Rangkuman Penelitian - HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.6 Rangkuman Penelitian

4.6.1 Sistem Kearsipan Elektronik di Kementerian Hukum dan Ham

Implementasi sistem kearsipan elektronik di Kemenkumham didukung dengan penggunaan perangkat sistem kearsipan elektronik yaitu hardware dan

software. Hardware yang digunakan yaitu seperangkat komputer, printer, scanner, Pc (Personal Computer), dan barcode reader/scanner sedangkan softwarenya berupa sebuah aplikasi berbasiskan web dengan jaringan internet yang diberi nama Sisumaker

Proses dalam sistem kearsipan elektronik di Subbagian Arsip meliputi proses pencatatan dan penyimpanan, proses pengendalian, proses pendistribusian dan penggunaan, proses pemeliharaan, dan proses disposisi.

1. Proses Pencatatan Arsip dan penyimpanan

Proses kearsipan diawali dengan penerimaan arsip yang kemudian dilanjutkan dengan pengelompokkan arsip, pengarahan arsip, hingga pada pencatatan arsip dan penyimpanan arsip. Berikut dapat dicermati alur proses pencatatan arsip di Subbagian Arsip:

1. Menerima naskah dinas masuk baik dari kantor pos atau JNE yang dialamatkan kepada Bagian Umum atau Kakanwil

2. Setelah diterima, lalu discan kedalam bentuk pdf dan di save didalam map virtual

3. Kemudian login keaplikasi Sisumaker, klik surat masuk, lalu akan muncul format surat yang telah terkonsep dan entri sesuai surat yang diterima, dan kepada siapa surat ditujukan dapat dipilih dan di klik sesuai Alamat tujuan surat.

4. Mengupload surat yang telah discan

5. Memberikan ttd yang telah discan pada pojok kanan bawah. Dan barcode yang membuktikan keaslian surat, dan nomor penyimpanannya yang sudah dientrikan di sisumaker.

6. Mendisposisikan naskah dinas untuk ditindak lanjuti oleh sipenerima(

kepada siapa surat diarahkan) dan setelah itu diparaf untuk mengirimkannya

2. Proses Pengendalian Arsip

Berdasarkan hasil observasi, pengendalian arsip dilakukan setelah proses pencatatan arsip untuk surat penting atau surat yang memerlukan tindak lanjut dan lembar pengantar untuk surat biasa dan surat rahasia, baik berupa form kartu kendali dan lembar pengantar yang terdapat di Sisumaker maupun dalam bentuk print out (fisik).

Maka dapat dikatakan bahwa pengendalian arsip tidak hanya dilakukan dengan menggunakan kartu kendali dan lembar pengantar saja tetapi juga dengan penggunaan sistem aplikasi Siumaker yang dilengkapi dengan log in.

Ada 2 (dua) tingkatan dalam melakukan log in pada Sisumaker, yaitu sebagai berikut:

6. Log in sebagai operator dan sebagai arsiparis

Log in sebagai operator Hak log in ini diperuntukkan kepada Petugas Kearsipan yaang memiliki pasword dan Username untuk mengelola Arsip surat masuk di Sub bagian administrasi di lingkungan Kemenkumham dan hanya yang melakukan entri data, identitas arsip, pada Tata Naskah Dinas yang telah ada di dalam aplikasi Sisumaker.

7. Log in sebagai Administrator

Log in memiliki username dan password sehingga tidak bisa melakukan log in serta hanya Pejabat Eselon Empat yang membuat surat keluar. Log in sebagai Admin hanya diperuntukkan bagi pihak eksternal yaitu Bagian Umum, Keimigrasian, Layanan Masyarakat, Layanan Hukum dan Ham.

