Pengertian Kearsipan Secara Umum dan Menurut Para Ahli Lengkap

(1)

Pengertian Kearsipan Secara Umum dan Menurut Para Ahli Lengkap

Kearsipan secara etimologi berasal dari kata “Arsip” yang berasal dari bahasa yunani "Arche" yang berarti "permulaan", kemudian dari kata menjadi "arche"

berkembang menjadi kata "Ta Archia" yang berarti catatan, selanjutnya berubah lagi menjadi "Archeon" yang berarti "Gedung Pemerintahan", dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi "Archivium". Dalam bahasa Inggris berarti “file”.

Kearsipan dalam bahasa inggris berati filing. File adalah bendanya, sedangkan filing adalah kegiataanya.

Salah satu hal yang berkaitan erat dengan arsip adalah kearsipan. Berbeda dengan arsip, kearsipan merupakan suatu proses pengaturan dan penyimpanan dokumen- dokumen atau arsip secara sistematis, sehingga dokumen-dokumen tersebut dengan cepat dapat dicari atau diketahui tempatnya setiap kali diperlukan.

Menurut Soebroto (1973), terdapat dua perumusan kearsipan, yaitu kearsipan adalah penyelenggaraan administrasi atau pelaksanaan kearsipan yang memperlancar lalu lintas surat masuk dan surat kelua dan Kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip baik arsip dinamis maupun arsip statis.

Arsip dan Kearsipan merupakan 2 hal yang saling berkaitan Kearsipan merupakan kegiatan atau proses pengelolaan arsip Sedangkan arsip merupakan dokumen-dokumen yang berfungsi sebagai bukti atau informasi suatu peristiwa yang sudah terjadi.

Kearsipan secara umum adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan atau warkat secara sistematis , sehingga bahan-bahan tersebut dapat dicari dengan cepat atau diketahui tempatnya setiap diperlukan.

Definisi kearsipan lainnya adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan.

Kearsipan juga merupakan suatu proses kegiatan pengaturan arsip mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan. Proses kearsipan

(2)

menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta mudah untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu.

Jadi, kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan. Penataan seluruh kegiatan pengurusan arsip pada suatu kantor dapat disebut tata kearsipan atau administrasi kearsipan.

Kearsipan memegang peranan yang penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Ruang lingkup kegiatan kearsipan meliputi :

 Penciptaan, penerimaan, pengumpulan arsip

 pengendalian, pemeliharaan dan perawatan arsip

 penyimpanan dan pemusnahan arsip

Pengertian Kearsipan Menurut Para Ahli

Dan untuk lebih jelasnya dalam memahami definisi kearsipan, simak berikut ini penjelasan dan pengertian kearsipan menurut para ahli dan pakar :

 Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie

a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).

b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga

(3)

bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.Menurut Kamus Administrasi

Pengertian kearsipan adalah semua rangkaian kegiatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai penyingkiran.

 Menurut Ensiklopedia Administrasi

a) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

b) Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

 Menurut R. Subroto

Kearsipan adalah aktivitas penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip.

 Menurut Drs. Ig. Wursanto (1989 : 12)

Pengertian kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

 Menurut Odgers (2005)

Kearsipan adalah manajemen arsip sebagai proses pengawasan,penyimpanan, dan pengamanan dokumen sertaarsip baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.

 Menurut Charman (1998)

Kearsipan yaitu sebagai proses yang menitik beratkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan dan pemusnahan dokumen apabila tidak diperlukan.

 Menurut Maulana (1974:18)

(4)

Definisi kearsipan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.

 Menurut 3 penulis : Mulyono, Muhsin, dan Marimin (1985:3)

Pengertian kearsipan yaitu tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan procedure yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi : penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali.

(5)

PENYELENGGARAAN ARSIP

Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 angka 24 tentang Kearsipan menyebutkan penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

Pada Pasal 3 huruf c Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan salah satu tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dalam Undang-undang ini disebutkan pula tujuan dari penyelenggaraan arsip yaitu:

1) Untuk menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai penyelenggara kearsipan nasional

2) Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah

3) Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

4) Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya 5) Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem

yang komprehensif dan terpadu

(6)

6) Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

7) Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa 8) Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan

arsip yang autentik dan terpercaya.

