BAB II LANDASAN TEORI
2.7 Temu Kembali Arsip
Temu kembali arsip adalah proses bagaimana arsip tersebut ditemukan sesuai dengan sistem kearsipan yang digunakan pada instansi tersebut.
Kemudahan dalam penemuan kembali arsip sangat penting bagi semuan instansi karena dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan dan dapat dijadikan sebagai bukti yang sah.
Menurut Mirmani (2011, 32) ada 4 komponen yang perlu diperhatikan dalam sistem temu balik informasi yaitu:
1. Kebutuhan informasi dari pengguna 2. Dokumen atau informasi yang tersedia
3. Kata indeks yang berasal dari kebutuhan pemakai atau pengguna yang tersedia,
4. Mediatory
Prosedur untuk meminta arsip, meminjam, dan tindakan lanjutan merupakan syarat utama temu balik yang efisien. Oleh karena itu temu kembali arsip merupakan sebuah tahapan yang sangat penting dalam manajemen arsip. Terdapat enam fungsi utama sistem temu kembali menurut chowdurry yang dikutip oleh panggih, yaitu:
1. Menganalisis isi dari arsip-arsip yang ada.
2. Menggambarkan isi, hasil dari analisis dengan cara yang memungkinkan untuk mencocokkan permintaan pengguna.
3. Menganalisis permintaan pengguna , mencocokkan permintaan tersebut dengan database.
4. Mencocokkan pernyataan pencarian dengan pangkalan data.
5. Menemukan kembali informasi sesuai dengan permintaan pengguna.
6. Menyesuaikan sistem untuk kepentingan pengguna
Dalam penemuan kembali arsip menurut Wursanto (2007) “terdapat lima prosedur yaitu abjad, subjek, nomor, tanggal dan kronologis dan wilayah”.
Sedangkan menurut Dewi (2011) mengatakan bahwa langkah-langkah penemuan kembali arsip yang terdiri dari: a) penelitian kode warkat; b) penetapan tempat penyimpanan; c) pengambilan warkat di tempat penyimpanan; d) pengambilan warkat di tempat penyimpanan; e) penggantian warkat yang diambil dengan bon pinjam; f) penyerahan warkat atau prinsip kepada yang memerlukan.
2.7.1 Prinsip-prinsip Penilaian Penemuan Kembali Arsip
Menurut Wirawanty (2014) prinsip penilaian suatu kearsipan dapat digolongkan menjadi 3, yaitu:
1. Prinsip manfaat, dengan adanya prinsip manfaat ini dapat diketahui apakah sitem yang dilaksanakan selama ini masih cukup bermanfaat.
2. Prinsip kecepatan, dengan penilaian tentang kearsipan yang baik, apabila ukuran kecepatan dalam penemuan kembali warkat yang diperlukan tetap terjamin.
3. Prinsip keefesiensi, apabila kearsipan yang dilaksankan mempunyai tingkat yang efesien.
Berdasarkan penjelasan tersebut bahwa ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penemuan kembali arsip yaitu prinsip manfaat, kecepatan dan keefisiensi. Sistem penemuan kembali arsip harus mudah diingat dan konsisten dalam pelaksanaan penemuan kembali arsip.
Penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah dan cepat dapat dilakukan dengan hal seperti yang diutarakan oleh Wursanto (2007,193) yang mengemukakan beberapa faktor yang perlu diperhatikan, yaitu :
1. Sistem penemuan kembali harus mudah, yaitu apabila disesuaikan dengan kebutuhan sipemakai dan sistem penyimpanan dokumen.
