Project Charter For Website Dinas Koperasi dan Usaha Mikro

Project Charter

^©

For Website Dinas Koperasi dan Usaha

Mikro

Document Control Document Information

©

Information

Document ID

Document Owner Amalia Nuraini Issue Date

Last Saved Date 09 October 2023

File Name Project Charter Website Dinas Koperasi dan Usaha Mikro

Document History

Version Issue Date Changes [1.0] 09 October

2023

Project Charter Website Dinas Koperasi dan Usaha Mikro

Document Approvals

Role Name Signature

^©

Date

Project Sponsor

Project Review Group

Project Manager

^©

Quality Manager

(if applicable)

Procurement Manager

(if applicable)

Communications Manager

(if applicable)

Project Office Manager

(if applicable)

Table of Contents

1 EXECUTIVE SUMMARY ... 2

2 PROJECT DEFINITION ... 2

2.1 VISION ... 2

2.2 OBJECTIVES ... 2

2.3 SCOPE ... 3

2.4 DELIVERABLES ... 5

3 PROJECT ORGANIZATION ... 6

3.1 CUSTOMERS ... 6

3.2 STAKEHOLDERS ... 7

3.3 ROLES ... 9

3.4 RESPONSIBILITIES ... 10

3.5 STRUCTURE ... 11

4 PROJECT PLAN ... 12

4.1 APPROACH ... 12

4.2 OVERALL PLAN ... 13

4.3 RESOURCE PLAN ... 14

4.4 FINANCIAL PLAN ... 15

4.5 QUALITY PLAN ... 15

4.6 COMPLETION CRITERIA ... 16

5 PROJECT CONSIDERATIONS ... 17

5.1 RISKS ... 17

5.2 ISSUES ... 17

ASSUMPTIONS ... 17

5.3 CONSTRAINTS ... 18

6 APPENDIX ... 19

6.1 SUPPORTING DOCUMENTATION ... 19

1 Executive Summary

Pengembangan website Dinas Koperasi dan Usaha Mikro adalah tentang penciptaan platform web yang memungkinkan pemilik usaha untuk mengajukan Surat Keterangan Usaha dan jadwal konsultasi dengan Dinas Koperasi. Platform ini akan dikelola oleh Admin yang memiliki hak akses untuk menyetujui atau menolak pengajuan. Teknologi utama yang digunakan dalam proyek ini adalah Laravel, MySQL, dan PHP. Proyek ini melibatkan tim pengembang perangkat lunak yang berpengalaman dan akan melalui tahap analisis, desain, implementasi, serta pengujian sebelum rilis. Risiko seperti perubahan persyaratan dan masalah teknis dikelola dengan cermat. Namun, proyek ini juga memperhatikan asumsi, seperti pengetahuan dasar pengguna tentang internet, mesin pencari, dan email, serta kendala seperti kecepatan koneksi pengguna dan perangkat keras yang digunakan. Dengan demikian, proyek ini bertujuan untuk memberikan solusi yang efektif dan efisien bagi Dinas Koperasi dan Usaha Mikro.

2 Project Definition 2.1 Vision

"Mewujudkan Layanan Online yang Efisien dan Transparan untuk Mendukung Pertumbuhan dan Kemudahan Berusaha Bagi Pelaku Usaha Mikro."

Visi ini mencerminkan tujuan utama proyek untuk menyediakan platform online yang memudahkan pemilik usaha mikro dalam mengajukan Surat Keterangan Usaha dan jadwal konsultasi dengan Dinas Koperasi.

2.2 Objectives

2.2.1 Business Objective

• Peningkatan Partisipasi Usaha Mikro: Meningkatkan jumlah pemilik usaha mikro yang menggunakan platform online sebanyak 20% dalam 12 bulan pertama setelah peluncuran.

• Efisiensi Operasional: Mengurangi waktu rata-rata pemrosesan pengajuan Surat Keterangan Usaha menjadi tidak lebih dari 7 hari kerja, sehingga meningkatkan kepuasan pemohon.

• Peningkatan Kepatuhan: Memastikan bahwa 100% dokumen dan data yang disimpan di platform mematuhi semua regulasi privasi dan keamanan yang berlaku.