Penyelenggaraan kearsipan bisa diartikan sebagai rangkaian kegiatan yang berhubungan dengan arsip. Rangkaian kegiatan ini meliputi pembinaan, pengelolaan, dan sebagainya Kegitan ini dibantu dengan sarana dan prasarana, sumber daya manusia dan lainnya untuk mencapai tujuan penyelenggaraan arsip yaitu menjanin pengelolaan arsip yang handal dan dapat dipertanggungjawabkan Tujuan Kearsipan Secara Umum;

a. arsip dapat terpelihara dengan baik, teratur dan aman,

b. mudah dalam menemukan kembali arsip yang telah disimpan c. menghindari pemborosan tenaga dan waktu

d. menghemat tempat penyimpanan e. menjaga kerahasiaan informasi f. menjaga kelestarian arsip

g. menyelamatkan arsip yang berisi pertanggungjawaban, perencanaan dan penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan.

Agar tujuan kearsipan tersebut dapat terlaksana dengan baik diperlukan berbagai usaha pula. Sebab tanpa adanya usaha untuk kegiatan yang dilakukan mustahil tujuan tersebut dapat dicapai. Adapun usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan kearsipan tersebut antara lain:

a. Menyempurnakan penyelenggaraan kearsipan dengan sebaik-baiknya b. Berusaha melengkapi peralatan/saran yang diperlukan

c. Menyiapkan tenaga-tenaga dibidang kearsipan melalui Pendidikan dan Latihan berupa penataran, kursus.

(7)

d. Memberikan imbalan dan penghargaan kepada para petugas dibidang kearsipan.

METODE PENGARSIPAN

1. HORIZONTAL

Di bawah metode ini file (datar atau terikat atau kotak) ditempatkan secara mendatar (horizontal) di atas rak atau di atas meja atau di dalam laci, dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam (dangkal). Laci dangkal atau pengarsipan meja juga merupakan metode horizontal.

Ini adalah metode tertua atau paling umum. Ini dilakukan ketika jumlah file kecil dan peralatan pengarsipan modern tidak dapat dibeli.

Keuntungan:

a) Ini adalah metode yang sederhana dan mudah,

b) Tidak memerlukan peralatan pengarsipan yang mahal,

c) Sangat cocok untuk menyimpan kertas ukuran besar (sebaiknya di laci dangkal) seperti denah bangunan atau situs yang tidak boleh dilipat,

d) Pokok bahasan dan nomor berkas, yang ditulis di ujung penyambungan, mudah dibaca.

Kekurangan:

a) Setiap kali file, disimpan di bagian bawah, dilindungi, semua file yang ditempatkan di atasnya harus dihapus,

b) Folder tidak dapat disimpan secara horizontal di rak terbuka,

c) Dibutuhkan lebih banyak ruang total jika file harus disimpan secara rahasia.

Cara Pengarsipan secara Horizontal

(8)

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ikuti untuk melakukan pengarsipan horizontal:

 Siapkan rak atau laci yang cukup untuk menampung arsip yang akan disimpan.

 Kelompokkan arsip berdasarkan jenis, tahun, atau kategori lainnya yang sesuai dengan kebutuhan.

 Beri label pada setiap kelompok arsip untuk memudahkan pengelolaan.

 Masukkan arsip ke dalam map atau kotak arsip sesuai dengan kelompoknya.

 Susun map atau kotak arsip secara mendatar pada rak atau laci.

 Pastikan arsip tersusun rapi dan mudah diakses.

Peralatan kearsipan yang dapat digunakan untuk pengarsipan horizontal antara lain rak arsip, map arsip, kotak arsip, dan stopmap. Rak arsip digunakan untuk menyusun berkas secara lateral atau menyamping, sedangkan map arsip dan kotak arsip digunakan untuk menyimpan arsip dalam jumlah yang lebih banyak. Stopmap digunakan untuk menyimpan arsip dalam jumlah yang sedikit dan mudah dibawa- bawa.

