PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS ELEKTRONIK PADA KANTOR WILAYAH KEMENKUMHAM
PROVINSI SUMATERA UTARA
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sains Informasi (S.S.I) Dalam Bidang Studi Ilmu
Perpustakaan dan Informasi
OLEH:
SUSTRI MELDIANA S. SITUMORANG 170723037
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU BUDAYA
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI MEDAN
2019
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Skripsi : Pengelolaan Arsip Dinamis Elektronik Pada Kantor Wilayah Kemenkumham Provinsi Sumatera Utara
Oleh : Sustri meldiana Sastra Situmorang
NIM : 170723037
Pembimbing : Ishak, S.S. M.Hum.
NIP : 19670424 200112 1 001
Tanda Tangan :
___________________
Tanggal : 25 Juli 2019
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Skripsi : Pengelolaan Arsip Dinamis Elektronik Pada Kantor Wilayah Kemenkumham Provinsi Sumatera Utara
Oleh : Sustri meldiana Sastra Situmorang
NIM : 170723037
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI Ketua : Dra. Eva Rabita, M.Hum.
NIP : 19560331 198603 2 001
Tanda Tangan :
____________________
Tanggal : 25 Juli 2019
FAKULTAS ILMU BUDAYA
Dekan : Dr. Budi Agustono, M.S.
NIP : 19600805 198703 1 001
Tanda Tangan :
____________________
Tanggal : 25 Juli 2019
PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya ini adalah karya orisinalitas dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu klasifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.
Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip.
Medan, 25 Juli 2019 Penulis,
Sustri Meldiana S. Situmorang NIM: 170723037
ABSTRAK
Situmorang, Sustri Meldiana S, 2019. Pengelolaan Arsip Dinamis Elektronik Pada Kantor Wilayah Kemenkumham Provinsi Sumatera utara
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis elektronik. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif . Teknik yang digunakan penulis untuk mengumpulkan data adalah observasi, wawancara, kajian pustaka dan dokumentasi. Sedangkan, teknik analisis data meliputi reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan.
Berdasarkan hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa Kanwil Kemenkumham Sumut dari beberapa aspek dalam pengelolaan arsip dinamis elektronik belum sepenuhnya berjalan dengan baik, yang baru hanya menjalankan empat aspek, yaitu penciptaan dan penyimpanan arsip, penggunaan dan distribusi, pemeliharaan disposisi. Pengelolaan arsip dinamis yang sudah berbasis komputer dengan menggunakan sistem Sisumaker dapat menunjang efisiensi kerja di lingkungan Kemenkumham, terutama dalam hal temukembali arsip dinamis yang lebih cepat dan tepat termasuk mudah dalam penerimaan dan pengiriman arsip dan dalam prosesnya pengelolaan arsip dinamis di Kemenkumham yang ditunjang oleh aplikasi pengarsipan elektronik yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja yang dapat menunjang efisiensi kerja. Dalam pengelolaan arsip dinamis di Kemenkumham terdapat beberapa kendala yang dihadapi, yaitu: disposisi yang sering salah tujuan sehingga menyulitkan temu kembali, kurangnya pelatihan/diklat untuk pegawai dan juga kurang pegawai dari background arsiparis, dan belum ada Standar Operasional Pekerjaan (SOP) secara tertulis, beberapa aspek dalam pengelolaan arsip dinamis yang belum sistematis yaitu tidak adanya Record Centre.
Kata Kunci: Arsip Elektronik, Teknologi Informasi
Puji dan syukur Peneliti ucapkan kepada Tuhan Yesus Kristus atas berkat, kasih dan karuniaNya Serta bimbingan-Nya selama menjalani perkuliahan dan dalam menyelesaikan Skripsi yang berjudul “Pengelolaan Arsip Dinamis Elektronik Pada Kantor Wilayah Kemenkumham Provinsi Sumatera Utara ”.
Secara khusus penulis juga menyadari ada banyak bantuan dan dukungan dari berbagai pihak sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.Untuk itu penulis mengucapkan terimakasih yang sedalam- dalam nya kepada kedua orang tua tercinta B. Situmorang dan Ibunda tersayang I. Br Simamora. Dan buat kakakku dan adik-adik tersayang
Pada kesempatan ini penulis juga mengucapkan terimakasih sebesar- besarnya atas bantuan, bimbingn dan arahan serta dukungan kepada :
1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S. selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Eva Rabita, M.Hum, Selaku Ketua Jurusan Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara
3. Bapak Ishak, S.S, M.Hum, Selaku Sekretaris Program Studi Ilmu Perpustakaan dan informasi sekaligus Dosen Pembimbing saya dalam menyelesaikan skripsi
4. Ibu Dra. Zaslina Zainudin, M.Pd, Selaku Dosen Penguji I yang telah memberikan masukan dan saran dalam menyelesaikan Skripsi
5. Ibu Himma Dewiyana, S.T, M.Hum, selaku Dosen Penguji II yang telah memberikan masukan dan saran dalam menyelesaikan skripsi.
6. Seluruh Staf Pengajar pada Program Studi Ilmu Perpustakaan dan informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara, yang telah mendidik dan memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
7. Ibu, Bapak Pegawai Kanwil Kemenkumham yang bersedia memberikan izin penelitian dan bersedia diwawancarai dalam menyelesaikan skripsi ini 8. Kepada THku H. Silaen yang telah banyak mendukung dan memberi
semangat sehingga skripsi ini selesai.
9. Sahabatku Melvarenia (Meldi, Putri, Iren, Maria) yang selalu mendukung dan menyemangati .
10. Buat seluruh teman-teman Mahasiswa Program studi Ilmu Perpustakaan stambuk 2017 yang telah memberikan masukan, dan semangat kepada peneliti.
Peneliti menyadari bahwa penyusunan skripsi ini masih belum sempurna dan banyak terdapat kekurangan. Oleh karena itu Peneliti mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun untuk menyempurnakan skripsi ini. Akhir kata penulis mengucapkan banyak terimakasih dan penulis berharap semoga Skripsi ini dapat bermanfaat, dan menambah wawasan bagi pembaca dan bgi peneliti selanjutnya.