2.2.2 Technology Objective

• Aksesibilitas Universal: Memastikan platform dapat diakses dari berbagai perangkat dan peramban web, mencapai kompatibilitas dengan 95% perangkat umum dalam 6 bulan.

• Keamanan Data yang Tinggi: Menerapkan lapisan keamanan yang kuat untuk melindungi data pengguna, sehingga risiko kebocoran data menjadi minimal dalam 3 bulan.

• Responsif dan Stabil: Memastikan platform dapat diakses tanpa gangguan selama minimal 99% waktu dalam setahun, dan memiliki waktu respon rata-rata di bawah 10 detik.

2.2.3 User Objective

• Notifikasi Real-time: Memungkinkan pengguna menerima notifikasi status pengajuan dalam waktu 24 jam setelah pengajuan.

• User-Friendly: Meningkatkan indeks kepuasan pengguna (Customer Satisfaction Index) menjadi minimal 85% dalam 6 bulan pertama setelah peluncuran.

2.3 Scope

Ruang lingkup Proyek "Pengembangan Situs Web Dinas Koperasi dan Usaha Mikro" ini mencakup berbagai aspek dalam bisnis, menggambarkan perubahan dan dampak yang akan dihasilkan dari keberhasilan pelaksanaan proyek, berikut ini merupakan ruang lingkup dari proyek ini:

• Proses yang akan Berubah:

Proses pengajuan Surat Keterangan Usaha dan penjadwalan konsultasi dengan Dinas Koperasi akan beralih dari metode manual berbasis kertas ke sistem online dan otomatis. Proses peninjauan dan persetujuan untuk permohonan ini juga akan disederhanakan, sehingga meningkatkan efisiensi dan transparansi.

• Bidang Organisasi yang Akan Terkena Dampak:

Departemen Dinas Koperasi akan memainkan peran sentral dalam mengelola dan mengawasi sistem baru ini. Staf administrasi akan bertanggung jawab untuk menyetujui atau menolak permohonan. Pemilik usaha mikro yang memanfaatkan platform ini akan terkena dampak signifikan karena mereka akan beradaptasi dengan proses digital baru.

• Lokasi yang akan terkena dampak:

Dampak proyek ini akan tersebar luas dan tidak bergantung pada lokasi, karena proyek ini terutama berfokus pada proses transformasi digital.

• Data yang akan Diubah:

Lanskap data akan mengalami perubahan signifikan. Sistem akan menangkap dan menyimpan detail aplikasi, profil pengguna, dan catatan komunikasi. Proyek ini bertujuan untuk memastikan keamanan dan integritas data sensitif, yang mencakup dokumen bisnis dan informasi pribadi.

• Aplikasi yang akan Diinstal dan/atau Diubah:

A

plikasi web baru akan dikembangkan untuk memberikan pengguna kemampuan untuk mengirimkan aplikasi dan menerima pemberitahuan.

• Teknologi yang akan Dikerahkan dan/atau Dinonaktifkan:

Teknologi seperti Laravel, MySQL, PHP, dan alat pengembangan web lainnya akan digunakan untuk menciptakan platform baru. Tidak akan ada teknologi yang dinonaktifkan dalam proyek ini, karena proyek ini terutama melibatkan peningkatan dan pengembangan baru.

• Area Bisnis yang Tidak Terkena Dampak:

Meskipun proyek ini akan berdampak signifikan terhadap proses permohonan dan konsultasi bagi pemilik usaha mikro, proyek ini tidak akan berdampak pada bidang usaha lain yang tidak terkait, seperti pengelolaan keuangan internal atau operasional logistik Dinas Koperasi.

2.4 Deliverables

2.4.1 Deliverables Website Dinas Koperasi dan Usaha Mikro

Item Components© Description

Website Pengajuan Surat Keterangan Usaha dan Konsultasi

• Website aplikasi

• Pengajuan Surat Keterangan Usaha

• Jadwal konsultasi

• Notifikasi real-time

• Pengembangan website aplikasi untuk pengajuan Surat Keterangan Usaha dan jadwal konsultasi secara online.

• Fitur pengajuan Surat Keterangan Usaha memungkinkan pemilik usaha untuk mengunggah dokumen yang diperlukan dan mengajukan permohonan.

