Tugas Besar 1
Nama : Malikul Mulki Efendhi
Nim : 43122010307
Program Studi: S1 Manajemen
Dosen : Paijan, SE, MM Kode MK : W312100006 Kelas : 1A3312AB (B-304)
“Membuat Rangkuman Materi Dari Pertemuan 1-3”
Pertemuan 1
Manajemen Sumber Daya Manusia
Peranan Strategis Manajemen Sumber Daya Manusia A. Pendahuluan
Manajemen sumber daya manusia bukanlah merupakan hal yang timbul secara mendadak. Sudah sejak lama manusia hidup berorganisasi, seiring dengan itu manajemen sumberdaya manusia sebenarnya juga dilakukan
Kehidupan organisasi yang telah lama ada, seperti misalnya di bidang pemerintahan, ekonomi dan kemasyarakatan dibutuhkan satuan kerja yang secara khusus akan mengelola sumber daya manusia
Sumber daya manusia berperan penting dalam membantu perusahaan untuk memenuhi persaingan bisnis, efisiensi, produktivitas, dan efektivitas organisasi.
Proses manajemen melibatkan planning, organizing, staffing, leading, dan controlling.
Manajemen SDM merupakan suatu pemberdayaan kemampuan dari sumber daya manusia tersebut untuk menjalin kerja sama secara sistematik, terencana, dan terarah untuk mencapai tujuan organisasi. Jalinan kerja sama antara organisasi dengan sumber daya manusia harus didasari oleh hakekat manusiawi yanng diberikan Tuhan yang Maha Esa sebagai penciptanya untuk menjaga kerja sama antar organisasi
dengan prolaku manusia yang memanfaatkan atau mendaya gunakan manusia dalam rangka mencapai suatu tujuan.
B. Komponen-Komponen Kebijakan Perusahaan
Komponen Kebijakan Setiap Perusahaan pada dasarnya memiliki beberapa komponen kebijakannya yakni :
a) Keuangan
Kebijakan perusahan dalam komponen keuangan mempengaruhi nilai dari perusahaan tersebut. Kebijakan keuangan tersebut berbentuk kebijakan investasi, kebijakan sumber dana, dan kebijakan deviden. Pada ketiga kebijakan keuangan diharuskan manajer keuangan dapan melakukan beberapa kegiatan seperti manajer keuangan harus kerja sama dengan manajer lain dalam bertanggung jawab ata perencanaan umum perusahaan, manajer keuangan harus memusatkan perhatian pada keputusan investasi serta pembiayaan yang tepat, dan manajer keuangan mampu menghubungkan perusahaan dengan pasar keuangan untuk memperoleh pendanaan dari perrdagangan surat berharga perusahaan.
b) Pasar
Kebijakan perusahaan dalam komponen pasar bertuju pada produksi produk/jasa mengorientasi pada pasar untuk mencapai pengembangan dan pemerluasan keahlian untuk perusahaan.
c) Produk
Perusahaan dapat menghasilkan produk inovatif dari yang ada di pasar untuk mendapatkan sasaran yang dicapai dengan paduan kreativitas untuk mementukan strategi yang efisien dan efektif di pasar.
d) Sumber Daya Manusia
Kebijakan perusahaan dalam komponen sumber daya manusia mengharuskan perusahaan menyiapkan sumber daya manusia yang berkualitas dan kuatitas yang tepat dengan memberikan pelatihan agar perusahaan dapat berkembang dengan pengelolaan sumber daya manusia yang baik.
e) Proses Manajemen
Suatu kegiatan untuk melakukan dasar manajemen secara umum seperti melakukan perencanaan, pengorganisasian, penempatan, pelaksanaan,
pengawasan, dan pengendalian untuk mencapai tujuan dan stabilitas dari kebijakan perusahaan.
C. Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya adalah merencanakan, mengelola dan mengendalikan sumber daya manusia dibutuhkan suatu alat manajerial. Sementara itu, Schuler, Dowling, Smart dan Huber (1992:16) mengartikan MSDM dalam rumusan seperti berikut ini: Manajemen Sutnber Daya Manusia/MSDM merupakan pengakuan tentang pentingnya tenaga kerja organisasi sebagai sumber daya manusia yang sangat penting dalam memberi kontribusi bagi tujuan-tujuan organisasi, dan penggunaan beberapa fungsi dan kegiatan untuk memastikan bahwa SDM tersebut digunakan secara efektif dan adil bagi kepentingan individu, organisasi dan masyarakat.
Manajemen sumber daya manusia juga merupakan proses memperoleh, mendidik, menilai, dan memberi penghargaan kepada pekerja, menjaga hubungan pekerja, kesehatan, keamanan, dan keadilan. Maka dari itu dalam proses manajemen tersebut dijelaskan dalam lima fungsi dasar yaitu:
1. Perencanaan, menyiapkan langkah-langkah strategi untuk tepat sasaran dengan membuat aturan yang sesuai prosedur dengan meminimalisir hal yang tidak diinginkan.
2. Pengorganisasian, pemberian tugas dengan penyampaian yang spesifik dan pembuatan divisi untuk memperlancar atau mempermudah pekerjaan dalam tim, serta pendelegasian wewenang pekerjaan dengan penyampaian komunikasi ang baik dan benar atau komunikasi yang efektif terhadap bawahan agar dapat mengordinasikan perkerjaannya.
