BAB II LANDASAN TEORI
2.2 Jenis dan Pembagian Arsip Dinamis
Arsip dinamis berdasarkan penggunaannya yang masih berada disetiap unit kerja dibedakan menjadi dua yaitu; arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif (Wiyasa 2003, 92)
1. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus- menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit Pengolah (centra file).
2. Arsip dinamis inaktif adalah yang sudah jarang dipergunakan. Setiap jenis arsip mempunyai nilai guna tertentu yang akan dijadikan patokan di dalam menentukan lama arsip atau retensi arsip itu di simpan di record center.
Setelah habis masa retensinya arsip akan dimusnahkan atau kalau mempunya nilai nasional akan menjadi arsip statis yang harus dikirim kepada Arsip Nasional (ANRI).
Berdasarkan paparan mengenai arsip dinamis dapat disimpulkan arsip dinamis adalah arsip yang diterima atau dihasilkan oleh lembaga pemerintahan atau swasta yang masih disimpan di unit kerja (centra file) yang digunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi, bahan rujukan dan sebagai bukti aktivitas kegiatan sehari-hari. Arsip dinamis dibedakan menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif (Wiyasa 2003, 93).
Sedangkan lebih spesifik arsip dinamis dibedakan menjadi 5, yaitu:
1. korespondensi. Yang termasuk korespondensi adalah surat, memorandum, telegram, lampiran, laporan, dan dokumentasi terkait.
2. Rekod Transaksi. Merupakan formulir dan korespondensi yang menunjukkan adanya kegiatan transaksi.
3. Rekod Proyek. Yang termasuk rekod proyek adalah
korespondensi, nota, dan data lain yang terkaitpada proyek tertentu pengembangan produk atau pelaksanaan kegiatan suatu proyek.
4. Berkas Kasus. Yang termasuk berkas kasus yaitu rekam medis, klaim, tuntutan hukum, kontrak, asuransi, dan berkas sejenis.
5. Berkas Khas. Yang termasuk kedalam berkas khas adalah peta dan gambar, pita/gulungan real, foto sinar X, foto, kliping, berkas rujukan tercetak dan media terbacakan mesin.
Tabel-2.1 Jenis Arsip Dinamis dan Sistem Penyimpannanya Jenis arsip dinamis Sistem penyimpanan yang sering
digunakan Korespondesi (termasuk, surat,
memorandum, telegram, lampiran, laporan, dan dokumen terkait).
Berkas subjek menurut klasifikasi, namun korespondensi dapat merupakan semua jenis sistem. Berkas korespondensi sering disebut berkas umum untuk membedakan dari seri arsip dinamis lainnya.
Arsip dinamis transaksi (formulir dan korespondensi yang memberikan bukti adanya transaksi).
Susunan aphabetis atau numeric berdasarkan nama atau pengenal numeric, misalnya nomor surat atau nomor tagihan.
Seringkali jenis dokumen ini bersifat bebas dan tidak dikelompokkan berdasrkan forder berkas.
Arsip dinamis proyek (korespondensi, nota, dan data lain yang terkait pada proyek tertentu seperti pengembangan sebuah produk, pelaksanaan kegiatan sebuah proyek atau dokumentasi sistem).
Biasanya disimpan menurut nama proyek atau nomor, seringkali dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi.
Berkas kasus (rekam medis dan arsip dinamis personil lainnya, klaim, tuntutan hokum, kontrak, asuransi, dan berkas sejenis. Biasanya merujuk pada personil tertentu atau properti.
Biasanya menurut nama atau kelompok atau diindeks menurut berkas.
Berkas khas (peta dan gambar rekayasa atau engineering, pita atau tapes dan galungan reel, foto sinar x, foto, gambar, kliping, dan berkas rujukan tercetak lainnya dan media terbacakan mesin.
Biasanya nomor indeks abjad.
Sumber : Sulistyo-Basuki, 2003.
2.2.1 Arsip Dinamis dari Segi Waktunya
Menurut Sulistyo-Basuki (2003,29) dilihat dari segi waktunya arsip dinamis dapat dibagi menjadi arsip dinamis jangka panjang dan arsip dinamis temporer.
1. Arsip dinamis jangka panjang mencakup arsip dinamis sejarah instansi, lembaga, badan korporasi, garis haluan dan prosedur, dan kertas pribadi yang memiliki makna historis; dengan kata lain arsip dinamis yang memiliki nilai bersinambungan bagi instasi/lembaga atau perorangan.
2. Arsip dinamis temporer adalah arsip (dinamis) yang tidak memiliki nilai bersinambungan atau permanen bagi organisasi atau badan.
Arsip dinamis temporer termasuk jawaban atas surat masuk, permintaan rutin, memo untuk kegiatan jangka pendek, kartu kontrol proyek dan semua formulir yang memiliki sifat rutin.
2.2.2 Fungsi Arsip Dinamis
Arsip dinamis sendiri arsip yang masih sering dirujuk atau digunakan dalam kegiatan sehari-hari di lembaga atau organisasi, fungsi dasar arsip dinamis, yaitu:
1. Sebagai bukti (evidence)
2. Sebagai bahan referens (referens material) bagi badan korporasi untuk fakata, latar belakang, dan ide-ide yang bisa digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
3. Agar dapat disesuaikan dengan peraturan pemerintah dalam penjadwalan retensi arsip.
Berdasarkan fungsi dasar arsip dinamis di atas perlunya unit pengelola rekod aktif secara baik dan benar, berdasarkan nilai informasi yang terkandung di dalamnya maka perlunya unit pengelola arsip. Kegiatan yang dilakukan dalam mengelola rekod aktif, adalah:
1. Pemberkasan, yaitu kegiatan untuk melakukan penataan fisik berkas menurut metode tertentu (filling system) misalnya menurut nomor, abjad atau subjek.
2. Pembuatan sistem temu kembali, yaitu kegiatan untuk membuat sarana temu balik record berupa pengawasan terhadap isi record berdasarkan prinsip asal usul dan urutan asli.
Lebih lanjut arsip dalam Undang-Undang RI No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 Ayat 3, didefinisikan sebagai yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Menurut Wiyasa (2005,90) arsip memiliki tiga tujuan. Tiga tujuan tersebut ialah:
1. Sebagai pusat ingatan dan informasi bila berkas diperlukan sebagai keterangan
2. Memberikan data kepada yang memerlukan tentang hasil-hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau
3. Memberikan keterangan vital atau penting sesuai dengan ketentuan perundang-undangan
Menurut Barthos (2013,11) fungsi arsip terbagi menjadi dua, yaitu:
1. Arsip dinamis, yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara;
2. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari administrasi negara.