3. Proses Pendistribusian dan penggunaan Arsip

Mengacu pada Keputusan Permenkumham No. 16 tahun 2015 tentang petunjuk teknis pelaksanaan tata kearsipan yaitu Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Hukum Dan Hak Azasi Manusia, proses pendistribusian arsip ke unit pengolah sebagian menggunakan kartu kendali atau lembar pengantar. Hasil observasi peneliti menunjukkan bahwa dalam proses pendistribusian arsip di Subbag Arsip sudah dikelola dengan sistem kearsipan elektronik tetapi belum sepenuhnya. Dalam kegiatan pendistribusian sebagian arsip masih dengan bantuan kartu kendali dan lembar pengantar .

Pada setiap Divisi dan sebagian besar SKPD yang telah memiliki Sisumaker ini, arsip yang terdata akan langsung secara otomatis data identitasnya terlihat pada sistem. Dengan begitu, langkah pekerjaan pengelolaan arsip dapat segera ditindaklanjuti. Namun, arsip yang ditindaklanjuti tidak dapat jalan tanpa adanya kartu kendali dan lembar pengantar. Kartu kendali dapat dicetak langsung dari sistem begitu pula dengan lembar pengantar yang telah disediakan pada sistem.

Dengan begitu, proses pendistribusian arsip belum dilakukan sepenuhnya dengan menggunakan sistem kearsipan elektronik.

Dalam kegiatan pendistribusian sebagian arsip masih dengan bantuan kartu kendali dan lembar pengantar . Pada setiap Divisi dan sebagian besar SKPD yang telah memiliki Sisumaker ini, arsip yang terdata akan langsung secara otomatis data identitasnya terlihat pada sistem. Dengan begitu, langkah pekerjaan pengelolaan arsip dapat segera ditindaklanjuti. Namun, arsip yang ditindaklanjuti tidak dapat jalan tanpa adanya kartu kendali dan lembar pengantar. Kartu kendali dapat dicetak langsung dari sistem begitu pula dengan lembar pengantar yang telah disediakan pada sistem. Dengan begitu, proses pendistribusian arsip belum

dilakukan sepenuhnya dengan menggunakan sistem kearsipan elektronik.

4. Pemeliharaan

Pemeliharan arsip dilakukan untuk menjaga, melindungi dan mengatasi arsip-arsip yang dimiliki dari kerusakan sehingga informasi yang terkandung dalam arsip dapat terlindungi. Dalam hal pemeliharaan arsip dinamis elektronik belum melakukan perawatan secara keseluruhan, hanya melakukan perawatan secukupnya. untuk arsip konvensional dikemenkumham tidak memiiki pusat arsip (recod centre) arsip-arsip yang ada disitu ditumpuk dalam suatu ruangan dan tidak ada fumigasi yang dilakukan, dan untuk arsip yang telah dialihmediakan, atau yang sudah jadi arsip elektronik maka perawatan yang dilakukan sebatas mengupgrade aplikasi dan membersihkannya dari serangan virus yang merusak data.

5. Disposisi

Disposisi merupakan kelanjutan dari penanganan surat masuk atau disposisi lanjutan, pemberi disposisi atau pimpinan unit kerja merupakan penguna tujuan surat yang pertama kali menerima surat masuk atau penerima disposisi yang melakukan disposisi lanjutan dengan disposisi akan lebih efesien dan tepat karena, surat itu dilaksanakan atau tidak dapat diketahui disistem.

4.6.2 Kendala Sistem Kearsipan Elektronik di Kemenkumham

Kendala sistem kearsipan elektronik meliputi 4 (empat) hal yaitu faktor sumber daya manusia yang merupakan kendala utama, faktor budaya kerja yang mana hanya beberapa petugas kearsipan yang terbiasa dengan proses kearsipan elektronik dan masih terbiasa dengan proses kearsipan secara konvensional, dan faktor pimpinan yang tidak totalitas mendukung pelatihan penerapan proses kearsipan secara elektronik, dan dana yang terbatas.

4.6.3 Pembuatan kebijakan/SOP Pengelolaan Arsip Dinamis

Pengelola arsip dinamis Kemenkumham masih belum punya pedoman atau SOP sendiri masih mengikuti Standar Operasional Prosedur seperti biasa Arsiparis yang ada di bagian pengolahan arsip mengikuti Standar Operasional seperti pengelolaan arsip biasanya.