3. Staffing, penempatan pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan sumber daya manusia yang diperkerjakan, perekrutan calon pekerja, seleksi, melatih, dan mengembangkan keahlian pekerja.
4. Kepemimpinan, mengharuskan orang lain untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik dan cepat serta mempertahankan semangat kerja dengan motivasi yang membuka pikiran bawahan.
5. Pengendalian, pembatasan jumlah penjualan, menetapkan standar kualitas produk/jasa/pekerja, dan memberi penilaian terhadap kinerja pekerja, serta menjaga eksistensi perusahaan.
Berdasarkan kelima fungsi dasar dari proses manajemen perlu menggunakan konsep-konsep dan teknik-teknik untuk menetukan aspek manusia dalam pekerjaan manajemen, yaitu sebagai beriku :
a.) Menganalisi pekerjaan dengan menentukan pekerjaan yang tepat dan sesuai bagi setiap pekerja.
b.) Merencanakan kebutuhan tenaga kerja dan pengadaan calon pekerja.
c.) Menyeleksi calon pekerja dengan kriteria kebutuhan dan keahlian dari tenaga kerja yang dibutuhkan.
d.) Melakukan orientaasi dan melakukan pelatihan terhadap pekerja baru.
e.) Mengatur upah atau gaji yang sesuai dengan kebijakan yang berlaku.
f.) Memberi penilaian dari prestasi dengan bentuk apresiasi dari hasil pekerjaan pekerja.
g.) Menjaga komunikasi yang baik serta efektif dengan mewawancarai, konseling, dan kedisiplinan .
h.) Mengembangkan keahlian diri pada setiap manajer.
i.) Membangun integritas dan komitmen setiap pekerja.
Kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan sumber daya manusia D. Pentingnya Manajemen Sumber Daya Manusia Bagi Manajer
Manajer yang benar dalam menjalakan tugasnya di suatu organisasi seharusnya dapat melakukan perencanaan atau merancang hal-hal yang inovatif, penggambaran divisi organisasi yang tepat, menjalin komunikasi yang efektif, dan pengendalian keluar masuknya keuangan dengan cara yang efisien. Oleh sebab itu manajer perlu dapat mempekerjakan orang dengan baik dan benar serta pengordinasian perkerjaan yang tepat dengan dapat memotivasi semangat para pekerjanya.
Manajemen sumber daya manusia memiliki tanggung jawabnya secara lini dan staf, dimana manajer lini merupakan seorang manajer yang memiliki wewenang dalam pengarahan pekerjaan pekerja dan orang yang bertanggung jawab dalam keberhasilan tujuan organisasi, contohnya pada manajer hotel dan manajer produksi dan penjualan. Sedangkan manajer staff merupakan manajer yanng membantu dalam pekerjaan manajer lini. Pengilustrasian pembagian tanggung jawab sumberr daya manusia lini dan staff seperti berikut :
1. Perekrutan dan Seleksi
a. Lini : menganalisis jabatan dari daftar tugas dengan spesifik dan tanggung jawab dari jabatan yang akan di adakan, mewawancarai calon dan pengambil keputusan seleksi akhir perekrutan.
b. Staf : mengenbangkan rencana dengan promosi pekerja yang dapat dipromosikan, wawancarai seleksi awal dan mengajukan calon kepada sumber daya manusia lini.
2. Pelatihan dan Pengembangan
a. Lini : melakukan orentasi kepada pekerja dengan perusahaan dan penempatan pekerjaan serta mengorganisasian dan pengembangan kemampuan pekerja baru dengan menilai perkembangan pekerja.
b. Staf : mengembangkan aturan penilaian kinerja dan mempertahankan catatan nilai pekerja dan menyiapkan bahan pengembangan pekerja, serta dokumen dan bagan orientasi
3. Kompensasi
a. Lini : memutuskan jumlah insentif /bayaran kepada pekerja, memutuskan paket kesejahteraan pekerja dan jasa yang dipremikan perusahaan.
b. Staf : melakukan survey gaji dari perushaan lain membayar posisi yang sama dan serupa, menasihati atau memberi saran kepada manajemen lini terhadap insentif keuangan dan rencana pembayaran lainnya.
4. Hubungan Tenaga Kerja
a. Lini : menciptakan lingkungan kerja yang saling menghargai dan percaya untuk menjaga hubungan ketenaga kerja yang sehat, konsisten dalam kesepakatan tenaga kerja.
b. Staf : menganalisis sebab dari penyimpangan atau ketidak selarasan tenaga kerja, menasihati para manajer dalam penanganan keluhan dan membantu dalam mencapai persetujuan dalam keluhan.
5. Keamanan dan Keselamatan Pekerja
a. Lini : menyiapkan laporan peristiwa dengan cepat, tepat, dan sesuai fakta, menjaga kedisiplinan pekerja.
b. Staf : menasihati manajer lini dalam teknik komunikasi untuk mendorong komunikasi terhadap bawahannya. Menyelediki peristiwa dengan analisa dan merekomendasikan suatu solusi untuk menghindari kecelakaan dan mengajukan formulir untuk keselamatan kerja dan administrasi kesehatan.