• Fitur jadwal konsultasi memungkinkan pengguna untuk memilih jadwal konsultasi dengan Dinas Koperasi.

• Sistem notifikasi real-time untuk

memberikan informasi status pengajuan dan janji konsultasi kepada pengguna.

Keamanan Data yang Tinggi

• Keamanan data

• Proteksi privasi

• Enkripsi data

• Implementasi tingkat keamanan data yang tinggi untuk melindungi informasi sensitif yang disimpan di platform.

• Kebijakan proteksi privasi yang ketat untuk mematuhi regulasi privasi dan keamanan data yang berlaku.

• Penggunaan enkripsi data untuk melindungi data pengguna dari potensi ancaman keamanan.

Efisiensi Operasional

• Proses pengajuan yang efisien

• Peninjauan dan

persetujuan yang cepat

• Notifikasi real-time

• Peningkatan efisiensi proses pengajuan Surat Keterangan Usaha dengan target peninjauan dan persetujuan dalam waktu maksimal 7 hari kerja.

• Implementasi notifikasi real-time untuk memberikan informasi status pengajuan kepada pemohon dan pihak berwenang.

• Peninjauan dan persetujuan yang cepat

akan mempercepat keputusan terkait pengajuan.

User- Friendly Interface

• Desain antarmuka pengguna yang ramah

• Indeks kepuasan pengguna (Customer Satisfaction Index)

• Desain antarmuka pengguna yang intuitif dan ramah pengguna untuk memastikan pengguna dapat dengan mudah

mengakses dan mengerti platform.

• Target mencapai indeks kepuasan pengguna (Customer Satisfaction Index) sebesar minimal 85% dalam 6 bulan pertama.

3 Project Organization

3.1 Customers

Customer Representative

^©

Pemilik Usaha Mikro • Deskripsi: Pelanggan utama adalah individu atau kelompok pemilik usaha mikro yang akan menggunakan platform untuk

mengajukan Surat Keterangan Usaha dan membuat janji konsultasi dengan Dinas Koperasi. Mereka adalah pengguna akhir yang mengakses dan memanfaatkan layanan yang disediakan oleh website ini.

• Kebutuhan: Pemilik usaha mikro membutuhkan platform yang mudah digunakan, efisien, dan aman untuk

mengajukan Surat Keterangan Usaha serta membuat janji konsultasi. Mereka ingin kemudahan dalam mengunggah dokumen, proses cepat, notifikasi real-time, dan akses yang nyaman.

• Keberhasilan Proyek: Keberhasilan proyek

ekspektasi pemilik usaha mikro, sehingga mereka dapat dengan mudah dan efektif menggunakan layanan yang ditawarkan.

Staf Dinas Koperasi • Deskripsi: Staf atau pegawai Dinas Koperasi yang akan menggunakan platform untuk mengelola dan memproses pengajuan Surat Keterangan Usaha, menjadwalkan

konsultasi, dan memberikan respons terhadap permohonan pemilik usaha mikro.

Mereka adalah pengguna internal dari Dinas Koperasi yang bertanggung jawab atas administrasi dan persetujuan pengajuan.

• Kebutuhan: Staf Dinas Koperasi

memerlukan platform yang mempermudah pengelolaan pengajuan, peninjauan, dan persetujuan. Mereka juga perlu akses yang aman ke data pengguna, dokumen terkait, dan alat untuk menjadwalkan konsultasi.

• Keberhasilan Proyek: Keberhasilan proyek akan dinilai berdasarkan sejauh mana platform membantu staf Dinas Koperasi dalam memberikan layanan yang efisien, responsif, dan aman kepada pemohon Surat Keterangan Usaha.

3.2 Stakeholders

List the key project stakeholders who have a key interest in the project, using the following table:

Stakeholder / Group Stakeholder Interest

Pemilik Usaha Mikro Pemilik usaha mikro memiliki minat tinggi dalam proyek ini karena mereka akan menjadi pengguna utama platform. Mereka tertarik untuk mendapatkan akses yang mudah, cepat, dan aman untuk mengajukan Surat Keterangan Usaha serta menjadwalkan konsultasi dengan Dinas Koperasi.

Kepentingan mereka adalah mendapatkan layanan yang efisien dan responsif.

