BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.4 Kendala Sistem Kearsipan Elektronik di Kemenkumham
Berdasarkan hasil wawancara pada tanggal 02 Juli 2019 dengan ES selaku Kepala Subbag Tata Usaha Bagian Administrasi dan juga sebagai Arsiparis, Subbag Umum, dan Pengolah TI mengenai kendala dalam pengelolaan sistem
kearsipan elektronik sebagai berikut:
”Kendalanya pada keterbatasan kemampuan dan keterampilan SDM dalam bidang IT. Para pegawai sudah terbiasa dengan pekerjaan rutin dan ketika ada perubahan tidak dapat menyesuaikan perubahan dengan cepat karena adanya faktor pembiasaan. Untuk itu, ketika Sisumaker diimplementasikan, arsiparis memberikan pelatihan teknis kepada para petugas kearsipan serta pengetahuan seputar Sisumaker.”
Hal yang sama diungkapkan oleh IS selaku Subbag Umum, Humas, dan Pmengenai kendala dalam implementasi proses kearsipan secara elektronik melalui Pengolah TI berdasrkan wawancara pada tanggal 03 Juli 2019.
Berikut hasil wawancara yang telah direduksi dengan beliau:
”Kendalanya adalah pada SDM. Para pegawai memiliki keterbatasan kemampuan dan pengetahuan tentang ilmu komputer serta belum terbiasa dengan pengelolaan arsip secara elektronik. Setiap user dan pasword sudah dibuatkan oleh amin database tapi belum semua UPT Kemenkumham yang menggunakannya.
Begitu juga dengan yang diungkapkan oleh AP selaku Pengelola TI, mengenai kendala sistem kearsipan elektronik di Subbag Arsip. Berikut hasil wawancara yang telah direduksi dengan beliau pada tanggal 03 Juli 2019:
”Kendalanya adalah faktor SDM. Dan juga dana, serta kurangnya bimbingan dan pelatihan dinas kerja juga berpengaruh pada kelancaran implementasi sistem kearsipan elektronik. SDM sudah terbiasa dengan pekerjaan kearsipan secara konvensional.”
ES selaku arsiparis Subbag Arsip pun sependapat dengan IS mengenai kendala pengelolaan arsip dengan menggunakan Sistem Kearsipan Elektronik yaitu aplikasi Sisumaker. Berikut hasil wawancara yang telah direduksi dengan beliau pada tanggal 3 Juli:
”Kendala utama adalah kendala sumber daya manusia dalam hal penguasaan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan dalam bidang komputer. Selain itu, kurangnya perintah yang kuat dari pimpinan
menjadikan pengelolaan kearsipan elektronik belum benar-benar diterapkan semestinya oleh setiap UPT pada Kemenkumham.”
Untuk kendala teknis dalam proses sistem kearsipan elektronik, AP mengatakan dalam wawancara pada tanggal 3 Juli bahwa:
”Tidak ada kendala secara teknis yang dirasa menghambat dalam setiap proses sistem kearsipan elektronik. Kendala mendasar yang dihadapi hanya satu yaitu SDM. Keterbatasan pengetahuan dan kemampuan pegawai menjadi kendala dalam sistem kearsipan elektronik dan secara tidak langsung akan berpengaruh dalam pekerjaan pengelolaan arsip, Selain karena kendala dari sumber daya manusia, budaya kerja para pegawai yang sudah terbiasa dengan pekerjaan kearsipan secara konvensional juga berpengaruh pada penerapan sistem kearsipan elektronik. Kendala lain yang muncul adalah Kurangnya pelatihan.”
Jadi dapat disimpulkan bahwa kendala implementasi sistem kearsipan meliputi 4 (empat) hal yaitu faktor sumber daya manusia yang merupakan kendala utama, faktor budaya kerja yang mana hanya beberapa petugas kearsipan yang terbiasa dengan proses kearsipan elektronik dan masih terbiasa dengan proses kearsipan secara konvensional, faktor pekerjaan lain di luar pekerjaan utama, dan faktor pimpinan yang tidak totalitas mendukung pelatihan penerapan proses kearsipan secara elektronik.
