1. Jelaskan urgensi pengawasan?
Jawab:
Pengawasan menurut Stoner, dkk., adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktivitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah di rencanakan. Sondang P.
Siagian menyampaikan hal yang serupa, yakni bahwa pengawasan adalah proses pengamatan pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilaksanakan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan.
Dari pernyataan kedua ahli tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa pengawasan adalah aktivitas untuk memastikan pekerjaan yang dilakukan organisasi sesuai dengan yang telah direncanakan sebelumnya.
Seorang professor ahli manajemen, Ricky W. Griffin menyampaikan bahwa tujuan pengawasan ada 4, yaitu
a. Adaptasi lingkungan.
Salah satu tujuan utama dari fungsi pengawasan adalah untuk memastikan bahwa organisasi dapat beradaptasi dengan perubahan lingkungan internal dan eksternal. Fungsi pengawasan tidak hanya memastikan bahwa kegiatan perusahaan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, tetapi juga memastikan bahwa kegiatan tersebut dijalankan sesuai dengan perubahan lingkungan, yang sangat memungkinkan perusahaan untuk mengubah rencana perusahaan karena perubahan tersebut..
b. Meminimalisir kegagalan.
Tujuan ini dapat dilihat contohnya dalam proses produksi, sebab perusahaan selalu berusaha untuk mengurangi kegagalan dalam proses produksinya sehingga biaya dapat ditekan. Oleh karena itu, fungsi pengawasan dilakukan untuk mengurangi kegagalan.
c. Antisipasi kompleksitas organisasi.
Pengawasan juga dapat mengantisipasi berbagai operasi organisasi yang struktur maupun tugasnya memang kompleks, seperti pengelolaan produk, tenaga kerja, dan prosedur manajemen organisasi.
d. Mengurangi biaya
Pengawasan dapat membantu perusahaan mengurangi biaya produksi dengan menetapkan standar tertentu, serta mengawasi tenaga kerja dan menemukan kasus korupsi. Korupsi dapat berupa penyalahgunaan jam kerja, penggunaan fasilitas yang tidak berguna, dan penggelapan uang.
Lebih lanjut dijelaskan bahwa pengawasan merupakan sesuatu yang sangat penting, karena
a. Organisasi harus dapat menghadapi perubahan yang disebabkan oleh sebab- sebab internal maupun eksternal. Apabila pimpinan organisasi tidak melakukan fungsi pengawasan, perubahan mungkin tidak diantisipasi dan organisasi sulit melakukan adaptasi atas perubahan tersebut sehingga dapat menyebabkan kegagalan dalam pencapaian tujuan, sebab perubahan dapat terjadi selama proses pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu, pengawasan ini menjadi sangat penting bagi organisasi.
b. Pengawasan juga menjadi urgent karena kompleksitas organisasi yang dapat terus berkembang dari waktu ke waktu. Kompleksitas organisasi ini mengacu pada sumber daya yang berkomitmen pada suatu organisasi, divisi, kelompok, sistem, proses, ataupun proyek. Organisasi yang kompleks ini memiliki banyak orang, strategi, aturan, proses, dan unit dasar yang berperan besar dalam pencapaian tujuan organisasi. Kompleksitas organisasi ini perlu diawasi oleh pimpinan agar pencapaian tujuan organisasi dapat berjalan sesuai yang telah direncanakan.
c. Pencapaian tujuan organisasi juga tidak terlepas dari kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Seperti yang kita ketahui bahwa manusia merupakan unsur terpenting dalam organisasi, hal ini membuat organisasi rawan atas penyimpangan dan kesalahan dalam kegiatan-kegiatan pencapaian tujuan yang dilakukan oleh manusia. Oleh karena itu, pengawasan harus dilakukan untuk meminimalisir kesalahan dan penyimpangan yang mungkin dilakukan oleh orang-orang yang bekerja di dalam organisasi.
d. Selanjutnya, tujuan organisasi tidak dapat dicapai hanya oleh pimpinan sendiri, namun harus dijalankan oleh banyak orang dengan perannya masing-masing sesuai struktur hierarki yang ada di dalam organisasi. Oleh karena itu, selain pimpinan tertinggi melakukan pengawasan, maka pengawasan juga perlu didelegasikan pada pimpinan-pimpinan tingkatan struktur organisasi dibawah pimpinan tertinggi. Contohnya yaitu dengan melakukan pengawasan melekat yang dilakukan oleh pimpinan terkecil dalam suatu unit organisasi kepada bawahannya.
Hal ini berarti bahwa pengawasan dilakukan di semua lini organisasi yang membantu pencapaian organisasi dapat sesuai yang telah direncanakan.
Dari berbagai uraian di atas, dapat dikatakan bahwa pengawasan memegang peranan penting untuk memastikan kegiatan-kegiatan yang dilakukan di dalam organisasi sesuai dengan rencana yang telah ditentukan, dalam menghadapi berbagai tantangan dan rintangan dalam pencapaiannya.