Staf Dinas Koperasi Staf Dinas Koperasi memiliki minat besar dalam proyek ini karena mereka akan menggunakan platform untuk mengelola pengajuan Surat Keterangan Usaha dan menjadwalkan konsultasi.

Mereka tertarik untuk memastikan bahwa platform membantu mereka dalam memberikan layanan yang efisien kepada pemohon. Kepentingan mereka adalah efisiensi administrasi dan keamanan data.

Pengembang Perangkat Lunak Pengembang perangkat lunak memiliki minat dalam mengembangkan platform yang sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan. Mereka tertarik untuk mencapai tujuan proyek dan memastikan kualitas perangkat lunak yang dihasilkan.

Kepentingan mereka adalah pengembangan yang sukses.

3.2.1 About This Section

List the key stakeholders for this project. A stakeholder is a person or entity outside of the project who has a key interest in the project. For instance, a company financial controller will have an interest in the cost implications of the project; a CEO will have an interest in whether the project is conducted in accordance with the vision of the company. Examples of stakeholders include:

• Company executives

• Legislative bodies

• Regulatory bodies Below is an example table:

Stakeholder

^©

Interested in

Pemilik Usaha Mikro Akses proses Surat Keterangan Usaha yang mudah, aman, penjadwalan konsultasi yang nyaman

Staff Dinas Koperasi Pengelolaan efisien pengajuan Surat Keterangan Usaha dan jadwal konsultasi

Pengembang Perangkat Lunak Pengembangan perangkat lunak yang sukses,

3.3 Roles

Role Organisation© Resource Name

Assignment Status Assignment Date

Sponsor Proyek

Assigned

Manajer Proyek

Assigned

Tim Pengemb angan Perangka t Lunak

Assigned

Tim Quality Assuranc e

Assigned

Desainer Antarmuk a

Penggun a

Assigned

3.4 Responsibilities

3.4.1 Responsibility

a) Sponsor Proyek:

• Memberikan visi, kepemimpinan, dan pendanaan proyek.

• Memastikan proyek selaras dengan tujuan strategis organisasi.

• Menyetujui rencana proyek, anggaran, dan keputusan penting.

b) Manajer Proyek:

• Merencanakan, melaksanakan, dan memonitor proyek.

• Mengelola sumber daya, jadwal, dan anggaran proyek.

• Berkomunikasi tentang kemajuan kepada pemangku kepentingan dan memastikan tujuan tercapai.

c) Tim Pengembangan Perangkat Lunak:

• Mengembangkan dan mengode perangkat lunak website.

• Berkolaborasi dalam arsitektur dan desain perangkat lunak.

• Memastikan bahwa fungsionalitas dan fitur website memenuhi persyaratan proyek.

d) Tim Quality Assurance (QA):

• Menguji dan memvalidasi perangkat lunak untuk mengidentifikasi dan melaporkan cacat.

• Memastikan website memenuhi standar kualitas dan kinerja.

• Bekerja dengan pengembang untuk mengatasi masalah dan meningkatkan kualitas perangkat lunak.

e) Desainer Antarmuka Pengguna (UI):

• Merancang antarmuka pengguna website untuk pengalaman yang ramah pengguna.

• Membuat wireframe, mockup, dan elemen visual.

• Memastikan desain visual website sejalan dengan harapan pengguna.

3.5 Structure

4 Project Plan

4.1 Approach

Phase Approach

Initiation • Mendefinisikan Tujuan: Identifikasi tujuan dan manfaat proyek, termasuk memberikan akses online yang lebih baik kepada pemilik usaha mikro dan meningkatkan efisiensi administrasi.

• Analisis Awal: Lakukan analisis awal kebutuhan pengguna dan tantangan yang akan diatasi oleh proyek ini.

• Identifikasi Pemangku Kepentingan: Tentukan pemangku kepentingan kunci, termasuk pemilik usaha mikro, pengguna, dan pihak yang berwenang.

• Pembentukan Tim Proyek: Bentuk tim proyek yang terdiri dari

pengembang, desainer UI/UX, administrator basis data, dan pengawas proyek.

• Penyusunan Proposal: Buat proposal proyek yang mencakup gambaran umum, tujuan, dan sumber daya awal yang diperlukan.

