BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
B. Saran
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan maka peneliti memberikan saran Kepada Kanwil Kemenkumham Sumut untuk Mengoptimalkan penggunaan sistem aplikasi Sisumaker sebagai pengarsipan digital secara menyeluruh dan berkelanjutan, dan untuk arsip fisik yang telah selesai digunakan sebaiknya disimpan pada filling cabinet yang terbuat dari logam sampai masa jadwal retensi arsip dilakukan.
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Sistem Informasi . Jakarta: Gramedia Pustaka Umum.
Arsip Nasional Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Jakarta.
Arsip Nasional Republik Indonesia. 2011. Peraturan Kepala Arsip RepublikIndonesia Nomor 17 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Akses Arsip Dinamis. Jakarta.
Arsip Nasional Republik Indonesia. 2014. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2011Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas. Jakarta.
Arsip Nasional Republik Indonesia. 2015. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tentang Jadwal Retensi Arsip. Jakarta.
Azwar. 2004. Metode Penelitian. Yogyakarta Pustaka Pelajar.
Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan Perguruan Tinggi Cetakan Ke Enam Jilid 1. Jakarta: Bumi Aksara.
Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Budiman, M. Rosyid, 2009. Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik (Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY.
http://bpadjogja.info/public/article/113/e111a6b6d920969bcfa9eb696e14f ba7.pdf. Diakses 21 Desember 20185 06 mei 2019.pkl 19.05
Febriadi.2013. Apa Dan Bagaimana Mengelola Arsip Elektronik.
http://library.maranatha.edu/wpcontent/uploads/2014/01/Febriadi_Revisi_
Apa-dan-BagaimanaMengelola-Arsip-Elektronik1.docx. Diakses 6 mei 2019. Pkl 20.43
Permempan RB No. 6 Tahun 2011, Tentang tata dinas elektronik
https://dkis.cirebonkota.go.id/wp-content/uploads/2018/11/Permenpan- RB-No-6-Tahun-2011-tentang-pedoman-umum-tata-naskah-dinas-elektronik.pdf. Diakses tgl 6 Mei 2019. Pukul 18.02
Read, J. & Ginn, M. L. 2011. Record management (9th ed.). Mason, Ohio:
Thomson South-Western.
Rustam, Muhammad. 2014. Pengelolaan Arsip Elektonik. Tanggerang Selatan:
Universitas Terbuka.
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung: Mandar Maju
Srirahayu. 2013. Manajemen Arsip Elektronik, http://web.unair.ac.id/admin/file/f_23163_manajemenrekodelektronik.doc.
Diakses 15 Desember 2018
Sukoco, B.M. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:
Erlangga
Sugiarto, Agus., Wahyono, Teguh. 2014. Manajemen Kearsipan Elektronik.
Yogyakarta: Gava Media.
Sulistyo, Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta : Gramedia.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik.
The Liang Gie. 2002. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Kanisius.
Spada_ Indonesia . Konsep Surat elektronik
http://ppg.spada.ristekdikti.go.id/mod/resource/view.php?id=8468 diakses pad tgl 10 mei 2019. Pukul 15.07
Moleong J. Lexy. 2006.Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung : Remaja Rosda Karya,
Purwanto Djoko. 2011, Komunikasi Bisnis. Jakarta : Penerbit Erlangga Mardiana, Gina dan Iwan Setiawan. 2000.Kearsipan Kelompok Bisnis dan
Manajemen. Bandung: Armico
Mirmani, A. 2011. Pengantar kearsipan. Jakarta : Universtas Terbuka
Tintin Astini & Aah Johariah. 2004. Melakukan Prosedur Administrasi.
