PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ARSIP SURAT PADA DINAS PENDIDIKAN PROVINSI
SUMATERA UTARA BERBASIS WEB
TUGAS AKHIR
Oleh:
NAMA : FLORA MARPAUNG NPM : 221430013
JURUSAN : MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS METHODIST INDONESIA MEDAN
2024
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat rahmat dan karunianya penulis dapat menyusun dan menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ARSIP SURAT PADA DINAS PENDIDIKAN PROVINSI SUMATERA UTARA BERBASIS WEB”.
Tujuan dari pembuatan Tugas Akhir ini adalah sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Dilploma Tiga (D-III) Program Studi Manajemen Informatika di Universitas Methodist Indonesia.
Selesainya Tugas Akhir ini tidak lepas dari pihak-pihak yang telah banyak membantu penulis. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan rasa terimakasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Dr. Humutal Rumapea, M.Kom selaku Rektor Universitas Methodist Indonesia.
2. Ibu Junika Napitupulu, S.Si., M.Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Methodist Indonesia.
3. Bapak Jamaluddin, S.Kom., M.Kom selaku Kepala Program Studi D-III Manajemen Informatika Universitas Methodist Indonesia.
4. Ibu Eva Julia G.Harianja, S.Kom., M.Kom selaku Dosen Pembimbing I yang telah meluangkan waktu, pikiran dan tenaganya untuk membantu dan memberikan bimbingan serta pengarahan kepada penulis.
5. Bapak Roni J. Simamora S.T., M.Cs selaku Dosen Pembimbing II yang telah memberikan arahan serta motivasi demi terealisasinya laporan Tugas Akhir ini.
6. Kepala Dinas beserta Staf-Staf dari Kantor Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan riset di Kantor Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara.
7. Bapak dan Ibu Dosen besrerta Staf-Staf dari Universitas Methodist Indonesia yang telah memberikan pengetahuan yang sangat bermanfaat kepada penulis.
8. Kedua Orang Tua karena tak henti-hentinya selalu memberikan doa besrta dukungan kepada penulis.
9. Teman-Teman Program Studi Manajemen Informatika Angktan 2021 yang telah membantu memberikan informasi serta dukungan kepada penulis.
10. Serta Semua Rekan-Rekan yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu yang telah ikut membantu dalam penyususnan Laporan Tugas Akhir ini.
Akhir kata, penulis berharap semoga Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu. Semoga laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi orang-orang yang membacanya.
Tidak lupa penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun guna menjadi petunjuk dalam menyelesaikan tugas dimasa mendatang.
Medan, 2024
Flora Marpaung NPM : 221430013
ABSTRACK
The North Sumatra Provincial Education Office is an agency that is the center of all City/District Education Offices in North Sumatra Province. And in the general subsection of the North Sumatra Provincial Education Office, it is a place to manage various types of Incoming and Outgoing Letters and SPPD every day. In managing the archiving of these letters, there are several problems that occur, such as the number of rooms used to store letters, the length of the letter search process and recording letters in the agenda book. Therefore, it is necessary to design an information system for managing letter archives at the North Sumatra Provincial Education Office which is useful for facilitating the work process of employees in managing letter archives so that the letter data to be archived is more accurate, efficient and effective. This system can store letter documents in the form of pdf files. The final result of this system is that it can carry out computerized letter archiving to facilitate archiving and retrieval of archived letters.
Keywords: Information System, Archiving, Letters, North Sumatra Provincial Education Office.
ABSTRAK
Kantor Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang merupakan pusat dari seluruh Dinas Pendidikan Kota/Kabupaten di Provinsi Sumatera Utara. Dan pada subbagian umum kantor Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara merupakan tempat mengelola berbagai jenis Surat Masuk dan Surat Keluar maupun SPPD setiap harinya. Dalam pengelolaan pengarsipan surat- surat tersebut terdapat beberapa masalah yang terjadi, seperti banyaknya ruangan yang digunakan dalam menyimpan surat, lamanya proses pencarian surat serta pencatatan surat kedalam buku agenda. Oleh karena itu diperlukan perancangan sistem informasi pengelolaan arsip surat pada Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara yang berguna untuk mempermudah proses kerja pegawai dalam pengelolaan arsip surat sehingga data surat yang akan diarsipkan lebih akurat, efisien dan efektif.
Sistem ini dapat menyimpan dokumen surat dalam bentuk file pdf. Adapun hasil akhir dari sistem ini adalah dapat melakukan pengarsipan surat yang terkomputerisasi agar mempermudah pengarsipan dan pencarian kembali surat yang sudah diarsipkan.
Kata kunci : Sistem Informasi, Pengarsipan, Surat, Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... ii
ABSTRACK ... iv
ABSTRAK ... v
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR ... iix
DAFTAR LAMPIRAN ... x
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Ruang Lingkup Masalah ... 3
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4
1.3.1 Tujuan Penelitian ... 4
1.3.2 Manfaat Penelitian ... 4
1.4 Metode Penelitin ... 5
1.5 Sistematika Penulisan ... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 8
2.1 Dasar Teori ... 8
2.1.1 Pengertian Surat ... 8
2.1.2 Pengertian Arsip ... 9
2.1.3 Pengertian Sistem ... 10
2.1.4 Pengertian Informasi ... 11
2.1.6 Pengertian Sistem Informasi ... 12
2.1.7 Pengertian Perancangan Sistem ... 13
2.1.8 Alat Perancangan Sistem ... 14
2.1.9 Konsep Dasar Website ... 18
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 24
3.1 Analisis Sistem ... 24
3.1.1 Struktur Organisasi ... 24
3.1.2 Tugas Pokok dan Fungsi ... 25
3.1.3 Analisis Sistem Berjalan ... 29
3.1.4 Analisis Sistem Usulan ... 32
3.2 Perancangan Sistem ... 36
3.2.1 Perancangan Data Flow Diagram ... 36
3.2.2 Perancangan Database ... 41
3.2.3 Perancangan Antar Muka (Desaign Interface) ... 45
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 50
4.1 Hasil ... 50
4.1.1 Tampilan Halaman Login ... 50
4.1.2 Tampilan Halaman Register ... 51
4.1.3 Tampilan Halaman Landingpage ... 51
4.1.4 Tampilan Halaman Dashboard (User) ... 52
4.1.5 Tampilan Halaman Dashboard (Admin) ... 52
4.1.6 Tampilan Halaman Input Surat ... 53
4.1.7 Tampilan Halaman Cek Data Surat ... 54
4.1.8 Tampilan Halaman Input Data Pegawai ... 56
4.1.9 Tampilan Halaman Data Pegawai... 57
4.1.10 Tampilan Halaman Cetak Laporan ... 57
4.1.11 Tampilan Halaman Search SPPD ... 60
4.2 Pembahasan ... 61
4.2.1 Pengujian Black Box Testing ... 61
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 63
5.1 Kesimpulan ... 63
5.2 Saran ... 63
DAFTAR PUSTAKA ... 65
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Simbol-Simbol Flowchart ... 15
Tabel 2.2 Simbol-Simbol Pada DFD (Data Flow Diagram) ... 17
Tabel 2.3 Simbol-Simbol ERD (Entity Relationship Diagram) ... 21