Medan, Juli 2019
Sustri Meldiana S. Situmorang NIM : 170723037
DAFTAR ISI
Kata Pengantar………...i
Daftar Isi………...iii
Daftar Gambar………...v
Daftar Tabel………...…………..vi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah... 4
1.3 Tujuan Penelitian ... 4
1.4 Manfaat Penelitian ... 4
1.5 Ruang Lingkup Penelitian ... 5
BAB II LANDASAN TEORI ... 6
2.1 Arsip Dinamis ... 6
2.2 Jenis dan Pembagian Arsip Dinamis ... 7
2.2.1 Arsip Dinamis dari Segi Waktunya ... 9
2.2.2 Fungsi Arsip Dinamis ... 9
2.3 Pengelolaan Arsip Dinamis ... 10
2.4 Arsip Elektronik………...12
2.4.1 Komponen Arsip Elektronik ... 14
2.4.2 Pengelolaan Arsip Elektronik ... 18
2.4.3 Kelebihan Dan Kekurangan Arsip Elektronik ... 28
2.5 Instrumen Pengelolaan Arsip ... 28
2.5.1 Tata Naskah Dinas………..……… ... 29
2.5.2 Klasifikasi Arsip ... 34
2.5.3 Jadwal Retensi Arsip ... 35
2.5.4 Sistem Klasifikasi Keamanan dan Aksesarsip ... 38
2.6 Sistem Penyimpanan Arsip ... 41
2.7 Temu Kembali Arsip ... 45
2.7.1 Prinsip- Prinsip Temu Kembali Arsip………....……....47
BAB III METODE PENELITIAN ... 48
3.1 Metode yang Digunakan ... 48
3.2 Lokasi Penelitian ... 49
3.3 Karakteristik Informan ... 49
3.4 Data dan Sumber Data ... 49
3.5 Teknik Pengumpulan Data ... 50
3.6 Analisis Data ... 51
3.7 Alat Bantu Pengumpulan Data ... 52
3.8 Pemeriksaan Dan Pengecekan Keabsahan Data ... 53
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN...55
4.1 Sejarah Singkat Berdirinya Kantor Kementrian Hukum dan Ham (KEMENKUMHAM) Sumatera Utara...56
4.1.1 Visi dan Misi Kantor Wilayah Kemenkumham...56
4.1.2 Makna Logo Kantor Wilayah Kemenkumham Sumut...56
4.2 Struktur Organisasi...57
4.2.1 Waktu kerja Kanwil Kemenkunham...58
4.2.2 Perlengkapan Pengelolaan Arsip Dinamis...58
4.3 Hasil Penelitian...59
4.3.1 Sistem Kearsipan Elektronik di Kanwil Kemenkumham Sumut...59
4.3.2 Tata Naskah Dinas Kemenkumham...74
4.3.3 Klasifikasi Arsip di Kanwil Kemenkumham...75
4.4 Kendala Sistem Kearsipan Elektronik di Kemenkumham...77
4. 5 Pembuatan kebijakan/SOP Pengelolaan Arsip Dinamis...80
4.6 Rangkuman Penelitian...81
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN...88
A. Kesimpulan...88
B. Saran...88 DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN I LAMPIRAN II
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi membuat perubahan besar pada seluruh aspek kehidupan manusia, termasuk dalam hal tata kelola Arsip. Kini Arsip juga banyak berwujud digital/elektronik. Bagi setiap organisasi arsip sangat penting untuk keberlangsungan kegiatan suatu organisasi dengan pengelolaan Arsip yang baik menjadikan suatu kegiatan yang ada disuatu organisasi menjadi lebih efektif dan efisien, apalagi dengan perkembangan teknologi sekarang ini memberikan kemudahan bagi organisasi dalam mengelolah arsip dengan mudah. Dengan menggunakan teknologi untuk mengelolah arsip maka dibutuhkan suatu media untuk temu kembali informasi atau arsip dengan mudah, cepat dan tepat, seperti e-arsip, sehingga tidak memerlukan waktu yang lama untuk menemukan arsip. Dengan informasi inilah manusia dapat menggunakan serta memanfaatkan teknologi yang tersedia dengan baik guna mencapai suatu keberhasilan.
Arsip memegang peranan sangat penting dalam suatu organisasi yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi yang berupa catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan, yang akan membantu dalam penyelesaian suatu pekerjaan kantor ataupun kelancaran organisasi tersebut . Kurangnya perhatian terhadap kearsipan sebenarnya tidak hanya terletak pada faktor manusianya saja akan tetapi juga dipengaruhi oleh fasilitas-fasilitas yang ada serta petugas kearsipan yang bersangkutan. Meskipun pelaksanaan kearsipan begitu mudah dan sederhana, akan tetapi perlu diketahui bahwa tidak semua orang bisa berlaku sebagai arsiparis.
Dengan semakin banyaknya volume data yang harus dikumpulkan, diolah, dianalisis, diinterpretasikan, disimpan dan didistribusikan kepada pengguna, maka pada masa teknologi modern seperti sekarang ini, telah terbukti bahwa penanganan informasi akan lebih efisien bila dilakukan dengan menggunakan alat-alat elektronik. Kini kearsipan juga telah memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan menyebarkan serta melestarikan arsip.
Arsip-arsip yang memiliki nilai guna sekarang telah disajikan dan diakses melalui media elektronik. Pengelolaan arsip secara elektronik telah menjadi tuntutan dan kebutuhan bagi setiap organisasi pada era teknologi digital sekarang ini.
Hampir semua instansi atau kantor sudah mulai beralih menggunakan arsip elektronik meskipun tanpa meninggalkan arsip manual. Seperti halnya pada Kantor Wilayah Kementerian Hukum Dan Hak Azasi Manusia. Salah satu upaya untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis di Lingkungan Kementerian Hukum Dan Hak Azasi manusia adalah dengan mewujudkan sistem e-arsip yaitu aplikasi sistem surat masuk dan surat keluar (Sisumaker) yang hadir sebagai implementasi program e-office dapat dioperasikan melalui jaringan Internet, dengan maksud untuk meningkatkan percepatan proses layanan pencarian suatu arsip sekaligus merupakan bentuk komitmen nyata dalam menwujudkan e-goverment.
Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Azasi manusia Sumut terdiri dari 4 divisi dan setiap divisi memiliki penyimpanan arsip di masing-masing unit atau divisi, yaitu ; (1).Devisi Administrasi yang terdiri dari bagian program dan pelaporan, Bagian Umum yang terdiri dari; Sub bagian penyusunan program, Sub bagian kepegawaian dan TU, Sub bagian penyusunan pelaporan, humas, dan teknologi informasi, Sub bagian keuangan dan perlengkapan sekitar 25 orang. (2) Devisi Kemasyrakatan yang terdiri dari Bidang pembinaan, bimbingan Pas, pengentasan anak, informasi dan komunikasi, Bidang keamanan, sub bidang perawatan narapidana atau tahanan dan pengelolaan, basan dan barang, Lapas, Rutan, Cap Rutan, Rubbasan, Bapas yang berjumlah 55 orang. (3) Devisi Keimigrasian terdiri dari bidang lalu lintas dan izin tinggal keimigrasian Bidang intelejen, penindakan, informasi, dan sarana komunikasi keimigrasian, Kanim dan Rudenim berjumlah 30 orang. (4) Devisi Pelayanan
Hukum Dan Ham terdiri dari bidang pelayanan hukum, bidang hukum, dan bidang HAM, dan BHP sekitar 35 orang.
Hal ini didasari dengan terbitnya keputusan Menteri Hukum dan Hak Azasi Manusia Nomor M.HH-01.TI.03.02 Tahun 2018 tentang penyelenggaraan sistem surat masuk dan surat keluar. Sistem ini mempermudah dalam pengarsiapan surat sehingga menunjang dalam meningkatkan kinerja di Kemenkumham RI. Untuk mewujudkan pengelolaan arsip dinamis berbasis elektronik dilakukan melalui empat siklus pengelolaan yaitu penciptaan dan penyimpanan, distribusi dan penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi, yang didukung dengan instrument pengelolaan arsip dinamis berdasarkan PP No. 28 Tahun 2012 tentang Kearsipan yakni : Tata naskah dinas , System klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip dan sistem keamanan dan akses arsip.
Arsip berbasis elektronik kini sudah di terapkan oleh pejabat unit kerja pada setiap SKPD untuk melakukan pengelolaan surat masuk dan keluar seperti: Pembuatan nota dinas, Surat keluar, Penerimaan surat masuk (inbox), Pengiriman surat masih dalam internal SKPD (Outbox), dan Agenda. Namun arsip dinamis elektronik belum maksimal pemanfaatannya diwilayah Kemenkumham terbukti dengan alur arsip yang tidak terstruktur sehingga menyulitkan dalam temu kembali arsip dinamis. Berdasarkan latar belakang masalah diatas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian skripsi yang berjudul “ Pengelolaan Arsip Dinamis Elektronik Pada Kantor Wilayah Kemenkumham Sumatera Utara.
1.2 Rumusan Masalah
Adapun Permasalahan yang ingin peneliti kemukakan adalah Bagaimana pengelolaan arsip dinamis elektronik pada Kantor Wilayah Kemenkumham Provinsi sumatera utara?
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis elektronik di Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Azasi Manusia Provinsi Sumatera Utara.
