A. Latar Belakang Masalah
Dalam kegiatan setiap perusahaan, baik perusahaan perdagangan maupun perusahaan produksi (pabrik), persediaan merupakan elemen aktiva lancar yang memegang peranan penting untuk menghasilkan keuntungan yang diharapkan.
Pada umumnya, perusahaan produksi (pabrik) mempertahankan empat jenis persediaan, masing-masing persediaan tersebut adalah : (1) persediaan bahan baku, (2) persediaan barang-dalam-proses (Work-in-process—WIP), (3) persediaan MRO (perlengkapan pemeliharaan/perbaikan operasi), dan (4) persediaan barang jadi. Persediaan selalu diperlukan oleh perusahaan, baik perusahaan yang berskala besar maupun kecil. Dengan adanya persiapan persediaan yang baik maka diharapkan proses produksi di dalam perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Tanpa adanya persediaan maka perusahaan dihadapkan pada resiko bahwa pada suatu saat perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan dan kebutuhan para pelanggannya. Hal ini juga berarti bahwa perusahaan akan kehilangan kesempatan untuk memperoleh keuntungan.
Persediaan merupakan salah satu unsur yang paling aktif dalam proses operasi sebuah perusahaan, dimana persediaan ini secara terus-menerus diperoleh, diproses dan kemudian dijual. Dalam usahanya untuk memenuhi kebutuhan bahan baku, perusahaan melakukan pembelian, yang bertindak sebagai wakil
1
perusahaan yang akan berhubungan langsung dengan pemasok bahan baku adalah bagian pembelian.
Apabila perusahaan membuat perencanaan produksi yang akan dilakukannya, perusahaan dapat meramalkan kebutuhan bahan baku untuk keperluan proses produksi tersebut. Akan tetapi, dengan diketahuinya jumlah kebutuhan bahan baku, bukan berarti bahwa perusahaan harus membeli semua kebutuhan bahan baku tersebut dalam satu kali pembelian. Perusahaan dapat melakukan pembelian sebanyak satu kali, dua kali atau bahkan lebih untuk menutup kebutuhan bahan baku dalam satu periode akuntansi. Masalah yang sekarang timbul adalah berapa kali perusahaan harus melakukan pembelian, atau berapa banyaknya yang harus dibeli setiap kali pembelian agar kebutuhan perusahaan akan bahan baku dapat tercukupi. Namun perlu diingat bahwa dalam penentuan jumlah pembelian ini perusahaan juga harus dapat meminimalkan biaya persediaannya. Beberapa biaya yang berhubungan dengan biaya persediaan antara lain biaya penyimpanan (holding cost) yaitu biaya-biaya yang berkaitan dengan penyimpanan atau “penahanan”(carrying) persediaan sepanjang waktu tertentu. Biaya pemesanan (ordering cost) adalah biaya-biaya yang terkait langsung dengan kegiatan pemesanan yang dilakukan oleh perusahaan.
Sebuah perusahaan hendaknya menjaga tingkat persediaan yang cukup atau optimal agar kegiatan operasi produksi dapat berjalan lancar dan efisien.
Yang perlu diperhatikan dalam hal ini adalah agar bahan baku yang dibutuhkan selalu tersedia, sehingga dapat menjamin kelancaran proses produksi. Akan tetapi, jumlah persediaan jangan terlalu banyak karena hal ini akan merugikan
perusahaan. Persediaan yang terlalu banyak akan memperbesar biaya pemeliharaan dan biaya penyimpanan di gudang. Selain itu, jumlah persediaan yang terlalu banyak juga bisa memperbesar kemungkinan kerugian karena kerusakan serta turunnya kualitas yang dapat mengurangi keuntungan perusahaan.
Demikian pula sebaliknya, jumlah persediaan yang terlalu kecil akan menghambat proses produksi sehingga perusahaan akan banyak mengalami kerugian antara lain : mesin tidak bekerja sebagaimana mestinya, tenaga kerja banyak yang menganggur, bahkan bisa mengakibatkan terhentinya proses produksi.
Untuk dapat mengatur tersedianya suatu tingkat persediaan yang optimal dan dapat memenuhi kebutuhan bahan baku dalam jumlah, mutu, dan waktu yang tepat serta biaya persediaan bahan baku yang minimal, maka diperlukan suatu sistem pengawasan/pengelolaan persediaan. Sistem pengawasan/pengelolaan diperlukan untuk mengendalikan persediaan bahan baku agar dapat dihindari terjadinya kerugian-kerugian yang diakibatkan oleh penentuan persediaan bahan baku yang tidak tepat, yang akan mempengaruhi kelancaran proses produksi serta efisiensi perusahaan. Menurut Ahyari (1992:20), untuk menentukan tingkat efisiensi dapat digunakan beberapa pendekatan, yaitu menentukan jumlah bahan baku yang harus dibeli dan menentukan waktu pemesanan kembali.
Kegiatan pengendalian persediaan bahan baku tidak hanya terbatas pada tingkat dan komposisi persediaan saja, melainkan juga termasuk mengenai pengadaan bahan baku yang diperlukan sebesar jumlah yang dibutuhkan dan dengan biaya yang minimal. Jadi dalam hal ini pengendalian persediaan bahan baku meliputi masalah pembelian, penyimpanan serta pemeliharaan bahan baku,
mengatur pengeluaran pada saat bahan baku dibutuhkan dan juga mempertahankan persediaan dalam jumlah yang optimal. Selain itu sangatlah perlu bagi suatu perusahaan untuk mempunyai persediaan pengaman (safety stock). Persediaan pengaman atau yang biasa disebut juga sebagai persediaan besi (iron stock) adalah persediaan yang dicadangkan sebagai pengaman dari kelangsungan proses produksi perusahaan. Dengan adanya persediaan pengaman ini, maka diharapkan proses produksi perusahaan tidak akan terganggu oleh adanya ketidakpastian bahan baku. Persediaan pengaman ini merupakan sejumlah unit tertentu, dimana jumlah unit ini akan tetap dipertahankan, walaupun bahan bakunya dapat diganti dengan yang baru.
