BAB III METODE PENELITIAN
3.7 Alat Bantu Pengumpulan Data
Menurut Poerwandari (2007) dalam metode wawancara, alat yang terpenting adalah peneliti sendiri. Namun, untuk memudahkan pengumpulan data, peneliti membutuhkan alat bantu.
Alat bantu yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
1. Tape Recorder (Alat perekam)
Suatu wawancara tidak bijaksana jika hanya mengandalkan ingatan saja, karena indera manusia terbatas, yang memungkinkan peneliti untuk melewatkan hal-hal yang tidak terseleksi oleh indera yang mendukung penelitian. Menurut Poerwandari (2001), sedapat mungkin suatu
wawancara perlu direkam dan dibuat transkripnya secara verbatim (kata demi kata).
2. Pedoman Wawancara
Wawancara yang dilakukan dalam penelitian ini bersifat semi terstruktur untuk mengingatkan peneliti mengenai aspek-aspek yang dibicarakan, sekaligus menjadi daftar pengecek (checklist) tentang aspek yang telah dan yang belum dibicarakan. Pedoman wawancara berupa open ended question, disusun berdasarkan teori postpurchase dissonance dan teori price. Pada pelaksanaannya, pedoman wawancara ini tidak digunakan secara kaku. Tidak tertutup kemungkinan bagi peneliti untuk menanyakan hal-hal di luar pedoman wawancara, supaya data yang dihasilkan lebih lengkap dan bervariasi
2.8 Pemeriksaan Dan Pengecekan Keabsahan Data
Penelitian menggunakan teknik triangulasi untuk menjaga keabsahan data dalam penelitian ini. Oleh sebab itu, Peneliti menggunakan beberapa metode triangulasi data yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta penjelasan lebih lanjut. Adapun teknik triangulasi yaitu:
1. Triangulasi Data
Triangulasi data adalah menggunakan berbagai sumber data seperti hasil wawancara, hasil observasi dan studi kepustakaan . Peneliti melakukan wawancara dengan Kabid adm database, PengelolahTeknologi Informasi, dan Kepala Sub Bagian kepegawaian dan TU untuk mendapatkan data yang lengkap disertai
observasi untuk mengamati pengelolaan arsip dinamis di Kemenkumham Kanwil Sumut.
2. Triangulasi Teori
Triangulasi teori adalah penggunaan teori yang berlainan untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memenuhi syarat . Teori yang didapatkan oleh peneliti tidak hanya melalui buku tercetak saja melainkan peneliti juga memasukkan teori berdasarkan artikel, jurnal dan literatur lainnya mengenai sistem pengelolaan arsip dinamis.
3. Triangulasi Metode
Triangulasi metode adalah penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal seperti metode wawancara yang didukung dengan observasi pada saat wawancara dilakukan.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Sejarah Singkat Berdirinya Kantor Kementrian Hukum dan Ham (KEMENKUMHAM) Wilayah Sumatera Utara.
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia pertama kali dibentuk pada tanggal 19 Agustus 1945 dengan nama Departemen Kehakiman. Menteri kehakiman yang pertama menjabat adalah Soepomo. Nama Departemen Kehakiman telah beberapa kali berubah nama karena disesuaikan dengan fungsi dari Departemen tersebut yaitu dari Departemen Kehakiman menjadi Departemen Hukum dan Perundang Undangan dan sekarang menjadi Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia. Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia disingkat dengan Kemenkumham.
Kanwil terdiri atas beberapa divisi serta sejumlah Unit Pelaksana Teknis (UPT), termasuk Kantor Imigrasi, Lembaga Pemasyarakatan(LAPAS), Lapas Terbuka(LATER), Lapas Narkotika, Rumah Tahanan Negara (RUTAN), Cabang Rutan(CARUT), Penyimpanan Benda Sitaan Negara(RUPBASAN), Balai Pemasyarakatan(BAPAS), Balai Harta Peninggalan(BHP), serta Rumah Detensi Imigrasi (RUDENIM).
Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia merupakan instansi vertikal Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia yang berkedudukan di setiap provinsi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia
4.1.1 Visi dan Misi Kantor Wilayah Kementrian Hukum dan Ham Sumatera Utara.
visi :
Terwujudnya sistem dan Politik Nasional yang mantap dalam rangka tegaknya supremasi Hukum dan Hak Asasi Manusia untuk menunjang tercapainya kehidupan masyarakat yang aman, bersatu, rukun, damai, adil, dan sejahtera.
Misi:
1. Menyusun perencanaan hukum.
2. Membentuk, menyempurnakan, memperbaharui hukum, dan peraturan perundang- undangan.
3. Melaksanakan penerapan hukum, pelayanan hukum, dan penegakan hukum.
4. Melakukan pembinaan dan pengembangan hukum.
5. Meningkatkan dan menetapkan pengawasan huku.
6. Meningkatkan dan menetapkan kesadaran dan budaya hukum masyarakat.
4.1.2 Makna Logo Kantor Wilayah Kementrian Hukum dan Ham Sumatera Utara
Kantor Kementrian Hukum dan Ham (KEMENKUMHAM) Wilayah Sumatera Utara memiliki logo sebagai ciri khas instansi tersebut. Logo atau simbol yang terdiri dari gambar dan tulisan yang merupakan identitas resmi Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Gambar 1. Logo Kantor Kemenkumham Sumatera Utara Sumber : http://sumut.kemenkumham.go.id/
4.2 Struktur Organisasi
Kantor Kementrian Hukum dan Ham (KEMENKUMHAM) Wilayah Sumatera Utara saat ini menggunakan sistem struktur organisasi bentuk garis dan staf, dimana struktur organisasi tersebut digunakan untuk menetapkan tugas, hak, dan wewenang setiap bagian yang ada
STRUKTUR ORGANISASI
KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN HUKUM DAN HAM
Gambar 2 Struktur Organisasi Kemenkumham
Sumber : http://sumut.kemenkumham.go.id/profil/struktur-organisasi
4.2.1 Waktu kerja Kanwil Kemenkumham
Waktu kerja efektif Kantor wilayah Kementerian Hukum dan Hak Azasi Manusia Provinsi Sumatera Utara adalah pada hari Senin s/d Kamis pukul 07.30 –16.00 WIB dan hari Jum„at pukul 07.30 – 16.30 WIB.
4.2.2 Perlengkapan Pengelolaan Arsip Dinamis
Berikut beberapa perlengkapan yang dimiliki untuk menunjang pengelolaan arsip dinamis di Lingkungan Kanwil Kemenkumham Provinsi Sumatera Utara
Tabel 1 Perlengkapan Arsip Dinamis Elektronik
No Jenis Barang Jumlah/Unit
1. Printer 4
4. Scanner 4
5. Personal Computer 4
Gambar 3. Perlengkapan Arsip Dinamis elektronik
4.3 Hasil Penelitian
Berdasarkan hasil observasi, sistem kearsipan elektronik di Sub bagian Administrasi Umum Kanwil Kemenkumham didukung oleh suatu sistem aplikasi yang diberi nama Sisumaker (Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar).
Aplikasi tersebut dikembangkan berbasis web menggunakan jaringan internet.
Sistem kearsipan elektronik telah diimplementasikan di unit kerja Lingkungan Kementerian Hukum dan hak Azasi manusia pada maret 2018 untuk percepatan pengarsipan dan bentuk nyata dalam mewujudkan-
e-goverment.
Sejak tahun 2018, Sub bagian Arsip Bagian Administrasi telah menerapkan Sisumaker sebagai pendukung proses pelaksanaan kearsipan elektronik.
Implementasi Sisumaker memudahkan arsiparis dan petugas kearsipan dalam melakukan pekerjaan kearsipan karena adanya pemanfaatan media elektronik sehingga pekerjaan kearsipan lebih efektif dan efisien. Walaupun demikian, pelaksanaan proses kearsipan tersebut tidak meninggalkan proses kearsipan secara konvensional.
