So 12/2010
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Van ban dien ti), chO ky so trong IQ trinh xay di;ng "Chfnh phu di§n tip' vai cong tac van thif, ILFU trip
Quy djnh cua phap luat Viet Nam ve
lu'u triF chiFng tip va tai lieu ke toan dien tiF
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Ki 2. LU'U TRCP TAI LIEU K t TOAN DIEN TU"
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heo quy dinh hien hanh, loai tai lieu k l toan bat buoc phai luu trO bao gdm: chung tu k l toan, s6 k l toan chi tilt, s6 k l toan tong hp'p, bao cao tai chinh, bao cao k l toan quan tri. Ngoai nhung tai lieu tren, nhCpng tai lieu khac c6 lien quan d i n k l toan thuoc dien phai luu trCr con co: cac loai hpp dong, quylt djnh bo sung v6n ti> Igi nhuan, phan phoi cac quy ti> lai nhuan, quylt djnh miin giam thul, hoan thul, truy thu thul, bao cao k i t qua kilm ke va danh gia tai san; cactai lieu lien quan d i n kilm tra, thanh tra, kilm toan; cac tai lieu lien quan den giai t h i , pha san, chia, tach, sap nhap, chim dirt hoat dpng, chuyin ddi hinh thuc sa hOu; cac tai lieu lien quan d i n nhan va si> dung kinh phi, v6n, quy; tai lieu lien quan d i n nghTa yu t h u l ddi vai Nha nuac; tai lieu lien quan d i n kilm ke, danh gia tai san; tai lieu lien quan d i n kiem tra, thanh tra, kilm toan; tai lieu lien quan d i n chia, tach, sap nhap, cham dut hoat dong; bien ban tieu huy tai l i e u k l toan va cac tai lieu k l toan khac co lien quan d i n k l toan.
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(Dieu 40 Luat K4 toan, Dieu 27 Nghi dinh so 128/2004 va 129/2004).
Tai lieu k l toan dien t u la hinh thuc cua tai lieu k l toan do do no cung duac bao quan, luu tru theo quy djnh chung cua phap luat v l luu trO tai lieu k l toan. Ngoai ra, phap luat con CO nhung quy dinh rieng, phu hap vai loai tai lieu dac thu nay, DiSu 33 Nghi djnh 129/2004, Dieu 40 Nghi dinh 128/2004 quy dinh: Chipng t u dien tu la cac bang tu, dTa ti>, the thanh toan phai duac s i p x i p theo thu t u tho'i gian, duvc bao quan vai du cac diSu kien ky thuat
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chong thoai hoa chung tif dien ttf va chdng tinh trang truy cap thong tin bat hop phap tu ben ngoai; ChCrng tCr dien tCr tnroc khi dua vao luu trCfphai in ra giay de liru tru theo quy dinh v§ luu tru tai lieu kS toan. Trudng hop chCmg tu dien tir duoc Itru trCr bang ban goc tren thiet bi dac biet thi phai luu trCr cac thiet bi doc tin phu hop dam bao khai thac duac khi can thiet, Thdi dilm, thdi han luu tru, nai luu tru va tieu huy Chung tu dien tu thuc hien theo quy djnh cua phap luat.
Theo quy djnh tren, viec luu tru chung t u dien tLP cd mot so dilm khac biet ca ban ddi vdi luu trO chung tu truyin thong (chipng t u gily) la: thu nhlt, v l mat ky thuat phap luat quy djnh viec luu trCt' chung tu dien t u tren cac vat mang tin la bang tu, dTa
tu, the thanh toan phai dam bao cac diiu kien v l mat ky thuat d l vat mang tin va thong tin luu tren n6 khdng bi thoai hda, vi do b i n cua nhiing loai vat mang tren thudng rit ngan so vo'i dp bin cua gily. Cd le chinh vi ly do nay, phap luat con quy djnh chung tu dien tip truac khi dua vao luu trO phai in ra gily d l luu trO theo quy djnh cua luu tru tai lieu k l toan, Nhu vay ddi vai chung
tu dien tu, ca quan luu trii yua phai luu ban dien ti> vua phai luu ban giay. Ddng thai phap luat cdn quy djnh viec luu trij chung tu dien t u phai luu ca cac thilt bj doc tin phu hap dk dam bao khai thac khi cSn thilt.
Viec bao quan, luu trO tai lieu k l toan duac quy djnh nhu sau: Tai lieu k l toan phai duac dan vi k l toan bao quan d l y du, an toan trong qua trinh su dung. Nguai lam k l toan co trach nhiem bao quan tai lieu k l toan cua minh trong qua trinh si> dung; Tai lieu k l toan luu tru phai la ban chinh theo quy dinh cua phap luat cho tung loai tai lieu k l toan.