Bandung: Armico
LAMPIRAN I
Lemari Penyimpanan Arsip
Arsip yang ditumpuk pada Kantor Kemenkumham Sumut
Pemusnahan Arsip
Sosialisasi Sisumaker
LAMPIRAN II
TRANSKIP WAWANCARA 1. Hasil Transkip Wawancara Informan I
Wawancara dilakukan pada tanggal 03 Juli 2019 di Kanwil Kemenkumham Sumut dengan ibu ES selaku Arsiparis juga Kabag Administrasi. Berikut Hasil Wawancara bersama beliau dengan keterangan
P = Pewawancara/ Peneliti
ES = Narasumber/Arsiparis dan Kabag Adm P = Selamat Pagi Bu...
ES = Iya Pagi, Ada yang perlu dibantu?
P = Begini bu maksud kedatangan saya, saya mau melakukan wawancara kepada ibu selaku Arsiparis, karna penelitian saya terkait tentang arsip elektronik disini bu
ES = Oh silahkan duduk dulu dek, apa yang mau kamu tanyakan?
P =Apakah ada peraturan, dasar hukum, dan pedoman dalam system kearsipan elektronik disini bu?
ES =Tentang kearsipan di wilayah Kemenkumham telah diatur dalam Keputusan Permenkumham No. 16 tahun 2015 tentang petunjuk teknis pelaksanaan tata kearsipan yaitu Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Hukum Dan Hak Azasi Manusia yang berbunyi bahwa pengurusan surat masuk dan keluar dapat dilakukan secara manual maupun dengan sarana teknologi informasi. Adanya Peraturan Gubernur Nomor 1 Tahun 2011 tersebut mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan yang diperjelas
dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Jadwal Retensi Arsip, Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, akses dan keamanan arsip.
P = Bagaimana proses pencatatan arsip pada sistem kearsipan elektronik?
ES =Sebelum proses pencatatan arsip, terlebih dahulu surat yang masuk diterima. Surat masuk yang diterima hanya yang dialamatkan kepada Kakanwil, Kadenim, dan Bagian umum, dan bagian administrasi.
Dalam penerimaan arsip, perlu dilakukan pengecekan surat.
Pengecekan surat berkaitan dengan alamat yang dituju, lampiran, dan sifat surat (surat biasa, surat penting, atau surat rahasia). Setelah itu, pengarahan surat yaitu penentuan unit pengolah. Unit pengolah merupakan unit yang melaksanakan pengolahan tindak lanjut surat atau naskah dinas. Pengarahan surat bisa kepada unit pengolah TI atau unit pengolah Pejabat eselon 4. Unit pengolah Adm adalah bagian-bagian yang melaksanakan pengolahan tindak lanjut naskah dinas. Bagian divisi yang melaksanakan tugas sebagai unit kearsipan adalah Divisi Administrasi. Setiap divisi memiliki User dan pasword Untuk pembuatan surat keluar. Setelah menentukan unit pengolah dalam proses pengarahan surat, dilakukan pengklasifikasian surat yang berupa pemberian kode surat berdasarkan kode klasifikasi arsip.
Setelah proses pengklasifikasian surat, surat dicatat dalam kartu kendali yang ada di Sisumaker.
P =Kalau proses pendistribusian arsip pada sistem kearsipan elektronik bagaimana bu?
ES = Oke tadi sudah dijelaskan bahwa sistem pengarsipan menggunakan aplikasi yang dinamakan sisumaker, setelah login ke aplikasi maka akan muncul tampilan layaknya seperti email ada surat masuk, surat keluar, dan juga ada menu distribusi surat, nah untuk distribusi surat tinggal klik distribusi surat akan muncul tampilan berupa format surat yang akan diisi, jika surat bersifat rahasia,biasa tinggal dipilih, lalu kepada siapa surat ditujukan selanjutnya ada pilihan yang akan muncul lalu diklik kepada siapa surat tersebut ditujukan.
P =Bagaimana proses penyimpanan arsip aktif pada sistem kearsipan elektroniknya bu?
