Pada model pengendalian persediaan bahan baku impor memiliki komponen biaya persediaan. Biaya persediaan yang termasuk ke dalam pengendalian persediaan bahan baku impor diantaranya biaya pemesanan, biaya pembelian, dan biaya penyimpanan. Biaya pemesanan merupakan biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk satu kali pemesanan bahan baku impor. Komponen biaya pemesanan di antaranya biaya
administrasi pemesanan, biaya clearance, biaya ekspedisi, dan ijin impor. Pada pemesanan bahan baku impor ini, memang memiliki sedikit perbedaan dengan pemesanan bahan baku lokal terutama dalam komponen biaya pemesanan. Pada pemesanan bahan baku impor terdapat biaya clearance yaitu biaya administrasi surat-surat di pelabuhan, selain itu terdapat pula biaya untuk ijin impor.
Biaya pembelian merupakan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan atas pembelian bahan baku yang dilakukan. Perhitungan biaya pembelian adalah banyaknya (kuantitas) bahan baku impor yang dibeli dikalikan dengan harga/satuan unit bahan baku tersebut. Pada bahan baku impor harga yang diberikan oleh suplier merupakan harga bahan baku impor ditambah dengan biaya pengiriman bahan baku impor sampai dengan pelabuhan Tanjung Priok-Jakarta.
Biaya penyimpanan adalah biaya yang dikeluarkan apabila menyimpan barang di gudang. Kegiatan menyimpan barang sesungguhnya adalah sama dengan menyimpan uang dalam bentuk barang sehingga menimbulkan opportunities cost. Oleh karena itu kegiatan menyimpan barang dapat menimbulkan biaya. Perhitungan biaya penyimpanan bahan baku di gudang melibatkan beberapa komponen biaya di antaranya biaya modal, sewa bangunan, biaya utilitas, biaya upah, equipment dan maintenance.
Biaya pemesanan bahan baku impor untuk setiap satu kali pemesanan adalah sama. Untuk lebih jelasnya biaya pemesanan dapat dilihat pada Tabel 5.
Tabel 5. Biaya Pemesanan Bahan Baku Impor Kelompok A
BIAYA PEMESANAN BAHAN BAKU IMPORT
KELOMPOK BAHAN BAKU
ASAL NEGARA NAMA BAHAN BAKU
BIAYA PESAN/ 1X PEMESANAN
(RP)
SYNTHETIC RUBBER Amerika Serikat BUD 1207 1789500
PIGMENT & CHEMICAL Inggris PIG 1171 1789500
SYNTHETIC RUBBER Amerika Serikat LUNARIC 1789500
WIRE & STEEL CORD Malaysia WIRE 0.038 1789500
SYNTHETIC RUBBER Amerika Serikat STOVIC 1789500
PIGMENT & CHEMICAL Belgia ZONFLAX 1789500
SYNTHETIC RUBBER Amerika Serikat ROCKIC 1789500
SYNTHETIC RUBBER Amerika Serikat BUD 1208 1789500
SYNTHETIC RUBBER Malaysia RIONIC 1789500
PIGMENT & CHEMICAL Thailand ROSNIC 1789500
PIGMENT & CHEMICAL Jerman SPONBAX 1789500
PIGMENT & CHEMICAL Afrika Selatan BEROLIC 1789500
PIGMENT & CHEMICAL Amerika Serikat NAILAX 1789500
SYNTHETIC RUBBER Amerika Serikat BINIC 1789500
SYNTHETIC RUBBER Inggris IRMGIC 1789500
Sumber : PT Goodyear Indonesia, Tbk. (2006)