2. Sistem penemuan kembali harus didukung dengan peralatan yang sesuai dengan sistem penataan berkas yang digunakan.
3. Faktor personil juga memegang peranan penting dalam penemuan kembali arsip. Tenaga-tenaga dibidang kearsipan hendaknya terdiri dari tenaga-tenaga yang terlatih, mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, mau dan suka bekerja secara detail
BAB III
METODE PENELITIAN 3.1 Metode Yang Digunakan
Metode Penelitian adalah tata cara atau prosedur yang digunakan untuk memperoleh data dari suatu penelitian. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Patton yang dikutip oleh Poerwandari (2007) menyatakan bahwa metode kualitatif memungkinkan peneliti untuk meneliti isu terpilih, kasus-kasus atau kejadian secara mendalam dan detail, fakta berupa kumpulan dan tidak dibatasi oleh kategori yang ditetapkan sebelumnya.
Penelitian deskriptif bertujuan untuk mengumpulkan data atau informasi untuk disusun ,dijelaskan dan dianalisis data yang dihasilkan adalah data berupa non angka, seperti kalimat atau cataan mengenai surat masuk dan keluar seperti:
Pembuatan nota dinas/Surat keluar, Penerimaan surat masuk(inbox), Pengiriman surat masih dalam internal SKPD(Outbox), dan Agenda dimana peneliti, menganalisis dan menjelaskan kejadian serta peristiwa yang berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis elektronik di Kementerian Hukum Dan Hak Azasi manusia di Kantor Wilayah Sumatera Utara
Menurut Maleong(2006,7) Penelitian kualitatif merupakan penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian secara holistik, dimana pada penelitian ini data yang dikumpulkan berupa kata kata tulisan serta perilaku yang dapat diamati”.
3.2 Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada Kanwil KEMENKUMHAM Sumatera Utara yang berlokasi di Jl. Putri Hijau No. 4 Medan
3.3 Karakteristik Informan
Dalam penelitian metode yang digunakan dalam penentuan informan yaitu dengan menggunakan metode purposive sampling, yang dimaksud dengan informan adalah orang yang dianggap mengetahui dengan baik terhadap masalah yang diteliti dan bersedia untuk memberikan informasi selengkap- lengkapnya mengenai latar belakang dan keadaan yang sebenar -benarnya dari objek yang diteliti sehingga dapat diperoleh data yang akurat, serta mengerti mengenai pokok permasalahan yang terjadi dan bersedia memberikan keterangan dalam penelitian ini . Informan dalam penelitian ini adalah pegawai Bidang Administrasi di Kemenkumham Kanwil Sumut.
Tabel 3.1 Informan yang akan diwawancara Kode Informan Strata pendidikan Jabatan
ES S2 Kabid.ADb
(Administrasi Database
IS S1 PengelolahTeknologi
Informasi
AP S1 Kepala Sub Bagian
kepegawaian dan TU
3.4 Data dan Sumber Data
Jenis dan sumber data penelitian ini adalah :
1. Data primer merupakan data yang diperoleh langsung dari hasil wawancara yang diperoleh dari narasumber atau informan yaitu Kabid adm database
2. Data Sekunder merupakan data tambhan yang sifatnya untuk melengkapi data yang sudah ada seperti tentang arsip, serta jurnal jurnal yang berhubungan dengan apa yang di teliti.
3.5 Teknik Pengumpulan data
Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan metode pengumpulan data dengan wawancara mendalam, observasi saat wawancara, studi kepustakawanan, dan Dokumentasi
1. Observasi
Observasi digunakan dalam rangka mengumpulkan data dalam suatu penelitian. Peneliti mengadakan pengamatan secara langsung yang berhubungan dengan sistem pengelolaan arsip dinamis di Kemenkumhan Kanwil Sumut . Menurut Arikunto(2006,229) Observasi adalah kegiatan dalam rangka mengumpulkan data yang berkaitan dengan masalah penelitian melalui proses pengamatan langsung dilapangan”. Peneliti berperan serta sebagai mahasiswa yang sedang melakukan penelitian dengan melihat langsung proses pengelolaan arsip dinamis elektronik pada Kemenkumham Sumut.
