MAKALAH
“Prosedur Penanganan Penyimpanan Sistem Numerik”
Disusun untuk memenuhi salah tugas mata kuliah Filling Management Dosen Pengampu : Ria Estiana, S.Pt, MM
Disusun oleh :
KELOMPOK 7
Ahmad Jalaludin 2307810070054
Depi Anjani 2307810070021
Oktaviani Ristiawan 2307810070024 Rendi Arian Ramadhan 2307810070058
PROGRAM STUDI OFFICE ADMINISTRATION AUTOMATIZATION
Jl. Tarumanagara No. 4-6, Purwadana Telukjambe Timur Telp (0267) 411286 Karawang Barat – Karawang
TAHUN AJARAN 2024/2025
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji serta syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan izin- Nya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah ini dengan mudah guna memenuhi tugas kelompok untuk mata kuliah Filling Management yang berjudul
“Penyortiran, Pengklasifikasian, Pengkodean Arsip dan Mengindeks” dari Dosen Pengampu Ria Estiana, S.Pt, MM.
Sholawat serta salam kami tetap tercurahkan kepada Nabi kita Muhammad SAW.
Terimakasih kepada anggota kelompok kami yang telah berkontribusi dalam bentuk pikiran atau materi dalam menyelesaikan makalah ini. Kami sangat berharap semoga makalah ini dapat memberikan manfaat serta menambah pengetahuan bagi pembaca.
Bahkan kami berharap lebih jauh lagi agar makalah ini bisa di praktikan dalam kehidupan sehari-hari khususnya bagi penulis umumnya bagi pembaca.
Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penyusunan makalah ini karena keterbatasan pengetahuan dan pengalaman kami, maka dari itu kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini.
Karawang, 10 Februari 2024
Penyusun, Kelompok 7
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...i
DAFTAR ISI...ii
BAB I PENDAHULUAN... A. Latar Belakang...1
B. Rumusan Masalah...1
C. Tujuan Masalah...1
BAB II PEMBAHASAN... A. Arsip Sistem Numerik...2
B. Kelebihan serta Kekurangan Arsip Sistem Numerik...2
C. Prosedur Penanganan penyimpanan Arsip Numerik...2
D. Jenis-jenis Sistem Numeric filling System...3
BAB III PENUTUPAN... A. Kesimpulan...5
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. Kearsipan merupakan suatu kegiatan menempatkan dan menyimpan dokumen-dokumen penting serta menemukan kembali surat-surat dalam suatu organisasi baik perusahaan maupun instansi yang bertujuan untuk perencanaan dan pengendalian serta menjamin keselamatan suatu organisasi sebagai barang bukti tertulis baik itu dalam bentuk gambar dan sebagainya.
Mengelola arsip adalah mengelola informasi. Mengelola arsip tidak hanya dituntut memahami dari segi fisiknya, tetapi mengelola arsip harus juga memahami dari segi structure, content, dan context-nya. Terlebih lagi perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat sangat berpengaruh terhadap pengelolaan arsip, sehingga dalam pengelolaannya memerlukan pengetahuan khusus di bidang kearsipan. Konsep, teori, dasar-dasar, dan prinsip-prinsip kearsipan harus menjadi pijakan bagaimana suatu arsip dikelola. Oleh karena itu, diperlukan sumber daya manusia (SDM) yang memiliki wawasan ilmu kearsipan agar SDM tersebut kompeten, mampu, dan terampil mengelola arsip dengan baik. Ilmu kearsipan berperan sebagai unsur kontrol dalam pelaksanaan pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip dilandasi dengan ilmu kearsipan akan menjadikan arsip kurang bermakna dan kurang memberikan manfaat bahkan akan menjadi beban bagi institusi pengelolaannya.
B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian Arsip sistem Numerik ?
2. Apa saja kelebihan dan kekurangan pada sistem Arsip Numerik ? 3. Bagaimana Prosedur penanganan penyimpanan arsip numerik ? 4. Apa jenis – jenis Arsip sistem Numerik ?
5. Apa pengertian Filing system dewey Number ?
6. Apa saja langkah – langkah penyimpanan dalam sistem Dewey ? 7. Apa pengertian dari filing system nomor terminal Digit ?
C. Tujuan Masalah
1. Untuk mengetahui pengertian dari Sistem Arsip Numerik
2. Untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan Sistem Arsip Numerik
7. Untuk Mengetahui Pengertian filing System Nomor Terminal digit
BAB II PEMBAHASAN
A. Arsip Sistem Numerik
Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarakan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu).
Sistem penyimpanan arsip ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing atau klasifikasi dukumen atau arsip berdasarkan nomor atau numerik sebagai badan pengganti dari nama orang atau badan.
Penggantian tersebut dikenal pula dengan sebutan indirect filing system, karena penentuan nomor pada arsio akan dilakukan berdasarkan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu.
B. Kelebihan serta Kekurangan Arsip Sistem Numerik
Kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah lebih sederhana, cepat, dan juga dapat digunakan pada semua jenis dokumen, bahkan dapat pula dicantumkan sebagai nomor referensi saat korespondensi dengan pihak internal dan eksternal.
