BAB I PENDAHULUAN
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Adapun ruang lingkup yang akan dibahas dalam penelitian ini untuk mewujudkan pengelolaan arsip dinamis berbasis elektronik dilakukan melalui empat siklus pengelolaan berdasarkan teori Read & Ginn yang terdiri dari: creation and storage (penciptaan dan penyimpanan), distribution and use (distribusi dan penggunaan ), maintenance (pemeliharaan), dan disposition (disposisi).
,
BAB II
LANDASAN TEORI 2. 1 Arsip Dinamis
Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan, prosedur, operasi, dan aktifitas sebuah organisasi ataupun perorangan. Dengan konsep tersebut arsip dinamis memerlukan pengelolaan yang dimaksudkan agar arsip dinamis memberikan manfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya. Arsip dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara (Saiman 2002,102).
Amsyah (2003,3) mendefinisikan bahwa:
Arsip adalah setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kartu film, (slide, film-strip, mikro-film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy, dan lain-lain.
Seiring dengan perkembangan bidang kearsipan, maka muncul banyak ahli yang mencoba mengemukakan pendapat-pendapatnya mengenai arsip.
Menurut The Liang Gie (2009: 118) “arsip dinamis adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”.
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, yang mempunyai arti penting untuk suatu organisasi sebagai bahan komunikasi dan informasi
yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan secara cepat dan tepat.
2.2. Jenis dan Pembagian arsip Dinamis
Arsip dinamis berdasarkan penggunaannya yang masih berada disetiap unit kerja dibedakan menjadi dua yaitu; arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif (Wiyasa 2003, 92)
1. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus- menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit Pengolah (centra file).
2. Arsip dinamis inaktif adalah yang sudah jarang dipergunakan. Setiap jenis arsip mempunyai nilai guna tertentu yang akan dijadikan patokan di dalam menentukan lama arsip atau retensi arsip itu di simpan di record center.
Setelah habis masa retensinya arsip akan dimusnahkan atau kalau mempunya nilai nasional akan menjadi arsip statis yang harus dikirim kepada Arsip Nasional (ANRI).
Berdasarkan paparan mengenai arsip dinamis dapat disimpulkan arsip dinamis adalah arsip yang diterima atau dihasilkan oleh lembaga pemerintahan atau swasta yang masih disimpan di unit kerja (centra file) yang digunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi, bahan rujukan dan sebagai bukti aktivitas kegiatan sehari-hari. Arsip dinamis dibedakan menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif (Wiyasa 2003, 93).
Sedangkan lebih spesifik arsip dinamis dibedakan menjadi 5, yaitu:
1. korespondensi. Yang termasuk korespondensi adalah surat, memorandum, telegram, lampiran, laporan, dan dokumentasi terkait.
2. Rekod Transaksi. Merupakan formulir dan korespondensi yang menunjukkan adanya kegiatan transaksi.
3. Rekod Proyek. Yang termasuk rekod proyek adalah
korespondensi, nota, dan data lain yang terkaitpada proyek tertentu pengembangan produk atau pelaksanaan kegiatan suatu proyek.
4. Berkas Kasus. Yang termasuk berkas kasus yaitu rekam medis, klaim, tuntutan hukum, kontrak, asuransi, dan berkas sejenis.
5. Berkas Khas. Yang termasuk kedalam berkas khas adalah peta dan gambar, pita/gulungan real, foto sinar X, foto, kliping, berkas rujukan tercetak dan media terbacakan mesin.
Tabel-2.1 Jenis Arsip Dinamis dan Sistem Penyimpannanya Jenis arsip dinamis Sistem penyimpanan yang sering
digunakan Korespondesi (termasuk, surat,
memorandum, telegram, lampiran, laporan, dan dokumen terkait).
Berkas subjek menurut klasifikasi, namun korespondensi dapat merupakan semua jenis sistem. Berkas korespondensi sering disebut berkas umum untuk membedakan dari seri arsip dinamis lainnya.
Arsip dinamis transaksi (formulir dan korespondensi yang memberikan bukti adanya transaksi).
Susunan aphabetis atau numeric berdasarkan nama atau pengenal numeric, misalnya nomor surat atau nomor tagihan.
Seringkali jenis dokumen ini bersifat bebas dan tidak dikelompokkan berdasrkan forder berkas.
Arsip dinamis proyek (korespondensi, nota, dan data lain yang terkait pada proyek tertentu seperti pengembangan sebuah produk, pelaksanaan kegiatan sebuah proyek atau dokumentasi sistem).
Biasanya disimpan menurut nama proyek atau nomor, seringkali dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi.