Biaya pembelian yang dikeluarkan tergantung kepada harga dan jumlah bahan baku yang dipesan. Harga bahan baku impor yang diberikan sudah termasuk dengan biaya pengiriman. Harga bahan baku impor kelompok A dilihat pada Tabel 6 berikut ini
Tabel 6. Harga Bahan Baku Impor Kelompok A
HARGA BAHAN BAKU IMPOR KELOMPOK BAHAN BAKU NAMA BAHAN BAKU HARGA/UNIT ($/KG) HARGA/UNIT (RP/KG)
SYNTHETIC RUBBER BUD 1207 $1,76 Rp16.720,00
PIGMENT & CHEMICAL PIG 1171 $3,15 Rp29.925,00
SYNTHETIC RUBBER LUNARIC $1,51 Rp14.345,00
WIRE & STEEL CORD WIRE 0.038 $1,15 Rp10.925,00
SYNTHETIC RUBBER STOVIC $1,66 Rp15.770,00
PIGMENT & CHEMICAL ZONFLAX $5,20 Rp49.400,00
SYNTHETIC RUBBER ROCKIC $1,55 Rp14.725,00
SYNTHETIC RUBBER BUD 1208 $1,80 Rp17.100,00
SYNTHETIC RUBBER RIONIC $3,52 Rp33.440,00
PIGMENT & CHEMICAL ROSNIC $7,02 Rp66.690,00
PIGMENT & CHEMICAL SPONBAX $5,29 Rp50.255.00
PIGMENT & CHEMICAL BEROLIC $3,00 Rp28.500,00
PIGMENT & CHEMICAL NAILAX $4,79 Rp45.505,00
SYNTHETIC RUBBER BINIC $1,50 Rp14.250,00
SYNTHETIC RUBBER IRMGIC $1,92 Rp18.240,00
Biaya selanjutnya yang termasuk ke dalam biaya persediaan adalah biaya penyimpanan. Untuk lebih jelasnya biaya penyimpanan dapat dilihat pada Tabel 7 berikut ini
Tabel 7. Biaya Penyimpanan Bahan Baku Impor Kelompok A
BIAYA PENYIMPANAN BAHAN BAKU IMPOR KELOMPOK BAHAN BAKU NAMA BAHAN BAKU
BIAYA (RUPIAH/TON/TH)
BIAYA (RP/KG/TH)
SYNTHETIC RUBBER BUD 1207 Rp2.530.964,29 Rp2.530,96
PIGMENT & CHEMICAL PIG 1171 Rp8.205.687,50 Rp8.205,69
SYNTHETIC RUBBER LUNARIC Rp2.530.964,29 Rp2.530,96
WIRE & STEEL CORD WIRE 0.038 Rp553.675,00 Rp553,68
SYNTHETIC RUBBER STOVIC Rp2.530.964,29 Rp2.530,96
PIGMENT & CHEMICAL ZONFLAX Rp8.205.687,50 Rp8.205,69
SYNTHETIC RUBBER ROCKIC Rp2.530.964,29 Rp2.530,96
SYNTHETIC RUBBER BUD 1208 Rp2.530.964,29 Rp2.530,96
SYNTHETIC RUBBER RIONIC Rp2.530.964,29 Rp2.530,96
PIGMENT & CHEMICAL ROSNIC Rp8.205.687,50 Rp8.205,69 PIGMENT & CHEMICAL SPONBAX Rp8.205.687,50 Rp8.205,69 PIGMENT & CHEMICAL BEROLIC Rp8.205.687,50 Rp8.205,69 PIGMENT & CHEMICAL NAILAX Rp8.205.687,50 Rp8.205,69
SYNTHETIC RUBBER BINIC Rp2.530.964,29 Rp2.530,96
SYNTHETIC RUBBER IRMGIC Rp2.530.964,29 Rp2.530,96
Pada Tabel 7 di atas dapat dilihat biaya penyimpanan untuk setiap bahan baku berbeda-beda, di mana biaya penyimpanan dikelompokkan berdasarkan jenis bahan baku. Bahan baku yang berjenis sama memiliki biaya penyimpanan yang sama, hal ini dikarenakan nilai komponen biaya penyimpanan untuk bahan baku yang sejenis bernilai sama, sehingga biaya penyimpanan per satuan unit dalam hal ini unit yang digunakan adalah per kilogram adalah sama. Biaya penyimpanan untuk bahan baku yang tergolong ke dalam kelompok Synthetic Rubber adalah sebesar Rp2.530,9/kg/th, Pigment & Chemical sebesar Rp8.205,69/kg/th, dan Wire & Steel Cord sebesar Rp553,68/kg/th.