EV = Penyimpanan data arsip aktif pada sistem kearsipan elektronik akan secara otomatis tersimpan di dalam Sisumaker. Jika untuk arsip aktif dalam bentuk fisik, penyimpanan dilakukan oleh unit pengolah yang mana unit pengolah merupakan unit yang melaksanakan tindak lanjut surat sekaligus pengelolaan arsip aktif, termasuk juga pada proses penyimpanannya
P = lalu bu bagaimana proses penyimpanan arsip inaktif pada sistem kearsipan elektronik?
EV =Proses penyimpanan arsip in-aktif pada sistem kearsipan elektronik dilakukan dengan mengubah status arsip aktif pada kartu kendali menjadi in- aktif yang didasarkan pada jadwal retensi arsip.
P = Bagaimana proses pengendalian dalam peminjaman arsip pada sistem kearsipan elektronik bu?
EV = Peminjaman arsip diperbolehkan hanya pada orang yang berhak dengan isi arsip tersebut. Proses pengendalian dalam peminjaman arsip
dengan tidak meminjamkan arsip pada orang di luar lingkungan Kemenkumham dan hanya meminjamkan arsip pada orang-orang yang berkaitan dengan arsip tersebut. Peminjaman tidak dibatasi oleh waktu tetapi jika arsip dipinjam terlalu lama, Unit kearsipan Kanwil Sumut akan meminta peminjam untuk mengembalikan arsip melalui panggilan telepon.
P =Bagaimana proses pengendalian dalam pelayanan arsip pada sistem kearsipan elektronik?
EV = Pada sistem kearsipan elektronik, pelayanan arsip tidak lagi dilakukan secara konvensional yang mana setiap orang yang membutuhkan tindak lanjut arsip harus datang ke Subbag Administrasi, Subbagian umum dan Pengolah TI. Pelayanan arsip dapat dipantau hanya dengan melihat perubahan tindak lanjut arsip yang dapat dilihat langsung di Sisumaker.
Arsip yang belum didisposisi atau yang sudah, arsip aktif atau in-aktif, tindak lanjut arsip sudah sampai unit pengolah atau belum, dapat dilihat melalui Sisumaker. Pada dasarnya, Sisumaker diciptakan untuk memudahkan arsiparis dan petugas kearsipan dalam proses pengendalian dan penyimpanan arsip.
P = Bagaimana proses penilaian arsip pada sistem kearsipan elektronik bu?
EV = Proses penilaian arsip didasarkan pada jadwal retensi arsip. Di dalam jadwal retensi arsip telah ditetapkan jangka waktu simpan/masa simpan arsip aktif, menjadi arsip in-aktif, dan jangka waktu arsip harus dimusnahkan.
P = Apakah dasar hukum dalam proses penyusutan arsip pada sistem
kearsipan elektronik bu?
EV =Dasar hukum dalam proses penyusutan arsip adalah Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, PP No. 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang No. 43 tahun 2009, Permenkumham No. 16 Thn 2015 Pedoman proses penyusutan arsip dinamis adalah jadwal retensi arsip yang telah ditetapkan oleh Permenkumham.
P =Bagaimana proses pemindahan arsipnya bu pada sistem kearsipan elektronik?
EV =Proses pemindahan arsip pada sistem kearsipan elektronik dengan terlebih dahulu melakukan compress file Sisumaker kemudian dipindahkan pada harddisk eksternal. Pemindahan arsip dalam bentuk fisik dilakukan dengan memindahkan arsip dari tempat penyimpanan/penataan aktif berupa filing cabinet ke unit kearsipan masing-masing devisi pada Kanwil Sumut. Apakah masih banyak lagi dek yang mau ditanyakan? Ibu haus istirahat sebentar gpp yah...
P = Oh iya bu silahkan bu, heheh..maaf ya bu pertanyaannya panjang EV = Gpp dek tujuan kamu kesinikan agar semua pertanyaan kamu terjawab
(Istirahat sebentar...) EV = Oke lanjut lagi pertanyaanya dek...