Berkas kasus (rekam medis dan arsip dinamis personil lainnya, klaim, tuntutan hokum, kontrak, asuransi, dan berkas sejenis. Biasanya merujuk pada personil tertentu atau properti.
Biasanya menurut nama atau kelompok atau diindeks menurut berkas.
Berkas khas (peta dan gambar rekayasa atau engineering, pita atau tapes dan galungan reel, foto sinar x, foto, gambar, kliping, dan berkas rujukan tercetak lainnya dan media terbacakan mesin.
Biasanya nomor indeks abjad.
Sumber : Sulistyo-Basuki, 2003.
2.2.1 Arsip Dinamis dari Segi Waktunya
Menurut Sulistyo-Basuki (2003,29) dilihat dari segi waktunya arsip dinamis dapat dibagi menjadi arsip dinamis jangka panjang dan arsip dinamis temporer.
1. Arsip dinamis jangka panjang mencakup arsip dinamis sejarah instansi, lembaga, badan korporasi, garis haluan dan prosedur, dan kertas pribadi yang memiliki makna historis; dengan kata lain arsip dinamis yang memiliki nilai bersinambungan bagi instasi/lembaga atau perorangan.
2. Arsip dinamis temporer adalah arsip (dinamis) yang tidak memiliki nilai bersinambungan atau permanen bagi organisasi atau badan.
Arsip dinamis temporer termasuk jawaban atas surat masuk, permintaan rutin, memo untuk kegiatan jangka pendek, kartu kontrol proyek dan semua formulir yang memiliki sifat rutin.
2.2.2 Fungsi Arsip Dinamis
Arsip dinamis sendiri arsip yang masih sering dirujuk atau digunakan dalam kegiatan sehari-hari di lembaga atau organisasi, fungsi dasar arsip dinamis, yaitu:
1. Sebagai bukti (evidence)
2. Sebagai bahan referens (referens material) bagi badan korporasi untuk fakata, latar belakang, dan ide-ide yang bisa digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
3. Agar dapat disesuaikan dengan peraturan pemerintah dalam penjadwalan retensi arsip.
Berdasarkan fungsi dasar arsip dinamis di atas perlunya unit pengelola rekod aktif secara baik dan benar, berdasarkan nilai informasi yang terkandung di dalamnya maka perlunya unit pengelola arsip. Kegiatan yang dilakukan dalam mengelola rekod aktif, adalah:
1. Pemberkasan, yaitu kegiatan untuk melakukan penataan fisik berkas menurut metode tertentu (filling system) misalnya menurut nomor, abjad atau subjek.
2. Pembuatan sistem temu kembali, yaitu kegiatan untuk membuat sarana temu balik record berupa pengawasan terhadap isi record berdasarkan prinsip asal usul dan urutan asli.
Lebih lanjut arsip dalam Undang-Undang RI No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 Ayat 3, didefinisikan sebagai yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Menurut Wiyasa (2005,90) arsip memiliki tiga tujuan. Tiga tujuan tersebut ialah:
1. Sebagai pusat ingatan dan informasi bila berkas diperlukan sebagai keterangan
2. Memberikan data kepada yang memerlukan tentang hasil-hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau
3. Memberikan keterangan vital atau penting sesuai dengan ketentuan perundang-undangan
Menurut Barthos (2013,11) fungsi arsip terbagi menjadi dua, yaitu:
1. Arsip dinamis, yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara;
2. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari administrasi negara.
2.3 Pengelolaan Arsip Dinamis
Pada umumnya pengelolaan arsip dinamis dilakukan oleh seorang arsiparis. Karena penataan arsip di suatu organisasi harus dikelola dengan baik guna memudahkan pencarian dokumen dan melancarkan kegiatan administrasi sehari-hari.
Berdasarkan UU 28 Thn 2012 ANRI tentang pengelolaan arsip dinamis Pengelolaan arsip dinamis dimulai dari tahap penciptaan hingga penyusutan, yang pelaksanaannya secara sistematis mengacu pada rancang bangun dan pengoperasian yang terpadu antara sistem kearsipan dan sistem kegiatan organisasi dalam pengelolaannya sebagai suatu system.
Pengelolaan arsip meliputi penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan dan penyusutan arsip. Dalam Undang-Undang No 43 tahun 2009
tentang Kearsipan menerangkan bahwa pengelolaan arsip dinamis meliputi : penciptaan arsip, penggunaan, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip.