1.4 Manfaat Penelitian
Manfaat yang dapat diambil dari penelitian ini, dapat digolongkan menjadi dua, manfaat teoritis dan manfaat praktis yaitu sebagai berikut:
1. Untuk memperdalam serta menambah wawasan dan pengetahuan tentang sistem kearsipan.
2. Sebagai bahan acuan dalam memberikan masukan dan pelayanan kepada pengguna arsip.
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Adapun ruang lingkup yang akan dibahas dalam penelitian ini untuk mewujudkan pengelolaan arsip dinamis berbasis elektronik dilakukan melalui empat siklus pengelolaan berdasarkan teori Read & Ginn yang terdiri dari: creation and storage (penciptaan dan penyimpanan), distribution and use (distribusi dan penggunaan ), maintenance (pemeliharaan), dan disposition (disposisi).
,
BAB II
LANDASAN TEORI 2. 1 Arsip Dinamis
Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan, prosedur, operasi, dan aktifitas sebuah organisasi ataupun perorangan. Dengan konsep tersebut arsip dinamis memerlukan pengelolaan yang dimaksudkan agar arsip dinamis memberikan manfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya. Arsip dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara (Saiman 2002,102).
Amsyah (2003,3) mendefinisikan bahwa:
Arsip adalah setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kartu film, (slide, film-strip, mikro-film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy, dan lain-lain.
Seiring dengan perkembangan bidang kearsipan, maka muncul banyak ahli yang mencoba mengemukakan pendapat-pendapatnya mengenai arsip.
Menurut The Liang Gie (2009: 118) “arsip dinamis adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”.
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, yang mempunyai arti penting untuk suatu organisasi sebagai bahan komunikasi dan informasi
yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan secara cepat dan tepat.
2.2. Jenis dan Pembagian arsip Dinamis
Arsip dinamis berdasarkan penggunaannya yang masih berada disetiap unit kerja dibedakan menjadi dua yaitu; arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif (Wiyasa 2003, 92)
1. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus- menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit Pengolah (centra file).
2. Arsip dinamis inaktif adalah yang sudah jarang dipergunakan. Setiap jenis arsip mempunyai nilai guna tertentu yang akan dijadikan patokan di dalam menentukan lama arsip atau retensi arsip itu di simpan di record center.
Setelah habis masa retensinya arsip akan dimusnahkan atau kalau mempunya nilai nasional akan menjadi arsip statis yang harus dikirim kepada Arsip Nasional (ANRI).
Berdasarkan paparan mengenai arsip dinamis dapat disimpulkan arsip dinamis adalah arsip yang diterima atau dihasilkan oleh lembaga pemerintahan atau swasta yang masih disimpan di unit kerja (centra file) yang digunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi, bahan rujukan dan sebagai bukti aktivitas kegiatan sehari-hari. Arsip dinamis dibedakan menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif (Wiyasa 2003, 93).
Sedangkan lebih spesifik arsip dinamis dibedakan menjadi 5, yaitu:
1. korespondensi. Yang termasuk korespondensi adalah surat, memorandum, telegram, lampiran, laporan, dan dokumentasi terkait.
2. Rekod Transaksi. Merupakan formulir dan korespondensi yang menunjukkan adanya kegiatan transaksi.
3. Rekod Proyek. Yang termasuk rekod proyek adalah
korespondensi, nota, dan data lain yang terkaitpada proyek tertentu pengembangan produk atau pelaksanaan kegiatan suatu proyek.
4. Berkas Kasus. Yang termasuk berkas kasus yaitu rekam medis, klaim, tuntutan hukum, kontrak, asuransi, dan berkas sejenis.
5. Berkas Khas. Yang termasuk kedalam berkas khas adalah peta dan gambar, pita/gulungan real, foto sinar X, foto, kliping, berkas rujukan tercetak dan media terbacakan mesin.
Tabel-2.1 Jenis Arsip Dinamis dan Sistem Penyimpannanya Jenis arsip dinamis Sistem penyimpanan yang sering
digunakan Korespondesi (termasuk, surat,
memorandum, telegram, lampiran, laporan, dan dokumen terkait).
Berkas subjek menurut klasifikasi, namun korespondensi dapat merupakan semua jenis sistem. Berkas korespondensi sering disebut berkas umum untuk membedakan dari seri arsip dinamis lainnya.
Arsip dinamis transaksi (formulir dan korespondensi yang memberikan bukti adanya transaksi).
Susunan aphabetis atau numeric berdasarkan nama atau pengenal numeric, misalnya nomor surat atau nomor tagihan.
Seringkali jenis dokumen ini bersifat bebas dan tidak dikelompokkan berdasrkan forder berkas.
Arsip dinamis proyek (korespondensi, nota, dan data lain yang terkait pada proyek tertentu seperti pengembangan sebuah produk, pelaksanaan kegiatan sebuah proyek atau dokumentasi sistem).
Biasanya disimpan menurut nama proyek atau nomor, seringkali dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi.
Berkas kasus (rekam medis dan arsip dinamis personil lainnya, klaim, tuntutan hokum, kontrak, asuransi, dan berkas sejenis. Biasanya merujuk pada personil tertentu atau properti.
Biasanya menurut nama atau kelompok atau diindeks menurut berkas.
Berkas khas (peta dan gambar rekayasa atau engineering, pita atau tapes dan galungan reel, foto sinar x, foto, gambar, kliping, dan berkas rujukan tercetak lainnya dan media terbacakan mesin.
Biasanya nomor indeks abjad.
Sumber : Sulistyo-Basuki, 2003.
2.2.1 Arsip Dinamis dari Segi Waktunya
Menurut Sulistyo-Basuki (2003,29) dilihat dari segi waktunya arsip dinamis dapat dibagi menjadi arsip dinamis jangka panjang dan arsip dinamis temporer.
1. Arsip dinamis jangka panjang mencakup arsip dinamis sejarah instansi, lembaga, badan korporasi, garis haluan dan prosedur, dan kertas pribadi yang memiliki makna historis; dengan kata lain arsip dinamis yang memiliki nilai bersinambungan bagi instasi/lembaga atau perorangan.
2. Arsip dinamis temporer adalah arsip (dinamis) yang tidak memiliki nilai bersinambungan atau permanen bagi organisasi atau badan.
Arsip dinamis temporer termasuk jawaban atas surat masuk, permintaan rutin, memo untuk kegiatan jangka pendek, kartu kontrol proyek dan semua formulir yang memiliki sifat rutin.
2.2.2 Fungsi Arsip Dinamis
Arsip dinamis sendiri arsip yang masih sering dirujuk atau digunakan dalam kegiatan sehari-hari di lembaga atau organisasi, fungsi dasar arsip dinamis, yaitu:
1. Sebagai bukti (evidence)
2. Sebagai bahan referens (referens material) bagi badan korporasi untuk fakata, latar belakang, dan ide-ide yang bisa digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
3. Agar dapat disesuaikan dengan peraturan pemerintah dalam penjadwalan retensi arsip.
Berdasarkan fungsi dasar arsip dinamis di atas perlunya unit pengelola rekod aktif secara baik dan benar, berdasarkan nilai informasi yang terkandung di dalamnya maka perlunya unit pengelola arsip. Kegiatan yang dilakukan dalam mengelola rekod aktif, adalah:
1. Pemberkasan, yaitu kegiatan untuk melakukan penataan fisik berkas menurut metode tertentu (filling system) misalnya menurut nomor, abjad atau subjek.
2. Pembuatan sistem temu kembali, yaitu kegiatan untuk membuat sarana temu balik record berupa pengawasan terhadap isi record berdasarkan prinsip asal usul dan urutan asli.