2. Wawancara
Teknik wawancara yang dilakukan adalah dengan menggunakan teknik funnelling oleh Smith yang dikutip Poerwandari, (2007) yaitu memulai dari pertanyaan-pertanyaan yang umum yang makin lama khusus dan makin khusus, wawancara dilakukan untuk memperoleh keterangan untuk memperoleh informasi yang mendalam tentang pengelolaan arsip dinamis berbasis elektronik di Kemenkumham Sumut Medan yang
meliputi jenis arsip yang disimpan, penyimpanan arsip dinamis yang digunakan, prosedur surat masuk dan keluar, proses penemuan kembali.
Selain itu juga ingin mengetahui tentang fasilitas, sistem penyimpanan, petugas kearsipan, lingkungan tempat arsip disimpan.
3. Studi Kepustakaan
Menurut Gorys Keraf (2003,166) “studi kepustakaan adalah metode pengumpulan data dengan cara mencari buku-buku, koran, majalah dan literatur lainnya”. Peneliti melakukan suatu kegiatan mengumpulkan berbagai informasi dan data dari beberapa bahan-bahan dokumen guna
`menunjang kelengkapan data yang dibutuhkan yaitu melalui buku, artikel, jurnal dan karya ilmiah .Studi kepustakaan dilakukan untuk mengetahui setiappermasalahan yang dihadapi dan setelah itu dibandingkan dengan keadaan yang sedang diteliti atau survey dilokasi peristiwa yang terjadi.
3.6 Analisis Data
Teknik analisis data yang dipergunakan adalah metode analisis data deskriptif yaitu metode yang menganalisis data atau informasi yang telah terkumpul untuk menggambarkan pengelolaan arsip dinamis elektronik di Kemenkumham Sumut. Proses analisis data dapat dilaksanakan melalui beberapa tahap, yaitu :
a. Reduksi data
Reduksi data adalah proses pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan, pengabstrakan dan transformasi dari data yang
berlangsung secara terus menerus selama penelitian dilakukan dan berlanjut sesudah penelitian lapangan sampai laporan akhir tersusun b. Penyajian data
Penyajian adalah sekumpulan informasi tersusun yang memberikan kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan.
Penyajian data perlu disusun secara sederhana dari informasi yang kompleks ke dalam bentuk analisis yang mudah dipahami. Penyajian data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu menggunakan teks naratif, table, dan sebagainya.
c. verivikasi data
Verivikasi data dari kegiatan sebelumnya dan dilanjutkan dengan menarik kesimpulan . Pada tahap ini peneliti akan melakukan proses menginterpretasikan data-data yang telah dikumpulkan dengan metode wawancara dan observasi dalam melakukan pencocokan terhadap kesimpulan yang akan dibuat.
3.7 Alat Bantu Pengumpulan Data
Menurut Poerwandari (2007) dalam metode wawancara, alat yang terpenting adalah peneliti sendiri. Namun, untuk memudahkan pengumpulan data, peneliti membutuhkan alat bantu.
Alat bantu yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
1. Tape Recorder (Alat perekam)
Suatu wawancara tidak bijaksana jika hanya mengandalkan ingatan saja, karena indera manusia terbatas, yang memungkinkan peneliti untuk melewatkan hal-hal yang tidak terseleksi oleh indera yang mendukung penelitian. Menurut Poerwandari (2001), sedapat mungkin suatu
wawancara perlu direkam dan dibuat transkripnya secara verbatim (kata demi kata).
