Manajemen dan pengendalian persediaan bahan baku tidak terlepas dari gudang yang merupakan tempat penyimpanan bahan baku sebelum di kirim dan digunakan oleh bagian produksi. PT Goodyear Indonesia, Tbk. memiliki 3 gudang yaitu gudang bahan baku (Raw Material Go Down), gudang bahan penunjang/sparepart (Store Room), dan gudang produk/barang jadi (Finish Goods Warehouse / FG Warehouse).
Berdasarkan karakteristik atau sifat bahan baku maka gudang bahan baku terdiri dari 2 gudang yaitu gudang umum dan gudang khusus. Gudang umum adalah gudang tempat penyimpanan bahan baku yang tidak memerlukan penanganan khusus selama penyimpanan karena dapat disimpan dalam suhu ruang. Sedangkan gudang khusus adalah gudang tempat menyimpan bahan baku yang memerlukan penanganan selama penyimpanan seperti suhu udara gudang tersebut harus diatur sesuai dengan karakteristik bahan yang disimpan di dalam gudang tersebut.
Beberapa contoh bahan disimpan dalam gudang dengan suhu rendah adalah Hawkax, Kerwax, Leibax, Citax, Croydax, dan Chrisic yang disimpan dengan suhu 28 ± 2 °C. Selain bahan-bahan tersebut ada pula bahan yang tidak boleh disimpan terlalu dekat dengan bahan-bahan lainnya, seperti belerang. Belerang yang digunakan disimpan tidak boleh terlalu dekat dengan bahan lainnya karena belerang ini memiliki bau yang sangat menyengat sehingga dapat mengkontaminasi bahan yang berada disekitarnya. Oleh karena itu, penyimpanan belerang diletakkan dengan bahan yang tidak mudah untuk terkontaminasi.
Sistem penggudangan yang diterapkan di PT Goodyear Indonesia, Tbk. adalah FIFO (First In First Out). Sistem ini diterapkan kepada tiga gudang yang terdapat di PT Goodyear Indonesia, Tbk. Sistem FIFO merupakan sebuah sistem yang memiliki aturan di mana barang yang akan keluar dari gudang adalah adalah barang yang pertama kali masuk ke dalam gudang. Dengan menerapkan sistem ini dapat mencegah terjadinya kadaluarsa pada bahan baku dan barang yang disimpan di dalam gudang
sehingga bahan baku dan barang yang dikeluarkan dari dalam gudang selalu memiliki kualitas yang baik dan layak untuk digunakan. Hal ini sangat mempengaruhi terhadap proses produksi dan kualitas produk yang dihasilkan.
Sistem FIFO yang diterapkan pada setiap gudang yang dimiliki oleh PT Goodyear Indonesia, Tbk. juga dilengkapi atau didukung dengan sistem HOLD TAG. Hold Tag merupakan stiker yang dipasangkan atau ditempel pada setiap bahan baku dan produk sebelum memasuki gudang. Tag ini terdiri dari 3 warna yaitu hijau, merah, dan kuning. Contoh dari Hold Tag tersebut dapat dilihat pada Lampiran 7. Sebelum memasuki gudang, bahan baku dan produk harus melewati tahapan pemeriksaan (inspeksi) untuk mengetahui kualitas bahan baku dan produk sebelum memasuki gudang sesuai atau tidak dengan standar kualitas yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Tag kuning akan disobek apabila bahan baku dan produk telah melewati tahapan pemeriksaan (inspeksi) dan sesuai kualitasnya dengan standar kualitas yang ditetapkan oleh perusahaan. Kemudian bahan baku dan produk masuk kembali kedalam gudang dan disusun dengan sistem FIFO. Bahan baku dan produk yang boleh dikeluarkan oleh gudang adalah bahan baku dan produk yang hanya memiliki tag berwarna hijau. Tag berwarna hijau tersebut artinya bahan baku dan produk dapat dikeluarkan oleh pihak gudang untuk digunakan, sedangkan apabila bahan baku dan produk yang masih memiliki dua warna pada hold tag yaitu merah dan hijau maka bahan baku dan produk tersebut belum dapat dikeluarkan dari gudang. Hal ini berarti ada bahan baku dan produk yang seharusnya terlebih dahulu keluar yaitu bahan baku dan produk yang hanya memiliki tag berwarna hijau.
Gudang di PT Goodyear Indonesia, Tbk. ini beroperasi setiap hari yaitu 7 hari dalam satu minggu. Hal ini dikarenakan produksi berjalan setiap hari selama 24 jam. Pengambilan bahan baku oleh bagian produksi dibagi kedalam 2 shift, dimana shift pertama dilakukan pada pagi hari (pukul 09.00-10.00 wib) dan shift kedua dilakukan pada siang hari (pukul
13.00-14.00 wib). Pengambilan bahan baku pada shift pertama digunakan untuk dua shift proses produksi (pagi dan siang hari) dan shift kedua digunakan untuk shift ketiga proses produksi (shift produksi malam hari).