Lebih lanjut arsip dalam Undang-Undang RI No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 Ayat 3, didefinisikan sebagai yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Menurut Wiyasa (2005,90) arsip memiliki tiga tujuan. Tiga tujuan tersebut ialah:
1. Sebagai pusat ingatan dan informasi bila berkas diperlukan sebagai keterangan
2. Memberikan data kepada yang memerlukan tentang hasil-hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau
3. Memberikan keterangan vital atau penting sesuai dengan ketentuan perundang-undangan
Menurut Barthos (2013,11) fungsi arsip terbagi menjadi dua, yaitu:
1. Arsip dinamis, yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara;
2. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari administrasi negara.
2.3 Pengelolaan Arsip Dinamis
Pada umumnya pengelolaan arsip dinamis dilakukan oleh seorang arsiparis. Karena penataan arsip di suatu organisasi harus dikelola dengan baik guna memudahkan pencarian dokumen dan melancarkan kegiatan administrasi sehari-hari.
Berdasarkan UU 28 Thn 2012 ANRI tentang pengelolaan arsip dinamis Pengelolaan arsip dinamis dimulai dari tahap penciptaan hingga penyusutan, yang pelaksanaannya secara sistematis mengacu pada rancang bangun dan pengoperasian yang terpadu antara sistem kearsipan dan sistem kegiatan organisasi dalam pengelolaannya sebagai suatu system.
Pengelolaan arsip meliputi penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan dan penyusutan arsip. Dalam Undang-Undang No 43 tahun 2009
tentang Kearsipan menerangkan bahwa pengelolaan arsip dinamis meliputi : penciptaan arsip, penggunaan, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip.
Pengelolaan juga bisa diartikan manajemen, yaitu aktifitas kerja yang melibatkan koordinasi dan pengawasan terhadap pekerjaan orang lain, sehingga pekerjaan tersebut dapat diselesaikan secara efisien dan efektif (Robbins dan Mary, 2010). Tujuan dari pengelolaan arsip adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem memenuhi persyaratan : sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan standar, prosedur, dan kriteria. Pengelolaan arsip dinamis memiliki 3 komponen yaitu input, proses dan output (Daft 2006,6).
Gambar-2.1 Komponen Pengelolaan Arsip Dinamis Sumber: Richard. L daft (2006,6)
INPUT Informasi SDM Peralatan/Sa rana Biaya
PROSES Penciptaan/Pene rimaan
Penggunaan dan Pemeliharaan Penyusutan
OUTPUT Informasi
TUJUAN - Mampu
menyediak an arsip yang benar - Untuk yang
berwenang - Pada waktu
yang tepat - Biaya
efisien
Berdasarkan gambar 2.1 terdapat tiga komponen dalam pengelolaan arsip dimana control sistematis yang dilaksanakan terhada input adalah seleksi dan pengendalian informasi yang akan diolah, penentuan Sumber Daya Manusia baik jumlahmaupun kualitasnya,pemilihan peralatan yang tepat dan penggunaan dana atau biaya yang murah. Adapun control sistematis pada proses menyangkut pengendalian kegiatan penciptaan atau penerimaan arsip, kegiatanpengendaliaan penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutannya, kemudian kontrol sistematis juga perlu dilaksanan pada output, yaitu informasi yang dihasilkan harus senantiasa memperhatikan mutu dan fungsi informasi tersebut.
2.4 Arsip elektronik
Keberadaan teknologi informasi tidak bisa terlepas dari arsip elektronik yang merupakan hasil penciptaan dan keluaran fisik dari computer. arsip elektronik merupakan arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan diantara sistem komputer.
Read & Ginn (2011,313 )mendefenisikan bahwa :
electronic record is a record stored on electronic storage media that can be readly accessed or changed, electronic records may contain quantitative data, text, images, or sounds that originate as an electronic signal.
Maksud dari definisi di atas adalah bahwa arsip elektronik merupakan arsip yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik yang dapat diakses atau diubah. arsip elektronik dapat berisi data kuantitatif, teks, gambar, atau suara yang bersumber dari sinyal elektronik. Pada era sekarang ini telah banyak
Arsip elektronik menurut NARA (National Archives and Records Administration) adalah arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Arsip elektronik dinamakan juga dengan machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin). Elektronic records yaitu informasi yang ada didalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.
Sugiarto (2005,23) mendefenisikan bahwa :
Arsip elektronik adalah pada dasarnya mempunyai konsep yang sama dengan sistem kearsipan konvensional. Apabila pada kearsipan berbasis elektronik juga mempunya kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual. Selanjutnya dalam map virtual berisi lembaran arsip yang telah dikonvensi ke dalam bentuk file digital.
Maka berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip elektronik adalah suatu sistem atau tata cara mengumpulkan informasi dalam bentuk dokumen yang direkam dan disimpan memakai teknologi komputer berupa dokumen elektronik (Document Management System/e-Documents) yang bertujuan supaya dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipakai kembali.
Agar sistem ini berjalan dengan benar dan sesuai dengan fungsinya, diharapkan seluruh instansi pemerintahan khususnya dari level yang paling bawah yaitu desa/kelurahan supaya berperan aktif dalam mendata dan mengelola sistem ini. Sistem Pemindaian Elektronik merupakan sistem pengelolaan arsip yang dimulai dengan proses alih media arsip kertas menjadi arsip elektronik. Setelah
arsip dialihmediakan menjadi file elektronik, selanjutnya dilakukan pengelolaan secara elektronik.
Software Manajemen Dokumen merupakan sistem pengelolaan arsip menggunakan program aplikasi (software) khusus. Program aplikasi sistem manajemen arsip memiliki kelebihan dalam hal pengendalian keamanan dengan adanya kontrol akses, interaktivitas program, dan navigasi. Program aplikasi sistem manajemen arsip mulai banyak dikembangkan baik untuk arsip dinamis maupun statis.
2.4.1 Komponen Kearsipan Elektronik
Sistem kearsipan elektronik pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan teknik kearsipan konvensional. Jika pada kearsipan konvensional memiliki kabinet yang secara fisik berfungsi untuk menyimpan dokumen- dokumen penting yang dimiliki perusahaan, maka sistem kearsipan berbasis komputer ini memilik kabinet virtual yang didalamnya berisi map virtual (Sugiarto, 2014). Selanjutnya di dalam map virtual berisi lembaran-lembaran arsip yang telah dikonversi ke dalam bentuk file gambar (*.bmp, jpg, dll) atau dokumen (*.doc, txt, dll). Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa jika pada kearsipan konvensional memilik rak, map dan lembar arsip secara fisik, maka pada kearsipan elektronik memiliki rak, map dan arsip secara virtual dalam bentuk file.
Tabel 2.2 Perbedaan Komponen Kearsipan Konvensional dan Elektronik Komponen Kearsipan Konvensional Kearsipan Elektronik
Kabinet Berupa rak atau lemari arsip
yang dibuat secara fisik
Berupa kabinet virtual yang dibuat dengan database Map Berupa map fisik untuk
menyimpan lembaran arsip
Berupa map virtual atau folder
untuk menyimpan file dokumen
Arsip Lembaran-lembaran
surat hard copy
Lembaran-lembaran surat yang
sudah di transfer ke dalam file gambar/teks Sumber : Sugiarto, 2014
Adapun penjelasan dari tabel diatas adalah sebagai berikut:
1. Kabinet Virtual
Kabinet virtual ini merupakan database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang dipergunakan pada sistem kearsipan konvensional. Hanya bedanya jika di dalam kabinet nyata, kemampuan menampung map arsip adalah terbatas, tetapi jika pada kabinet maya ini kemampuan menampung datanya adalah tidak terbatas. Yang membatasi adaah kemampuan fisik harddisk dalam menyimpan data digital. Atribut-atribut dalam kabinet virtual ini akan mencatat beberapa hal sebagai berikut: Adaupun atribut dalam kabinet virtual antara lain yaitu:
1. Kode kabinet, dengan fungsi untuk pencatatan kode kabinet sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan
2. Nama kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat nama kabinet seperti Surat Masuk, Surat Keluar dan sebagainya.