E. Pemasalahan Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia merupakan peran kunci dalam perkembangan perusahaan dalam pesaingan bisnis seperti penurunan biaya, peningkatan produktivitas dan peningkata efektivitas dalam produksi. Pemasalahan yang sering timbul dalam pelaksanaan manajemen sumber daya manusia yakni ketidak hadiran dalam bekerja, perubahan manajemen, komunikasi yang tidak tepat sasaran, kompetensi pekerja yang kurang, kurangnya keprofesionalan dalam bekerja, kurangnya disiplin dalam pekerjaan, etika profesi yang tidak di integritaskan oleh pekerja, pelecehan antara pekerja, keselamatan dan kesehatan pekerja, perkembangan teknologi informassi, hukum ketenagakerjaan, dikriminasi antar ras, dan sebagainya.
F. Manajemen Sumber Daya Manusia Dalam Fungsi Operatif
Manajemen sumber daya manusia harus dapat melakukan pengadaan, pengembangan dan pengendalian kepada tenaga kerja untuk menjaga ketentraman dalam lingkungan organisasi. Pada fungsi operatif manajemen sumber daya manusia ada enam yakni :
1. Pengadaan tenaga kerja dari perencanaan, analisis penempatan kerja, penarikan pekerja, dan orientasi kerja.
2. Pengembangan tenaga kerja dengan melatih, mendidik, menilai, dan mengapresiasi hasil kerja.
3. Pemberian balas jasa dengan gaji/upah, insentif, dan kesejahteraan pekerja
4. Integrasi dalam kebutuhan pekerja, motivasi kerja, disiplin kerja, dan partisipasi dalam pekerjaan.
5. Pemeliharaan tenaga kerja dengan menjalin komunikasi kerja, kesehatan dan keselamatan kerja, pengendalian konflik kerja, dan konseling kerja.
6. Pemisahan tenaga kerja dengan melakukan pemberhentiaan pekerja yang melakukan kegaduhan atau melanggar kebijakan organisasi.
Pertemuan 2
Manajemen Sumber Daya Manusia
Perencanaan dan Mengidentifikasi Manajemen Sumber Daya Manusia A. Pendahuluan
Perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu kegiatan dalam memenuhi kebutuhan tenaga kerja diwaktu yang tepat, ditempat yang tepat, dan orang yang tepat untuk saat ini dan masa yang akan datang bagi perkembangan organisasi. Dalam proses memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini, organisasi melakukan perencannaan SDM yang mengisi/menutup kekurangan tenaga kerja baik dari kuantitas dan kuanlitasnya. Sedangkan untuk masa yang akan data perencaan SDM akan memperkirakan ketersediaan tenaga kerja yang berdasarkan pada kebutuhan rencana bisnis yang direncankan di masa yang akan datang.
Perencanaan sumber daya manusia akan dapat dilakukan dengan baik dan benar jika perencananya mengetahui apa dan bagaimana sumber daya manusia itu. Sumber daya manusia atau manpower disingkat SDM merupakan kemampuan yang dimiliki setiap manusia. SDM terdiri dari daya pikir dan daya fisik setiap manusia. Tegasnya kemampuan setiap manusia ditentukan oleh daya pikir dan daya fisiknya.
SDM/manusia menjadi unsur pertama dan utama dalam setiap aktivitas yang dilakukan. Peralatan yang andal/canggih tanpa peran aktif SDM, tidak berarti apa- apa.
B. Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan Sumber Daya Manusia atau Human Resources Planning disingkat PSDM merupakan fungsi pertama dan utama dari Manajemen Sumber Daya Manusia.
PSDM diproses oleh perencana (planner) dan hasilnya menjadi rencana (plan). Dalam rencana ditetapkan tujuan dan pedoman pelaksanaan serta menjadi dasar kontrol.
Tanpa rencana, kontrol tak dapat dilakukan, dan tanpa kontrol, pelaksanaan rencana baik ataupun salah tidak dapat diketahui dengan mengantisipasi dari ketentuan untuk mengatur potensi tenaga kerja ke dalam, di dalam, dan ke luar organisasi. menurut G Steiner, dikatakan bahwa perencanaan SDM merupakan perencanaan yang bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan, melalui strategi pengembangan kontribusi pekerjanya di masa depan. Dari ke
dua definisi yang disebut di atas, sementara dapat disimpulkan bahwa perencanaan SDM merupakan serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan upaya merencanakan dalam mengantisipasi masa depan.
Tujuan perencanaan sumber daya manusia untuk meperdayagunakan sumber daya manusia dengan seefektif mungkin dari jumlah pekerja dengan memenuhi kriteria atau ketentuan dalam mengisi posisi yang diperlukan. Dimana pelaksanaan rekrutmen, seleksi, penempatan, pemeliharaan, pengembangan dan kesejahteraan pekerja dibutuhkan informasi tentang ketentuan dari kualifikasi yang diperlukan untuk menyeseuaikan posisi yang seharusnya dari permintaan sumber daya manusia yang dibutuhkan.
Beberapa pengertian dari perencanaan sumber daya manusia menurut para ahli sebagai berikut :
1. Menurut Mathis dan Jacson (2001), perencanaan SDM adalah sebuah proses identifikasi dan analisis untuk memiliki SDM yang bisa mencapai tujuan organisasi atau perusahaan.