Truang hap tai lieu k l toan bi tam giu, bj tjch thu, bj m i t hoac bj huy hoai thi phai co bien ban kem theo ban sao chup tai lieu bi tam giu, bj tjch thu, bj m i t hoac bj huy hoai. D6i vai chung t u k l toan chi cd mpt ban chinh nhung
can phai luu tru a ca hai nai thi mot trong hai nai duac luu trO ban chung tu sao chup...Nguai dai dien theo phap luat cua dan vj k l toan phai chiu trach nhiem t l chuc bao quan, luu trO tai lieu k l toan v l su an toan, day du va hap phap cua tai lieu k l toan; Tai lieu k l toan dua vao luu trO phai d l y du, c6 he thong, phai phan loai, sap x I p thanh tung bp h i sa rieng theo thu tu thai gian phat sinh va theo ky k l toan nam. (Dieu 28 Nghj dinh 129, diSu 35 Nghj dinh 128)
D i i u 36 Nghj dinh 128/2004 huang d i n mot so diiu cua Luat k l toan ap dung trong hoat dpng k l toan nha nuo-c, quy djnh nai luu trCp tai lieu k l toan nhu sau: Tai lieu k l toan cua dan vj k l toan duac luu tai kho luu tru , cua dan vj do. Kho luu tru /W tai lieu k l toan phai b6 tri M^''\ g^n dia ban nai dan vj
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kien bao quan bao dam an toan trong qua trinh luu triJ"
theo quy dinh cua phap luat; Truo-ng hap dan vj k l toan khong t6 chuc bp phan hoac kho luu tru tai dan vj thi phai thue td chuc, ca quan luu tru tai lieu k l toan tren ca sa ky k i t hap ding luu triJ' theo quy djnh cua phap luat; Tai lieu k l toan cua cac ky k l toan nam dang cdn trong thai han luu tru cua dan vj k l toan bj chia, tach, sap nhap duac luu tri> tai dan vj mai thanh lap.
Truang hap tai lieu k l toan cua dan vj ke toan bi chia, tach khong phan chia duac cho cac dan vj mai thi luu triJ lai dan vi bi chia, bj tach hoac luu tru tai nai theo quylt djnh cua ca quan co t h i m quyin quylt djnh chia, tach; Tai lieu k l toan cua dan vj c h l m dCrt hoat dong gom tai lieu k l toan cua ky k l toan nam dang con trong thai han luu trCp va tai lieu k l toan lien quan d i n chlm dut hoat dpng luu trip tai nai theo quylt djnh cua ca quan co thIm quyin quylt dinh c h l m dut hoat dong; Tai lieu ke toan v l an ninh, qu6c phong va tai lieu luu trCJ' vTnh viln phai dua vao luu tri> theo quy djnh cua phap luat.
Ky dien tu (dnh minii hpa)
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D i i u 29 Ngh[dinh 129/2004 quy djnh chi tilt va hudng d i n mot s6 diiu cua Luat k l toan ap dung trong hoat dong kinh doanh quy dinh v l nai luu trO tai lieu k l toan nhu sau:
Tai lieu k l toan cua dan vi k l toan nao duac luu trlJ' tai kho cua dan vj k l toan do. Kho luu triJ phai co d l y dij thilt bj bao quan va diiu kien bao quan bao dam an toan trong qua trinh luu trO theo quy dinh cua phap luat. Dan vi k l toan co t h i thue t l chCrc luu trO thuc hien luu trCp tai lieu k l toan tren ca sa hap ddng ky k i t giij'a cac ben; Tai lieu k l toan cua doanh nghiep c6 v6n dau tu nuac ngoai, chi nhanh va Van phdng dai dien cua doanh nghiep nuac ngoai hoat dong tai Viet Nam trong thai gian hoat dong tai Viet Nam theo Gily phep d i u t u hoac Gily phep thanh lap duac d p , phai duac luu trCJ' tai dan vj k l toan trong lanh thd nudc Cpng hoa xa hoi chu nghTa Viet Nam. Khi doanh nghiep co v6n d I u t u nudc ngoai, chi nhanh va Van phong dai dien cua doanh nghiep nudc ngoai hoat dpng tai Viet Nam k i t thuc hoat dpng tai Viet Nam thi tai lieu k l toan duac luu tru' tai nai theo quylt dinh cua ngudi dai dien theo phap luat cua dan vi k l toan; Tai lieu k l toan cua dan vj giai the, pha san bao gdm tai lieu k l toan cua cac ky k l toan nam dang cdn trong thai han luu trO va tai lieu k l toan lien quan d i n viec giai t h i , pha san duac luu tri> tai nai theo quylt djnh cua ngudi dai dien theo phap luat cua dan vj k l toan; Tai lieu k l toan