2. Jelaskan tahapan-tahapan dalam melakukan pengawasan!
Jawab:
Pengawasan sebagai suatu proses dalam fungsi manajemen memerlukan serangkaian tahapan agar dapat terlaksana dengan baik dan fungsi tersebut dapat berhasil. Terdapat beberapa ahli manajemen yang berusaha mengidentifikasi tahapan pengawasan, sebagai berikut.
1. Menurut George R. Terry, terdapat siklus pengawasan yang terdiri dari 4 tahap, yaitu
a. Perencanaan pengawasan: Menentukan standar atau dasar dan tujuan bagi pengawasan
b. Pelaksanaan pengawasan: Mengukur pelaksanaan di lapangan c. Evaluasi pengawasan: Membandingkan pelaksanaan dengan standar d. Tindakan korektif: Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara yang tepat 2. Henri Fayol salah satu tokoh manajemen klasik, mengidentifikasi tahapan
pengawasan sebagai berikut:
a. Perencanaan pengawasan: Menentukan apa yang perlu diawasi.
b. Organisasi pengawasan: Menentukan siapa yang akan melakukan pengawasan dan bagaimana.
c. Pelaksanaan pengawasan: Melakukan pengawasan sesuai rencana.
d. Evaluasi pengawasan: Mengevaluasi hasil pengawasan dan mengambil tindakan jika diperlukan.
3. Menurut Koontz dan O'Donnell yang merupakan dua ahli manajemen terkenal, tahapan pengawasan yaitu:
a. Menetapkan standar dan tujuan.
b. Memantau kinerja berdasarkan standar tersebut.
c. Mengidentifikasi penyimpangan atau perbedaan dari standar.
d. Mengambil tindakan perbaikan jika diperlukan.
Setiap ahli memiliki pendekatan yang sedikit berbeda terkait tahapan pengawasan, tetapi pada dasarnya, semua tahapan tersebut mencakup perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, dan tindakan perbaikan. Pengawasan adalah proses berkelanjutan yang membantu organisasi untuk menjaga kinerja yang sesuai dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan. Siklus pengawasan dapat digambarkan dalam bagan berikut ini.
Contoh tahapan pengawasan yang dilakukan oleh Provinsi Bali dalam pengawasan penataan ruang di wilayah tersebut digambarkan dalam gambar berikut.
Sumber gambar: https://tarubali.baliprov.go.id/pengawasan-penataan-ruang/
Silkus pengawasan dimulai dari perencanaan tata ruang yang diwujudkan dalam Rencana Tata Ruang (RTR), yang didalamnya termasuk kegiatan untuk memastikan bahwa kegiatan yang dilakukan dalam suatu ruang dimanfaatkan sesuai dengan RTR yang telah dibuat dan dilakukan sinkronisasi antar program agar RTR yang telah ditetapkan dapat berhasil. Selanjutnya tahap pelaksanaan berupa pemanfaatan ruang, yang mana dalam proses pemanfaatan ruang dilakukan pengendalian atas pemanfaatan ruang yang dilakukan dengan melakukan berbagai penilaian dan pemberian insentif, serta pengenaan sanksi administratif dan upaya penyelesaian sengketa penataan ruang.
Selain itu, dilakukan pula proses peninjauan kembali atau revisi sebagai bentuk tindakan korektif apabila ditemukan hal-hal yang perlu dievaluasi dan diperbaiki oleh selama proses pemanfaatan ruang. Adapun untuk menjamin tercapainya tujuan
penyelenggaraan penataan ruang sebagaimana di atas, dilakukan pengawasan terhadap kinerja pengaturan (tur), pembinaan (bin), dan pelaksanaan penataan ruang (was).
3. Jelaskan pengertian dan makna pengawasan dan pengendalian, apa yang membedakannya?
Jawab:
Pengawasan dan pengendalian merupakan salah satu proses dalam manajemen.
Meskipun dikatakan berada di proses paling akhir, namun pengawasan dan pengendalian dilakukan terhadap semua tahapan manajemen mulai dari perencanaan. Pengawasan dan pengendalian adalah dua aspek kunci dalam manajemen yang bekerja bersamaan.
Pengawasan bertujuan untuk mengevaluasi hasil pekerjaan, sementara pengendalian ditujukan untuk mengarahkan pelaksanaan pekerjaan agar sesuai dengan rencana.
Kedua aspek ini sangat penting untuk memastikan keberhasilan dan efisiensi dalam suatu organisasi atau proyek.
Pengawasan dan pengendalian meskipun terlihat mirip, namun memiliki perbedaan yang mendasar dalam fokus, tujuan, dan metode yang digunakan dalam menjalankannya. Berikut ini tabel perbandingan antara pengawasan dan pengendalian.