Untuk itu, solusi dalam menghadapi kendala tersebut menurut ES selaku Arsiparis Bagian Administrasi, Bagian Umum, dan Pengelola TI melalui wawancara pada tanggal 03 Juli 2019 adalah:
”Solusi dalam menghadapi kendala yang berkaitan dengan faktor keterbatasan pegawai yaitu dengan memberikan pelatihan-pelatihan teknis yang berkaitan dengan ilmu kearsipan itu sendiri maupun tentang sistemnya, memberikan pengetahuan dan wawasan tentang computer yang berkaitan dengan Sisumaker yang mengolah Tata Naskah Dinas, dan menerapkan sistem tersebut dalam kegiatan sehari-hari yang penerapannya tidak hanya dilakukan oleh satu unit kerja tetapi semua
unit kerja sehingga ada dorongan untuk mulai membiasakan segala pekerjaan arsip dengan menggunakan Sisumaker tersebut.”
Hal yang sama juga diungkapkan oleh ES selaku Arsiparis Subbag Adm melalui wawancara pada tanggal 03 Juli 2019 mengenai solusi dalam mengatasi kendala yang berkaitan dengan implementasi sistem kearsipan elektronik yaitu dengan memberikan pelatihan berupa petunjuk teknis, wawasan, dan pengetahuan tentang Sisumaker. Kemudian membiasakan pekerjaan pengelolaan arsip dengan menggunakan sistem kearsipan elektronik.
IS selaku Subbag Umum memberikan solusi dalam mengatasi kendala-kendala yang menghambat proses kearsipan secara elektronik melalui wawancara pada tanggal 03 Juli 2019 sebagai berikut:
”Untuk mengatasi kendala tersebut, solusinya dengan memberikan pelatihan-pelatihan teknis dan pengetahuan seputar sistem kearsipan elektronik. Pelatihan yang diberikan tidak hanya pada pelatihan- pelatihan yang memang sengaja diagendakan tapi juga pelatihan antar pegawai dalam bentuk pendampingan dari arsiparis. Selain itu, dengan melakukan apresiasi/approach kepada unsur pimpinan. Caranya dengan memasukkan hal-hal yang berkaitan dengan kebutuhan pimpinan, seperti menu ”agenda pimpinan” serta dengan melakukan pendekatan sebagai upaya memberikan pemahaman kebermanfaatan dari sistem kearsipan elektronik tersebut.”
Lebih lanjut, AP menjelaskan solusi dalam mengatasi kendala teknis yang saat ini tidak lagi menjadi kendala yang menghambat proses kearsipan di Subbag Arsip melalui wawancara pada tanggal 04 Juli 2019 sebagai berikut:
”Dengan adanya Sisumaker maka pencarian arsip tidak lagi dilakukan secara konvensional dengan mencari satu persatu arsip. Pencarian arsip bisa dilakukan dengan hanya menuliskan subjek atau objek arsip kemudian kita gunakan ”search” maka arsip yang kita cari akan segera ditemukan keberadaannya tanpa harus mencari dengan kartu kendali.”
Dari pernyataan tersebut maka Sisumaker sebenarnya merupakan solusi
yang telah terealisasi dalam mengatasi kendala proses kearsipan secara konvensional. Namun, implementasi Sisumaker kembali menjadi kendala bagi petugas kearsipan. Dengan demikian, solusinya tidak hanya dengan memberikan wawasan, pelatihan teknis, dan dengan pembiasaan atau budaya kerja. Namun, perlu juga dengan pendampingan internal atau pendampingan secara teknis dari arsiparis dan perubahan pada pola pikir.
4. 5 Pembuatan kebijakan/SOP Pengelolaan Arsip Dinamis
Dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu mengenai SOP pengelolaan arsip dinamis elektronik yang belum ada secara tertulis masih mengikuti standar yang ada. Seperti jawaban informan dibawah ini, yaitu:
“Belum sih saat ini belum membuat SOPnya, yaa kita sesuaikan saja dengan pengelolaannya secara umum saja dan yang mengolah arsip surat dinas pun juga”
“Terus sama ya itu dalam peminjaman arsip yang dibutuhkan belum adanya SOP tertulis.”
“Tidak ada SOP yang dibuat khusus untuk pengelolaan arsip disini ya belum ada SOP nya tertulis lah seperti itu.”
Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat diketahui pengelola arsip dinamis Kemenkumham masih belum punya pedoman atau SOP sendiri masih mengikuti Standar Operasional Prosedur seperti biasa . Arsiparis yang ada di bagian pengolahan arsip mengikuti Standar Operasional seperti pengelolaan arsip biasanya.