercetak dari jarak jauh dengan menggunakan pesawat telex. Telex adalah pesawat yang digunakan untuk mencetak telegram. Saat ini telex sudah tidak digunakan dan sudah digantikan dengna faximile.

6) Surat tanda bukti

Adalah surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda bukti suatu kegiatan antara dua belah pihak atau untuk membuktikan keabsahan sesuatu hal, misalnya faktur, kuitansi, kartu identitas, dan sebagainya.

b. Menurut pemakainya 1) Surat pribadi

Adalah surat yang dibuat oleh seseorang untuk kepentingan pribadi. Surat pribadi dibedakan menjadi 2 yaitu:

 Surat pribadi bersifat privat atau kekeluargaan, yaitu surat yang dikirim kepada teman, kerabat atau keluarga.

 Surat pribadi bersifat resmi, yaitu surat pribadi yang dikirim kepada pejabat suatu instansi atau kepada organisasi.

2) Surat dinas/resmi

Adalah surat resmi yang terutama dipergunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.

3) Surat niaga

Adalah surat yang dipakai oleh perusahaan untuk urusan perdagangan atau jual beli.

4) Surat sosial

Adalah surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan seperti yayasan, perkumpulan, dan organisasi lainnya yang bersifat nonprofit.

c. Menurut banyaknya sasaran 1) Surat biasa

Adalah surat yang dituukan kepada satu atau beberapa orang/organisasi (jumlahnya sedikit).

2) Surat edaran dan surat pengumuman

Adalah surat yang ditujukan kepada orang/organisasi yang jumlahnya banyak.

d. Menurut isi dan maksudnya

Setiap mengirim surat pasti mempunyai maksud atau tujuan.

Maksud tersebut dapat berupa pemberitahuan, peringatan, keputusan, perjanjian, pengaduan, penawaran, dan lain-lain. Pokok surat yang tertulis dalam “hal atau perihal” sebuah surat akan

menjadi nama surat. Nama surat mencerminkan isi atau maksud yang terkandung didalamnya.

e. Menurut sifatnya

1) Surat sangat rahasia

Surat ini diberi tanda “SRHS” atau dimasukkan dalam tiga sampul surat.

2) Surat rahasia

Surat ini diberi tanda “RHS atau R” atau dimasukkan dalam dua sampul surat.

3) Surat biasa

Surat yang jika isinya terbaca oleh orang lain tidak akan menimbulkan kerugian bagi organisasi ataupun pejabat yang bersangkutan.

f. Menurut urgensi penyelesaiannya 1) Surat sangat segera

Surat yang perlu secepatnya diketahui oleh penerimanya atau dijawab/diselesaikan.

2) Surat segera

Surat yang berisi tentang informasi yang memerlukan jawaban/penyelesaian yang segera.

3) Surat biasa

Surat yang isinya tidak memerlukan jawaban secepatnya, tetapi perlu diselesaikan berdasarkan urutan kedatangannya.

3. Perlengkapan Surat

a. Penggunaan kertas

Dalam pembuatan surat, penggunaan kertas harus diperhatikan baik dari jenis, warna dan ukuran kertas.

1) Jenis kertas yang lazim digunakan dalam pembuatan surat adalah antara lain:

a) Kertas HVS 60-80 gr untuk surat biasa baik untuk lembar asli maupun copy.

b) Kertas doorslag, terutama digunakan untuk copy surat-surat tanda bukti.

c) Kertas segel, untuk membuat surat perjanjian dan macam- macam akta.

d) Kertas stencil, untuk membuat master surat yang akan digandakan dengan mesin stencil. Kertas folio

bergaris, untuk membuat surat dengan tulisan tangan.

2) Warna kertas dan tinta

Kertas untuk surat resmi biasanya menggunakan kertas warna putih, sedangkan untuk surat yang sifatnya khusus boleh menggunakan kertas selain warna putih, misalnya untuk penulisan surat undangan, piagam, dan surat sebagai tanda bukti. Tinta yang digunakan adalah warna hitam.