Tabel 3.1 Tabel Users ... 41
Tabel 3.2 Tabel Surat Masuk ... 42
Tabel 3.3 Tabel Surat Keluar ... 42
Tabel 3.4 Tabel SPPD ... 43
Tabel 3.5 Data Pegawai... 43
Tabel 4.1 Black Box Testing ... 61
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara ... 24
Gambar 3.2 Flowchart Cari Surat ... 30
Gambar 3.3 Flowchart Simpan Surat ... 31
Gambar 3.4 Flowchart Sistem Usulan Pengarsipan Surat ... 35
Gambar 3.5 Diagram Konteks/Level 0 ... 36
Gambar 3.6 Data Flow Diagram Level 1 ... 37
Gambar 3.7 DFD Level 2 Proses Login ... 38
Gambar 3.8 DFD Level 2 Proses Pengolahan Data Surat Masuk ... 38
Gambar 3.9 DFD Level 2 Proses Pengolahan Data Surat Keluar ... 39
Gambar 3.10 DFD Level 2 Proses Pengolahan Data SPPD ... 39
Gambar 3.11 DFD Level 2 Proses Pengolahan Data Pegawai ... 40
Gambar 3.12 DFD Level 2 Proses Cetak Laporan ... 40
Gambar 3.13 ERD (Entity Relationship Diagram) ... 44
Gambar 3.14 Halaman Register ... 45
Gambar 3.15 Halaman Login ... 46
Gambar 3.16 Halaman Landingpage ... 46
Gambar 3.17 Halaman Dashboard Admin ... 47
Gambar 3.18 Halaman Dashboard User ... 47
Gambar 3.19 Halaman Input Data Surat ... 48
Gambar 3.20 Halaman Input Data Pegawai ... 48
Gambar 3.21 Halaman Dashboard Cek Data ... 49
Gambar 4.1 Tampilan Halaman Login... 50
Gambar 4.2 Tampilan Halaman Register ... 51
Gambar 4.3 Tampilan Halaman Landingpage ... 51
Gambar 4.4 Tampilan Halaman Dashboard (User)... 52
Gambar 4.5 Tampilan Halaman Dashboard (Admin) ... 52
Gambar 4.6 Tampilan Halaman Input Surat Masuk ... 53
Gambar 4.7 Tampilan Halaman Input Surat Keluar ... 53
Gambar 4.8 Tampilan Halaman Input SPPD ... 54
Gambar 4.9 Tampilan Halaman Cek Data Surat Masuk ... 54
Gambar 4.10 Tampilan Halaman Cek Data Surat Masuk Antar Staf Dalam... 55
Gambar 4.11 Tampilan Halaman Cek Data Surat Keluar ... 55
Gambar 4.12 Tampilan Halaman Cek Data Surat SPPD ... 56
Gambar 4.13 Tampilan Halaman Input Data Pegawai... 56
Gambar 4.14 Tampilan Halaman Cek Data Pegawai... 57
Gambar 4.15 Tampilan Halaman Cetak Laporan Berdasarkan Tanggal ... 58
Gambar 4.16 Tampilan Halaman Cetak Laporan Berdasarkan Jenis Surat ... 58
Gambar 4.17 Tampilan Laporan SPPD ... 59
Gambar 4.18 Tampilan Laporan Surat Masuk ... 59
Gambar 4.19 Tampilan Laporan Surat Keluar ... 60
Gambar 4. 20 Tampilan Halaman Search SPPD ... 60
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Pengangkatan Dosen Pembimbing ... 67
Lampiran 2 Surat Ijin Penelitian ... 68
Lampiran 3 Surat Balasan Ijin Penelitian... 69
Lampiran 4 Lembar Persetujuan Perbaikan Tugas Akhir ... 70
Lampiran 5 Daftar Riwayat Hidup ... 71
Lampiran 6 Similarity Index ... 72
Lampiran 7 Coding ... 77
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk mengirimkan informasi dari satu pihak (baik individu, lembaga, atau organisasi) ke pihak lain.
Dalam setiap organisasi, baik swasta maupun pemerintahan, surat-menyurat merupakan bagian penting dari proses administrasi. Selain sebagai media komunikasi, surat juga berfungsi sebagai bukti tertulis, pengingat, dan representasi dari organisasi atau instansi. Oleh karena itu, pengelolaan surat perlu dilakukan dengan baik agar fungsinya dapat berjalan dengan efektif (Sawitri &
Irhandayaningsih, 2017).
Pengarsipan surat adalah proses mengelompokkan, menata, dan menyimpan surat masuk serta surat keluar agar mudah ditemukan saat diperlukan. Proses ini juga berfungsi sebagai pusat penyimpanan memori dan sumber informasi penting untuk setiap organisasi, terutama dalam perencanaan, analisis, pengembangan, dan pelaporan. Oleh karena itu, setiap organisasi atau instansi memerlukan sistem pengelolaan arsip surat yang efektif dan aman (Fardiansyah et al, 2023).
Perkembangan teknologi yang terjadi pada saat ini banyak dimanfaatkan dalam berbagai hal, salah satunya dalam hal pengarsipan surat. Proses pengarsipan surat menggunakan teknologi sangat membantu pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien. Hal ini dibuktikan berdasarkan penelitian sebelumnya yang membahas tentang sistem informasi arsip surat berbasis web. Salah satunya adalah penelitian yang dilakukan oleh (Saifudin & Setiaji, 2019) dengan judul Sistem Infomasi Arsip
Surat (SINAU) Berbasis Web Pada Kantor Desa Karangsalam Kecamatan Baturaden. Penelitian ini menunjukkan bahwa sistem informasi berbasis web dapat mengelola arsip dan menyediakan informasi mengenai pengarsipan surat.
Keberadaan sistem ini mempermudah pegawai dalam proses pengelolaan arsip surat, yang menunjukkan betapa penting dan bermanfaatnya sistem informasi dalam suatu instansi.
Penelitian lain yang dilakukan oleh (Hidayat, 2014) dengan judul “Sistem Kearsipan Surat Masuk dan Keluar di Kantor Kepala Desa Tridadi Kecamatan Sleman Kabupaten Sleman Berbasis Visual Basic” menggunakan Visual Basic, sebuah program yang memungkinkan pembuatan aplikasi berbasis Microsoft Windows dengan cepat dan mudah. Dalam perancangan sistem informasi kearsipan di kantor Kepala Desa Tridadi, penulis memanfaatkan desain model berupa flowchart untuk physical system dan data flow diagram untuk logical model. Sistem informasi kearsipan surat masuk dan keluar berbasis Visual Basic ini dirancang untuk mempermudah pencarian dan pengklasifikasian data surat, serta memfasilitasi penemuan arsip surat dan pembuatan laporan.
Dari beberapa penelitian diatas dijelaskan bahwa walaupun proses pembuatan sistem pengarsipan surat dilakukan dengan cara yang berbeda, namum fungsi dari sistem pengarsipan surat itu tetap sama, yaitu untuk memudahkan dalam proses pencarian surat. Pada Kantor Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara pengarsipan surat masih dilakukan secara manual atau belum terkomputerisasi, yaitu dengan mencatatnya kedalam buku sehingga memiliki kelemahan atau ketidak-efisienan. Ketidak-efisienan ruang, yaitu dalam hal penyediaan tempat yang membutuhkan peralatan seperti Filling Cabinet, Map, Rak, dan Lainnya.
Ketidak-efisienan waktu, yaitu dalam proses pencarian dokumen yang lama.
Bahkan terkadang surat yang sudah diarsipkan, ketika dibutuhkan dan dicari surat tersebut tidak ada didalam map arsip. Hal ini menunjukkan bahwa terjadi kehilangan surat walaupun sudah diarsipan juga memungkinkan.
Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis bermaksud membuat sebuah sistem pengarsipan surat yang dapat mempermudah instansi dalam melakukan pengarsipan surat secara terkomputerisasi. Oleh karena itu, penulis memutuskan untuk mengerjakan Tugas Akhir dengan judul: “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ARSIP SURAT PADA DINAS PENDIDIKAN PROVINSI SUMATERA UTARA BERBASIS WEB”.
1.2 Ruang Lingkup Masalah
Berdasarkan penjelasan latar belakang yang telah dibahas sebelumnya, maka penulis membuat ruang lingkup masalah agar pembahasan lebih terarah.
Rumusan masalah dari hasil penelitian yang telah dilakukan oleh penulis yaitu Bagaiamana merancangan sistem informasi pengelolaan dan pengarsipan surat masuk, surat keluar dan surat perjalanan dinas berbasis web. Sedangkan ruang lingkup terkait dari Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat Pada Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Aplikasi ini berbasis website.