Pengelolaan juga bisa diartikan manajemen, yaitu aktifitas kerja yang melibatkan koordinasi dan pengawasan terhadap pekerjaan orang lain, sehingga pekerjaan tersebut dapat diselesaikan secara efisien dan efektif (Robbins dan Mary, 2010). Tujuan dari pengelolaan arsip adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem memenuhi persyaratan : sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan standar, prosedur, dan kriteria. Pengelolaan arsip dinamis memiliki 3 komponen yaitu input, proses dan output (Daft 2006,6).
Gambar-2.1 Komponen Pengelolaan Arsip Dinamis
Berdasarkan gambar 2.1 terdapat tiga komponen dalam pengelolaan arsip dimana control sistematis yang dilaksanakan terhada input adalah seleksi dan pengendalian informasi yang akan diolah, penentuan Sumber Daya Manusia baik jumlahmaupun kualitasnya,pemilihan peralatan yang tepat dan penggunaan dana atau biaya yang murah. Adapun control sistematis pada proses menyangkut pengendalian kegiatan penciptaan atau penerimaan arsip, kegiatanpengendaliaan penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutannya, kemudian kontrol sistematis juga perlu dilaksanan pada output, yaitu informasi yang dihasilkan harus senantiasa memperhatikan mutu dan fungsi informasi tersebut.
2.4 Arsip elektronik
Keberadaan teknologi informasi tidak bisa terlepas dari arsip elektronik yang merupakan hasil penciptaan dan keluaran fisik dari computer. arsip elektronik merupakan arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan diantara sistem komputer.
Read & Ginn (2011,313 )mendefenisikan bahwa :
electronic record is a record stored on electronic storage media that can be readly accessed or changed, electronic records may contain quantitative data, text, images, or sounds that originate as an electronic signal.
Maksud dari definisi di atas adalah bahwa arsip elektronik merupakan arsip yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik yang dapat diakses atau diubah. arsip elektronik dapat berisi data kuantitatif, teks, gambar, atau suara yang bersumber dari sinyal elektronik. Pada era sekarang ini telah banyak
Arsip elektronik menurut NARA (National Archives and Records Administration) adalah arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Arsip elektronik dinamakan juga dengan machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin). Elektronic records yaitu informasi yang ada didalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.
Sugiarto (2005,23) mendefenisikan bahwa :
Arsip elektronik adalah pada dasarnya mempunyai konsep yang sama dengan sistem kearsipan konvensional. Apabila pada kearsipan berbasis elektronik juga mempunya kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual. Selanjutnya dalam map virtual berisi lembaran arsip yang telah dikonvensi ke dalam bentuk file digital.
Maka berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip elektronik adalah suatu sistem atau tata cara mengumpulkan informasi dalam bentuk dokumen yang direkam dan disimpan memakai teknologi komputer berupa dokumen elektronik (Document Management System/e-Documents) yang bertujuan supaya dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipakai kembali.
Agar sistem ini berjalan dengan benar dan sesuai dengan fungsinya, diharapkan seluruh instansi pemerintahan khususnya dari level yang paling bawah yaitu desa/kelurahan supaya berperan aktif dalam mendata dan mengelola sistem ini. Sistem Pemindaian Elektronik merupakan sistem pengelolaan arsip yang dimulai dengan proses alih media arsip kertas menjadi arsip elektronik. Setelah
arsip dialihmediakan menjadi file elektronik, selanjutnya dilakukan pengelolaan secara elektronik.
Software Manajemen Dokumen merupakan sistem pengelolaan arsip menggunakan program aplikasi (software) khusus. Program aplikasi sistem manajemen arsip memiliki kelebihan dalam hal pengendalian keamanan dengan adanya kontrol akses, interaktivitas program, dan navigasi. Program aplikasi sistem manajemen arsip mulai banyak dikembangkan baik untuk arsip dinamis maupun statis.
2.4.1 Komponen Kearsipan Elektronik
Sistem kearsipan elektronik pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan teknik kearsipan konvensional. Jika pada kearsipan konvensional memiliki kabinet yang secara fisik berfungsi untuk menyimpan dokumen-dokumen penting yang dimiliki perusahaan, maka sistem kearsipan berbasis komputer ini memilik kabinet virtual yang didalamnya berisi map virtual (Sugiarto, 2014). Selanjutnya di dalam map virtual berisi lembaran-lembaran arsip yang telah dikonversi ke dalam bentuk file gambar (*.bmp, jpg, dll) atau dokumen (*.doc, txt, dll). Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa jika pada kearsipan konvensional memilik rak, map dan lembar arsip secara fisik, maka pada kearsipan elektronik memiliki rak, map dan arsip secara virtual dalam bentuk file.