3) Ukuran kertas

Ukuran kertas yang standard dan dapat diseragamkan adalah untuk kelompok surat biasa, bukan untuk kelompok surat tanda bukti dan surat-surat khusus. Surat pengantar barang, faktur, surat tanda terima, surat penghargaan belum ada standarisasi. Adapun ukuran kertas yang standar penggunaannya adalah sebagai berikut:

a) Untuk surat yang isinya panjang dapat menggunakan kertas ukuran folio (F4) yaitu ukuran 21 cm x 33 cm.

b) Untuk surat yang isinya pendek atau sedang dapat menggunakan kertas ukuran kuarto (A4) yaitu ukuran 21 cm x 29,7 cm.

c) Untuk menulis memo dan nota dapat menggunakan kertas ukuran setengah folio atau setengah kuarto yaitu ukuran 21 cm x 16,5 cm atau 21 cm x 14,85 cm.

b. Amplop dan lipatan surat

Bentuk dasar amplop hanya ada dua macam yaitu persegi empat (bujur sangkar) dan persegi panjang. Ukuran besar kecilnya kedua macam amplop tersebut bervariasi. Hal tersebut dimaksudkan untuk disesuaikan dengan kertas yang akan dimasukkan ke dalamnya. Besar kecilnya kertas dapat diartikan sebagai ukuran asli sebelum dilipat atau ukuran setelah dilipat.

Perlu diketahui pula bahwa surat yang dikirim akan dimasukkan amplop atau tidak tergantung jenis dan sifat surat. Contoh amplop yang sering digunakan adalah sebagai berikut.

Lipatan surat yang digunakan disesuaikan dengan ukuran kertas dan amplop yang akan dipakai. Macam lipatan surat yang sering digunakan adalah sebagai berikut.

1) Lipatan baku/standar (standard fold)

Panjang kertas dilipat menjadi tiga bagian yang sama, bagian kepala surat ke arah dalam dan berada paling luar.

2) Lipatan baku rendah (low standard fold)

Kertas surat dilipat menjadi tiga bagian, dua bagian sama panjang dan satu bagian lebih pendek. Misalnya, surat yang dilipat menggunakan kertas ukuran A4, maka perbandingannya adalah dua bagian panjangnya 10,5 cm dan satu bagian 8,7 cm.

3) Lipatan akordion (accordion fold)

Kertas surat dilipat menjadi tiga bagian yang sama panjangnya, bagian kepala surat menghadap ke arah luar.

4) Lipatan akordion rendah (low accordion fold)

Kertas surat dilipat menjadi tiga bagian dengan ukuran dua bagian panjangnya sama dan satu bagian panjangnya lebih pendek, bagian kepala surat menghadap ke arah luar.

5) Lipatan ganda sejajar (parallel double fold)

Kertas surat dilipat menjadi empat bagian yang sama.

6) Lipatan tunggal (single fold)

Kertas surat dilipat menjadi dua bagian yang sama, biasanya kertas yang digunakan adalah ukuran setengah kuarto atau setengah folio.

Lipatan ini biasanya digunakan dalam lingkungan internal organisasi.

7) Lipatan model perancis (france fold)

Kertas surat dibagi menjadi empat bagian yang sama.

8) Lipatan model baron (baronial fold)

Panjang kertas dilipat menjadi dua bagian yang sama, kemudian lebar kertas dilipat menjadi tiba bagian dengan ukuran 5,3 + 10,4 + 5,3 cm.

3.

c. Teknik pembuatan surat

Agar dalam pembuatan maupun pengiriman surat dapat tepat dan mendapat tindak lanjut seperti yang diharapkan, maka perlu diperhatikan masalah persiapan penulisan, pengetikan dan pengirimannya.

1) Persiapan penulisan. Hal yang perlu dipahami terlebih dahulu sebelum menulis surat antara lain:

 Masalah apa yang akan disampaikan kepada penerima?

 Bagaimana urut-urutan penyusunannya?

 Bagaimana posisi hubungan antara pengirim dengan penerima?

 Siapa saja yang turu membaca atau mengetahui isi surat yang akan ditulis?

2) Pengetikan

Harus memperhatikan faktor kejelasan, kerapian dan kebersihan.

3) Pengiriman. Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum surat dikirim, antara lain:

 Pastikan kebenaran penulisan alamat tujuan.

 Kirimlah surat dengan memperhitungkan waktu tiba yang tepat.

 Sesuaikan sifat pengiriman dengan derajat kepentingan isi surat.

 Perhatikan keamanan isi surat dengan

menggunakan amplop yang sesuai dan perekat yang cukup.

 Perhatikan besarnya perangko jika menggunakan jasa pos.