cua dan vj c6 phIn hoa, chuyin ddi hinh thipc sd hij'u, bao gdm tai lieu k l toan cua cac ky k l toan nam dang cdn trong thdi han luu tru va tai lieu k l toan lien quan d i n c l phIn hoa, chuyin ddi hinh thuc sa hCpu duac luu trO tai dan vj k l toan la chu sd hCpu mdi hoac luu tru tai nai theo quylt djnh cua ca quan co thIm quyin quylt djnh c6 phan hoa, chuyin doi hinh thuc sd huu; Tai lieu k l toan cua cac ky k l toan nam dang con trong thdi han luu trO cua cac dan vi duac chia, tach thanh hai hay nhilu dan vj mdi: n l u tai lieu k l toan phan chia duac cho dan vj k l toan mdi thi phan chia va luu trO tai dan vj mdi; n l u tai lieu k l toan khong phan chia dupc thi luu tru tai dan vj k l toan bj chia hoac bi tach hoac luu tn> tai nai theo quylt djnh cua ca quan co t h i m quyin
quylt djnh chia, tach dan vj. Tai lieu k l toan lien quan d i n chia, tach thi luu tru tai cac dan vj k l toan mdi chia, tach; Tai lieu k l toan cua cac ky k l toan nam dang cdn trong thai hgn luu trCt' va tai lieu k l toan lien quan d i n sap nhap cac dan vj k l toan thi luu tru tai dan vj nhan sap nhap; Tai lieu k l toan v l an ninh, quoc phdng phai dua vao luu triJ' theo quy djnh cua phap luat.
V l thdi han luu tru' tai lieu k l toan, phap luat Viet Nam quy dinh cac muc thai han: tai lieu luu triJ' k l toan phai luu tru tdi thilu 5 nani, 10 nam hoac vTnh viln ddi vdi cac loai tai lieu k l toan cua ca quan nha nudc va cac dan vi kinh doanh (Diiu 30, 31, 32 Nghj djnh 129/2004 va D i i u 37, 38, 39 Nghj dinh 128/2004). Ngoai ra phap luat con quy djnh v l : thdi dilm tinh thdi han luu tru tai lieu k l toan, tieu huy va thu tuc tieu huy tai lieu k l toan doi vdi cac dan vj k l toan.
D i i u 9 Nghj djnh 35/2007 quy dinh v l giao djch dien t u trong hoat dpng ngan hang con quy djnh v l djnh dang chung t u dien tCr "dinh dang cua chung tu dien t u phai dap ung:
Phan biet, nhan bilt va truy cap duac d i n tung chung t u dien tup. Xac djnh chi tilt vj tri, dac dilm, kilu, dp dai va cac rang bupc nghiep vu d i i vdi tung y l u t l tren chung tu dien tip. Bao dam viec truyin, nhan, XCP ly, bao quan, luu tru chung t u mpt each t u dpng tren cac phuang tien dien tCp.
Dang chu y la trong Nghi djnh 35/2007 co nhung quy djnh kha chi tilt v l bao quan va luu tru' chung tCp dien tup. Cu t h i la: V l hinh thuc bao quan, luu trCp chung tip dien tip:
Chung t u dien tCp duac bao quan, luu trO' bang phuang tien dien tu; Ca quan, t l chuc, ca nhan duac quyin lua chpn va ap dung hinh thCpc bao quan, luu trO chipng t u dien tCr phu hap vdi dac thu hoat dpng va kha nang ung dung cong nghe cua minh; Trudng hap c i n thilt CO the chuyin doi hinh thuc bao quan, luu trCp bing phuang tien dien tip sang luu tru bing gily (Diiu 19). Viec bao quan, luu tru Chung t u dien t u phai dam bao nhung yeu c l u : Tinh an toan bao mat, toan ven, d l y du, khong bj thay ddi, sai lech trong suit thdi gian luu tar. Luu tru dung va du thdi han doi vdi tCpng loai chCpng ti> theo cac quy djnh cua
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phap luat. In duac ra gily hoac tra cuu duac khi CO yeu cau (Diiu 20 Nghj djnh s6 35/2007 quy djnh v l giao djch dien tu trong hoat dpng ngan hang).
Dan vj duac giao nhiem vu bao quan, luu trO chung ti> dien tCp phai co cac diiu kien sau day: Co phuang an bao quan, luu triJ' chung tu dien tLP bang phuang tien dien tu trinh d p CO thIm quyin theo quy djnh cua phap luat phe duyet trudc khi thuc hien. Duy tri cac phuang tien dien tu, trang thilt bi ky thuat, dja diem luu tru va xay dung quy trinh ky thuat de bao quan, luu tru chung tu dien tCp dam bao yeu c l u khai thac, SLP dung. Luu trCp cac phuang tien kem theo dam bao viec khai thac chung tip dien tCp (Diiu 21).