Status bahan baku yang terdapat dalam gudang bahan baku PT Goodyear Indonesia, Tbk. adalah stok item dan consignment. Consignment merupakan bahan baku yang masih berstatus milik suplier. Status consignment ini merupakan salah satu bentuk pengendalian persediaan karena penyimpanan bahan baku yang berstatus consignment tidak mengakibatkan timbulnya biaya penyimpanan. Status ini memberikan keuntungan bagi perusahaan karena dengan simpanan barang milik suplier tersebut, apabila perusahaan kekurangan barang tidak perlu melakukan pemesanan kembali hanya tinggal mengambil di dalam gudang.
Pada sistem pengendalian persediaan bahan baku PT Goodyear Indonesia, Tbk. terdapat safety stock (persediaan pengaman). Pengadaan safety stock ini ditujukan sebagai persediaan pengaman apabila terjadi peningkatan angka produksi yang disebabkan peningkatan permintaan secara tiba-tiba atau terjadi keterlambatan datangnya pengiriman bahan baku. Jika perusahaan mengalami keadaan tersebut dengan adanya persediaan pengaman maka kegiatan proses produksi perusahaan tidak akan terganggu.
Pengendalian persediaan bahan baku impor maupun lokal PT Goodyear Indonesia, Tbk., diatur oleh Departemen Material Control dan Departemen Pembelian (Purchasing). Kedua departemen ini menyusun strategi yang baik dan sesuai dengan keadaan dan sistem perusahaan agar kebutuhan bahan baku selalu dapat terpenuhi dan mencegah terjadinya kekurangan bahan baku yang disebabkan oleh banyak faktor. Salah satu diantaranya adalah keterlambatan kedatangan bahan baku dan sebagainya.
V. HASIL DAN PEMBAHASAN
A. ANALISIS KEBUTUHAN BAHAN BAKU IMPOR
Kebutuhan bahan baku impor PT Goodyear Indonesia, Tbk. setiap periodenya (per bulan) berbeda-beda sesuai dengan tingkat produksi yang dilakukan perusahaan. Sifat permintaan bahan baku impor PT Goodyear Indonesia, Tbk. adalah stokastik atau probabilistik. Permintaan yang bersifat stokastik atau probabilistik adalah tingkat permintaan untuk satu periode perencanaan atau untuk beberapa periode perencanaan tidak diketahui dengan pasti, akan tetapi mengikuti suatu fungsi sebaran peluang tertentu yang berdasarkan pengalaman masa lalu nilai tengah dan keragaman tingkat permintaannya dapat dicari atau diketahui.
Tingkat produksi suatu perusahaan tergantung kepada estimasi dan jumlah permintaan terhadap produk yang dihasilkan oleh suatu perusahaan. Perencanaan produksi PT Goodyear Indonesia Tbk., dipengaruhi oleh beberapa faktor atau informasi diantaranya data pemesanan yang diterima oleh bagian sales dari customer (pembeli), data produksi periode bulan lalu (historical data), dan data penjualan periode bulan lalu. Informasi tersebut menjadi dasar perencanaan penetapan jumlah produksi setiap bulan dalam satu periode (tahun).
Waktu pemesanan yang dilakukan oleh perusahaan terjadi setiap bulan, tepatnya pemesanan dilakukan pada setiap awal bulan. Hal ini dikarenakan pemesanan dan pengiriman bahan baku impor memerlukan waktu yang cukup lama. Tetapi, untuk sebagian bahan baku pemesanan tidak dilakukan setiap bulan terutama bagi bahan baku yang jumlah penggunaannya sedikit. Lead time pemesanan dan pengiriman bahan baku tergantung kepada jarak negara asal produsen bahan baku tersebut. Misalnya, lead time untuk bahan baku yang berasal dari kawasan Afrika, Eropa, dan Amerika adalah 3-5 bulan, kawasan Asia Timur, Asia Selatan 2-3 bulan, dan kawasan Asia Tenggara serta Australia adalah 1-2 bulan.
Aturan pemesanan bahan baku impor memiliki aturan khusus, di mana pemesanan setiap bahan baku impor memiliki jumlah minimal pemesanan. Setiap suplier menetapkan jumlah minimal pemesanan, sehingga bahan baku yang dipesan oleh perusahaan harus mengikuti aturan minimal jumlah pemesanan yang ditetapkan oleh suplier. Walaupun jumlah bahan baku yang dibutuhkan oleh perusahaan sedikit, tetapi bila jumlah tersebut tidak memenuhi jumlah minimal pemesanan maka suplier tidak akan melayani pemesanan tersebut. Hal ini disebabkan karena pengiriman bahan baku impor memakan biaya yang besar.
Data permintaan bahan baku impor (penggunaan bahan baku impor) PT Goodyear Indonesia, Tbk. periode Januari – Desember 2005 dapat dilihat pada Lampiran 8.