4. Bagian-bagian Surat

Surat terbagi menjadi beberapa bagian yang terkumpul sehingga menjadi satu kesatuan. Pada praktiknya, tidak semua surat terdiri dari keseluruhan bagian surat yang ada. Secara umum bagian surat terdiri dari 14 bagian yaitu:

a. Kepala surat

Adalah bagian dari surat yang menunjukkan eksistensi atau keberadaan pembuat surat. Kepala surat terletak di bagian paling atas pada sebuah surat. Pada kepala surat terdiri dari logo perusahaan atau instansi, nama perusahaan dan jenis usahanya, alamat perusahaan atau instansi, nomor perusahaan, nomor telepon, faks, dan hal lainnya yang dianggap perlu. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan kepala surat yaitu:

 Nama organisasi atau lembaga ditulis dengan huruf capital dan tidak boleh disingkat.

 Alamat organisasi ditulis secara cermat, dengan huruf kapital awal.

 Penulisan kata telepon, kotak pos, fax diikuti oleh nomor

tanpa diberi tanda titik dua, sedangkan di belakang website dan e-mail menggunakan tanda titik dua.

 Untuk surat pribadi tidak menggunakan kepala surat.

 Penulisan kop surat untuk surat dinas pemerintah dengan perbandingan 3:2:1 (3 untuk nama instansi pembuat surat, 2 untuk induk instansi, 1 untuk alamat surat). Penulisan alamat surat yang benar tidak disingkat, baik nama jalan, nomor telepon, nomor faksimile, dan lain sebagainya.

b. Tanggal surat

Tanggal surat adalah bagian dalam surat yang menunjukkan hari berikut bulan dan tahun dibuatnya surat. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat ialah:

 Penulisan tanggal dengan angka, bulan dengan huruf dan tahun dengan angka serta tidak disingkat. Contoh: 20 Juli 2023.

 Apabila surat memakai kepala surat, maka penulisannya tidak perlu didahului nama kota. Namun apabila antara kantor pusat dengan kantor cabang menggunakan kepala surat yang sama, maka nama kota perlu ditulis di depan tanggal untuk mengetahui dari mana surat itu berasal.

 Untuk surat pribadi, penulisan tanggal dapat di atas dan dapat juga di bawah serta didahului nama kota. Contoh:

Sleman, 20 Juli 2023.

 Untuk surat berjudul, penulisan tanggal di kanan bawah dan didahului nama kota.

c. Nomor surat

Dalam setiap surat hendaknya diberi nomor surat. Nomor surat perlu dicantumkan karena berfungsi sebagai alat petunjuk bagi petugas kearsipan, untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan pada suatu periode tertentu, menunjukkan unit asal surat, untuk penunjukkan sumber dalam kegiatan surat menyurat dengan cara menunjuk nomor surat yang dibalas atau ditindaklanjuti. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor anatara lain:

 Rangkaian nomor surat umumnya terdiri dari nomor urut, kode intern, bulan, dan tahun pembuatan.

 Kata nomor ditulis lengkap dan diikuti tanda titik dua. Garis miring yang digunakan pada nomor dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi. Kemudian angka tahun ditulis lengkap tidak diikuti tanda baca apapun.

 Dalam surat berperihal, nomor surat di kiri atas (untuk surat bentuk resmi, lurus, setengah lurus, menggantung dan lurus penuh, indented).

Contoh….

 Dalam surat berjudul, nomor surat ditempatkan di bawah

judul surat dan ditulis secara centering.

Contoh….

d. Hal/perihal

Peirhal atau hal merupakan isi ringkasan atau resume dari sebuah surat. Kegunaan perihal adalah untuk membantu penerima mengetahui isi surat tanpa membaca surat secara keseluruhan.

Penulisannya bisa sebelah kiri surat, maupun secara centring, namun prinsipnya ditulis dalam bentuk yang menarik perhatian pembaca atau penerima. Contoh:

Hal : Undangan Rapat Dinas e. Lampiran

Lampiran merupakan lembar lain dalam sebuah surat. Isi lampiran dapat berupa tabel, daftar harga, daftar nama dan lain sebagainya.

Kegunaan dari lampiran adalah sebagai dasar pemeriksaan oleh penerima mengenai lengkap tidaknya surat yang diterima. Isi lampiran dapat berupa jumlah lembar atau jenis lampiran. Contoh:

Lampiran : 2 (dua) lembar Lampiran : Daftar harga

f. Alamat tujuan

Alamat tujuan adalah suatu bagian dalam surat yang berisi mengenai kepada siapa surat itu ditujukan. Walaupun terkadang alamat surat sudah ditulis di amplop surat, tetapi pencantumannya tetap penting karena sering kali pada praktiknya amplop surat terpisah atau hilang dari suratnya. Adanya alamat dalam membantu pembaca mengetahui siapa yang berhak menerima surat. Apabila alamat yang dituju adalah nama organisasi atau nama perusahaan, mana penulisan Yth tidak diperlukan, namun apabila yang dituju adalah nama orang atau jabatan sebaiknya menggunakan Yth.