Perhitungan biaya yang terlibat dalam analisis biaya persediaan yaitu biaya pemesanan, biaya pembelian, dan biaya penyimpanan untuk lebih lengkapnya dapat dilihat di Lampiran 13.
F. MODEL PENGENDALIAN PERSEDIAAN
Perancangan model pengendalian persediaan bahan baku merupakan suatu proses perancangan yang sangat penting untuk menentukan tingkat pengendalian. Oleh karena itu, dalam perancangan model pengendalian persediaan harus dilakukan sebaik mungkin agar dicapai model pengendalian persedian yang efisien dan efektif. Model pengendalian persediaan bahan baku impor PT Goodyear Indonesia, Tbk. terdiri dari beberapa tahapan proses diantaranya yaitu model EOQ (Economic Order Quantity), perhitungan persediaan pengaman (Safety Stock), dan perhitungan titik pemesanan kembali (Re-Order Point). Tahapan-tahapan perhitungan tersebut berkaitan satu dengan yang lainnya.
1. Model Economic Order Quantity (EOQ)
EOQ merupakan suatu komponen model pengendalian persediaan bahan baku. Model EOQ ini digunakan untuk mengidentifikasi jumlah pesanan atau pembelian optimal. Model EOQ ini akan memberikan output berupa jumlah pesanan yang dapat mengoptimumkan biaya total persediaan. Pada program Sumaport ini, terdapat fasilitas untuk menghitung model EOQ dan menghasilkan output berupa jumlah pesanan yang dapat mengoptimalkan biaya persediaan.
Model EOQ ini terdapat pada menu ”Pengendalian Persediaan”. Penggunaan model EOQ ini pada program aplikasi sangat mudah dengan menekan menu ”Pengendalian Persediaan” kemudian setelah menekan menu tersebut, pilih ”Model EOQ”, maka program akan menampilkan form EOQ. Pada form EOQ user dapat melihat informasi atau data berupa ”Pemakaian Bahan Baku (kg/th)”, ”Biaya Pemesanan (Rp/Pesanan)”, ”Biaya Penyimpanan (Rp/kg/th)”, ”EOQ (kg/pesan)”, ”Frekuensi Pesanan (Kali/Tahun)”, dan ”Jangka Waktu Pesanan (Hari/Pesan)”.
Pada model EOQ ini dibutuhkan input berupa biaya pemesanan, jumlah permintaan, dan biaya penyimpanan. Perhitungan dari ketiga input tersebut menghasilkan output berupa jumlah pesanan yang dapat
mengoptimalkan biaya persediaan. EOQ untuk setiap bahan baku berbeda-beda tergantung dari ketiga input tersebut.
Hasil perhitungan EOQ serta frekuensi pemesanan bahan baku impor kelompok A dapat dilihat pada Tabel 8 berikut ini
Tabel 8. Hasil Perhitungan EOQ Bahan Baku Impor Kelompok A
BAHAN BAKU EOQ (KG)
FREKUENSI PEMESANAN (KALI/TAHUN) BUD 1207 56.444,17 39,92 PIG 1171 18.666,01 42,8 LUNARIC 51.778,78 36,62 WIRE 0.038 93.996,36 14,54 STOVIC 39.246,52 27,75 ZONFLAX 11.032,16 25,29 ROCKIC 55.801,03 39,46 BUD 1208 23.799,22 16,83 RIONIC 18.615,21 13,16 ROSNIC 6.997,31 16,04 SPONBAX 7.142,38 16,38 BEROLIC 9.667,69 22,17 NAILAX 6.538,64 14,99 BINIC 37.887,14 26,79 IRMGIC 15.863,62 11,22
Pada Tabel 8 di atas jumlah pemesanan optimal dan frekuensi pemesanan untuk setiap bahan baku impor kelompok A berbeda-beda. Jumlah pemesanan optimal serta frekuensi pemesanan bahan baku impor untuk salah satu jenis Pigment & Chemical yaitu PIG 1171 sebesar 56.444,17 kg dengan frekuensi pemesanan sebanyak 43 kali dalam satu tahun.