Indikator Pengawasan Pengendalian
Tujuan Memastikan kegiatan-kegiatan dalam organisasi berjalan sesuai rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
Mengelola atau mengubah jalannya kegiatan bila terdapat penyimpangan dari rencana atau standar yang ditetapkan sebelumnya.
Fokus Retrospektif (setelah pekerjaan selesai atau sedang berlangsung) untuk menilai hasil kerja.
Prospektif (sebelum dan selama pekerjaan) untuk mengarahkan dan memastikan pekerjaan berjalan sesuai rencana.
Waktu Setelah pekerjaan selesai atau pada titik-titik tertentu dalam proses pelaksanaan kegiatan.
Selama pelaksanaan kegiatan.
Proses Evaluasi, pemantauan, dan penilaian.
Perencanaan, pengaturan, dan tindakan perbaikan.
Reaksi atas penyimpangan
Tinddakan korektif terhadap penyimpangan yang telah terjadi
Pencegahan atau perubahan selama pelaksanaan untuk mencegah penyimpangan.
Alat yang digunakan
Laporan, analisis, pemantauan hasil, dan penilaian
Perencanaan, pengaturan, rencana kontingensi, dan Tindakan korektif
Contoh Memeriksa hasil penjualan bulanan dan membandingkannya dengan target yang telah ditentukan sebelumnya.
Menyususn rencana alternatif jika terjadi penurunan penjualan selama masa promosi.
4. Jelaskan bentuk-bentuk pengawasan dan sebutkan pada bagian mana yang proses pengendalian dapat dilakukan?
Jawab:
Berdasarkan materi yang telah disampaikan di kelas, terdapat 3 bentuk pengawasan yaitu feedforward control, concurrent control, dan feedback control.
a. Feedforward control
Feedforward control atau kendali sebelumnya merupakan pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan berlangsung atau sering disebut dengan pengawasan preventif. Pengawasan ini dilakukan untuk dapat mengantisipasi potensi penyimpangan yang mungkin terjadi dari standar yang telah ditetapkan sehingga koreksi dapat dilakukan ketika hal tersebut terjadi. Contoh dari feedforward control yaitu perencanaan yang matang, pelatihan pegawai sebelum memulai pekerjaan, dan peninjauan kembali rencana proyek.
b. Concurrent control
Concurrent control atau kontrol bersamaan adalah pengawasan yang dilakukan selama proses pelaksanaan kegiatan. Pengawasan jenis ini merupakan pengawasan aktif terhadap proses yang berlangsung untuk memastikan semua kegiatan berjalan sesuai rencana sehingga apabila terdapat penyimpangan dapat langsung dilakukan tindakan korektif. Contoh dari concurrent control ini adalah pengawasan dari atasan langsung, atau adanya pengawasan dalam proses produksi dalam suatu perusahaan, dan juga rapat yang diadakan secara berkala selama pelaksanaan proyek.
c. Feedback control
Feedback control atau kontrol umpan balik adalah pengawasan yang dilakukan setelah pekerjaan selesai atau sering disebut pengawasan represif, atau post action control. Pengawasan ini dilakukan untuk mengukur hasil suatu kegiatan yang telah selesai dilaksanakan guna mengukur keberhasilan, kemungkinan adanya penyimpangan, dan juga memberikan rekomendasi umpan balik atas temuan-temuan dari pemeriksaan/pengawasan tersebut. Contohnya adalah analisis laporan keuangan setelah tahun anggaran berakhir, peninjauan kinerja pengawai pada akhir tahun, dan rekomendasi perbaikan berdasarkan feedback dari pelanggan setelah produk diluncurkan.
Pengendalian dapat dilakukan baik pada tahap permulaan kegiatan, selama kegiatan, maupun setelah kegiatan tersebut dilaksanakan, namun utamanya dilakukan pengendalian selama pelaksanaan kegiatan. Hal ini dikarenakan fungsi pengendalian sendiri untuk menjamin agar kegiatan mengarah ke tujuan yang diinginkan. Seperti pengertian pengendalian yang disampaikan oleh Krisnandi, dkk pada tahun 2009 bahwa pengendalian adalah suatu proses untuk menjadikan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan tujuan. Maka dapat dikatakan bahwa pengendalian terutama dilakukan selama proses kegiatan dalam pencapaian tujuan. Adapun proses-proses yang dilakukan dalam pengendalian dapat berupa pengamatan, pemantauan, penyelidikan, dan evaluasi atas serangkaian kegiatan.
Namun, penting untuk memahami bahwa organisasi dapat menggunakan kombinasi dari ketiga jenis pengendalian ini untuk mencapai efektivitas dan efisiensi yang lebih baik dalam pengelolaan proses dan pencapaian tujuan mereka. Sebagian besar organisasi akan menggunakan pengendalian feedforward untuk merencanakan dan mempersiapkan pekerjaan, concurrent control untuk memantau pelaksanaannya, dan feedback control untuk mengevaluasi hasil dan mengambil tindakan perbaikan.