2. Andrew E. Sikula juga mendefinisikan tentang perencanaan sumber daya manusia, yakni sebagai sebuah proses dalam menentukan kebutuhan pegawai/karyawan dan agar pekerjaan SDM tersebut sesuai dengan rencana organisasi.
3. Menurut Mondy & Noe (1995), perencanaan sumber daya manusia merupakan proses sistematis yang menganalisis keadaan SDM yang bertujuan agar jumlah dan kualitas SDM dengan keterampilan yang sesuai terpenuhi ketika perusahaan atau organisasi membutuhkannya.
4. Schuler & Walker (1990) juga mendefinisikan tentang perencanaan SDM, yakni sebagai suatu proses manajemen yang menentukan mobilitas SDM organisasi atau perusahaan saat ini menuju posisi di masa depan yang diinginkan.
5. Thomas H. Stone, perencanaan sumber daya manusia adalah proses meramalkan kebutuhan akan sumber daya manusia dari suatu organisasi untuk waktu yang akan datang agar langkah-langkah dapat diambil untuk menjamin bahwa kebutuhan ini dapat dipenuhi.
Perencanaan SDM ini untuk menetapkan program pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, darn pemberhentian karyawan. Jadi, dalam rencana SDM harus ditetapkan semua hal tersebut di atas secara baik dan benar.
C. Metode, Informasi, dan Peramalan Tenaga Kerja 1. Metode Perencanaan Sumber Daya Manusia
Metode perencanaan sumber daya manusai dikenal dengan metode yang non ilmiah dan ilmiah. Dimana non ilmiah dikatakan bahwa perencanaan sumber daya manusai hanya berdasarkan imajinasi dari pemikiran-pemikiran dari perkiraan yang akan terjadi dimasa yang akan datang. Sedangkan metode ilmiah mengartikan bahwa perencanaan sumber daya manusia didasari dari analisis datam informasi dan peramalan dari rencana yang akan dilaksanakan atau dibutuhkan oleh perusahaan.
Perencanaan sumber daya manusia dengan metode non ilmiah memiliki resiko yang besar apabila kualitas dan kuantitas tenaga kerja yang dibutuhkan tidaklah sesuai dengan kebutuhan perusahaan,, maka akan adanya pemborosan yang berujung pengekuaran dana yang sia-sia atau kerugian bagi perusahaan. Sebaliknya dengan perencanaan sumber daya manusia dengan metode ilmiah memiliki resiko yang cenderunng kecil, karena adanya perhitungan berdasarkan data, informasi yang akurat dan analisis yang baik dan benar. Data dan infomasi ini disampaikan dari suatu kejadian nyata yang sudah berlalu dari data sekunder dan primer yang diproses analisis menjadikan hasil data yang memberikan informasi terhadap menetapkan keputusan. Perencanaan sumber daya manusia dapat dilakukan dengan baik jika informasi tentang job analysis, organisasi, dan situasi ketersediaan tenaga kerja di peroleh, dimana dikatakan akurat dengan dijelaskan sebagai berikut :
a) Job analysis memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia, dan alatalat yang dipergunakan
b) Job description memberikan informasi tentang tugas-tugas dan tanggung jawab seorang pejabat pada suatu jabatan.
c) Job specification memberikan informasi tentang kualifikasi-kualifikasi SDM yang akan menjabat suatu jabatan.
d) Job evaluation memberikan informasi mengenai berat-ringannya pekerjaan, risiko pekerjaan, dan gaji jabatan.
e) Job enrichment memberikan informasi untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tertentu yang sifatnya vertikal.
f) Job enlargement memberikan informasi untuk memperkaya jenis pekerjaan yang sifatnya horizontal.
g) Work simplification memberikan informasi untuk spesialisasi pekerjaan, karena perkembangan perusahaan.
h) Organisasi memberikan informasi tentang hal-hal berikut.
1. Tujuan yang ingin dicapai, apakah laba atau memberikan pelayanan.
2. Jenis organisasi, apakah organisasi lini, lini dan staf, fungsional, atau komite.
3. Dasar pendepartemenan dan struktur organisasi.
4. Rentang kendali setiap departemen/bagian.
5. Kepemimpinan organisasi, individu, atau kolektif.
6. Jumlah karyawan dan perincian manajerial dan operasional.
7. Jenis-jenis authority yang didelegasikan dalam organisasi.
8. Tingkat-tingkat posisi pejabat.
i) Situasi Persediaan Tenaga Kerja memberikan informasi tentang hal-hal berikut . 1. Persediaan tenaga kerja dan tingkat kemampuan SDM.
2. Jenis jenis, susunan umur, tingkat pendidikan, serta penyebaran atau pemerataan tenaga kerja.
3. Kebijaksanaan perburuhan dan kompensasi pemerintah.
4. Sistem, kurikulum, dan tingkat-tingkat pendidikan SDM.
Informasi yang diperoleh secara lengkap dan akurat akan menghasilkan perencanaan sumber daya manusia yang baik dan benar sehingga realisasi manajemen sumber daya manusia akan lancar.