Sementara itu, kelemahan dari sistem ini terletak pada waktu untuk indexing yang lebih lama, banyaknya folder yang digunakan untuk berbagai jenis dokumen atau surat, serta membutuhkan ruangan yang lebih luas untuk menyimpan semua arsip.
C. Prosedur Penanganan Penyimpanan Arsip Numerik
Prosedur penanganan penyimpanan sistem numerik adalah langkah-langkah yang ditetapkan untuk menyimpan, mengelola, dan memproses data numerik dalam suatu sistem, ini melibatkan penetapan metode pengumpulan, penyimpanan, dan pengambilan data numerik, serta prosedur untuk memastikan keakuratan dan keamanan informasi tersebut. Sistem Numerik umumnya terkait dengan representasi angka dan perhitungan matematika dalam konteks komplen.
Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor a. Menyusun Pola klasifikasi arsip
b. Menyiapkan Peralatan Arsip.
D. Jenis-Jenis Sistem Numeric Filing System
Jenis-Jenis Numeric sistem code nomor juga memiliki 2 tipe dengan tahapn pengarsipan yang berbeda, yaitu filing system Dewey dan filing system Nomor terminal digit. Berikut penjelasan dari 2 tipe tersebut :
1. Filing System Dewey Number
Filing sistem ini diciptakan oleh Malvile Dewey. Sistem ini disebut juga sistem desimal dengan menggunakan notasi angka 0-9. Untuk menyusun arsip dengan sistem nomor kita perlo membuat daftar klasifikasi, daftar klasifikasi ini adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang ada di dalam kantor/perusahaan.
Membuat daftar klasifikasi Dewey memerlukan pemikiran yang tajam, karena setiap tingkat permasalahan hanya dibuat 10 masalah saja. Masalah utama terdiri dari 10 Sub masalah. Setiap satu sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Oleh karena itu, pengelompokan nama masalah harus benar-benar teliti, sehingga semua masalah surat dapat tercakup dalam klasifikasi.
Hal berikutnya dalam penyimpanan kearsipan adalah mempersiapkan peralatan dan perlengkapan. Berikut ini adalah jenis perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan dalam sistem Dewey :
- Filing Cabinet - Guide
- Hanging Folder - Kartu Indeks - Rak sortir
Langkah penyimpanan dengan menggunakan system Dewey, prosedurnya sebagai berikut :
1. Memeriksa Berkas
Tahap ini dilakukan dengan memeriksa tanda – tanda perintah penyimpanan arsip, apakah ada tanda ‘dep’ , simpan , dsb.
2. Mengindeks
Dilakukan dengan cara melihat masalah surat tersebut, kemudian mencocokan dengan daftar klarifikasi nomor Dewey yang sudah dibuat tadi.
3. Mengode
Memberi kode surat dengan nomor klarifikasi Dewey.
kode 0 sebagai urutan 1).
4. Menyortir
Dilakukan jika jumlah surat terlalu banyak 5. Menempatkan
Tempatkan surat didalan laci berkode 100, dibelakang Guide berkode 110, didalam Hanging Folder berkode 111, surat urutan ke-7 dari belakang.
2. Filing System Nomor terminal digit
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem terminal digit adalah sistem penyimpanan dan penemuan berdasarkan nomor urut pada buku arsip.
Nomor urut pada buku arsip dimulai pada nomor 0000 (4 digit), sehingga arsip yang bernomor 0000 adalah arsip yang pertama disimpan.
Untuk paham sistem ini diperlukan kosentrasi yang tinggi, karena sistem ini sulit dipahami jika pertama kali membaca. Pada sistem ini penomoran ditentukan pada satu kelompok nomor yang mudah dibaca dari kanan ke kiri, yang dipisahkan dalam kelompok terdiri dari 2 – 3 nomor.
Jenis – Jenis peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan pada system nomor terminal digit :
- Filing Cabinet - Guide
- Hanging folder - Kartu Indeks - Buku Arsip
Agar dapat menemukan prosedur Kembali : - Tentukan kode surat yang ingin dicari
- Jika kode surat diketahui maka langsung ke tempat penyimpanan, tetapi jika kode surat tudak diketahui
- Cari arsip pada tempat penyimpanan sesuai dengan ketentuan pemberian kode
- Ambil arsip jika sudah ditemukan, dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
- Berikan kepada peminjam arsip berikut dengan lembar pinjam arsip (lembar 2)
- Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa sistem arsip Numerik,Dewey, nominal digit adalah langkah – langkah penting dalam manajemen kearsipan yang membantu dalam mengorganisasi data secara efisien. Arsip Numerik melibatkan pengkelompokan data berdasarkan kriteria tertentu, pengkodean memberikan label atau kode unik pada setiap item dara untuk identifikasi yang mudah, sementara mengindeks melibatkan pembuatan daftar kata kunci atau istilah untuk memfasilitasi pencarian dan pengambilan informasi. Menurut susunan dari ARMA (American record management association) peraturan mengindeks berjumlah 20 puluh peraturan yang digunakan oleh kebanyakan perusahaan, organisasi dan badan pemerintah Amerika Serikat. Keseluruhan proses ini memungkinkan akses yang cepat dan efisien serta manajemen yang efektif dari informasi yang tersimpan.