3. Fungsi kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat keterangan fungsi kabinet 4. Lokasi, yang berfungsi sebagai pencatat lokasi cabinet
2. Map Virtual
Map virtual merupakan database yang atributnya seperti map yang sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. Tetapi tidak seperti pada map konvensional yang mempunyai kemampuan terbats untuk penyimpanan dokumen, map virual ini mempunyai kemampuan tidak terbatas dalam penyimpanan dokumen. Adapun atribut map virtual antara lain yaitu:
1. Kode Map. Mempunyai fungsi sebagai pencatat kode map sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan
2. Nama map. Mempunyai fungsi sebagai pencatat nama map seperti contohnya bagian keuangan, bagian pemasaran dan lain sebagainya.
3. Lokasi map
4. Keterangan dan lain sebagainya.
3. Lembaran Arsip
Lembaran arsip yang tersimpan dalam map virual, bisa dalam bentuk file dokumen atau gambar. File dokumen merupakan file yang dibuat dari microsoft word, excel, power point dan sebagainya. Sedangkan file gambar merupakan file dalam bentuk gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media lain.
Beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya antara lain yaitu:
1. Kode arsip, mempunyai fungsi sebagai pencatat kode arsip sesuai dengan aturan penulisan kode arsip dalam perusahaan
2. Nama arsip. Mempunyai fungsi sebagai pencatat nama yang menunjukkan isi detail dari arsip yang disimpan
3. Klasifikasi. Mempunyai fungsi sebagai pencatat klasifikasi map seperti penawaran khusus, rahasia dan lain sebagainya.
4. Tanggal Arsip. Mempunyai fungsi sebagai pencatat tanggal arsip tersebut dibuat
5. Tanggal diterima. Mempunyai fungsi sebagai pencatat tanggal arsip tersebut diterima
6. Pengirim. Mempunyai fungsi untuk mencatat pengirim arsip
7. Penerima. Mempunyai fungsi sebagai pencatat bagian yang menerima arsip (tujuan arsip)
8. Gambar. Mempunyai fungsi sebagai pencatat file arsip yang telah di scanner apabila ada.
9. Lokasi file. Mempunyai fungsi sebagai pencatat lokasi file di dalam hardisk
10. Lokasi fisik. Mempunyai fungsi sebagai pencatat lokasi hard copy arsip tersebut.
Menurut Haryadi (2005) yang dikutip oleh Priansa terdapat empat komponen dasar yang bisa dijadikan pegangan dalam memilih sistem kearsipan elektronik, yaitu :
1. Kecepatan memindahkan dokumen, metode utama dalam memindahkan data ke dalam sistem komputerisasi dokumen diantaranya ; Scanning, Conversion, Importing
2. Kemampuan menyimpan dokumen, sistem penyimpanan harus mampu mendukung perubahan teknologi, peningkatan jumlah dokumen, dan mampu bertahan dalam waktu lama.
3. Kemampuan mengindeks dokumen, memerlukan beberapa metode untuk mengelolanya agar mudah dipahami oleh pengguna pada saat ini atau pada masa yang akan datang
4. Kemampuan mengontrol akses, hal ini merupakan aspek terpenting dari sistem pengarsipan dokumen secara elektronis, karena hampir setiap orang di dalam organisasi mempu membaca dokumen di setiap komputer yang terhubung dengan LAN di seluruh kantor. Untuk itu, perlu ada tingkatan yang berbeda antar pengguna dengan mempertimbangkan faktor kerahasiaan dan keamanan arsip.
Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa tahapan berikut (Padhana ,2011):
1. Tahap Pemilihan
Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain:
waktu, kegunaan, informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengelolaan arsip.
Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat penggunaan arsip, sering digunakan apa tidak.
Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan mempertimbangkan isi kandungan informasi arsip. Pemilihan berdasar penyelamatan berarti pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip, semakin buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk diselamatkan.
2. Tahap Pemindaian
Berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik.
3. Tahap Penyesuaian
Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut pemindaian. Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip.
Sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip.
4. Tahap pendaftaran
Setelah arsip hasil pemindaian disesuaikan dengan arsip aslinya, maka baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik tercapai.
5. Tahap pembuatan berita acara
Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip konvensional ke dalam arsip elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan.
2.4.2 Pengelolaan Arsip Elektronik
Pengelolaan arsip secara elektronik mempunyai banyak manfaat, terutama memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. Menurut Odegers (2005,371), beberapa keuntungan dari pengelolaan arsip secara elektronik antara lain:
1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip tanpa meninggalkan meja kerja
2. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi 3. Pencarian secarafull-text;
4. Kecil kemungkinan file akan hilang 5. Menghemat tempat
6. Mengurangi resiko kerusakan arsip karena disimpan secara digital 7. Memudahkan berbagi (sharing) arsip
8. Meningkatkan keamanan 9. Mudah dalam recovery data.
Proses pengelolaan arsip elektronik memiliki perbedaan dengan pengelolaan arsip manual. Tabel berikut memberikan perbandingan daur hidup arsip elektronik dan arsip konvensional:
Tabel 2.3 Perbandingan daur hidup arsip elektronik dan arsip konvensional
Tahapan Arsip konvensional Arsip elektronik
1 Penciptaan Penciptaan dan penyimpanan
2 Pengelolaan dan Distribusi Distribusi dan Penggunaan
3 Penggunaan Pemeliharaan
4 Pemeliharaan Disposisi
5 Penyusutan
Sumber : Odegers, 2005
Letak perbedaan antara siklus arsip cetak dan arsip elektronik terdapat pada proses penciptaan dan penyimpanan yang berlangsung dalam satu tahap, serta proses distribusi dan penggunaan juga berjalan dalam satu tahap, sedangkan pengelolaan arsip cetak, masing-masing tahap berdiri sendiri sebagai suatu proses kegiatan. Dengan demikian pengelolaan arsip secara elektronik lebih bersifat efisien.
Electronic Record keeping (Pengelolaan Arsip Elektronik) adalah penggunaan prinsip-prinsip manajemen arsip untuk memelihara arsip secara elektronik. Proses pengelolaan arsip elektronik memiliki perbedaan dengan pengelolaan arsip cetak. Siklus pengelolaan arsip elektronik terdiri dari: creation and storage (Penciptaan dan penyimpanan), distribution and use (distribusi dan penggunaan), maintenance (pemeliharaan), dan disposition (disposisi), Read &
Ginn (2016,172).
Gambar 2.2 Siklus Hidup Arsip Elektronik Sumber : Read & Ginn, 2011
Pengelolaan arsip elektronik berdasarkan siklus di atas dapat dijelaskan sebagaimana berikut :
1. Penciptaan dan Penyimpanan
Dalam mengelola arsip elektronik, penciptaan dan penyimpanan dapat dilakukan dalam satu tahap. Arsip elektronik yang dibuat dari awal menggunakan teknologi komputer dapat secara langsung diintegrasikan kedalam sistem pengelolaan arsip elektronik, namun untuk arsip yang merupakan hasil digitalisasi maka perlu dialih mediakan.
Menurut Sukoco Badri yang dikutip Saifudin (2016), Metode yang digunakan dalam mengalih mediakan dokumen antara lain:
1. Scanning
Alih media dengan menggunakan scanning atau memindai dokumen yang akan menghasilkan data gambar yang dapat disimpan di komputer.
Proses scanning dapat dilakukan dengan mengunkan media print scanner. Dengan men-scan dokumen/arsip cetak maka akan didapatkan
Creation &
Storage
Disposition
Distribution
& Use
Maintenance
hasil berupa file digital dalam format gambar untuk selanjutnya dapat disimpan dan diolah di dalam komputer.