Jumlah pesanan optimal dan frekuensi pemesanan tergantung kepada kebutuhan bahan baku oleh perusahaan. Semakin tinggi penggunaan suatu bahan baku maka kuantitas bahan baku yang diperlukan pada satu kali pemesanan pun semakin tinggi. Frekuensi pemesanan bahan baku sangat dipengaruhi oleh kuantitas pesanan yang dilakukan oleh perusahaan pada saat setiap melakukan proses pemesanan kepada pihak suplier. Penentuan jumlah dan frekuensi pemesanan ini sangat penting, mengingat permintaan produk yang
Pemesanan bahan baku impor memiliki aturan khusus di mana setiap suplier mempunyai aturan sendiri dalam menetapkan jumlah pemesanan yang dapat dilakukan oleh pihak pembeli. Kebijakan ini ditetapkan mengingat pengiriman bahan baku memakan biaya yang besar. Aturan minimal pemesanan ini sebenarnya membantu pembeli dalam hal menghemat biaya pengiriman. Perusahaan yang dihadapkan pada situasi tersebut akan mengambil tindakan yaitu salah satunya mengikuti peraturan mengenai jumlah pemesanan minimal yang ditetapkan oleh para suplier.
Apabila model EOQ yang dihitung masih mengakibatkan terjadinya ”slack permintaan”, maka dihitung atau dicari kembali dengan metode ”trial dan error” sampai ditemukan nilai EOQ yang tidak menimbulkan ”slack permintaan”. Jumlah pemesanan optimal yang efektif dan sesuai dengan perusahaan maka akan menimbulkan biaya persediaan bahan baku impor yang efesien baik biaya pemesanan, pembelian, dan biaya penyimpanan.
2. Persediaan Pengaman (Safety Stock)
Persediaan pengaman sering dikenal dengan istilah Safety Stock. Persediaan pengaman merupakan persediaan tambahan yang diadakan oleh perusahaan untuk melindungi dan menjaga kekurangan bahan baku. Safety stock untuk setiap bahan baku berbeda-beda tergantung dari frekuensi penggunaan dan jumlah (kuantitas) bahan baku tersebut pada setiap produksi.
Pengadaan safety stock merupakan hal yang sangat penting terutama untuk bahan baku impor. Hal ini dikarenakan bahan baku impor memiliki lead time yang cukup lama. Keberadaan safety stock sangat penting sebagai bahan baku cadangan apabila selama waktu pengiriman atau permintaan akan produk tiba-tiba meningkat dari perencanaan yang menyebabkan kebutuhan atau pemakaian bahan baku meningkat. Selain itu, safety stock ini diperlukan untuk mengantisipasi ketidakpastian datangnya bahan baku yang diakibatkan
karena adanya gangguan selama perjalanan dari suplier ke perusahaan (tujuan).
Penentuan besarnya safety stock merupakan suatu proses yang harus dilakukan oleh perusahaan secara cermat dan tepat. Hal ini dikarenakan apabila penentuan safety stock suatu bahan baku terlalu tinggi ini akan menimbulkan biaya penyimpanan yang besar, sebaliknya apabila safety stock suatu bahan baku terlalu kecil maka fungsi sesungguhnya sebagai persediaan pengaman tidak berfungsi. Oleh karena itu, perusahaan harus cermat dan tepat dalam menentukan persediaan pengaman agar persediaan tersebut dapat berperan sesuai dengan fungsinya.