4.6.4 Tata Naskah Dinas Kemenkumham

Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) merupakan pengelolaan naskah dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan keputusan. Untuk Tata Naskah Dinas Elektronik Kemenkumham belum sepenuhnya dijalalankan Karena keterbatasan dana dan masih kurangnya sosialisasi Tata Naskah Dinas Elektronik.

4.6.5 Kelebihan dan Kekurangan Pengarsipan Elektronik pada Sisumaker 1. Kelebihan

Berdasarkan Hasil Penelitian di Lingkungan Kemenkumham kelebihan sistem pengarsipan elektronik dengan menggunakan aplikasi Sisumaker adalah sebagai berikut:

1. Mudah dioperasikan oleh penggunanya.

2. Fasilitas Pencarian Dokumen( temu kembali arsip lebih efektif dan efisien). Aplikasi sisumaker dapat memberikan kata-kata kunci pencarian yang fleksibel sesuai keinginan sehingga dapat mengantisipasi jika pengguna lupa dengan atribut-atribut pokok sebuah dokumen.

3. Pencatatan Lokasi Fisik Dokumen dan data lokasi penempatan dokumen secara lengkap.

4. Fasilitas Gambar dan Suara. Penggunaan scanner membuat kemudahan dalam melakukan transfer dari bentuk dokumen fisik ke dalam bentuk virtual. Kelebihan tersebut ditambah dengan kemampuan komputer untuk melakukan proses-proses imaging seperti mempertajam dan memperjelas gambar dokumen tersebut.

5. Keamanan Data. Keamanan dokumen akan lebih terjamin dengan adanya level keamanan bertingkat yang menggunakan ID Pengguna dan password.

Demikian juga penggunaan komputer memungkinkan kita mengatur autentifikasi pengguna dan blok proteksi sehingga lebih menjamin bahwa sistem akan sulit dimasuki akses-akses yang ilegal.

6. Retensi Otomatis. Penggunaan komputer juga akan memungkinkan permeriksaan secara otomatis retensi dokumen. Jadi akan terjadi peringatan jika beberapa dokumen sudah kedaluwarsa, sehingga kita bisa menindaklanjuti arsip.

2. Kekurangan

Kekurangan sistem pengarsipan elektronik dengan menggunakan aplikasi Sisumaker adalah sebagai berikut:

1. Dengan kecanggihan teknologi pula maka file dapat diakses oleh para hacker yang tak bertanggung jawab. Mereka juga kadang-kadang bisa mengubah, mengganda, atau menghapus file yang disimpan.

2. Keterbatasan jaringan Lokal Area Network (Lan) dapat menjadi suatu gangguan atau hambatan dalam mengakses arsip yang dibutuhkan.

3. Ancaman virus yang setiap saat bisa menyerang.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

Berdasarkan hasil yang diperoleh dari wawancara langsung maka dapat disimpulkan bahwa sistem pengelolaan arsip dinamis pada Kanwil Kemenkumham sudah menggunakan sistem kearsipan elektronik. Arsip dinamis elektronik di Kemenkumham dilakukan dengan empat siklus pengelolaan yaitu penciptaan dan penyimpanan yang dilakukan dalam satu tahap , distribusi dan penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi. Arsip dinamis disusun berdasarkan nomor dan tanggal naskah dinas lalu di diinput kedalam aplikasi sisumaker, dengan format yaitu 1) Nomor dan Tanggal beserta Tahun Surat, 2) Jenis Surat, 3)Perihal Surat, 4) kepada siapa surat ditujukan, 5) paraf dan Barcode surat, 6) surat yang telah discan diupload sebagai lampiran, 7) kemudian dilakukan Disposisi Surat. Untuk arsip fisik yang telah selesai dialihmediakan maka disimpan kedalam lemari arsip, sampai tiba jadwal retensi arsip tersebut untuk dimusnahkan.