Planning • Rencana Proyek: Buat rencana proyek yang mencakup tahap-tahap pengembangan, alokasi sumber daya, dan jadwal pelaksanaan.

• Perencanaan Risiko: Identifikasi potensi risiko yang terkait dengan proyek, seperti kendala teknis atau perubahan kebutuhan pengguna, dan buat strategi mitigasi.

• Pengembangan Desain UI/UX: Rancang antarmuka pengguna yang ramah pengguna dan sesuai dengan kebutuhan pengguna.

• Persiapan Infrastruktur: Siapkan infrastruktur server, basis data, dan lingkungan pengembangan yang diperlukan.

Execution • Pengembangan Website: Tim pengembangan mulai bekerja pada pembangunan website sesuai dengan desain UI/UX yang telah disetujui.

• Pengujian Website: Lakukan pengujian perangkat lunak untuk

Closure • Evaluasi Proyek: Lakukan evaluasi proyek untuk menilai pencapaian tujuan, kepatuhan terhadap jadwal, dan anggaran.

• Dokumentasi Akhir: Buat dokumen akhir proyek yang mencakup catatan, laporan akhir, dan rekomendasi untuk perbaikan di masa depan.

4.2 Overall Plan

Milestones

Milestone Date

^©

Description

Inisiasi Proyek

Selesai

xx/yy/zz Menyusun dasar proyek dan mengatur peran tim.

Perencanaan Proyek Selesai

xx/yy/zz Menetapkan rencana proyek dan sumber daya yang diperlukan.

Desain Sistem Selesai

xx/yy/zz Mendefinisikan arsitektur dan komponen utama website.

Implementasi Website Dimulai

xx/yy/zz Memulai pengembangan website sesuai dengan desain.

Implementasi Website Selesai

xx/yy/zz Penyelesaian pengembangan website dan memasuki tahap pengujian.

Uji Coba Selesai xx/yy/zz Memastikan website berfungsi dengan baik dan bebas bug.

Penutupan Proyek Selesai

xx/yy/zz Menyelesaikan dokumentasi proyek.

Dependencies

Project Activity Impacts Impacted By Importance

^©

Date

Pengembangan

Website

Harus menunggu selesainya desain UI

Desain UI High Xx/yy/zz

Uji Coba Pengguna

Harus menunggu selesainya pengembangan perangkat lunak

Pengembangan perangkat lunak

High xx/yy/zz

4.3 Resource Plan

Role Start

Date

End Date % Effort

UI Designer xx/yy/zzzz xx/yy/zzzz 90%

Web Developer xx/yy/zzzz xx/yy/zzzz 90%

Quality Assurance xx/yy/zzzz xx/yy/zzzz 90%

4.4 Financial Plan

Expenditure Category Expenditure Item Expenditure Value Kebutuhan website • Pembelian kuota internet

• Pembelian web hosting

4.5 Quality Plan

Process Description

Quality Management Proses ini melibatkan perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kualitas selama seluruh siklus proyek. Ini mencakup pemeriksaan berkala terhadap hasil kerja, pengujian, dan memastikan bahwa semua persyaratan kualitas terpenuhi.

Change Management Proses ini mencakup perencanaan dan implementasi perubahan dalam proyek. Ini termasuk identifikasi perubahan yang diperlukan, mengevaluasi

dampaknya, serta mengelola komunikasi dan pelaksanaannya.

Risk Management Proses ini melibatkan identifikasi, penilaian, dan manajemen risiko yang mungkin memengaruhi proyek.

Ini mencakup perencanaan tindakan mitigasi dan respons terhadap risiko yang teridentifikasi.

Issue Management Proses ini mencakup pemantauan, pelaporan, dan penyelesaian masalah yang muncul selama proyek. Ini termasuk identifikasi, prioritasasi, dan penyelesaian masalah dengan kerjasama tim proyek.

Configuration Management Proses ini melibatkan identifikasi, pengendalian, dan dokumentasi perubahan dalam konfigurasi proyek. Ini memastikan bahwa setiap perubahan terdokumentasi dan dapat dikelola dengan baik.