2. Pedoman Wawancara
Wawancara yang dilakukan dalam penelitian ini bersifat semi terstruktur untuk mengingatkan peneliti mengenai aspek-aspek yang dibicarakan, sekaligus menjadi daftar pengecek (checklist) tentang aspek yang telah dan yang belum dibicarakan. Pedoman wawancara berupa open ended question, disusun berdasarkan teori postpurchase dissonance dan teori price. Pada pelaksanaannya, pedoman wawancara ini tidak digunakan secara kaku. Tidak tertutup kemungkinan bagi peneliti untuk menanyakan hal-hal di luar pedoman wawancara, supaya data yang dihasilkan lebih lengkap dan bervariasi
2.8 Pemeriksaan Dan Pengecekan Keabsahan Data
Penelitian menggunakan teknik triangulasi untuk menjaga keabsahan data dalam penelitian ini. Oleh sebab itu, Peneliti menggunakan beberapa metode triangulasi data yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta penjelasan lebih lanjut. Adapun teknik triangulasi yaitu:
1. Triangulasi Data
Triangulasi data adalah menggunakan berbagai sumber data seperti hasil wawancara, hasil observasi dan studi kepustakaan . Peneliti melakukan wawancara dengan Kabid adm database, PengelolahTeknologi Informasi, dan Kepala Sub Bagian kepegawaian dan TU untuk mendapatkan data yang lengkap disertai
observasi untuk mengamati pengelolaan arsip dinamis di Kemenkumham Kanwil Sumut.
2. Triangulasi Teori
Triangulasi teori adalah penggunaan teori yang berlainan untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memenuhi syarat . Teori yang didapatkan oleh peneliti tidak hanya melalui buku tercetak saja melainkan peneliti juga memasukkan teori berdasarkan artikel, jurnal dan literatur lainnya mengenai sistem pengelolaan arsip dinamis.
3. Triangulasi Metode
Triangulasi metode adalah penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal seperti metode wawancara yang didukung dengan observasi pada saat wawancara dilakukan.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Sejarah Singkat Berdirinya Kantor Kementrian Hukum dan Ham (KEMENKUMHAM) Wilayah Sumatera Utara.
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia pertama kali dibentuk pada tanggal 19 Agustus 1945 dengan nama Departemen Kehakiman. Menteri kehakiman yang pertama menjabat adalah Soepomo. Nama Departemen Kehakiman telah beberapa kali berubah nama karena disesuaikan dengan fungsi dari Departemen tersebut yaitu dari Departemen Kehakiman menjadi Departemen Hukum dan Perundang Undangan dan sekarang menjadi Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia. Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia disingkat dengan Kemenkumham.
Kanwil terdiri atas beberapa divisi serta sejumlah Unit Pelaksana Teknis (UPT), termasuk Kantor Imigrasi, Lembaga Pemasyarakatan(LAPAS), Lapas Terbuka(LATER), Lapas Narkotika, Rumah Tahanan Negara (RUTAN), Cabang Rutan(CARUT), Penyimpanan Benda Sitaan Negara(RUPBASAN), Balai Pemasyarakatan(BAPAS), Balai Harta Peninggalan(BHP), serta Rumah Detensi Imigrasi (RUDENIM).
Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia merupakan instansi vertikal Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia yang berkedudukan di setiap provinsi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia
4.1.1 Visi dan Misi Kantor Wilayah Kementrian Hukum dan Ham Sumatera Utara.
visi :
Terwujudnya sistem dan Politik Nasional yang mantap dalam rangka tegaknya supremasi Hukum dan Hak Asasi Manusia untuk menunjang tercapainya kehidupan masyarakat yang aman, bersatu, rukun, damai, adil, dan sejahtera.
Misi:
1. Menyusun perencanaan hukum.
2. Membentuk, menyempurnakan, memperbaharui hukum, dan peraturan perundang- undangan.
3. Melaksanakan penerapan hukum, pelayanan hukum, dan penegakan hukum.
4. Melakukan pembinaan dan pengembangan hukum.
5. Meningkatkan dan menetapkan pengawasan huku.
6. Meningkatkan dan menetapkan kesadaran dan budaya hukum masyarakat.
4.1.2 Makna Logo Kantor Wilayah Kementrian Hukum dan Ham Sumatera Utara
Kantor Kementrian Hukum dan Ham (KEMENKUMHAM) Wilayah Sumatera Utara memiliki logo sebagai ciri khas instansi tersebut. Logo atau simbol yang terdiri dari gambar dan tulisan yang merupakan identitas resmi Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Gambar 1. Logo Kantor Kemenkumham Sumatera Utara Sumber : http://sumut.kemenkumham.go.id/
4.2 Struktur Organisasi
Kantor Kementrian Hukum dan Ham (KEMENKUMHAM) Wilayah Sumatera Utara saat ini menggunakan sistem struktur organisasi bentuk garis dan staf, dimana struktur organisasi tersebut digunakan untuk menetapkan tugas, hak, dan wewenang setiap bagian yang ada
STRUKTUR ORGANISASI
KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN HUKUM DAN HAM
Gambar 2 Struktur Organisasi Kemenkumham
Sumber : http://sumut.kemenkumham.go.id/profil/struktur-organisasi
4.2.1 Waktu kerja Kanwil Kemenkumham
Waktu kerja efektif Kantor wilayah Kementerian Hukum dan Hak Azasi Manusia Provinsi Sumatera Utara adalah pada hari Senin s/d Kamis pukul 07.30 –16.00 WIB dan hari Jum„at pukul 07.30 – 16.30 WIB.
4.2.2 Perlengkapan Pengelolaan Arsip Dinamis
Berikut beberapa perlengkapan yang dimiliki untuk menunjang pengelolaan arsip dinamis di Lingkungan Kanwil Kemenkumham Provinsi Sumatera Utara
Tabel 1 Perlengkapan Arsip Dinamis Elektronik
No Jenis Barang Jumlah/Unit
1. Printer 4
4. Scanner 4
5. Personal Computer 4
Gambar 3. Perlengkapan Arsip Dinamis elektronik
4.3 Hasil Penelitian
Berdasarkan hasil observasi, sistem kearsipan elektronik di Sub bagian Administrasi Umum Kanwil Kemenkumham didukung oleh suatu sistem aplikasi yang diberi nama Sisumaker (Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar).
Aplikasi tersebut dikembangkan berbasis web menggunakan jaringan internet.
Sistem kearsipan elektronik telah diimplementasikan di unit kerja Lingkungan Kementerian Hukum dan hak Azasi manusia pada maret 2018 untuk percepatan pengarsipan dan bentuk nyata dalam mewujudkan-
e-goverment.
Sejak tahun 2018, Sub bagian Arsip Bagian Administrasi telah menerapkan Sisumaker sebagai pendukung proses pelaksanaan kearsipan elektronik.
Implementasi Sisumaker memudahkan arsiparis dan petugas kearsipan dalam melakukan pekerjaan kearsipan karena adanya pemanfaatan media elektronik sehingga pekerjaan kearsipan lebih efektif dan efisien. Walaupun demikian, pelaksanaan proses kearsipan tersebut tidak meninggalkan proses kearsipan secara konvensional.
4.3.1 Sistem Kearsipan Elektronik di Kanwil Kemenkumham Sumut
Berdasarkan hasil observasi dan hasil wawancara, sistem kearsipan elektronik di Sub bagian Arsip didukung dengan penggunaan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Perangkat keras yang digunakan adalah seperangkat komputer, printer, scanner, PC (Personal Computer), dan barcode reader/scanner. Perangkat lunak yang digunakan adalah sebuah aplikasi yang dinamakan Sisumaker.
Sistem kearsipan elektronik di Sub bagian Arsip selaku unit kearsipan Kantor Wilayah Kemenkumham diawali dengan proses penerimaan arsip, proses pengarahan arsip, proses pencatatan arsip, proses pengendalian arsip, proses penyimpanan arsip, dan proses disposisi.