4.3.1 Sistem Kearsipan Elektronik di Kanwil Kemenkumham Sumut
Berdasarkan hasil observasi dan hasil wawancara, sistem kearsipan elektronik di Sub bagian Arsip didukung dengan penggunaan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Perangkat keras yang digunakan adalah seperangkat komputer, printer, scanner, PC (Personal Computer), dan barcode reader/scanner. Perangkat lunak yang digunakan adalah sebuah aplikasi yang dinamakan Sisumaker.
Sistem kearsipan elektronik di Sub bagian Arsip selaku unit kearsipan Kantor Wilayah Kemenkumham diawali dengan proses penerimaan arsip, proses pengarahan arsip, proses pencatatan arsip, proses pengendalian arsip, proses penyimpanan arsip, dan proses disposisi.
1. Proses Pencatatan dan penyimpanan Arsip
Berdasarkan Keputusan Permenkumham No. 16 tahun 2015 tentang petunjuk teknis pelaksanaan tata kearsipan yaitu Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Hukum Dan Hak Azasi Manusia, proses kearsipan di Subbag Arsip diawali dengan penerimaan surat yang yang dialamatkan kepada Kakanwil Kemenkumham, dan beberapa UPT BHP Medan, Kanimsus, Kadenim, Imigrasi Belawan, Rutan Perempuan Daerah. Berikut alur surat masuk
Gambar 4. Alur Surat Masuk
Sumber: Peraturan Kementerian Hukum dan Ham No. 16 Thn 2015
Setelah proses penerimaan, langkah selanjutnya mengelompokkan naskah dinas antara naskah dinas penting, biasa, dan rahasia. Naskah dinas penting adalah naskah dinas yang isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, memuat informasi
penting, dan mengandung konsepsi kebijaksanaan. Naskah dinas biasa adalah naskah dinas yang isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut, tidak memuat informasi penting, dan tidak mengandung konsepsi kebijaksanaan.
Naskah dinas rahasia adalah naskah dinas yang isinya atau informasinya hanya boleh diketahui pihak tertentu apabila terjadi kebocoran akan menimbulkan kerusakan atau kerugian, mengurangi kredibilitas pemerintah, menyulitkan terlaksananya strategi pemerintah pada umumnya.
Setelah proses mengelompokkan naskah dinas, langkah selanjutnya mengarahkan naskah dinas untuk menentukan unit pengolah yang sesuai. Unit pengolah adalah unit yang melaksanakan pengolahan tindak lanjut naskah dinas.
Unit pengolah tersebut yaitu Divisi Adm, Kabag Umum, dan Kadenim. Selain untuk menentukan unit pengolah, proses mengarahkan naskah dinas sekaligus menentukan dan mencantumkan kode klasifikasi pada naskah dinas.
Gambar 5. Login Aplikasi Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar
Setelah melewati proses-proses tersebut, kemudian dilakukan pencatatan data identitas naskah dinas untuk diarsipkan dengan terlebih dahulu melakukan log in pada Sisumaker, baik sebagai operator yang hanya berhak melakukan pencatatan data identitas arsip, atau sebagai arsiparis yang tidak hanya berhak
melakukan pencatatan tetapi juga berhak melakukan perubahan pada data identitas arsip jika diperlukan perubahan, atau sebagai administrator yang tidak hanya memiliki hak yang sama dengan arsiparis tetapi juga memiliki hak untuk melakukan penghapusan berdasarkan keputusan Kakanwil.
