MODUL AJAR
KONSENTRASI MANAJEMEN PERKANTORAN
I. INFORMASI UMUM A. Identitas Sekolah
Nama Penyusun : ANNA MARINA, S.Pd Satuan Pendidikan : SMK NEGERI1 JATI Tahun Pelajaran : 2023 / 2024
Bidang Keahlian : Bisnis Manajemen
Program Keahlian : Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis Konsentrasi Keahlian : Manajemen Perkantoran
Mata Pelajaran : Konsentrasi Manajemen Perkantoran Kelas / Fase : XI / F
Alokasi Waktu : 17 JP B. Fase/ Elemen
Pengelolaan Kearsipan C. Capaian Pembelajaran
Pada akhir Fase F peserta didik mampu menerapkan pengelolaan kearsipan mulai dari prosedur penyimpananarsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, penentuan masa retensi arsip, penyusutan arsip, serta pengelolaan arsip secara elektronik/digital.
D. Kompetensi Awal
Coba perhatikanlah pengelolaan dokumen-dokumen di sebuah kantor yang ada di sekitarmu! Dokumen-dokumen kantor tersebut pada akhirnya akan diarsipkan untuk menjaga informasi yang terkandung di dalamnya. Lantas bagaimanakah jika dokumen- dokumen yang telah disimpan tersebut ingin digunakan kembali di kemudian hari?
Kamu tentu akan berpikir tentang betapa sulitnya menemukan kembali dokumen kantor yang tersimpan sangat banyak dan pasti memerlukan waktu yang lama. Untuk menjawab permasalahan tersebut, sebuah kantor/organisasi biasanya akan menerapkan sistem penyimpanan arsip (sistem kearsipan) tertentu.
E. Profil Pelajar Pancasila
- Beriman, bertakwa kepada Tuhan YME, dan berakhlak mulia - Berkebinekaan global
- Bergotong-royong - Kreatif
- Bernalar kritis - Mandiri
F. Sarana dan Prasarana
Buku Paket (Bahan Ajar)
Laptop/Komputer ; LCD Proyektor
Ruang Kelas ; RPS
LKPD
Internet G. Target Peserta Didik
Peserta didik yang menjadi target yaitu;
Peserta didik reguler/tipikal: umum, tidak ada kesulitan dalam mencerna dan memahami materi ajar.
Peserta didik dengan kesulitan belajar: memiliki gaya belajar yang terbatas hanya satu gaya misalnya dengan audio. Memiliki kesulitan dengan bahasa dan
pemahaman materi ajar, kurang percaya diri, kesulitan berkonsentrasi jangka panjang, dsb.
Peserta didik dengan pencapaian tinggi: mencerna dan memahami dengan cepat, mampu mencapai keterampilan berfikir aras tinggi (HOTS), dan memiliki keterampilan memimpin.
H. Model Pembelajaran
Paduan antara PJJ dan PTM dengan model pembelajaran Project Based Learning
II. KOMPONEN INTI
A. Tujuan Pembelajaran
Peserta didik mampu menguraikan prosedur penyimpanan arsip.
B. Pemahaman Bermakna
Pembelajaran ini memberikan pemahaman betapa pentingnya arsip dalam aktivitas bekerja karena kegiatan pelayanan kepada masyarakat memerlukan dukungan data dan informasi arsip. Penerapan sistem penyimpanan arsip/kearsipan menjadi sUatu aktivitas yang sangat penting dalam suatu kantor/organisasi. Penerapan sistem kearsipan bertujuan agar pengelolaan warkat dapat dilakukan secara efisien sehingga dapat menghemat biaya, waktu, tempat, dan tenaga selanjutnya dapat menemukan kembali warkat yang diperlukan dengan tepat, cepat, dan mudah.
C. Pertanyaan Pemantik
1. Apa yang kamu ketahui tentang arsip dan kearsipan ?
2. Mengapa arsip perlu disimpan dengan sistem kearsipan tertentu?
D. Kegiatan Pembelajaran Pertemuan : 1 – 3 Kegiatan Awal
1. Setiap mengawali pertemuan, guru mempersiapkan secara fisik dan psikis peserta didik untuk mengikuti pembelajaran dengan diawali berdoa, menanyakan
kehadiran peserta didik, kebersihan kelas, kerapian kelas, dan kesiapan sumber belajar
2. Guru memberi motivasi dengan membimbing peserta didik memahami melalui tanya jawab tentang manfaat proses pembelajaran
3. Guru melakukan apersepsi melalui tanya jawab mengenai :
Apa pentingnya arsip dalam aktivitas bekerja?