2. Peramalan
Perencanaan sumber daya manusia yang baik perlu meramalkan masa yang akan datang dengan memproyeksikan kemungkinan-kemungkinan yang dibutuhkan dengan hasil analisis informasi yang telah diperoleh. Jangka peramalan biasanya
diperuntukan pada masa 5 tahun yang akan datang. Apabila ramalan tersebut mendekati kebenaran, maka rencana itu baik dan benar dengan membaca situasi yang diperkirakan akan datang dengan baik. Peramalan dalam perencanaan sumber daya manusia bertujuan untuk hal-hal berikut :
1) Meramalkan kebutuhan dan persediaan tenaga kerja dibutuhkan.
2) Meramalkan kemajuan perusahaan dan teknologi maka perlu melaksanakan pelatihan dengan pelatihan yang tepat.
3) Meramalkan kemajuan pendidikan dan peningkatan kemampuan sumber daya manusia.
4) Meramalkan kebutuhan akan jenis-jenis kompeten dan jenis sumber daya manusia yang dibutuhhkan (pria-wanita) pada masa yang akan datang.
5) Meramalkan kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti usia, UMR, dan jam kerja.
D. Perencanaan Prosedur dan Perencanaan Manajemen Sumber Daya Manusia
Perencana (Planner) merupakan seseorang/kelompok yang melakukan perencaan (planning) yang menghasilkan suatu rencana (plan) dengan data dan informasi yang telah diperoleh. Dalam perencanaan sumber daya manusia memiliki syarat-syarat yang harus diketahui :
1. Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakan
2. Harus mampu mengumpulkan dan menganalisa informasi tentang sumber daya manusia
3. Harus mempunyai pengetahuan luas tentang job analaysis, organisasi dan situasi persediaan sumber daya manusia.
4. Harus mampu membaca situasi sumber daya manusia masa kini dan masa mendatang
5. Harus mampu memperkirakan peningkatan sumber daya manusia dan teknologi masa depan.
6. Harus mengetahui secar luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah.
Perencanaan manajemen sumber daya manusia memiliki prosedur yang perlu dilakukan yakni :
1. Menetapkan secara jelas kuantitas manajemen sumber daya manusia yang dibutuhkan.
2. Mengumpulkan data dan informasi tentang manajemen sumber daya manusia.
3. Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.
4. Menetapkan beberapa alternatif.
5. Memilih yang terbaik dari alternatif yang ada menjadi rencana.
6. Menginformasilkan rencana kepada para karyawaan untuk direalisasikan.
Rencana sumber daya manusia perlu direncanakan dengan baik dan benar bertujuan pembinaan dan pengarahan pekerja efektif dan efisien dalam melakukan tugasnya. Ciri-ciri sumber daya manusia yang baik dan benar yaitu seperti :
1. Rencana harus menyeluruh, jelas, dan mudah dipahami para karyawan.
2. Job description setiap personil jelas dan tidak terdapat tumpang tindih dalam pelaksanaan kerjaan.
3. Kualitas dan kuantitas serta penempatan karyawan sesuai sesuai dengan kebutuhanperusahaan.
4. Rencana harus secara jelas menetapkan hubungan kerja, saluran pemeritah, dan tanggung jawab.
5. Rencana harus fleksibel dalam pelaksanaanya, tetapi tujuan, pedoman, pola dasarnya tetap.
6. Rencana harus mengatur tentang mutasi, peraturan dan sanksi hukuman, pengembangan, cara penilaian dan yang dinilai, dan lain sebgainya.
7. Dalam rencana harus terdapat secara jelas hak dan kewajiban para karyawan.
8. Rencana harus menjadi pedoman, kejelasan tugas pendorong semnagat kerja karyawan.
9. Rencana harus dapat digunakan menjadi alat control yang baik.
Dalam perencanaan sumber daya manusia pastinya memiliki tantangan dalam realisasian dari rencana yang telah direncanakan, tantangan tersebut disebabkan oleh dua faktor yakni eksternal dan internal.
1) Tantangan eksternal mencakup ekonomi, politik, undang-undang, teknologi, dan persaingan perusahaan.
2) Tantangan internal mencakup anggran, estimasi produk, penjualan adanya kegiatan lain, dan lain-lain.
E. Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan sumber daya manusia ini bertujuan sebagai berikut :
1. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan.
2. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya.
3. Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas
4. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS) sehingga produktivitas kerja meningkat.
5. Untuk menghindari kekurangan dan atau kelebihan karyawan.
6. Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan.
7. Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertikal atau horizontal) dan pensiun karyawan.
8. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan.
F. Perencanaan Fungsi-Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia
Setiap fungsi manajemen sumber daya manusia harus diterapkan dengan baik dan benar, oleh sebab itu diperlukannya perencanaan terlebih dahulu sebagi berikut : 1. Perencanaan organisasi, merencanakan perkembangan yang tergantung pada
besar kecilnya organisasi yang dibutuhkan agar efektif dan efisien untuk membantu pencapaian yang menjadi tujuan utnuk menjalin hubungan dalam saluran perintah dan tanggung jawab, serta job descrition yang perlu menghindari pelaksanaan tugas yang tumpang tindih.