2. Aplikasi ini dapat melakukan pencatatan surat masuk dan surat keluar.
3. Aplikasi ini dapat melakukan pencatatan SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas).
4. Aplikasi ini dapat menampilkan laporan surat masuk, surat keluar dan SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas).
5. Pengguna dari aplikasi ini adalah admin (kepala bagian pengarsipan surat) dan user (pegawai) dari Kantor Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara.
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.3.1 Tujuan Penelitian
Tujuan dari perancangan ini adalah untuk mengembangkan sistem informasi berbasis web di Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara guna mengatasi masalah pengarsipan surat yang belum terkomputerisasi. Sistem ini diharapkan dapat menghasilkan informasi dan data yang lebih efektif dan akurat, sehingga mempermudah dan mempercepat pencarian surat-surat yang telah diarsipkan.
1.3.2 Manfaat Penelitian a. Bagi Penulis
Manfaat yang diperoleh penulis meliputi pemahaman tentang proses pengarsipan surat yang efektif, serta kemampuan untuk merancang dan membangun sistem pengarsipan surat yang terkomputerisasi, yang akan memberikan manfaat bagi instansi terkait.
b. Bagi Instansi
Manfaat bagi instansi atau perusahaan adalah dapat membantu dalam memecahkan masalah terkait pengarsipan surat yang ada pada Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara, seperti resiko hilangnya dokumen serta proses pencarian surat yang lama. Hasil dari penelitian ini yaitu
terbangunnya Sistem Informasi Pengarsipan Surat Berbasis Web yang lebih akurat.
1.4 Metode Penelitin
Metode penelitian pada dasarnya adalah pendekatan ilmiah untuk mengumpulkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu. Dalam melakukan penelitian, penting untuk mengikuti kaidah atau aturan yang berlaku agar hasil yang diperoleh dapat dianggap valid atau akurat. Oleh karena itu, penulis menerapkan metode dengan teknik pengumpulan data sebagai berikut :
1. Data Primer a. Observasi
Metode observasi merupakan metode pengumpulan data melalui proses pengamatan. Pada saat observasi penulis secara langsung mengunjungi Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara untuk mendapatan informasi serta mengamati permasalahan terkait pengarsipan surat. Setelah itu penulis akan mencari solusi dari permasalahan tersebut.
b. Wawancara/Interview
Metode wawancara yang dilakukan melibatkan tanya jawab dengan staf yang bekerja di bidang pengarsipan surat di Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara. Tujuannya adalah untuk memperoleh informasi terkait surat masuk, surat keluar, serta surat perjalanan dinas. Wawancara ini dianggap mampu memberikan informasi yang diperlukan oleh penulis.
c. Studi Kepustakaan
Metode kepustakaan adalah cara penulis mengumpulkan data dari berbagai buku dan jurnal sebagai referensi serta dasar dalam penyusunan penelitian yang berkaitan dengan masalah penelitian, yaitu pengarsipan surat.
2. Data Sekunder
Data sekunder adalah data tambahan yang diperoleh melalui media perantara atau secara tidak langsung berupa buku, jurnal, serta artikel-artikel yang telah dipubikasikan di media sosial. Penulis mengumpulkan serta mempelajari data yang telah diperoleh guna untuk mengurangi permasalahan dalam pengarsipan surat di Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara.
1.5 Sistematika Penulisan
Dalam penulisan tugas akhir ini, pembahasan dibagi menjadi beberapa bagian. Sistematika penulisan disusun dengan tujuan agar mudah dipahami oleh semua pihak. Adapun susunannya adalah sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Pada Bab pertama ini memuat latar belakang masalah, ruang lingkup permasalahan, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian, serta sistematika penulisan.
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
Pada Bab kedua ini terdiri dari tinjauan pustaka dan landasan teori, dimana berisikan uraian yang digunakan dalam menganalisis sistem informasi pengelolaan dan pengarsipan surat dan materi
pendukung lainnya, sehingga menghasilkan data relevan yang akan diimplementasikan pada bab-bab berikutnya.
BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada Bab ketiga ini analisis dan perancangan sistem merupakan kegiatan menganalisis sistem yang sedang berjalan mengenai gambaran umum objek penelitian dan sistem yang diusulkan agar dapat menyelesaikan masalah, menentukan kebutuhan serta memilih model sistem yang akan dirancang dengan menggunakan alat atau sarana perancang sistem.
BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada Bab keempat ini menjelaskan tentang hasil-hasil dari tahapan penelitian, tahapan analisis, dan tahapan perancangan. Sedangkan pembahasan merupakan uraian program dan analisis dari hasil program yang dibangun.
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN
Pada Bab kelima ini merupakan bab penutup dari penelitian, yang terdidiri dari kesimpulan dan saran. Kesimpulan berisikan dari hasil penelitian dan akhir pemecah masalah yang dikemukakan pada bab-bab terdahulu, sedangkan saran berisikan usulan dari peneliti untuk dilaksanakan sesuai dengan kesimpulan yang dibuat.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Dasar Teori
2.1.1 Pengertian Surat
Pada bab sebelumnya, telah dijelaskan definisi surat secara umum. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat adalah lembaran kertas yang berisi tulisan atau selembar kertas sebagai bukti atau keterangan, sesuatu yang dituliskan.
Jadi, surat merupakan alat komunikasi tertulis yang dikirimkan dari satu pihak ke pihak lain, baik atas nama individu maupun organisasi atau perusahaan. Berikut ini disajikan beberapa pendapat ahli mengenai pengertian surat.
1. Surat merupakan lembaran kertas atau lebih yang memuat pesan (materi komunikasi) yang dikirimkan oleh seseorang kepada pihak lain, baik atas nama individu maupun organisasi, lembaga, atau instansi (Suryani et al, 2014).
2. Surat merupakan media untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain, berupa selembar kertas atau bentuk lain sebagai bukti atau keterangan (Riyanto et al, 2020).
3. Menurut Darji, surat diartikan sebagai sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis, baik atas nama pribadi maupun atas nama jabatan dalam sebuah organisasi.
Dari beberapa penjelasan menegenai pengertian surat, penulis menyimpulkan, surat merupakan sehelai kertas atau lebih yang diberikan dari satu pihak kepada pihak lainnya untuk menyampaikan suatu informasi secara tertulis.
Pada Kantor Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara terdapat beberapa jenis surat yang dikelola, berikut merupakan jenis-jenis surat tersebut :
1. Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang diterima dari perorangan atau instansi/perusahaan lain (Asriel, 2018).
2. Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang dikirim kepada perseorang atau instansi/perusahaan lain (Asriel, 2018).
3. SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas)
SPPD Surat Perintah Perjalanan Dinas merupakan surat yang dikeluarkan oleh sebuah instansi untuk seorang karyawan atau pegawai dari suatu lembaga atau perusahaan yang diperintahkan untuk melakukan perjalanan dengan tugas yang berkaitan dengan kepentingan lembaga atau perusahaan yang bersangkutan (Suminar, 2019).
2.1.2 Pengertian Arsip
Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah catatan kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sejalan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Arsip ini dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, serta individu dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Menurut (Sugiarto & Wahyono, 2015) “Kearsipan dapat diartikan sebagai serangkaian aktivitas pengelolaan arsip yang mencakup penciptaan, penerimaan, pencatatan,
dan penyimpanan. Proses ini melibatkan penggunaan sistem tertentu untuk menyusun dan memelihara arsip agar dapat diakses kembali dengan cepat dan akurat, serta memudahkan pemusnahan arsip sesuai dengan kriteria tertentu”.
Arsip mempunyai beberapa kegunaan, yaitu antara lain :
1. Arsip berfungsi sebagai sumber informasi penting terkait berbagai kegiatan atau organisasi. Contohnya termasuk arsip yang memuat surat pertemuan dan surat undangan.
2. Arsip berfungsi sebagai sumber yuridis karena dapat menjelaskan hak dan kewajiban yang harus dipenuhi oleh pihak terkait. Contohnya adalah arsip surat perjanjian kerja.