2. Conversion
Mengkonversi dokumen adalah proses mengubah dokumen word processor atau spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan pada sistem komputerisasi. Mengkonversi dokumen dapat dilakukan dengan komputer, misalnya mengubah dokumen microsoft word menjadi sebuah gambar dengan format jpg/png, atau menkonversi kedalam bentuk dokumen pdf dan atau sebaliknya kemudian disimpan pada sistem komputerisasi.
3. Importing
Metode ini memindahkan data secara elektronikseperti dokumen office (e-mail), grafik atau data video ke dalam sistem pengarsipan dokumen elektronik. Data dapat dipindahkan dengan melakukan drag and drop ke sistem dan tetap menggunakan format data. Data juga dapat dipindahkan dengan melakukan copy paste kedalam sistem dengan tetap menggunakan format data aslinya.
Setelah arsip elektronik diciptakan atau proses arsip cetak telah di digitalkan dan dimasukkan kedalam sistem penyimpanan, maka harus dipastikan arsip tersebut disimpan secara benar. Sistem penyimpanan yang dilakukan harus mempertimbangkan perubahan teknologi baik hardware maupun software. Selain itu media penyimpanan arsip elektronik harus support dengan sistem hardware maupun software, agar file dapat terus dibaca meskipun dipindah ke hardware dan software terbaru. Salah satu hal terpenting yang harus dipertimbangkan dalam menyimpan arsip elektonik adalah sistem back-up, karena arsip elektronik rentan akan hilang oleh karena virus ataupun kerusakan sistem hardware maupun software. Untuk menghindari ancaman kehilangan arsip elektronik dapat dilakukan dengan mengatur jadwal back-up secara rutin, membuat salinan (copy) kedalam berbagai media, atau bisa juga menyimpannya kedalam penyimpanan data online.
Penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dengan 3 cara (Rifauddin,2016) yaitu:
1. Online (terkoneksi)
Penyimpanan online ini merupakan media terbaru dalam teknologi informasi yang berfungsi untuk menyimpan file-file digital. Media ini dapat dimanfaatkan untuk mem-backup arsip elektronik yang sewaktu-waktu dapat di unduh ketika dibutuhkan. Sampai saat ini setidaknya ada lima penyimpanan data online yang dapat diakses secara gratis yaitu google drive, skydrive, dropbox, box, mediafire. Bahkan mediafire menyediakan 50 GB data penyimpanan secara gratis untuk satu akun.
2. Offline (terputus)
Penyimpanan offline dapat dilakukan dengan memanfaatkan media penyimpanan magnetik dan optik seperti hard disk, digital audio tape, vidio tape, compact disc (CD), digital versatile disc (DVD), dan lain sebagainya.
Hard disk yang memiliki kapasitas 2 TB (terabyte) apabila digunakan untuk menyimpan file gambar yang berukuran rata-rata 5 MB (megabyte) maka akan dapat menampung sekitar 400.000 gambar. Contoh lain adalah 1 CDRW berkapasitas 700 MB dapat menyimpan dokumen dalam bentuk teks PDF sebanyak ± 7000 lembar apabila kapasitas rata-rata 1 lembar dokumen 100 KB atau ±700 foto format JPEG apabila kapasitas rata-rata 1 foto 1 Mb artinya bahwa penyimpanan arsip elektronik jelas lebih efisien dibanding penyimpanan arsip cetak.
3. Nearline (semi terkoneksi)
Model penyimpanan nearline (semi terkoneksi) cocok digunakan untuk menyimpan arsip elektonik yang bersifat dinamis inaktif, yaitu arsip elektonik yang masih digunakan sebagai administrasi harian namun frekuensi penggunaanya sudah mulai berkurang. Media yang tepat untuk menyimpan arsip elektonik tersebut adalah hard disk eksternal dan flasdisk.
Kedua media penyimpanan tersebut mudah dibawa kemana-mana dan tanpa harus dihubungkan secara online untuk mengakses dokumen di dalamnya.
Menurut Sugiarto (2005,138) terdapat tiga komponen dalam penyimpanan arsip elektronik antara lain:
1. Kabinet Virtual
Kabinet virual merupakan database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang dipakai pada sistem kearsipan konvensional, bedanya apabila dalam kabinet maya kemampuan dalam menampung datanya terbatas, sedangkan kabinet maya ini tidak terbatas, yang membatasi adalah kemampuan fisik hardisk dalam menyimpan data digital.
Adaupun atribut dalam kabinet virtual antara lain yaitu:
1) Kode kabinet, dengan fungsi untuk pencatatan kode kabinet sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan
2) Nama kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat nama kabinet seperti Surat Masuk, Surat Keluar dan sebagainya.
3) Fungsi kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat keterangan fungsi kabinet 4) Lokasi, yang berfungsi sebagai pencatat lokasi kabinet
2. Map Virtual
Map virtual merupakan database yang atributnya seperti map yang sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. Tetapi tidak seperti pada map konvensional yang mempunyai kemampuan terbats untuk penyimpanan
dokumen, map virual ini mempunyai kemampuan tidak terbats dalam penyimpanan dokumen. Adapun atribut map virtual antara lain yaitu:
1) Kode Map. Mempunyai fungsi sebagai pencatat kode map sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan
2) Nama map. Mempunyai fungsi sebagai pencatat nama map seperti contohnya bagian keuangan, bagian pemasaran dan lain sebagainya.
3) Lokasi map
4) Keterangan dan lain sebagainya.
3. Lembaran Arsip
Lembaran arsip yang tersimpan dalam map virual, bisa dalam bentuk file dokumen atau gambar. File dokumen merupakan file yang dibuat dari microsoft word, excel, power point dan sebagainya. Sedangkan file gambar merupakan file dalam bentuk gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media lain.
Beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya antara lain yaitu:
1) Kode arsip, mempunyai fungsi sebagai pencatat kode arsip sesuai dengan aturan penulisan kode arsip dalam perusahaan
2) Nama arsip. Mempunyai fungsi sebagai pencatat nama yang menunjukkan isi detail dari arsip yang disimpan
3) Klasifikasi. Mempunyai fungsi sebagai pencatat klasifikasi map seperti penawaran khusus, rahasia dan lain sebagainya.
4) Tanggal Arsip. Mempunyai fungsi sebagai pencatat tanggal arsip tersebut dibuat
5) Tanggal diterima. Mempunyai fungsi sebagai pencatat tanggal arsip tersebut diterima
6) Pengirim. Mempunyai fungsi untuk mencatat pengirim arsip
7) Penerima. Mempunyai fungsi sebagai pencatat bagian yang menerima arsip (tujuan arsip)
8) Gambar. Mempunyai fungsi sebagai pencatat file arsip yang telah di scanner apabila ada.
9) Lokasi file. Mempunyai fungsi sebagai pencatat lokasi file di dalam hardisk
10) Lokasi fisik. Mempunyai fungsi sebagai pencatat lokasi hard copy arsip tersebut.
2. Distribusi dan Penggunaan
Pendistribusian dan penggunaan arsip elektronik juga dapat dilakukan dalam satu tahap/siklus. Contoh pendistribusian arsip elektronik yang dilakukan dengan memanfaatkan media elektronik adalah mikrofilm. Mikrofilm adalah alat untuk memproses fotografi, cara kerja media tersebut adalah dengan merekam dokumen/arsip dalam bentuk film dengan ukuran yang diperkecil, bertujuan untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Manfaat utama penggunaan media Mikrofilm tersebut adalah untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional seharihari dan penyelamatan (pengawetan/ penyimpanan) dan nilai guna microfilm adalah sama dengan nilai arsip/dokumen asli.
Pemilihan peralatan dalam pendistribusian dan penggunaan arsip elektronik sangat bergantung pada kebutuhan, kemampuan dan tujuan organisasi.