2. Perencanaan pengarahan, merencanakan pengarahan terhadap sumber daya manusia untuk bekerja dengan giat, efektif, dan efisien dengan membentuk aturan perusahaan yang apabila dilanggar akan dikenakan sanksi hukuman,
mendelegasikan wewenang, menjaga hubungan komunikasi, memotivasi semangat kerja, dan pemberian insentif.
3. Perencanaan pengendalian, merencanakan dalam sistem poin yang dinilai, periode proses penilaian, metode penilaian, dan tindak hasil penilaian terhadap sumber daya manusia.
4. Perencanaan pengadaan, merencanakan dengan menentukan kuantitas dan kualitas sumber daya manusia yang dibutuhkan, tata cara perekrutan, sistem dan metode dengan tingkatan seleksi yang dilakukan, kualifikasi dan prosedur seleksi serta cara penempatan calon pekerja yang dilakukan.
5. Perencanaan pengembangan, merencanakan pada pengembangan yang dituju pada peserta, metode pengembangan yang diberikan, tolak ukur metode pengembangan, unsur-unsur penilaian, asas dasar promosi pekerja, biaya pengembangan yang dibutuhkan, dan ruang lingkup penilaian.
6. Perencanaan kompensasi, merencanakan dengan dasar, sistem, metode kompesnasi yang akan dibelakukan serta kebijakan diperlukan dengan waktu pembayaran yang ditetapkan.
7. Perencanaan pengintegrasian, merencakan pada metode integrasi, alat/jenis motivasi, pemimpin dan kesepakatan kerja sama sertta biaya untuk alat motivasi yang dikeluarkan.
8. Perencanaan pemeliharaan, merencanakan jenis kesejahteraan ekonomi, fasilitas, dan pelayanan dengan biaya yang dibutuhkan serta cara dan waktu yang diberikan.
9. Perencanaan kedisiplinan, merencanakan peraturan perusahaan dengan sanksi bagi yang melanggar, sistem pengawasan, penyelesaian persaingan/konflik, perencanaan pemberhentian.
G. Pentingnya Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan sumber daya manusia sangat penting, karena begitu penting perencanaan maka pemanfaatan dari sumber daya akan maksimal dengan efisien dan efektif, jika perencanaan yang cermat, bertujuan, dan langkah-langkah. Pentingnya perencanaan sumber daya mannusai memiliki tingkat utama yakni :
a. Tingkat perorangan, perencanaan dapat membantu dalam meningkatkan kemampuan, keterampilan, dan terarahnya karir.
b. Tingkat organisasi, perencanaan dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas jangka panjang yang direkrutnya tenaga kerja yang berkualitas tinggi untuk dipekerjakan.
c. Tingkat nasional, perencanaan terkait dengan jumlah, komposisi, keragaman dan angkatan kerja suatu negara yang mendapatkan sumber daya yang berkualitas dan unggul dalam memenuhi kebutuhan yang meningkatkan produktivitas dan tanggung jawab sosial.
H. Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan sumber daya manusia harus dipublikasikan pada semua jajaran operasional dengan memahami dan proaktif dalam isu yang terjadi, maka langkah- langkah dalam perencanaan sumber daya manusia meliputi :
1. Proses sumber daya manusia diawali dengan memperhatikan faktor strategi dan tujuan organisasi. Analisis kebutuhan sumber daya manusia dan sumber pengadaan, baik melalui internal dan eksternal harus dilakukan.
2. Setelah penilaian selesai dilakukan maka dilakukan analisis terhadap ketidakseimbangan antara penawaran dan permintaan sumber daya manusia.
3. Strategi sumber daya manusia adalah alat yang dipakai untuk membantu organisasi dalam mengantisipasi dan mengatur permintaan dan penawaran sumber daya manusia. Strategi ini akan memberikan pedoman arah yang terarah dan jelas tentang bagaimana aktifitas sumber daya manusia dikembangkan.
4. Perencanaan sumber daya manusia memberikan pedoman masa depan, guna menentukan dimana tenaga kerja dapat diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, serta pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki karyawan.
I. Hambatan Dalam Perencanaan Sumber Daya Manusia Hambatan yang timbul dalam perencanaan, yaitu : 1. Tujuan yang tidak tepat
2. System kompensasi yang tidak tepat
3. Lingkungan eksternal yang kompleks dan dinamis 4. Kondisi persaingan yang semakin tajam
5. Tidak memahami organisasi yang semakin dinamis
6. Terjadi konflik internal organisasi antara manajemen dan buruh
Cara mengatasi hambatan dalam perencanaan dengan memahami tujuan dari perencanaan dan proses dalam penetapann tujuan yang diperlukan konsistensi untuk memperlancar rencana.
Pertemuan 3
Manajemen Sumber Daya Manusia Perencanaan dan Pengadaan Karyawan
A. Pendahuluan
Procurement merupakan usaha untuk memperoleh jenis dan jumlah yang tepat dari personalia yang diperlukan untuk mencapai sasaran organisasi yang mana pengadaan karyawan sesuai kebutuhan perusahaan.
Sumber daya manusia menetukan keberhasilan tujuan organisasi di era teknologi yang semakin canggih. Sumber daya manusai dapat bertahan karena kompetensinya dalam manajemen, yakni kemampuan merumuskan visi, merencanakan strategi perusahaan serta kemampuan untuk mendapatkan dan mengarahkan sumber daya dalam mewujudkan visi dari penerapan strategi perusahaan.