1. Proses Pencatatan dan penyimpanan Arsip
Berdasarkan Keputusan Permenkumham No. 16 tahun 2015 tentang petunjuk teknis pelaksanaan tata kearsipan yaitu Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Hukum Dan Hak Azasi Manusia, proses kearsipan di Subbag Arsip diawali dengan penerimaan surat yang yang dialamatkan kepada Kakanwil Kemenkumham, dan beberapa UPT BHP Medan, Kanimsus, Kadenim, Imigrasi Belawan, Rutan Perempuan Daerah. Berikut alur surat masuk
Gambar 4. Alur Surat Masuk
Sumber: Peraturan Kementerian Hukum dan Ham No. 16 Thn 2015
Setelah proses penerimaan, langkah selanjutnya mengelompokkan naskah dinas antara naskah dinas penting, biasa, dan rahasia. Naskah dinas penting adalah naskah dinas yang isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, memuat informasi
penting, dan mengandung konsepsi kebijaksanaan. Naskah dinas biasa adalah naskah dinas yang isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut, tidak memuat informasi penting, dan tidak mengandung konsepsi kebijaksanaan.
Naskah dinas rahasia adalah naskah dinas yang isinya atau informasinya hanya boleh diketahui pihak tertentu apabila terjadi kebocoran akan menimbulkan kerusakan atau kerugian, mengurangi kredibilitas pemerintah, menyulitkan terlaksananya strategi pemerintah pada umumnya.
Setelah proses mengelompokkan naskah dinas, langkah selanjutnya mengarahkan naskah dinas untuk menentukan unit pengolah yang sesuai. Unit pengolah adalah unit yang melaksanakan pengolahan tindak lanjut naskah dinas.
Unit pengolah tersebut yaitu Divisi Adm, Kabag Umum, dan Kadenim. Selain untuk menentukan unit pengolah, proses mengarahkan naskah dinas sekaligus menentukan dan mencantumkan kode klasifikasi pada naskah dinas.
Gambar 5. Login Aplikasi Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar
Setelah melewati proses-proses tersebut, kemudian dilakukan pencatatan data identitas naskah dinas untuk diarsipkan dengan terlebih dahulu melakukan log in pada Sisumaker, baik sebagai operator yang hanya berhak melakukan pencatatan data identitas arsip, atau sebagai arsiparis yang tidak hanya berhak
melakukan pencatatan tetapi juga berhak melakukan perubahan pada data identitas arsip jika diperlukan perubahan, atau sebagai administrator yang tidak hanya memiliki hak yang sama dengan arsiparis tetapi juga memiliki hak untuk melakukan penghapusan berdasarkan keputusan Kakanwil.
Pencatatan data identitas arsip yang bersifat rahasia dan biasa dilakukan dengan mencatatkannya pada lembar pengantar sedangkan pencatatan data identitas arsip yang bersifat penting, yaitu arsip yang memerlukan tindak lanjut, dilakukan dengan mencatatkannya dalam form kartu kendali yang terdapat di Sisumaker. Hal ini sesuai dengan yang dipaparkan oleh Arsiparis Bu”Evi selaku Admin Database sekaligus arsiparis, dan IS Subbag Umum, AP Pengolah TI, sekaligus key informan dalam wawancara pada tanggal 02 Juli 2019 mengenai proses pencatatan arsip menggunakan Sisumaker yaitu
”pencatatan arsip dilakukan dengan terlebih dahulu log in sebagai operator, arsiparis, atau administrator pada Sisumaker. Setiap divisi memiliki username dan pasword Setelah log in, arsip dientrikan pada kartu kendali untuk arsip yang perlu tindak lanjut hingga ke unit pengolah. Untuk arsip biasa yang tidak memerlukan tindak lanjut dan arsip yang bersifat rahasia dientrikan pada menu lembar pengantar pada Sisumaker.”