Dengan demikian, arsip berperan sebagai pusat ingatan dan sumber informasi yang sangat penting bagi setiap lembaga atau organisasi untuk kegiatan perencanaan, analisis, pengembangan, pembuatan laporan, dan pertanggungjawaban.
2.1.3 Pengertian Sistem
Secara umum, sistem dapat diartikan sebagai suatu kesatuan atau kumpulan elemen, komponen, atau subsistem yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Masing-masing elemen atau komponen memiliki fungsi dan cara kerja sendiri, namun tetap bekerja sebagai satu kesatuan. Fungsi dan interaksi antar elemen tidak akan saling bertentangan, karena semua elemen saling bergantung untuk mencapai tujuan yang sama (Anggraeni & Iriani, 2016).
Pendapat lain menyatakan bahwa sistem adalah sekumpulan komponen yang saling terhubung dan bekerja sama untuk mencapai berbagai tujuan. Selain
itu, sistem juga dapat didefinisikan sebagai gabungan dari unsur-unsur, termasuk masukan (input), pengolahan (processing), dan keluaran (output) (Hutahaean, 2015).
Dari beberapa pendapat ahli tersebut, penulis menyimpulkan sistem merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen yang didalamnya terdapat beberapa proses dengan tujuan untuk memberikan aliran informasi.
2.1.4 Pengertian Informasi
(Dalleh et al., 2020) Mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses sehingga menjadi bentuk yang signifikan bagi penerimanya dan memiliki nilai aktual untuk pengambilan keputusan saat ini atau di masa depan. Informasi dianggap relevan jika memenuhi beberapa unsur berikut:
1. Relevansi : Informasi yang diberikan harus sesuai dengan masalah yang ada.
2. Kejelasan : Informasi harus disampaikan tanpa istilah yang membingungkan.
3. Akurasi : Informasi harus disajikan dengan teliti dan lengkap.
4. Kepatuhan Waktu : Data yang disajikan harus terbaru dan terkini.
Dengan demikian, penulis menyimpulkan bahwa informasi adalah hasil olahan data yang disajikan sedemikian rupa agar dapat digunakan oleh penerima untuk pengambilan keputusan.
2.1.5 Pengertian Pengelolaan Data
Pengelolaan data merujuk pada periode waktu yang digunakan untuk mengubah data menjadi informasi yang berguna. Semakin banyak data dan kompleksitas proses pengolahan data dalam suatu organisasi, baik besar maupun kecil, maka semakin penting penggunaan metode pengolahan data yang tepat (Kristanto 2018).
Berdasarkan pengertian ini, penulis menyimpulkan bahwa pengelolaan data adalah proses di mana data diolah untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat.
2.1.6 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri dari kumpulan komponen perangkat lunak dan perangkat keras yang mengolah data untuk menghasilkan output yang bermanfaat dalam mencapai tujuan organisasi. Sistem informasi juga merupakan kombinasi antara pengetahuan manusia dan teknologi, dengan tujuan untuk mendukung serta memperbaiki operasi sehari-hari perusahaan, serta memenuhi kebutuhan informasi untuk pengambilan keputusan dan pemecahan masalah (Margareth, 2017).
Berdasarkan pengertian diatas, penulis menyimpulkan bahwa sistem informasi merupakan beberapa komponen yang berhubunga satu sama lain dalam menyambungkan data sehingga dapat membantu para pengguna dalam mendapat suatu informasi. Dan juga dapat mempermudah pengguna dalam keifisienan waktu untuk mendapatkan informasi.
2.1.7 Pengertian Perancangan Sistem
Perancangan sistem adalah proses merancang atau mendesain sistem yang efektif, yang mencakup langkah-langkah operasi dalam pengolahan data serta prosedur-prosedur untuk mendukung operasi sistem. Perancangan sistem informasi dapat dipahami sebagai perencanaan yang mencakup implementasi sistem yang terdiri dari berbagai komponen untuk membangun sistem baru berdasarkan hasil analisis sistem sebelumnya. Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk memenuhi kebutuhan pengguna sistem serta menyediakan gambaran yang jelas dan desain yang lengkap(Mulyani, 2017).
Menurut Santi dalam bukunya yang berjudul “Analisa Perancangan Sistem”
(Santi, 2020) :
1. Perancangan sistem adalah langkah berikutnya setelah tahap analisis sistem dalam siklus pengembangan sistem.
2. Perancangan sistem melibatkan persiapan rancangan untuk implementasi sistem baru atau usulan.
3. Perancangan sistem mencakup pengaturan dan perencanaan elemen-elemen yang terpisah serta konfigurasi perangkat lunak dan perangkat keras.
Berdasarkan pendapat para ahli di atas, penulis menyimpulkan bahwa perancangan sistem adalah proses mengatur atau merancang sistem baru dengan tampilan yang baik dan komprehensif, biasanya melibatkan perancangan input, output, dan file.
2.1.8 Alat Perancangan Sistem
Dalam merancang sebuah sistem, ada beberapa hal yang mendukung agar perancangan sistem tersebut dapat memberikan hasil yang sempurna. Berikut merupakan beberapa alat bantu dalam perancangan sistem :
A. Flowchart
Flowchart digunakan dalam penggambaran secara grafik yaitu langkah dalam membuat tahapan program. Flowchart juga memudahkan dalam menganalisis agar mempermudah penyelesaian suatu masalah yang terjadi. Berikut merupakan beberapa penjelasan mengenai Flowchart :
1. Flowchart merupakan diagram simbolik yang menjelaskan suatu proses. Pada flowchart, suatu aliran proses yang menjelaskan dengan memakai simbol yang akan dikaitan menggunakan garis panah (Esabella & Haq, 2021).
2. Flowchart adalah diagram yang menggunakan simbol-simbol khusus untuk menggambarkan urutan proses secara rinci dan hubungan antara berbagai proses (instruksi) dalam suatu program. Diagram alur ini dapat secara jelas menunjukkan arus kontrol algoritma, yaitu bagaimana melaksanakan serangkaian kegiatan secara logis dan sistematis(Wibawanto, 2017).
Dari beberapa pengertian diatas, penulis menyimpulkan bahwa flowchart merupakan aliran yang menggunakan simbol-simbol yang bertujuan menggambarkan sesuatu untuk digunakan sebagai alur sistem.
Berikut merupakan beberapa simbol yang sering digunakan dalam membuat flowchart serta fungsinya pada tabel 2.1 (Esabella & Haq, 2021), yaitu :
Tabel 2.1 Simbol-Simbol Flowchart
No Simbol Fungsi
1
Simbol Arus/Flow
Untuk menyatakan jalannya arus suatu proses.
2
Simbol Dokumen
Untuk mencetak keluaran dalam bentuk dokumen.
3
Simbol Procedure
Menyatakan sekumpulan langkah (proses) yang dituliskan sebagian suatu prosedure.
4
Simbol Manual Input
Untuk memasukkan data secara manual dengan menggunakan online keyboard.
5
Simbol Process
Untuk menyatakan suatu tindakan (proses) yang dilakukan oleh komputer.
6
Simbol Manual
Untuk menyatakan suatu tindakan (proses) yang tidak dilakukan oleh komputer.
7
Simbol Data Storage
Data disimpan secara elektronik ke dalam database.
8
Simbol Magnetic Tape
Untuk menyatakan input berasal dari pita magnetis atau output disimpan ke pita magnetis dengan menggunakan online keyboard.
9
Simbol Offline-Strong
Untuk menunjukkan bahwa data dalam simbol ini akan disimpan kesuatu media tertentu.
10
Simbol Input/Output
Untuk menyatakan proses input/output tanpa tergantung jenis peralatannya.
No Simbol Fungsi 11
Simbol Disk Storage
Menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk
12
Simbol Connector
Untuk menyatakan sambungan dari proses keproses lainnya dalam halaman yang sama 13
Simbol Offline Connector
Untuk menyatakan sambungan dari proses keproses lainnya dalam halaman yang berbeda.