Saran

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan maka peneliti memberikan saran Kepada Kanwil Kemenkumham Sumut untuk Mengoptimalkan penggunaan sistem aplikasi Sisumaker sebagai pengarsipan digital secara menyeluruh dan berkelanjutan, dan untuk arsip fisik yang telah selesai digunakan sebaiknya disimpan pada filling cabinet yang terbuat dari logam sampai masa jadwal retensi arsip dilakukan.

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Sistem Informasi . Jakarta: Gramedia Pustaka Umum.

Arsip Nasional Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Jakarta.

Arsip Nasional Republik Indonesia. 2011. Peraturan Kepala Arsip RepublikIndonesia Nomor 17 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Akses Arsip Dinamis. Jakarta.

Arsip Nasional Republik Indonesia. 2014. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2011Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas. Jakarta.

Arsip Nasional Republik Indonesia. 2015. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tentang Jadwal Retensi Arsip. Jakarta.

Azwar. 2004. Metode Penelitian. Yogyakarta Pustaka Pelajar.

Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan Perguruan Tinggi Cetakan Ke Enam Jilid 1. Jakarta: Bumi Aksara.

Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Budiman, M. Rosyid, 2009. Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik (Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY.

http://bpadjogja.info/public/article/113/e111a6b6d920969bcfa9eb696e14f ba7.pdf. Diakses 21 Desember 20185 06 mei 2019.pkl 19.05

Febriadi.2013. Apa Dan Bagaimana Mengelola Arsip Elektronik.

http://library.maranatha.edu/wpcontent/uploads/2014/01/Febriadi_Revisi_

Apa-dan-BagaimanaMengelola-Arsip-Elektronik1.docx. Diakses 6 mei 2019. Pkl 20.43

Permempan RB No. 6 Tahun 2011, Tentang tata dinas elektronik

https://dkis.cirebonkota.go.id/wp-content/uploads/2018/11/Permenpan- RB-No-6-Tahun-2011-tentang-pedoman-umum-tata-naskah-dinas-elektronik.pdf. Diakses tgl 6 Mei 2019. Pukul 18.02

Read, J. & Ginn, M. L. 2011. Record management (9th ed.). Mason, Ohio:

Thomson South-Western.

Rustam, Muhammad. 2014. Pengelolaan Arsip Elektonik. Tanggerang Selatan:

Universitas Terbuka.

Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.

Bandung: Mandar Maju

Srirahayu. 2013. Manajemen Arsip Elektronik, http://web.unair.ac.id/admin/file/f_23163_manajemenrekodelektronik.doc.

Diakses 15 Desember 2018

Sukoco, B.M. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:

Erlangga

Sugiarto, Agus., Wahyono, Teguh. 2014. Manajemen Kearsipan Elektronik.

Yogyakarta: Gava Media.

Sulistyo, Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta : Gramedia.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik.

The Liang Gie. 2002. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Kanisius.

Spada_ Indonesia . Konsep Surat elektronik

http://ppg.spada.ristekdikti.go.id/mod/resource/view.php?id=8468 diakses pad tgl 10 mei 2019. Pukul 15.07

Moleong J. Lexy. 2006.Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung : Remaja Rosda Karya,

Purwanto Djoko. 2011, Komunikasi Bisnis. Jakarta : Penerbit Erlangga Mardiana, Gina dan Iwan Setiawan. 2000.Kearsipan Kelompok Bisnis dan

Manajemen. Bandung: Armico

Mirmani, A. 2011. Pengantar kearsipan. Jakarta : Universtas Terbuka

Tintin Astini & Aah Johariah. 2004. Melakukan Prosedur Administrasi.