g. Salam pembuka

Salam pembuka merupakan suatu bagian dalam surat yang berisi penghormatan kepada penerima surat. Biasanya, salam pembuka diawali dengan kata “Dengan hormat” atau dengan salam sesuai kebiasaan. Selain salam pembuka di atas, yang paling sering dipakai adalah salam berdasarkan kebiasana keagamaan seperti Assalamu’alaikum wr.wb., Salam Sejahtera dan lain sebagainya.

h. Isi surat

Isi surat adalah inti pembicaraan dalam surat. Isi surat harus mencakup semua permasalahan yang ingin diutarakan pada sebuah surat. Isi surat harus dibuat ringkas dan jelas tanpa mengurangi permasalahn atau init dari sebuah surat. Penjelasan isi surat yang secara rinci dapat dicantumkan pada lampiran surat.

1) Kalimat pembuka

Apabila merupakan surat jawaban, usahakan merujuk kea rah surat yang pernah diterima. Contoh:

o Dengan ini kami beritahukan bahwa surat Saudara tertanggal

….nomor…. perihal…. telah kami terima

o Menindaklanjuti surat dari Kepala Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga kabupaten Sleman, maka ….

Apabila atas inisiatif sendiri, maka alinea pembuka disesuaikan dengan maksud/tujuan pembuatan surat.

Contoh:

o Dalam upaya meningkatkan wawasan pengetahuan peserta didik SMK Negeri 1 Tempel tentang dunia kerja, maka kami akan menyelenggarakan kegiatan kunjungan industri.

o Dengan ini kami kabarkan bahwa ….

o Dengan gembira kami kabarkan kepada Saudara bahwa ….

o Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu, maka ….

o Sebagai realisasi perundingan kita, maka….

Apabila menindaklanjuti surat dari pihak lain, maka alinea pembuka merujuk pada surat yang pernah diterima. Contoh:

o Berkenaan dengan Surat Edaran dari Kepala Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman nomor …. tanggal …. perihal …. maka ….

dengan ini ….

2) Alinea isi

Yaitu seluruh alinea yang terdapat antara alinea pembuka dengan alinea penutup, berisi keterangan atau penjelasan tentang masalah pokok surat yang sudah terdapat dalam alinea pembuka. Cara menyusun alinea isi:

a) Cara repetisi

Yaitu dengan mengulang sebagian unsur alinea sebelumnya untuk memulai alinea baru. Contoh:

Alinea awal (alinea pembuka)

Pada kesempatan inikami memperkenalkan perusahaan kami PT Rizqi. Kami bergerak dalam bidang jasa asuransi kerugian, khususnya asuransi kebakaran.

Alinea lanjutan (alinea transisi)

Asuransi kerugian, khususnya asuransi kebakaran telah menjadi spesialisasi kami selama 20 tahun, mulai 1998 sampai sekarang. Kami telah ….dst.

b) Bantuan frasa transisi

Yaitu frasa penghubung yang berfungsi mempererat hubungan antaralinea sehingga hubungan antaralinea akan terasa lebih padu. Contoh frasa transisi pada awal alinea:

1. Sehubungan dengan hal tersebut … 2. Di samping itu ….

Alinea awal (alinea pembuka)

Kami beritahukan kepada Saudara bahwa perusahaan kami telah ditunjuk sebagai dealer barang elektronik merk Samsung untuk seluruh Indonesia.

Alinea lanjutan (alinea frasa transisi)

Sehubungan dengan hal tersebut, kami membuka kesempatan kepada Saudara untuk menjadi agen. Adapun persyaratannya adalah ….

c) Dengan bantuan kata penghubung

Untuk memulai alinea transisi dapat dipakai kata penghubung seperti:

 Meskipun

 Berhubungan

 Namun

 Selanjutnya, dsb Contoh kalimat:

Alinea awal (alinea)

Kami beritahukan kepada Saudara bahwa perusahaan kami telah ditunjuk sebagai dealer barang elektronik merk Samsung untuk seluruh Indonesia.

Alinea lanjutan

d) Alinea penutup

Berisi penagasan sesuatu, harapan, himbauan dan ucapan terima kasih. Pemakaiannya disesuaikan dengan isi dan sifat surat. Contoh:

Meskipun keterlambatan ini mungkin tidak disengaja, tetapi untuk menjaga kelancaran usaha, kami mengharap agar Saudara segera melunasi utas tersebut.