14
Simbol Terminal
Menyatakan permulaan atau akhir suatu program.
15
Simbol Decision
Untuk mennjukkan suatu kondisi tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan jawaban : YA/TIDAK.
16
Simbol Punched Card
Untuk menunjukkan input berasal dari kartu atau output ditulis kekartu.
B. DFD (Data Flow Diagram)
DFD (Data Flow Diagram) memiliki dua versi, yaitu versi E. Yourdon dan De Marco, serta versi Chris Gane dan Trish Sarson. Data Flow Diagram, yang juga dikenal sebagai diagram alir atau model fungsi, adalah alat analisis sistem yang menyajikan representasi grafis dari aliran data di seluruh organisasi.
DFD (Data Flow Diagram) menggambarkan aliran data melalui sistem dan proses pemrosesan yang dilakukan oleh sistem tersebut. Diagram ini meliputi elemen-elemen seperti diagram gelembung, grafik transformasi, dan model proses, serta dikenal sebagai diagram dekomposisi dalam perencanaan. Definisi kunci dari DFD adalah diagram yang menunjukkan proses dan ruang lingkup sistem, dengan
level tertinggi yang menggambarkan semua input dan output sistem. Data flowchart hanya mencakup proses dan tidak memiliki komponen penyimpanan (storage), sering disebut sebagai data level 0 (Kusnawati et al., 2017). Terdapat empat simbol dalam DFD, masing-masing dengan fungsi tertentu. Tabel 2.2 (Budiani, 2020) yaitu:
Tabel 2.2 Simbol-Simbol Pada DFD (Data Flow Diagram) No Nama Simbol Bentuk Menurut
(Gane/Sarson)
Bentuk Menurut (Demarco/Your
dan)
Fungsi
1 Proses/Process
Proses Pengolahan
Data
2 Aliran Data/Data Flow
Menggambar- kan Aliran Data Yang Berjalan
3
Agen
Eksternal/Kesatuan Luar
Menggambar- kan Asal Atau
Tujuan Data
4 Data Store/
Simpanan Data
Menggambar- kan Data Flow Yang
Sudah Disimpan
2.1.9 Konsep Dasar Website A. Pengertian Website
Menurut (Nurhadi & Kurniawan, 2017). “Website adalah kumpulan halaman yang tergabung dalam satu domain atau subdomain di WWW (World Wide Web) dan dapat diakses melalui internet”.
Menurut (Abdullah, 2018), website dapat diartikan sebagai sekumpulan halaman yang berisi informasi digital, termasuk teks, gambar, animasi, suara, dan video, yang disediakan melalui koneksi internet untuk diakses oleh semua orang di seluruh dunia. Secara umum, website dibagi menjadi tiga jenis menurut (Abdullah, 2018) :
1. Website Statis : Jenis website yang isinya tidak diperbarui secara berkala, sehingga informasi yang ditampilkan tetap sama dari waktu ke waktu. Website ini biasanya digunakan untuk menampilkan profil pemiliknya, seperti profil perusahaan atau organisasi.
2. Website Dinamis : Jenis website yang isinya diperbarui secara rutin oleh pengelola atau pemiliknya. Website ini sering dimiliki oleh perusahaan atau individu yang aktif di internet, seperti blog dan situs berita.
3. Website Interaktif : Termasuk dalam kategori website dinamis, di mana informasi diperbarui secara berkala. Namun, perbedaannya adalah bahwa informasi tidak hanya diubah oleh pengelola situs tetapi juga melibatkan interaksi yang lebih besar dengan pengguna.
Sesuai dengan topik, penulis memilih jenis website dinamis untuk perancangan website.
B. Bahasa Pemrograman
Bahasa pemrograman adalah notasi yang digunakan untuk memberikan perintah yang spesifik kepada program komputer. Dalam bahasa pemrograman, tidak ada kebebasan berekspresi seperti dalam bahasa ilmiah; sebaliknya, bahasa ini berfungsi sebagai alat komunikasi yang terstruktur untuk memberikan instruksi kepada komputer.
Terdapat beberapa bahasa pemrograman yang digunakan untuk proses perancangan website :
1. HTML (HyperText Markup Language) : HTML adalah bahasa standar yang digunakan untuk membuat dokumen atau halaman web, terdiri dari kode-kode singkat yang ditampilkan oleh browser web (Nurhadi & Kurniawan, 2017).
2. PHP (Personal Home Page) : PHP adalah bahasa pemrograman yang banyak digunakan untuk pembuatan dan pengembangan situs web, dan dapat digunakan bersama dengan HTML. (Nurhadi & Kurniawan, 2017).
Dan dalam perancangan website, penulis menggunakan CSS (Cascading Style Sheet) untuk membantu agar tampilan dari website tersebut menjadi lebih menarik dan lebih indah. CSS merupakan aturan untuk mengendalikan beberapa komponen dalam sebuah web sehingga akan lebih terstruktur dan seragam. CSS bukan merupakan bahasa pemrograman. Sama halnya Microsoft Word yang dapat mengatur beberapa style, misalnya heading, subbab, bodytext, footer, images, dan style lainnya untuk dapat digunakan bersama-sama dalam beberapa berkas (file).
Pada umumnya CSS dipakai untuk memformat tampilan halaman web yang dibuat dengan bahasa HTML dan XHTML (Nurhadi & Kurniawan, 2017). Maka dari itu CSS digunakan untuk mengatur konten dalam sebuah halaman web.
C. Basis Data
Database atau basis data adalah sekumpulan data yang saling terkait. Data ini biasanya disimpan dalam tabel-tabel yang saling terhubung, menggunakan field atau kolom di setiap tabel untuk membentuk hubungan antar tabel. Sistem yang terkomputerisasi memiliki basis data untuk memelihara data yang sudah diolah atau informasi dan membuat informasi tersedia saat dibutuhkan. Sistem basis data adalah sistem komputer yang dirancang untuk menyimpan data yang telah diproses atau informasi, serta memastikan bahwa informasi tersebut tersedia saat diperlukan (Rosa dan Shalahuddin, 2018).
1. MySQL (My Structure Query Language)
MySQL (My Structured Query Language) adalah perangkat lunak basis data yang mengelola tipe data relasional dengan menyimpan data dalam bentuk tabel- tabel yang saling terkait. MySQL merupakan salah satu sistem manajemen basis data (DBMS) di antara berbagai DBMS lainnya seperti Oracle, MS SQL, PostgreSQL, dan sebagainya. MySQL berfungsi untuk mengelola basis data menggunakan bahasa SQL (Mardiani et al, 2016).
2. SQL (Structure Query Language)
SQL (Structured Query Language) adalah bahasa yang digunakan untuk mengakses data dalam basis data relasional. SQL juga berfungsi sebagai antarmuka standar untuk sistem manajemen basis data relasional, termasuk yang berjalan di komputer pribadi (Mardiani et al., 2016). Menurut (Rosa dan Shalahuddin, 2018) SQL adalah bahasa yang digunakan untuk mengelola data dalam RDBMS (Relational Database Management System). Fungsi utama SQL Server adalah menyimpan dan menggunakan data yang terintegrasi dengan
aplikasi, baik pada komputer yang sama maupun di komputer lain dalam jaringan.
3. DFD (Data Flow Diagram)
DFD (Data Flow Diagram) adalah teknik yang digunakan untuk memodelkan kebutuhan data suatu organisasi, biasanya diterapkan oleh analisis sistem selama tahap analisis kebutuhan proyek pengembangan sistem. Teknik diagram ini atau alat bantu memberikan dasar untuk merancang database relasional yang mendukung sistem informasi yang sedang dikembangkan. ERD, bersama dengan detail pendukungnya, berfungsi sebagai model data yang selanjutnya digunakan sebagai spesifikasi untuk database (Saputra et al., 2023). Berikut adalah simbol- simbol dalam ERD menurut (Saputra et al, 2023) yaitu :
Tabel 2.3 Simbol-Simbol ERD (Entity Relationship Diagram)
No Simbol Keterangan
1 Entitas
2 Atribut
3 Hubungan
4 Garis
1. Entitas
Merupakan objek nyata yang dapat dibedakan dari objek lainnya. Entitas memiliki beberapa atribut yang digunakan untuk mengidentifikasi atau
membedakan satu entitas dari yang lain. Setiap entitas baru harus memiliki satu atribut unik, yang dikenal sebagai primary key.