P =Iya bu bagaimana proses pemusnahan arsip pada sistem kearsipan elektroniknya bu?
EV =Proses pemusnahan arsip pada sistem kearsipan elektronik dilakukan dengan melakukan penghapusan (delete) pada file arsip di
Sisumaker. Namun, proses penghapusan tersebut belum pernah dilakukan Adm. Selaku arsiparis di Subbag administrasi hingga saat ini. Pemusnahan arsip pada arsip dalam bentuk fisik dilakukan dengan rutin yang mana prosesnya dilakukan secara konvensional berdasarkan Peraturan Permenkumham No 16 thn 2015dilakukan oleh SKPD itu sendiri sedangkan pemusnahan arsip yang retensinya 10 (sepuluh) tahun atau lebih dilakukan oleh tim yang dibentuk oleh Kakanwil. Tim tersebut terdiri dari SKPD pencipa arsip, BPAD, dan arsiparis. Pemusnahan arsip dilakukan dengan terlebih dahulu membuat daftar arsip usul pemusnahan arsip kepada Badan Perpustakaan dan Arsip daerah (BPAD) yang mana BPAD merupakan lembaga kearsipan daerah yang memiliki tugas dan fungsi di bidang kearsipan yang mempunyai tugas pembinaan dan pengelolaan arsip di daerah. Setelah BPAD menyetujui daftar arsip usul pemusnahan arsip, yang telah data oleh bagian adm, umum dan pengolah TI sebagai unit Subbag Adm, BPAD mengeluarkan surat persetujuan pemusnahan yang bentuknya SK (Surat Keputusan) Kakanwil yang disertai daftar arsip yang akan dimusnahkan.
P = Lalu bu untuk proses disposisinya gimana bu?
IS =Disposisi dengan sistem elektronik lebih cepat dan tepat, ya setelah surat masuk itu diterima oleh pimpinan, maka pimpinan segera mengirimkan surat kepada si penerima disposisi kemudian sipenerima disposisi segera menindak lanjuti surat kemana surat ditujukan
P =Usaha apa ya bu kira-kira yang dilakukan dalam pemeliharaan arsip juga
yang elektronik bu?
IS =Selama ini sih belum melakukan fumigasi, yaa kita apa adanya aja dulu nih, hanya pake kamper aja haha yaa untuk menghindari serangga-serangga aja kaya rayap, kecoa yaa masih apa adanya lah.”dan untuk arsip secara elektronik pemeliharaan yang dilakukan termasuk upgrade aplikasi
P =Apakah ada kendala yang dihadapi pada setiap proses dalam sistem kearsipan elektronik bu?
EV =Tidak ada kendala secara teknis yang dirasa menghambat dalam setiap proses sistem kearsipan elektronik. Kendala mendasar yang dihadapi hanya satu yaitu SDM (Sumber Daya Manusia). Keterbatasan pengetahuan dan kemampuan pegawai menjadi kendala dalam sistem kearsipan elektronik dan secara tidak langsung akan berpengaruh dalam pekerjaan pengelolaan arsip. Juga terbatasnya anggaran untuk mengadakan pelatihan penerapan kearsipan elektronik karna masih surat yang dikelola dalam bentuk elektronik, untuk Tata Naskah Dinas Elektronik belum sepenuhnya dilaksanakan.
P =Bagaimana solusi untuk mengatasi kendala yang menghambat proses system kearsipan elektronik?
EV =Solusi dalam menghadapi kendala yang berkaitan dengan faktor keterbatasan pegawai yaitu dengan memberikan pelatihan-pelatihan teknis yang berkaitan dengan ilmu kearsipan itu sendiri maupun tentang sistemnya, memberikan pengetahuan dan wawasan tentang computer yang berkaitan dengan Sisumaker yang mengolah Tata Naskah Dinas, dan menerapkan sistem tersebut dalam kegiatan sehari-hari yang penerapannya tidak hanya dilakukan oleh satu unit kerja tetapi semua
unit kerja sehingga ada dorongan untuk mulai membiasakan segala pekerjaan arsip dengan menggunakan Sisumaker tersebut.