Pencatatan data identitas arsip yang bersifat rahasia dan biasa dilakukan dengan mencatatkannya pada lembar pengantar sedangkan pencatatan data identitas arsip yang bersifat penting, yaitu arsip yang memerlukan tindak lanjut, dilakukan dengan mencatatkannya dalam form kartu kendali yang terdapat di Sisumaker. Hal ini sesuai dengan yang dipaparkan oleh Arsiparis Bu”Evi selaku Admin Database sekaligus arsiparis, dan IS Subbag Umum, AP Pengolah TI, sekaligus key informan dalam wawancara pada tanggal 02 Juli 2019 mengenai proses pencatatan arsip menggunakan Sisumaker yaitu
”pencatatan arsip dilakukan dengan terlebih dahulu log in sebagai operator, arsiparis, atau administrator pada Sisumaker. Setiap divisi memiliki username dan pasword Setelah log in, arsip dientrikan pada kartu kendali untuk arsip yang perlu tindak lanjut hingga ke unit pengolah. Untuk arsip biasa yang tidak memerlukan tindak lanjut dan arsip yang bersifat rahasia dientrikan pada menu lembar pengantar pada Sisumaker.”
Proses pencatatan arsip tersebut diperkuat dengan wawancara kepada IS selaku Bagian Umum, AP Pengolah TI Menkumham sekaligus key informan pada tanggal 3 Juli 2019. Berikut hasil wawancara yang telah direduksi tentang proses pencatatan arsip di Subbag Arsip sebagai unit kearsipan Kemenkumham
”Sebelum proses pencatatan arsip, terlebih dahulu surat yang masuk diterima. Dalam penerimaan arsip, perlu dilakukan pengecekan surat. Pengecekan surat berkaitan dengan alamat yang dituju, lampiran, dan sifat surat. Setelah itu, pengarahan surat bisa kepada Plt pemasyarakatan, unit Plt.keimigrasian, unit pelayanan hukum dan Ham . Setelah menentukan unit pengolah dilakukan pengklasifikasian surat berupa pemberian kode surat berdasarkan
kode klasifikasi arsip. Setelah proses pengklasifikasian surat, surat dicatat dalam form kartu kendali yang ada di Sisumaker”
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan peneliti di Sub bag Arsip Bagian Administrasi, Bagian Umum, dan pengolah TI, proses pencatatan data identitas arsip di Sisumaker didasarkan pada sifat surat. Proses pencatatan data identitas arsip untuk surat masuk yang sifatnya biasa (surat biasa) dan rahasia (surat rahasia), Untuk surat masuk hanya unit Tata Usaha yang di bidangi oleh arsiparis yang bisa mengelolanya, adapun langkah –langkahnya sebagai berikut : 1. Menerima naskah dinas masuk baik dari kantor pos atau JNE yang
dialamatkan kepada Bagian Umum atau Kakanwil
Gambar 6. Contoh Surat Masuk
Setelah surat diterima, lalu discan kedalam bentuk pdf dan di save didalam map virtual
2. Kemudian login keaplikasi Sisumaker, klik surat masuk, lalu akan muncul format surat yang telah terkonsep dan entri sesuai surat yang diterima, dan kepada siapa surat ditujukan dapat dipilih dan di klik sesuai Alamat tujuan surat.
Gambar 7. format Surat Masuk pada Aplikasi Sisumaker 3. Mengupload surat yang telah discan
4. Memberikan ttd yang telah discan pada pojok kanan bawah. Dan barcode yang membuktikan keaslian surat, dan nomor penyimpanannya yang sudah dientrikan di sisumaker.