2. VERTIKAL

Di bawah metode ini, arsip/dokumen/map/file ditempatkan secara mendatar (vertikal) dimana arsip disusun berderet kebelakang, dengan ujung sambungan di bagian atas (di mana materi pelajaran dan nomor file ditulis). File disimpan dalam posisi menggantung sehingga harus ada beberapa perangkat yang menggantung.

Mungkin ada kantong atau karung yang menangguhkan di mana file atau folder dapat disimpan. Oleh karena itu, untuk metode pengarsipan vertikal ini, penggunaan kabinet sangat penting. Ini adalah metode modern dan dipraktikkan oleh sebagian besar kantor modern.

Keuntungan:

a) Dalam hal pengarsipan vertikal kelemahan berikut tidak ada:

(9)

b) Tidak seperti pengarsipan horizontal, satu file tidak harus dihapus untuk mendapatkan yang lain.

c) Tidak seperti pengarsipan lateral, tidak ada kendur karena dicegah oleh mekanisme lemari pengarsipan,

d) File dan folder dapat disimpan dengan metode ini. Folder lebih disukai di kantor modern,

e) Ada klasifikasi yang mudah dari file atau folder yang ditandai dengan kartu panduan, tag, dll.

f) Ada penghematan ruang karena satu lemari arsip dapat menampung banyak file atau folder,

g) Ada keamanan yang lebih besar karena laci kabinet dapat dikunci,

h) Ada elastisitas yang lebih besar karena sejumlah besar file atau folder dapat dimasukkan.

i) Dalam jangka panjang adalah ekonomis untuk beroperasi.

Kekurangan:

a) Ini adalah metode yang mahal karena tata letak modal diperlukan untuk membeli peralatan pengarsipan,

b) Personil harus dilatih dengan metode operasi. Skala gaji mereka mungkin tinggi,

c) Tidak cocok untuk perusahaan kecil yang memiliki jumlah file yang sedikit dan memiliki modal yang lebih sedikit.

Cara Pengarsipan secara Vertikal

 Siapkan rak atau almari arsip yang cukup untuk menampung arsip yang akan disimpan.

 Susun map atau kotak arsip secara tegak lurus pada rak atau almari arsip.

(10)

Peralatan kearsipan yang dapat digunakan untuk pengarsipan vertikal antara lain rak arsip, almari arsip, map arsip, kotak arsip, dan stopmap. Rak arsip dan almari arsip digunakan untuk menyimpan arsip dalam jumlah yang lebih banyak. Map arsip dan kotak arsip digunakan untuk menyimpan arsip dalam jumlah yang sedikit hingga sedang. Stopmap digunakan untuk menyimpan arsip dalam jumlah yang sedikit dan mudah dibawa-bawa.

3. LATERAL

File dapat diletakkan/ditempatkan berdiri seperti buku di rak, satu di samping yang lain. Ini disebut pengarsipan lateral. Ini juga merupakan metode lama dan umum. Hal ini bisa dipraktekkan meskipun jumlah filenya besar.

Keuntungan:

a) Ini adalah metode yang sederhana dan mudah,

b) Tidak memerlukan peralatan pengarsipan yang mahal,

c) Sangat cocok untuk menyimpan file yang dibuat dengan kertas karton keras, d) Pokok bahasan dan nomor berkas, yang ditulis di ujung penyambungan,

mudah dibaca.

Kekurangan:

a) Kecuali ada penyangga samping, kikir akan melorot dan jatuh ke kanan atau kiri,

b) Dengan menarik terus-menerus ujung penyambungan, bagian kikir tersebut menjadi rusak dan akhirnya lepas. (File keras dengan lubang jari melindungi kerusakan).

Cara Pengarsipan secara Lateral

 Siapkan rak arsip yang cukup untuk menampung arsip yang akan disimpan.

 Susun map atau kotak arsip secara menyamping pada rak arsip.

(11)

Peralatan kearsipan yang dapat digunakan untuk pengarsipan lateral antara lain rak arsip, map arsip, kotak arsip, dan stopmap. Rak arsip digunakan untuk menyimpan arsip dalam jumlah yang lebih banyak. Map arsip dan kotak arsip digunakan untuk menyimpan arsip dalam jumlah yang sedikit hingga sedang.

Stopmap digunakan untuk menyimpan arsip dalam jumlah yang sedikit dan mudah dibawa-bawa.