P = Pertanyaannya sudah terjawab semua bu, saya ucapkan terimakasih atas kesediaan ibu meluangkan waktunya, terimakasih sebanyak banyaknya ya bu
ES = Ok dek Hati-Hati dijalan ya, Titip salam buat bu HS ya ( Kebetulan Alumni mahasiswa Ilmu Perpustakaan USU)
P = Iya bu sekali lagi saya ucapkan terimakasih ya bu, saya pamit ya bu....
2. Hasil Transkip Wawancara Informan II
Wawancara dilakukan pada tanggal 04 Juli 2019 di Kanwil Kemenkumham Sumut dengan pak IS selaku Divisi Bagian Umum. Berikut Hasil Wawancara bersama beliau dengan keterangan
P = Pewawancara/ Peneliti
IS = Narasumber/Divisi bagian Umum P = Selamat siang Pak...
IS =Iya dek selamat siang, silahkan duduk, Tujuannya kesini ada perlu apa ya dek?
P =ini pak saya mau wawancara terkait penelitian saya dibidang kearsipan elektronik, bisakah bapak bantu saya menjawab pertanyaan terkait kearsipan ini pak?
IS =Silahkan dek mau bertanya apa, ya selagi bapak bisa jawab bapak jawab...
P = Pak apakah ada pedoman atau dasar hukum, dalam sistem kearsipan elektronik disini?
IS =Disini dek untuk khusus pedoman kearsipan elektronik belum ada tapi untuk keseluruhan arsip mengikuti Permenkumham No.16 Tahun 2015Semua Kanwil Kemenkumham inilah pedomannya
P =Oh gitu ya pak, Lalu Bagaimana proses pencatatan arsip pada sistem kearsipan elektronik pak?
IS =Untuk arsip elektronik yang dikelola masih sebatas surat masuk, surat keluar, dan agenda, Untuk pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik sudah Ada Aplikasi pengarsipan tapi belum sepenuhnya dilaksanakan atau diterapkan, jadi yang bpk jelaskan hanya pencatatan surat masuk dan keluar saja ya... Nah untuk surat masuk yang mengelolanya Cuma Bagian Adm Saja melalui Aplikasi pengarsipan elektronik yang dinamakan Sisumaker, untuk mengoperasikannya ada Pasword dan username yang harus diisi setelah berhasil login ya surat yang diterima diinput kembali Sudah ada Naskah dinas atau format pada aplikasi tinggal diisi disesuaikan dengan surat yang diterima tadi harus di scan yadisimpan difolder atau map virtual nanti dilampirkan lagi pas pengiriman secara online. Untuk Surat keluar itu setiap divisi bisa membuatkannya, lalu dikirim untuk ditindak lanjuti yah begitulah seterusnya...
P = Lalu pak untuk proses distribusinya gimana pak?
IS =surat itu akan dikirimkan ke tujuan akan diberikan baik itu ke instansi maupun perorangan, tetapi sampai saat ini baru empat UPT di Kemenkumham yang bisa mengakses Sisumaker tersebut jadi apabila surat itu surat biasa, rahasia, akan muncul dipilihan jenis surat setelah itu baru dikirim sesuai tujuan surat
P = Untuk proses penyimpanannya gimana pak?
IS =Tadi proses pencatatan itu dek berbarengan sama penyimpanan makainya tadi bapak ada bilang discan suratnya disimpan dalam bentuk pdf difolder atau dimap nanti dionline kan untuk ditindak
lanjuti.
P =Bagaimana proses pengendalian dalam peminjaman arsip pada sistem kearsipan elektronik Pak?