Gambar 8. Naskah Dinas yang sah yang dibubuhi Barcode
Gambar 9. Naskah dinas yang telah Ditandatangani
5. Mendisposisikan naskah dinas untuk ditindak lanjuti oleh sipenerima(
kepada siapa surat diarahkan) dan setelah itu diparaf untuk mengirimkannya
Gambar 10. Tampilan Surat Masuk Pada aplikasi Sisumaker
Untuk pencatatan surat keluar ditujukan untuk organisasi Kementerian Hukum dan Hukum dan Ham Wilayah Sumatera Utara, dapat dilihat pada alur dibawah ini
Gambar 11. Alur Surat Keluar
Sumber: Peraturan Kementerian Hukum dan Ham No. 16 Thn 2015
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bu ‘Evi selaku arsiparis adalah sebagai berikut :
“surat itu dibuat ada dua cara, cara pertama itu secara fisik jadi dibuat secara fisik misalkan undangan akan dibuat secara tertulis fisik, ditulis, diketik, dicetak 2-3 lembar ya yang salah satunya untuk arsipnya kita kemudian dimintakan tandatangan kepada kepala badan untuk keabsahan suratnya ya terus itu akan dikirim secara fisik ke bidang-bidang lain, ataupun dikirim ke instansi lain terus yang kedua dikirim melalui Sisumaker jadi surat itu tidak dicetak secara fisik tetapi dibuat secara digital, dan pada sistem sisumaker itu sudah ada tata naskah dinasnya tinggal dientri sesuai format tata naskah dinas yang ada nanti surat itu akan dibuat oleh setiap divisi yang memiliki user dan pasword, setelah dibuat dikirim ke kepala badan atau kepala
Kanwil untuk di cek dan dimintakan keabsahannya... validasi untuk di validasi atau ditandatangani”
Prosedur yang dilakukan dalam penciptaan arsip di Kemenkumham lebih ke jenis rekod korespondensi yang lebih khusus surat berdasarkan pernyataan narasumber di atas. Surat yang diciptakan dibuat oleh masing-masing bidang yang akan ditujukan ke internal atau eksternal instansi, dikirim melalui sistem Sisumaker.
2. Proses Pengendalian Arsip
Berdasarkan hasil observasi, pengendalian arsip dilakukan setelah proses pencatatan arsip untuk surat penting atau surat yang memerlukan tindak lanjut dan lembar pengantar untuk surat biasa dan surat rahasia, baik berupa form kartu kendali dan lembar pengantar yang terdapat di Sisumaker maupun dalam bentuk print out (fisik).
Gambar 12. Kartu Kendali Cara pengisian kartu kendali tersebut adalah:
1) Untuk kolom ”indeks” diisikan indeks masalah dari surat masuk.
2) Untuk kolom ”kode” diisikan kode klasifikasi yang didasarkan pada pola klasifikasi.
3) Untuk ”nomor urut” akan secara otomatis muncul.
4) Untuk kolom ”isi ringkas” diisikan ringkasan dari isi naskah dinas.
5) Untuk kolom ”dari” diisikan dari siapa naskah dinas tersebut diterima.
6) Untuk kolom ”tanggal surat” diisikan tanggal yang tercantum pada naskah dinas yang diterima.
7) Untuk kolom ”nomor surat” diisikan nomor naskah dinas.
8) Untuk kolom ”lampiran” diisikan jumlah lampiran naskah dinas.
9) Untuk kolom ”Unit pengolah” diisikan unit pengolah mana yang akan menyelesaikan masalah.
10) Untuk kolom”tanggal diteruskan” diisikan tanggal naskah dinas diteruskan kepada unit pengolah.
11) Untuk kolom”catatan tindak lanjut” diisikan keterangan-keterangan yang dicatat mengenai tindak lanjut dari arsip tersebut.
12) Untuk kolom ”catatan” akan berisi keterangan-keterangan posisi akhir surat sesuai identitas data arsip.
13) Untuk kolom ”kondisi arsip” berisi status arsip sebagai arsip aktif.
Secara tidak langsung, sistem aplikasi Sisumaker menjadi sarana pendukung dalam proses pengendalian arsip di Subbag Arsip sebagai unit kearsipan Kemenkumham. Maka dapat dikatakan bahwa pengendalian arsip tidak hanya dilakukan dengan menggunakan kartu kendali dan lembar pengantar
saja tetapi juga dengan penggunaan sistem aplikasi Siumaker yang dilengkapi dengan log in. Ada 2 (dua) tingkatan dalam melakukan log in pada Sisumaker, yaitu sebagai berikut:
1. Log in sebagai operator dan sebagai arsiparis
Log in sebagai operator Hak log in ini diperuntukkan kepada Petugas Kearsipan yaang memiliki pasword dan Username untuk mengelola Arsip surat masuk di Sub bagian administrasi di lingkungan Kemenkumham dan hanya yang melakukan entri data, identitas arsip, pada Tata Naskah Dinas yang telah ada di dalam aplikasi Sisumaker.