Bandung: Armico

LAMPIRAN I

Lemari Penyimpanan Arsip

Arsip yang ditumpuk pada Kantor Kemenkumham Sumut

Pemusnahan Arsip

Sosialisasi Sisumaker

LAMPIRAN II

TRANSKIP WAWANCARA 1. Hasil Transkip Wawancara Informan I

Wawancara dilakukan pada tanggal 03 Juli 2019 di Kanwil Kemenkumham Sumut dengan ibu ES selaku Arsiparis juga Kabag Administrasi. Berikut Hasil Wawancara bersama beliau dengan keterangan

P = Pewawancara/ Peneliti

ES = Narasumber/Arsiparis dan Kabag Adm P = Selamat Pagi Bu...

ES = Iya Pagi, Ada yang perlu dibantu?

P = Begini bu maksud kedatangan saya, saya mau melakukan wawancara kepada ibu selaku Arsiparis, karna penelitian saya terkait tentang arsip elektronik disini bu

ES = Oh silahkan duduk dulu dek, apa yang mau kamu tanyakan?

P =Apakah ada peraturan, dasar hukum, dan pedoman dalam system kearsipan elektronik disini bu?

ES =Tentang kearsipan di wilayah Kemenkumham telah diatur dalam Keputusan Permenkumham No. 16 tahun 2015 tentang petunjuk teknis pelaksanaan tata kearsipan yaitu Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Hukum Dan Hak Azasi Manusia yang berbunyi bahwa pengurusan surat masuk dan keluar dapat dilakukan secara manual maupun dengan sarana teknologi informasi. Adanya Peraturan Gubernur Nomor 1 Tahun 2011 tersebut mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan yang diperjelas

dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Jadwal Retensi Arsip, Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, akses dan keamanan arsip.

P = Bagaimana proses pencatatan arsip pada sistem kearsipan elektronik?

ES =Sebelum proses pencatatan arsip, terlebih dahulu surat yang masuk diterima. Surat masuk yang diterima hanya yang dialamatkan kepada Kakanwil, Kadenim, dan Bagian umum, dan bagian administrasi.

Dalam penerimaan arsip, perlu dilakukan pengecekan surat.

Pengecekan surat berkaitan dengan alamat yang dituju, lampiran, dan sifat surat (surat biasa, surat penting, atau surat rahasia). Setelah itu, pengarahan surat yaitu penentuan unit pengolah. Unit pengolah merupakan unit yang melaksanakan pengolahan tindak lanjut surat atau naskah dinas. Pengarahan surat bisa kepada unit pengolah TI atau unit pengolah Pejabat eselon 4. Unit pengolah Adm adalah bagian-bagian yang melaksanakan pengolahan tindak lanjut naskah dinas. Bagian divisi yang melaksanakan tugas sebagai unit kearsipan adalah Divisi Administrasi. Setiap divisi memiliki User dan pasword Untuk pembuatan surat keluar. Setelah menentukan unit pengolah dalam proses pengarahan surat, dilakukan pengklasifikasian surat yang berupa pemberian kode surat berdasarkan kode klasifikasi arsip.

Setelah proses pengklasifikasian surat, surat dicatat dalam kartu kendali yang ada di Sisumaker.

P =Kalau proses pendistribusian arsip pada sistem kearsipan elektronik bagaimana bu?

ES = Oke tadi sudah dijelaskan bahwa sistem pengarsipan menggunakan aplikasi yang dinamakan sisumaker, setelah login ke aplikasi maka akan muncul tampilan layaknya seperti email ada surat masuk, surat keluar, dan juga ada menu distribusi surat, nah untuk distribusi surat tinggal klik distribusi surat akan muncul tampilan berupa format surat yang akan diisi, jika surat bersifat rahasia,biasa tinggal dipilih, lalu kepada siapa surat ditujukan selanjutnya ada pilihan yang akan muncul lalu diklik kepada siapa surat tersebut ditujukan.

P =Bagaimana proses penyimpanan arsip aktif pada sistem kearsipan elektroniknya bu?