Pada program Sumaport ini dilengkapi dengan perhitungan penentuan persediaan pengaman (safety stock). Persediaan pengaman merupakan salah satu model pengendalian persediaan. Input yang dibutuhkan untuk menghitung dan menentukan persediaan pengaman adalah faktor pengaman (service level), waktu tunggu (lead time), dan standar deviasi permintaan. Ketiga faktor tersebut saling mempengaruhi.
Tingkat pelayanan suatu sistem persediaan menunjukkan kemampuan sistem persediaan dalam memenuhi permintaan pelanggan. Oleh karena itu, sistem pengendalian persediaan harus dirancang secara efektif dan efisien karena dapat mempengaruhi tingkat pelayanan perusahaan terhadap pemenuhan kepuasan konsumen. Pengendalian persediaan bahan baku merupakan suatu cara atau proses yang dirancang oleh perusahaan untuk meningkatkan tingkat pelayanan suatu sistem persediaan sehingga dapat memenuhi keinginan dan permintaan pelanggan (konsumen) tepat pada waktunya dengan sifat permintaan terhadap produk yang fluktuatif.
Form persediaan pengaman ini terdapat di dalam menu “Pengendalian Persediaan”. Apabila ingin menentukan persediaan pengaman pada program aplikasi Sumaport ini maka user (pengguna) hanya menekan menu pengendalian persediaan kemudian pilih menu
“Safety Stock dan ROP”. Pada form “Safety Stock dan ROP” terdapat input yang harus dimasukan oleh user (pengguna) untuk dapat menghitung atau melakukan proses penghitungan safety stock suatu bahan baku. Apabila input yang dibutuhkan untuk perhitungan safety stock telah dimasukan, maka program akan memprosesnya dan secara cepat dapat memberikan jawaban yang diinginkan oleh pengguna.
Contoh perhitungan persediaan pengaman pada program aplikasi Sumaport ini dapat dilihat pada Gambar 29 seperti di bawah ini
Gambar 29. Form Perhitungan Persediaan Pengaman Bahan Baku Impor
Pada Gambar 29 di atas dapat dilihat bahwa persediaan pengaman setiap bahan baku berbeda-beda tergantung kepada tingkat pelayanan, lead time, dan standar deviasi permintaan. Semakin tinggi tingkat pelayanan maka semakin tinggi pula kemampuan persediaan produk untuk memenuhi permintaan konsumen dan menyebabkan jumlah persediaan pengaman semakin besar. Sebaliknya, apabila tingkat
pelayan rendah maka jumlah atau angka kekurangan persediaan meningkat dan menyebabkan jumlah persediaan pengaman menurun.
Service level (tingkat pelayanan) yang digunakan oleh PT Goodyear Indonesia, Tbk. adalah sebesar 97 %. Angka 97 % ini berarti terdapat peluang sebesar 3 % untuk mengalami kekurangan stok dalam satu siklus persediaan. Pemilihan persentase tingkat pelayanan ini didasarkan kepada motto dan keinginan perusahaan untuk selalu bisa memenuhi keinginan para pelanggan (customer) sesuai dengan keinginan dan tepat pada waktunya serta ingin menjadi perusahaan yang dapat dipercaya oleh konsumen, sehingga konsumen akan selalu loyal terhadap perusahaan walaupun terdapat banyak pesaing.