2. Atribut
Atribut memiliki elemen yang dapat membedakan isi antara elemen yang satu dengan yang lain, ada dua jenis atribut yaitu antara lain seperti ini : a. Identifier (key) : Digunakan untuk secara unik mengidentifikasi suatu entitas (primarykey).
b. Descriptor (nonkey attribute) : Digunakan untuk menentukan karakteristik entitas yang tidak unik.
3. Kardinalitas
Menunjukkan jumlah relasi antara entitas, Jenis kardinalitas meliputi:
a. One-to-one : Setiap entitas di A berhubungan dengan maksimal satu entitas di B.
b. One-to-many : Setiap entitas di A dapat berhubungan dengan lebih dari satu entitas di B
c. Many-to-many: Setiap entitas di A dapat berhubungan dengan lebih dari satu entitas di B, dan sebaliknya, setiap entitas di B dapat berhubungan dengan lebih dari satu entitas di A (Saputra et al., 2023).
D. Xampp
Dalam perancangan sebuah website, diperlukan web server untuk menghubungkan file-file website dengan basis data. Beberapa web server yang umum digunakan antara lain Apache Web Server, Sun Java System Web Server, Xampp Server, dan Xitami Web Server. Dalam hal ini, penulis menggunakan
Xampp untuk merancang website tersebut. (Hidayatullah et al, 2015) Menurutnya,
"XAMPP adalah perangkat lunak gratis yang mendukung berbagai sistem operasi dan merupakan kumpulan dari beberapa program." XAMPP berfungsi sebagai server mandiri (localhost) yang mencakup berbagai program, termasuk Apache HTTP Server, MySQL untuk database, serta penerjemah bahasa pemrograman PHP dan Perl.
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
Berdasarkan hasil anaisis yang telah dilakukan penulis pada kantor Dinas Pendidikan Provinsi Utara, penulis mengamati bahwa seluruh proses pengarsipan surat pada instansi tersebut dilakukan oleh Subbagian Umum dan Kepegawaian.
Berikut merupakah struktur organisasi dari Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara.
3.1.1 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara KEPALA
DINAS
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
SEKRETARIS
SUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN
SUBBAG KEUANGAN
BIDANG GTK
BIDANG SMK
BIDANG SMA
BIDANG PKLK
KEPALA CABANG DINAS
PENDIDIKAN
3.1.2 Tugas Pokok dan Fungsi
Dinas Pendidikan mempunyai tugas melaksanakan urusan Pemerintahan Daerah/Wewenang Provinsi di Bidang Kesekretariatan, Bidang Pendidikan Dasar dan Pendidikan Khusus, Pendidikan Menengah dan Pendidikan Tinggi, Pengendalian Mutu Pendidik dan Tenaga Kependidikan. Berikut merupakan tugas pokok dan fungsi dari setiap bagian pada kantor Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara.
1. Kepala Dinas
Berikut merupakan tugas pokok dan fungsi yang dilakukan Kepala Dinas : a. Menyelenggarakan pembinaan bimbingan, arahan dan penegakan disiplin
pegawai.
b. Menyelengarakan pengarahan bimbingan kepada pejabat struktural.
c. Menyelenggarakan instruksi pelaksanaan tugas di lingkup dinas.
d. Menyelenggarakan fungsi perumusan kebijakan teknis, penetapan program urusan pemerintahan dan pelayanan umum.
e. Menyelenggarakan pembinaan dan pengendalian pelaksanaan tugas dan fungsi dinas.
2. Sekretaris
Berikut merupakan tugas pokok dan fungsi yang dilakukan Sekretaris Dinas : a. Membantu kepala dinas dalam menyelenggarakan urusan pemerintahan di
bidang urusan umum dan keuangan
b. Melaksanakan pengelolaan administrasi, kepegawaian, keuangan, barang dan kerumahtanggan Dinas Pendidikan.
c. Menyelenggarakan pembinaan pegawai, instruksi pelaksanaan tugas
penyusunan program kegiatan.
d. Menyelenggarakan pengelolaan, penataan, dan pengendalian administrasi umum dinas, administrasi kepegawaian, dan adminitrasi keuangan, pendataan, pengolahan data, analisis data, penyajian data.
e. Menyelenggarakan koordinasi penyusunan perencanaan strategis, rencana anggaran belanja, bahan kebijakan umum angaran prioritas.
f. Menyelenggarakan penyusunan bahan rancangan peraturan perundang- undangan, pengelolaan perpusatakaan, keprotokolan dan hubungan masyarakat.
3. Subbag Umum dan Kepegawain
Berikut merupakan tugas pokok dan fungsi yang dilakukan Subbag Umum dan Kepegawaian :
a. Menerima, mencatat, dan meneruskan surat masuk.
b. Mencatat, membukukan dan mendistribusikan surat keluar.
c. Mengarsipkan surat masuk dan keluar serta surat perjalanan dinas.
d. Melaksanakan pengelolaan kepegawaian tenaga kependidikan.
e. Menyusun pola pengembangan sumber daya manusia tenaga kependidikan.
f. Melaksanakan tugas kerumahtanggan meliputi keamanan, kebersihan, keprotokolan, keindahan, perlengkapan dan pengurusan ruang rapat.
g. Menghimpun dan menyusun rencana kebutuhan pemeliharaan/perawatan barang milik daerah.
h. Menghimpun dan menyusun rencana kebutuhan pemeliharaan/perawatan barang milik daerah.
i. Melaksanakan proses pengadaan barang dan jasa.
j. Melaksanakan koordinasi dan pengendalian pelaksanaan tugas pengurus barang pengguna.
k. Melaksanakan koordinasi dan pengendalian penyusunan dan penginputan Rencana Umum Pengadaan (RUP) barang dan jasa.
l. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian penggunaan/pemakaian inventaris, peralatan dan perlengkapan kantor/rumah tangga.
4. Kasubag Keuangan
Berikut merupakan tugas pokok dan fungsi yang dilakukan Subbag Keuangan : a. Melaksanakan penyusunan rencana anggaran Dinas dan satuan biaya kegiatan dan bahan revisi anggaran di lingkungan Dinas, laporan pelaksanaan anggaran dan perhitungan anggaran Dinas serta laporan Sub.bagian keuangan.
b. Melakukan penelitian kelengkapan dokumen pencairan anggaran dan ketersediaan dana sesuai dengan peraturan perundangundangan, melaksanakan penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran keuangan dinas.
c. Penyimpanan dan pemeliharaan dokumen Sub bagian keuangan.
5. Bidang GTK (Guru dan Tenaga Kependidikan)
Berikut merupakan tugas pokok dan fungsi yang dilakukan bidang GTK : a. Membantu kepala dinas dalam menyelenggarakan urusan pemerintahan
dibidang tenaga kependidikan, pengendalian mutu, pendidikan dan pelatihan.
b. Menyelenggarakan fungsi pembinaan pegawai, memberi arahan dan bimbingan kepada pejabat struktural, penyusunan rencana kegiatan dan program kerja.
c. Mensosialisasikan dan implementasi standar pendidik dan tenaga kependidikan di tingkat provinsi dan kabupaten/kota.
6. Bidang SMA (Sekolah Menengah Keatas)
Berikut merupakan tugas pokok dan fungsi yang dilakukan bidang SMA : a. Membantu kepala dinas dalam menyelenggarakan urusan pemerintahan
dalam bidang sekolah menengah atas, sekolah menengah kejuruan.
b. Menyelenggarakan fungsi pembinaan pegawai; memberi arahan dan bimbingan kepada pejabat struktural, penyusunan rencana kegiatan dan program kerja, pengelolaan, pemantauan satuan pendidikan bertaraf internasional pada jenjang pendidikan menengah.
c. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingan, arahan, dan penegakan disiplin pegawai, penyusunan rencana kegiatan dan program kerja, pendataan, pengolahan, dan penyajian data dalam sistem informasi manajemen.