IS =Peminjaman arsip diperbolehkan tapi bagi yang berkepentingan saja , misalnya divisi A meminjam divisi si B Tapi tidak diluar Kanwil dan jika arsip dipinjam terlalu lama, Unit kearsipan Kanwil Sumut akan meminta peminjam untuk mengembalikan arsip melalui panggilan telepon.
P = Bagaimana proses pengendalian dalam pelayanan arsip pada sistem kearsipan elektroniknya pak?
IS =Pada aplikasi pengarsipan tadi dek itu udah tersistem jadi dapat kita pantau apakah surat sudah dibaca atau belum dan apakah sudah ditindaklanjuti dapat kita lihat dek.
P =Oh begitu ya pak, terus pak Bagaimana proses penyusutan arsip pada sistem kearsipan elektronik?
IS =Dasar hukum dalam proses penyusutan arsip adalah Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, PP No. 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang No. 43 tahun 2009, Permenkumham No. 16 Thn 2015.
P = Bagaimana proses penilaian arsipnya pak?
IS =Proses penilaian arsip didasarkan pada jadwal retensi arsip. Di dalam jadwal retensi arsip telah ditetapkan jangka waktu simpan/masa simpan arsip aktif, menjadi arsip in-aktif, dan jangka waktu arsip harus dimusnahkan.
P =Bagaimana proses pemindahan arsip elektroniknya pak?
IS =Melakukan compress file Sisumaker terlebih dulu kemudian
dipindahkan pada harddisk eksternal. Pemindahan arsip dalam bentuk fisik dilakukan dengan memindahkan arsip dari tempat penyimpanan/penataan aktif berupa filing cabinet ke unit kearsipan masing-masing devisi.
P =Bagaimana dengan proses disposisinya pak?
IS =Penerima disposisi menerima disposisi menindaklanjuti disposisi,atau melaksanakan disposisi jika itu surat keluar maka diikuti dengan alur surat keluar,
P =Lalu pak bagaimana proses pemusnahan arsip pada sistem kearsipan elektroniknya?
IS =Proses pemusnahan arsip pada sistem kearsipan elektronik dilakukan dengan melakukan penghapusan (delete) pada file arsip di Sisumaker. Sejauh ini belum ada dilakukan, kalo yang fisik ya kembali ke permenkumham tentang pemusnahan arsip dilingkungan Kanwil Kemenkumham.
P = apa usaha yang dilakukan dalam memelihara arsip elektroniknya pak?
IS =Kalo untuk yang elektronik kita instal anti virus, untuk yang arsip konvensional belum ada paling dikasih kapur barus ya untuk berkas yang ditumpuk digudang.
P = Apakah ada kendala yang dihadapi pada setiap proses dalam sistem kearsipan elektronik pak?
IS =Kendala mendasar yang dihadapi hanya satu yaitu SDM (Sumber Daya Manusia). Keterbatasan pengetahuan dan kemampuan pegawai tentang ilmu komputer menjadi kendala dalam sistem kearsipan
elektronik, serta belum terbiasanya pegawai dengan pengarsipan elektronik, setiap Pengguna memiliki username dan pasword tapi belum semua UPT menggunakannya.
P =Bagaimana solusi untuk mengatasi kendala yang menghambat proses system kearsipan elektronik?
IS =Untuk mengatasi kendala tersebut, solusinya dengan memberikan pelatihan-pelatihan teknis dan pengetahuan seputar sistem kearsipan elektronik. Pelatihan yang diberikan tidak hanya pada pelatihan-pelatihan yang memang sengaja diagendakan tapi juga pelatihan-pelatihan antar pegawai dalam bentuk pendampingan dari arsiparis. Selain itu, solusi untuk mengatasi kendala yang menghambat dengan melakukan apresiasi/approach kepada unsur pimpinan. Caranya dengan memasukkan hal-hal yang berkaitan dengan kebutuhan pimpinan, seperti menu ”agenda pimpinan”. Serta dengan melakukan pendekatan sebagai upaya memberikan pemahaman kebermamfaatan sistem kearsipan elektronik tersebut.