Dalam pengadaan karyawan mencakup penarikan, seleksi, dan penempatan.
Penarikan merupakan kegiatan untuk mencari untuk memperoleh pekerja yang mengisi kekosongan atau penambahan kebutuhkan organisasi. Dimana pelamar harus sesuai kualifikasi yang ditetapkan oleh manajemen sumber daya manusia sehingga dapat memiliki alternatif pilihan yang berkualitas dan layak dalam mengisi pekerjaan yang ada di organisasi. Setelah pengumpulan pelamar maka akan dilakukan seleksi untuk memilih calon yang paling berkualitas diantara pelamar lainnya yang cocok ditempatkan pada posisinya.
B. Pengertian Pengadaan
Pengadaan merupakan suatu usaha untuk mendapatkan kualitas dan kuantitas dari sumber daya yang diperlukan untuk mengembangkan kualitas organisasi. Pengadaan karyawan tentu penting, namun sulit dan komplek, hal ini dikarenakan dalam memperoleh sumber daya manusia yang berkompeten, serasi, serta efektif sangatlah
rumit tidak seperti pengadaan suatu barang dan penempatan suatu barang. Apalagi karyawan bukanlah suatu barang, melainkan karyawan adalah aset utama perusahaan dalam perencana dan pelaku aktif dari aktivitas organisasi dalam pencapai produktivitasnya.
Pengadaan SDM adalah proses pencarian dan pemikatan para calon karyawan (pelamar) (Handoko, 2000). Jadi pengadaan sumber daya manusia adalah suatu proses pengumpulan calon yang akan melakukan pekerjaan yang sesuai dengan apa yang telah direncanakan manajemen sumber daya manusia untuk menempati suatu jabatan atau pekerjaan tertentu. Hal yang perlu direncanakan sebelum pengadaan sumber daya manusia adalah sebagai berikut :
1. Penentuan kuantitas dan kualitas sumber daya manusia yang dibutuhkan 2. Sumber calon karyawan, dan cara penarikannya
3. Dasar, sistem, metode, dan tingkat seleksi yang dilakukan 4. Kualifikasi dan prosedur seleksi
5. Cara penempatan calon karyawan yang akan dilakukan.
Penarikan adalah suatu kegiatan untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja untuk berminat melamar pada lowongan pekerjaan yang dibutuhkan pada perusahaan. Ada dua macam pengadaan, yaitu :
1. Pengadaan internal, mengisi lowongan jabatan dengan ditarik dari karyawan yang ada dalam organisasi dengan cara mutasi, promosi, demosi, dan rotasi.
Keuntungannya pengadaan internal ini dapat mengurangi biaya penarikan, karakteristik karyawan telah dinilai, dan karywan memiliki pengalaman bekerja di organisasi tersebut. Kekurangannya pengadaan internal ini menimbulkan masalah pengisian lowongan yang tidak terselesaikan akibat mutasi yang menimbulkan kekosongan kembali, adanya promosi yang didasari oleh nepotisme, dan timbulnya konflik antara karyawan lainnya.
2. Pengadaan eksternal, mengisi lowongan jabatan yang ditarik dari orang luar organisasi, seperti lembaga pendidikan, dinas ketenagakerjaan, dan pasar tenaga kerja dengan melalui iklan media massa, seperti surat kabar, radio, media sosial, dan lainnya. Keuntungan pengadaan eksternal ini mendapatkan kesempatan
menarik karyawan yang profesional, dan tidak timbulnya kekosongan pada jabatan lainnya. Kekurangan pengadaan eksternal ini menurunkan semangat kerja karyawan lama akibat dari kesempatan promosi yang tidak diadakan, kurangnya hormat pada pejabat baru, orienasi perlu dilakukan, dan kedisiplan yang masih diragukan.
Seleksi merupakan kegiatan dalam memilih dan menentukan pelamar yang diterima atau tidaknya untuk menjadi karyawan untuk mengisi kekosongan pekerjaan yang ada diperusahaan. Sistem seleksi yang dikenal ada 2, yaitu :
1. Succesive-Hurdles adalah sistem seleksi yang dilaksanakan berdasarkan urutan testing yakni jika peserta tidak lulus pada suatu testing, maka ia tidak boleh mengikuti testing berikutnya dan pelamar tersebut dinyatakan tidak lulus.
2. Compensatory-Approach adalah sistem seleksi yang dilakukan dimana peserta mengikuti seluruh testing, kemudian dihitung nilai rata-rata hasil tesnya apakah mencapai standar atau tidak. Peserta yang mencapai nilai stnadar dinyatakan lulus, sedang peserta yang tidak mencapai standar dinyatakan gugur.
C. Prinsip Pengadaan
Pengadaan karyawan didasari dengan prinsip WHAT & WHO. Dimana what diartikan penentuan atau penetapan pekerjaan yang didasarkan uraian pekerjaan/jobdescription, sedangkan who diartikan pencarian sumber daya manusia yang tepat untuk menempati jabatan tersebut sesuai kualifikasi dan spesifikasi pekerjaan/jobspecification).