Tabel 2.2 Perbedaan Komponen Kearsipan Konvensional dan Elektronik Komponen Kearsipan Konvensional Kearsipan Elektronik
Kabinet Berupa rak atau lemari arsip
yang dibuat secara fisik
Berupa kabinet virtual yang dibuat dengan database Map Berupa map fisik untuk
menyimpan lembaran
Adapun penjelasan dari tabel diatas adalah sebagai berikut:
1. Kabinet Virtual
Kabinet virtual ini merupakan database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang dipergunakan pada sistem kearsipan konvensional. Hanya bedanya jika di dalam kabinet nyata, kemampuan menampung map arsip adalah terbatas, tetapi jika pada kabinet maya ini kemampuan menampung datanya adalah tidak terbatas. Yang membatasi adaah kemampuan fisik harddisk dalam menyimpan data digital. Atribut-atribut dalam kabinet virtual ini akan mencatat beberapa hal sebagai berikut: Adaupun atribut dalam kabinet virtual antara lain yaitu:
1. Kode kabinet, dengan fungsi untuk pencatatan kode kabinet sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan
2. Nama kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat nama kabinet seperti Surat Masuk, Surat Keluar dan sebagainya.
3. Fungsi kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat keterangan fungsi kabinet 4. Lokasi, yang berfungsi sebagai pencatat lokasi cabinet
2. Map Virtual
Map virtual merupakan database yang atributnya seperti map yang sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. Tetapi tidak seperti pada map konvensional yang mempunyai kemampuan terbats untuk penyimpanan dokumen, map virual ini mempunyai kemampuan tidak terbatas dalam penyimpanan dokumen. Adapun atribut map virtual antara lain yaitu:
1. Kode Map. Mempunyai fungsi sebagai pencatat kode map sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan
2. Nama map. Mempunyai fungsi sebagai pencatat nama map seperti contohnya bagian keuangan, bagian pemasaran dan lain sebagainya.
3. Lokasi map
4. Keterangan dan lain sebagainya.
3. Lembaran Arsip
Lembaran arsip yang tersimpan dalam map virual, bisa dalam bentuk file dokumen atau gambar. File dokumen merupakan file yang dibuat dari microsoft word, excel, power point dan sebagainya. Sedangkan file gambar merupakan file dalam bentuk gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media lain.
Beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya antara lain yaitu:
1. Kode arsip, mempunyai fungsi sebagai pencatat kode arsip sesuai dengan aturan penulisan kode arsip dalam perusahaan
2. Nama arsip. Mempunyai fungsi sebagai pencatat nama yang menunjukkan isi detail dari arsip yang disimpan
3. Klasifikasi. Mempunyai fungsi sebagai pencatat klasifikasi map seperti penawaran khusus, rahasia dan lain sebagainya.
4. Tanggal Arsip. Mempunyai fungsi sebagai pencatat tanggal arsip tersebut dibuat
5. Tanggal diterima. Mempunyai fungsi sebagai pencatat tanggal arsip tersebut diterima
6. Pengirim. Mempunyai fungsi untuk mencatat pengirim arsip
7. Penerima. Mempunyai fungsi sebagai pencatat bagian yang menerima arsip (tujuan arsip)
8. Gambar. Mempunyai fungsi sebagai pencatat file arsip yang telah di scanner apabila ada.
9. Lokasi file. Mempunyai fungsi sebagai pencatat lokasi file di dalam hardisk
10. Lokasi fisik. Mempunyai fungsi sebagai pencatat lokasi hard copy arsip tersebut.
Menurut Haryadi (2005) yang dikutip oleh Priansa terdapat empat komponen dasar yang bisa dijadikan pegangan dalam memilih sistem kearsipan elektronik, yaitu :
1. Kecepatan memindahkan dokumen, metode utama dalam memindahkan data ke dalam sistem komputerisasi dokumen diantaranya ; Scanning, Conversion, Importing
2. Kemampuan menyimpan dokumen, sistem penyimpanan harus mampu mendukung perubahan teknologi, peningkatan jumlah dokumen, dan mampu bertahan dalam waktu lama.
3. Kemampuan mengindeks dokumen, memerlukan beberapa metode untuk mengelolanya agar mudah dipahami oleh pengguna pada saat ini atau pada masa yang akan datang
4. Kemampuan mengontrol akses, hal ini merupakan aspek terpenting dari sistem pengarsipan dokumen secara elektronis, karena hampir setiap orang di dalam organisasi mempu membaca dokumen di setiap komputer yang terhubung dengan LAN di seluruh kantor. Untuk itu, perlu ada tingkatan yang berbeda antar pengguna dengan mempertimbangkan faktor kerahasiaan dan keamanan arsip.
Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa tahapan berikut (Padhana ,2011):
1. Tahap Pemilihan
Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain:
waktu, kegunaan, informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengelolaan arsip.
Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat penggunaan arsip, sering digunakan apa tidak.
Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan mempertimbangkan isi kandungan informasi arsip. Pemilihan berdasar penyelamatan berarti pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip, semakin buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk diselamatkan.
2. Tahap Pemindaian
Berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik.
3. Tahap Penyesuaian
Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut pemindaian. Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip.
Sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip.
4. Tahap pendaftaran
Setelah arsip hasil pemindaian disesuaikan dengan arsip aslinya, maka baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik tercapai.
5. Tahap pembuatan berita acara
Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip konvensional ke dalam arsip elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan.
2.4.2 Pengelolaan Arsip Elektronik
Pengelolaan arsip secara elektronik mempunyai banyak manfaat, terutama memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. Menurut Odegers (2005,371), beberapa keuntungan dari pengelolaan arsip secara elektronik antara lain:
1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip tanpa meninggalkan meja kerja
2. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi 3. Pencarian secarafull-text;
4. Kecil kemungkinan file akan hilang 5. Menghemat tempat
6. Mengurangi resiko kerusakan arsip karena disimpan secara digital 7. Memudahkan berbagi (sharing) arsip
8. Meningkatkan keamanan 9. Mudah dalam recovery data.
Proses pengelolaan arsip elektronik memiliki perbedaan dengan pengelolaan arsip manual. Tabel berikut memberikan perbandingan daur hidup arsip elektronik dan arsip konvensional:
Tabel 2.3 Perbandingan daur hidup arsip elektronik dan arsip konvensional
Tahapan Arsip konvensional Arsip elektronik
1 Penciptaan Penciptaan dan penyimpanan
2 Pengelolaan dan Distribusi Distribusi dan Penggunaan
3 Penggunaan Pemeliharaan
4 Pemeliharaan Disposisi
5 Penyusutan
Sumber : Odegers, 2005
Letak perbedaan antara siklus arsip cetak dan arsip elektronik terdapat pada proses penciptaan dan penyimpanan yang berlangsung dalam satu tahap, serta proses distribusi dan penggunaan juga berjalan dalam satu tahap, sedangkan pengelolaan arsip cetak, masing-masing tahap berdiri sendiri sebagai suatu proses kegiatan. Dengan demikian pengelolaan arsip secara elektronik lebih bersifat efisien.
Electronic Record keeping (Pengelolaan Arsip Elektronik) adalah penggunaan prinsip-prinsip manajemen arsip untuk memelihara arsip secara elektronik. Proses pengelolaan arsip elektronik memiliki perbedaan dengan pengelolaan arsip cetak. Siklus pengelolaan arsip elektronik terdiri dari: creation and storage (Penciptaan dan penyimpanan), distribution and use (distribusi dan penggunaan), maintenance (pemeliharaan), dan disposition (disposisi), Read &
Ginn (2016,172).
Gambar 2.2 Siklus Hidup Arsip Elektronik Sumber : Read & Ginn, 2011
Pengelolaan arsip elektronik berdasarkan siklus di atas dapat dijelaskan sebagaimana berikut :
1. Penciptaan dan Penyimpanan
Dalam mengelola arsip elektronik, penciptaan dan penyimpanan dapat dilakukan dalam satu tahap. Arsip elektronik yang dibuat dari awal menggunakan teknologi komputer dapat secara langsung diintegrasikan kedalam sistem pengelolaan arsip elektronik, namun untuk arsip yang merupakan hasil digitalisasi maka perlu dialih mediakan.
Menurut Sukoco Badri yang dikutip Saifudin (2016), Metode yang digunakan dalam mengalih mediakan dokumen antara lain:
1. Scanning
Alih media dengan menggunakan scanning atau memindai dokumen yang akan menghasilkan data gambar yang dapat disimpan di komputer.
Proses scanning dapat dilakukan dengan mengunkan media print scanner. Dengan men-scan dokumen/arsip cetak maka akan didapatkan
Creation &
Storage
Disposition
Distribution
& Use
Maintenance
hasil berupa file digital dalam format gambar untuk selanjutnya dapat disimpan dan diolah di dalam komputer.
2. Conversion
Mengkonversi dokumen adalah proses mengubah dokumen word
Mengkonversi dokumen adalah proses mengubah dokumen word