2. Log in sebagai Administrator
Log in memiliki username dan password sehingga tidak bisa melakukan log in serta hanya Pejabat Eselon Empat yang membuat surat keluar. Log in sebagai Admin hanya diperuntukkan bagi pihak eksternal yaitu Bagian Umum, Keimigrasian, Layanan Masyarakat, Layanan Hukum dan Ham.
Mengenai proses pengendalian arsip diungkapkan oleh Bu Evi selaku arsiparis Subbag Arsip sekaligus key informan bagi peneliti melalui wawancara pada tanggal 02 Juli 2019. Berikut hasil wawancara yang telah direduksi dengan beliau:
”Proses pengendalian arsip dilakukan dengan berbagai cara. Salah satunya dengan Sisumaker ini. Penggunaan sistem yang dilengkapi dengan log in akan lebih aman daripada pengelolaan arsip secara konvensional. Selain dengan memanfaatkan penggunaan sistem kearsipan elektronik dalam proses pengendalian arsip, kartu kendali juga menjadi sarana dalam proses pengendalian arsip. Dengan adanya kartu kendali, arsip fisik dapat dikendalikan dengan mudah.”
Hal tersebut kemudian diperkuat dengan pemaparan dari IS selaku Bagian
Umum Dan juga AP sebagai Pengolah TI sekaligus key informan melalui wawancara pada tanggal 03 Juli. Berikut hasil wawancara yang telah direduksi dengan beliau:
”Sebelum adanya sistem kearsipan elektronik, pengendalian arsip bersifat sentralisasi yang berarti pengelolaan arsip dilakukan secara terpusat. Setelah adanya sistem kearsipan eletronik yaitu Sisumaker ini, pengelolaan arsip diubah menjadi desentralisasi yaitu pengelolaan arsip dilakukan oleh setiap unit kerja. Tingkat kesulitan arsiparis dalam mengelola arsip untuk unit kerja telah disediakan sistem kearsipan elektronik dan petugas kearsipan yang melakukan proses pengelolaan arsip juga termasuk proses pengendalian arsip untuk unit kerjanya masing-masing. Arsiparis dapat melakukan pengendalian dengan melihat dari Sisisumaker dan pengawasan pada Setiap Divisi yang ada di Kanwil Kemenkumham Sumut.”
Maka dapat disimpulkan bahwa proses pengendalian arsip di Subbag arsip dilakukan menggunakan kartu kendali dan lembar pengantar dengan sarana pendukung utama sistem aplikasi Sisumaker.
3. Proses Pendistribusian dan penggunaan Arsip
Mengacu pada Keputusan Permenkumham No. 16 tahun 2015 tentang petunjuk teknis pelaksanaan tata kearsipan yaitu Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Hukum Dan Hak Azasi Manusia, proses pendistribusian arsip ke unit pengolah sebagian menggunakan kartu kendali atau lembar pengantar.
Hasil observasi peneliti menunjukkan bahwa dalam proses pendistribusian arsip di Subbag Arsip sudah dikelola dengan sistem kearsipan elektronik tetapi belum sepenuhnya.
Hasil observasi tersebut diperkuat dengan pemaparan dari Bu‟Evi‟ selaku arsiparis Subbag Arsip sekaligus key informan melalui wawancara pada tanggal 02 Juli 2019. Dikatakan bu Evi bahwa proses pendistribusian pada sistem
kearsipan elektronik tidak sepenuhnya dilakukan dengan menggunakan sistem kearsipan elektronik. Dalam kegiatan pendistribusian sebagian arsip masih dengan bantuan kartu kendali dan lembar pengantar .