Oleh karena itu, pemilihan peralatan dan perlengkapan yang tepat, akan memperlancar kegiatan kearsipan organisasi tersebut. Berdasarkan pedoman tata naskah dinas elektronik, distribusi pengelolaan surat dalam Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) untuk surat elaktronik (email) masuk dokumen surat masuk akan diproses dalam aplikasi (TNDE) yang dilengkapi dengan hasil pemindaian (scanning) fisik dokumen surat masuk, kemudian semua data yang telah diinput akan tersimpan dalam basis data (database) surat masuk. Sedangkan untuk surat keluar juga harus dilengkapi dengan hasil pemindaian (scanning) fisik dokumen surat keluar, selanjutnya disimpan dalam basis data (database) surat keluar.
Penggunaan arsip elektronik dapat melestarikan dan menjaga dokumen atau record yang dimiliki oleh perusahaan atau lembaga arsip. Dalam tulisan ini
penulis mengambil contoh Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE), distribusi surat elektronik dapat dilakukan dengan baik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan internet. Arsip elektonik (hasil scanning) juga memiliki nilai yang sama dengan arsip aslinya dan disahkan dalam tata persuratan resmi.
Arsip cetak disimpan untuk bukti administrasi sedangkan arsip elekronik selain disimpan sebagai arsip inaktif juga digunakan untuk kegiatan aministrasi lembaga sebagai arsip aktif.
3. Pemeliharaan
Arsip elektronik tergolong jenis arsip baru dan banyak digunakan oleh beberapa instansi untuk proses administrasi sehari-hari. Mengingat bentuk arsip elektronik yang berbeda jauh berbeda dengan arsip cetak maka pemeliharaanya juga harus berbeda. Pemeliharaan arsip elektronik dapat berupa pengamanan arsip elektronik itu sendiri, pemeliharaan media penyimpanan, sistem pengelolaannya dan perangkat untuk pengelolaan arsip tersebut. Kegiatan pengamanan informasi dalam arsip elektronik adalah sebagai berikut:
1. Menciptakan prosedur standar dalam pengoperasian yang menjamin keamanan terhadap kemungkinan penggunaa informasi yang tidak sah oleh pihak-pihak yang tidak berhak. Pengelola arsip elektronik dapat memproteksi dengan mengunci arsip elektronik vital. Arsip vital adalah arsip yang dianggap penting bagi kegiatan badan korporasi. Pemroteksian ini bertujuan untuk menghindari penyalahgunaan dan pengerusakan arsip elektronik
2. Melakukan pemeliharaan perangkat keras (hardware), dan melakukan penyesuaian terhadap perkembangan teknologi secara berkala.
3. Melakukan pemeliharaan perangkat lunak (software), dan memastikan sofware dapat dijalankan pada teknologi terbaru.
Pemeliharaan arsip elektronik harus dilakukan secara berkala agar fisik arsip tidak rusak. Karena jika fisik arsip rusak maka biasanya data yang berada di dalam fisik arsip elektronik pun ikut rusak pula. Beberapa cara yang dapat
digunakan untuk menjaga fisik arsip elektronik antara lain: a) Menggunakan perangkat keras (komputer, laptop, hard disk, flashdisk), dengan baik dan sesuai prosedur; b) Menggunakan software pengelolaan arsip yang asli (bukan bajakan).
c) Mem-backup data/file secara berkala; d) Menyimpan arsip elektronik di tempat yang terlindung dari medan magnet, debu, panas yang berlebihan, dan air.
4. Disposisi
Disposisi atau biasa disebut dengan persuratan merupakan kegiatan esensial dalam komunikasi kedinasan yang meliputi penentuan jenis surat, sifat, format surat yang menampung bentuk redaksional, penggunaan sarana pengamanan surat, serta kewenangan penandatanganan. Proses pengelolaan surat masuk maupun surat keluar harus melampirkan lembar disposisi surat. Dalam proses entry data akan menghasilkan lembar pengantar, kartu kendali, dan lembar disposisi.
Pengelolaan tata persuratan elektronik baik surat masuk maupun surat keluar dapat diolah hanya dengan satu komputer. Operating system yang mendukung agar software tentang aplikasi tata persuratan harus dapat berjalan dalam sistem komputer yang digunakan. Kapasitas hard disk dalam perangkat komputer harus memiliki resolusi yang cukup tinggi, seperti pada perangkat- perangkat komputer yang umum digunakan dalam kegiatan perkantoran yaitu kurang lebih sekitar 500 GB – 1 TB agar dapat menyimpan file hasil dari proces scanning. Selain peralatan-peralatan tersebut diperlukan juga jaringan internet dan LAN guna mendukung pendistribusian surat.
2.4.3 Kelebihan dan Kekurangan Pengelolaan Arsip Elektronik
Kelebihan dan kekurangan pengelolaan arsip elektronik dikutip Rifauddin (2016), secara garis besar kelebihan pengelolaan arsip elektronik dibanding arsip manual/cetak adalah lebih efektif dan efisien. Artinya bahwa pengelolaan arsip elektonik dapat menghemat waktu, biaya bahkan tenaga.
Kelebihan pengelolaan arsip elektonik antara lain:
1. Proses pencarian/temu balik dokumen lebih cepat, tanpa harus meninggalkan meja kerja.
2. Kemungkinan file akan hilang sangat kecil, karena arsip elektronik hanya dapat dilihat di layar monitor atau dicetak tanpa dapat mengubahnya.
3. Menghemat tempat penyimpanan karena menggunakan media penyimpanan elektonik.
4. Kerusakan dokumen arsip elektronik dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital.
5. Berbagi dokumen dapat dilakukan secara mudah dengan memanfaatkan teknologi internet dan LAN.
6. Keamanan terjaga, karena arsip elektronik dapat di protect atau password sesuai keinginan pengelolanya, maka orang lain yang tidak mempunyai otoritas tidak dapat untuk mengaksesnya.
7. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan cara mem-backup data kedalam media penyimapanan yang compatible.
Kekurangan pengelolaan arsip elektronik antara lain:
1. Membutuhkan sumber daya manusia yang berkompeten dibidang kearsipan dan teknologi Informasi.
2. Kemungkinan kerusakan file dapat terjadi setiap saat, misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya file secara permanen kerena tidak sengaja.
3. Adanya kemungkinan untuk di manipulasinya file apabila proteksi tidak kuat.
4. Terkadang media penyimpanan file tidak comfortable/support dengan teknologi informasi baru atau software pengelolaan arsip terbaru.
2.5 Instrumen Pengelolaan Arsip
Instrumen Pengelolaan Arsip adalah alat yang digunakan dalam proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip dinamis agar
dapat dikendalikan secara efisien, efektif, dan sistematis. Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat:
1. Tata naskah dinas 2. Klasifikasi arsip 3. Jadwal retensi arsip
4. Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip
Gambar-2.3 : Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis Sumber: Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
2.5.1 Tata Naskah Dinas
Berdasarkan gambar 2.3 Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Naskah dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dilingkungan DKP dalam rangka penyelenggraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.
Tata Naskah Dinas
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses
Arsip
Instrumen PAD Terdiri dari
Jadwal Retensi Arsip
Klasifikasi Arsip
Naskah dinas dalam Peraturan Menteri dalam Negeri No. 39 Tahun 2005 Tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah terbagi 2 (dua) yaitu:
1. Naskah dinas penting
Naskah dinas penting adalah naskah dinas yang isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, memuat informasi penting, mengandung konsepsi kebijaksanaan dan mempunyai nilai arsip.
2. Naskah dinas biasa
Naskah dinas biasa adalah naskah dinas yang sisinya tidak mengikat dan tidak menimbulkan adanya tindak lanjut.
Gambar-2.4 : Tata Naskah Dinas Sumber: Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
Berdasarkan gambar 2.4 Adapun proses pengurusan naskah dinas masuk yakni:
1. Pengurusan naskah dinas masuk
Pengurusan naskah dinas masuk meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh unit kerasipan dan tata usaha pengolah, pada unit kearsipan dilaksanakan kegiatan-kegiatan penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian dan penyimpanan.