7. Bidang SMK (Sekolah Menegah Kejuruan)
Berikut merupakan tugas pokok dan fungsi yang dilakukan bidang SMK : a. Membantu kepala dinas dalam menyelenggarakan urusan pemerintahan
dalam bidang sekolah menengah atas, sekolah menengah kejuruan.
b. Menyelenggarakan fungsi pembinaan pegawai; memberi arahan dan bimbingan kepada pejabat struktural, penyusunan rencana kegiatan dan program kerja, pengelolaan, pemantauan satuan pendidikan bertaraf internasional pada jenjang pendidikan menengah.
c. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingan, arahan, dan penegakan disiplin pegawai, penyusunan rencana kegiatan dan program kerja, pendataan, pengolahan, dan penyajian data dalam sistem informasi manajemen.
8. Bidang PKLK (Pendidikan Khusus dan Layanan Khusus)
Berikut merupakan tugas pokok dan fungsi yang dilakukan bidang PKLK : a. Membantu kepala dinas dalam menyelenggarakan urusan pemerintahan di
bidang taman kanak-kanak dan sekolah dasar, sekolah menengah pertama dan pendidikan luar biasa.
b. Menyelenggarakan fungsi pembinaan pegawai, arahan dan bimbingan kepada pejabat structural, pendataan, pengolahan, dan penyajian data dalam sistem informasi manajemen pendidikan.
c. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingan, arahan, dan penegakan disiplin pegawai.
9. Kepala Cabang Dinas Pendidikan
Berikut merupakan tugas pokok dan fungsi yang dilakukan Kepala Cabang Dinas Pendidikan :
a. Membantu Kepala Dinas Pendidikan melaksanakan sebagian urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan provinsi di wilayah kerjanya (SMA, SMK dan PKLK).
b. Melaksanakan kegiatan hubungan masyarakat
c. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh cabang dinas pendidikan.
3.1.3 Analisis Sistem Berjalan
Setelah penulis melakukan penelitian pada kantor Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara, penulis mengamati dan melakukan analisa pada proses pengelolaan data pengarsipan surat yang sedang berjalan pada saat ini di kantor Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara. Pengelolaan pengarsipan surat yang
dilakukan sekarang masih berbasis manual atau mencatatnya kedalam buku agenda surat dan belum menggunakan teknologi dalam prosesnya. Dari hasil pengamatan tersebut penulis berpendapat bahwa lebih baik jika proses pengarsipan surat di kantor Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara menggunakan sistem informasi agar mempercepat dalam proses pengelolaan dan pencarian surat. Berikut ini adalah gambar diagram alir sistem yang sedang berjalan pada Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara.
a. Proses Cari Surat Pada Map Arsip
Pegawai
Gambar 3.2 Flowchart Cari Surat
Mulai
Mencari surat dalam buku arsip
sesuai dengan data surat
ya tidak
Data surat
Buku arsip
Data valid
Surat
Selesai
b. Proses Simpan Surat Kedalam Map Arsip Pegawai
Gambar 3.3 Flowchart Simpan Surat
Pada gambar di atas, terlihat bahwa proses pengarsipan surat yang dilakukan di Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara belum terkomputerisasi dan masih mengalami kendala dalam pencarian dan penyesuaian data surat, serta dalam menemukan surat di dalam map arsip. Keseluruhan proses pengarsipan surat yang masih mengandalkan operasi manual menyebabkan kinerja yang kurang efisien.
Mulai
Surat
Mencatat data surat kedalam buku agenda
Arsip Surat Masuk Surat
Masuk
Surat Keluar
Arsip Surat Keluar
Arsip SPPD
Selesai Ya
Tidak
Ya
Tidak
SPPD
3.1.4 Analisis Sistem Usulan
Analisis sistem usulan meliputi kebutuhan sistem berikut:
A. Kebutuhan antar muka
Kebutuhan antar muka dalam sistem informasi yang akan dibangun yaitu : 1. Sistem informasi pengolahan arsip surat akan memiliki tampilan yang
mudah digunakan oleh pengguna.
2. Sistem informasi pengolahan arsip surat memiliki halaman, landingpage.
Dimana halaman tersebut berfungsi untuk pegawai dalam mengakses surat yang sudah diarsipakan serta surat SPPD yang dibuat untuk pegawai tersebut. Dan halaman ini berfungsi untuk mengunduh file surat yang ingin diambil dari sistem.
3. Sistem informasi pengolahan arsip surat memiliki halaman dashboard.
Dimana halaman ini berfungsi untuk menginputkan data surat masuk, data surat keluar, file surat, serta data SPPD. Dan juga halaman ini berfungsi untuk mengelola data surat dan menghasilkan laporan dari keseluruhan data surat tersebut.
B. Kebutuhan Data
Data yang akan diolah oleh sistem ini adalah sebagai berikut:
1. Data Surat Masuk 2. Data Surat Keluar 3. Data Surat SPPD
C. Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional yang akan dirancang dalam sistem ini antara lain:
1. Login
1) Menginputkan username dan password 2) Melakukan pembuatan akun
2. Pengolahan Data Surat Masuk
1) Sistem dapat menginput dan menyimpan data surat masuk secara lengkap serta melakukan lampiran berupa file surat tersebut.
2) Sistem memungkinkan dalam mengolah data surat masuk melakukan operasi, edit, hapus, menampilkan file surat serta dapat mengunduh file surat tersebut.
3. Pengolahan Data Keluar
1) Sistem dapat menginput dan menyimpan data surat keluar secara lengkap serta melakukan lampiran berupa file surat tersebut.
2) Sistem memungkinkan dalam mengolah data surat keluar melakukan operasi, edit, hapus, menampilkan file surat serta dapat mengunduh file surat tersebut.
4. Pengolahan Data Surat SPPD
1) Sistem dapat menginput data surat perintah perjalanan dinas atau SPPD secara lengkap.
2) Sistem memungkinkan dalam mengolah data surat perintah perjalanan dinas (SPPD) melakukan operasi, edit, hapus, dan dapat mengunduh file surat tersebut.
5. Pembuatan Laporan
1) Sistem harus mampu menghasilkan laporan berdasarkan data surat masuk, surat keluar, dan SPPD yang tersimpan dalam database.
2) Laporan harus dapat di-generate dalam berbagai format seperti PDF, dan dapat disesuaikan dengan rentang waktu tertentu atau kriteria lainnya sesuai kebutuhan pengguna.
Analisis sistem susulan adalah sebuah sistem yang digunakan guna membantu pekerjaan pegawai yang ada di Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara dalam melakukan pengolahan data surat di dalam Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat Pada Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara.
Flowchart Sistem Usulan
Gambar 3.4 Flowchart Sistem Usulan Pengarsipan Surat
Mulai
User Name Password
Login
Dashboard
Database Olah Data
Selesai Ya Valid
Tidak
Surat Masuk Surat Keluar SPPD
Laporan
logout Ya
Tidak Data Pegawai
Input Data, Edit Data
3.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan kumpulan langkah yang digunakan untuk membuat/mengubah desain. Tujuan dari adanya perancangan sistem yaitu untuk memberikan gambaran secara umum mengenai sistem yang akan dibuat. Berikut merupakan langkah-langkah dalam Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat Pada Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara.
3.2.1 Perancangan Data Flow Diagram 1. Diagram Konteks/Level 0
Diagram konteks merupakan diagram yang menjelaskan bagaimana sistem berinteraksi dengan external entity. Dan aliran datanya diarahkan ke sistem.