Terkait dengan penciptaan rekod korespodensi seperti surat, tidak terlepas dari pengiriman atau pendistribusian surat sehingga informasi yang ada di dalamnya dapat digunakan, dalam hal ini penulis mengajukan pertanyaan mengenai cara yang dilakukan dalam pengiriman atau distribusi surat di kemenkumham. Dari hasil wawancara dengan IS diperoleh jawaban sebagai berikut:
“surat itu akan dikirimkan ke tujuan akan diberikan baik itu ke instansi maupun perorangan, tetapi sampai saat ini baru empat UPT di Kemenkumham yang bisa mengakses Sisumaker tersebut jadi apabila surat itu surat biasa, rahasia, akan muncul dipilihan jenis surat setelah itu baru dikirim sesuai tujuan surat”
Dari jawaban informan di atas dapat diketahui cara yang dilakukan dalam pengiriman atau distribusi rekod korespondensi yang lebih khususnya surat, yaitu surat yang telah dibuat oleh setiap devisi akan dikirim melalui Sisumaker.
Pada setiap Divisi dan sebagian besar SKPD yang telah memiliki Sisumaker ini, arsip yang terdata akan langsung secara otomatis data identitasnya terlihat pada sistem. Dengan begitu, langkah pekerjaan pengelolaan arsip dapat segera ditindaklanjuti. Namun, arsip yang ditindaklanjuti tidak dapat jalan tanpa adanya kartu kendali dan lembar pengantar. Kartu kendali dapat dicetak langsung dari sistem begitu pula dengan lembar pengantar yang telah disediakan pada sistem.
Dengan begitu, proses pendistribusian arsip belum dilakukan sepenuhnya dengan menggunakan sistem kearsipan elektronik.
4. Pemeliharaan
Pemeliharan arsip dilakukan untuk menjaga, melindungi dan mengatasi
arsip-arsip yang dimiliki dari kerusakan sehingga informasi yang terkandung dalam arsip dapat terlindungi. Dalam hal pemeliharaan arsip dinamis elektronik belum melakukan perawatan secara keseluruhan, hanya melakukan perawatan secukupnya. Seperti jawaban informan dibawah ini, yaitu:
“untuk selama ini sih belum melakukan fumigasi, yaa kita apa adanya aja dulu nih, hanya pake kamper aja haha yaa untuk menghindari serangga-serangga aja kaya rayap, kecoa yaa masih apa adanya lah.”dan untuk arsip secara elektronik pemeliharaan yang dilakukan termasuk upgrade aplikasi
“Kalau untuk perawatan ya belum ada ya paling cuman dikasih kapur barus yaa untuk berkas yang ditumpuk digudang biar gak ada hewan-hewan sama serangga aja.
“Perawatannya ada untuk arsip yang sistem elektronikkan kan menggunakan sofware atau aplikasi nah aplikasi ini harus di upgrade setiap waktu,minimal sekali 2 bulan, pembersihan dari virus supaya file yang disimpan tetap aman.
Berdasarkan wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa untuk arsip konvensional dikemenkumham tidak memiiki pusat arsip (recod centre) arsip-arsip yang ada disitu ditumpuk dalam suatu ruangan dan tidak ada fumigasi yang dilakukan, dan untuk arsip yang telah dialihmediakan, atau yang sudah jadi arsip elektronik maka perawatan yang dilakukan sebatas mengupgrade aplikasi dan membersihkannya dari serangan virus yang merusak data
5. Disposisi
Alur disposisi merupakan kelanjutan dari penanganan surat masuk atau disposisi lanjutan, pemberi disposisi atau pimpinan unit kerja merupakan penguna tujuan surat yang pertama kali menerima surat masuk atau
Alur disposisi merupakan kelanjutan dari penanganan surat masuk atau disposisi lanjutan, pemberi disposisi atau pimpinan unit kerja merupakan penguna tujuan surat yang pertama kali menerima surat masuk atau