1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

2) Kami harap hal ini mendapat perhatian Saudara sepenuhnya dan tidak lupa kami ucapkan terima kasih.

3) Demikian agar instruksi ini dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

i. Salam penutup

Salam penutup adalah lawan dari salam pembuka. Salam penutup dibuat sebagai pengantar selesainya sebuah surat. Salam penutup harus dibuat dengan memperhatikan salam pembuka. Salam penutup yang paling umum adalah “Hormat kami” atau “Hormat saya”. Bila surat diawali dengan salam keagamaan maupun kesukuan tertentu, maka salam penutup juga harus diakhiri dengan hal yang sama.

j. Nama organisasi / perusahaan yang menulis surat

Nama organisasi atau nama perusahaan ditulis sesuai dengan yang membuat surat dan atau yang mewakili organisasi atau bagian organisasi tertentu. Untuk surat pribadi, tidak ada pencantuman bagian surat ini. Apabila jumlah lembaran surat hanya terdiri atas satu lembar, maka pencantuman nama organisasi tidak perlu, tetapi apabila surat terdiri atas beberapa lembar, maka setelah salam penutup perlu ditulis nama organisasi.

k. Jabatan penanggung jawab surat dan tanda tangan

Jabatan penanggung jawab surat dan tanda tangan perlu dicantumkan untuk mengetahui pada kapasitas sebagai apa penanda tangan surat membuat surat. Sebuah surat dianggap sah jika surat tersebut terdapat jabatan penanggung jawab surat dan diberi tanda tangan.

l. Tembusan

Tembusan merupakan suatu bagian surat yang menunjukkan kepada siapa lagi sebuah surat akan dikirimkan selain kepada penerima surat. Tujuan penulisan tembuasan adalah karena keharusan dinas dan untuk memenuhi aspek keterbukaan bagi pengirim dan penerima.

m. Inisial

Adalah suatu bagian surat yang menunjukkan siapa yang memberi perintah, mengkonsep dan mengetik surat. Inisial surat biasanya ditulis dengan huruf awal dari nama-nama pihak tersebut. Biasanya inisial pemberi perintah dan pengkonsep surat ditulis dengan huruf besar sementara inisial dan pengetik surat ditulis dengan huruf kecil dan pembeda di antara ketiganya dipisahkan dengan tanda garis miring. Contoh:

WSA/ZA/at

WSA : Wahyono Satro Atmojo (pemberi perintah pembuatan surat) ZA : Zaenudin Ahmad (pengkonsep surat)

at : Ani Triyasa (pengetik surat)

5. Bentuk-bentuk Surat

Bentuk surat merupakan penempatan bagian-bagian surat pada sebuah surat. Bentuk surat biasanya sama atau terstandarisasi bagi setiap organisasi. Bentuk surat disebut juga sebagai pola sebuah surat yang ditentukan oleh layout bagian-bagian surat. Perencanaan bentuk surat harus memperhatikan segi estetika atau keindahan karena akan berdampak positif bagi pembacanya. Secara umum, bentuk surat ada dua yaitu surat berperihal dan surat berjudul. Surat berperihal adalah surat yang mempunyai notasi perihal/hal dan tidak mempunyai judul. Sedangkan surat berjudul adalah surat yang memakai judul dan tidak mempunyai perihal.

Macam-macam bentuk surat dapat digambarkan sebagai berikut:

1) Bagan surat berperihal

Bagan surat berperihal meliputi:

a) Surat bentuk lurus penuh (full block style)

b) Surat bentuk lurus (block style)

c) Surat bentuk setengah lurus (semi block style)

d) Surat bentuk bergerigi/lekuk (indented style)

e) Surat bentuk menggantung (hanging paragraph style)

f) Surat bentuk resmi (official style)

2) Bagan surat berjudul

G. Daftar Pustaka

1) Akhmad, J. (2007). Korespondensi Bisnis Indonesia. Jakarta: Lentera Ilmu Cendekia.

2) Pujiasri, N. & Rahmawati, S. (2018). Korespondensi untuk SMK/MAK kelas X. Jakarta:

Grasindo.

3) Suyarto & Rachdiana, H. (1994). Korespondensi Niaga Bahasa Inggris Untuk SMK. Bandung:

Humaniora Utama Press.

Kupang, 15 Juli 2024 Mengetahui,

Kepala Sekolah Guru Mata Pelajaran

Drs. Mixon R. N. Abineno Sunu Dwi Nugrohowati, S.Tr.M NIP. 19660528 199412 1 002 NI PPPK. 199607202024212039