Seberapa tahukan kita tentang pengertian arsip dan kearsipan?
Mengapa arsip perlu disimpan dengan sistem kearsipan tertentu?
4. Guru menjelaskan kegiatan pembelajaran yang akan dilakukan peserta didik Kegiatan Inti
1. Orientasi peserta didik pada masalah
Guru meminta peserta didik mencermati masalah sehari-hari yang berkaitan dengan sistem penyimpanan arsip (filing system)
Guru memberikan penjelasan singkat mengenai materi :
Konsep arsip dan kearsipan
Jenis-jenis arsip dan peralatan kearsipan
Sistem penyimpanan arsip
Tujuan sistem penyimpanan arsip
Jenis-jenis sistem penyimpanan arsip
Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip
Guru memfasilitasi terjadinya interaksi antarpeserta didik serta antara peserta didik dengan guru, lingkungan, dan sumber belajar lainnya secara berani, kreatif, mandiri, dan rasa ingin tahu
2. Mengorganisasi peserta didik dalam belajar
Guru memotivasi, mendorong kreativitas dalam bentuk bertanya, memberi gagasan yang menarik dan menantang untuk didalami
Guru melakukan diskusi untuk menggali informasi tentang masalah sehari-hari yang berkaitan dengan sistem penyimpanan arsip (filing system)
3. Membimbing penyelidikan peserta didik secara mandiri maupun kelompok
Guru membimbing peserta didik untuk mencari informasi dan mendiskusikan jawaban atas pertanyaan yang sudah disusun dan mengerjakan latihan pada LKPD dan kegiatan di buku paket(bahan ajar) dan mencari sumber belajar lain
Guru menjadi sumber belajar bagi peserta didik dengan memberikan konfirmasi atas jawaban/hasil pekerjaan peserta didik, atau menjelaskan jawaban
pertanyaan individu/kelompok
Guru menunjukkan sumber belajar lain yang dapat dijadikan referensi untuk menjawab pertanyaan
4. Mengembangkan dan menyajikan hasil karya
Guru meminta peserta didik untuk menyajikan secara tertulis atau lisan tentang hasil belajar atau hasil praktiknyanya mengenai sistem penyimpanan arsip (filing system)
Guru memberikan tanggapan atas hasil diskusi atau hasil pekerjaan peserta didik
Guru bersama peserta didik bertanya jawab meluruskan kesalahan pemahaman, memberikan penguatan dan penyimpulan
Guru meminta siswa membuat rangkuman materi dari kegiatan pembelajaran yang telah dilakukan
Kegiatan Penutup
Setiap mengakhiri pertemuan, peserta didik bersama-sama dengan guru
menyimpulkan hasil pembelajaran, melakukan refleksi, dan menyampaikan rencana pembelajaran pada pertemuan berikutnya.
E. Asesmen
1. AsesmenDiagnostik Nonkognitif dan Kognitif Informasi apa saja yang ingin
digali?
Pertanyaan kunci yang ingin ditanyakan Keadaan psikologis dan sosial emosi
siswa
Bagaimana perasaan kalian akan belajar pengelolaan arsip hari ini?
Aktivitas siswa selama belajar di rumah Apa aktivitas kalian selain belajar pengelolaan arsip di rumah?
Kondisi keluarga siswa dan pergaulan siswa
Sering belajar pengelolaan arsip sama siapa kalau di rumah?
Gaya belajar, karakter, serta minat siswa
Apakah kalian sudah siap belajar pengelolaan arsip hari ini?