Ben canh do, Nghj djnh 35/2007 con quy djnh v l Phuang an bao quan, luu trip chung tip dien tLP, vdi cac npi dung chij y l u la: Pham vi bao quan, luu tri>. Giai phap ky thuat v l t l chuc bao quan, luu tru chung tCp dien tCp va dam bao an toan (Lua chpn SLP dung cong nghe, trang bj ky thuat, dia dilm luu tru; T6 chuc he thong luu trCp chinh va du phong;
Che dp kilm tra va sao luu djnh ky; Cac bien phap cIn thilt khac d l bao dam an toan, hap ly, khoa hpc, phong ngCpa, khac phuc cac rui ro); Quy trinh ky thuat bao quan, luu trO (Dua chung tCp dien tCp vao luu tru; Khai thac, s u dung chung tu dien tCp luu trO; Kilm tra, giam sat an toan d i i vdi chung ti> dien tCp luu trCp;
Thuc hien each thCpc, bien phap phong ngi>a va khac phuc rui ro; Tieu huy chung tCp dien tCp hit thdi han luu trO; Cac npi dung khac co lien quan d i n viec XCP ly ky thuat bao quan, luu trCp chung tCp dien tCp) (Diiu 22).
Viec tieu huy chung tCp dien tCp duac Nghj djnh 35/2007 quy djnh: Tieu huy chung t u dien tu la lam cho chung t u dien ti> khong t h i truy cap va tham chilu d i n thong tin chua trong no. Chung tCp dien tCp da h i t thdi han luu trCp theo quy djnh, n l u khong co chf djnh nao khac cua ca quan nha nudc co thIm quyin thi duac tieu huy. Viec tieu huy chung t u dien tii khong duac lam anh hudng d i n tinh toan ven cua cac thong diep du lieu chua dupc tieu huy va hoat dpng binh thudng cua he thing thong tin (Diiu 23).
Trach nhiem cua t l chuc, ca nhan duac giao nhiem vu bao quan, luu tri> chung tu dien tu. Thuc hien dung npi dung phuang an bao quan, luu trO' chung t u dien tCp da duac phe duyet. Kilm scat chung t u dien tCp dam bao su chinh xac, khdp dung va d l y du trudc khi dua vao luu tri>. Ghi s i theo doi v l dia dilm, thdi gian, danh muc chung t u dien tCp luu trO' vdi d l y du chO ky cua nhiJng ngudi thuc hien. Chju trach nhiem v l cac rui ro d i i vdi chung tCp dien tCp luu trO do chu quan minh gay ra. Chju trach nhiem bao ve an toan va phuc vu khai thac, si> dung chung tCp dien tLP duac luu trCp. Ngudi duac giao nhiem vu bao quan, luu trO chung t u dien tCp co nhiem vu: Phai bao cao ngay cho Thu trudng dan vj d l x u ly, khac phuc kjp thai trong trudng hap CO nguy ca xay ra rui ro hoac xay ra rui ro d i i vdi Chung t u dien tCp luu trCp; Khong duac phep cho bit cu t l chuc, ca nhan nao khai thac, su dung chung t u dien tCp luu trCp n l u khong c6 su ding y bing van ban cua Thu trudng dan vj (Oilu 24).
Tom lai, viec SLP dung chung t u dien tCp va luu trO tai lieu dien tCp trong ITnh vuc tai chinh duac Nha nudc ta dac biet quan tam. D i i u do t h i hien trudc h i t la,trong nhCrng nam qua Quoc hpi, Chinh phu va cac ca quan hOu trach da ban hanh nhilu van ban quy pham phap luat d l quan ly loai tai lieu dac biet nay.
Trong nhiing van ban luat cua Viet Nam d I u CO nhu'ng quy djnh phu hpp vdi tinh dac thu cua tai lieu dien tCr va quan ly no tren ca sd xac dinh su khac biet gil>atai lieu dien tCp vdi tai lieu giiy, Tuy _nhien fihi>ng van ban quy pham phap luat cua Viet Nam v l quan ly van ban dien tCp, luu trCp chung tCp dien tCp trong hoat dpng k l toan nhin chung v i n chua thuc su d l y du, con co nhilu dilm chua phu hpp vdi thuc tiin cua nganh luu trO Viet Nam va- phu hap vdi quy djnh cua phap luat v l luu trCp.
Hy vpng trong thdi gian tdi he thong van ban phap luat v l luu trO noi chung cung nhu he thong van ban quy pham phap luat v l van ban dien tLP va luu tru tai lieu dien tCp trong ITnh vuc tai chinh se duac kien toan d l phat huy uu t h i cua van ban dien tCp trong hoat dpng quan ly, thuc d l y qua trinh xay dung Chinh phu dien tCp d Viet Nam ngay cang phat triln./.