Pengadaan karyawan merupakan hal yang sulit dan komplek, hal ini tentu rumit karena dengan beberapa alasan berikut :
- Karyawan adalah aset utama perusahaan
- Perencana dan pelaku aktif dalam setiap kegiatan organisasi
- Mempunyai pikiran, perasaan, keinginan, status, dan latar belakang pendidikan, usia dan jenis kelamin yang berbeda (heterogen)
- Karyawan bukan mesin, uang, dan material yang sifatnya pasif dan dapat dikuasai serta diatur sepenuhnya dalam mendukung tercapainya tujuan perusahaan
D. Proses Pengadaan Karyawan
Pengadaan karyawan memerlukan proses yang kompleks dan terencana seperti membutuhkan persiapan yang mencakup job analysis, job description, dan Job specification untuk menentukan penarikan karyawan dari dalam atau luar perusahaan, dan bagaimana seleksi tes yang dilakukan serta penempatan karyawan.
Oleh sebab itu Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai berikut :
1. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan, mengetahui secara jelas Informasi hasil analisis pekerjaan dipergunakan untuk menetapkan job description, job specification, dan job evaluation dalam pengadaan pegawai.
2. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang, penganalisi harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi, latar belakang seperti bagan informasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan.
3. Menyeleksi calon karyawan yang mengisi jabatan akan dianalisis, Ini dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis.
4. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan, Penganalisis mengadakan analisis pekerjaan secara actual dengan menghimpun data tentang, aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja, dan kualifikasi personel yang akan melaksanakan pekerjaan.
5. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan, memverifikasi informasi itu akan membantu untuk menentukan kebenarannya dan melengkapinya secara factual serta dipahami dengan mudah oleh semua pihak yang berkepentingan.
6. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, Penganalisis pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan, dan evaluasi pekerjaan.
7. Memperhitungkan perkembangan perusahaan, hal ini perlu guna mengetahui kemampuan karyawan untuk masa kini dan masa depan supaya mereka dapat tetap melaksanakan pekerjaan walaupun ada pemakaian teknik canggih dan reorganisasi perusahaan.
8. Penggunaan informasi analisis pekerjaan, analisis pekerjaan selain menghasilkan job description, job specification, dan job evaluation juga berguna untuk hal-hal
Perekrutan dan seleksi, Kompensasi, Penilaian prestasi kerja, pelatihan, promosi dan mutasi, organisasi, pemerkaya pekerjaan, penyederhanaan pekerjaan, penempatan, peramalan dan perekrutan, serta orientasi dan induksi.
Job description digunakan untuk tenaga kerja manajerial ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh seorang pejabat yang memegang jabatan tersebut.
Uraian pekerjaan menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang megang jabatan tersebut. Uraian pekerjaan menguraikan hal-hal sebagai berikut :
a) Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan, seperti rector, dekan, dosen, dan kabag administrasi
b) Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui.
c) Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.
d) Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-mesin, dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
e) Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk umu pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya.
f) Penjelasan tentang jabatan dibawah dan diatasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan dari mana ke mana.
Job specification disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang cirri, karakteristik, pendidikan, pengalaman, dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten. Pada umumnya spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai tingkat pendidikan, jenis kelamin, keadaan fisik, pengetahuan, batas umur, status pernikahan, minat pekerja, emosional pekerja, dan pengalaman.
Job evaluation adalah menilai berat atau ringan, mudah atau sukar, besar atau kecil resiko pekerjaan dan memberikan nama, ranking (peringkat), serta harga atau gaji suatu jabatan. Jika pekerjaan berat, sukar, beresiko besar dan ranking (peringkat) jabatan semakin tinggi maka harga atau gaji semakin besar, tetapi sebaliknya jika pekerjaan. mudah, ringan, resiko kecil, tanggung jawab kecil, dan ranking (peringkat) jabatan rendah, maka harga atau gaji jabatannya semakin kecil.
E. Hubungan Perencanaan dengan Pengadaan Sumber daya Manusia
Perencanaan sumber daya manusia sangat diperlukan untuk pengadaan tenaga kerja, dimana dalam proses pengadaan dibutuhkan perencana yang membuat rencana untuk menjadikan perencanaan yang baik dan benar dalam memperlancar proses jalannya pengadaan tenaga kerja, supaya pengadaan menghasilkan hasil yang efektif dan efisien dalam memperoleh sumber daya manusia yang berkualitas dan kompetitif dalam jumlahnya serta kualifikasinya yang tepat, dan juga dalam pembiayaan pengadaan dibutuhkan tergambarkan oleh perencanaan.
Pengadaan (Recruitment) terjadi karena adanya kesenjangan antara jumlah pegawai yang dibutuhkan (demand) dengan jumlah pegawai yang tersedia (supply).
Untuk mendapatkan pegawai yang kualitas dan kuantitasnya baik, harus dilakukan dengan cara analisis jabatan (job analysis), uraian pekerjaan (job description), dan spesifikasi pekerjaan (job specification). Analisis jabatan (job analysis) akan memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, tanggung jawab, syarat-syarat dari suatu jabatan, jumlah karyawan yang dibutuhkan organisasi, dasar dan prosedur seleksi yang dilakukan dan sumber-sumber tenaga kerja dan cara- cara penarikannya.