Adapun diagram konteks dari perancangan sistem ini adalah sebagai berikut:
Gambar 3.5 Diagram Konteks/Level 0
-INFORMASI SURAT MASUK -INFORMASI SURAT KELUAR -INFORMASI SPPD
-REGISTRASI/LOGIN
User
SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ARSIP
SURAT DINAS PENDIDIKAN PROVINSI
SUMATERA UTARA BERBASIS WEB
-DATA SURAT MASUK -DATA SURAT KELUAR
-DATA SPPD -DATA PEGAWAI
-INFORMASI SURAT MASUK -INFORMASI SURAT KELUAR -INFORMASI SURAT SPPD -INFORMASI PEGAWAI - LAPORAN SURAT MASUK - LAPORAN SURAT KELUAR - LAPORAN SPPD
Admin
2. DFD Level 1
Data flow diagram level 1 merupakan proses lanjutan dari diagram konteks yang di jelaskan dengan lebih lengkap. Data flow diagram level 0 pada sistem informasi ini adalah sebagai berikut:
Gambar 3.6 Data Flow Diagram Level 1
2.0 Olah Data
Surat Masuk
4.0 Olah Data
SPPD
tb_surat_masuk
tb_surat_keluar
tb_sppd tb_users
Data user Informasi user Informasi user
Data user
Data Surat Masuk Data Surat Masuk
Data Surat Keluar
Data SPPD
Data SPPD Data Surat Keluar
Informasi SPPD Informasi Surat Keluar Informasi Surat Masuk
1.0 Login
Informasi Surat Masuk
Informasi Surat Keluar 3.0
Olah Data Surat Keluar
Informasi SPPD
5.0 Olah Data
Pegawai
Data Pegawai
Informasi Pegawai tb_data_pegawai
Data Pegawai Informasi Pegawai
Informasi SPPD Data user
Admin
6.0 Cetak Laporan
User
Informasi Surat Masuk
Informasi Surat Keluar -Laporan SPPD
-Laporan Surat Masuk -Laporan Surat Keluar
Informasi login
3. DFD Level 2 Proses Login
Gambar 3.7 DFD Level 2 Proses Login
4. DFD Level 2 Proses Pengolahan Data Surat Masuk
Gambar 3.8 DFD Level 2 Proses Pengolahan Data Surat Masuk
1.2 Login Informasi user
Data_user
tb_users
Data_user
Informasi user
2.1 Olah Lihat Data Surat Masuk
Admin
tb_suratMasuk
Informasi Surat_Masuk Informasi
Surat Masuk
Data Surat Masuk Data Surat Masuk
Data Surat Masuk
2.2 Olah Input Data Surat Masuk
2.3 Olah Edit Data Surat Masuk
Data Surat Masuk Data_user
Admin
1.1 Olah Data
User
User
Data_user Data_user
Informasi login
Informasi login
5. DFD Level 2 Proses Pengolahan Data Surat Keluar
Gambar 3.9 DFD Level 2 Proses Pengolahan Data Surat Keluar
6. DFD Level 2 Proses Pengolahan Data Surat SPPD
Gambar 3.10 DFD Level 2 Proses Pengolahan Data Surat SPPD
3.1 Olah Lihat Data Surat
Keluar
3.3 Olah Edit Data Surat
Keluar
Admin
tb_suratKeluar
Informasi Surat Keluar Informasi Surat Keluar
Data_Surat_Keluar Data_Surat_Keluar
Data_Surat_Keluar Data_Surat_Keluar
4.1 Olah Lihat Data SPPD
4.2 Olah Input Data SPPD
4.3 Olah Edit Data SPPD
Admin tb_SPPD
Data_SPPD
Data_SPPD Data_SPPD
Informasi SPPD Informasi
SPPD
3.2 Olah Input Data Surat
Keluar
Data_SPPD
7. DFD Level 2 Proses Pengolahan Data Pegawai
Gambar 3.11 DFD Level 2 Proses Pengolahan Data Pegawai
8. DFD Level 2 Proses Pengolahan Cetak Laporan
Gambar 3. 12 DFD Level 2 Proses Cetak Laporan
5.1 Olah Lihat
Data Pegawai
5.2 Olah Input
Data Pegawai
5.3 Olah Edit
Data Pegawai
tb_data_pegawai
Data_Pegawai
Data_Pegawai Data_Pegawai
Informasi Pegawai Informasi
Pegawai
Data_Pegawai
Admin
tb_surat_masuk
tb_surat_keluar
tb_sppd
-Laporan SPPD -Laporan Surat Masuk -Laporan Surat Keluar
Admin
6.0 Cetak Laporan
3.2.2 Perancangan Database
Perancangan basis data adalah proses merancang struktur dan organisasi data yang efisien untuk kebutuhan suatu sistem informasi. Ini melibatkan identifikasi entitas dan atribut, serta hubungan antara entitas-entitas tersebut. Selain itu, perancangan basis data juga mencakup pemilihan tipe data yang sesuai, kunci utama, kunci asing, dan integritas referensial untuk memastikan keakuratan dan konsistensi data. Tujuan utamanya adalah untuk menciptakan basis data yang dapat mendukung operasi sistem secara efisien, memungkinkan penyimpanan, pengambilan, dan pembaruan data dengan mudah, serta mengoptimalkan kinerja sistem secara keseluruhan.
1. Tabel Users
Tabel users merupakan tabel yang berfungsi menyimpan data identiras user yang mengakses sistem informasi ini yang digunakan dalam proses login.
Tabel 3.1 Tabel Users
Field Type Size Keterangan
id Bigint 20 PRIMARY KEY, AUTO
INCREMENT
nama Varchar 100 -
nip_pegawai Varchar 18 FOREIGN KEY
password Varchar 255 -
role Enum - User, Admin
2. Tabel Surat Masuk
Tabel surat masuk merupakan tabel yang berfungsi menyimpan data surat masuk, yang diinput oleh admin dengan primary key sebagai berikut :
Tabel 3.2 Tabel Surat Masuk
Field Type Size Keterangan
id Bigint 20 AUTO INCREMENT
nomorsurat Varchar 50 PRIMARY KEY
file_surat Varchar 255 -
asal_surat Varchar 50 -
tanggal_surat Date - -
perihal Text - -
disposisi Varchar 100 -
tanggal_arsip Date - -
lampiran Varchar 50 -
sifat_surat Varchar 50 -
3. Tabel Surat Keluar
Tabel surat keluar akan diinput admin dengan primary key sebagai berikut : Tabel 3.3 Tabel Surat Keluar
Field Type Size Keterangan
id Bigint 20 AUTO INCREMENT
nomor_surat Varchar 50 PRIMARY KEY
file_surat Varchar 255 -
asal_surat Varchar 50 -
tanggal_surat Date - -
perihal Text - -
nama_penerima Varchar 100 -
tanggal_arsip Date - -
lampiran Varchar 50 -
sifat_surat Varchar 50 -
4. Tabel SPPD
Tabel SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) merupakan tabel yang dibuat untuk menyimpan data-data surat dinas yang akan digunakan pada sistem. Berikut merupakan struktur yang ada pada Tabel SPPD :
Tabel 3.4 Tabel SPPD
Field Type Size Keterangan
id_sppd Bigint 20 AUTO INCREMENT
nomor_surat Varchar 50 PRIMARY KEY
maksud_perjalanan Text - -
tanggal_surat Date - -
tanggal_arsip Date - -
file_sppd Varchar 255 -
nip_pegawai Varchar 18 FOREIGN KEY
nama_pegawai Varchar 100 -
pangkat_gol Varchar 100 -
jabatan Varchar 100 -
5. Tabel Data Pegawai
Tabel data pegawai merupakan tabel yang digunakan untuk menyimpan informasi mengenai data pegawai. Berikut merupakan tabel data pegwai :
Tabel 3.5 Data Pegawai
Field Type Size Keterangan
id Bigint 20 AUTO INCREMENT
nip_pegawai Varchar 18 PRIMARY KEY
nama Varchar 100 -
pangkat_gol Varchar 100 -
jabatan Varchar 100 -