EV = Penyimpanan data arsip aktif pada sistem kearsipan elektronik akan secara otomatis tersimpan di dalam Sisumaker. Jika untuk arsip aktif dalam bentuk fisik, penyimpanan dilakukan oleh unit pengolah yang mana unit pengolah merupakan unit yang melaksanakan tindak lanjut surat sekaligus pengelolaan arsip aktif, termasuk juga pada proses penyimpanannya

P = lalu bu bagaimana proses penyimpanan arsip inaktif pada sistem kearsipan elektronik?

EV =Proses penyimpanan arsip in-aktif pada sistem kearsipan elektronik dilakukan dengan mengubah status arsip aktif pada kartu kendali menjadi in- aktif yang didasarkan pada jadwal retensi arsip.

P = Bagaimana proses pengendalian dalam peminjaman arsip pada sistem kearsipan elektronik bu?

EV = Peminjaman arsip diperbolehkan hanya pada orang yang berhak dengan isi arsip tersebut. Proses pengendalian dalam peminjaman arsip

dengan tidak meminjamkan arsip pada orang di luar lingkungan Kemenkumham dan hanya meminjamkan arsip pada orang-orang yang berkaitan dengan arsip tersebut. Peminjaman tidak dibatasi oleh waktu tetapi jika arsip dipinjam terlalu lama, Unit kearsipan Kanwil Sumut akan meminta peminjam untuk mengembalikan arsip melalui panggilan telepon.

P =Bagaimana proses pengendalian dalam pelayanan arsip pada sistem kearsipan elektronik?

EV = Pada sistem kearsipan elektronik, pelayanan arsip tidak lagi dilakukan secara konvensional yang mana setiap orang yang membutuhkan tindak lanjut arsip harus datang ke Subbag Administrasi, Subbagian umum dan Pengolah TI. Pelayanan arsip dapat dipantau hanya dengan melihat perubahan tindak lanjut arsip yang dapat dilihat langsung di Sisumaker.

Arsip yang belum didisposisi atau yang sudah, arsip aktif atau in-aktif, tindak lanjut arsip sudah sampai unit pengolah atau belum, dapat dilihat melalui Sisumaker. Pada dasarnya, Sisumaker diciptakan untuk memudahkan arsiparis dan petugas kearsipan dalam proses pengendalian dan penyimpanan arsip.

P = Bagaimana proses penilaian arsip pada sistem kearsipan elektronik bu?

EV = Proses penilaian arsip didasarkan pada jadwal retensi arsip. Di dalam jadwal retensi arsip telah ditetapkan jangka waktu simpan/masa simpan arsip aktif, menjadi arsip in-aktif, dan jangka waktu arsip harus dimusnahkan.

P = Apakah dasar hukum dalam proses penyusutan arsip pada sistem

kearsipan elektronik bu?

EV =Dasar hukum dalam proses penyusutan arsip adalah Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, PP No. 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang No. 43 tahun 2009, Permenkumham No. 16 Thn 2015 Pedoman proses penyusutan arsip dinamis adalah jadwal retensi arsip yang telah ditetapkan oleh Permenkumham.

P =Bagaimana proses pemindahan arsipnya bu pada sistem kearsipan elektronik?

EV =Proses pemindahan arsip pada sistem kearsipan elektronik dengan terlebih dahulu melakukan compress file Sisumaker kemudian dipindahkan pada harddisk eksternal. Pemindahan arsip dalam bentuk fisik dilakukan dengan memindahkan arsip dari tempat penyimpanan/penataan aktif berupa filing cabinet ke unit kearsipan masing-masing devisi pada Kanwil Sumut. Apakah masih banyak lagi dek yang mau ditanyakan? Ibu haus istirahat sebentar gpp yah...

P = Oh iya bu silahkan bu, heheh..maaf ya bu pertanyaannya panjang EV = Gpp dek tujuan kamu kesinikan agar semua pertanyaan kamu terjawab

(Istirahat sebentar...) EV = Oke lanjut lagi pertanyaanya dek...