PT. Djitoe Indonesia Tobako yang berkedudukan di Surakarta adalah perusahaan yang memproduksi rokok, yang mana bahan baku utamanya adalah tembakau. Peneliti tertarik untuk melakukan penelitian di perusahaan ini berdasarkan pertimbangan berikut ini :
1. Adanya keterbukaan dari pihak perusahaan dalam memberikan informasi data yang diperlukan.
2. Lokasi perusahaan mudah dijangkau sehingga akan menghemat biaya, waktu dan tenaga.
Perusahaan rokok PT. Djitoe Indonesia Tobako seperti halnya perusahaan produksi (pabrik) lainnya, memerlukan adanya pengendalian persediaan bahan baku. Bahan baku mempunyai peranan yang sangat vital dalam pelaksanaan proses produksi, oleh karena itu diperlukan analisis persediaan bahan baku agar total biaya persediaan bahan baku dapat ditekan seminimal mungkin. Selama ini
perusahaan rokok PT. Djitoe Indonesia Tobako belum mengadakan perhitungan mengenai pembelian bahan baku secara optimal sehingga perlu adanya penelitian mengenai kemungkinan diterapkannya metode yang optimal agar biaya persediaan bahan baku dapat diminimalkan.
Dari uraian latar belakang masalah di atas, dapatlah diketahui bahwa masalah persediaan bahan baku merupakan masalah yang sangat penting, maka dalam penulisan skripsi ini, penulis mengambil judul :
“OPTIMALISASI PENGADAAN BAHAN BAKU DALAM RANGKA MEMINIMALKAN TOTAL BIAYA PERSEDIAAN DENGAN METODE EOQ ( Studi Kasus Pada PT. Djitoe Indonesia Tobako – Surakarta ).”
B. Rumusan Masalah
Bagi semua jenis perusahaan sangatlah penting untuk mengadakan pengendalian persediaan, karena kegiatan ini dapat meminimalkan biaya persediaan bahan baku. Oleh karena itu, perusahaan perlu mengadakan kebijaksanaan yang tepat untuk menentukan jumlah pembelian bahan baku setiap kali pemesanan, frekuensi pembelian, dan total biaya persediaan.
Rumusan masalah yang diajukan dalam penelitian mengenai persediaan bahan baku di perusahaan rokok PT. Djitoe Indonesia Tobako adalah sebagai berikut :
1. Berapa jumlah pembelian bahan baku yang optimal ?
2. Berapa persediaan pengaman (safety stock) yang harus disediakan oleh perusahaan rokok PT. Djitoe Indonesia Tobako?
3. Kapan perusahaan rokok PT. Djitoe Indonesia Tobako harus melakukan pembelian/pemesanan kembali persediaan bahan baku ?
C. Batasan Masalah
Perusahaan rokok PT. Djitoe Indonesia Tobako memproduksi dua macam rokok, yaitu Sigaret Kretek Mesin (SKM) atau Sigaret Putih Mesin (SPM) dan Sigaret Kretek Tangan (SKT). Untuk lebih memfokuskan penelitian maka penulis hanya akan meneliti masalah persediaan dua jenis bahan baku saja yaitu tembakau dan cengkeh baik untuk produksi Sigaret Kretek Mesin (SKM) maupun Sigaret Kretek Tangan (SKT). Hal ini dengan alasan karena kedua jenis bahan baku tersebut merupakan bahan baku yang utama.
D. Tujuan Penelitian
Pada dasarnya setiap kegiatan penelitian selalu mempunyai maksud dan tujuan. Dalam penelitian ini, penulis akan mengemukakan beberapa tujuan sebagai berikut ini :
1. Untuk mengetahui jumlah pembelian bahan baku yang optimal.
2. Untuk mengetahui besarnya persediaan pengaman (safety stock) yang harus disediakan oleh perusahaan.
3. Untuk mengetahui titik pemesanan kembali (reorder point).
E. Manfaat Penelitian
Dari hasil penelitian ini diharapkan dapat diperoleh kegunaan sebagai berikut:
1. Manfaat bagi Pihak Perusahaan
Sebagai bahan pertimbangan bagi pimpinan perusahaan dalam menetapkan kebijaksanaan , terutama dalam masalah pengendalian persediaan bahan baku sehingga bisa meminimasi biaya persediaan bahan baku.
2. Manfaat bagi Pihak Lain
Sebagai salah satu acuan bagi pihak-pihak yang ingin mempelajari dan melakukan penelitian mengenai masalah produksi dan pembelanjaan perusahaan khususnya mengenai penentuan persediaan bahan baku.
3. Manfaat bagi Penulis
a. Dapat digunakan untuk menerapkan pengetahuan yang sudah diperoleh selama diperkuliahan ke dalam kehidupan praktek perusahaan, khususnya manajemen operasi.
b. Dapat digunakan untuk memperoleh pengetahuan dan pengalaman yang lebih luas mengenai pengendalian persediaan bahan baku.