Hasil perhitungan persediaan pengaman bahan baku impor dapat dilihat pada Tabel 9 di bawah ini
Tabel 9. Hasil Perhitungan Safety Stock Bahan Baku Impor Kelompok A
NAMA BAHAN BAKU SAFETY STOCK (KG)
BUD 1207 300.595,67 PIG 1171 44.018,41 LUNARIC 80.114,64 WIRE 0.038 78.496,02 STOVIC 315.481,54 ZONFLAX 27.213,86 ROCKIC 290.648,38 BUD 1208 90.536,72 RIONIC 20.632,65 ROSNIC 17.541,80 SPONBAX 12.099,57 BEROLIC 25.747,54 NAILAX 15.365,75 BINIC 131.155,32 IRMGIC 42.740,57
Pada Tabel 9 di atas dapat dilihat bahwa nilai persediaan pengaman untuk Pigment & Chemical (PIG 1171) adalah 44.018,41 kg. Nilai persediaan pengaman untuk jenis pigment dan chemical yaitu PIG 1171 tergolong tidak terlalu besar. Besar dan kecilnya nilai persediaan pengaman dipengaruhi oleh frekuensi penggunaannya dengan jumlah (kuantitas) bahan baku yang besar untuk setiap kali produksi.
3. Titik Pemesanan Kembali (Re-Order Point)
Titik pemesanan kembali atau yang lebih dikenal dengan istilah ROP (re-order point). ROP merupakan suatu batas atau titik di mana pembelian bahan baku harus dilakukan kembali. Penentuan ROP harus dilakukan secara tepat. Apabila titik pemesanan kembali ditetapkan terlalu rendah, persediaan bahan akan habis sebelum persediaan pengganti diterima. Tetapi sebaliknya, apabila titik pemesanan kembali ditetapkan terlalu tinggi, maka persediaan baru sudah datang ketika persediaan di gudang masih banyak. Hal ini akan menimbulkan masalah berupa biaya investasi yang terlalu besar.
ROP merupakan salah satu model pengendalian bahan baku impor yang terdapat pada program Sumaport. Input yang dibutuhkan untuk menghitung titik pemesanan kembali adalah rata-rata permintaan, waktu tunggu, dan persediaan pengaman (safety stock). Menu ROP dalam program Sumaport terdapat pada form yang sama dengan safety stock, hal ini dikarenakan kedua perhitungan ini saling terkait secara langsung satu dengan yang lainnya.
Contoh form ROP pada program Sumaport dapat dilihat pada Gambar 30 berikut ini
Pada Gambar 30 di atas dapat diketahui bahwa ROP atau titik pemesanan kembali untuk bahan baku Pigment & Chemical (PIG 1171) adalah sebesar 310,296.35 kg. Hal ini berarti pada saat persediaan Pigment & Chemical (PIG 1171) mencapai titik 310.296,35 kg perusahaan harus melakukan pemesanan kembali pada pihak suplier. Titik pemesanan kembali untuk bahan baku kelompok A dapat dilihat pada Tabel 10 berikut ini
Tabel 10. ROP Bahan Baku Impor Kelompok A
NAMA BAHAN BAKU TITIK PEMESANAN KEMBALI (KG)
BUD 1207 957.721,65 PIG 1171 310.296,35 LUNARIC 633.100,53 WIRE 0.038 363.255,36 STOVIC 633.178,22 ZONFLAX 108.602,10 ROCKIC 474.144,47 BUD 1208 207.361,75 RIONIC 81.895,81 ROSNIC 40.928,79 SPONBAX 46.213,07 BEROLIC 88.248,36 NAILAX 48.040,10 BINIC 384.929,45 IRMGIC 94.646,25
Pada Tabel 10 di atas nilai titik pemesanan kembali untuk setiap bahan baku berbeda-beda karena dipengaruhi oleh rata-rata permintaan, lead time, dan persediaan pengaman. Titik pemesanan kembali terbesar dimiliki oleh bahan baku yang frekuensi penggunaannya sering, hal ini terkait dengan nilai safety stock. Nilai ROP selalu di atas nilai safety stock, sehingga apabila nilai safety stock suatu bahan baku tinggi maka nilai ROP yang dimilikinya pun akan semakin tinggi.
G. PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU IMPOR