Document Management Proses ini mencakup pengumpulan, penyimpanan, dan

distribusi dokumen proyek. Ini memastikan bahwa semua dokumen terkait proyek dapat diakses dengan mudah oleh tim proyek yang berwenang.

Acceptance Management Proses ini mencakup persiapan dan pengelolaan uji coba serta persetujuan akhir dari hasil proyek sebelum penyelesaian.

Procurement Management Proses ini melibatkan identifikasi, evaluasi, dan pengadaan sumber daya eksternal yang diperlukan untuk proyek, termasuk kontraktor atau vendor.

Financial Management Proses ini mencakup perencanaan, penganggaran, pemantauan, dan pelaporan semua aspek keuangan proyek.

Timesheet Management Proses ini melibatkan pelacakan dan pencatatan waktu kerja anggota tim proyek untuk pemantauan

produktivitas dan biaya proyek.

Project Reporting Proses ini mencakup penyusunan laporan berkala yang memungkinkan pemantauan kemajuan proyek, termasuk pencapaian milestone, penggunaan anggaran, dan penyelesaian tugas.

Project Communications Proses ini mencakup perencanaan dan pelaksanaan komunikasi antara anggota tim proyek, stakeholder, dan pihak yang terkait dengan proyek. Ini memastikan bahwa informasi penting disampaikan dengan efektif.

4.6 Completion Criteria

Process Description

Kriteria penyelesaian website Dinas Koperasi dan Usaha Mikro

Kriteria penyelesaian berfungsi sebagai tolak ukur untuk menentukan kapan proyek telah berhasil selesai.

Mereka mencakup berbagai aspek proyek, termasuk:

• Semua deliverables proyek telah

diimplementasikan dan diuji secara memadai.

• Semua dokumentasi dan catatan proyek terorganisir dan dapat diakses.

• Anggaran proyek telah diaudit dan dilaporkan secara akurat.

5 Project Considerations

5.1 Risks

List any apparent risks associated with the project by completing the following table.

Risk

Description

Risk

Likelihood

Risk Impact

Action to be Taken to Mitigate Risk

Kurangnya

sumber daya manusia dan keterampilan

Sedang Sedang Mengidentifikasi sumber daya alternatif dan melakukan perencanaan kebutuhan sumber daya serta mencari sumber referensi untuk belajar

5.2 Issues

Issue

Description

Issue Priority

Action to be Taken to Resolve Issue

Keterbatasan Ilmu dan Keterampilan

Tim

High Mendorong kolaborasi antar anggota tim. Membuat lingkungan di mana anggota tim dapat berbagi

pengetahuan dan pengalaman, sehingga tim secara keseluruhan dapat tumbuh lebih cepat.

Assumptions

Berikut adalah beberapa asumsi utama yang terkait dengan proyek pengembangan website Dinas Koperasi dan Usaha Mikro:

• Tidak akan ada perubahan signifikan dalam peraturan atau kebijakan pemerintah

yang dapat mempengaruhi tujuan proyek.

• Ketersediaan sumber daya manusia yang cukup untuk mendukung pengembangan,

uji coba, dan pemeliharaan website.

• Sumber daya finansial yang telah dialokasikan untuk proyek akan tetap tersedia

tanpa perubahan yang signifikan.

• Akses ke internet dan infrastruktur server akan tetap stabil selama pelaksanaan

proyek.

• Tidak akan ada perubahan signifikan dalam kebutuhan pengguna atau lingkungan

teknologi yang dapat mengharuskan perubahan besar dalam desain atau pengembangan website.

5.3 Constraints

Berikut adalah beberapa kendala utama yang diantisipasi dalam proyek pengembangan website Dinas Koperasi dan Usaha Mikro:

• Sumber Daya Teknis Terbatas: Terdapat keterbatasan dalam hal sumber

daya teknis, termasuk jumlah pengembang untuk proyek.

• Batasan Waktu: Proyek ini memiliki batasan waktu yang harus dihormati, dan

keterlambatan dapat berdampak negatif pada tujuan proyek.

• Keamanan Data: Keamanan data pengguna dan informasi koperasi harus

dijaga dengan sangat ketat, sehingga ada batasan dalam hal kebijakan

keamanan yang harus dipatuhi.

6 Appendix

6.1 Supporting Documentation

Curriculum Vitae of Website Developer