2. Bentuk Asesment
Jenis Asesmen Bentuk Asesmen yang
Bisa Dilakukan Sikap (Profil Pelajar Pancasila) Observasi, penilaian diri, penilaian
teman sebaya, dan anekdotal
Performa Presentasi, pameran hasil unjuk kerja,
jurnal, dsb
Tertulis Tes objektif: essay, pilihan ganda, isian, jawaban singkat, benar-salah
3. Pengayaan dan Remidial
Dalam kegiatan pembelajaran, peserta didik yang sudah menguasai materi sebelum waktu yang telah ditentukan, diminta untuk membuat peta konsep terkait materi Informatika dalam berbagai bidang. Dalam kegiatan ini, guru dapat mencatat dan memberikan tambahan nilai bagi peserta didik yang berhasil dalam pengayaan.
Indikator Pencapaian
Kompetensi Teknik Bentuk Instrumen
1. Memahami pengertian dan pentingnya arsip 2. Memahami syarat-
syarat arsip 3. Memahami
pengertian kearsipan dan sistem kearsipan (sistem penyimpanan arsip)
4. Memahami tujuan sistem penyimpanan arsip
5. Memahami kriteria sistem penyimpanan arsip yang baik
Tes
tertulis Uraian 1. Sebutkan pengertian arsip dan jelaskan mengapa manusia perlu mengelola arsip ! 2. Apakah semua warkat
(catatan) dapat dikategorikan sebagai arsip? Jelaskan syarat-syarat arsip ! 3. Sebutkan pengertian :
a.Kearsipan
b. Sistem kearsipan (sistem penyimpanan arsip) 4. Jelaskan tentang tujuan
sistem penyimpanan arsip ! 5. Sebutkan ciri-ciri/kriteria yang
harus dipenuhi dalam penyelenggaraan system penyimpanan arsip yang baik ! Link Soal :
https://forms.gle/mKL23MibkdN7j uKo8
6. Memahami macam- macam peralatan kearsipan
Tes tertulis
Pilihan Ganda
Link Soal :
https://forms.gle/yFbs1ySmpskxo JpP8
F. Lampiran
1. Lembar Kerja Peserta Didik
https://drive.google.com/file/d/1oVZGlFyomAhhBzRIF3OjRr35CXnKUstZ/view?
usp=sharing
2. Bahan Bacaan Guru dan Peserta Didik (Bahan Ajar) Prosedur Penyimpanan Arsip
https://drive.google.com/file/d/1TyvoT4HAs6mKNp3bmUAx8MNq8dVwMgqC/view?
usp=sharing
Peralatan Kearsipan
https://drive.google.com/file/d/1-z7jC09oo36U7aoiTxGm9d5eITsjGYW7/view?
usp=sharing
G. Glosarium
1. Sistem penyimpanan arsip adalah sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya.
2. Sistem kearsipan merupakan rangkaian subsistem dalam manajemen kearsipan, yang bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap pakai untuk kepentingan operasional dengan asas bahwa hanya informasi yang tepat digunakan oleh suatu organisasi yang tepat, untuk kepentingan tepat, serta bermanfaat pada waktu yang tepat dengan biaya seminimal mungkin.
3. Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama orang atau badan, atau organisasi berdasarkan urutan abjad.
4. Sistem subjek adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah atau subjek pada isi surat.
5. Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).
6. Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi/wilayah/kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
7. Penyimpanan arsip sistem nomor adalah sistem kearsipan yang dalam penyimpanan dan penyusunan surat/warkat dengan memakai nomor secara berurutan mulai dari nomor kecil sampai nomor besar. Hampir sama dengan sistem abjad yang penyimpanan arsipnya berdasarkan kepada nama, hanya nama di sini diganti dengan kode nomor.
H. Daftar Pustaka
1. Muhammad Lutfi Hakim. Kearsipan SMK/MAK. Penerbit : CV. Mediatama. 2018 2. Tati Sutarni, dkk. Kearsipan SMK/MAK. Penerbit : HUP. 2017
3. https://drive.google.com/drive/folders/1c3gKd2y-tvfNzKGFjIDlkFa0l8WqV6r4?
usp=sharing
Jati, 8 Juni 2023 Mengetahui,
Kepala Sekolah Guru Mata Pelajaran
YUSWANTO, S.Pd, M.Psi ANNA MARINA , S.Pd NIIP. 19740822 200903 1 003 NIP. 19721022 202221 2 001