Proses pencatatan arsip tersebut diperkuat dengan wawancara kepada IS selaku Bagian Umum, AP Pengolah TI Menkumham sekaligus key informan pada tanggal 3 Juli 2019. Berikut hasil wawancara yang telah direduksi tentang proses pencatatan arsip di Subbag Arsip sebagai unit kearsipan Kemenkumham
”Sebelum proses pencatatan arsip, terlebih dahulu surat yang masuk diterima. Dalam penerimaan arsip, perlu dilakukan pengecekan surat. Pengecekan surat berkaitan dengan alamat yang dituju, lampiran, dan sifat surat. Setelah itu, pengarahan surat bisa kepada Plt pemasyarakatan, unit Plt.keimigrasian, unit pelayanan hukum dan Ham . Setelah menentukan unit pengolah dilakukan pengklasifikasian surat berupa pemberian kode surat berdasarkan
kode klasifikasi arsip. Setelah proses pengklasifikasian surat, surat dicatat dalam form kartu kendali yang ada di Sisumaker”
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan peneliti di Sub bag Arsip Bagian Administrasi, Bagian Umum, dan pengolah TI, proses pencatatan data identitas arsip di Sisumaker didasarkan pada sifat surat. Proses pencatatan data identitas arsip untuk surat masuk yang sifatnya biasa (surat biasa) dan rahasia (surat rahasia), Untuk surat masuk hanya unit Tata Usaha yang di bidangi oleh arsiparis yang bisa mengelolanya, adapun langkah –langkahnya sebagai berikut : 1. Menerima naskah dinas masuk baik dari kantor pos atau JNE yang
dialamatkan kepada Bagian Umum atau Kakanwil
Gambar 6. Contoh Surat Masuk
Setelah surat diterima, lalu discan kedalam bentuk pdf dan di save didalam map virtual
2. Kemudian login keaplikasi Sisumaker, klik surat masuk, lalu akan muncul format surat yang telah terkonsep dan entri sesuai surat yang diterima, dan kepada siapa surat ditujukan dapat dipilih dan di klik sesuai Alamat tujuan surat.
Gambar 7. format Surat Masuk pada Aplikasi Sisumaker 3. Mengupload surat yang telah discan
4. Memberikan ttd yang telah discan pada pojok kanan bawah. Dan barcode yang membuktikan keaslian surat, dan nomor penyimpanannya yang sudah dientrikan di sisumaker.
Gambar 8. Naskah Dinas yang sah yang dibubuhi Barcode
Gambar 9. Naskah dinas yang telah Ditandatangani
5. Mendisposisikan naskah dinas untuk ditindak lanjuti oleh sipenerima(
kepada siapa surat diarahkan) dan setelah itu diparaf untuk mengirimkannya
Gambar 10. Tampilan Surat Masuk Pada aplikasi Sisumaker
Untuk pencatatan surat keluar ditujukan untuk organisasi Kementerian Hukum dan Hukum dan Ham Wilayah Sumatera Utara, dapat dilihat pada alur dibawah ini
Gambar 11. Alur Surat Keluar
Sumber: Peraturan Kementerian Hukum dan Ham No. 16 Thn 2015
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bu ‘Evi selaku arsiparis adalah sebagai berikut :
“surat itu dibuat ada dua cara, cara pertama itu secara fisik jadi dibuat secara fisik misalkan undangan akan dibuat secara tertulis fisik, ditulis, diketik, dicetak 2-3 lembar ya yang salah satunya untuk arsipnya kita kemudian dimintakan tandatangan kepada kepala badan untuk keabsahan suratnya ya terus itu akan dikirim secara fisik ke bidang-bidang lain, ataupun dikirim ke instansi lain terus yang kedua dikirim melalui Sisumaker jadi surat itu tidak dicetak secara fisik tetapi dibuat secara digital, dan pada sistem sisumaker itu sudah ada tata naskah dinasnya tinggal dientri sesuai format tata naskah dinas yang ada nanti surat itu akan dibuat oleh setiap divisi yang memiliki user dan pasword, setelah dibuat dikirim ke kepala badan atau kepala
Kanwil untuk di cek dan dimintakan keabsahannya... validasi untuk di validasi atau ditandatangani”
Prosedur yang dilakukan dalam penciptaan arsip di Kemenkumham lebih ke
Prosedur yang dilakukan dalam penciptaan arsip di Kemenkumham lebih ke