P =Iya bu bagaimana proses pemusnahan arsip pada sistem kearsipan elektroniknya bu?

EV =Proses pemusnahan arsip pada sistem kearsipan elektronik dilakukan dengan melakukan penghapusan (delete) pada file arsip di

Sisumaker. Namun, proses penghapusan tersebut belum pernah dilakukan Adm. Selaku arsiparis di Subbag administrasi hingga saat ini. Pemusnahan arsip pada arsip dalam bentuk fisik dilakukan dengan rutin yang mana prosesnya dilakukan secara konvensional berdasarkan Peraturan Permenkumham No 16 thn 2015dilakukan oleh SKPD itu sendiri sedangkan pemusnahan arsip yang retensinya 10 (sepuluh) tahun atau lebih dilakukan oleh tim yang dibentuk oleh Kakanwil. Tim tersebut terdiri dari SKPD pencipa arsip, BPAD, dan arsiparis. Pemusnahan arsip dilakukan dengan terlebih dahulu membuat daftar arsip usul pemusnahan arsip kepada Badan Perpustakaan dan Arsip daerah (BPAD) yang mana BPAD merupakan lembaga kearsipan daerah yang memiliki tugas dan fungsi di bidang kearsipan yang mempunyai tugas pembinaan dan pengelolaan arsip di daerah. Setelah BPAD menyetujui daftar arsip usul pemusnahan arsip, yang telah data oleh bagian adm, umum dan pengolah TI sebagai unit Subbag Adm, BPAD mengeluarkan surat persetujuan pemusnahan yang bentuknya SK (Surat Keputusan) Kakanwil yang disertai daftar arsip yang akan dimusnahkan.

P = Lalu bu untuk proses disposisinya gimana bu?

IS =Disposisi dengan sistem elektronik lebih cepat dan tepat, ya setelah surat masuk itu diterima oleh pimpinan, maka pimpinan segera mengirimkan surat kepada si penerima disposisi kemudian sipenerima disposisi segera menindak lanjuti surat kemana surat ditujukan

P =Usaha apa ya bu kira-kira yang dilakukan dalam pemeliharaan arsip juga

yang elektronik bu?

IS =Selama ini sih belum melakukan fumigasi, yaa kita apa adanya aja dulu nih, hanya pake kamper aja haha yaa untuk menghindari serangga-serangga aja kaya rayap, kecoa yaa masih apa adanya lah.”dan untuk arsip secara elektronik pemeliharaan yang dilakukan termasuk upgrade aplikasi

P =Apakah ada kendala yang dihadapi pada setiap proses dalam sistem kearsipan elektronik bu?

EV =Tidak ada kendala secara teknis yang dirasa menghambat dalam setiap proses sistem kearsipan elektronik. Kendala mendasar yang dihadapi hanya satu yaitu SDM (Sumber Daya Manusia). Keterbatasan pengetahuan dan kemampuan pegawai menjadi kendala dalam sistem kearsipan elektronik dan secara tidak langsung akan berpengaruh dalam pekerjaan pengelolaan arsip. Juga terbatasnya anggaran untuk mengadakan pelatihan penerapan kearsipan elektronik karna masih surat yang dikelola dalam bentuk elektronik, untuk Tata Naskah Dinas Elektronik belum sepenuhnya dilaksanakan.

P =Bagaimana solusi untuk mengatasi kendala yang menghambat proses system kearsipan elektronik?

EV =Solusi dalam menghadapi kendala yang berkaitan dengan faktor keterbatasan pegawai yaitu dengan memberikan pelatihan-pelatihan teknis yang berkaitan dengan ilmu kearsipan itu sendiri maupun tentang sistemnya, memberikan pengetahuan dan wawasan tentang computer yang berkaitan dengan Sisumaker yang mengolah Tata Naskah Dinas,

Dalam dokumen PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS ELEKTRONIK PADA KANTOR WILAYAH KEMENKUMHAM PROVINSI SUMATERA UTARA (Halaman 89-0)