1.) Penerima tugasnya untuk menerima naskah dinas dan meneliti kebenaran alamat naskah dinas lalu membubuhkan paraf bukti penerima, kemudian menyortir naskah serta membuka sampul dan mengeluarkan naskah dinas dari sampul, jika alamat pengirim tidak tercantum di dalam naskah dinas sampul diikutsertakan bersama
Kewenangan Penandatanganan
Surat
Penggunaan Cap Stempel
Dinas
Pengaturan Format Surat
Pengaturan Permohon
an Surat Keluar
Pengaturan Jenis Kertas Kepenggunaan
Kop Surat dan Logo
Tata Naskah
Dinas
naskah dinasnya dan menyampaikan naskah dinas tertutup kepada pencatat.
2.) Pengarah mempunyai tugas membaca naskah dinas dan menentukan naskah dinas penting atau naskah dinas biasa, menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskah dinas penting 3.) Pencatat mempunyai tugas mencantumkan nomor urut pada naskah
dinas dan mencatat naskah dinas dalam kartu kendali.
4.) Pengendalian adalah suatu sarana pencatatan yang dilakukan untuk mengetahui posisi dan tindak lanjut dari arsip yang telah didistribusikan. Dilakukan oleh unit pengolah dan unit kearsipan sesuai kewenangan baik dengan sarana manual maupun elektronik.
Tindakan pengendalian merupakan bagian tahapan dari kegiatan pengurusan surat.
5.) Penyimpanan mempunyai tugas menyimpan kartu kendali yang diterima dari tata usaha pengolah ke dalam file sebagai pengganti arsip selama naskah dinas masih berada di unit pengolah.
2. Pengurusan naskah dinas keluar
Pengurusan naskah dinas keluar meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh tata usaha pengolah dan unit kearsipan. Penerima tugasnya untuk menerima naskah dinas dan meneliti kebenaran alamat naskah dinas lalu membubuhkan paraf bukti penerima, kemudian menyortir naskah serta membuka sampul dan mengeluarkan naskah dinas dari sampul, jika alamat pengirim tidak tercantum di dalam naskah dinas sampul diikutsertakan bersama
1) Tata usaha pengolah mempunyai tugas mencatat naskah dinas keluar dalam kartu kendali, menyampaikan konsep dan kartu kendali ke unit kerasipan dan mengendalikan naskah dinas yang belum selesai pengolahannya dan menyampaikan naskah dinas yang yang sudah selesai pengolahannya kepada penyimpan.
2) Unit kerasipan melaksanakan kegiatan pengendalian, penyimpanan dan pengiriman.
1. Naskah Dinas Elektronik
Berdasarkan Permempan no 6 tahun 2011 Naskah dinas elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi informasi yang dilakukan secara elektronis atau yang terekam dalam multimedia elektronis. Ketentuan lebih lanjut tentang nata naskah dinas elektronik diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. Penyusunan Naskah Dinas:
1. Ketelitian Dalam menyusun Naskah Dinas harus tercermin ketelitian dan kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan pengambilan putusan/kebijakan.
2. Kejelasan Naskah Dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, dan materi.
3. Singkat dan Padat Naskah Dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap 4. Logis dan Meyakinkan Naskah dinas harus runtut dan logis yang berarti
bahwa penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima naskah dinas.
5. Pembakuan Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format maupun dari penggunaan bahasanya agar memudahkan dan memperlancar pemahaman isi Naskah Dinas.
Naskah dinas arahan terdiri dari:
1.1 Naskah dinas pengaturan, yang meliputi:
1.1.1. peraturan;
1.1.2. pedoman;
1.1.3. petunjuk pelaksanaan;
1.1.4. instruksi;
1.1.5. prosedur tetap (protap)/prosedur operasional standar; dan 1.1.6. surat edaran;
1.2 Naskah dinas penetapan (keputusan);
1.3 Naskah dinas penugasan (surat perintah/surat tugas).
Nomor Naskah Dinas Arahan
Susunan nomor Surat Dinas Sumber: Permempan No.06 Tahun 2011
Susunan nomor naskah dinas Instruksi dan Surat Edaran terdiri dari tulisan Nomor, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim), tulisan Tahun dengan huruf kapital, dan tahun terbit.
1. Surat Perintah dan Surat Tugas
Susunan penomoran Surat Perintah dan Surat Tugas adalah sebagai berikut:
1. Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim);
2. Kode jabatan penandatangan;
3. Bulan (ditulis dalam dua digit); tahun terbit.
2.5.2 Klasifikasi Arsip
Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. (ANRI No. 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip)
Menurut Sadarmayanti (2003,36) “klasifikasi arsip adalah pengelompokkan urusan atau maslah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi/kantor yang menciptakan atau menghimpunnya”.
Selain itu, Sadarmayanti menambahkan ada dua jenis klasifikasi arsip, yaitu berdasarkan:
2. Fisik (kebendaan) yaitu klasifikasi arsip yang didasarkan pada bentuk fisik arsip, misalnya surat keputusan, formulir, majalah, peta dan sebagainya.
3. Masalah (subyek) yaitu klasifikasi arsip yang didasarkan pada isi atau pokok masalah yang terdapat di dalam satu berkas, misalnya kepegawaian, keuangan, kesejahteraan dan sebagainya.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa klasifikasi arsip adalah pola pengaturan dan struktur fungsi yang disusun secara sistematis dan logis yang digunakan sebagai dasar pemberkasan arsip.
Adapun unsur-unsur klasifikasi arsip yaitu:
1. Unsur fungsi yaitu unsur utama dalam penyusunan pola klasifikasi arsip berdasarkan inventaris kegiatan dilaksanakan suatu organisasi.
2. Unsur struktur organisasi yaitu penyusunan pola klasifikasi arsip berdasarkan struktur organisasi yang ada.
3. Unsur masalah yaitu penyusunan pola klasifikasi arsip berdasarkan masalah yang terdapat di instansi yang bersangkutan.
Klasifikasi arsip yang digunakan oleh suatu organisasi atau instansi harus dibauat oleh organisasi atau instansi yang akan menggunakannya. Karena yang
mengetahui secara rinci tentang kegiatan organisasi atau instansi adalah pegawai atau pejabat yang bertugas di lingkungan tersebut.
Adapun cara menyusun klasifikasi arsip yaitu:
1. Menyusun klasifikasi didahului dengan melakukan analisis fungsi organisasi untuk mengetahui arsip yang tercipta dalam suatu fungsi
2. organisasi. Klasifikasi disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi dan kegiatan organisasi.
3. Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan menggunakan prinsip perkembangan dari umum ke khusus, terdiri dari pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah.
4. Setelah tersusun klasifikasi, tambahkan kode klasifikasi untuk mempermudah penyebutan klasifikasi.
2.5.3 Jadwal Retensi Arsip
Jadwal Retensi Arsip (Record Relation Schedule), atau sering disebut secara singkat dengan istilah Jadwal Retensi. Retensi (retention), meliputi kegiatan-kegiatan menilai kegunaan suatu arsip bagi suatu kantor kemudian merencanakan sejauh mana arsip-arsip dari suatu kantor dapat disimpan. Setiap arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannyadan dituangkan dalam bentuk suatu daftar yang disebut JRA (Jadwal Retensi Arsip). Dalam rangka penyusutan dan penghapusan arsip, jadwal retensi sangat penting, karena pada dasarnya jadwal retensi merupakan dasar untuk mengadakan penyusutan dan pengahapusan arsip.
Dengan demikian yang dimaksud dengan jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang memuat suatu kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian jadwal retensi adalah suatu daftar yang menunjukkan:
1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja) sebelum dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Arsip (file inaktif)