P =Baiklah pak wawancaranya sudah selesai saya mengucapkan terimakasih banyak atas kesempatan dan waktu yang bapak luangkan IS =Ok dek, semoga nilai penelitiannya bagus ya...
P = Iya pak terimakasih ya pak, saya permisi dulu ya pak
3. Hasil Transkip Wawancara Informan III
Wawancara dilakukan pada tanggal 04 Juli 2019 di Kanwil Kemenkumham Sumut dengan pak AP selaku Divisi Bagian TI. Berikut Hasil Wawancara
bersama beliau dengan keterangan P = Pewawancara/ Peneliti
AP = Narasumber/Divisi bagian Umum P = Selamat siang Pak...
AP =Iya dek selamat siang, Ingin bertemu dengan saya kah dek?
P = iya pak, begini pak saya mau wawancara terkait penelitian saya dibidang kearsipan elektronik, bisakah bapak bantu saya menjawab pertanyaan terkait kearsipan elektronik ini pak?
AP = Silahkan duduk dulu ya dek , apa itu pertanyaanya
P = apakah ada pedoman atau dasar hukum, dalam sistem kearsipan elektronik disini pak?
AP = ada dek tapi untuk keseluruhan arsip mengikuti Permenkumham No.16 Tahun 2015 Tentang kelola arsip diwilayah Kemenkumham.
P =Oh gitu ya pak, Lalu Bagaimana proses pencatatan arsip pada sistem kearsipan elektronik pak?
AP =Sebelum proses pencatatan arsip, terlebih dahulu surat yang masuk diterima. Dalam penerimaan arsip, perlu dilakukan pengecekan surat.
Pengecekan surat berkaitan dengan alamat yang dituju, lampiran, dan sifat surat. Setelah itu, pengarahan surat bisa kepada Plt pemasyarakatan, unit Plt.keimigrasian, unit pelayanan hukum dan Ham . Setelah menentukan unit pengolah dilakukan pengklasifikasian surat berupa pemberian kode surat berdasarkan kode klasifikasi arsip.
Setelah proses pengklasifikasian surat, surat dicatat dalam form kartu kendali yang ada di Sisumaker
P = Bagaimana dengan proses distribusinya pak?
AP =Ya distribusi, nanti kan muncul di menu halaman distribusi ketika login di aplikasi maka distribusi surat diklik kepada siapa surat
ditujukan, apa yang diminta disitu ya diisi saja disesuaikan sama surat asli tadi, pemakaiannya gampang kok seperti email kurang lebih
P = Bagaimana proses penyimpanannya pak?
AP =Proses pencatatan itu dek bersama- sama dilakukan dengan penyimpanan makainya Sebelum login discan suratnya disimpan dalam bentuk pdf difolder atau dimap nanti ketika akan login pada aplikasi maka surat kembali harus dilampirkan seperti kondisi surat baru sampai.
P =Bagaimana proses pengendalian dalam peminjaman arsip pada sistem kearsipan elektronik Pak?
AP =Peminjaman arsip diperbolehkan bagi yang berkepentingan saja, Tapi tidak diluar Kanwil dan jika arsip dipinjam terlalu lama, Unit kearsipan Kanwil Sumut akan meminta peminjam untuk mengembalikan arsip melalui panggilan telepon.
P = Bagaimana proses pengendalian dalam pelayanan arsip pada sistem kearsipan elektroniknya pak?
AP =Pada aplikasi pengarsipan ini dek bisa dipantau apakah surat sudah dibaca atau belum dan apakah sudah ditindaklanjuti dapat diketahui oleh sipengelola surat.
P =Oh begitu ya pak, terus pak Bagaimana proses penyusutan arsip pada sistem kearsipan elektronik?
P =Oh begitu ya pak, terus pak Bagaimana proses penyusutan arsip pada sistem kearsipan elektronik?